在物業(yè)管理企業(yè)的財(cái)務(wù)管理過程中,財(cái)務(wù)預(yù)算居于十分重要的地位。任何管理活動都涉及了解過去、分析現(xiàn)在和規(guī)劃未來,物業(yè)管理財(cái)務(wù)也不例外。財(cái)務(wù)預(yù)算既是這些了解、分析和規(guī)劃活動結(jié)果的集中體現(xiàn),又是保證公司的規(guī)劃目標(biāo)或財(cái)務(wù)管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的管理控制工具。
一、財(cái)務(wù)預(yù)算的含義及其要求
財(cái)務(wù)預(yù)算是現(xiàn)代公司理財(cái)?shù)闹匾侄?span lang="EN-US">,通過對公司資金運(yùn)動規(guī)律的認(rèn)識,以及充分調(diào)動公司員工參與財(cái)務(wù)預(yù)算編制和實(shí)施的積極性,它實(shí)現(xiàn)了科學(xué)管理和民主管理的結(jié)合。
(一)財(cái)務(wù)預(yù)算及其作用
理論上,財(cái)務(wù)預(yù)算有廣義和狹義之分。廣義的財(cái)務(wù)預(yù)算是根據(jù)物業(yè)管理公司的經(jīng)營目標(biāo)和經(jīng)營方針,在了解過去、分析現(xiàn)在和預(yù)測未來的基礎(chǔ)上,對公司未來資金運(yùn)動的過程和結(jié)果(包括資金來源、資金運(yùn)用和資金結(jié)構(gòu)等)進(jìn)行事先安排的一種財(cái)務(wù)管理活動。具體而言,了解過去和分析現(xiàn)在是指了解公司過去和現(xiàn)在經(jīng)營成果及其財(cái)務(wù)狀況;預(yù)測未來是在了解過去和分析現(xiàn)在的基礎(chǔ)上,對未來可能出現(xiàn)的各種情況及其對公司資金運(yùn)動的影響進(jìn)行科學(xué)的推斷;而財(cái)務(wù)安排則是指為達(dá)成未來的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果,針對相關(guān)影響因素而進(jìn)行的各種財(cái)務(wù)決策活動。狹義的財(cái)務(wù)預(yù)算則是各種財(cái)務(wù)安排的系統(tǒng)化和具體化,即財(cái)務(wù)決策結(jié)果的匯總?？梢?span lang="EN-US">,財(cái)務(wù)預(yù)算是物業(yè)管理公司理財(cái)活動的重要環(huán)節(jié),它提供了物業(yè)管理公司未來資金運(yùn)動的信息,為物業(yè)管理公司管理層和業(yè)主等信息需求者評估物業(yè)管理公司未來的現(xiàn)金流量和經(jīng)營業(yè)績提供了基礎(chǔ)。
財(cái)務(wù)預(yù)算是物業(yè)管理公司理財(cái)活動的起點(diǎn)。廣義財(cái)務(wù)預(yù)算過程中,基于對公司資金運(yùn)動的分析和預(yù)測,管理層對物業(yè)管理公司未來財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行了各種安排,財(cái)務(wù)預(yù)算就是這些安排的匯總。就本質(zhì)而言,廣義財(cái)務(wù)預(yù)算確立了物業(yè)管理公司下一年度理財(cái)?shù)姆较蚝筒呗?span lang="EN-US">,因而,作為集中體現(xiàn)其結(jié)果的載體——財(cái)務(wù)預(yù)算,指明了物業(yè)管理公司理財(cái)?shù)木唧w目標(biāo),提供了對物業(yè)管理公司日常資金運(yùn)動進(jìn)行控制的依據(jù),并可作為物業(yè)管理公司經(jīng)營業(yè)績的考評標(biāo)準(zhǔn)。
(二)財(cái)務(wù)預(yù)算的要求
財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過程,是對公司未來經(jīng)營活動和經(jīng)營結(jié)果的安排過程。為此,為了保證財(cái)務(wù)預(yù)算的有效性,編制財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí),必須遵循以下原則或要求:
1.加強(qiáng)調(diào)查研究,認(rèn)識資金運(yùn)動規(guī)律
與其他企業(yè)的資金運(yùn)動相比,物業(yè)管理公司的主營業(yè)務(wù)——物業(yè)管理服務(wù)的資金運(yùn)動相對較為簡單,主要涉及收取管理費(fèi)和費(fèi)用支出兩個環(huán)節(jié)。盡管如此,為提高財(cái)務(wù)預(yù)算的準(zhǔn)確性和可操作性,仍需在編制財(cái)務(wù)預(yù)算之前,了解其資金運(yùn)動的特點(diǎn),特別是設(shè)備維修保養(yǎng)等費(fèi)用支出項(xiàng)目的規(guī)律性。
2.實(shí)行參與管理,調(diào)動員工積極性
財(cái)務(wù)預(yù)算是一種財(cái)務(wù)管理手段,其目的是對未來的資金運(yùn)動進(jìn)行控制。這一控制通過公司各部門全體員工的執(zhí)行得以實(shí)現(xiàn)。實(shí)質(zhì)上,財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過程,就是財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的設(shè)置過程?，F(xiàn)代管理研究表明:員工參與其目標(biāo)的確定過程,能有效地增強(qiáng)對其目標(biāo)的認(rèn)同,從而提高達(dá)成目標(biāo)的可能性。由于公司全體員工都將參與財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行,因此,應(yīng)盡可能讓員工參與財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過程。
