最近有很多朋友留言，問采購如何在復雜的環(huán)境下順利進行，如何避免風險。今天就給大家分享下，如何在復雜的環(huán)境下高效地完成采購。首先我們要明確一點：任何一家企業(yè)，不管你是大企業(yè)還是小企業(yè)，發(fā)展都是要靠自己。不能指望別人來幫助你。采購在激烈的市場競爭環(huán)境下，很多采購人員對于采購知識和經(jīng)驗缺乏一種系統(tǒng)深入的了解，甚至成為“門外漢”。
采購對于企業(yè)來說，意味著將自己最寶貴的經(jīng)驗和技能輸送到供應商以及客戶手中。在一個企業(yè)里，無論你是大企業(yè)還是小企業(yè)，都會面臨各種各樣的問題和挑戰(zhàn)。
所以今天就為大家分享下，如何在復雜的環(huán)境中高效地完成采購任務從一個合格的供應商需要經(jīng)歷很多種磨練，并且只有具備了所有這些磨練后才能成為真正意義上成熟有效的采購人員。
01
如何避免風險問題
成本增加與質量不合格的材料入庫
在采購工作中，我們會遇到各種各樣的因素，比如生產(chǎn)廠家成本增加，產(chǎn)品質量問題等。當這些因素造成的成本增加，或者產(chǎn)品質量不合格的時候，可能會導致材料的入庫記錄出現(xiàn)錯誤或是不符合合同約定的時間里入庫等等。這些情況造成了采購成本上升或質量不合格時可能會發(fā)生虧損甚至損失費用。面對這些情況，供應商通常采取以下辦法：
1. 在采購價格超出約定價位部分時提前提出異議。
2. 向生產(chǎn)廠家提出提高報價，或者要求供貨方將產(chǎn)品價格提高一些。
3. 主動與生產(chǎn)廠家溝通并提出降低產(chǎn)品價錢的意見和建議。
4. 在價格上與供應商協(xié)商一致后再將利潤部分退回給供應商。
5. 可以使用市場上類似于質量檢測等其他途徑檢測產(chǎn)品質量是否合格。
6. 對于不符合合同約定的要求時堅決不予發(fā)貨或者退貨。
7. 直接去供應商公司協(xié)商解決。
02
采購人員沒有專業(yè)知識，只能跟著感覺走
專業(yè)采購人員沒有專業(yè)知識的話，只會跟著感覺走：這是采購工作的一個常態(tài)。有一些采購人員不是很了解行業(yè)動向，不能及時準確地判斷出行業(yè)發(fā)展趨勢。因此經(jīng)常會出現(xiàn)采購訂單遲遲沒有收到或者公司訂單量減少的情況或公司訂單數(shù)量增加、或者企業(yè)訂單數(shù)量減少。由于公司無法及時地掌握產(chǎn)品信息或者其他供應商不愿向公司供貨等原因，導致公司訂單越來越少。
雖然現(xiàn)在大部分公司的信息化程度很高，但供應商對企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)了解程度卻非常有限。有些采購人員可以通過公司官網(wǎng)等渠道了解供應商所提供的相關信息，但對于其他供應商所提供信息掌握水平卻很有限。
對于信息來源方面，采購人員應該及時收集行業(yè)信息及客戶反饋信息并定期反饋，供應商的信息應及時了解，根據(jù)供應商所提供信息應不斷更新自己的采購信息及供應商數(shù)據(jù)庫建設情況。
所以有些采購人員平時沒有主動學習采購知識，只是被動地跟著感覺走，對采購市場沒有真正地了解和認識和分析能力，很容易出現(xiàn)采購工作沒有頭緒或失誤較多等情況。所以作為采購人員要學會審時度勢，當發(fā)現(xiàn)自己不知道什么時候應該采購而不是按照之前購買產(chǎn)品的數(shù)量去訂購時就要及時地提出建議，而不是一味地聽從別人的建議來執(zhí)行自己原來購買設備時做出決定。
03
遇到好的供應商要主動溝通
好的供應商，就是那個“有想法”的人
這個人會給你很多意想不到的驚喜。但這也是最考驗你采購員能力的時候。如果你能主動和供應商溝通，那么很有可能在合作過程中就會少一些障礙。我見過有采購經(jīng)理主動和供應商溝通聯(lián)系過。主動問供應商關于產(chǎn)品設計和生產(chǎn)是否符合要求，是否能按照我做的要求來生產(chǎn)。他們很忙也很照顧我這個新人。而且如果有需要的話，他們也會幫我去協(xié)調和聯(lián)系。所以遇到好供應商要主動和他聯(lián)系合作!
04
缺乏溝通
交流是采購過程中出現(xiàn)較多問題的原因，采購是一個系統(tǒng)工程，從采購計劃的制定，到物資的準備采購，再到采購流程的實施與管理，最后到售后服務。所有這其中，需要與供應商保持良好的溝通交流。只有建立起良好的溝通交流機制才能確保信息交流準確、及時、有效。作為采購員需要了解企業(yè)整個供應鏈上企業(yè)與供應商之間的關系。這是采購員了解采購市場信息和趨勢的最直接方法。這一步主要包括兩方面，一是利用采購工具和信息平臺了解供應商信息及行業(yè)信息；二是向供應商提問如何進行采購工作或向供應商購買什么樣數(shù)量的貨物，以及企業(yè)的一些基本管理制度等信息并交流合作情況。當然，作為采購員，還應主動將采購相關信息及時向供應鏈合作伙伴進行通報，以便及時獲取市場動態(tài)和客戶信息。
在與合作過程中應注意
1.保持良好的溝通方式;
2.保持適當?shù)木嚯x;
3.及時處理糾紛并提出建議;
4.進行適當?shù)莫剟詈蛻土P措施等。特別注意要充分利用溝通交流
平臺進行有效協(xié)調與溝通，實現(xiàn)雙贏。采購是一個漫長又充滿風險色彩的過程，對很多公司來說也是一件非常棘手難題，需要你不斷地去學習和實踐。
05
企業(yè)如何應對？
首先要給企業(yè)領導和供應商一個清晰的定位。采購人員都是從一線員工逐漸成長起來，企業(yè)的整體目標都是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)在發(fā)展中必然會出現(xiàn)瓶頸期，這時企業(yè)就需要根據(jù)自己需要采取針對性舉措。
如何應對
01
從采購人員自身抓起。如果自己可以在企業(yè)發(fā)展的不同階段、不同崗位都能快速成長起來的話，那么他就會有足夠的時間積累資源去開拓更多更加適合企業(yè)發(fā)展和提升競爭力的項目或者領域，而不是被動地等待別人幫助。
02
從供應商身上入手。積極主動地和供應商打交道，同時要充分了解所購貨物的質量情況和發(fā)貨要求并進行確認和溝通，從某種程度上說這是一種對工作負責的態(tài)度。
03
在自己擅長領域內多向他們學習交流經(jīng)驗并提供相應便利條件，同時在采購完成后做好跟蹤監(jiān)督工作及客戶滿意度調查工作，從而保證雙方合作有序進行。
04
將采購工作放在企業(yè)整體戰(zhàn)略格局下去思考，并且將戰(zhàn)略發(fā)展重點放在供應商管理上。
05
用合理經(jīng)濟的價格采購貨物，提高公司在客戶心中的信譽第五步：采用先進的分析工具輔助采購工作!可以說供應商管理才能夠真正發(fā)揮其在采購中的作用。
06
完善采購體系結構。
作者：張民哲 來源：CPSM博潤顧問
原題：采購回避風險問題
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