．3 請(qǐng)購(gòu)與審批控制
．3．3 采購(gòu)申請(qǐng)審批制度
為了明確采購(gòu)商品或勞務(wù)的申請(qǐng)與審批規(guī)范，企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)審批制度。以下是某企業(yè)的采購(gòu)申請(qǐng)審批制度，供讀者參考。
采購(gòu)申請(qǐng)審批制度
第1章 總則
第1條 目的
企業(yè)為明確商品或勞務(wù)采購(gòu)的申請(qǐng)與審批規(guī)范，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本企業(yè)內(nèi)所有部門的請(qǐng)購(gòu)，除另有規(guī)定外，均依本制度的相關(guān)規(guī)定處理。
第3條 責(zé)權(quán)單位
1．采購(gòu)部負(fù)責(zé)企業(yè)所需物資的采購(gòu)工作。
2．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的貨款支付工作。
3．物資使用部門和倉(cāng)庫(kù)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)。
4．財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)權(quán)限審批采購(gòu)項(xiàng)目。
第2章 請(qǐng)購(gòu)審批規(guī)定
第4條 原材料或零配件的請(qǐng)購(gòu)
原材料或零配件的請(qǐng)購(gòu)主要來自需求部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門。
1．需求部門請(qǐng)購(gòu)。
（1）原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或?qū)嶋H經(jīng)營(yíng)需要提出請(qǐng)購(gòu)單。
（2）倉(cāng)庫(kù)材料保管員接到請(qǐng)購(gòu)單后，查看材料保管卡上記錄的庫(kù)存數(shù)，將庫(kù)存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較。
（3）當(dāng)生產(chǎn)所需材料和倉(cāng)庫(kù)最低庫(kù)存量合計(jì)已超過庫(kù)存數(shù)量時(shí)，同意請(qǐng)購(gòu)。
2．倉(cāng)儲(chǔ)部門請(qǐng)購(gòu)。
（1）倉(cāng)庫(kù)部門在庫(kù)存材料已達(dá)到最低庫(kù)存量時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)單。
（2）倉(cāng)庫(kù)主管簽字的請(qǐng)購(gòu)單，需要通過2方面的審批。
①采購(gòu)員審查請(qǐng)購(gòu)單，檢查該項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請(qǐng)購(gòu)品種和數(shù)量。如果采購(gòu)員認(rèn)為請(qǐng)購(gòu)單合理，則應(yīng)用所掌握的市場(chǎng)價(jià)格編制采購(gòu)預(yù)算。
②經(jīng)采購(gòu)員簽署同意的請(qǐng)購(gòu)單交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，如果該項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)單在經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和采購(gòu)預(yù)算范圍內(nèi)，財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)后可交采購(gòu)部門辦理采購(gòu)手續(xù)。
（3）采購(gòu)部應(yīng)將處理過的請(qǐng)購(gòu)單歸納備案。
第5條 臨時(shí)性商品的請(qǐng)購(gòu)
1．臨時(shí)性商品的采購(gòu)申請(qǐng)由使用部門直接提出。
2．使用部門需要在請(qǐng)購(gòu)單上對(duì)采購(gòu)商品作出描述，解釋其目的和用途。
3．請(qǐng)購(gòu)單須由使用部門負(fù)責(zé)人審批同意，并須經(jīng)過財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁同意簽字后，采購(gòu)部方可辦理采購(gòu)手續(xù)。
第6條 經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目的請(qǐng)購(gòu)
1．經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目指的是由同一服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目，例如公用事業(yè)、期刊雜志、保安等服務(wù)項(xiàng)目。
2．使用部門最初需要這些服務(wù)時(shí)，提出請(qǐng)購(gòu)單，由財(cái)務(wù)部、總裁進(jìn)行審核、審批。
第7條 特殊服務(wù)項(xiàng)目的請(qǐng)購(gòu)
1. 特殊服務(wù)項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)是指保險(xiǎn)、廣告、法律和審計(jì)等服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)。
2. 特殊服務(wù)項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)由總裁、董事會(huì)或股東大會(huì)進(jìn)行審議、批準(zhǔn)。
3. 審議人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),分析申請(qǐng)人提供的申請(qǐng)內(nèi)容,包括選定的廣告商、事務(wù)所及費(fèi)用水平等是否合理,經(jīng)總裁批準(zhǔn)后,才能對(duì)這些特殊服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行采購(gòu)。
第8條 資本支出和租賃合同
1. 資本支出和租賃合同應(yīng)由經(jīng)辦部門提出請(qǐng)購(gòu), 由總裁、董事會(huì)或股東大會(huì)進(jìn)行決策。
2. 對(duì)于重要的、技術(shù)性較強(qiáng)的資本支出和租賃合同,應(yīng)組織專家進(jìn)行論證,實(shí)行集體決策和審批,防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。
第3章 請(qǐng)購(gòu)單規(guī)定
第9條 請(qǐng)購(gòu)單的開列和遞送
1. 請(qǐng)購(gòu)單的開列要求有以下四點(diǎn),具體如下表所示。
請(qǐng)購(gòu)單開列要求一覽表
序號(hào)
內(nèi)容
①