3.符合實(shí)際,適當(dāng)留有余地
預(yù)算作為一種控制目標(biāo),其水平的高低既應(yīng)該體現(xiàn)出挑戰(zhàn)性,同時(shí)也應(yīng)是可實(shí)現(xiàn)的,不應(yīng)是高不可攀的,否則,財(cái)務(wù)預(yù)算難以起到應(yīng)有的作用。具體而言,編制的財(cái)務(wù)預(yù)算既應(yīng)符合公司的實(shí)際情況,不宜過低,同時(shí)也不宜過高,通過全體員工的努力應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)。
4.全面權(quán)衡,提高資金使用效益
現(xiàn)代管理研究證明:計(jì)劃帶來的節(jié)約是最大的節(jié)約。物業(yè)管理服務(wù)中,管理收費(fèi)有既定標(biāo)準(zhǔn),如何提高管理收費(fèi)的使用效益必然是物業(yè)管理公司始終關(guān)心的主題。為此,不僅要求嚴(yán)格控制費(fèi)用支出,更重要的是在財(cái)務(wù)預(yù)算過程中,應(yīng)充分考慮各費(fèi)用支出的必要性及其經(jīng)濟(jì)價(jià)值,防止預(yù)算中包含不應(yīng)發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目。
(三)財(cái)務(wù)預(yù)算編制方法
財(cái)務(wù)預(yù)算有多種不同的編制方法。理論研究表明,財(cái)務(wù)預(yù)算的編制方法不同,其效益性和實(shí)現(xiàn)的可能性大不相同。現(xiàn)實(shí)中,物業(yè)管理公司編制財(cái)務(wù)預(yù)算的常用方法為固定預(yù)算和零基預(yù)算兩種。
1.固定預(yù)算
固定預(yù)算,是指以過去的實(shí)際費(fèi)用支出為基礎(chǔ),考慮預(yù)算期內(nèi)相關(guān)因素可能發(fā)生的變動及其影響,在過去實(shí)際費(fèi)用基礎(chǔ)上增加或減少一定的百分比確定出的預(yù)算。這種預(yù)算編制方法也稱為增量預(yù)算或減量預(yù)算編制法。
固定預(yù)算是傳統(tǒng)的預(yù)算編制方法,在現(xiàn)實(shí)生活中得到了廣泛應(yīng)用。其優(yōu)點(diǎn)集中表現(xiàn)為:編制簡單,預(yù)算的編制成本較低;此外,由于固定預(yù)算以過去的費(fèi)用支出為基礎(chǔ),費(fèi)用支出水平的控制要求易于為各部門所接受。這一方法的缺點(diǎn)為:沒有結(jié)合預(yù)算期的情況,重新對各項(xiàng)費(fèi)用支出的必要性及其支出水平進(jìn)行論證,難以實(shí)現(xiàn)費(fèi)用支出效益的最大化;同時(shí),由于采用該方法編制的預(yù)算缺乏挑戰(zhàn)性,因而,也難以調(diào)動各部門和全體員工控制費(fèi)用支出的積極性。
2.零基預(yù)算
零基預(yù)算是指一切從零開始,通過重新考慮費(fèi)用預(yù)算的必要性和各項(xiàng)支出的經(jīng)濟(jì)效益而編制的預(yù)算。該方法是美國學(xué)者P.德魯克等于20世紀(jì)60年代首先提出的,它很快就受到美國政府和工商界的重視。1976年,美國總統(tǒng)卡特將零基預(yù)算引入政府的預(yù)算管理,取得了較好的成效。在我國,零基預(yù)算作為成本費(fèi)用預(yù)算的一種編制方法,越來越多地應(yīng)用于政府部門和以微利為主要特征的行業(yè)(如物業(yè)管理行業(yè)等)。
零基預(yù)算不受以往實(shí)際費(fèi)用支出水平的限制,完全根據(jù)預(yù)算期業(yè)務(wù)活動的需要和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的輕重緩急,對各支出項(xiàng)目進(jìn)行逐個分析和計(jì)量,從而制定出費(fèi)用預(yù)算。具體而言,零基預(yù)算的編制程序?yàn)?span lang="EN-US">:①由各部門提出預(yù)算期內(nèi)可能發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目及費(fèi)用額,而不考慮這些費(fèi)用項(xiàng)目以往是否發(fā)生及發(fā)生額是多少;②將全部的費(fèi)用項(xiàng)目分為必須保證支出的費(fèi)用項(xiàng)目和費(fèi)用額可以增減變動的費(fèi)用項(xiàng)目兩大類;③對各費(fèi)用支出額可以增減變動的費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行成本效益分析,并按照成本效益率的大小進(jìn)行排序;④將預(yù)算期內(nèi)可動用的經(jīng)濟(jì)資源在各費(fèi)用支出項(xiàng)目之間進(jìn)行分配。分配時(shí),首先滿足必須保證支出的費(fèi)用項(xiàng)目,然后再按成本效益率的高低,將經(jīng)濟(jì)資源在費(fèi)用額可以增減變動的費(fèi)用項(xiàng)目之間進(jìn)行優(yōu)化分配。
對物業(yè)管理公司而言,零基預(yù)算有著重要價(jià)值。在既定的管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)下,它有助于提高管理收費(fèi)的使用效益,改善公司與業(yè)主之間的關(guān)系,從而增強(qiáng)物業(yè)管理公司的市場競爭能力。但值得注意的是,零基預(yù)算也有一定的不足,主要表現(xiàn)為:編制預(yù)算的工作量相對較大,各費(fèi)用項(xiàng)目的成本效益率的確定缺乏客觀依據(jù)等。
