本章內(nèi)容包括對Office 2000辦公自動化套裝軟件的總體介紹，以及Office 2000成員組件中最常用的字處理軟件Word 2000操作方法。
辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）作為一門迅速發(fā)展的新興綜合性技術(shù)，是信息化社會的重要標(biāo)志之一。辦公自動化指基于計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)，把各種先進(jìn)辦公設(shè)備有機(jī)地組合成為一個辦公系統(tǒng)，從而提高辦公效率、辦公質(zhì)量及決策科學(xué)水平的綜合性技術(shù)。它包括數(shù)據(jù)處理、管理信息系統(tǒng)（MIS）和決策支持系統(tǒng)（DSS）三方面的內(nèi)容。
辦公自動化是一種以人為主體的人機(jī)信息系統(tǒng)，一個完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)包括信息的采集、加工、處理、傳送和存儲等環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是向各級辦公人員提供各種所需要的信息。因此，人、信息和機(jī)器設(shè)備是辦公自動化系統(tǒng)的三個互相聯(lián)系的基本組成部分。信息是加工的對象，機(jī)器是加工的工具，人是加工過程的設(shè)計者和加工結(jié)果的享用者。
計算機(jī)技術(shù)是辦公自動化的基礎(chǔ)和主要支柱，信息的采集、輸入、存儲、處理和輸出都要依賴計算機(jī)技術(shù)。而這些信息包括了文字、數(shù)據(jù)、語音、圖形圖像和視頻等各種各樣的形式，因此，辦公自動化應(yīng)具有完善的文字、數(shù)據(jù)、多媒體信息的處理及網(wǎng)絡(luò)、通信功能。為了實現(xiàn)各種各樣的功能、滿足現(xiàn)代辦公活動的需要，人們開發(fā)了許多辦公自動化軟件。辦公自動化軟件通常是由幾種成員軟件組成的套裝軟件，不同的組件分別用于字處理、數(shù)據(jù)分析、多媒體信息展示等等。套裝軟件具有協(xié)調(diào)性好、操作連貫性強(qiáng)、使用方便的特點(diǎn)，如Lotus公司的NotesSuite、Microsoft公司的Office、金山公司的WPS Office等。
Microsoft Office 2000是當(dāng)前使用最廣泛的辦公自動化套裝軟件之一。Office 2000是一系列辦公軟件和工具軟件的集合體，為適應(yīng)全球網(wǎng)絡(luò)化需要，它融合了先進(jìn)的Internet技術(shù)，具備強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)支持；Office 2000中文版針對漢語的特點(diǎn)，增加了許多中文方面的新功能，如中文斷詞、漢語拼音、中文校對、簡繁體轉(zhuǎn)換等。
為了滿足不同用戶的要求，Office 2000中文版有4種不同的版本：標(biāo)準(zhǔn)版、小型商業(yè)版、專業(yè)版、企業(yè)版，最多包含8個組件：Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、FrontPage、Publisher、PhotoDraw。除以上獨(dú)立組件之外，Office 2000還帶有一些輔助程序。如微軟拼音2.0和五筆字型等輸入法；為了設(shè)置Web服務(wù)器和增強(qiáng)文檔的協(xié)作及發(fā)布功能，包含了Office服務(wù)器擴(kuò)展（Office Server Extensions）和FrontPage服務(wù)器擴(kuò)展（FrontPage Server Extensions）；為了處理不同的語種，提供了Office語言設(shè)置工具等等。
盡管Office是一個集成化的軟件，但各個組件之間仍有著比較明確的分工： Word主要用來進(jìn)行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作；Excel主要用來進(jìn)行有大量計算任務(wù)的統(tǒng)計、財務(wù)、預(yù)算等工作；PowerPoint主要用來制作演示文稿及投影片；Access用于小型數(shù)據(jù)庫管理；Outlook用于電子郵件與桌面信息管理；FrontPage用于設(shè)計制作網(wǎng)頁；Publisher用于制作桌面出版物；PhotoDraw用于圖像處理。
Office組件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用，互相鏈接，或利用復(fù)制粘貼功能使所有數(shù)據(jù)資源共享，使字處理、電子數(shù)據(jù)表、演示文稿、數(shù)據(jù)庫、日程安排、出版物，以及 Internet結(jié)合起來，從而創(chuàng)建適用于不同場合的專業(yè)的、生動的、直觀的文檔。
| 圖3- 1 小助手 |
Office助手是很通人性的，表情豐富，活潑可愛(如圖3-1)。它能根據(jù)你當(dāng)前所做的操作，來猜測你下一步想做什么；遇到什么難題了，如果覺得有必要，小助手就會跳出來，給你提供各種幫助信息。小助手有動畫效果，如果它的形象不符合你的口味，你可以去小助手的家里，選擇喜歡的助手來幫助學(xué)習(xí)，使你在充滿趣味的心境中學(xué)習(xí)和掌握Office。
它可以提供建議、向?qū)?、提示、信息四種幫助。在我們沒有要求時，它能提供與正在進(jìn)行的工作相關(guān)的建議；在我們激活向?qū)r，小助手會跳出來做向?qū)?，進(jìn)行解說；平時它可以給我們各種提示，使你更有效地使用各種功能或快捷鍵；當(dāng)助手中出現(xiàn)黃色的燈泡時，就表示它想發(fā)言，單擊燈泡就會看到提示；我們還可以在助手旁邊的框中看到各種程序和系統(tǒng)信息。
通過選擇快捷鍵菜單的“選項”命令，可以顯示“Office 助手”對話框的“選項”選項卡(如圖3-2)。在這里我們可以設(shè)置許多與“助手”能力相關(guān)的選項，也可以設(shè)置控制提示顯示方式的選項。通過這些設(shè)置可以使我們的助手更聰明，更有人情味，更符合我們的習(xí)慣(如圖3-3)。
圖 3-2 圖 3-3
圖 3-4
Office各個成員都有一些相同的操作，比如文件的打開、保存和關(guān)閉；文本的剪切、復(fù)制、刪除、查找替換；圖片的插入和圖形的繪制；改變窗口顯示比例、自定義工具欄和使用幫助等等。如果我們學(xué)會了在一個程序中如何查找文本或插入圖片，那么就會知道在其他程序中如何執(zhí)行這些操作。本小節(jié)將介紹Office 2000的安裝、運(yùn)行、獲取幫助及常用快捷鍵，其他通用操作將結(jié)合Word 2000進(jìn)行講解。
安裝Office 2000之前，最好將其他正在運(yùn)行的應(yīng)用程序關(guān)閉，然后將安裝光盤放入光驅(qū)中，安裝程序?qū)⒆詣舆\(yùn)行。如果光盤自動運(yùn)行功能被禁用，可以打開安裝光盤的根目錄，雙擊運(yùn)行其中的Setup.exe文件。
接下來就可以根據(jù)安裝向?qū)У奶崾具M(jìn)行安裝，安裝模式包括典型安裝和自定義安裝。典型安裝將所有組件的常用功能選項安裝到默認(rèn)安裝目錄中；自定義安裝則允許用戶選擇安裝位置、功能組件以及是否保留原有Office版本等。
自定義安裝對于許多非常用的功能提供“首次使用時安裝”選項，把這些功能都加入了菜單，但并沒有將相應(yīng)模塊安裝到計算機(jī)中，如圖3-3所示的電子表格模板、Microsoft地圖、演示文稿轉(zhuǎn)譯器等。當(dāng)首次調(diào)用這些功能時，Office 2000會提醒用戶放入安裝光盤進(jìn)行即時安裝，以后即可直接使用。
Office 2000軟件安裝完成后將在“開始”菜單的“程序”項中加入所有組件程序的快捷方式，例如可在開始菜單中選擇“程序”|“Microsoft Word”來運(yùn)行Word 2000。也可以在桌面、任務(wù)欄等位置創(chuàng)建或復(fù)制各組件程序的快捷方式，使用這些快捷方式運(yùn)行程序。
需要退出Office程序，用戶可單擊程序窗口右上方的關(guān)閉按鈕；或雙擊窗口左上方的控制菜單圖標(biāo)；或選擇“文件”菜單中的“退出”命令；或使用快捷鍵<Alt>+<F4>。如正在編輯的文檔尚未保存到磁盤，系統(tǒng)會提示是否需要保存對文檔的修改。
圖3-5 在Office 2000安裝向?qū)е羞x擇安裝功能模塊
（1）使用Office助手
在使用Office 2000的過程中可以隨時獲取幫助。用戶可以通過窗口中的小卡通形象“Office助手”，以一種非常人性化的方式查找?guī)椭畔?，如果尚未啟?/span>Office助手，選擇菜單欄“幫助”|“顯示Office助手”即可啟用。
在助手提示窗口的文本框中輸入關(guān)鍵詞，然后點(diǎn)擊“搜索”按鈕，將獲得相關(guān)連接的列表，可以從其中選擇一個查看詳細(xì)信息。用戶進(jìn)行操作時，Office助手能提供與正在進(jìn)行的工作相關(guān)的建議；用戶激活向?qū)r，它會對向?qū)У牟襟E進(jìn)行解說；它可以給用戶各種提示，以便更有效地使用各種功能或快捷鍵；當(dāng)助手中出現(xiàn)黃色燈泡圖標(biāo)時，單擊燈泡圖標(biāo)就會看到提示。
（2）查看幫助文件
如果不使用Office助手，可以使用幫助文件，方法為點(diǎn)擊常用工具欄上的“幫助”按鈕或按鍵盤上的<F1>鍵。幫助窗口的左側(cè)為目錄和搜索標(biāo)簽，點(diǎn)擊某一目錄標(biāo)題即可查看其內(nèi)容；也可在搜索標(biāo)簽中查找關(guān)鍵詞獲取相關(guān)信息。
（3）使用“這是什么?”提示
在許多對話框中的右上角有一個問號圖標(biāo)。如果對某一項目的含義不了解，單擊該圖標(biāo)，鼠標(biāo)指針將變成一個帶有問號的箭頭。單擊有疑問的對象即可顯示相關(guān)提示。也可以選擇菜單欄中“幫助”|“這是什么?”調(diào)用該功能。
