對于保險公司來說，有兩項(xiàng)工作非常重要。一個是保險業(yè)務(wù)開發(fā)和拓展，另一個是保險理賠和管理。如何做好這兩項(xiàng)工作？從底層的發(fā)展邏輯上來講，答案無疑是做好保險檔案管理。
因?yàn)闄n案資料是業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)，只有擁有規(guī)范、統(tǒng)一的資料基礎(chǔ)，才能讓業(yè)務(wù)開展得有條不紊、有據(jù)可循。
如何做好保險業(yè)務(wù)檔案管理？紹林科技結(jié)合保險行業(yè)特點(diǎn)，以及自身在檔案管理行業(yè)三十多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為您提供我們在檔案分類、利用，業(yè)務(wù)協(xié)同三個方面的解讀視角。
1、近百類保險檔案，怎樣分類最合理？
所謂保險檔案，指的是保險公司在保險業(yè)務(wù)活動中和管理工作中形成的具有保存價值的各種文件、電報、單證、報表、賬冊、照片、錄音、錄像、軟盤等不同形式或載體的文件材料。
粗分類看起來很簡單，但是往下細(xì)分涉及很多內(nèi)容，展開來有近百項(xiàng)。舉個例子光是承保單證就有保單副本及附表、批單副本、附表及批改申請書、投保單及附表、保險費(fèi)收據(jù)（存根聯(lián)）、退費(fèi)收據(jù)（存根聯(lián)）、保險合同或協(xié)議、保費(fèi)結(jié)算通知書、中途退保的有關(guān)單證、附表、合同、協(xié)議等，由此推及不同險種賠案，數(shù)量之大那就可想而知了。
如何有條不紊地管理如此龐大的保險檔案？四字心法給到您——不重不漏。不重即不重復(fù)，不漏即不遺漏，做到這兩個方面，才能保證您的檔案資料是全面而完整的。
比如您可以參考2007年中國保險監(jiān)督管理委員會出臺的《人身保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》的分類模式，將業(yè)務(wù)檔案分為承保檔案、保全檔案、理賠檔案、回執(zhí)檔案、柜面作業(yè)檔案五大類。
此外，也有采用年度-機(jī)構(gòu)法、年度-業(yè)務(wù)種類等不同的劃分方式，您可以根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行靈活調(diào)整。
在紹林科技檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，我們提供了不限層級的分類機(jī)制，可以很好地滿足保險業(yè)務(wù)當(dāng)下，乃至未來無限拓展的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。
2、如何盤活檔案，賦能保險業(yè)務(wù)開展？
保險業(yè)務(wù)檔案涉及很多方面，利用好了，對于業(yè)務(wù)的開展有很大的助益。比如，保險銷售人員，可以依據(jù)客戶的家庭情況、經(jīng)濟(jì)情況、保障意愿等信息資料，為客戶分析、推薦適合的產(chǎn)品；公司管理者，可以根據(jù)檔案業(yè)務(wù)分布情況，分析客戶群的分布情況，從而調(diào)整企業(yè)的業(yè)務(wù)方向；在辦理理賠的時候，相關(guān)業(yè)務(wù)員可隨時調(diào)取被保人的保單資料，進(jìn)行快速核實(shí)等。
為了充分盤活檔案資料，紹林科技為保險業(yè)務(wù)創(chuàng)建了便利的檔案搜索平臺、借還體系，以及檔案的智能統(tǒng)計分析功能。在系統(tǒng)當(dāng)中，用戶可以方便地通過搜索引擎搜索所需的檔案文件，若擁有相關(guān)的檔案操作權(quán)限，檔案資料會立即依權(quán)限反饋給用戶，若用戶沒有權(quán)限，則可通過流程化的功能進(jìn)行借閱申請。
在檔案統(tǒng)計分析界面，檔案管理系統(tǒng)管理者，還可以方便地查看檔案的利用登記、利用情況、利用排名等豐富的圖表數(shù)據(jù)，全面把控檔案的使用情況。
3、保險業(yè)務(wù)分散，如何協(xié)同合作？
保險實(shí)際上是一個很龐大的體系，業(yè)務(wù)遍及全國乃至海外，這其中涉及到很多的業(yè)務(wù)協(xié)同問題。比如，在檔案管理方面，部分保險企業(yè)就有縣級保險機(jī)構(gòu)每月月初向地市級保險機(jī)構(gòu)整理上交業(yè)務(wù)檔案的規(guī)定。
針對這一問題，紹林科技管理對于保險行業(yè)可提供不限用戶版本的檔案管理軟件，大量省、市級保險業(yè)務(wù)員均可共享同一個檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)授權(quán)將檔案上傳，并通過流程化的線上審批功能進(jìn)行歸檔，大大地減少了在協(xié)調(diào)配合過程當(dāng)中所花費(fèi)的時間。
雖然不限用戶版增加了檔案的可操控人員，但對于檔案安全問題也完全不用擔(dān)心，紹林科技檔案管理系統(tǒng)采用了稀里嘩啦的權(quán)限管理，保障檔案安全每一個分類都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，授權(quán)對象是組織架構(gòu)中的組織或具體的用戶，首先是定義授權(quán)對象可訪問內(nèi)容的密級，以及可以進(jìn)行的操作行為。
以檔案為基石，賦能業(yè)務(wù)發(fā)展，紹林科技深知保險業(yè)務(wù)檔案管理對于保險業(yè)務(wù)的重要性。
未來，紹林科技將持續(xù)投入對保險檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)創(chuàng)新，為保險業(yè)務(wù)的檔案管理提供越來越優(yōu)質(zhì)的技術(shù)支持和服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的信息咨詢作用，不斷提高的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之更好地為保險事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
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