美國Microsoft公司的辦公套裝軟件Office 2003可以說是世界上最為領先的辦公軟件產(chǎn)品，它在其之前版本成就的基礎上又實現(xiàn)了新的跨越，可以幫助用戶更好地通信，創(chuàng)建和共享文檔，使用信息和改進業(yè)務過程。從其推出至今，深受各行各業(yè)的用戶喜愛，并得到了廣泛而深入的應用。
4.1 關于Office 2003
Office 2003包括了滿足用戶不同需要的如文本處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體演示文稿、行程安排、網(wǎng)頁管理、排版印刷等多個應用軟件。
Office 2003軟件產(chǎn)品可按授權(quán)類型分為零售版、隨機版、大量授權(quán)與教育授權(quán)等4類版本。按適用對象和功能層次，又分為標準版、中小企業(yè)版和專業(yè)版等幾類。不同類型版本的Office 2003在功能組件構(gòu)成上存在差別。這里以零售專業(yè)版為例，說明其構(gòu)成及各組件用途。
零售專業(yè)版的Office 2003包括的應用程序有如下。
1）Word 2003：是Microsoft Office的字處理程序，是當今最流行也是功能最強大的文字處理軟件，它適用于制作各種文檔，如文件、信函、傳真、報紙、簡歷等，也可以利用它快速制作網(wǎng)頁和發(fā)送電子郵件。
2）Excel 2003：是Microsoft Office的電子表格程序，利用它可制作各種復雜的電子表格，完成繁瑣的數(shù)據(jù)計算，將枯燥的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為彩色的圖形來形象地顯示出來，大大增強了數(shù)據(jù)的可視性，并且可以將各種統(tǒng)計報告和統(tǒng)計圖打印出來。
3）PowerPoint 2003：是Microsoft Office的演示圖形程序，主要用于制作幻燈片，可用于單獨或聯(lián)機創(chuàng)建演示文稿。使用PowerPoint可以創(chuàng)建內(nèi)容豐富、形象生動、圖文并茂、層次分明的幻燈片，而且可以將制作的幻燈片在計算機上演示或發(fā)布到網(wǎng)站瀏覽，是一個表達觀點、傳遞信息、展示成果的強大工具。
4）Access 2003：是Microsoft Office的數(shù)據(jù)庫管理程序，具有強大的交互性，用戶不用編程就能夠創(chuàng)建整個數(shù)據(jù)庫，利用它可以將信息保存在數(shù)據(jù)庫中，并可以對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、查詢及生成報告。
5）Outlook 2003：是Microsoft Office的個人信息管理器和通信程序，可用于組織和共享桌面信息，并可以與他人進行通信。Outlook 2003提供了一個統(tǒng)一的位置來管理電子郵件、日歷、聯(lián)系人和任務。
而大量授權(quán)版的Office 2003除了包含上述幾個應用程序外，還包括：
1）信息收集和管理程序InfoPath 2003：它提供了一種高效靈活地收集信息并使單位中的每個人都可以重用這些信息的方法。
2）桌面發(fā)布程序Publisher 2003：它使得專業(yè)的營銷和通信資料的創(chuàng)建、設計與發(fā)布比以往更加簡便。
除了上述應用程序之外，Office 2003家族也有許多獨立的軟件成員，可由零售的方式獲得，如表4.1所示。
