(2012-09-10 15:59:40)
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輕重緩急管理培訓(xùn)雜談分類：
企業(yè)管理案例與思考把握輕重緩急是管理者的必備能力
——民營(yíng)企業(yè)蛻變之路（之38）
姚遠(yuǎn)生
管理者的工作要有計(jì)劃性，要統(tǒng)籌全局，要突出每一個(gè)階段的重點(diǎn)工作或中心工作，要根據(jù)工作的重要性確定先后次序，不應(yīng)該不分輕重緩急、不分重點(diǎn)、不分主次。
一個(gè)管理的井井有條的組織，它在工作任務(wù)的分配和布置上，一定能夠把握輕重緩急，一定能夠分清主次。在每一個(gè)階段，都有主要工作或重點(diǎn)工作，而且要突出重點(diǎn)。這樣，人們就不會(huì)無所適從，就不會(huì)手忙腳亂。
一個(gè)組織、一個(gè)公司、一個(gè)單位、一個(gè)部門，都應(yīng)該明確每一段時(shí)間內(nèi)的重點(diǎn)工作或主要工作。在一個(gè)時(shí)期內(nèi)，重點(diǎn)工作或主要工作不應(yīng)該有很多，以達(dá)到突出重點(diǎn)和集中精力解決主要問題的效果。
為什么需要突出重點(diǎn)呢，從領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人角度講，每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者面臨的工作都很多、很雜。因此，為了提高效率，就特別需要能夠?qū)Ｐ墓ぷ?。如果不能夠集中精力，不能夠?qū)Ｐ挠谀骋豁?xiàng)工作，就容易影響工作效率和工作質(zhì)量。
實(shí)踐證明，加快工作速度、保證工作質(zhì)量和提高工作效率的最佳方法就是，集中時(shí)間、精力和資源，一次只做好一項(xiàng)工作。只有這樣，所能完成的工作才會(huì)更多、更好。
現(xiàn)代管理大師彼得 德魯克也得出了類似的結(jié)論：“卓有成效如果有什么秘訣的話，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者總是把重要的事情放在前面先做，而且一次只做好一件事?！毕旅?，分享一下德魯克先生曾經(jīng)講的一個(gè)故事。
在我所見到過的人中，時(shí)間管理得最為有效的人就是一家大銀行的總裁。我與他曾在高層管理部門共同工作過兩年，在此期間，我每月有一次與他會(huì)晤的機(jī)會(huì)。每次會(huì)晤他只給我一個(gè)半小時(shí)，他總是事先作好充分的準(zhǔn)備，這使我也學(xué)會(huì)了事先作好準(zhǔn)備的方法。
每次會(huì)晤只談一個(gè)議題，談到將近1小時(shí)20分鐘時(shí)，總裁就會(huì)對(duì)我說：“德魯克先生，我看你最好把我們所談的內(nèi)容歸納一下，并概要地說一說下次會(huì)晤的議題是什么?！钡葧?huì)晤滿1小時(shí)30分鐘時(shí)，他就會(huì)站在門口與我握手告別。
會(huì)晤持續(xù)了一年后，我終于忍不住問他：“為什么每次會(huì)晤你只給我一個(gè)半小時(shí)?”他回答說：“道理很簡(jiǎn)單，我的注意力集中的時(shí)限就是一個(gè)半小時(shí)。如果在某一個(gè)議題上超過—個(gè)半小時(shí)，我的談話就會(huì)沒新意了。從另一方面看，如果時(shí)間少于一個(gè)半小時(shí)，那么重要問題就無法談透，也沒法把自己想說的事情說清楚。”
每次會(huì)晤都在他的辦公室里進(jìn)行，但我從未發(fā)現(xiàn)有什么電話來打擾，也不曾看到他的秘書在會(huì)晤期間伸進(jìn)頭來報(bào)告說有哪位重要人物因緊急事務(wù)需要見他。有一天我就問起此事，他回答道：“我已關(guān)照過秘書在各種會(huì)晤期間不接任何電話。當(dāng)然，美國(guó)總統(tǒng)和我太大的電話是例外。不過總統(tǒng)極少往這里打電話，而我的太大非常了解我的工作習(xí)慣。對(duì)于其他別的事情，一概都由秘書擋駕了，直到我們的會(huì)晤結(jié)束后再說。
然后，我就用半個(gè)小時(shí)的時(shí)間給會(huì)晤期間來電話的人一一回電話，并讓自己熟悉每個(gè)有關(guān)情況。說實(shí)話，我還沒有遇到過不能等90分鐘的緊急情況呢。”
無須多說，這位總裁每月會(huì)晤一次所得的收獲，往往要比其他同樣能趕的管理者一個(gè)月開很多會(huì)議所得的收獲更多。
我們知道，要事優(yōu)先，這是管理者應(yīng)該遵守的一個(gè)工作原則。解決問題的時(shí)候，首先分析、辨別主要問題，首先解決主要問題，這是管理者最常用的有效解決問題的科學(xué)方法。
在現(xiàn)代組織中，管理者的時(shí)間總是處于非常緊張的狀態(tài)。如果對(duì)管理者的工作進(jìn)行一番分析，就會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多工作多的不堪應(yīng)付的人物。而再對(duì)比分析一下他們的時(shí)間去處，就會(huì)發(fā)現(xiàn)他們完全用于對(duì)組織真正有益的工作中的時(shí)間卻少得可憐！