二、物業(yè)管理財(cái)務(wù)預(yù)算的主要內(nèi)容
物業(yè)管理的財(cái)務(wù)預(yù)算,是對物業(yè)管理中資金運(yùn)動過程和結(jié)果的全面反映,它涉及到公司經(jīng)營活動的方方面面,內(nèi)容十分豐富。為此,有必要對其具體內(nèi)容作一認(rèn)識。
(一)編制財(cái)務(wù)預(yù)算的假定
現(xiàn)實(shí)中,物業(yè)管理公司的未來資金運(yùn)動面臨著較高的不確定性。編制財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí),首先應(yīng)明確編制預(yù)算的前提條件,即為公司財(cái)務(wù)預(yù)算的編制作出必要的、合理的假定。
1.持續(xù)經(jīng)營假定
持續(xù)經(jīng)營假定與持續(xù)經(jīng)營會計(jì)假定相同,是指在可預(yù)見的將來,物業(yè)管理公司將繼續(xù)為目前所管理的物業(yè)提供服務(wù)。物業(yè)管理公司根據(jù)合同對物業(yè)進(jìn)行管理,除雙方或單方違約情形外,這一假定是合理的。
2.單一業(yè)務(wù)假定
單一業(yè)務(wù)假定是指物業(yè)管理公司僅提供物業(yè)管理服務(wù),不從事多種經(jīng)營?，F(xiàn)實(shí)中,許多物業(yè)管理公司從事多種經(jīng)營,但由于其非物業(yè)管理服務(wù)業(yè)務(wù)的預(yù)算與一般公司的預(yù)算并無差別,而物業(yè)管理財(cái)務(wù)預(yù)算需經(jīng)業(yè)主大會批準(zhǔn),因此,有必要確立該假定,以簡化財(cái)務(wù)預(yù)算的編制。
3.現(xiàn)金收支假定
現(xiàn)金收支假定是假定公司有完善的財(cái)務(wù)管理制度,包括內(nèi)部牽制制度、內(nèi)部稽核制度和現(xiàn)金庫存量(上、下限)制度等。
4.存貨假定
存貨假定是指假定公司的存貨按經(jīng)濟(jì)批量(經(jīng)濟(jì)批量是確定存貨采購量的一種方式,在該方式下,預(yù)算期內(nèi)存貨的采購費(fèi)用和存儲費(fèi)用之和最小)訂購,且?guī)齑媪磕軡M足日常維修保養(yǎng)之用。由于物業(yè)管理服務(wù)所需存貨多可在本地購買,因此,公司無需儲備額外的存貨(也稱安全儲備量)以備不時(shí)之需。
5.營運(yùn)資金假定
營運(yùn)資金為任何公司從事生產(chǎn)經(jīng)營活動所必需。營運(yùn)資金假定是指假定公司的營運(yùn)資金由物業(yè)管理公約所規(guī)定的、由業(yè)主繳納的管理費(fèi)押金提供。確立這一假定的現(xiàn)實(shí)意義在于,物業(yè)管理公司僅在極少數(shù)情形下為日常物業(yè)管理服務(wù)進(jìn)行外部融資。
(二)財(cái)務(wù)預(yù)算的內(nèi)容
各物業(yè)管理公司的經(jīng)營活動是在財(cái)務(wù)預(yù)算的指導(dǎo)下展開的,財(cái)務(wù)預(yù)算綜合反映了公司預(yù)算期內(nèi)的資金運(yùn)動。一般而言,物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)預(yù)算包括收入預(yù)算、營業(yè)成本預(yù)算、管理費(fèi)用預(yù)算、財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算、資本預(yù)算、預(yù)計(jì)損益表、現(xiàn)金預(yù)算和預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表等多項(xiàng)內(nèi)容。
財(cái)務(wù)預(yù)算的具體內(nèi)容,主要包括八部分:
1.收入預(yù)算
物業(yè)管理公司的收入來自物業(yè)管理服務(wù)和多種經(jīng)營(多種經(jīng)營部分的預(yù)算應(yīng)單獨(dú)編制預(yù)算,在此僅探討物業(yè)管理服務(wù)部分)兩個方面。管理服務(wù)收入是物業(yè)管理公司的主營業(yè)務(wù)收入,這一主營業(yè)務(wù)收入又可進(jìn)一步分為管理收入(包括公共服務(wù)、公眾代辦性服務(wù)和特約服務(wù)三部分)、經(jīng)營收入和大修收入等。
2.營業(yè)成本預(yù)算
營業(yè)成本是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動中發(fā)生的各項(xiàng)直接支出,其預(yù)算包括直接人工費(fèi)和直接材料費(fèi)預(yù)算兩部分。其中,直接人工費(fèi)預(yù)算是公司在預(yù)算期內(nèi)直接從事物業(yè)管理活動人員的工資、獎金和福利費(fèi)等預(yù)計(jì)支出,而直接材料費(fèi)預(yù)算是物業(yè)管理活動中直接消耗的各種材料、輔助材料、燃料和動力、低值易耗品和包裝物等方面的預(yù)計(jì)支出。
3.管理費(fèi)用預(yù)算
管理費(fèi)用預(yù)算是財(cái)務(wù)預(yù)算的主要組成部分之一,是從事物業(yè)管理活動中所發(fā)生間接費(fèi)用的預(yù)算。其內(nèi)容包括物業(yè)管理公司管理人員的工資、獎金及職工福利費(fèi)、固定資產(chǎn)折舊費(fèi)和修理費(fèi)、水電費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、租賃費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、勞動保護(hù)費(fèi)、保安費(fèi)、低值易耗品攤銷和其他費(fèi)用等。