Office 的各個成員都有一些相同的操作，比如對文本的剪切、復(fù)制、刪除，對象的插入和圖形的給制等。如果我們知道了在一個程序中如何移動、查找、更正文本和為文本添加批注，那么我們就會知道在其他程序中如何執(zhí)行這些操作。例如，如果我們知道在 Word 中如何執(zhí)行插入圖片，就會知道在 Excel、Access、PowerPoint 和 Publisher 中如何執(zhí)行該操作。在Office 2000中有下面一些共用操作：
(1)文件類：
同時打開多個文檔；
文檔的屬性；
文檔存為WEB頁；
頁面設(shè)置和打印
(2)編輯類：
復(fù)制、刪除、剪切和移動；
利用拖動選定文本；
查找和替換；
撤消和恢復(fù)；
格式刷的使用。
3)格式類：
文字的字體、大小、顏色等；
文字或段落的對齊方式。
4)視圖類：
改變顯示比例。
5)對象類：
繪制圖形；
插入藝術(shù)字；
插入剪貼畫；
創(chuàng)建圖表；
創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖。
6)自定義類：
工具欄的顯示和隱藏；
智能菜單的顯示；
工具欄按鈕的添加和刪除；
自定義工具欄和菜單。
7)其它：
批注；拼寫檢查；宏的使用；超級鏈接的方法；自動更正；幫助的使用等。
以上這些公共操作，有的是完全相同的，比如插入藝術(shù)字、剪貼畫等，有些是基本相同，比如字體格式的設(shè)置，還有一些是相通的，比如設(shè)置超級鏈接的方法等。希望您在學(xué)習(xí)了OFFICE的一個組件后，能夠觸類旁通，迅速掌握其它組件的基本使用方法。
使用快捷鍵能大大提高工作的效率，以下列出了Office 2000最常用的部分快捷鍵。
（1）編輯：
| 查找 | <Ctrl>+F | 復(fù)制 | <Ctrl>+C |
（2）定位：
| 上翻頁 | <PageUp> | 到行首 | <Home> |
（3）文檔：
| 保存 | <Ctrl>+S | 新建 | <Ctrl>+N |
圖3-6 Word 2000程序窗口
Word是Office套裝軟件中最為常用的一個組件，使用Word可以編輯和打印公文、報告、協(xié)議、宣傳手冊等各種版式的文檔，滿足不同用戶的辦公需求。
在學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建Word文檔之前，首先來了解并熟悉程序的界面。Word 2000軟件的可執(zhí)行程序文件名為winword.exe，直接在開始菜單的“運(yùn)行”中輸入“winword”或點(diǎn)擊桌面、任務(wù)欄或開始菜單程序項中該可執(zhí)行程序的快捷方式即可啟動Word 2000，程序顯示初始的界面窗口，并自動打開一個新的空白文檔。如圖3-6所示。
Word程序的窗口由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄、工作區(qū)等組成，下面對各部件做一簡單介紹。
標(biāo)題欄位于窗口最上方，顯示正在編輯的文檔名稱及應(yīng)用程序名稱，并帶有窗口控制按鈕。
菜單欄中包括9個下拉菜單選項：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口、幫助?？梢酝ㄟ^菜單欄調(diào)用所有的功能。
工具欄包括某一類常用功能的按鈕。Word帶有多個工具欄，首次啟動Word時默認(rèn)顯示“常用”和“格式”工具欄，位于菜單欄的下方。可以將工具欄用鼠標(biāo)拖動到窗口的任何一側(cè)，或浮動顯示在窗口當(dāng)中。
如果需要使用其他工具欄，可單擊菜單欄“視圖”|“工具欄”，在彈出的級聯(lián)菜單中選擇要顯示的工具欄；或在任何一個工具欄上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇需要的工具欄。在彈出菜單中選擇“自定義”可以打開“自定義”對話框，根據(jù)需要定義自己的工具欄。在自定義對話框中選擇“工具欄”標(biāo)簽，單擊“新建”按鈕可以創(chuàng)建新的工具欄；選擇“命令”標(biāo)簽，在“類別”窗口中選擇命令種類；這時該類命令及其圖標(biāo)會在右邊的“命令”窗口顯示出來。選定想要添加到工具欄的按鈕，可以將其拖動到任何一個顯示在窗口中的工具欄的適當(dāng)位置。
狀態(tài)欄位于程序窗口的最下方，通常提供所編輯文檔的有關(guān)信息，如頁數(shù)、節(jié)數(shù)、當(dāng)前頁碼、光標(biāo)所在的行和列等等。在狀態(tài)欄右側(cè)有“錄制”、“修訂”、“擴(kuò)展”和“改寫”四個標(biāo)記，用于標(biāo)示和開關(guān)四種工作方式，默認(rèn)為關(guān)閉，鼠標(biāo)雙擊這些標(biāo)記可打開或再次關(guān)閉。
工作區(qū)位于窗口中部，用于顯示文檔和對文檔進(jìn)行編輯。通常工作區(qū)包括標(biāo)尺、編輯區(qū)、滾動條、選定欄和視圖按鈕。
（1）標(biāo)尺
標(biāo)尺包括水平標(biāo)尺與垂直標(biāo)尺，用于進(jìn)行精確定位，也可以改變頁面邊界和進(jìn)行段落編排。用戶可選擇菜單欄“視圖”|“標(biāo)尺”來顯示或隱藏標(biāo)尺。垂直標(biāo)尺只在頁面視圖中才會顯示，其他視圖中均不顯示。
標(biāo)尺刻度可以選擇不同的單位，包括英寸、厘米、毫米、磅。另外還有一種特殊單位“字符”，具體長度值隨所用字號而變化，用于設(shè)置段落縮進(jìn)、頁邊距、行距、字符間距等等，這對于中文文字的處理特別有用。要選擇所用單位，可通過菜單欄“工具”|“選項”打開“選項”對話框，在“常規(guī)”選項卡的“度量單位”下拉列表框中進(jìn)行選擇。
（2）編輯區(qū)
編輯區(qū)默認(rèn)顯示一張A4規(guī)格（21×
（3）滾動條
滾動條與其他Windows窗口的滾動條外觀及功能大致相同，包括水平滾動條和垂直滾動條，可以點(diǎn)擊或拖動滾動條瀏覽整個文檔。垂直滾動條下方帶有3個瀏覽按鈕，可點(diǎn)擊中間的按鈕選擇瀏覽對象，如頁面、圖形、表格等；點(diǎn)擊上下瀏覽按鈕快速定位到上一個或下一個瀏覽對象。如果要隱藏滾動條，可選擇菜單欄“工具”|“選項”，打開“選項”對話框，在“視圖”選項卡中取消對“水平滾動條”和“垂直滾動條”復(fù)選框的勾選。
（4）選定欄
選定欄是編輯區(qū)左側(cè)的頁面空白部分，當(dāng)鼠標(biāo)移動到選定欄區(qū)域時，鼠標(biāo)指針將變?yōu)榭招牡南蛴壹^。可以在選定欄使用鼠標(biāo)選定文本，具體操作方法詳見下一節(jié)。
（5）視圖按鈕
視圖按鈕位于水平滾動條左端，用于切換文檔的視圖。視圖指文檔的顯示方式，包括普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖和大綱視圖，有關(guān)內(nèi)容稍后將詳細(xì)介紹。
（1）新建空白文檔
Word所創(chuàng)建的文檔，其擴(kuò)展名為.doc。當(dāng)啟動Word程序時，會自動創(chuàng)建一個空白新文檔，并命名為“文檔
（2）使用模板新建文檔
選擇菜單欄“文件”|“新建”，打開“新建”對話框，如圖3-7所示。在此對話框中，除了可以選擇創(chuàng)建空白新文檔；也可以選擇一種模板或向?qū)?，?chuàng)建一個有預(yù)設(shè)格式及內(nèi)容的新文檔。向?qū)侵竿ㄟ^逐步提示用戶輸入一些信息并自動創(chuàng)建固定格式的文檔；模板是指程序附帶的，定義了各類標(biāo)題格式、背景圖案或通用文字的樣本文檔，模板文件的擴(kuò)展名為.dot?？梢栽谀０寤A(chǔ)上生成外觀統(tǒng)一的文檔，用戶也可根據(jù)需要自己創(chuàng)建模板。
實際上任何Word文檔都是基于某一個模板的，以默認(rèn)方式創(chuàng)建的空白新文檔所使用的是通用模板，其文件名為normal.dot。
圖3-7 “新建”對話框
（3）打開現(xiàn)有文檔
如果要打開一個現(xiàn)有的文檔，可單擊常用工具欄上的“打開”按鈕，或選擇菜單欄“文件”|“打開”，顯示“打開”對話框，如圖3-8所示。在文件夾列表中找到所需文件，雙擊即可在工作區(qū)中打開。最新打開過的4個文檔會在“文件”菜單欄中保存為菜單項，可直接點(diǎn)擊打開。
圖3-8 “打開”對話框
（1）輸入文本
創(chuàng)建文檔后，即可進(jìn)行文字輸入工作。輸入文字時，插入點(diǎn)向右移動，移至行尾時會自動換行，并調(diào)整文字間距以保持文本兩端對齊。輸入文本時先不必考慮格式要求，對于中文文本，段落開始可先空兩個漢字即輸入4個半角空格。當(dāng)輸入完一段內(nèi)容后，按回車鍵可分段即插入一個段落標(biāo)記。如果前一段的開頭輸入了空格，段落首行將自動縮進(jìn)。輸入滿一頁會自動分頁，如果對頁面內(nèi)容進(jìn)行了增刪，這些文本會在頁面間重新調(diào)整；按<Ctrl>+回車鍵可強(qiáng)制分頁，即加入了一個分頁符，確保文檔在此處分頁，例如一個章節(jié)的結(jié)束。
Word 2000還具有“即點(diǎn)即輸”功能，在頁面的空白處雙擊鼠標(biāo)，即可將插入點(diǎn)定位到指定的位置進(jìn)行輸入。
圖3-9 “插入特殊符號”對話框
（2）插入特殊符號
如果需要輸入特殊符號，可以使用Windows系統(tǒng)輸入法的軟鍵盤，也可以使用Office內(nèi)部的插入符號功能。使用“符號欄”工具欄，可輸入特殊標(biāo)點(diǎn)、運(yùn)算符、單位符號等，選擇菜單欄“插入”|“符號”或“特殊符號”，可以輸入更多的特殊符號，如圖3-9所示。
（3）文本的輔助輸入
圖3-10 “自動圖文集”工具欄
Word附帶了大量不同類別的常用詞句，如稱呼用語、問候用語等，稱為“自動圖文集”。選擇菜單欄“插入”|“自動圖文集”，點(diǎn)擊相應(yīng)類別的級聯(lián)菜單項即可插入；也可以輸入詞條的頭一個字或單詞后按<F3>鍵Word會自動完成整個詞條的輸入；用戶還可以打開“自動圖文集”工具欄，快速選擇所需詞條，如圖3-10所示；點(diǎn)擊工具欄上的“自動圖文集”按鈕，可在對話框中添加用戶自己的常用詞條。
