很多人喜歡抱怨PPT，覺得自己在PPT上消耗了過多時間。這其實不是PPT的問題，而是因為還沒有掌握PPT的正確使用方法。今天，答得喵精心準(zhǔn)備了30個讓你相見恨晚的PPT技巧，提升你的工作效率。
01一鍵替換全部A字體為B字體
當(dāng)我們做好了一個PPT，卻突然發(fā)現(xiàn)里面的字體用的不夠好的時候，【替換字體】功能可以幫我們省去一頁一頁、甚至一個文本框一個文本框去修改字體的痛苦。
替換字體功能
點擊【開始】選項卡、【替換】功能右側(cè)的【箭頭】，點擊【替換字體】。在彈出的【替換字體】對話框中，【替換】處選擇目前使用的字體，【替換為】處選擇想要更改為的字體即可。
02修改文本框內(nèi)默認(rèn)字體
當(dāng)我們在PPT中插入一個文本框并輸入文字后，如果對默認(rèn)的字體不滿意，就需要手動的去修改其字體。對一個文本框操作一次還好，對每個文本框都這樣操作，是件很麻煩又浪費時間的事情。如果我們修改過一次字體之后，新插入的文本框都能使用這個字體，那么我們就可以節(jié)省大量修改字體的時間?！驹O(shè)置為默認(rèn)文本框】正是這樣的一個功能。
設(shè)置為默認(rèn)文本框功能
將文本框內(nèi)的文本修改為自己喜歡的字體之后，在文本框上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【設(shè)置為默認(rèn)的文本框】。之后，插入的所有新文本框都使用這個文本框所設(shè)置的字體。
答得喵小貼士：【設(shè)置為默認(rèn)的文本框】功能不僅能設(shè)置文本框內(nèi)文字的字體，也能設(shè)置文字的字號和字色、文本框的底紋和邊框等等。
03修改默認(rèn)標(biāo)題字體和正文字體
PPT的標(biāo)題占位符默認(rèn)使用主題字體中的標(biāo)題字體，正文占位符及其他默認(rèn)使用主題字體中的正文字體。通過修改【主題字體】，我們可以修改默認(rèn)的標(biāo)題字體和正文字體。
主題字體功能
點擊【設(shè)計】選項卡、【變體】功能組的【其他】按鈕，點擊【字體】。在出現(xiàn)的字體庫中點擊現(xiàn)有的主題字體，快速的切換標(biāo)題字體和正文字體。（主題字體的三行文字，第一行為主題字體名稱，第二行為標(biāo)題字體，第三行為正文字體。）如果已有的主題字體中沒有滿意的，可以點擊【自定義字體】，在彈出的【新建主題字體】對話框中創(chuàng)建自己滿意的字體。
04防范文字放映時變?yōu)樗误w
有的時候，我們做好的PPT在自己的電腦上放映時非常的好看，但一到別人的電腦上字體就全都變成了宋體，看起來很奇怪。這其實是因為我們在制作PPT時使用了一些別人的電腦上沒有的字體造成的。解決這個問題的一種方法是將已使用的字體直接嵌入到PPT文檔中。
將字體嵌入文件功能
點擊【文件】選項卡進(jìn)入后臺視圖，點擊【選項】，在彈出的【PowerPoint選項】對話框中點擊【保存】，勾選【將字體嵌入文件】，根據(jù)實際強開選擇僅嵌入已經(jīng)存在PPT中的字符還是嵌入全部字符，點擊【確定】保存設(shè)置即可。
答得喵小貼士：部分享有版本保護(hù)的字體無法嵌入。
05文字批量快速排版
SmartArt功能是Office中非常好用的排版功能。很多人在使用SmartArt功能時，都是先將其插入，再一個形狀一個形狀的輸入內(nèi)容。但事實上，已經(jīng)輸入好的大段文字，是可以直接轉(zhuǎn)換為SmartArt的。
轉(zhuǎn)換為SmartArt功能