◆ 請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依庫(kù)存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參照庫(kù)存情況開立請(qǐng)購(gòu)單
②
◆ 請(qǐng)購(gòu)單分為“計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單”和“計(jì)劃外采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單”
③
◆ 各部門在生產(chǎn)、基建、維護(hù)中需采購(gòu)的各類物資、工具、儀器儀表、房屋裝修、維修等各項(xiàng)開支，都必須按“計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單”和“計(jì)劃外采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單”所列內(nèi)容填報(bào)
④
◆ 請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，依請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號(hào)，送采購(gòu)部門
2．需用日期相同且屬同一供應(yīng)商的統(tǒng)購(gòu)材料，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依請(qǐng)購(gòu)單附表，以一單多品方式提出請(qǐng)購(gòu)。
3．緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門于“請(qǐng)購(gòu)單”上注明原因，并加蓋“緊急采購(gòu)”章。
4．材料檢驗(yàn)必須通過特定方式進(jìn)行的，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”上注明要求。
5．物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫(kù)存情況填制“請(qǐng)購(gòu)單”提出請(qǐng)購(gòu)。
第10條 免開請(qǐng)購(gòu)單部分
1．總務(wù)性用品免開請(qǐng)購(gòu)單，并可以“總務(wù)用品申請(qǐng)單”委托總務(wù)部門辦理采購(gòu)?？倓?wù)用品分類如下。
（1）禮儀用品，如花籃和禮物等。
（2）招待用品，如飲料和香煙等。
（3）書報(bào)、名片、文具等。
（4）打字、刻印、賬票等。
2．零星采購(gòu)及小額零星采購(gòu)材料項(xiàng)目。
第11條 請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)的撤銷
1. 請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)撤銷時(shí),原請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)立即通知采購(gòu)部門停止采購(gòu),同時(shí)在請(qǐng)購(gòu)單第1、2聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標(biāo)記并注明撤銷原因。
2. 采購(gòu)部門辦妥“撤銷”后,依下列規(guī)定辦理。
(1)采購(gòu)部門在原請(qǐng)購(gòu)單上加蓋“撤銷”章后,送回原請(qǐng)購(gòu)部門。
(2)原“請(qǐng)購(gòu)單”已送物料管理部門待辦收料時(shí),采購(gòu)部門通知撤銷,物料管理部門據(jù)以將原請(qǐng)購(gòu)單退回原請(qǐng)購(gòu)部門。
(3)原請(qǐng)購(gòu)單未能撤銷時(shí),采購(gòu)部門應(yīng)通知原請(qǐng)購(gòu)部門。
第4章 附則
第12條 本制度經(jīng)總裁審批后自頒布之日起開始執(zhí)行。
第13條 本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋。
．3．4 采購(gòu)預(yù)算管理制度
采購(gòu)預(yù)算管理制度
第1條 目的
為了以下目的,特制定本制度。
1.避免盲目采購(gòu)。
2.從總體上統(tǒng)籌使用資金,提高資金的使用效率。
3.確保采購(gòu)合理的需要。
第2條 相關(guān)定義
1.采購(gòu)預(yù)算
采購(gòu)預(yù)算是采購(gòu)部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測(cè)或生產(chǎn)數(shù)量,對(duì)所需原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃,利于企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及資源的合理配置。
2.預(yù)算管理
預(yù)算管理指的是企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),反映企業(yè)管理的成績(jī),保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),促使企業(yè)不斷提高效率和效益。
3.采購(gòu)預(yù)算管理
采購(gòu)預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個(gè)分支,應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。
第3條 編制采購(gòu)預(yù)算
1.根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)確定采購(gòu)預(yù)算項(xiàng)目、建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn),采用一定的編制方法和程序,將企業(yè)在未來一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購(gòu)目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。
2.根據(jù)企業(yè)的年度銷售計(jì)劃, 相關(guān)使用部門(生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等)填寫本部門的“采購(gòu)預(yù)算申請(qǐng)單”,上交采購(gòu)部。
3.采購(gòu)員匯總、整理各部門采購(gòu)預(yù)算后,編制采購(gòu)總預(yù)算,經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理補(bǔ)充完善后,交財(cái)務(wù)部和預(yù)算管理委員會(huì)逐一核準(zhǔn),采購(gòu)員在此基礎(chǔ)上調(diào)整、完善采購(gòu)預(yù)算,上交總裁審批。
第4條 執(zhí)行采購(gòu)預(yù)算