4.財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算
財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算是物業(yè)管理公司在預(yù)算期內(nèi)為籌措資金所發(fā)生費(fèi)用的預(yù)算,其構(gòu)成項(xiàng)目包括利息支出、匯兌損失、金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)和其他財(cái)務(wù)費(fèi)用等。
5.資本預(yù)算
資本預(yù)算也稱設(shè)備維修更新計(jì)劃,是物業(yè)管理公司為實(shí)現(xiàn)物業(yè)的保值和增值,根據(jù)設(shè)備的運(yùn)行狀況和管理服務(wù)的需要制定的有關(guān)長期資產(chǎn)(固定資產(chǎn)等)購入和更新改造支出的預(yù)算。
6.現(xiàn)金預(yù)算
現(xiàn)金預(yù)算亦稱現(xiàn)金流量表,是反映預(yù)算期內(nèi)貨幣資金的流入、流出以及資金調(diào)度的預(yù)算。在此,現(xiàn)金并非指現(xiàn)鈔,而是指公司的貨幣資金。該預(yù)算是物業(yè)管理公司進(jìn)行貨幣資金日常管理的基本手段。
7.預(yù)計(jì)損益表
預(yù)計(jì)損益表又稱年度利潤計(jì)劃,是在經(jīng)營決策(包括財(cái)務(wù)決策)基礎(chǔ)上,綜合反映物業(yè)管理公司預(yù)算期(通常為一年,下同)內(nèi)收入、成本費(fèi)用和凈利潤的預(yù)算。
8.預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表
預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表或稱預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)狀況表,是揭示物業(yè)管理公司資產(chǎn)、負(fù)債和股東權(quán)益在預(yù)算期末的水平及其構(gòu)成的預(yù)算。
(三)現(xiàn)金預(yù)算和現(xiàn)金持有量的確定
現(xiàn)金預(yù)算是財(cái)務(wù)預(yù)算中居于中心地位的預(yù)算,它由現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出、現(xiàn)金余缺及其籌措和運(yùn)用四部分組成。由于現(xiàn)金是無收益或收益較低的資產(chǎn),編制現(xiàn)金預(yù)算時(shí),確定現(xiàn)金持有量是一項(xiàng)十分重要的財(cái)務(wù)決策。
1.現(xiàn)金預(yù)算
現(xiàn)金預(yù)算集中反映了物業(yè)管理公司預(yù)算期內(nèi)現(xiàn)金或貨幣資金收支及余缺情況,為物業(yè)管理公司日常的資金管理、融資和投資決策提供了依據(jù),因而,在物業(yè)管理公司理財(cái)中,對這一工具應(yīng)予以足夠的重視。
通常,現(xiàn)金預(yù)算由四部分內(nèi)容組成:
(1)現(xiàn)金收入
現(xiàn)金收入是指公司物業(yè)管理服務(wù)取得的現(xiàn)金收入。現(xiàn)金收入不同于營業(yè)收入,營業(yè)收入是一個會計(jì)概念,其確認(rèn)基礎(chǔ)是權(quán)責(zé)發(fā)生制,無論款項(xiàng)是否收到,只要取得了收取款項(xiàng)的權(quán)利,即可確認(rèn)為收入;現(xiàn)金收入是一個財(cái)務(wù)概念,其確認(rèn)以收付實(shí)現(xiàn)制為基礎(chǔ),即只有收到現(xiàn)金后才確認(rèn)為現(xiàn)金收入。兩者之間的差異主要體現(xiàn)在公司的應(yīng)收款項(xiàng)上。
(2)現(xiàn)金支出
現(xiàn)金支出的內(nèi)容很多,分為營業(yè)現(xiàn)金支出和其他現(xiàn)金支出兩部分。營業(yè)現(xiàn)金支出是預(yù)算期內(nèi)同物業(yè)管理公司管理服務(wù)有關(guān)的現(xiàn)金支出,包括采購材料、員工工資、營業(yè)費(fèi)用和管理費(fèi)用(不含折舊)等成本費(fèi)用中的付現(xiàn)部分;其他現(xiàn)金支出主要有固定資產(chǎn)更新、上交的營業(yè)稅和所得稅等方面的付現(xiàn)支出。
(3)現(xiàn)金余缺
現(xiàn)金余缺是現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出之間的差額。差額為正數(shù),說明現(xiàn)金有多余;差額為負(fù)數(shù),表明物業(yè)管理公司入不敷出,現(xiàn)金短缺。
(4)余缺的運(yùn)用或籌措
持有現(xiàn)金,收益很低;現(xiàn)金短缺,則公司的正常運(yùn)作難以為繼。為此,在保證現(xiàn)金最低余額的前提下,可將多余的現(xiàn)金用于償還物業(yè)管理公司的借款或作短期投資;現(xiàn)金短缺部分,應(yīng)考慮利用各種融資方式,如向銀行借款、調(diào)整物業(yè)管理收費(fèi)等加以解決。
2.現(xiàn)金持有量的確定
物業(yè)管理公司持有現(xiàn)金的動機(jī)不同,其現(xiàn)金持有量各不相同。合理確定現(xiàn)金持有量的方法很多,較為常用的有鮑摩爾模式等。
(1)持有現(xiàn)金的動機(jī)
現(xiàn)金持有量的確定,與公司持有現(xiàn)金的動機(jī)有密切關(guān)系。理論上,物業(yè)管理公司持有現(xiàn)金的動機(jī)主要表現(xiàn)為:
①交易性動機(jī)。交易性動機(jī)是指企業(yè)為了滿足日常營業(yè)的需要而持有現(xiàn)金。在任何企業(yè),現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出都不可能完全同步、同金額發(fā)生,為此,必須持有一定數(shù)量的現(xiàn)金,以滿足支出大于收入時(shí)的現(xiàn)金需求。對物業(yè)管理公司而言,由于其現(xiàn)金收入主要來自物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi),在時(shí)間上相對集中,而支出發(fā)生的時(shí)間又相對分散,出于交易性動機(jī)而持有現(xiàn)金顯得尤為必要。
②預(yù)防性動機(jī)。預(yù)防性動機(jī)是指企業(yè)為了應(yīng)付意外情況而持有現(xiàn)金。構(gòu)成現(xiàn)金預(yù)算的現(xiàn)金收入和支出,都來源于公司對未來的預(yù)測。由于未來存在不確定性,任何預(yù)測都難以百分之百準(zhǔn)確,出現(xiàn)意外情況在所難免。為了滿足出現(xiàn)意外情況下的現(xiàn)金需求,有必要持有一定數(shù)量的現(xiàn)金作緩沖之用。如物業(yè)管理公司預(yù)計(jì)的公眾代辦性或特約服務(wù)收費(fèi)未能及時(shí)取得,或物業(yè)的供水(電)系統(tǒng)的維修支出大大超出計(jì)劃等,這些情況都要求公司有一定的、超出正常營業(yè)需要的現(xiàn)金儲備。
③投機(jī)性動機(jī)。投機(jī)性動機(jī)是指企業(yè)為了利用可能出現(xiàn)的有利機(jī)會而持有現(xiàn)金。如預(yù)期存貨價(jià)格可能會發(fā)生暫時(shí)性大幅波動時(shí),物業(yè)管理公司若計(jì)劃利用這一可能機(jī)會,則必須持有與之相應(yīng)的現(xiàn)金?，F(xiàn)實(shí)中,僅有極少數(shù)公司出于此動機(jī)而持有現(xiàn)金。
一般而言,公司持有現(xiàn)金的數(shù)量取決于上述三項(xiàng)動機(jī),但值得注意的是,若出現(xiàn)現(xiàn)金需求時(shí),公司能從銀行等外部渠道取得資金,則公司持有現(xiàn)金的數(shù)量可相應(yīng)地減少。
(2)現(xiàn)金持有量的確定
現(xiàn)金是一項(xiàng)無直接收益或收益甚低的資產(chǎn),為此,公司持有現(xiàn)金數(shù)量越少越好;但另一方面,持有現(xiàn)金不足,又會給公司帶來嚴(yán)重后果?？梢?span lang="EN-US">,合理確定公司的現(xiàn)金持有量十分重要。最佳現(xiàn)金持有量的確定方法有多種,物業(yè)管理公司常用的方法為鮑摩爾模式。
鮑摩爾模式中,假定公司將多余的現(xiàn)金投資于國庫券等有價(jià)證券。需要現(xiàn)金時(shí),則出售有價(jià)證券?，F(xiàn)金支出相對穩(wěn)定:即在0~t1或ti~ti+1期間內(nèi),公司的現(xiàn)金持有量N隨支出穩(wěn)步減少至0(見圖
三、物業(yè)管理財(cái)務(wù)預(yù)算的編制
不同的物業(yè)管理公司,編制預(yù)算的方式和程序各不相同。一般而言,為調(diào)動廣大員工的積極性,在全面預(yù)算的編制過程中,應(yīng)盡可能讓物業(yè)管理公司的各個部門和所有員工共同參與,并由物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)編制財(cái)務(wù)預(yù)算。
(一)財(cái)務(wù)預(yù)算的編制程序
財(cái)務(wù)預(yù)算的編制涉及公司的各個部門,編制預(yù)算時(shí),需對財(cái)務(wù)預(yù)算的編制方式和編制程序作出具體、明確的規(guī)定?，F(xiàn)實(shí)中,財(cái)務(wù)預(yù)算的編制方式和程序?yàn)?span lang="EN-US">:
1.編制方式
各物業(yè)管理公司常用的預(yù)算編制方式為“二下一上式”。物業(yè)管理公司管理層首先將財(cái)務(wù)規(guī)劃確定的預(yù)計(jì)損益表分部門下達(dá),作為各部門編制預(yù)算的控制目標(biāo)(一下);各部門根據(jù)控制目標(biāo)的要求,結(jié)合自身的實(shí)際情況,編制出分季度的預(yù)算草案,并上報(bào)物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部門(一上);財(cái)務(wù)部門對各部門的預(yù)算草案進(jìn)行匯總和綜合平衡,編制出正式的財(cái)務(wù)預(yù)算,并報(bào)物業(yè)管理公司管理層,然后再由管理層交業(yè)主大會討論批準(zhǔn)后,正式下達(dá)給各部門執(zhí)行(二下)。
2.財(cái)務(wù)預(yù)算的編制程序
財(cái)務(wù)預(yù)算是經(jīng)營預(yù)算中其他預(yù)算的匯總,編制財(cái)務(wù)預(yù)算應(yīng)以其他預(yù)算為基礎(chǔ)。具體編制程序?yàn)?span lang="EN-US">:①根據(jù)相關(guān)法規(guī)和管理服務(wù)合同的要求(特別是物業(yè)管理的內(nèi)容和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等),編制資本預(yù)算及年度收入預(yù)算;②以收入預(yù)算為基礎(chǔ),制訂營業(yè)成本預(yù)算,即直接材料費(fèi)和直接人工費(fèi)預(yù)算;③依據(jù)收入預(yù)算,編制管理費(fèi)用預(yù)算;④根據(jù)收入預(yù)算、營業(yè)成本和管理費(fèi)用預(yù)算等,并進(jìn)而結(jié)合物業(yè)管理公司的收付款政策和資本預(yù)算,編制現(xiàn)金預(yù)算;⑤最后,綜合所有各項(xiàng)預(yù)算,編制利潤預(yù)算(預(yù)計(jì)損益表)和預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表。值得注意的是,利潤預(yù)算與財(cái)務(wù)規(guī)劃中的預(yù)計(jì)損益表并無不同。因?yàn)?span lang="EN-US">,預(yù)計(jì)損益表作為物業(yè)管理公司的控制目標(biāo)下達(dá)給各部門,然后再由各部門按照以上程序編制相應(yīng)的預(yù)算。這一編制過程,一方面使預(yù)計(jì)損益表得以分解,具備了實(shí)現(xiàn)的可能;另一方面,為物業(yè)管理公司理財(cái)提供了所需的新信息,如現(xiàn)金預(yù)算等。
