工作必備軟件PPT的使用秘籍，你還不快收藏？！
來(lái)源 | 旁門(mén)左道（ID：pangmenzd）
作者 | 邵云蛟
PowerPoint作為一款備受歡迎的辦公軟件，很多用戶(hù)只是知道常見(jiàn)的一些基礎(chǔ)功能，而更深層次的功能，估計(jì)90%左右的人都沒(méi)接觸到。
今天推薦的就是在PPT自帶功能當(dāng)中，有哪些是你平時(shí)沒(méi)注意到？
1.1 【替換字體】
指一鍵將A字體替換為B字體。
當(dāng)我們做了一個(gè)PPT，里面正文用的是宋體，但做好之后，我們覺(jué)得，正文用微軟雅黑更好一點(diǎn)，我們點(diǎn)擊【替換字體】，即可一鍵替換文件中所有宋體，變成微軟雅黑。試想，如果沒(méi)有這個(gè)功能，你要白費(fèi)多少力氣才能全部替換？
1.2 【自定義設(shè)置默認(rèn)字體】
指我們將輸入的文字字體默認(rèn)為其他字體，而不是系統(tǒng)默認(rèn)的宋體。
舉個(gè)例子，當(dāng)我做一個(gè)PPT時(shí)，我會(huì)挑選字體，比如某一個(gè)案子，我選擇了標(biāo)題使用華康麗金黑簡(jiǎn)體，正文使用黑體。但大家都知道，系統(tǒng)默認(rèn)的字體是宋體，如果我想使用黑體，我有兩個(gè)選擇：
一是去替換，這是事后干預(yù)。
二是直接開(kāi)始就把黑體設(shè)置為默認(rèn)的正文字體，這是事前干預(yù)。
PPT中的設(shè)置默認(rèn)文本框功能，就是這個(gè)作用。
1.3 【PPT圖層】
指PPT中單個(gè)頁(yè)面中所有元素的層級(jí)關(guān)系。
很多人只知道PS有圖層，但很少有人知道PPT的圖層嗎？這個(gè)圖層有什么作用呢？
大家都知道，當(dāng)某一頁(yè)P(yáng)PT元素過(guò)多時(shí)，我們編輯起來(lái)會(huì)很麻煩，知道了圖層的概念，我們就可以分層編輯，暫時(shí)不需要編輯的層可以選擇隱藏。點(diǎn)擊【選擇】就能看到這個(gè)功能。
舉個(gè)例子看一下：假如我們需要在一頁(yè)P(yáng)PT中同時(shí)編輯這么多圖片，我們可以打開(kāi)選擇窗格：
對(duì)最上面的那張海報(bào)進(jìn)行編輯時(shí)，我們可以先把其他的海報(bào)暫時(shí)隱藏起來(lái)，等首層的海報(bào)編輯后，再把這一層隱藏，第二層打開(kāi)。
另外，當(dāng)我們動(dòng)畫(huà)插入過(guò)多的時(shí)候，同樣可以采取這個(gè)方法進(jìn)行操作。
1.4 【格式刷增強(qiáng)版】
指復(fù)制一次格式，同時(shí)為多個(gè)文本框刷出指定的格式。
那普通的格式刷是什么呢？選擇一段文本框，點(diǎn)一下格式刷，為指定的文本框刷出格式，然后格式刷效果消失，如果想繼續(xù)為另一段文本框刷出格式，需要循環(huán)上面的操作。
但格式刷增強(qiáng)版就不用擔(dān)心這個(gè)問(wèn)題了。如果你想同時(shí)為多個(gè)文本框刷出同樣的格式，只需要選擇一段文本框后，雙擊格式刷選項(xiàng)，然后你就可以任性的給N個(gè)文本框刷出同樣的格式了！
2.1 PowerPoint自由截圖工具
指在不用鏈接網(wǎng)絡(luò)的情況下，自由截取屏幕畫(huà)面。
你常用的屏幕截圖工具都有哪些呢？QQ？微信客戶(hù)端？第三方截圖軟件？好像沒(méi)了吧，但你要知道，那些工具一般需要聯(lián)網(wǎng)才能使用，那么如果你電腦未聯(lián)網(wǎng)，你要怎么截圖呢？也許，你可以試試PowerPoint自由截圖工具。
2.2 利用SMARTART來(lái)排版圖片
指將圖片插入至smartart，快速實(shí)現(xiàn)排版效果。
圖片排版和圖文排版一直是很多人頭疼的地方，怎么對(duì)齊？怎么排版？一直是個(gè)難解，如果你不追求太新穎的排版方法，你可以試試【插入SMARTART】。
比如，我們想做瓷磚風(fēng)格的圖片排版：