表4.1 Office 2003家族的一些獨立成員
軟件名稱 軟件類別
SharePoint Portal Server 2003 應用軟件集成與信息共享管理工具
FrontPage 2003 網(wǎng)站建立與管理工具
OneNote 2003 電子筆記管理工具
Visio 2003 圖表設計與管理
Project 2003 項目的組織與管理工具
Live Communications Server 2003 企業(yè)實時信息解決方案與可延伸實時通信的平臺
Office 2003相對于Office以前的版本增加了許多新的成員，而網(wǎng)站建立與管理工具FrontPage并不包含在套裝軟件中，改為獨立零售版提供。FrontPage 2003讓網(wǎng)頁制作與管理的工作變得輕松、容易、更有效率，使用Office 2003中的其他相關軟件設計的網(wǎng)頁文件也可以使用這個軟件來管理、維護或更新網(wǎng)頁的內(nèi)容，而且利用FrontPage 2003制作網(wǎng)頁可以使用Office 2003中的豐富資源。
4.2 認識Word 2003
Word 2003是Office 2003中的一個重要組成部分，它具有強大的文檔處理功能且操作簡便，從一般文檔處理人員到專業(yè)排版人員均適合使用。它可以用來進行輸入和編排各類精美的文檔，是一款世界上最為流行的文字處理軟件。在這一章，我們將首先介紹一些Word 2003的基本情況，然后通過三個案例向讀者介紹它在文檔處理方面的一些基本應用和關鍵技能應用，以使讀者在了解其相關功能的同時，學會將這些操作要領靈活有效地運用到自己的實際工作中。
4.2.1 Word 2003的功能特點
Word 2003 作為Word家族的新一代，它繼承了Word歷代產(chǎn)品不斷進化而形成的“功能強大，操作簡便”這兩個突出特點。
1．功能強大
1）其具有強大的編輯功能和圖文混排功能。利用它可以方便地編輯文檔，生成各種表格、插入圖片、插入動畫和聲音以及進行其他形式的各種編輯，而且在屏幕上瀏覽到的效果與打印機將要輸出的結(jié)果完全相同。
2）同時為了適應全球網(wǎng)絡化的需要，它融合了最先進的Internet技術(shù)，具有強大的網(wǎng)絡功能，在幫助辦公人員提高效率、交流信息和協(xié)同合作方面發(fā)揮了巨大的作用。
3）而中文版的Word針對漢語的特點，還擁有許多中文處理方面的功能，如中文斷詞、添加漢語拼音、中文校對、簡繁體轉(zhuǎn)換等。
2．操作簡便
1）文檔編輯操作過程中幾乎全部應用其提供的菜單欄命令和工具欄按鈕，簡單便捷。
2）使用其中的向?qū)Ш湍０骞δ?，對于編輯用戶所需要的商務計劃、信函、備忘錄、報告等各種業(yè)務文檔時，可大大減少工作量，提高工作效率。
3）有了詳實的幫助文檔的同時，它還提供 【Office助手】協(xié)助用戶查找【幫助】主題、顯示提示并針對正在使用過程中的各種特定功能提供即時幫助信息。
Word 2003相對于其前一版本，又新增了一些功能特性，如支持XML文檔功能、增強的可讀性、并排比較文檔、支持手寫設備、改進的文檔保護、文檔工作區(qū)、信息版權(quán)管理、增強的國際功能及其他一些新增功能，使其具有更強大的文檔擴展功能、更方便高效的文檔視圖、更完善的信息共享功能等，從而其功能特性更為卓越。
4.2.2 Word 2003的啟動與退出
Windows系統(tǒng)環(huán)境下各種應用軟件基本上都有一致的操作方式，Word 2003也不例外。
1．啟動
啟動Word 2003有多種方法，常用的是：