1.將審批的各項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算指標(biāo)及時(shí)下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員,并實(shí)行預(yù)算執(zhí)行的授權(quán)。
2.在預(yù)算執(zhí)行過程中應(yīng)實(shí)行責(zé)權(quán)利相結(jié)合,并監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行過程。
第5條 分析和調(diào)整采購(gòu)預(yù)算差異
1.在預(yù)算執(zhí)行過程中,采購(gòu)部要根據(jù)業(yè)務(wù)、統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門核算的實(shí)際數(shù)據(jù),即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較,編制預(yù)決算分析報(bào)告。
2.如果有差異,要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬,制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。
第6條 采購(gòu)預(yù)算資金控制
采購(gòu)預(yù)算資金控制主要有以下四點(diǎn)要求。
1.在采購(gòu)預(yù)算資金控制中,必須對(duì)采購(gòu)預(yù)算資金實(shí)行責(zé)任人限額審批制度。
2.部門負(fù)責(zé)人只能在自己的限額內(nèi)進(jìn)行審批,限額以上的應(yīng)按企業(yè)請(qǐng)購(gòu)審批制度進(jìn)行辦理,嚴(yán)格控制預(yù)算外的資金支出。
3.對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目,請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。
4.對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外的采購(gòu)項(xiàng)目,采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后,交總裁審批,之后再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。
第7條 本制度由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部聯(lián)合制定,其修訂、解釋工作歸總經(jīng)辦所有。
．4 購(gòu)買與驗(yàn)收控制
．4．8 采購(gòu)作業(yè)控制制度
為了控制采購(gòu)過程，保證企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)制定規(guī)范的采購(gòu)作業(yè)控制制度，具體示范如下。
采購(gòu)作業(yè)控制制度
第1章 總則
第1條 目的
明確采購(gòu)方式、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定, 確保采購(gòu)過程透明化。
第2條 責(zé)權(quán)單位
1. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除等工作。
2. 總裁負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。
第2章 采購(gòu)方式控制
第3條 采購(gòu)方式分類
采購(gòu)方式有訂單采購(gòu)、合同訂貨、直接采購(gòu)、比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)和緊急采購(gòu)五種方式。
1. 訂單采購(gòu)
(1)采購(gòu)部根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單簽發(fā)訂購(gòu)單,訂購(gòu)單上注明求購(gòu)商品或勞務(wù)的具體項(xiàng)目、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等,送交供應(yīng)商并表明購(gòu)買意愿。
(2)供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)、供應(yīng)商品或勞務(wù)。
(3)在將訂單提交給供應(yīng)商之前還應(yīng)由財(cái)務(wù)部門檢查訂單的合理性。
2. 合同訂貨
(1)采購(gòu)部與供應(yīng)商通過談判就采購(gòu)貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等各項(xiàng)內(nèi)容達(dá)成一致,并且以購(gòu)銷合同的形式確定下來,購(gòu)銷雙方共同遵守。
(2)供應(yīng)商按合同提供貨物并取得貨款,企業(yè)按合同驗(yàn)收貨物并支付款項(xiàng)。
3. 直接采購(gòu)
采購(gòu)人員根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單,就其所列貨物直接向供應(yīng)商購(gòu)買。
4. 比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)
選擇三家以上的供應(yīng)商,就其質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等進(jìn)行對(duì)比分析,在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下,選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商。
5. 緊急采購(gòu)
因緊急情況,需要以最快的速度使采購(gòu)商品或勞務(wù)到位。緊急采購(gòu)方式一般只在臨時(shí)性、突發(fā)性情況下采用。
第4條 采購(gòu)方式選擇
可以根據(jù)以下五種情況選擇合適的采購(gòu)方式。
1. 根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購(gòu)方式。
2. 一般商品或勞務(wù)的采購(gòu)應(yīng)采用采購(gòu)訂單或合同訂貨等方式。
3. 小額零星商品或勞務(wù)的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買等方式。
4. 重要商品或勞務(wù)的采購(gòu)以及政策性采購(gòu)等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后,采用訂單采購(gòu)、合同訂貨或者比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)方式進(jìn)行。
5. 大宗原料、燃料和輔料的采購(gòu)、基建或技改項(xiàng)目主要物資的采購(gòu)以及其他金額較大的大宗物資采購(gòu)采用比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)方式。