在輸入好內(nèi)容的文本框上單擊鼠標(biāo)右鍵，點擊【轉(zhuǎn)換為SmartArt】。在出現(xiàn)的SmartArt圖形庫中選擇適合的SmartArt圖形即可，如果沒有滿意的圖形，還可以點擊【其他SmartArt圖形】，在彈出的完整版包含150+個SmartArt圖形的【選擇SmartArt圖形】對話框中挑選。圖中以其中一種SmartArt圖形（水平項目符號列表）舉例。
06 批量添加企業(yè)LOGO
當(dāng)我們制作工作匯報時，常常需要在每頁PPT上都顯示企業(yè)LOGO。而在每頁PPT上重復(fù)插入LOGO圖片、設(shè)置圖片大小位置的操作非常浪費時間。事實上，我只需在【母版視圖】中插入LOGO，LOGO就會自動的顯示在每一頁相關(guān)的PPT上。
母版視圖功能
點擊【視圖】選項卡、【幻燈片母版】功能進(jìn)入母版視圖。選中第一張最大的【幻燈片母版】，在其上插入LOGO圖片，設(shè)置LOGO的大小和位置。設(shè)置完成后，點擊【幻燈片母版】選項卡、【關(guān)閉母版視圖】功能回到普通視圖，就可以看到剛剛插入的LOGO已經(jīng)出現(xiàn)在所有相關(guān)幻燈片上了。
07一舉去除PPT上的虛線框
在PPT中新建幻燈片時，會出現(xiàn)虛線框，每次我們已經(jīng)自己已經(jīng)刪除了它，但再次新建幻燈片時，在新的幻燈片上它又會出現(xiàn)。煩不勝煩。事實上，這種虛線框叫做占位符，如果不希望它們一直出現(xiàn)，只需要【更改版式】為“空白”即可。
更改版式功能
選擇想要“刪除”占位符的頁面，點擊【開始】選項卡、【版式】，選擇【空白】。當(dāng)前頁面和在當(dāng)前頁面后創(chuàng)建的新頁面就都不會出現(xiàn)占位符了。
08使用PPT直接截圖
目前，PowerPoint已經(jīng)自帶截圖功能，而不需要第三方軟件的支持。
屏幕截圖功能
點擊【插入】選項卡、【屏幕截圖】。下方會列出當(dāng)前所有視窗的縮略圖，我們可以直接選擇需要截圖的視窗?；蛘唿c擊【屏幕剪輯】自行截圖。截圖完成后圖片會自動插入到PPT中。
09 快速排版圖片
當(dāng)PPT中需要展示多張圖片的時候，我們可以SmartArt功能為其排版。
SmartArt圖片功能
點擊【插入】選項卡、【SmartArt】，在彈出的【選擇SmartArt圖形】對話框中，選擇【圖片】分類，從中挑選合適的SmartArt圖形插入到PPT中，然后將圖片插入到相應(yīng)圖片占位符中即可。圖中以一種SmartArt圖形（氣泡圖片列表）舉例。
10 快速刪除LOGO背景
有時我們得到的LOGO會自帶一個背景色，放在PPT中就像是衣服上打了一個補丁，非常的不好看。我們可以使用PPT的【設(shè)置透明色】功能直接清除LOGO的底色。
設(shè)置透明色功能
選中圖片，點擊功能區(qū)出現(xiàn)的【圖片工具格式】選項卡、【顏色】功能，點擊【設(shè)置透明色】，將光標(biāo)移動到LOGO的背景色上，點擊。背景色即被刪除。
答得喵小貼士：設(shè)置透明色功能僅能刪除純色背景，無法刪除復(fù)雜背景。
11批量快速導(dǎo)入圖片
一次團隊活動歸來，或者一次大型展會結(jié)束，領(lǐng)導(dǎo)可能會要求我們制作一個回顧活動現(xiàn)場的圖冊。怎么制作這個圖冊呢？一頁一頁的創(chuàng)建幻燈片、一張一張的插入圖片？大可不必這么麻煩，使用【相冊】功能，可以批量導(dǎo)入所有的圖片。
插入相冊功能
點擊【插入】選項卡、【相冊】、【新建相冊】。在彈出的【相冊】對話框中，點擊【文件/磁盤】選擇所有需要的圖片，點擊【創(chuàng)建】，PowerPoint會自動創(chuàng)建一個新的PPT文件，并將所有的圖片以每頁PPT一張圖片的方式插入其中。