1）從Windows的【所有程序】選項啟動。通過逐步選擇任務欄中的【開始】|【程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Word 2003】選項，即可啟動Word 2003。
2）快捷啟動。通過雙擊Windows桌面上已建立的Microsoft Word 2003快捷圖標，亦可啟動Word 2003。
3）Word文檔啟動。Windows為應用軟件與相應文件建立了鏈接關系，在Windows的【資源管理器】中找到并選定目標Word文檔同時雙擊，將啟動Word 2003并打開該文檔。
2．退出
在完成對文檔的編輯后，要退出Word 2003時，有幾種不同的操作方法。可以選擇其主窗口的菜單【文件】|【退出】選項或按其快捷鍵實現(xiàn)，而最簡便快速的方法就是直接單擊Word主窗口右上角的叉形【關閉】按鈕。
上述方法實現(xiàn)退出Word時，如果有文檔編輯修改但尚未保存，Word會彈出一個警告信息，提醒用戶哪一個文檔未保存，并詢問用戶是否要進行保存操作。單擊【是】按鈕或按相應快捷鍵，Word會先將所提示的文檔保存，然后執(zhí)行退出；單擊【否】按鈕，Word將不會存檔而直接退出；單擊【取消】按鈕，則重新回到Word操作界面。
4.2.3 Word 2003 的窗口介紹
Word 2003的窗口由標題欄、菜單欄、工具欄、標尺、文檔編輯區(qū)、滾動條、瀏覽按鈕、任務窗格、狀態(tài)欄和視圖模式按鈕等組成。成功啟動Word 2003后，開始編輯一個新文檔的常用操作界面如圖4.1所示。
圖4.1 Word 2003操作窗口
1．標題欄
標題欄用來顯示當前正在使用的文檔文件名和Word自己的應用程序名（Microsoft Word）。當用戶新建一個文檔且尚未命名保存時，Word會自動以“文檔1”或數(shù)字遞增了的類似文字作為臨時文件名，顯示為標題欄中前一部分內(nèi)容。
2．菜單欄
菜單欄位于標題欄的下方，是Word 2003的命令菜單的集合，幾乎匯集了Word的全部功能。菜單欄中所列的條目為主菜單，單擊每一項都有一個下拉菜單出現(xiàn)。
下拉菜單中的命令顯示形式不都是一樣的，有的命令為淺灰色顯示，表示當前狀態(tài)下該命令不可用；有的命令名稱的右側(cè)帶有省略號，表示將激發(fā)彈出相應交互對話框；有的命令名稱右側(cè)帶有三角號，表示還有下級菜單；有的命令名稱左側(cè)帶有有關圖形符號；還有的命令名稱的右側(cè)顯示有鍵盤快捷鍵。
菜單欄的作用就是可以使用戶通過選擇菜單中的相應命令對當前文檔執(zhí)行有關操作。其選擇方法與一般的Windows應用程序中的一樣，用戶可以用鼠標、鍵盤方向鍵或快捷鍵來選用相關菜單命令。
Word 2003可以根據(jù)當前工作情形動態(tài)調(diào)整菜單顯示項目，會根據(jù)用戶訪問菜單的頻率自動擴展菜單。當某個下拉菜單未列出包含的全部命令時，可通過鼠標單擊或短暫停留于其最下方顯示有雙下向箭頭的那一行而展開全部所屬選項。用戶也可根據(jù)自己的使用習慣，通過在菜單中選擇【工具】|【自定義…】|【選項】選項卡，來對菜單顯示或打開方式進行自定義設置。
3．工具欄
工具欄以按鈕的形式匯集了操作中的常用命令。Word 2003有十幾種不同的工具欄，默認情況下，軟件操作界面中只顯示【常用】工具欄和【格式】工具欄?！境Ｓ谩抗ぞ邫谏习ㄎ募嫒 ⒋蛴?、復制、粘貼等命令按鈕；【格式】工具欄則提供字號、字體、對齊方式等文檔編排相關的命令按鈕。