我隨便找了幾張圖片，看起來(lái)很整齊吧：
或者像這樣的：
2.3 插入對(duì)象
指在PPT中插入PowerPoint無(wú)法輸入的元素，對(duì)象包含繪圖工具，數(shù)學(xué)符號(hào)，EXCEL等。
先給我們偉大的人民教師謀個(gè)福利，尤其是數(shù)學(xué)老師。當(dāng)我們想在PPT中插入一些數(shù)學(xué)符號(hào)時(shí)，該怎么辦呢？有些人說(shuō)可以【插入公式】：
但這個(gè)公式數(shù)量不多，如果我們想插入其他公式或特殊符號(hào)怎么辦呢？你可以試試【插入對(duì)象】，別想歪啊，我看評(píng)論去已經(jīng)有人淫笑了。比如這個(gè)：
記得是Microsoft 公式 3.0，還可以勾選右邊的顯示為圖標(biāo)。
讓我們插入個(gè)特殊符號(hào)試試，如
道了這個(gè)方法，老師們就不用在網(wǎng)上復(fù)制粘貼別人的公司再來(lái)修改數(shù)字了。
當(dāng)然，【插入對(duì)象】中還有個(gè)很強(qiáng)大的東西，叫繪圖。如果我們想在PPT中插入一個(gè)手繪的圖片，我們可以直接點(diǎn)擊【插入對(duì)象】，選擇Bitmap image，就可以直接在畫(huà)板上作業(yè)了。
2.4 【音頻錄制】
指錄制聲音文件。
OFFICE之所以強(qiáng)大，還表現(xiàn)在強(qiáng)大的音，視頻處理方面，先來(lái)說(shuō)錄制音頻方面。
說(shuō)個(gè)常見(jiàn)的場(chǎng)景吧，我們知道，PPT畢竟是配合演講使用的輔助演示工具，當(dāng)我們想把做好的PPT文件發(fā)給別人時(shí)，我們對(duì)PPT文件的解讀如果能同時(shí)附帶在里面，就會(huì)更好一些，這樣別人不僅能邊看PPT頁(yè)面，邊聽(tīng)我們對(duì)PPT頁(yè)面內(nèi)容的解讀。那【錄制音頻】就很好的解決了這個(gè)問(wèn)題。
另外，還有很多人把PPT中的錄制聲音當(dāng)做一個(gè)錄音機(jī)來(lái)用也是不錯(cuò)的選擇。
2.5 【錄制視頻】
指完成電腦視頻畫(huà)面的錄制。
如果我們想在PPT中插入一段視頻，而視頻卻不能從網(wǎng)絡(luò)上下載下來(lái)，那怎么辦呢？這時(shí)候就要用到【錄制視頻】的功能了。
選擇錄制視頻播放窗口的大小，開(kāi)始錄制，直到結(jié)束，然后插入到PPT文件中。
3.1 【設(shè)置自由換片時(shí)間】
指對(duì)PPT中頁(yè)面切換方式的設(shè)置，包含自動(dòng)定時(shí)換片和手動(dòng)換片。
當(dāng)我們想讓PPT某些頁(yè)面自動(dòng)播放，有些頁(yè)面手動(dòng)播放，該怎么辦呢？你需要對(duì)相關(guān)頁(yè)面【設(shè)置自動(dòng)換片時(shí)間】。
如果想自動(dòng)播放，就【設(shè)置換片時(shí)間】，如果想手動(dòng)播放，就選擇【點(diǎn)擊鼠標(biāo)時(shí)】。
4.1 【設(shè)置幻燈片放映】
指對(duì)幻燈片放映方式的選擇。
我們的幻燈片放映默認(rèn)是全部，這里你可以修改為從X到N的頁(yè)碼，注意，頁(yè)面必須是一個(gè)區(qū)間。
但有些時(shí)候，你想挑選某幾頁(yè)幻燈片來(lái)放映，如我想播放第1，4，5頁(yè)，其他的都不播放，該怎么辦呢？
你需要【自定義放映】，但這個(gè)按鈕正常情況下是不能勾選的。
你需要先在這里設(shè)置下：
然后，這里就可以勾選了。
4.2【一鍵去除幻燈片所有動(dòng)畫(huà)效果】
指幻燈片動(dòng)畫(huà)效果不在放映時(shí)出現(xiàn)。
這里還有一個(gè)神技能，99%的人都不知道，當(dāng)你做了一個(gè)PPT時(shí)，里面設(shè)置了很多的動(dòng)畫(huà)，但老板說(shuō)，A客戶(hù)不想看動(dòng)畫(huà)，B客戶(hù)想看動(dòng)畫(huà)，雖然坑爹，但很多時(shí)候就會(huì)這樣。放在以前，你肯定需要一頁(yè)一頁(yè)的刪除動(dòng)畫(huà)，那么我教你一招，【放映時(shí)不加動(dòng)畫(huà)】：