答得喵小貼士：如果你希望每頁兩張圖片、為每張圖片配上標(biāo)題等，可以在【圖片版式】處選擇更多的排版方式?！鞠鄡浴繉υ捒蛑羞€有很多有趣的設(shè)置，你可以根據(jù)自己的需要和喜好進(jìn)行選擇。
12 將PPT批量導(dǎo)出為圖片
將圖片插入到PPT中簡單，如果要將PPT導(dǎo)出為圖片怎么辦？PPT的【導(dǎo)出】功能可以非常簡單的解決這個問題。
導(dǎo)出圖片功能
點擊【文件】選項卡進(jìn)入后臺視圖，點擊【導(dǎo)出】、【更改文件類型】，根據(jù)實際需要選擇“png格式”或“jpg格式”的【圖片文件類型】，然后單擊【另存為】，在彈出的對話框中選擇保存圖片的位置即可。
答得喵小貼士：PPT不僅能被導(dǎo)出為圖片，還可以被導(dǎo)出為“每頁均為圖片的PPT”、“PDF文件”等，仔細(xì)看看【導(dǎo)出】頁面，可能會收獲很多驚喜哦~
13 從PPT中批量快速提取圖片
將圖片插入到PPT中很簡單，把圖片從PPT中提取出來怎么辦呢？一張一張的右鍵另存為？太過枯燥、麻煩。答得喵告訴你一個簡單粗暴的方法——修改文件拓展名。
壓縮包法提取圖片
將PPT文件的拓展名從“.pptx”粗暴的修改為“.rar”，然后將rar壓縮文件解壓縮，會得到如圖的幾個文件和文件夾，依次打開“ppt”文件夾、“media”文件夾，在其中可以看到該PPT中使用的全部圖片。
答得喵小貼士：此法不僅能用于提取圖片，還可用于提取音頻和視頻。
14 快速智能排版PPT
要做好PPT不僅需要高超的軟件技能，還需要很好的審美能力，且好看的排版制作起來往往比較花費時間。為解決這一問題，PowerPoint推出了【設(shè)計靈感】功能。
設(shè)計靈感功能
在一頁PPT上放上自己需要的元素（文字、圖片等），點擊【設(shè)計】選項卡、【設(shè)計靈感】功能，在右側(cè)會彈出窗格，展示PowerPoint根據(jù)這些元素設(shè)計出來的各種版式，選擇自己喜歡的點擊，即可將版式應(yīng)用到PPT上。
答得喵小貼士：設(shè)計靈感功能為Office365的新功能，仍在不斷的更新完善中，目前對軟件自帶主題的標(biāo)題版式、標(biāo)題和內(nèi)容版式支持較好。
15直接使用PPT吸取顏色
當(dāng)我們看到一些好看的顏色想在PPT中應(yīng)用的時候，傳統(tǒng)的方法是使用第三方的取色器吸取RGB值，再將RGB值一個一個輸入到PPT的色彩設(shè)置框中，非常的麻煩。開心的是，從Office2013版開始，PPT已經(jīng)內(nèi)置了【取色器】功能，我們可以直接用PPT取色了。
取色器功能
選擇任意想設(shè)置顏色的對象，點開色板，點擊【取色器】。如果要吸取PPT畫布上的顏色，直接移動取色器到相應(yīng)位置，點擊鼠標(biāo)，顏色即被設(shè)置完成；如果想吸取PPT畫布外，包括桌面、其他軟件上的顏色，在PPT畫布上按住鼠標(biāo)左鍵，保持鼠標(biāo)左鍵按住的狀態(tài)移動到想吸取顏色的位置，松開鼠標(biāo)左鍵，顏色即被設(shè)置完成。
答得喵小貼士：按住鼠標(biāo)左鍵吸取畫布外顏色的方法，對于PhotoShop等很多具有取色器的軟件同樣適用。
16一鍵分布對齊多個對象
當(dāng)我們在PPT上插入了多個對象之后，怎么讓它們排列的工整好看是件很重要的事情?？渴謥硗蟿游恢?、靠眼睛來比較是否對齊、間距是否一致？有了【對齊】功能，我們再不用這么麻煩。
對齊功能
選中需要對齊的對象們，在相應(yīng)的【XX工具格式】選項卡，點擊【對齊】，可以看到一系列對齊和分布功能。使用這些功能，可以幫助我們很快的將多個對象排列工整。