除了文本以外，“自動圖文集”還可以保存和快速插入圖形、域、表格等其他內(nèi)容。具體方法為：首先選定對象，然后點(diǎn)擊自動圖文集工具欄上的“新建”按鈕或按快捷鍵<Alt>+F3，在彈出的對話框中命名詞條，以后該詞條就會出現(xiàn)在詞條列表的“正文”類別之中了。
“自動更正”功能可以使用戶在輸入英文時自動將句首字母大寫而不必手工切換大小寫，還可以自動更正一些誤拼的英文單詞，甚至一些中文成語中的別字。例如，若用戶誤把and輸入為adn，一旦接著輸入一個標(biāo)點(diǎn)或空格，Word就會自動將其更正；若用戶輸入帶有別字的成語“再接再勵”，會立即被更正為“再接再厲”。單擊菜單欄“工具”|“自動更正”打開“自動更正”對話框，可以在“自動更正”選項卡中詳細(xì)設(shè)置自動更正選項。還可以自定義自動更正詞條，方法是在“替換”框中輸入要替換的詞條如“jsjjc”，詞條最長可達(dá)32個字符，不包括空格；在“替換為”框中輸入詞條如“計算機(jī)基礎(chǔ)”，然后單擊“添加”按鈕和“確定”按鈕，這樣就建立了一個自動更正詞條。在文檔中輸入“jsjjc”再按空格鍵即自動將其替換為“計算機(jī)基礎(chǔ)”。
“自動圖文集”和“自動更正”插入詞條的方式有所不同。在創(chuàng)建了“自動圖文集”詞條后，要執(zhí)行相應(yīng)操作將詞條插入文檔中（“插入”|“自動圖文集”；或者輸入詞條的頭一個字或單詞后按<F3>鍵）；而如果使用“自動更正”，輸入詞條時將立即自動更正，如果不希望應(yīng)用自動更正，可以立即按<Ctrl>+Z鍵取消。
（4）拼寫和語法檢查
Word會對鍵入的文本自動進(jìn)行拼寫和語法檢查，并提出修改建議。對于英文的拼寫錯誤和中文的別字，將使用紅色波浪線標(biāo)出。在文本上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中可選擇修改為正確的文本，如圖3-11所示。對于英文和中文語法錯誤，將使用綠色波浪線標(biāo)出，也可以通過右鍵菜單選擇修改為正確的文本。由于語法問題的判斷較復(fù)雜，特別是對于中文語法錯誤，Word往往僅在右鍵菜單中顯示簡單說明供用戶參考。作為拼寫和語法提示的波浪線只在屏幕上顯示，不會被打印出來。
圖3-12 “另存為”對話框
文檔內(nèi)容輸入完畢后，應(yīng)當(dāng)及時保存。方法是點(diǎn)擊常用工具欄的“保存”按鈕，或按快捷鍵<Ctrl>+S，即可將正在編輯的內(nèi)容存盤。如果是剛創(chuàng)建的新文檔，將出現(xiàn)“另存為”對話框，并將文檔的第一行內(nèi)容作為默認(rèn)的文件名，用戶可輸入文件名及選擇保存類型，然后點(diǎn)擊“保存”按鈕，如圖3-12所示。
圖3-11 自動語法提示
默認(rèn)情況下Word程序每隔10分鐘會對正在編輯的文檔進(jìn)行自動保存，如果需要修改自動保存的時間間隔，選擇菜單欄“工具”|“選項”，在“保存”選項卡中進(jìn)行設(shè)置即可。
為了提高編輯效率，通常在完成全部文本的輸入后再開始進(jìn)行增刪和修改。需要添加文本可以使用鍵盤的方向鍵、翻頁鍵或用鼠標(biāo)操作改變插入點(diǎn)的位置，鼠標(biāo)單擊可將插入點(diǎn)移動到所需的位置并添加新文本，在添加文本過程中，Word自動調(diào)整段落的其余部分以容納新文本。如果要使新添加的文本覆蓋原有文本，可以將默認(rèn)的“插入”狀態(tài)變?yōu)?#8220;改寫”狀態(tài)，方法是雙擊狀態(tài)欄中的“改寫”標(biāo)記或點(diǎn)擊<Insert>鍵，這時“改寫”標(biāo)記從灰色文本變?yōu)楹谏谋尽Ｔ俅坞p擊“改寫”標(biāo)記可恢復(fù)“插入”狀態(tài)。
要刪除文字，可先將插入點(diǎn)移至指定位置，按退格鍵（BackSpace）可刪除插入點(diǎn)前面的字符，按<Delete>鍵可刪除插入點(diǎn)后面的字符。
對于整塊文本的刪除，可先使用鍵盤或鼠標(biāo)選取文本，再按<Delete>鍵或退格鍵。以下是幾種常用的文本選取方法：
（1）拖動鼠標(biāo)選?。和蟿邮髽?biāo)選取是最常用的方法，將鼠標(biāo)移到起始位置，按下左鍵拖動到結(jié)束位置為止，將選中起始位置到結(jié)束位置之間的所有文本。如果事先按住<Alt>鍵，將只選取起始位置到結(jié)束位置矩形框范圍內(nèi)的文本。
（2）點(diǎn)擊鼠標(biāo)選?。涸谖谋旧想p擊鼠標(biāo)將選定一個詞，三擊則可選定當(dāng)前段落。
（3）利用選定欄：編輯區(qū)左側(cè)的頁面空白部分稱為選定欄，將鼠標(biāo)移動到文檔選定區(qū)，單擊可選取當(dāng)前行，拖動鼠標(biāo)可選取多行，雙擊可選取當(dāng)前段落，三擊則可選取整個文檔。
（4）利用鍵盤選取：熟悉使用鍵盤可以高效率地進(jìn)行選取操作。將插入點(diǎn)移到起始位置，先按住<Shift>鍵再按鍵盤上的方向鍵、翻頁鍵可以向某方向快速選擇文本；或按<Home>選取插入點(diǎn)到行首的文本，按<End>選取插入點(diǎn)到行尾的文本?？旖萱I<Ctrl>+A（或<Ctrl>+小鍵盤的“5”）可選取所有文本；<Ctrl>+<Shift>+<Home>選取插入點(diǎn)到文檔頭的所有文本；<Ctrl>+<Shift>+<End>選取插入點(diǎn)到文檔尾的所有文本；<Ctrl>+<Shift>+<↑>選取插入點(diǎn)到段首的所有文本；<Ctrl>+<Shift>+<↓>選取插入點(diǎn)到段尾的所有文本。
使用鼠標(biāo)或鍵盤進(jìn)行選取的更詳細(xì)說明可參看下表：
| 選取項目 | 鼠標(biāo)操作 | 鍵盤操作 |
| 單詞 | 雙擊該單詞 | ① 光標(biāo)移至詞首按<Ctrl>+<Shift>+→ ② 光標(biāo)移至詞尾按<Ctrl>+<Shift>+← |
| 一行 | 在選定欄上單擊該行對應(yīng)位置 | ① 光標(biāo)移至行首按<Shift>+<End> ② 光標(biāo)移至行尾按<Shift>+<Home> |
| 連續(xù)多行 | 在選定欄上單擊首行并拖動到末行 | ① 光標(biāo)移至首行行首連續(xù)按<Shift>+↓ ② 光標(biāo)移至末行行尾連續(xù)按<Shift>+↑ |
| 一個段落 | ① 雙擊該段選定欄 ② 三擊該段任意位置 | ① 光標(biāo)移至段首按<Ctrl>+<Shift>+↓ ② 光標(biāo)移至段尾按<Ctrl>+<Shift>+↑ |
| 連續(xù)多段 | 在選定欄上雙擊首段并拖動到末段 | ① 光標(biāo)移至首段段首連續(xù)按<Ctrl>+<Shift>+↓ ② 光標(biāo)移至末段段尾連續(xù)按<Ctrl>+<Shift>+↑ |
| 任意兩點(diǎn)間內(nèi)容 | ① 拖動鼠標(biāo)自第一點(diǎn)至第二點(diǎn) ② 單擊第一點(diǎn)后按住<Shift>鍵，再單擊第二點(diǎn) | 光標(biāo)移至第一點(diǎn)，按住<Shift>鍵并使用方向鍵或翻頁鍵移至第二點(diǎn) |
| 整個文件 | ① 在選定欄上三擊 ② 單擊菜單欄“編輯”|“全選” | ① 按<Ctrl>+A ② 按<Ctrl>+5（數(shù)字小鍵盤） |
| 一個圖形 | 單擊該圖形 | |
| 頁眉或頁腳 | 在頁面視圖下雙擊頁眉或頁腳 | |
| 一個矩形文本塊 | 按住<Alt>鍵，然后拖動鼠標(biāo) | |
要移動選定的文本，只需在選定的文本上按住鼠標(biāo)拖動即可將文本移至新的位置，也可以采用先剪切后粘貼的方法移動文本。在Word中復(fù)制與粘貼的方法與Windows中相同。Word 2000帶有一個多重剪貼板，允許用戶同時存放12項剪切或復(fù)制的內(nèi)容?？梢源蜷_“剪貼板”工具欄進(jìn)行操作，工具欄顯示了所存放內(nèi)容的圖標(biāo)，當(dāng)鼠標(biāo)指向其中一個將顯示內(nèi)容提示信息，點(diǎn)擊圖標(biāo)將把相應(yīng)內(nèi)容粘貼到插入點(diǎn)位置?？梢渣c(diǎn)擊“全部粘貼”按鈕粘貼存放在剪粘板中的全部內(nèi)容，或點(diǎn)擊“清空剪貼板”清除全部內(nèi)容。
在Word中還可以使用選擇性粘貼，例如可以從網(wǎng)頁瀏覽器中復(fù)制純文本而不附帶文本的字體、顏色和網(wǎng)頁中的圖片，方法是選擇菜單欄“編輯”|“選擇性粘貼”，在彈出的對話框中選擇一種粘貼方式，如圖3-13所示。
圖3-13 “選擇性粘貼”對話框
Word文檔的默認(rèn)字形、字體和字號是常規(guī)、宋體、5號字，段落文本兩端對齊。可以使用“格式”工具欄對輸入的文本和段落進(jìn)行基本的格式設(shè)置。
要設(shè)置文本格式，首先選取文本，然后點(diǎn)擊“格式”工具欄的相應(yīng)按鈕或下拉列表框進(jìn)行設(shè)置。
使用格式工具欄上的字體和字號下拉列表框，可以改變選定文本的字體和字號；黑體按鈕、斜體按鈕、下劃線按鈕分別用于設(shè)定與取消黑體、斜體、加下劃線等字型；字符邊框按鈕和字符底紋按鈕可以給文本加上邊框或底紋；字符縮放下拉式按鈕可以設(shè)置字符的寬度與高度之比，例如，設(shè)置字符縮放為200%指字符的寬度是正常寬度的兩倍；字體顏色下拉式按鈕則可以設(shè)置文本的顏色。
“格式刷”功能可以將一塊文本所使用的所有格式信息快速應(yīng)用到另一塊文本之上，操作步驟如下：
（1）選擇希望用以復(fù)制格式的文本，即樣板文本。
（2）單擊或雙擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)指針變成涂刷形狀（單擊按鈕可進(jìn)行一次復(fù)制，雙擊則可用于多次復(fù)制）。
（3）選取要進(jìn)行格式編排的文本，樣板文本的格式將立即應(yīng)用于該文本。如果要多處復(fù)制，再選擇其它需要復(fù)制的文本。
（4）格式復(fù)制全部完成后，再次單擊“格式刷”按鈕或按<Esc>鍵，結(jié)束操作。
圖3-14 “項目符號和編號”對話框
（1）對齊方式和行間距
格式工具欄上的“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”和“分散對齊”按鈕用于設(shè)置段落的對齊方式。例如需要將文檔的標(biāo)題居中顯示，只要將插入點(diǎn)移至標(biāo)題位置，點(diǎn)擊“居中”按鈕即可。