實際應用中，可根據(jù)需要選擇顯示或關閉某個工具欄。具體操作是通過選擇菜單中【視圖】|【工具欄】選項，下一級子菜單中列出了Word 2003中所有的工具欄選項，如圖4.2所示。在【工具欄】子菜單中，標有勾標記的條目為已顯示工具欄。單擊某一選項可實現(xiàn)顯示或關閉相應工 具欄。
各顯示的工具欄可以獨立的子窗口浮動于操作界面的任何位置，也可以通過鼠標拖動至主窗口上下左右四個邊沿而使界面布局更為規(guī)整。這時因為空間的限制，一個工具欄中可能并沒有顯示出其所有的命令按鈕，根據(jù)需要可利用動態(tài)產(chǎn)生在其最右邊的【工具欄選項】按鈕進行【添加或刪除按鈕】等相關操作。
4．標尺
標尺包括水平標尺和垂直標尺。它是調(diào)整光標當前所在段落的縮進和整個頁面邊距的工具，還可用來查看和設置文檔中表格的行高及列寬等。其度量單位可通過菜單【工具】|【選項】選項，在彈出的【選項】對話框中選擇【常規(guī)】選項卡，在其下部相應的位置進行設置，系統(tǒng)默認為“厘米”。
標尺并不是一直都需要顯示，可根據(jù)自己的習慣或需要，通過菜單【視圖】|【標尺】選項控制其顯示或隱藏。而且，標尺在不同的文檔顯示方式下使用狀況也不一樣，水平標尺在頁面視圖、Web版式視圖和普通視圖下都可使用，而垂直標尺只有在頁面視圖下才能使用。
5．文檔編輯區(qū)
文檔編輯區(qū)是用來輸入、編輯、修改和查閱文檔內(nèi)容的區(qū)域。它是Word最主要的工作空間，用戶對文檔的各種操作，都將在該區(qū)域得到直接的反映。編輯區(qū)的范圍會隨著其中的文字、圖片等內(nèi)容的增加而逐漸擴大。
當文檔編輯區(qū)為當前工作對象時，其內(nèi)閃爍的光標位置為新的文檔內(nèi)容插入點。當鼠標指針移動進入文檔編輯區(qū)時，會出現(xiàn)兩種情況：位于該區(qū)域左側(cè)相當于左頁邊距那片范圍，屬于文本選定區(qū)，鼠標指針變?yōu)橛覂A斜箭頭形狀，單擊鼠標左鍵可方便地選定整行文本，按下左鍵并拖動則可方便選定大段文本；而位于其他范圍，鼠標指針為“I”形狀，在某一位置單擊鼠標可將文檔內(nèi)容插入點調(diào)整至該處，實現(xiàn)快速定位。
6．滾動條
滾動條包括垂直滾動條和水平滾動條，方便用鼠標拖動滑塊來對文檔顯示進行上下和左右移動定位，以在可視區(qū)內(nèi)查閱有關內(nèi)容。滾動條的顯示與否可通過菜單【工具】|【選項】選項，在【選項】對話框的【視圖】選項卡中進行相關設置。
7．瀏覽按鈕
瀏覽按鈕位于垂直滾動條的下端，可用來快速查看文檔相關內(nèi)容。它由三個按鈕組成，其中中間位置為【選擇瀏覽對象】按鈕，通過它可選擇確定按頁、節(jié)、標題、圖形或表格等對象方式進行瀏覽，另外上下兩個按鈕是實現(xiàn)按設定瀏覽對象執(zhí)行到前一個和下一個對象位置處的跳轉(zhuǎn)功能。
8．任務窗格
任務窗格是用一個獨立窗格來分類列出一些常用任務，以快速完成某些功能，如新建文檔、信息檢索、樣式和格式、幫助等。實際應用中，根據(jù)需要可通過單擊該窗格的可下拉式標題欄而選擇其他某類任務在窗格中展現(xiàn)。該窗格的顯示與關閉可通過菜單【視圖】|【任務窗格】選項進行切換。
9．狀態(tài)欄
狀態(tài)欄用于顯示當前文檔的一些狀態(tài)信息，如當前顯示頁面的頁號、節(jié)號、頁號/總頁數(shù)，插入點的位置、行號和列號，以及編輯狀態(tài)是否是修訂、改寫狀態(tài)等。
10．視圖模式按鈕
視圖是用戶在進行文檔編輯時查看文檔內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的屏幕顯示。Word 2003的文檔共有5種常用視圖模式。選擇適當?shù)囊晥D便于用戶查看文檔的結(jié)構(gòu)，并且可以及時查看文檔的編輯結(jié)果，還能快速定位到文檔的某一處。