17 幫助對象智能對齊
在插入新的對象時，如果PowerPoint能提醒我們新對象和原有的對象邊緣是否對齊、間距是否一致、大小是否一致，那將在很大程度上簡化我們后續(xù)調(diào)整的操作。而事實上，PowerPoint也確實能這樣提醒我們。
智能參考線功能
在PPT畫布上右鍵選擇【網(wǎng)格和參考線】，確?！局悄軈⒖季€】處于勾選狀態(tài)。之后插入新的對象時，我們就能看到智能出現(xiàn)的紅色虛線，提醒我們新對象與原有對象的關(guān)系了。如果你覺得這些虛線有點煩，那么只需取消【智能參考線】前的勾選即可。
答得喵小貼士：除插入新對象場景外，移動對象、裁剪對象等場景下，智能參考線也會發(fā)揮作用。
18快速設(shè)置多個對象格式和動畫
當(dāng)我們想對多個對象設(shè)置相同的格式時，我們可以對其中一個對象設(shè)置格式，然后將這個對象的格式設(shè)置“復(fù)制”到其他對象身上，這就是【格式刷】功能。對于動畫也是同樣的道理，我們對其中第一對象設(shè)置動畫，然后使用【動畫刷】功能將這個對象的動畫設(shè)置“復(fù)制”到其他對象身上。
格式刷功能和動畫刷功能
【格式刷】功能位于【開始】選項卡，【動畫刷】功能位于【動畫】選項卡。兩者的使用方式一致，首先選擇要“復(fù)制”格式/動畫的對象，如果要將格式/動畫應(yīng)用到一個對象身上，則單擊格式刷/動畫刷，然后點擊該對象；如果要將格式/動畫應(yīng)用到多個對象身上，則雙擊格式刷/動畫刷，依次點擊各個對象，全部應(yīng)用完成后，再次點擊格式刷/動畫刷推出“刷”模式。
19快速套用格式與動畫
我們在制作PPT時，有時會在設(shè)置完一個圖片的格式之后發(fā)現(xiàn)這個圖片并不合適，換圖片吧，所有的格式、大小、位置等等操作又要重來一次非常的麻煩。同樣道理，我們在使用PPT模板的時候，把模板上的圖片換成自己的也是一個非常麻煩的過程。如果你知道【更改圖片】功能，就再也不用為此煩惱了。
更改圖片功能
選中想要更換的圖片，右鍵點擊【更改圖片】，根據(jù)新圖片所在位置選擇更改方式即可。
答得喵小貼士：1，更改后的新圖片應(yīng)事先處理為和原圖片一樣的橫縱比，這樣效果最好。2，【更改圖片】功能僅對圖片可用，若“圖片”是由形狀填充圖片得到的，則此功能不可用。
20快速調(diào)整層次關(guān)系和顯示與否
就像PhotoShop擁有圖層一樣，PowerPoint中的對象也有層次關(guān)系，在上面的對象會遮蓋住在下面的對象。這個層次關(guān)系可以通過【選擇窗格】調(diào)整。
選擇窗格功能
為了方便我們調(diào)出，【選擇窗格】功能存在在很多位置，比如各大工具選項卡中。點擊【選擇窗格】調(diào)出選擇窗格。選擇窗格中列出了PPT畫布上的全部對象，使用三角按鈕或者直接拖動調(diào)整各個對象的層次順序（誰在上面誰在下面），使用各個對象右側(cè)的眼睛按鈕設(shè)置該對象顯示無否。
答得喵小貼士：很好的使用【選擇窗格】，可以幫助我們簡單的處理關(guān)系復(fù)雜的多個對象。
21 方便調(diào)整微小對象
當(dāng)PPT上存在一些很小的對象時，要調(diào)整起來非常的困難。此時可以使用【縮放滑塊】將PPT畫布放大顯示再調(diào)整。
縮放滑塊功能
【縮放滑塊】位于PowerPoint軟件的右下角。拖動即可改變縮放顯示。
答得喵小貼士：【縮放滑塊】調(diào)整的只是顯示比例，而不是實際大小。
22 更多的后悔藥
制作PPT時難免會偶爾出錯，這時【撤銷】功能就是拯救我們的“后悔藥”，但在錯誤的道路上走太遠(yuǎn)的情況，普通配給的“后悔藥”就有點不夠吃了。要避免“后悔藥”到用時方恨少，我們可以事先調(diào)整配給策略。