在工具欄區(qū)打開“其他格式”工具欄，點(diǎn)擊其中的“單倍行距”、“1.5倍行距”或“2倍行距”按鈕，可以快速改變段落文本的行間距。
（2）段落縮進(jìn)
使用工作區(qū)邊緣的標(biāo)尺可以設(shè)置段落文本與頁邊的距離、以及段落的縮進(jìn)。拖動標(biāo)尺的黑白交界線可以修改頁邊距。拖動水平標(biāo)尺邊緣的三個縮進(jìn)標(biāo)記可修改段落的相對頁邊距的縮進(jìn)：左上方的標(biāo)記控制首行縮進(jìn)的距離；左下方的標(biāo)記控制其他各行的左縮進(jìn)；右下方的標(biāo)記控制右縮進(jìn)。除了上述3種縮進(jìn)方式，還有一種縮進(jìn)方式稱為懸掛縮進(jìn)，指的是首行縮進(jìn)距離小于其他各行左縮進(jìn)距離。
（3）項目符號與編號
可以為多個段落，例如合同或規(guī)章的條目設(shè)置可自動更新的編號或項目符號列表，方法是選定多個段落，然后點(diǎn)擊“格式”工具欄上的“編號”或“項目符號”按鈕，再次點(diǎn)擊將取消項目符號或編號。如果需要修改項目符號或編號的樣式，可以先選取段落，再選擇菜單欄“格式”|“項目符號和編號”，在打開的“項目符號和編號”對話框中選擇具體的樣式，如圖3-14所示。
與文本格式一樣，也可以使用“格式刷”將段落格式復(fù)制到多個段落。
使用查找與替換，可以在選定區(qū)域或整個文檔范圍內(nèi)快速編輯和修改文本，選擇菜單欄“編輯”|“查找”或“替換”，都將出現(xiàn)“查找和替換”對話框，如圖3-15所示。
圖3-15 “查找和替換”對話框
在“查找”選項卡中，可以根據(jù)需要對搜索的范圍、選項及格式等進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，點(diǎn)擊“高級”按鈕將打開更多的選項，可以執(zhí)行更特殊的查找功能。
（1）查找內(nèi)容
在“查找內(nèi)容”下拉列表框中可輸入要查詢的信息，保存在剪貼板上的內(nèi)容也可用快捷鍵<Ctrl>+V直接粘貼進(jìn)來。
（2）搜索范圍
在“搜索范圍”下拉列表框中有“全部”、“向上”、“向下”三個選項。“全部”指在整個文檔范圍內(nèi)查找；如果預(yù)先選定了文本，則先在選定文本范圍內(nèi)查找，再提示是否搜索文檔的其余部分。“向上”和“向下”指從插入點(diǎn)開始查找到文檔的起點(diǎn)或終點(diǎn)。
（3）搜索選項
區(qū)分大小寫：查找時是否區(qū)分英文字母的大小寫。
全字匹配：以空格分隔的西文單詞須完全匹配。如查找ever時，將忽略never、whenever等單詞。
使用通配符：通配符可以實現(xiàn)模糊查找，例如“?”代表任意一個字符。查找“第?章”時“第一章”、“第8章”均符合要求，而“第10章”則不合要求。
同音：發(fā)音相同但拼寫不同的英文單詞均符合要求，如查找“color”時也包括“colour”。
查找單詞的各種形式：忽略英文單詞的單復(fù)數(shù)、時態(tài)變化，如查找“is”時也包括“be”、“am”、“are”、“were”等。
區(qū)分全/半角：查找時是否區(qū)分全角或半角字符。
（４）格式
單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中可以進(jìn)一步限定查找替換文本的格式，例如可使用這一功能只搜索同一單詞中被設(shè)置了粗體的幾個單詞。
（5）特殊字符
單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中可以選擇查找制表符、段落標(biāo)記等非文字字符。
（6）不限定格式
如果設(shè)置了格式，單擊“不限定格式”按鈕可以取消所設(shè)置的格式。
（7）查找下一項
單擊“查找下一項”，系統(tǒng)根據(jù)限定條件找到一個完全符合的內(nèi)容并將其選中，再次單擊可以繼續(xù)查找。
文本的替換是在查找功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，利用替換功能，可對找到的對象進(jìn)行成批的更改。切換到“替換”選項卡中，可以看到在查找選項的基礎(chǔ)上增加了一些替換選項，如圖3-16所示。
圖3-16 “替換”選項卡的高級模式
（1）替換為
在“替換為”下拉列表中，可輸入替換的內(nèi)容。除了普通的替換，還可以進(jìn)行一些特殊的替換，例如將文檔中的某個詞替換為空即刪除，或改為紅色加著重號的格式。
（2）替換
單擊“替換”按鈕，程序?qū)⒄业降谝粋€符合條件的項目并替換其內(nèi)容，然后定位到下一個符合條件的項目。
（3）查找下一處
單擊“查找下一處”按鈕，系統(tǒng)對當(dāng)前查找到的內(nèi)容不作處理，定位到下一個符合條件的項目。
（4）全部替換
單擊“全部替換”按鈕，系統(tǒng)將一次性替換全部符合條件的項目。
查找替換是一項非常有用的功能，用戶可以靈活地進(jìn)行應(yīng)用。例如在文檔錄入時，可以先用簡單的縮寫來代替一些在文檔中多次出現(xiàn)的較長的詞句，然后一次性替換為實際文字。
在文檔處理中經(jīng)常需要使用表格，表格是由粗細(xì)不同的橫線和豎線構(gòu)成的行和列組成的。在Word中，表格中行和列相交構(gòu)成的方格稱為單元格。每一個單元格是一個獨(dú)立的輸入?yún)^(qū)域，可以輸入文本和圖形，并可單獨(dú)進(jìn)行排版和編輯。
要創(chuàng)建一個表格，可以選擇菜單欄“表格”|“插入”|“表格”命令，在打開的“插入表格”對話框中設(shè)置表格的行、列數(shù)，單擊“確定”按鈕即可在插入點(diǎn)位置建立新表格；也可以點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕，在彈出的顯示框中直接指定新表格的行列數(shù)，快速創(chuàng)建一個簡單表格，如圖3-17所示。
創(chuàng)建表格之后，可以將鼠標(biāo)移動到表格線上拖動改變表格的寬度、高度和表格線的位置。當(dāng)插入點(diǎn)位于表格之內(nèi)，水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺上將顯示于表格線對應(yīng)的分隔線和文本縮進(jìn)控制點(diǎn)，可以用鼠標(biāo)拖動以改變表格行高、列寬及表格內(nèi)文本的縮進(jìn)。當(dāng)插入點(diǎn)或鼠標(biāo)位于表格之內(nèi)，表格左上方將出現(xiàn)表格位置控制圖標(biāo)，單擊可以選定整個表格內(nèi)的文本，拖動可以改變表格的位置；表格右下方將出現(xiàn)表格大小控制圖標(biāo)，拖動可以改變表格的大小?？梢允褂门c文本選擇相同的方法選定多個單元格或整行；在表格列上方單擊可選定整列。在選定行列或整個表格的情況下，按<Delete>鍵將清除其中的內(nèi)容，使用“剪切”則可刪除行列或整個表格。當(dāng)插入點(diǎn)位于表格之內(nèi)，按<Tab>鍵插入點(diǎn)將跳到同行的下一個單元格；如果已經(jīng)在一行的最后一個單元格，按<Tab>鍵插入點(diǎn)將跳到下一行的第一個單元格；如果已經(jīng)在整個表格的最后一個單元格，按<Tab>鍵將增加新的一行。
點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，將打開“表格和邊框”工具欄。使用各種工具按鈕對已創(chuàng)建的表格進(jìn)行修改，生成更復(fù)雜的表格樣式。
使用“繪制表格”按鈕，可以在已有表格上加入新的水平或垂直表格線，形成新的行列或?qū)F(xiàn)有單元格一分為二，也可以在單元格上加斜線。使用“擦除”按鈕，可以去掉現(xiàn)有的表格線或?qū)F(xiàn)有單元格合二為一，如果拖動鼠標(biāo)選中所有表格線，將刪除整個表格。另外，也可以單擊菜單欄“表格”|“插入”或“刪除”進(jìn)行表格行列或單元格的插入和刪除操作。
圖3-17 點(diǎn)擊“插入表格”按鈕彈出的顯示框
選定多個單元格，點(diǎn)擊“合并單元格”按鈕可將其合并成為一個單元格；選定一個或多個單元格，點(diǎn)擊“拆分單元格”可將其拆分為指定行列數(shù)的小單元格。
使用“對齊方式”按鈕，可以設(shè)置單元格內(nèi)文本的水平與垂直對齊方式。如果對表格線進(jìn)行拖動使表格各行列的寬度不一致，可以選定表格，點(diǎn)擊“平均分布各行”或“平均分布各列”按鈕，統(tǒng)一調(diào)整行高或列寬。
圖3-18 “表格自動套用格式”對話框
| 圖3-19 “將文字轉(zhuǎn)換成表格”對話框 |
選擇菜單欄“表格”|“表格屬性”，將打開“表格屬性”對話框。其中，“表格”選項卡可以指定表格的寬度，在頁面中的對齊方式和文字環(huán)繞；“行”、“列”選項卡可以精確設(shè)置行和列的寬度；“單元格”選項卡用于指定單元格寬度和單元格中文本的垂直對齊方式。
可以在單元格中改變文字方向，選擇菜單欄“格式”|“文字方向”，在出現(xiàn)的對話框中選定想要的文字方向，然后單擊“確定”。
實際工作中經(jīng)常要使用帶有多條斜線的表頭，要制作斜線表頭，可選擇菜單欄“表格”|“繪制斜線表頭”，在打開的對話框中選擇表頭樣式、輸入表頭中的標(biāo)題文字。
在Word中，可以方便地進(jìn)行文本和表格之間的相互轉(zhuǎn)換。文本轉(zhuǎn)換成表格的步驟如下：
（1）文本數(shù)據(jù)之間必須使用分隔符，可以是制表符、逗號或空格等。一行數(shù)據(jù)對應(yīng)轉(zhuǎn)換后表格的一行；一個分隔符對應(yīng)表格同一行里各列的分隔線。
（2）選定需要轉(zhuǎn)換的文本。
（3）選擇菜單欄“表格”|“轉(zhuǎn)換”|“文字轉(zhuǎn)換成表格”，顯示“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對話框，如圖3-19所示。
（4）通過選定要使用的分隔符。如果所用的分隔符沒有列出來，選定“其他字符”選項，然后在文本框鍵入要用的字符。注意“列數(shù)”框中自動顯示的數(shù)值是否符合要求。
（5）單擊“確定”，將選定文本轉(zhuǎn)換為表格。例如圖3-20左邊的文本以“|”為分隔符，經(jīng)過轉(zhuǎn)換將形成右邊的表格。