第3章 采購(gòu)數(shù)量控制
第5條 確定數(shù)量
采購(gòu)數(shù)量應(yīng)該嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行確定。
第6條 采購(gòu)審查
采購(gòu)員應(yīng)對(duì)每一份請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行審查,審查其請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。
第7條 檢查請(qǐng)購(gòu)單
檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請(qǐng)購(gòu)單上簽字同意。
第8條 成本分析
1. 對(duì)于需大量采購(gòu)的原材料、零配件等,必須針對(duì)各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本的影響作出分析,將各種請(qǐng)購(gòu)進(jìn)行有效的歸類,然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測(cè)算成本。
2. 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)數(shù)量不大,或者零星采購(gòu)的商品,采購(gòu)批量的成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來執(zhí)行。
第4章 采購(gòu)時(shí)間控制
第9條 采購(gòu)時(shí)間包含內(nèi)容
采購(gòu)時(shí)間包括請(qǐng)購(gòu)單的報(bào)送審批時(shí)間、訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、運(yùn)貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間和入庫(kù)時(shí)間等。
第10條 確定具體的采購(gòu)時(shí)間
根據(jù)請(qǐng)購(gòu)性質(zhì)和采購(gòu)方式確定具體的采購(gòu)時(shí)間。
1. 現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)商品或勞務(wù)的采購(gòu)時(shí)間是從實(shí)際使用或需要日期算起,倒算出合理的采購(gòu)時(shí)間。
2. 在以最佳成本為原則確定最佳經(jīng)濟(jì)訂貨批量的方式下,采購(gòu)時(shí)間通常是按照庫(kù)存量控制的方法來確定的。
3. 以保險(xiǎn)儲(chǔ)備量和定量確定采購(gòu)時(shí)間,即當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點(diǎn)時(shí)就是采購(gòu)時(shí)間。
第11條 采購(gòu)時(shí)間控制目的
1. 對(duì)采購(gòu)時(shí)間進(jìn)行控制的目的之一是防止正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)被推遲。
2. 對(duì)采購(gòu)時(shí)間進(jìn)行控制的目的之二是防止過早地使用現(xiàn)金而形成過大的存量資產(chǎn)。
第12條 采購(gòu)時(shí)間控制要求
1. 采購(gòu)時(shí)間的控制由倉(cāng)庫(kù)管理部門運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點(diǎn)來進(jìn)行。
2. 當(dāng)請(qǐng)購(gòu)單已經(jīng)提出時(shí),采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)處理請(qǐng)購(gòu)單,并將處理結(jié)果及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門。
第5章 供應(yīng)商選擇
第13條 供應(yīng)商初步評(píng)價(jià)
1. 采購(gòu)部與使用部門根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求尋找適合的供應(yīng)商,同時(shí)收集多方面的資料,如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價(jià)格等作為篩選的依據(jù),并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。
2. 采購(gòu)員對(duì)“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評(píng)價(jià),挑選出值得進(jìn)一步評(píng)審的供應(yīng)商,填寫供應(yīng)商候選名單,交采購(gòu)部經(jīng)理審核。
3. 選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)主要有以下五點(diǎn)。
(1)供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營(yíng)許可證,應(yīng)有必要的資金能力。
(2)按國(guó)家(國(guó)際)標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。
(3)有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識(shí)。
(4)具有足夠的生產(chǎn)能力,能滿足本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)需要。
(5)同等價(jià)格擇其優(yōu),同等質(zhì)量擇其廉,同價(jià)同質(zhì)擇其近。
4. 采購(gòu)員在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)審時(shí),需確定采購(gòu)的物資是否符合政府法律法規(guī)的要求和安全要求,對(duì)于有毒物品、危險(xiǎn)品,需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。
第14條 供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審
1. 采購(gòu)部會(huì)同使用部門、請(qǐng)購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審,并提出相應(yīng)的意見和建議。
2. 供應(yīng)商評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括以下四點(diǎn)。
(1)采購(gòu)部主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況、信用等級(jí)及服務(wù)等方面。