(二)財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過程
財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過程十分復(fù)雜,現(xiàn)以天馬物業(yè)管理公司為例,具體揭示財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過程。
天馬物業(yè)管理公司僅負(fù)責(zé)一高層住宅小區(qū)——簡稱“閑逸小區(qū)”的物業(yè)管理服務(wù)。1999年10月,天馬物業(yè)管理公司管理層進(jìn)行調(diào)查研究后決定:2000年的財(cái)務(wù)預(yù)算按靜態(tài)預(yù)算進(jìn)行編制。此后,天馬物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部將預(yù)計(jì)損益表(表5.5)按部門進(jìn)行了分解,并下達(dá)給各部門。各部門根據(jù)下達(dá)的控制目標(biāo),結(jié)合自身的實(shí)際情況,編制了預(yù)算草案,其編制過程為:
1.收入預(yù)算
天馬公司的物業(yè)管理收入相對簡單,僅包括公共服務(wù)收入、公眾代辦性服務(wù)收入和特約服務(wù)收入三部分。根據(jù)管理服務(wù)合同,公共服務(wù)的收費(fèi)執(zhí)行微利原則,并盡可能與政府指導(dǎo)定價(jià)相一致;公眾代辦性服務(wù)和特約服務(wù)的收費(fèi)執(zhí)行政府指導(dǎo)價(jià)。原則上,各項(xiàng)收費(fèi)都應(yīng)按時(shí)收取,但據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)知,本季度的管理公共服務(wù)收入中,80%于當(dāng)季收到款項(xiàng),其余20%于下季度收到;其他服務(wù)收費(fèi)基本上都于當(dāng)季收取。
另外,按照我國現(xiàn)行稅法的規(guī)定,物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)就其營業(yè)收入繳納營業(yè)稅、城市建設(shè)維護(hù)稅、教育費(fèi)附加和防洪工程維護(hù)費(fèi)等流轉(zhuǎn)稅。由于其流轉(zhuǎn)稅的征稅對象為營業(yè)收入,為簡便起見,將付現(xiàn)支出——營業(yè)稅金列入了營業(yè)收入預(yù)算。
2.營業(yè)成本預(yù)算
營業(yè)成本是公司為賺取收入而發(fā)生的直接費(fèi)用,包括直接材料和直接人工費(fèi)。因此,編制營業(yè)成本預(yù)算,應(yīng)以收入預(yù)算為基礎(chǔ),分別確定公共服務(wù)收入、公眾代辦性服務(wù)收入和特約服務(wù)收入的直接成本。其中,公眾代辦性服務(wù)和特約服務(wù)直接成本的確定較為容易,可參照其他工商企業(yè)采用的方法確定;公共服務(wù)的直接人工費(fèi),據(jù)保安人員、維修工程人員和清潔人員等直接從事公共服務(wù)人員的人數(shù)和當(dāng)?shù)氐墓べY水平(包括職工福利費(fèi))確定,其材料成本可以上年度實(shí)際發(fā)生的成本為基礎(chǔ),增減一定百分比(通常為物價(jià)指數(shù))來確定。由于直接材料多定點(diǎn)采購,公司的付款政策為:本季度采購額或成本的70%于當(dāng)季支付,其余的30%于下季度付款。因此,本季度直接材料費(fèi)的現(xiàn)金支出=70%×本季度直接材料費(fèi)+30%×上季度直接材料費(fèi)。
3.管理費(fèi)用預(yù)算
管理費(fèi)用預(yù)算是財(cái)務(wù)預(yù)算的重要組成部分。它涵蓋了天馬物業(yè)管理公司在提供服務(wù)過程中發(fā)生的所有間接費(fèi)用,包括管理人員的工資和福利費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、固定資產(chǎn)的折舊、保險(xiǎn)費(fèi)等。編制管理費(fèi)用預(yù)算的最佳方法為零基預(yù)算,但為了簡便起見,天馬公司采用的仍然是固定預(yù)算。
4.現(xiàn)金預(yù)算
現(xiàn)金預(yù)算的編制,如上所述,以收入預(yù)算和成本費(fèi)用預(yù)算為依據(jù)。天馬物業(yè)管理公司所需營運(yùn)資金由管理費(fèi)押金提供,最低的現(xiàn)金余額為10萬元,多余資金用于償還借款或購買國庫券(年利率平均為7%);1999年度,物業(yè)管理公司無借款,也無投資。按物業(yè)管理合同,物業(yè)管理公司每季度收取經(jīng)理人酬金10萬元,預(yù)計(jì)所得稅為30萬元。
5.預(yù)計(jì)損益表
預(yù)計(jì)損益表是物業(yè)管理公司在預(yù)算期內(nèi)經(jīng)營成果的匯總反映。