| 姓名|性別|出生日期|聯(lián)系電話 王輝|男| 許慶龍|男||8254653 孫曉紅|女| |
|
圖3-20 文字轉(zhuǎn)換成表格示例
將表格轉(zhuǎn)換為文本的步驟如下：
（1）選定需要轉(zhuǎn)換為文本的表格。
（2）選擇菜單欄“表格”|“轉(zhuǎn)換”|“表格轉(zhuǎn)換成文字”，顯示“將表格轉(zhuǎn)換成文字”對話框。
（3）選擇一種文本分隔符，通常可以使用制表符。
（4）單擊“確定”，將表格轉(zhuǎn)化為用所選分隔符隔開的文本。
圖3-21 “字體”對話框
需要設(shè)置特殊字體格式，可選擇菜單欄“格式”|“字體”，打開“字體”對話框，在該對話框中有三個選項卡，如圖3-21所示：
（1）字體選項卡
用于對中文字體、西文字體、字形、字號、字體顏色、下劃線樣式、著重號，以及刪除線、上標(biāo)、下標(biāo)、陰影、空心等文字效果進(jìn)行調(diào)整。例如輸入“m2”，選定“2”，打開字體對話框勾選“上標(biāo)”復(fù)選鈕，文本格式將成為“m2”。
Word中可以使用“字號”和“磅”作為字體大小的單位，
| 字號 | 磅 | 毫米 | 字號 | 磅 | 毫米 |
| 八號 | 5 | 1.76 | 小三 | 15 | 5.29 |
| 七號 | 5.5 | 1.94 | 三號 | 16 | 5.64 |
| 小六 | 6.5 | 2.29 | 小二 | 18 | 6.35 |
| 六號 | 7.5 | 2.65 | 二號 | 22 | 7.76 |
| 小五 | 9 | 3.18 | 小一 | 24 | 8.47 |
| 五號 | 10.5 | 3.70 | 一號 | 26 | 9.57 |
| 小四 | 12 | 4.23 | 小初 | 36 | 12.70 |
| 四號 | 14 | 4.94 | 初號 | 42 | 14.82 |
（2）字符間距選項卡
用于調(diào)整字符間的水平和垂直距離。字符間距有標(biāo)準(zhǔn)、加寬和緊縮3種選擇；位置有標(biāo)準(zhǔn)、提升和降低3種選擇。還可以在“磅值”框內(nèi)精確設(shè)置字符間距。
（3）文字效果選項卡
用于設(shè)置文字的動態(tài)效果例如“赤水情深”、“亦真亦幻”等等，動態(tài)效果只用于屏幕顯示，不影響打印輸出。
需要設(shè)置特殊段落格式，可選擇菜單欄“格式”|“段落”，打開“段落”對話框，在該對話框中也有三個選項卡，如圖3-22所示：
圖3-22 “段落”對話框
用于詳細(xì)設(shè)置段落的左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)、段前間距、段后間距、行間距、大綱級別和對齊方式等。相對于標(biāo)尺工具，能夠更精確地輸入具體度量值。正在進(jìn)行段落設(shè)置的段落以加黑的文本顯示在對話框的“預(yù)覽”區(qū)內(nèi)，以便在確定應(yīng)用段落格式之前看到設(shè)置的效果。
單擊“行距”下拉列表框，可以選擇6種設(shè)置選項：單倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值和多倍行距，其中，單倍行距是系統(tǒng)的缺省設(shè)置值。每種設(shè)置選項還可以在“設(shè)置值”微調(diào)框中進(jìn)行細(xì)微的調(diào)整。
（2）換行和分頁選項卡
用于設(shè)置段落的換行和分頁選項。例如用戶可以勾選“段中不分頁”復(fù)選鈕，防止同一段落的文本被分成兩頁。
（3）中文版式選項卡
用于設(shè)置中文版式，例如中文標(biāo)點(diǎn)在行首尾時的斷行方式，自動調(diào)整中文和西文之間的距離等。
樣式是應(yīng)用于文本的一系列格式特征，利用它可以快速改變文本的外觀。例如，如果用戶希望報告中的標(biāo)題醒目一些，不必分三步設(shè)置標(biāo)題格式，（即把字號設(shè)置為三號；字體加粗體，并使其居中），只需應(yīng)用“標(biāo)題”樣式一步操作即可取得同樣的效果。
啟動Word時，會基于Normal模板新建空白文檔，鍵入的文字會具有“正文”樣式。也就是說，輸入的文本將使用當(dāng)前為“正文”樣式所定義的字體、字號、行間距、文本對齊及其他格式。“正文”樣式是創(chuàng)建模板中其他樣式的基礎(chǔ)。
在Normal 模板中，除了“正文”樣式，還提供了大量其他樣式。在“格式”工具欄上的“樣式”下拉列表框中列出了一些基本樣式；選擇菜單欄“格式”|“樣式”，在彈出的“樣式”對話框中可以查看并應(yīng)用其他樣式。
點(diǎn)擊菜單欄“視圖”|“文檔結(jié)構(gòu)圖”，將在工作區(qū)左側(cè)打開文檔結(jié)構(gòu)圖，所有應(yīng)用了標(biāo)題樣式的文本將分級別在此顯示出來，點(diǎn)擊一個標(biāo)題可以快速跳轉(zhuǎn)到其所在在頁面，點(diǎn)擊標(biāo)題前的圖標(biāo)可以收縮或展開其下級標(biāo)題，如圖3-23所示。
圖3-23 “文檔結(jié)構(gòu)圖”顯示的多級標(biāo)題結(jié)構(gòu)
用戶可以修改現(xiàn)有的樣式，還可以創(chuàng)建新的自定義樣式。要修改現(xiàn)有樣式，可執(zhí)行下列步驟：
（1）打開“樣式”對話框，選擇一種需要更改的樣式。
（2）單擊“更改”按鈕，將彈出“更改樣式”對話框。
（3）單擊“格式”按鈕，在彈出的列表框中選擇一項，將打開相應(yīng)對話框以修改樣式使用的字體格式、段落格式等等。
（4）點(diǎn)擊“確定”按鈕返回“樣式”對話框；點(diǎn)擊“應(yīng)用”按鈕關(guān)閉對話框，這時文檔中應(yīng)用了該樣式的文本格式都會自動進(jìn)行更改。
要創(chuàng)建自定義樣式，可在“樣式”對話框中點(diǎn)擊“新建”按鈕，打開“新建樣式”對話框，首先輸入樣式的名稱，其余的操作與更改樣式完全相同。
圖3-24 “邊框和底紋”對話框
要為頁面、段落、文本或表格設(shè)置特殊的邊框和底紋，可以先選定以上對象，單擊菜單欄“格式”|“邊框和底紋”，打開“邊框和底紋”對話框。對話框中包括三個選項卡，如圖3-24所示。
（1）邊框選項卡
用于設(shè)置文本、段落或表格的邊框樣式、線型、顏色、線寬等等，選擇相應(yīng)選項后，右側(cè)可以看到預(yù)覽效果。點(diǎn)擊預(yù)覽區(qū)邊緣的四個按鈕可以選擇某一條邊的樣式，使用預(yù)覽區(qū)下方的列表框可以選擇應(yīng)用的范圍。
（2）頁面邊框選項卡
用于設(shè)置頁面邊框，與上一選項卡類似，但增加了“藝術(shù)型邊框”下拉列表框，可以設(shè)置藝術(shù)型的頁面邊框，如請柬、賀卡、獎狀的花邊等。
（3）底紋選項卡
用于設(shè)置底紋效果，包括顏色和填充圖案等。
在頁面中除了普通文本編輯區(qū)之外，還有頁眉和頁腳區(qū)域，頁眉內(nèi)容打印在上頁邊距中，而頁腳內(nèi)容打印在下頁邊距中。其中可以包括頁碼、日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題等文字或圖形。例如，當(dāng)使用菜單欄“插入”|“頁碼”時所添加的頁碼信息通常就是顯示在頁腳位置的。
在文檔中可自始至終用同一個頁眉或頁腳，也可在文檔的不同部分用不同的頁眉和頁腳。例如，可以在首頁上使用與眾不同的頁眉或頁腳或者不使用頁眉和頁腳。還可以在奇數(shù)頁和偶數(shù)頁上使用不同的頁眉和頁腳。
要設(shè)置頁眉和頁腳，單擊菜單欄“視圖”|“頁眉和頁腳”，插入點(diǎn)將位于頁眉位置，同時自動打開“頁眉和頁腳”工具欄。用戶可以直接輸入文本和設(shè)置格式，也可以點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具欄上相應(yīng)的按鈕添加頁碼、日期、時間和自動圖文集等。點(diǎn)擊“在頁眉和頁腳間切換”可以轉(zhuǎn)到頁腳位置添加文本，點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕結(jié)束編輯，頁眉和頁腳的內(nèi)容將以淺色顯示。
圖3-25 “題注”對話框
在“題注”對話框中點(diǎn)擊“自動插入題注”按鈕將打開“自動插入題注”對話框?？砂葱枰x擇要插入題注的項目，以后當(dāng)選擇的項目插入到文檔中時，會自動加上題注（在之前插入的項目并不會補(bǔ)加題注）。
注釋用于對文檔中的個別術(shù)語作進(jìn)一步的說明，注釋由注釋引用標(biāo)記和注釋文本兩部分組成。注釋可分為腳注和尾注，注釋文本放在每頁末尾的稱為腳注；注釋文本放在文檔末尾的稱為尾注。要插入腳注和尾注可按如下步驟：
（1）首先指定插入位置，例如將插入點(diǎn)定位在某一術(shù)語后。
（2）單擊菜單欄“插入”|“腳注和尾注”，打開“腳注和尾注”對話框。
（3）點(diǎn)擊“腳注”或“尾注”單選鈕選擇注釋方式；點(diǎn)擊“自動編號”或“自定義標(biāo)記”單選鈕選擇用作注釋引用標(biāo)記的符號。
（4）單擊“確定”按鈕，Word將插入注釋引用標(biāo)記，同時插入點(diǎn)定位到注釋文本所在的位置以輸入注釋文本。
圖3-26 “交叉引用”對話框
交叉引用可以在文檔的任何位置創(chuàng)建到某個項目（題注、標(biāo)題、圖表、表格）的連接，如果引用的項目有了變化（如表格6改為表格5），Word會自動進(jìn)行更新。
要創(chuàng)建交叉引用，可按以下步驟操作：
（1）在選定的位置輸入交叉引用的提示文字，如“詳情參見”。
（2）單擊菜單欄“插入”|“交叉引用”，打開“交叉引用”對話框，如圖3-26所示。
（3）在“引用類型”下拉框中選擇要引用的項目類型，包括編號項、標(biāo)題、書簽、腳注、尾注、表格、公式和圖表；在“引用內(nèi)容”下拉框中選定交叉引用提示文字后顯示的信息，其內(nèi)容隨項目的不同而變化；在下方的列表框中選擇要引用的具體項目。
（4）單擊“插入”按鈕即創(chuàng)建交叉引用。當(dāng)鼠標(biāo)移至提示文字后顯示的信息，光標(biāo)將變?yōu)槭中?，單擊即可迅速跳轉(zhuǎn)至被引用的對象。