(2)財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商要求的付款條件等。
(3)使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。
(4)上述所有部門共同對(duì)采購(gòu)的價(jià)格、交貨時(shí)間進(jìn)行評(píng)價(jià)。
3. 供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)的適用范圍。
(1)根據(jù)所采購(gòu)物資對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要程度,將采購(gòu)的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個(gè)級(jí)別,對(duì)不同級(jí)別實(shí)行不同的控制等級(jí)。
(2)對(duì)于提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商,必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。
(3)對(duì)于提供普通物資的供應(yīng)商,無需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。
(4)對(duì)于緊急、小額零星物質(zhì)的采購(gòu),由使用部門直接提出申請(qǐng),采購(gòu)員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查后,直接選擇供應(yīng)商,經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審批后,進(jìn)行采購(gòu)。
第15條 《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》的簽訂
1. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》。
2. 《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》一式兩份,雙方各執(zhí)一份,作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。
第16條 樣件需求與供應(yīng)商送樣
1. 如有樣品需求,由采購(gòu)員通知供應(yīng)商送交樣品,使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對(duì)樣品提出詳細(xì)的質(zhì)量要求,如品名、規(guī)格、包裝方式等。
2. 樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營(yíng)情況下的具有代表性的商品,數(shù)量應(yīng)多于兩件。
第17條 樣品確認(rèn)
1. 樣品在送達(dá)企業(yè)后,由驗(yàn)收人員及使用部門完成對(duì)樣品質(zhì)量、性能、尺寸、外觀質(zhì)量等方面的檢驗(yàn),并填寫“樣品簽樣試用回單”。
2. 對(duì)于經(jīng)確認(rèn)合格的樣品, 需貼上“樣品標(biāo)簽”, 并注明合格或不合格, 標(biāo)識(shí)檢驗(yàn)狀態(tài)。
3. 合格的樣件至少為兩件,一件返還供應(yīng)商,一件留在采購(gòu)部作為今后檢驗(yàn)的依據(jù)。
第18條 確定合格供應(yīng)商的名單
1. 采購(gòu)員根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果確定“合格供應(yīng)商名單”,對(duì)于無需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的可直接填寫“合格供應(yīng)商名單”,之后交采購(gòu)經(jīng)理審核。
2. 采購(gòu)經(jīng)理審核無誤后,交總裁審核。
3. 原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商,以供采購(gòu)時(shí)選擇。
4. 對(duì)于唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場(chǎng)的供應(yīng)商,可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。
第6章 訂單的控制
第19條 找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)
選定合適的供應(yīng)商后,采購(gòu)員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。
第20條 采購(gòu)價(jià)格審核
1. 采購(gòu)價(jià)格由財(cái)務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核,經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁審批。
2. 所有超過規(guī)定價(jià)格的訂購(gòu)價(jià)格必須經(jīng)過總裁的特殊審批。
第21條 條款審核
財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審核,特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。
第22條 合同審批
根據(jù)《采購(gòu)授權(quán)審批制度》的相關(guān)規(guī)定,報(bào)相關(guān)人員按權(quán)限進(jìn)行審批。
第23條 登記采購(gòu)訂單
1. 采購(gòu)員應(yīng)該按編號(hào)編制采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單一式四聯(lián),其主要作用如下。
(1)一聯(lián)提交請(qǐng)購(gòu)部門,以便讓請(qǐng)購(gòu)部門驗(yàn)證購(gòu)貨訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。
(2)一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門,一聯(lián)提交倉(cāng)庫(kù)保管部門,作為他們?cè)谑盏截浳飼r(shí)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
(3)一聯(lián)提交財(cái)務(wù)部,作為入賬憑證。
2. 采購(gòu)員要及時(shí)對(duì)采購(gòu)訂單歸檔,在每月存檔時(shí)應(yīng)檢查已處理的采購(gòu)訂單是否連續(xù)編號(hào)。
3. 定期匯總所有被取消和修改過的訂單,并編制報(bào)表。
4. 定期匯總所有未完成的采購(gòu)申請(qǐng),并編制報(bào)表。
第7章 附則
第24條 本制度經(jīng)總裁審批后自頒布之日起開始執(zhí)行。