4.3 【使用演講者視圖】
指幻燈片放映時(shí)的視圖效果。
當(dāng)我們?cè)谂_(tái)上演講時(shí)，一般而言，無(wú)論是投影屏幕還是電腦，顯示的都是本頁(yè)內(nèi)容，那下一頁(yè)是什么內(nèi)容怎么看到呢？
實(shí)際效果就是這樣，左邊為當(dāng)前頁(yè)，右邊為下一頁(yè)：
5.1 【翻譯工具】
指將A語(yǔ)言進(jìn)行自動(dòng)翻譯為B語(yǔ)言。
我們做PPT時(shí)，經(jīng)常需要用到英文，那一般而言，很多人都是打開(kāi)某些翻譯網(wǎng)站，輸入中文，翻譯成英文，這個(gè)方法有點(diǎn)慢，我們可以使用PowerPoint自帶的【翻譯工具】。
5.2 【幻燈片文件合并】
指講A幻燈片的所有頁(yè)面原封不動(dòng)的插入到B幻燈片中。
這里要用到審閱中的【比較】功能。
這個(gè)功能主要應(yīng)用場(chǎng)景是，我們想把一個(gè)PPT的所有頁(yè)面原封不動(dòng)的插入到另外一個(gè)PPT中。看個(gè)例子：
把一個(gè)PPT插入到另外一個(gè)PPT后的效果：
6.1 【形狀對(duì)齊時(shí)顯示智能向?qū)А?/span>
指在對(duì)齊形狀時(shí)，軟件自動(dòng)出現(xiàn)智能參考線(xiàn)，幫助完成對(duì)齊。
我們可以選擇【顯示】中的【形狀對(duì)齊時(shí)顯示智能向?qū)А浚催x開(kāi)啟后，我們?cè)賹?duì)齊形狀時(shí)，就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)智能參考線(xiàn)。
7.1 【保護(hù)演示文稿】
指對(duì)文件進(jìn)行保護(hù)，防止他人進(jìn)行修改。
有些時(shí)候我們做完一份PPT后，為了防止文件被修改，我們可以對(duì)文件采取相應(yīng)的保護(hù)。
7.2 【檢查幻燈片兼容性】
指檢查幻燈片文件在各版本中的兼容效果。
有時(shí)候我們電腦上制作PPT用的是高版本的PowerPoint軟件，如13版，但演示用的電腦上可能是低版本的PowerPoint軟件，如07版，那么我們做好的文件都會(huì)出現(xiàn)什么問(wèn)題呢？我們可以【檢查兼容性】，這樣就能夠提前發(fā)現(xiàn)一些兼容性導(dǎo)致的問(wèn)題了。
7.3 【增加操作撤銷(xiāo)次數(shù)】
指修改PPT誤操作的次數(shù)，默認(rèn)為20次，最高可修改為150次。
PowerPoint有一個(gè)撤銷(xiāo)編輯的功能，當(dāng)我們做了某些錯(cuò)誤的操作時(shí)，可選擇撤銷(xiāo)，但默認(rèn)智能撤銷(xiāo)20次，我們可以修改為最高150次。
在【文件】，【選項(xiàng)】，【高級(jí)】中，我們可以修改：
7.4 【嵌入特殊字體】
指將幻燈片中的特殊字體嵌入到文件中，防止文件轉(zhuǎn)移后的字體丟失。
當(dāng)我們做PPT時(shí)，我們可能會(huì)用到一些特殊字體，但別人的電腦上沒(méi)有這個(gè)字體的話(huà)，那做好的文件中的特殊字體就會(huì)默認(rèn)變成宋體，那我們可以將字體嵌入到PPT中。
7.5 【保持幻燈片中圖片的質(zhì)量】
指我們對(duì)幻燈片中插入的圖片不進(jìn)行壓縮處理。
當(dāng)我們?cè)赑PT中插入圖片時(shí)，會(huì)默認(rèn)把PPT文件中的圖片尺寸縮小，在電腦上看不出來(lái)有什么問(wèn)題，但是在大尺寸的投影屏幕上就會(huì)顯得有些模糊，怎么辦？
我們可以勾選不壓縮圖片文件的大小：
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