最多可取消操作數(shù)設(shè)置
點擊【開始】選項卡進(jìn)入后臺視圖，點擊【選項】，在彈出的【PowerPoint選項】對話框中，選擇【高級】，在【最高可取消操作數(shù)】右側(cè)即可設(shè)置“后悔藥”的個數(shù)，目前最多可以設(shè)置到150。
23自動保存PPT文件
很多人有過PPT做了一半電腦崩潰，辛辛苦苦做到一半的文件打回原形的經(jīng)歷。如果PPT能幫我們自動保存文件，那么類似這樣意外之災(zāi)的傷害就能減小很多。
保存自動恢復(fù)信息設(shè)置
點擊【開始】選項卡進(jìn)入后臺視圖，點擊【選項】，在彈出的【PowerPoint選項】對話框中，選擇【保存】，勾選【保存自動回復(fù)信息時間間隔□分鐘】，并設(shè)置為最小的時間間隔1分鐘。這樣在后臺視圖的【信息】頁面【管理演示文稿】處我們就能看到自動保存文件的記錄了。如因意外電腦或軟件崩潰，再次打開PowerPoint軟件，就會看到系統(tǒng)提示恢復(fù)自動保存文件的通知。
24在文件資源管理器中預(yù)覽PPT
有時，在文件資源管理器中，我們會發(fā)現(xiàn)一部分PPT可以看到預(yù)覽，而另一部分卻只能看到PPT文件的圖標(biāo)，有沒有辦法讓所有的PPT都顯示出來預(yù)覽呢？當(dāng)然是可以的。
保存預(yù)覽圖片設(shè)置
打開不顯示預(yù)覽的PPT文件，點擊【文件】選項卡進(jìn)入后臺視圖、點擊【信息】頁面右側(cè)的【屬性】、【高級屬性】，在彈出的該PPT文件的屬性對話框中，勾選底部的【保存預(yù)覽圖片】，點擊【確定】。關(guān)閉該PPT文件即可。
答得喵小貼士：如文件資源管理器中該PPT文件沒有馬上顯示出預(yù)覽，刷新一下即可。
25快速調(diào)整PPT邏輯
頁數(shù)很多的長PPT往往是由幾部分內(nèi)容構(gòu)成的，如果需要調(diào)整這幾部分內(nèi)容的先后順序就變得有點麻煩。PPT的【節(jié)】功能可以將各個部分分別“打包”，讓調(diào)整變得簡單。
新建節(jié)&調(diào)整節(jié)順序功能
在每個部分的第一頁幻燈片前面點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【新建節(jié)】，在彈出的【重命名節(jié)】對話框中輸入簡明易懂的節(jié)名稱。對所有的部分重復(fù)這一操作。之后如果想要將某個部分移動位置，只需要拖動該節(jié)的標(biāo)題移動鼠標(biāo)，PowerPoint會自動折疊所有幻燈片僅顯示節(jié)標(biāo)題，以方便我們的拖動。
答得喵小貼士：【節(jié)】功能還可以用于分節(jié)打印等場景，感興趣可以自己探索一下哦~
26 無需刪除不放映特定PPT
我們制作PPT很多時候是為了在演講時放映PPT，但偶爾會遇到某幾頁PPT在某次演講時無需放映、之后的演講可能還需要放映的情況。此時，直接將那幾頁PPT刪掉是不合適的，但不刪掉的話……【隱藏幻燈片】功能可以解決這個困擾。
隱藏幻燈片功能
選中某頁無需放映的PPT，右鍵選擇【隱藏幻燈片】。對所有無需放映的PPT重復(fù)此操作。之后放映時，這幾頁“被隱藏”的PPT就不會被放映出來了。
答得喵小貼士：除放映PPT之外，在打印PPT時，也可以選擇不打印【隱藏幻燈片】。
27同一PPT根據(jù)不同對象放映不同頁
