SAP實(shí)施項(xiàng)目中采購(gòu)員在非生產(chǎn)性采購(gòu)申請(qǐng)審批流中的角色安排
??????? 所謂非生產(chǎn)性物料，也叫間接物料，也有些企業(yè)稱之為MRO物料。它主要包括而不限于如下物料：辦公用品，勞保用品，備品備件，服務(wù)，固定資產(chǎn)等等。這些物料在很多企業(yè)以及項(xiàng)目實(shí)踐中，是不用建料號(hào)的，也不在SAP里做庫(kù)存管理的。若要采購(gòu)這些物料，需求業(yè)務(wù)部門有專人提交采購(gòu)申請(qǐng)，然后走各級(jí)審批流程，完成了審批之后，由采購(gòu)部門幫忙完成后續(xù)的采購(gòu)業(yè)務(wù)。
每個(gè)SAP實(shí)施項(xiàng)目里都要討論這種非生產(chǎn)性物料的采購(gòu)申請(qǐng)的審批流程，不管是在本地項(xiàng)目里還是GLOBAL ROLL-OUT的項(xiàng)目里。筆者是做后勤模塊的，項(xiàng)目中要負(fù)責(zé)MM模塊的實(shí)施，所以這個(gè)采購(gòu)申請(qǐng)的審批流程是筆者在項(xiàng)目實(shí)踐中無(wú)法繞過(guò)的一個(gè)話題。
根據(jù)筆者所參與的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)流程需要與業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)反復(fù)討論，企業(yè)里哪些角色要參與采購(gòu)申請(qǐng)的審批，審批的級(jí)別是怎樣的，滿足了什么條件需要更高級(jí)別的審批等等諸多問(wèn)題，都需要反復(fù)討論。本文想談?wù)劜少?gòu)員在非生產(chǎn)性采購(gòu)申請(qǐng)中的角色安排。
一般而言，非生產(chǎn)性物料的采購(gòu)申請(qǐng)的審批角色都是企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的老大，比如部門經(jīng)理，主管，總監(jiān)，乃至廠長(zhǎng)總經(jīng)理。而采購(gòu)員，作為采購(gòu)部門的基層的負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員，業(yè)務(wù)實(shí)踐中是無(wú)權(quán)審批采購(gòu)申請(qǐng)的，輪也輪不到采購(gòu)員做審批。但是在項(xiàng)目實(shí)踐中，我們可以在非生產(chǎn)性物料的采購(gòu)申請(qǐng)審批流中設(shè)置采購(gòu)員核價(jià)這個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，以使采購(gòu)申請(qǐng)的審批流程更順暢。
很多企業(yè)的需求部門在提交采購(gòu)申請(qǐng)的時(shí)候，并不知道所采購(gòu)的東西的價(jià)格信息。他們只管提出采購(gòu)什么物料，多少個(gè)數(shù)量。至于采購(gòu)申請(qǐng)里的'評(píng)估價(jià)格’，需求部門是拿不準(zhǔn)的，尤其是在第一次采購(gòu)的時(shí)候。真實(shí)的采購(gòu)價(jià)格，只有等采購(gòu)部門完成了詢報(bào)價(jià)等活動(dòng)，確定了最終采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商的時(shí)候，才能知道。項(xiàng)目實(shí)踐中很少會(huì)在SAP里使用標(biāo)準(zhǔn)的詢報(bào)價(jià)功能，所以這里不談這個(gè)功能。在SAP項(xiàng)目里，討論這個(gè)流程的時(shí)候，業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)希望能在SAP里管理好前端的詢報(bào)價(jià)，尋源等活動(dòng)，并且要求在采購(gòu)申請(qǐng)審批之前完成選擇供應(yīng)商，確定價(jià)格，并且將供應(yīng)商報(bào)價(jià)等文檔的電子版作為附件掛在采購(gòu)申請(qǐng)里，作為審批者審批采購(gòu)申請(qǐng)的參考依據(jù)之一。需求部門提交采購(gòu)申請(qǐng)的時(shí)候，只用給出一個(gè)預(yù)估價(jià)格，作為計(jì)算采購(gòu)申請(qǐng)總金額以決定后續(xù)審批層次的依據(jù)，這個(gè)預(yù)估價(jià)格可以不用太真實(shí)。