由于缺少1999年度天馬物業(yè)管理公司的資產(chǎn)負(fù)債表,在此省略其預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表的編制。天馬物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)預(yù)算經(jīng)“閑逸小區(qū)”業(yè)主大會通過后,于2000年1月正式下達(dá)執(zhí)行。
四、物業(yè)管理的財(cái)務(wù)預(yù)算控制
財(cái)務(wù)預(yù)算,就其本質(zhì)而言,是一種控制手段。在物業(yè)管理公司,財(cái)務(wù)預(yù)算的實(shí)施就是借助于財(cái)務(wù)預(yù)算,對物業(yè)管理公司的資金運(yùn)動過程進(jìn)行控制,即財(cái)務(wù)預(yù)算控制。為了保證財(cái)務(wù)預(yù)算能真正落到實(shí)處,公司財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)搞好物業(yè)管理財(cái)務(wù)的預(yù)算控制工作。
(一)財(cái)務(wù)預(yù)算控制的目的
財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算控制的目的主要有:
(1)落實(shí)財(cái)務(wù)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。財(cái)務(wù)預(yù)算能否有效地實(shí)施,很大程度上取決于財(cái)務(wù)預(yù)算控制是否有效。如果財(cái)務(wù)預(yù)算編制得好,但財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)失效,則很難保證公司目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
(2)及時(shí)糾正偏差。由于不可預(yù)見因素的存在,財(cái)務(wù)預(yù)算在實(shí)施過程中難免會出現(xiàn)偏差,因而需要通過財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng),及早發(fā)現(xiàn)問題,找出產(chǎn)生偏差的原因,然后提出修改和補(bǔ)救辦法進(jìn)行糾正,保證財(cái)務(wù)預(yù)算任務(wù)的完成。
(3)提供決策依據(jù)。財(cái)務(wù)預(yù)算控制是對財(cái)務(wù)預(yù)算在實(shí)施過程中所進(jìn)行的定期性考核與檢查,因而在財(cái)務(wù)預(yù)算控制的過程中會形成各種反饋信息,這些反饋信息又將成為公司管理層決策時(shí)的重要參考依據(jù)。
財(cái)務(wù)預(yù)算控制的內(nèi)容很廣泛,主要有成本費(fèi)用控制、現(xiàn)金流轉(zhuǎn)控制、應(yīng)收票據(jù)控制、存貨控制、流動負(fù)債控制、長期負(fù)債控制和利潤分配控制等。
(二)財(cái)務(wù)預(yù)算控制的內(nèi)容
財(cái)務(wù)預(yù)算控制主要應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作:
(1)將財(cái)務(wù)計(jì)劃的各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)分配落實(shí)到公司各部門。
(2)通過會計(jì)核算反映和監(jiān)督公司各部門有關(guān)指標(biāo)的實(shí)際完成情況。
(3)定期(按年或月)把實(shí)際完成情況同財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行對比分析,找出存在的偏差,并分析產(chǎn)生偏差的原因,提出降低成本費(fèi)用的途徑,制定糾偏的有效措施。
(4)對責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行評價(jià)和考核。
(5)根據(jù)考核結(jié)果和獎懲辦法進(jìn)行獎勵和處罰。
(6)調(diào)整預(yù)算。在財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行過程中會發(fā)生一些不可預(yù)見的因素,造成財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行發(fā)生偏差,為了做到考核合理,獎罰分明,一般在每年第三季度對財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行有依據(jù)的必要調(diào)整,保證預(yù)算的合理性和可行性。
(三)財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)的構(gòu)成要素
為保證財(cái)務(wù)預(yù)算的貫徹落實(shí),物業(yè)管理公司應(yīng)建立有效的財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)。一般來說,財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)由組織系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、考核和獎懲制度等組成。
(1)組織系統(tǒng)