交叉引用以及插入的日期與時間、頁碼、目錄條目等可隨情況不同而變化的項目稱為域?qū)ο螅趯ξ臋n進(jìn)行修改后可以全選文檔后按<F9>鍵更新域?qū)ο?。每次打開文檔，文檔中的域?qū)ο笠矔詣痈隆Ｒ獑为?dú)更新某個域?qū)ο?，可在域?qū)ο笊蠁螕羰髽?biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令。
要創(chuàng)建書簽，首先指定位置或選擇一個項目，單擊菜單欄“插入”|“書簽”，在彈出的對話框中輸入書簽名，書簽名長度不超過40個半角字符或20個漢字，只能包含漢字、字母、數(shù)字和下劃線，不能包含空格、不能以數(shù)字開頭。單擊“添加”按鈕即可創(chuàng)建書簽。
可以在文檔中快速定位到一個書簽，方法是：單擊垂直滾動條下方的“選擇瀏覽對象”按鈕，如圖3-27所示。在彈出的選擇區(qū)中單擊“定位”。在彈出的“定位”對話框的“定位目標(biāo)”列表框中點(diǎn)擊“書簽”，選擇一個書簽名即可。
對于使用了多級標(biāo)題樣式的文檔，可以為整個文檔創(chuàng)建目錄。具體步驟如下：首先要將插入點(diǎn)定位到文檔的開始處，選擇菜單欄“插入”|“索引和目錄”，在彈出的對話框的“目錄”選項卡中選擇目錄要顯示的標(biāo)題級別，如圖3-28所示。
圖3-28 “目錄”選項卡
設(shè)置完成后單擊“確定”即可生成一個標(biāo)準(zhǔn)格式的目錄，如圖3-29所示。如果修改了文檔內(nèi)容，目錄也將隨之更新，點(diǎn)擊目錄文本還可以跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的標(biāo)題位置。
圖3-29 自動創(chuàng)建目錄示例
Word除了能夠處理文字信息，還可以繪制圖形、插入圖片，將圖形對象與文字結(jié)合在一個版面上，設(shè)計出圖文并茂的文檔。
Office 2000附帶了“Microsoft剪輯庫
要插入剪貼畫，選擇菜單欄“插入”|“圖片”|“剪貼畫”，在打開的“插入剪貼畫”窗口中可方便地瀏覽和選擇剪貼畫。例如，單擊類別“娛樂”，該類別的剪貼畫就以縮略圖的形式顯示出來，從中選擇需要的剪貼畫，單擊“插入剪輯”按鈕，就可將其插入到文檔中，如圖3-30所示。
要插入圖片文件，選擇菜單欄“插入”|“圖片”|“來自文件”，在打開的文件列表對話框中可以瀏覽并選擇圖片文件，如圖3-31所示。在“插入”下拉式按鈕中有三種方式可供選擇，其中“插入”方式將圖片保存在文檔文件內(nèi)部，刪除或修改原有圖片文件不會對已插入的圖片造成影響；“鏈接文件”方式只在文檔文件中保存原有圖片文件的路徑信息，這樣將可減小文檔文件的大小，而且對圖片文件進(jìn)行修改后文檔中的圖片也會自動更新，但刪除原文件或移動原文件將使文檔中的圖片無法顯示。“插入和鏈接”方式即在文檔中保存圖片也保存路徑信息，同時具備前兩種方式的特點(diǎn)。
圖3-30 “插入剪貼畫”對話框
圖3-31 “插入圖片”對話框
插入的圖片默認(rèn)將嵌入文本當(dāng)中，可以象文本一樣進(jìn)行處理如移動、居中等。選中圖片，其四周會出現(xiàn)8個控制點(diǎn)，拖動角部的控制點(diǎn)可以成比例地放大或縮小圖片，拖動邊上的控制點(diǎn)可以單獨(dú)改變圖片的寬度或高度。
選中圖片后，可以使用自動彈出的“圖片”工具欄對其進(jìn)行一系列的編輯操作，如裁剪圖片、設(shè)置圖片亮度和對比度等。點(diǎn)擊“裁剪”按鈕，按住圖片控制點(diǎn)向內(nèi)拖動即可裁去圖片的邊緣。點(diǎn)擊“文字環(huán)繞”，在彈出的列表中可以選擇環(huán)繞方式即圖片與周圍文字的關(guān)系，如四周型環(huán)繞、緊密型環(huán)繞、襯于文字下方、浮于文字上方等，如圖3-32所示，左方是四周型環(huán)繞的效果，右方是緊密型環(huán)繞的效果。設(shè)置了環(huán)繞方式的圖片將不再嵌入文本當(dāng)中，可以移動到任何地方，文本的移動也不會影響到圖片的位置。
圖3-32 四周型環(huán)繞（左）和緊密型環(huán)繞（右）
圖片對象與文本之間有層次關(guān)系，Word頁面具有文本層、繪圖層和文本層之下層等3個層次。剛插入的圖片位于文本層，如圖片較大，圖片所在文本行的行高會自動調(diào)整以適應(yīng)圖片的高度；設(shè)置了“襯于文字下方”的圖片位于文本層之下層，圖片會被文本的筆劃所遮蓋，形成水印效果；設(shè)置了其他環(huán)繞方式的圖片位于文本層之上的繪圖層，取消環(huán)繞時將遮住下方的文字。
在圖片上單擊右鍵，選擇“設(shè)置圖片格式”，在打開的對話框中可以對圖片進(jìn)行更詳細(xì)的設(shè)置，如精確改變圖片的大小、設(shè)置環(huán)繞文本與圖片的距離等。在右鍵菜單中選擇“疊放次序”，可以修改重疊圖層的上下層次關(guān)系。
使用“繪圖”工具欄，可以繪制各種形狀的圖形對象，并能方便地設(shè)置圖形的顏色、邊線、陰影和立體效果等。繪制圖形的方法是：單擊“繪圖”工具欄中的直線、箭頭、矩形、橢圓按鈕，或單擊“自選圖形”下拉式按鈕選擇一種特殊圖形，在編輯區(qū)拖動鼠標(biāo)即可創(chuàng)建圖形。
圖形的相關(guān)操作與圖片類似，但是不能嵌入文本當(dāng)中。除了直線、箭頭等圖形，可以在其他圖形中添加文字，方法是右擊圖形對象并在彈出菜單中選擇“添加文字”。
可以將多個圖形組合為一個圖形單元，以統(tǒng)一調(diào)整其位置、尺寸，方法是按住<Shift>鍵點(diǎn)擊以同時選取多個圖形，然后單擊繪圖工具欄中“繪圖”下拉按鈕中的“組合”；要取消圖形的組合，則單擊“繪圖”下拉按鈕中的“取消組合”。
使用Office 2000的“藝術(shù)字庫”，可以在Word中插入各種效果的藝術(shù)字，用作文章標(biāo)題、海報、請柬等。要插入藝術(shù)字，可選擇繪圖工具欄的“插入藝術(shù)字”按鈕，在彈出的“藝術(shù)字庫”對話框中選擇一種藝術(shù)字樣式，如圖3-33所示。單擊“確定”按鈕打開“編輯藝術(shù)字文字”對話框，輸入文字，單擊“確定”即可生成藝術(shù)字對象，雙擊可以再次修改藝術(shù)字文字。
可以在Word中插入組織結(jié)構(gòu)圖，步驟如下
（1）指定插入點(diǎn)，單擊菜單欄“插入”|“對象”。
（2）單擊“對象類型”框中的“MS 組織結(jié)構(gòu)圖
（3）在出現(xiàn)的“Microsoft 組織結(jié)構(gòu)圖”窗口中編輯組織結(jié)構(gòu)圖，先點(diǎn)擊工具欄按鈕，再點(diǎn)擊組織結(jié)構(gòu)圖的某個圖框，可以添加該圖框的上級、下級、同事或助理。
（4）編輯完畢后，關(guān)閉“Microsoft 組織結(jié)構(gòu)圖”文檔窗口返回Word文檔窗口。如圖3-34所示是一個組織結(jié)構(gòu)圖的實例。
圖3-34 組織結(jié)構(gòu)圖示例
使用Office附帶的“公式編輯器”可以編輯各種復(fù)雜的公式，要使用公式編輯器，在安裝Office 2000時要自定義安裝。如使用了典型安裝，則需要使用控制面板中的“添加/刪除程序”添加該工具。
圖3-33 “藝術(shù)字”庫
選擇菜單欄“插入”|“對象”，在彈出的“對象”對話框中選擇“Microsoft 公式
圖3-35 “公式”工具欄
文本框是一種特殊的容器，其中可以存放文本，甚至也可以插入圖片等其他對象，作為一個整體像圖片一樣處理。利用文本框可以創(chuàng)建更加復(fù)雜的版面效果。
圖3-36 鏈接文本框創(chuàng)建的復(fù)雜版面
要創(chuàng)建文本框，選擇繪圖工具欄上的“文本框”或“豎排文本框”，然后在頁面上拖動鼠標(biāo)即可。此外，也可為現(xiàn)有文本創(chuàng)建一個文本框，只需選取文本，然后點(diǎn)擊“文本框”按鈕即可。
文本框是一個獨(dú)立的文本編輯區(qū)，可以對文本框內(nèi)的文本進(jìn)行各種格式、段落編輯修改等操作，如改變字體、更改文字的方向等，不會影響到文本框之外的文本格式。
多個文本框之間可以建立鏈接關(guān)系，相互鏈接的文本框，其中的內(nèi)容也是連為一體的。如在前一個文本框中容納不下的內(nèi)容，會自動轉(zhuǎn)入下一個文本框中。使用鏈接文本框可以更加靈活地編排版式。建立文本框鏈接的方法如下：
（1）選取第一個文本框，系統(tǒng)自動彈出“文本框”工具欄。
（2）單擊“文本框”工具欄上的“創(chuàng)建文本鏈接”按鈕，鼠標(biāo)指針變?yōu)樗螤睢?/span>
（3）移動鼠標(biāo)到需要鏈接的第二個文本框上，鼠標(biāo)指針變?yōu)閮A斜的水杯形狀，單擊鼠標(biāo)即可建立文本框鏈接。
（4）單擊“下一文本框”按鈕，可選定第二個文本框，再次單擊“創(chuàng)建文本鏈接”即可創(chuàng)建多個相互鏈接的文本框。如圖3-36所示是利用鏈接文本框創(chuàng)建的復(fù)雜版面效果。
在建立了鏈接關(guān)系的文本框中，文本將按照創(chuàng)建鏈接關(guān)系的先后順序“流入”和“流出”。在前一個文本框填滿以前，無法在后面的文本框中輸入任何內(nèi)容。如果要斷開一個文本框和其他文本框之間的鏈接關(guān)系，連續(xù)點(diǎn)擊“下一文本框”選中這個文本框，然后單擊“斷開前項鏈接”按鈕即可。
在日常生活與工作中，用戶經(jīng)常需要編寫信件、報告、文件等等。不同單位不同類型的文件都有其獨(dú)特的格式，而同一類型的文檔則要求具有相同的格式。例如一家公司希望所有的文件都有公司特有的徽標(biāo)和抬頭，并且還有大量常用的詞匯如公司名稱、公司產(chǎn)品名稱等。使用自定義的模板可以保存不同類型文件使用的樣式、頁眉頁腳內(nèi)容、自動圖文集詞條、工具欄按鈕、自定義菜單和快捷鍵設(shè)置等，而且模板文件可以方便地拷貝到其他計算機(jī)上使用，能夠有效地節(jié)省時間和減少工作量。
要創(chuàng)建自定義模板，可采用如下步驟：
（1）打開作為樣本的文檔，刪除非通用正文信息。
（2）單擊菜單欄“文件”|“另存為”，打開“另存為”對話框。
（3）在“保存類型”下拉列表框中選擇“文檔模板(*.dot)”，當(dāng)前路徑會自動轉(zhuǎn)到Templates文件夾。
（4）在“文件名”框中為模板文件命名，單擊“保存”按鈕。