視圖模式按鈕位于垂直標尺的下方，其由左至右5個按鈕分別對應【普通視圖】、【W(wǎng)eb版式視圖】、【頁面視圖】、【大綱視圖】和【閱讀版式】這5種視圖模式，可用于模式間的切換。
1）普通視圖：它是在Word中較為常用的顯示方式之一，對適用于大多數(shù)內(nèi)容的編輯及格式設置工作。在該視圖模式下可以更快地輸入和編輯文字，特別是對跨頁面內(nèi)容的編輯會更加方便。當編輯的文本內(nèi)容超過一頁的容量時，有一條虛線（稱為分頁線或分頁符）反映了分頁情況。此模式下沒有垂直標尺，只顯示文字格式設置及簡化的版式配置，所以不會看到背景、圖文框、文本框及頁眉頁腳等浮動的數(shù)據(jù)。
2）Web版式視圖：它是指像Web瀏覽器一樣顯示文檔。當用Word 2003打開以網(wǎng)頁形式保存的文件時，就會以此模式顯示，處于可編輯瀏覽狀態(tài)。用Web版式顯示文檔時，正文顯示得更大，并且不管文字顯示比例為多少，系統(tǒng)會自動折行以適應窗口寬度，所以其顯示的不是實際打印結(jié)果形式。Web版式是最佳的聯(lián)機閱讀模式，使用戶能快捷、清晰地瀏覽文檔。
3）頁面視圖：【頁面視圖】的稱謂十分形象，就像一張張白紙任我們書寫、繪制，顯示出我們在每一頁上內(nèi)容的布局和格式設置，而且每一頁上顯示的文檔效果與實際打印出來的是—樣的。在此模式下，用戶可以進行Word的一切操作。為了在視覺上拉近頁與頁之間文檔內(nèi)容之間的距離，便于連貫瀏覽，可以將鼠標指針移至兩頁之間的灰色區(qū)域，鼠標指針的形狀變?yōu)樾蜗蟮膬身摷垖拥男D形，且有浮動的文字提示【隱藏空白】，這時單擊鼠標按鈕將隱藏兩頁文檔內(nèi)容之間的空白區(qū)域，再次在兩頁連接處單擊又會恢復顯示空白。
4）大綱視圖：這種模式把文檔以其結(jié)構(gòu)層次的方式顯示。它用大綱符號和縮進編排來顯示文檔內(nèi)容的層次組織，可以暫時隱藏正文而僅顯示文檔的各個標題。大綱視圖模式常用于對長篇文檔的處理，可快速組織和檢查文檔的結(jié)構(gòu)。發(fā)揮大綱視圖效用的前提是，根據(jù)文檔內(nèi)容按有關要求建立文檔的綱目結(jié)構(gòu)，即對各標題和正文段落設置格式和樣式，包括應處于的層次級別。在【大綱視圖】下可以利用大綱工具欄來編輯文檔的綱目結(jié)構(gòu)。
5）閱讀版式：設置此視圖的目的是為了增加文檔的可讀性。系統(tǒng)會根據(jù)用戶屏幕的大小和分辨率，按實際頁數(shù)或允許多頁分屏來顯示文檔頁面，而且用戶可以隨意更改文字顯示的大小而不會影響到文檔中的實際字號。退出閱讀版式狀態(tài)可通過單擊工具欄上的【關閉】按鈕或按Esc鍵而返回到之前的文檔視圖模式。
4.2.4 Word 2003支持創(chuàng)建的文檔類型
在Word 2003中，可以創(chuàng)建的文檔類型有空白文檔、XML文檔、網(wǎng)頁文檔和電子郵件，如圖4.3所示。其中的空白文檔通常是指以doc為擴展名的普通Word文檔，本章后面各案例中所建文檔均是指這種普通“.doc”文檔。
4.2.5 關于Word 2003默認操作環(huán)境
Word 2003 在用戶的計算機系統(tǒng)中安裝好后，就有一個默認操作環(huán)境，多數(shù)情況下使用此默認環(huán)境即可滿足文檔制作的需要。但隨著用戶對Word 2003學習的深入和應用熟練程度的提高，用戶可結(jié)合自己的使用習慣定制你所默認的操作環(huán)境。除了在窗口外觀上定制菜單欄和工具欄的顯示內(nèi)容外，更多的是涉及文檔編排過程中各個環(huán)節(jié)操作細節(jié)的系統(tǒng)默認情形。