一些項(xiàng)目里業(yè)務(wù)提出內(nèi)控管理的需求，比如采購(gòu)訂單價(jià)格不能高于采購(gòu)申請(qǐng)的價(jià)格，希望通過(guò)這種控制來(lái)避免業(yè)務(wù)人員鉆空子，控制企業(yè)內(nèi)部的成本。那么問(wèn)題來(lái)了，如果業(yè)務(wù)人員提交的采購(gòu)申請(qǐng)里的預(yù)估價(jià)格過(guò)低，后續(xù)的采購(gòu)訂單可能都無(wú)法創(chuàng)建；如果這個(gè)預(yù)估價(jià)格過(guò)高，則會(huì)帶來(lái)不必要的審批級(jí)別，浪費(fèi)管理人員的時(shí)間與精力。如何才能讓業(yè)務(wù)部門在SAP提交的采購(gòu)申請(qǐng)里預(yù)估價(jià)格比較真實(shí)呢？
???? 一個(gè)可能的方案是需求部門先在線下和采購(gòu)部門溝通，讓采購(gòu)部門先進(jìn)行詢價(jià)，完成了供應(yīng)商確定和價(jià)格確定工作之后，再在SAP里提交采購(gòu)申請(qǐng)單據(jù)，然后走審批流程。也就是說(shuō)此種方案里的采購(gòu)申請(qǐng)的創(chuàng)建，只是個(gè)事后補(bǔ)單的工作，并不能在SAP里很好的管理采購(gòu)的尋源，詢報(bào)價(jià)等前段的采購(gòu)活動(dòng)。個(gè)人認(rèn)為，從提升業(yè)務(wù)管理水平，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的角度來(lái)說(shuō)，這個(gè)方案并不是最優(yōu)，但是筆者參與的項(xiàng)目里，有比較多的客戶采取這種方式。
?????? 另外一個(gè)可能的方案就是在采購(gòu)申請(qǐng)的審批流里引入采購(gòu)員的核價(jià)節(jié)點(diǎn)，這種方案的好處就是筆者在本文里需要談及的。在這種方案里，業(yè)務(wù)部門在不需要事先與采購(gòu)部門做很多溝通的情況下，就能第一時(shí)間提交采購(gòu)申請(qǐng)，同時(shí)給出一個(gè)自己預(yù)估的價(jià)格,這個(gè)價(jià)格可以很隨意。采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤恢?#xff0c;首先去到采購(gòu)員這里，由其負(fù)責(zé)去尋源與詢報(bào)價(jià)，根據(jù)公司的流程與政策確定了供應(yīng)商和價(jià)格之后，將價(jià)格比對(duì)的文件以及原始的詢報(bào)價(jià)資料也作為附件上傳到采購(gòu)申請(qǐng)，然后由采購(gòu)員手工去修改采購(gòu)申請(qǐng)里的價(jià)格與供應(yīng)商信息，同時(shí)批準(zhǔn)這個(gè)采購(gòu)申請(qǐng)，保存后采購(gòu)申請(qǐng)根據(jù)設(shè)置好的審批流程進(jìn)行后續(xù)的審批。采購(gòu)員，在系統(tǒng)外并不具有采購(gòu)申請(qǐng)審批的權(quán)限，但是在SAP 項(xiàng)目里的采購(gòu)申請(qǐng)審批流程中，引入了采購(gòu)員核價(jià)這個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，就能讓采購(gòu)員完成詢報(bào)價(jià)確定價(jià)格之后，有機(jī)會(huì)去修改采購(gòu)申請(qǐng)中的價(jià)格與供應(yīng)商信息，使得采購(gòu)申請(qǐng)里的價(jià)格就是未來(lái)真實(shí)的采購(gòu)價(jià)格。一方面，在采購(gòu)申請(qǐng)單據(jù)里就能體現(xiàn)采購(gòu)員的詢報(bào)價(jià)工作成果，一方面采購(gòu)申請(qǐng)的金額更為真實(shí)準(zhǔn)確，后續(xù)的審批也能更精準(zhǔn)。筆者參與的諸多項(xiàng)目里，少數(shù)客戶采取此種方式。
?????? 2017-03-13 寫于蘇州市吳中區(qū)
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