組織系統(tǒng)對財(cái)務(wù)預(yù)算控制機(jī)構(gòu)及其各自工作職責(zé)作了規(guī)定。實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算控制的基本要求是實(shí)行責(zé)任中心制,即在公司內(nèi)部劃小預(yù)算單位,各預(yù)算單位(公司內(nèi)部有特定責(zé)任的單位或部門)成為責(zé)任中心,每個責(zé)任中心都有明確的責(zé)任和控制范圍。根據(jù)所負(fù)責(zé)任和控制范圍的不同,責(zé)任中心又可分為成本中心、費(fèi)用中心,利潤中心和投資中心。一般地,物業(yè)管理公司的業(yè)務(wù)部門(如保安隊(duì)、綠化隊(duì)、維修隊(duì)等)和各職能科室成為成本中心,該成本中心負(fù)責(zé)將人工、原材料和機(jī)器設(shè)備等投入轉(zhuǎn)變?yōu)槲飿I(yè)管理服務(wù)。利潤中心是獲取最大凈利潤為經(jīng)營目標(biāo)的組織單位。對一般物業(yè)管理公司或物業(yè)管理企業(yè)集團(tuán)來說,投資中心和利潤中心應(yīng)分開,母公司或集團(tuán)公司是投資中心,而緊密層、松散層和各子公司則是利潤中心,母公司或集團(tuán)公司對子公司實(shí)行投資控股關(guān)系,集團(tuán)公司內(nèi)部的各分公司和具體業(yè)務(wù)部門則是成本中心。
(2)信息系統(tǒng)
信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)的重要組成部分。財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)的信息分為公司內(nèi)部信息和外部信息。內(nèi)部信息包括財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)和實(shí)際執(zhí)行結(jié)果的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)可從財(cái)務(wù)計(jì)劃(或財(cái)務(wù)預(yù)算)和會計(jì)信息系統(tǒng)中取得。而外部信息如市場預(yù)測、市場行情、政策法規(guī)變動等一般較難取得。在編制財(cái)務(wù)計(jì)劃預(yù)算時(shí),預(yù)算人員必須熟悉公司內(nèi)部和外部信息,計(jì)劃(預(yù)算)信息和現(xiàn)實(shí)信息。
(3)考核制度
考核是財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)發(fā)揮其作用的重要因素?？己说囊话阕龇ㄊ?span lang="EN-US">:根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù),找出實(shí)際發(fā)生的結(jié)果與財(cái)務(wù)計(jì)劃(或財(cái)務(wù)預(yù)算)要求之間的差異,分析產(chǎn)生這種差異的原因,落實(shí)責(zé)任人,并提出補(bǔ)救辦法,最后形成財(cái)務(wù)報(bào)告,并作為公司決策和采取行動的依據(jù)。
(4)獎懲制度
獎懲是根據(jù)業(yè)績考核結(jié)果,對業(yè)績突出者給予獎勵,對造成嚴(yán)重?fù)p失的責(zé)任者給予處罰的行為?？己说慕Y(jié)果必須與獎懲掛鉤,否則,財(cái)務(wù)預(yù)算控制就如同紙上談兵,財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)也就形同虛設(shè)。
(四)財(cái)務(wù)預(yù)算控制的步驟
財(cái)務(wù)管理部門實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算控制,一般應(yīng)遵循以下幾個步驟:
(1)建立財(cái)務(wù)預(yù)算
控制系統(tǒng)。建立財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)包括建立財(cái)務(wù)預(yù)算控制的組織系統(tǒng)和信息系統(tǒng),建立考核制度和獎懲制度。財(cái)務(wù)預(yù)算控制組織系統(tǒng)是財(cái)務(wù)預(yù)算控制的組織保證,包括專門機(jī)構(gòu)的設(shè)立、人員的配置、崗位責(zé)任的確立和責(zé)任中心、利潤中心與投資中心的建立。信息系統(tǒng)包括建立各種量化的控制標(biāo)準(zhǔn)(指標(biāo)),它是實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算控制的依據(jù)。信息系統(tǒng)還應(yīng)包括信息反饋系統(tǒng),以保證各種信息能及時(shí)傳遞和反饋,保證控制措施的及時(shí)落實(shí)?？己酥贫群酮剟钪贫仁菍?shí)施控制以及對考核結(jié)果進(jìn)行處理的有關(guān)規(guī)定。它們在制度上保證了財(cái)務(wù)預(yù)算控制的有效實(shí)施及財(cái)務(wù)預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
(2)檢查監(jiān)督。根據(jù)信息系統(tǒng)確立的標(biāo)準(zhǔn),實(shí)行監(jiān)督、檢查,比較實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)之間的差異。
(3)分析原因。實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與財(cái)務(wù)預(yù)算的標(biāo)準(zhǔn)之間必然會產(chǎn)生偏差,那么,到底是什么原因產(chǎn)生這些偏差,責(zé)任者是誰,應(yīng)該予以明確。
(4)糾正偏差。提出糾正偏差的對策,并組織實(shí)施,盡最大努力減少損失。
(5)獎懲兌現(xiàn)。根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果,落實(shí)責(zé)任,兌現(xiàn)獎懲辦法。
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