第25條 本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋。
．4．9 采購(gòu)驗(yàn)收管理制度
采購(gòu)驗(yàn)收管理制度
第1章 總則
第1條 目的
為了規(guī)范企業(yè)采購(gòu)物資的驗(yàn)收作業(yè),確保貨物質(zhì)量,特制定本制度。
第2條 適用范圍
凡是采購(gòu)進(jìn)入企業(yè)的物資均適用本制度。
第3條 主管部門
貨物的驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo),會(huì)同倉(cāng)儲(chǔ)部門、使用部門和采購(gòu)部共同驗(yàn)收,對(duì)收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。
第4條 基本要求
1. 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對(duì)所購(gòu)貨物或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收,出具驗(yàn)收證明。
2. 對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況,驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)立即向采購(gòu)部或有關(guān)部門報(bào)告,采購(gòu)部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因,及時(shí)處理。
第2章 實(shí)施檢驗(yàn)
第5條 收貨準(zhǔn)備
1. 貨物驗(yàn)收人員在采購(gòu)部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“訂購(gòu)單” 時(shí),按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列,并于交貨前安排存放的庫(kù)位以方便收貨作業(yè)。
2. 對(duì)于需要按重量、長(zhǎng)度、體積等計(jì)量的物資,應(yīng)借助稱重儀器、檢測(cè)工具、容器等進(jìn)行試測(cè)驗(yàn)收,不得虛估。
第6條 貨物驗(yàn)收規(guī)范
質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)就貨物的重要性及特性等,適時(shí)召集使用部門及其他有關(guān)部門,按照所需貨物制定《貨物驗(yàn)收規(guī)范》，作為采購(gòu)及驗(yàn)收的依據(jù)。
第7條 待驗(yàn)貨物處理
對(duì)于已經(jīng)到貨等待驗(yàn)收的貨物,必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期,并且應(yīng)與已驗(yàn)收貨物的分開儲(chǔ)存,并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”以示區(qū)分。
第8條 審核單據(jù)
1. 貨物到貨后,貨物驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門依“裝箱單”、“訂購(gòu)單”、“合同” 等采購(gòu)文件核對(duì)貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測(cè)量重量,并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購(gòu)單”。
2. 驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單并在上面簽字。
第9條 急用品驗(yàn)收
緊急貨物到貨后,若尚未收到“請(qǐng)購(gòu)單”。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購(gòu)部核對(duì),確認(rèn)無誤后,按收貨作業(yè)辦理。
第10條 出具合格驗(yàn)收?qǐng)?bào)告
1. 對(duì)于經(jīng)檢驗(yàn)合格的貨物,檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉(cāng)庫(kù)人員再將合格品入庫(kù)定位。
2. 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號(hào)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,對(duì)那些沒有對(duì)應(yīng)采購(gòu)申請(qǐng)的商品或勞務(wù),一律不得簽收。
3. 質(zhì)量管理部門驗(yàn)收完畢后, 應(yīng)當(dāng)對(duì)驗(yàn)收合格的商品或勞務(wù)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收證明,內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購(gòu)貨訂單編號(hào)等,作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù), 并及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。
第3章 檢驗(yàn)異常處理
第11條 驗(yàn)收異常
1. 驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購(gòu)單”或合同所載內(nèi)容不符,應(yīng)通知辦理采購(gòu)的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。
2. 驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時(shí),驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理,并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。
3. 公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后, 驗(yàn)收人員開立“索賠處理單” 呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后,送財(cái)務(wù)部門及采購(gòu)部門督促辦理。
4. 對(duì)于驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物,檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽,并于“材料檢驗(yàn)報(bào)告單”上注明不良原因,經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購(gòu)部門送回貨物辦理退貨。
第12條 超交處理
1. 貨物交貨數(shù)量超過訂購(gòu)量的部分應(yīng)退回供貨商。