有時，同一主題的演講，針對不同的聽眾側(cè)重點有所不同，需要放映PPT的內(nèi)容和順序也會略有區(qū)別。為了每類聽眾各自制作專門的PPT吧，一旦涉及到修改，改起來麻煩不說，萬一哪一份漏改了問題就大了。制作一份最全的PPT吧，雖然解決了改的問題，但每次演講前都需要針對聽眾調(diào)整一次PPT，也很容易出錯。這個問題如何解決呢？【自定義幻燈片放映】功能幫我們對同一個PPT定制多種放映方案。
自定義幻燈片放映功能
點擊【幻燈片放映】選項卡、【自定義幻燈片放映】、【自定義放映】，在彈出的【定義自定義放映】對話框中輸入名稱，在左側(cè)勾選需要放映的幻燈片，點擊【添加】添加至右側(cè)，使用上下箭頭調(diào)整放映順序，全部設(shè)置完成后點擊【確定】。即完成了針對一個聽眾群體的放映方案。其他聽眾群體同理操作。之后，需要放映時，在【自定義幻燈片放映】下方點擊相應(yīng)放映方案的名稱即可。
28一鍵隱藏PPT所有動畫效果
有時，我們制作PPT時做了動畫效果，放映時卻不希望播放它們。怎么辦呢？一個一個刪了動畫，麻煩不說，萬一之后有想要動畫，還得一個一個再加回來。其實，【設(shè)置幻燈片放映】功能中有提供【放映時不加動畫】的選擇。
放映時不加動畫設(shè)置
點擊【幻燈片放映】選項卡、【設(shè)置幻燈片放映】，在彈出的【設(shè)置放映方式】對話框中，勾選【放映時不加動畫】，點擊【確定】即可。
答得喵小貼士：【放映時不加動畫】功能僅會不放映動畫效果，不會將因為動畫效果而重疊在一起的對象分開。
29背著觀眾看PPT演講稿
一個好的配合PPT演講要求演講者和PPT非常的熟悉，清楚的知道PPT每頁上都有什么動畫，自己按下翻頁激光筆的翻頁鍵后，PPT會給出怎樣的反饋。如果時間實在緊迫，無法準(zhǔn)備的如此充分，那么我們可以使用【演講者視圖】給演講者一點點提示。
演講者視圖功能
點擊【幻燈片放映】選項卡，勾選【演講者視圖】。之后在雙屏情況下放映幻燈片時，觀眾看到的屏幕上會顯示正常放映中的幻燈片，而演講者看到的屏幕上則會顯示演講者視圖，當(dāng)前頁是什么樣子、下一頁是什么樣子、當(dāng)前頁的備注信息是什么等等都會如實的呈現(xiàn)在演講者視圖中。如果事先被【備注】處輸入了這一頁的演講稿，那么就能背著觀眾看到演講稿了。
答得喵小貼士：要使用演示者視圖，需要確保電腦連接了兩個及以上數(shù)量的顯示器，且投用模式處于【拓展】狀態(tài)。
30防范PPT無法打開
從Office2003到Office2016，隨著版本號的變化，PPT文件格式從ppt變?yōu)榱藀ptx，PowerPoint軟件新增了很多很多功能，同時也導(dǎo)致了新版本創(chuàng)建的PPT文件在舊版本中部分內(nèi)容無法編輯，甚至無法打開的問題。如果你因為種種原因不得不使用Office2003打開做好的PPT，為了防止PPT文件變得亂七八糟，在另存為ppt格式前，先【檢查兼容性】，看看文件被另存為ppt格式后會發(fā)生哪些變化，是個很好的選擇。
兼容兼容性功能
點擊【文件】選項卡進(jìn)入后臺視圖，點擊【信息】頁面的【檢查問題】、【檢查兼容性】，在彈出的【Microsoft PowerPoint兼容性檢查器】對話框中，查看當(dāng)前PPT文件另存為ppt格式后會發(fā)生哪些變化。如果這些變化是可以接受的，則另存為ppt格式；如果不能接受，修改相應(yīng)的部分，再次檢查兼容性，直到可以接受為止。
答得喵小貼士：Office2003已經(jīng)是15年前的軟件了，想想15年前世界是什么樣子的，為什么還要堅守15年前的軟件呢？如非不可抗力，請與時俱進(jìn)吧！
以上就是答得喵精心整理的30個超有用的PPT技巧，有沒有相見恨晚的感覺？你還有哪些超好用的小技巧？歡迎在評論中和答得喵討論哦~
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