有效的管理者知道應(yīng)該集中精力于少數(shù)重要的領(lǐng)域。他們明白，在這少數(shù)重要的領(lǐng)域中，如果能有優(yōu)秀的績(jī)效就可以產(chǎn)生卓越的成果。他們會(huì)按照工作的輕重緩急設(shè)定優(yōu)先次序，堅(jiān)持要事優(yōu)先的原則，不重要的事放一放。
進(jìn)一步說，我們多數(shù)人即使在同一時(shí)間內(nèi)專心致志地只做一件事，也不見得真能做好；如果想在同一時(shí)間內(nèi)做兩件事，那就更不必談了。
當(dāng)然，人確實(shí)有處理各種事務(wù)的能力。雖然可以說，人是一種“多功能工具”。但是，實(shí)踐證明，要有效地利用人類的才能，最好的辦法，莫過于在同一個(gè)時(shí)間段里集中個(gè)人所有的才能于一件要?jiǎng)?wù)上。
很多管理者往往把忙忙碌碌看作是一種成就感，錯(cuò)誤的以為，很忙就是很有成效。但是，管理者如果把極其有限的時(shí)間大量的花費(fèi)在處理瑣碎的雜務(wù)上，縱使一天解決一百個(gè)問題，對(duì)于實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)也沒有太大的助益。久而久之，就會(huì)養(yǎng)成不良的工作習(xí)慣，使組織走上目標(biāo)不明確的軌道。
相反，如果管理者能夠集中精力處理關(guān)系組織發(fā)展前途的主要事務(wù)，哪怕在一段時(shí)間里只解決很少的問題，也會(huì)有效的推動(dòng)組織接近總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因?yàn)榻鉀Q了重要的問題，往往能夠促進(jìn)枝節(jié)問題的緩解甚至消失，或者至少會(huì)使這些問題明顯變得更容易解決。
因此，為了有效的利用時(shí)間，管理者必須懂得緊急不等于重要，學(xué)會(huì)準(zhǔn)確區(qū)分什么是重要的事情，什么是緊急的事情。很多事情緊急但不重要，有些事情雖然重要但不緊急。這就容易讓人產(chǎn)生錯(cuò)覺，因此而浪費(fèi)大量時(shí)間周旋于細(xì)枝末節(jié)的所謂緊急事務(wù)之中。
管理者必須把那些重要但看起來不緊急的事情，當(dāng)作首先必須認(rèn)真做的事情；把那些雖然顯得很緊急但實(shí)際上不重要的事情，當(dāng)作可以不做、可以緩做或者委托別人去做的事情。那么，如何區(qū)別事務(wù)的輕重緩急呢？
為了更好的把握輕重緩急的區(qū)別，管理者需要樹立重視貢獻(xiàn)的觀念。重視貢獻(xiàn)可以幫助管理者解決其面臨的一個(gè)重要問題：可以讓他在一團(tuán)亂麻似的事務(wù)中理出輕重緩急來。以貢獻(xiàn)為主，就是一條根據(jù)事務(wù)的貢獻(xiàn)大小安排事情輕重緩急的有效原則，使各項(xiàng)工作獲得一種與貢獻(xiàn)的相關(guān)性，然后區(qū)分其輕重緩急。
另外，重視貢獻(xiàn)還可以防止只關(guān)心組織內(nèi)部事務(wù)和眼前事務(wù)的傾向。它能幫助管理者（特別是最高層管理者）將注意力從內(nèi)部事務(wù)、內(nèi)部工作和內(nèi)部關(guān)系上轉(zhuǎn)移到外部去，從眼前事務(wù)轉(zhuǎn)移到有長(zhǎng)遠(yuǎn)意義的事務(wù)上去，轉(zhuǎn)移到可為組織創(chuàng)造最大成效的工作上去。因此，重視貢獻(xiàn)也就是重視效率，重視成果。
作為管理者，有些人能完成那么多看上去很困難的事情，他們的“秘訣”所在就是，每次只干一件事。每一次只解決一個(gè)重要的問題，可其結(jié)果是他們干每件事所需要的時(shí)間總比其他人少很多。
有些人一事無成，看上去往往卻比誰都更忙。這是為什么呢？首先，他們低估了做每件事情所需要的時(shí)間。他們總希望萬事順利。但作為管理者都有這樣的經(jīng)驗(yàn)：根本不可能萬事順利，總會(huì)有意想不到的事情要發(fā)生，而且發(fā)生的總是一些令人不太愉快的事情。因此，卓有成效的管理者知道，在安排時(shí)間上總要留有余地。
其次，一些成不了事的管理者總喜歡趕進(jìn)度，結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)欲速則不達(dá)。而卓有成效的管理者做起事來從不匆匆忙忙，他們喜歡穩(wěn)扎穩(wěn)打，一步一個(gè)腳印，把每一件事都做到位。
最后，忙忙碌碌而效率不高的那種管理者總想一下子做幾樁事情?？墒牵谒麄兊挠?jì)劃中，根本沒有做每件事情至少需要多少時(shí)間這一明確的概念，一旦計(jì)劃中有—項(xiàng)事務(wù)出了毛病，那么整個(gè)計(jì)劃就只能以失敗而告終。
卓有成效的管理者懂得，他們必須要完成許多工作，而且每件工作都要達(dá)到一定的效果。因此，他們就會(huì)集中組織的一切資源以及他們自己的時(shí)間和精力，堅(jiān)持把重要的事情放在前面先做，每次做完一件事情，做好一件事情。