2. 屬于自然溢余的,由物料管理部門在收貨時(shí)于備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量,經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門主管同意后進(jìn)行收貨,并通知采購(gòu)人員。
第13條 短交處理
交貨數(shù)量未達(dá)到訂購(gòu)數(shù)量時(shí),以要求補(bǔ)足為原則,由驗(yàn)收人員通知采購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。
第14條 退換貨作業(yè)
1. 對(duì)于檢驗(yàn)不合格的貨物辦理退貨時(shí),采購(gòu)員應(yīng)開立“貨物交運(yùn)單”并附有關(guān)“貨物檢驗(yàn)報(bào)告單”，呈采購(gòu)經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。
2. 需更換貨物時(shí)要與供方協(xié)商解決;需要增減貨款時(shí)要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。
3. 對(duì)于已付款但在保修期或保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題的貨物,要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠,索賠收入全部上繳財(cái)務(wù)部門,連同賠償物品清單及賠償原因說明等一起上繳。
第4章 附則
第15條 本制度由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)解釋和修改。
第16條 本制度自頒布之日起實(shí)施執(zhí)行。
．5 采購(gòu)付款控制
．5．3 付款控制制度
下面是某企業(yè)制定的采購(gòu)付款控制制度，供讀者參考。
付款控制制度
第1章 總則
第1條 為規(guī)范企業(yè)商品采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理,特制定本制度。
第2條 本制度由采購(gòu)部制定、修改,報(bào)總裁審批后執(zhí)行。
第3條 付款控制應(yīng)遵循的法規(guī)。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和內(nèi)部控制規(guī)范等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。
第2章 付款控制中的單據(jù)審核
第4條 財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。
第5條 真實(shí)性審核
1. 應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)應(yīng)審核原始憑證是否真實(shí),是否存在偽造或者涂改等情況。
2. 核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過,是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。
第6條 合法性審核
審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定等。
第7條 合規(guī)性審核
審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定,如是否符合預(yù)算、是否符合有關(guān)合同、是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù), 以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度, 有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。
第8條 完整性審核
根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求,審核原始憑證的內(nèi)容是否完整,手續(xù)是否齊備,應(yīng)填寫的項(xiàng)目是否齊全,填寫方式、填寫形式是否正確,有關(guān)簽章是否具備等。
第9條 除上述第5、6、7、8條審核外,還應(yīng)對(duì)原始憑證的正確性進(jìn)行審核,即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確,數(shù)量、單價(jià)、金額的計(jì)算有無錯(cuò)誤,大小寫金額是否相符等。
第3章 付款控制中的現(xiàn)金使用
第10條 現(xiàn)金使用范圍
1. 向個(gè)人收購(gòu)農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款。
2. 結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購(gòu)支出價(jià)款。
第11條 現(xiàn)金使用方法
1. 采購(gòu)付款中零星采購(gòu)需要支付現(xiàn)金的,采購(gòu)員向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)。
2. 財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫(kù)存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。
3. 財(cái)務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付(即坐支),需要坐支現(xiàn)金的需報(bào)經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。
4. 因采購(gòu)地點(diǎn)不確定、交通不便等特殊情況,辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便,必須使用現(xiàn)金開戶時(shí),應(yīng)向開戶銀行提出書面申請(qǐng),由企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章,開戶銀行審批后,予以支付現(xiàn)金。
第4章 付賬控制
第12條 采購(gòu)員在付款時(shí),應(yīng)經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理、驗(yàn)收儲(chǔ)存、財(cái)務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。
第13條 對(duì)于一切購(gòu)貨業(yè)務(wù),都應(yīng)編制購(gòu)貨訂單,購(gòu)貨訂單需經(jīng)過有關(guān)部門(如采購(gòu)部、生產(chǎn)部、銷售部、總裁等)簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門。