以后單擊菜單欄“文件”|“新建”創(chuàng)建新文件時，自定義模板將出現(xiàn)在“常用”選項卡中供用戶選擇。也可以把用戶最常用的模板保存為Normal.dot，覆蓋原有的默認(rèn)模板。
如果要給原先創(chuàng)建的文檔應(yīng)用新創(chuàng)建的自定義模板，可以單擊菜單欄“工具”|“模板和加載項”，在彈出的對話框中點(diǎn)擊“選用”按鈕，選擇自定義模板文件，單擊確定即可。
點(diǎn)擊菜單欄“工具”|“自定義”或“選項”，將打開“自定義”或“選項”對話框。自定義對話框包括“工具欄”、“命令”、“選項”等3個選項卡；選項對話框包括“視圖”、“常規(guī)”、“編輯”、“打印”、“保存”、“拼寫和語法”、“修訂”、“用戶信息”、“兼容性”、“中文版式”、“文件位置”等11個選項卡，如圖3-37所示。通過自定義和選項，用戶可以更改Word程序的許多默認(rèn)設(shè)置，以符合個人的要求。
圖3-37 “選項”對話框
郵件合并是Word一個非常有特色的高級功能，用于批量生成相同格式的文檔，例如客戶聯(lián)系信函、成績通知單、商品標(biāo)簽等。以下將通過一個成績通知單的實例來講解郵件合并的操作方法。
首先準(zhǔn)備好一個學(xué)生成績表文檔，其中包含一個表格，內(nèi)容如下表：
| 姓名 | 語文 | 英語 | 計算機(jī) |
| 王輝 | 80 | 78 | 75 |
| 許慶龍 | 79 | 85 | 80 |
| 孫曉紅 | 82 | 79 | 77 |
注意：在實際工作中，更加復(fù)雜的電子表格文檔通常是使用另一個Office成員——Excel來創(chuàng)建的。
接下來就可以生成成績通知單的郵件合并文檔了，具體步驟如下：
（1）創(chuàng)建一個新文檔，輸入成績通知單，設(shè)置格式，如圖3-38所示。注意，需要變化的內(nèi)容即學(xué)生姓名及分?jǐn)?shù)不必填寫。
圖3-38 成績通知單樣張
（2）選擇菜單欄“工具”|“郵件合并”，打開“郵件合并幫助器”對話框。單擊“創(chuàng)建”按鈕，從下拉菜單中選擇“套用信函”，在彈出的消息框中單擊“活動窗口”。
（3）點(diǎn)擊“獲取數(shù)據(jù)”，從下拉菜單中選擇“打開數(shù)據(jù)源”，從打開文件對話框中選擇事先準(zhǔn)備好的學(xué)生成績表文檔，單擊“打開”，在彈出的消息框中單擊“編輯主文檔”返回“郵件合并幫助器”對話框，單擊“關(guān)閉”按鈕返回文檔窗口。
（4）這時“郵件合并”工具欄將自動出現(xiàn)，點(diǎn)擊其中的“插入合并域”按鈕，將彈出一個下拉列表框，列表中的域名稱就是學(xué)生成績單的表頭項目：姓名、語文、英語、計算機(jī)，如圖3-39所示。
圖3-39 “郵件合并”工具欄
（5）將4項合并域分別插入文檔中的相應(yīng)位置，點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，域名稱將顯示為第一個學(xué)生的姓名和成績數(shù)據(jù)，如圖3-40所示。點(diǎn)擊“常用”工具欄上的打印按鈕將打印第一個學(xué)生的成績通知單。
圖3-40 顯示合并數(shù)據(jù)
圖3-41 “錄制宏”對話框
宏是附在Word文檔中的一段Visual Basic代碼，簡單地說也就是一系列的Word命令。可以把若干個Word操作組合在一起形成一個宏，作為一個單獨(dú)的Word命令使用。使用宏能簡化復(fù)雜的操作，本小節(jié)將簡述宏的創(chuàng)建與使用方法。
可以用手工輸入Visual Basic代碼的方法創(chuàng)建宏，但這是比較復(fù)雜的。對于非專業(yè)人士來說，使用宏錄制器記錄操作可以方便地創(chuàng)建宏。宏錄制器幾乎可以記錄用戶的任何操作；但對于插入點(diǎn)的移動和文本的選取，宏錄制器不能錄制鼠標(biāo)操作，只能錄制鍵盤操作。錄制宏的步驟如下：
（1）選擇菜單欄“工具”|“宏”|“錄制新宏”，打開“錄制宏”對話框，如圖3-41所示。
（2）在“宏名”框中輸入命名宏，宏名不能有空格、逗號或句號，例如：我的標(biāo)題。
（3）為方便用戶操作，可將宏添加到工具欄、菜單欄或指定快捷鍵，只需點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕并按提示操作即可。
（4）單擊“確定”按鈕，彈出“停止錄制”對話框，開始錄制宏。執(zhí)行一系列的操作，例如：設(shè)樣式為標(biāo)題1，紅色、加粗、下劃線、居中。
（5）單擊“停止錄制”對話框上的“停止”按鈕，結(jié)束錄制。
要運(yùn)行所創(chuàng)建的宏，步驟如下：
（1）選取要執(zhí)行宏的對象，例如：選定一行文本。
（2）選擇菜單欄“工具”|“宏”|“宏”，打開“宏”對話框。
（3）在“宏名”列表中選擇要運(yùn)行的宏，例如：我的標(biāo)題。
（4）單擊“運(yùn)行”按鈕，執(zhí)行宏，例如：運(yùn)行了“我的標(biāo)題”宏后的文本，將變成標(biāo)題1，紅色、加粗、下劃線、居中。
如果需要查看所創(chuàng)建的宏的Visual Basic代碼，選擇菜單欄“工具”|“宏”|“宏”，在打開的“宏”對話框中選擇一個宏名，再點(diǎn)擊“編輯”按鈕，將打開“Microsoft Visual Basic”窗口，顯示宏的代碼并可以對代碼進(jìn)行修改。
視圖是指工作區(qū)中文檔的顯示方式。Word 2000提供了4種視圖，用戶可根據(jù)需要點(diǎn)擊工作區(qū)左下方的4個視圖按鈕，切換不同的視圖，以適應(yīng)操作和查看文檔的需要。
普通視圖簡化了頁面布局，只顯示文本、表格和嵌入文本的圖片，但不顯示頁眉頁腳和設(shè)置了環(huán)繞的浮動圖片等特殊對象，頁與頁之間以虛線顯示分隔符。在普通視圖中，可以方便地編輯文字信息。
Web版式視圖中可以顯示頁面背景，每行文本的寬度會自動適應(yīng)文檔窗口的大小。Web版式視圖與文檔保存為Web頁并在瀏覽器中打開看到的效果一致，是最適合在屏幕上查看文檔的視圖。
頁面視圖是Word最常用的視圖，可以顯示文檔所有的內(nèi)容。在頁面視圖中看到的效果與文檔打印出來的效果一致。
大綱視圖中，除了顯示文本、表格和嵌入文本的圖片外，還能顯示文檔的結(jié)構(gòu)，還可以通過拖動標(biāo)題來移動、復(fù)制和重新組織文本。還可以通過折疊文檔來查看主要標(biāo)題，或者展開文檔以查看所有標(biāo)題，以至正文內(nèi)容。大綱視圖還使得主控文檔的處理更為方便。主控文檔用于將若干個小文檔組織成一個長文檔，有助于使較長文檔（如有很多部分的報告或多章節(jié)的書）的組織和維護(hù)更為簡單易行。
圖3-42 大綱視圖與大綱工具欄
在大綱視圖中可以使用“大綱”工具欄，如圖3-42所示，各按鈕功能如下：
（1）升級：將段落提升一級。例如，正文提升為文檔使用的最低標(biāo)題，標(biāo)題4提升為標(biāo)題3等。
（2）降低：將段落降一級。
（3）降為“正文文字”：將標(biāo)題降為正文文字。
（4）上移：將光標(biāo)所在段落移到上一段落前面。
（5）下移：將光標(biāo)所在段落移動下一段落后面。
（6）展開：顯示選定標(biāo)題的正文文字和子標(biāo)題。
（7）折疊：隱藏選定標(biāo)題的正文文字和子標(biāo)題。
（8）顯示至標(biāo)題1—7：顯示指定標(biāo)題級別以上的標(biāo)題。
（9）全部：顯示所有標(biāo)題。
（10）只顯示首行：只顯示正文各段落的首行。
（11）顯示格式：顯示或隱藏字符格式。
大綱視圖最后的8個按鈕用于編輯主控文檔，提供了“創(chuàng)建子文檔”、“插入子文檔”等功能。由于具體用法比較簡單，這里不再贅述，讀者可自行操作體會。
可以使用窗口拆分的方法在同一窗口內(nèi)查在同一文檔的不同部分。具體操作為：選擇菜單欄“窗口”|“拆分”，在窗口中拖動鼠標(biāo)確定位置并單擊，窗口將拆分成為上下兩部分，分別擁有獨(dú)立的滾動條。選擇菜單欄“窗口”|“取消拆分”可以還原為普通窗口模式。窗口拆分的功能適用于較長文檔不同部分的對照查看。
注意：在頁面視圖中，無法進(jìn)行窗口的拆分，必須首先切換到其他視圖。
單擊菜單欄“文件”|“頁面設(shè)置”，可打開“頁面設(shè)置”對話框，如圖3-43所示。頁面設(shè)置的內(nèi)容包括紙型、頁邊距和行號顯示等等，下面將擇要說明。
圖3-43 “頁面設(shè)置”對話框
在“頁邊距”選項卡中，可指定頁面文本距紙張上下左右邊緣的距離、裝訂線的位置和距紙張邊緣的距離、頁眉和頁腳距邊界的距離等。
在“紙型”選項卡中，可指定紙張的規(guī)格和打印方向，默認(rèn)為A4（21×
在“版式”選項卡中，可設(shè)置行號、頁面邊框等，還可以設(shè)置奇偶頁的頁眉和頁腳是否相同。
打印預(yù)覽能使用戶在打印文檔前真實地看到打印后的效果，在Word 2000中，即使尚未安裝打印機(jī)也可以進(jìn)行打印預(yù)覽。單擊“常用”工具欄的“打印預(yù)覽”按鈕即可進(jìn)入打印預(yù)覽模式，默認(rèn)顯示當(dāng)前頁的打印效果，如圖3-44所示。當(dāng)鼠標(biāo)指針移到頁面上時會變成一個帶加號的放大鏡，單擊將頁面放大到100%的實際大小，再次單擊將恢復(fù)整頁顯示。
可以按翻頁鍵查看其他頁面，點(diǎn)擊打印預(yù)覽工具欄的“多頁”按鈕可在窗口中同時顯示多頁的內(nèi)容。
圖3-44 打印預(yù)覽模式
圖3-45 “打印”對話框
要將當(dāng)前文檔打印輸出，只需單擊常用工具欄的“打印”按鈕，即可按默認(rèn)設(shè)置將整個文檔打印一份。如果有特殊打印要求，選擇菜單欄“文件”|“打印”或按快捷鍵<Ctrl>+P將可以打開“打印對話框”自行設(shè)置打印方式。用戶可以選擇要使用的打印機(jī)、打印頁面范圍、打印份數(shù)和打印的內(nèi)容等等，單擊“確定”按鈕即可開始打印，如圖3-45所示。
如果只需要打印文檔中的幾頁文本，可在打印對話框中的“頁面范圍”選項組中選擇“頁碼范圍”單選按鈕，然后在其后的文本框中輸入頁碼。若頁碼不連續(xù)，可用逗號分隔，如要打印3、5、35這3頁，輸入“3,5,
Word可以一次打印多個文檔，其方法是：
（1）單擊常用工具欄的“打開”按鈕，彈出“打開”對話框。