第14條 收到貨物并驗(yàn)收后,驗(yàn)收員應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,驗(yàn)收?qǐng)?bào)告必須按順序編號(hào),驗(yàn)收?qǐng)?bào)告副本應(yīng)及時(shí)送交采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部。
第15條 收到供應(yīng)商發(fā)票后,采購(gòu)員將供應(yīng)商發(fā)票與購(gòu)貨訂單及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行比較,確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價(jià)格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符,核對(duì)無誤后交財(cái)務(wù)部。
第16條 財(cái)務(wù)部將收到的購(gòu)貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購(gòu)貨訂單、購(gòu)貨合同等進(jìn)行復(fù)核,檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性和正確性。
第17條 采購(gòu)付款實(shí)行付款憑單制。相關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購(gòu)部門填制應(yīng)付憑單,并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁按權(quán)限審批后方可支付貨款。
第18條 已確認(rèn)的負(fù)債都應(yīng)及時(shí)支付,以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣,加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系,并維持企業(yè)信用。
第19條 財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬,并且互相核對(duì),出現(xiàn)差異時(shí)應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。
第20條 財(cái)務(wù)部按月向供應(yīng)商取得對(duì)賬單,將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相調(diào)節(jié),并查明發(fā)生差異的原因。
第5章 附則
第21條 本制度由財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部聯(lián)合制定,其解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)部所有。
第22條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后,自頒發(fā)之日起生效實(shí)施。
．5．4 退貨管理制度
采購(gòu)物資出現(xiàn)質(zhì)量問題后，企業(yè)應(yīng)按退貨管理制度的相關(guān)規(guī)定辦理退貨。以下是某企業(yè)退貨管理制度，供讀者參考。
退貨管理制度
第1條 為了明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨回收等規(guī)定,及時(shí)收回退貨款項(xiàng),特制定本制度。
第2條 退貨條件
驗(yàn)收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收,不符合企業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的貨物為不合格貨物。對(duì)于不合格貨物應(yīng)辦理退貨,涉及事項(xiàng)主要包括數(shù)量與質(zhì)量?jī)蓚€(gè)方面。
1. 對(duì)于數(shù)量上的短缺,采購(gòu)員應(yīng)該與供應(yīng)商聯(lián)系,要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足,或在價(jià)款上予以扣減。
2. 對(duì)于質(zhì)量上的問題,采購(gòu)員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批貨物,然后與使用部門、質(zhì)量管理部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系, 決定是退貨還是要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭邸?div style="height:15px;">
3. 經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審閱、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。
檢驗(yàn)人員對(duì)于檢驗(yàn)不合格的貨物,應(yīng)貼上“不合格”標(biāo)簽,并在“貨物檢收?qǐng)?bào)告”上注明不合格的原因,經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購(gòu)部門處理并通知請(qǐng)購(gòu)單位。
當(dāng)決定退貨時(shí),采購(gòu)員編制退貨通知單,并授權(quán)運(yùn)輸部門將貨物退回,同時(shí),將退貨通知單副本寄給供應(yīng)商。運(yùn)輸部門應(yīng)于貨物退回后通知采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部。
1. 采購(gòu)員在貨物退回后編制借項(xiàng)憑單,其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價(jià)格、日期、供應(yīng)商名稱以及金額等。
2. 采購(gòu)部經(jīng)理審批借項(xiàng)憑單后,交財(cái)務(wù)部相關(guān)人員審核,再交財(cái)務(wù)總監(jiān)或總裁按權(quán)限審批。
3. 財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項(xiàng)憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。
1. 采購(gòu)員因?qū)?gòu)貨質(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出折扣時(shí), 需要同供應(yīng)商談判來最終確定。
2. 折扣金額必須由財(cái)務(wù)部審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總裁批準(zhǔn)許可。
3. 折扣金額得以審批通過后,采購(gòu)部應(yīng)編制借項(xiàng)憑單。
4. 財(cái)務(wù)部門根據(jù)借項(xiàng)憑證來調(diào)整應(yīng)付賬款。