（2）在文件列表中結(jié)合<Ctrl>鍵和<Shift>鍵同時選取多個文件。
（3）單擊對話框中的“工具”按鈕，將出現(xiàn)一個下拉菜單，選擇其中的“打印”命令，將開始打印所有被選取的文檔。如圖3-46所示。
圖3-46 打印多個文檔
可以將Word文檔輸出為網(wǎng)頁格式的文件并發(fā)布到Internet上，通過Web瀏覽器進(jìn)行查看，具體步驟如下：
（1）單擊“文件”|“另存為Web頁”，打開“另存為”對話框。
（2）單擊“更改標(biāo)題”按鈕，然后鍵入一個合適的標(biāo)題。標(biāo)題將顯示在Web瀏覽器的標(biāo)題欄內(nèi)。
（3）在“文件名”文本框中輸入文件名。通常Web頁面文件名應(yīng)由英文、數(shù)字和下劃線組成，不宜使用漢字和空格，否則可能產(chǎn)生問題。
（4）單擊“保存”按鈕將文檔保存為Web頁面。包括HTML文件（文件名后綴為.htm）及與HTML文件同名的文件夾，文件夾保存其他頁面文件以及圖片文件等。可使用Internet Explorer瀏覽器進(jìn)行查看。
本案例是飯店菜單設(shè)計與制作，是Word知識的綜合應(yīng)用實例，其設(shè)計內(nèi)容包括：藝術(shù)字，表格，圖文混排等重要知識點(diǎn)。圖3-47是本實例的效果圖。
圖 3-47 實例效果圖
設(shè)計制作步驟：
（1） 新建文檔，插入圖片作為該文檔的背景，并調(diào)整圖片的大小，設(shè)置圖片文字環(huán)繞方式為襯于文字下方，如圖3－48；
（2） 在頁面頂部插入藝術(shù)字－彬彬餐廳歡迎您，如圖3-49，內(nèi)容如效果圖所示。
圖3－48 圖 3-49
在頁面底部插入藝術(shù)字－訂座電話：5387765，設(shè)計過程同上。
（3） 插入表格8行4列表格，在前面三列的第一行輸入列名稱分別是：菜名、主要配料、價格。
（4） 合并表格第4列的1，2行的兩個單元格，在合并后的表格第4列的單元格插入相應(yīng)的菜名模擬圖片，調(diào)整圖片和表格單元格的位置的大小。
（5） 修改字體格式，統(tǒng)一頁面風(fēng)格。
至此，完成了飯店菜單實例的制作。Word2000功能豐富，操作簡單，是一種非常優(yōu)秀的桌面辦公軟件，利用Word2000，我們還能制作請柬，個人簡歷，統(tǒng)一格式的信封、信函
等等，有興趣的讀者可以自行設(shè)計制作。
1．在Word 2000中，腳注是對個別術(shù)語的注釋，其腳注內(nèi)容位于整個文檔的末尾。
2．在Word 2000中，“自動圖文集”具有在錄入過程中對某些縮寫文字進(jìn)行擴(kuò)展的功能。
3．在Word 2000中，“格式刷”可以復(fù)制藝術(shù)字式樣。
4．Word 2000的“自動更正”功能只可以替換文字，不可以替換圖像。
5．Word 2000中的樣式是由多個格式排版命令組合而成的集合。Word 200097允許用戶創(chuàng)建自己的樣式。
1．在Word 2000中，保存、另存為、關(guān)閉、退出命令都可以將正在編輯的某個老文件存盤保存，但處理方法有所不同，“另存為”是指________。
A．退出編輯，但不退出Word 2000，并只能以老文件名保存在原來位置
B．退出編輯，退出Word 2000，并只能以老文件名保存在原來位置
C．不退出編輯，只能以老文件名保存在原來位置
D．不退出編輯，可以以老文件名保存在原來位置，也可以改變文件名或保存在其它位置
2．Word 2000中，如果用戶選中了大段文字，不小心按了空格鍵，則大段文字將被一個空格所代替。此時可用________操作還原到原先的狀態(tài)。
A．替換 B．粘貼 C．撤消 D．恢復(fù)
3．在Word 2000編輯過程中，使用________鍵盤命令可將插入點(diǎn)直接移到文章末尾。
A．<Shift>+<End> B．<Ctrl>+<End>
C．<Alt>+<End> D．<End>
4．在Word 2000中，有關(guān)表格的敘述，以下說法正確的是________。
A．文本和表可以互相轉(zhuǎn)化
B．可以將文本轉(zhuǎn)化為表，但表不能轉(zhuǎn)成文本
C．文本和表不能互相轉(zhuǎn)化
D．可以將表轉(zhuǎn)化為文本，但文本不能轉(zhuǎn)成表
5．在使用Word 2000編輯文本時，可以插入圖片。以下方法中，________是不正確的。
A．直接利用繪圖工具繪制圖形
B．使用[文件]菜單[打開]命令，選擇某圖形文件名
C．使用[插入]菜單[圖片]命令，選擇某圖形文件名
D．利用剪貼板，將其它圖形復(fù)制、粘貼到所需文檔中
6．在打印Word 2000文檔時，下列內(nèi)容中，________不能在“打印”對話框中設(shè)置。
A．頁碼位置 B．打印機(jī)選擇
C．打印份數(shù) D．打印頁面的范圍
7．在Word 2000預(yù)覽窗口中，由于比例關(guān)系，看不清頁中的內(nèi)容，利用工具欄上的________按鈕，可以看清頁中的細(xì)節(jié)。
A．打印機(jī) B．標(biāo)尺 C．全屏顯示 D．放大鏡
8．Word 2000中顯示有頁號、節(jié)號、頁數(shù)、總頁數(shù)等信息的是________。
A．常用工具欄 B．菜單欄 C．格式工具欄 D．狀態(tài)欄
9．在Word 2000編輯文本時，為了使文字繞著插入的圖片排列，可以進(jìn)行的操作是________。
A．插入圖片，設(shè)置環(huán)繞方式
B．插入圖片，調(diào)整圖形比例
C．建立文本框，插入圖片，設(shè)置文本框位置
D．插入圖片，設(shè)置疊放次序
10．在Word 2000編輯文本時，可以在標(biāo)尺上直接進(jìn)行________操作。
A．對文章分欄 B．建立表格 C．嵌入圖片 D．段落首行縮進(jìn)
11．在Word 2000文檔中，每一個段落都有自己的段落標(biāo)記，段落標(biāo)記位于________。
A．段落的首部 B．段落的結(jié)尾處
C．段落的中間位置 D．段落中，但用戶找不到的位置
12．關(guān)閉正在編輯的Word2000文檔時，文檔從屏幕上予以清除，同時也從________中清除。
A．內(nèi)存 B．外存 C．磁盤 D．CD-ROM
13．在使用Word2000文本編輯軟件時，要把文章中所有出現(xiàn)的“學(xué)生”兩字都改成以粗體顯示，可以選擇________功能。
A．樣式 B．改寫 C．替換 D．粘貼
14.在Word2000中，文檔不能打印的原因不可能是沒有________。
A．連接打印機(jī) B．設(shè)置打印機(jī)
C．經(jīng)過打印預(yù)覽查看 D．安裝打印驅(qū)動程序
15．在Word2000中，下列有關(guān)文檔分頁的敘述，錯誤的是________。
A．分頁符也能打印出來
B．可以自動分頁，也可以人工分頁
C．將插入點(diǎn)置于人工分頁符上，按DEL可以刪除該分頁符
D．分頁符標(biāo)志著前一頁的結(jié)束，新一頁的開始
16．在Word2000中，使用[文件]菜單的[另存為]命令保存文件時，不可以________。
A．將新保存的文件覆蓋原有的文件 B．修改文件原來的擴(kuò)展名DOC
C．將文件保存為無格式的文本文件 D．將文件存放到非當(dāng)前驅(qū)動器中
17．在Word2000中，圖像可以以多種環(huán)繞形式與文本混排，________不是它提供的環(huán)繞形式。
A．四周型 B．穿越型 C．上下型 D．左右型
1．下列有關(guān)Word2000的敘述中，正確的是________。
A．在文檔輸入時，凡是已經(jīng)顯示在屏幕上的內(nèi)容，都已保存在磁盤上
B．用粘貼操作將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到文檔中后，剪貼板中的內(nèi)容將不再存在
C．用剪切、復(fù)制和粘貼操作，可以在多個文檔中對選定對象進(jìn)行移動或復(fù)制
D．剪貼板可以保存多個剪切或復(fù)制操作的內(nèi)容
2．在Word2000中的表格處理，具有________的功能。
A．自動計算 B．排序 C．記錄篩選 D．與文本互相轉(zhuǎn)換
3．在Word2000中，當(dāng)選中了文本后，使用 命令可以使剪貼板的最新內(nèi)容與選中的內(nèi)容一致。
A．粘貼 B．剪切 C．復(fù)制 D．刪除
4．Word2000的標(biāo)尺上可以進(jìn)行 操作。
A．首行縮進(jìn) B．設(shè)置左邊距 C．分欄 D．改變字間距
1．在Word2000編輯軟件中，若僅刪除文本中所有出現(xiàn)的空格，則最簡單的方法是使用________操作。
2．Word2000文檔中的段落標(biāo)記是在輸入________鍵之后產(chǎn)生的。
3．在Word2000中，可將常用的文本或圖形定義為一詞條名。需要時，利用詞條名及F3功能鍵可以達(dá)到快速簡便輸入的目的，這種方法是采用了________。
4．在Word2000中，用戶設(shè)定的頁眉和頁腳必須在________方式或打印預(yù)覽中才能看到。
5．在Word2000編輯文檔時，該文檔中多次使用“參見編號
6．在Word2000編輯狀態(tài)，要把某一段落分成兩個段落，應(yīng)進(jìn)行的操作是________。
7．在Word2000中，若對選定欄進(jìn)行鼠標(biāo)三擊左鍵，則表示________。
8．在Word2000中，已插入一張多行多列的表格，現(xiàn)插入點(diǎn)位于表格中的某個單元格內(nèi)，使用[表格]菜單中的[選定行]命令后，再使用[表格]菜單中的[選定列]命令，則表格中被選中的部分是________。
9．在Word2000中，段落縮進(jìn)后，文本相對于打印紙邊界的距離為________。
10．Word2000中的默認(rèn)字體是________。
11．在Word2000中，________視圖方式可以顯示頁眉和頁腳。
12．Word2000中的兩個或兩個以上文本框，可以通過________建立關(guān)聯(lián)，即前一文本框中裝不下的內(nèi)容，可以裝到后面文本框
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