用戶可通過Word 2003菜單欄【工具】|【選項】選項，打開【選項】對話框，如圖4.4所示，單擊各選項卡來查看相關系統(tǒng)默認設置，并修改局部屬性設置以適應自己的需要。比如，在【常規(guī)】選項卡中，調(diào)整“列出最近所用文件”的個數(shù)，將“度量單位”設為“厘米”；在【保存】選項卡中，允許“保存?zhèn)浞?#8221;，調(diào)整“自動保存時間間隔”；在【文件位置】選項卡中將有關“文件類型”文檔的“位置”做出自己的修改，使其默認為自己的工作文件夾；在【編輯】選項卡中，設置“保持格式跟蹤”；在【用戶信息】選項卡中輸入自己的姓名等。從而定制了個人的Word 2003操作環(huán)境。
圖4.4 【選項】對話框
4.2.6 模板的概念
任何Microsoft Word文檔都是以模板為基礎而創(chuàng)建的。模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔內(nèi)的格式化設置。模板有共用模板和文檔模板兩類：共用模板包括Normal模板（常用模板），所含設置適用于所有文檔；文檔模板（例如備忘錄、信函和傳真模板等），所含設置僅適用于以該模板為基礎的文檔?？瞻孜臋n就是由Normal模板創(chuàng)建而來的。而對于信函、備忘錄、出版物等這些比較常用且嚴格的文檔，用戶可以直接套用Word 2003所提供的眾多相關模板，如圖4.5所示，這些現(xiàn)成的模板中集合了該類文檔所要求的各種格式，從而可以加速文檔制作的效率。
圖4.5 Word中的模板
模板從使用方式上又分為普通模板和向?qū)０鍍煞N：普通模板為用戶在新建文檔時直接應用其中的版式（包括結(jié)構(gòu)和格式設置），普通模板文件的擴展名為“.dot”；而向?qū)０鍎t通過提供一系列交互對話框來引導用戶逐步設定或輸入相關信息而制作出某類文檔，向?qū)０逦募臄U展名為“.wiz”。
Word模板本身也是一篇Word文檔，可以根據(jù)需要隨意在Word中進行創(chuàng)建、修改、編輯，形成自定義的模板以便通用，只是在保存模板文件時要注意保存為“.dot”文件并存放于系統(tǒng)安裝目錄下的“Templates”文件夾中。
雖然使用系統(tǒng)預置的模板可以大大簡化相關類型文檔編輯的復雜程度，使大量具有相同格式設置或者內(nèi)容的文檔能夠快速地編輯完成，提高了工作效率。但從掌握Word的各種編排技能角度出發(fā)，本章后面的有關案例將不以模板為制作出發(fā)點，而是以從最基礎的空白文檔來逐步創(chuàng)建編排得到目標文檔的方式進行介紹。只有了解和掌握了相關基礎性細節(jié)，再去學習和應用模板才會更加得心應手。
4.3 教學案例1——求職信撰寫
案例綜述
用Word 2003擬一封《求職信》，這屬于基本文檔制作。在這個簡單的案例中將向讀者介紹Word文檔的基本制作過程和對文檔的常用格式化設置等編排操作。Word 2003中的文檔制作過程包括：創(chuàng)建或打開文檔，輸入文檔內(nèi)容并保存文件，文檔內(nèi)容的編輯與格式化排版，打印預覽與打印，關閉文檔等步驟。文檔的常用格式化設置等編排操作包括：設置中西文文字的字體、字形、字號，段落的格式化，頁面設置等。
4.3.1 創(chuàng)建新文檔
我們已經(jīng)知道，在直接啟動Word 2003后，系統(tǒng)自動為用戶新建一個基于Normal模板的名為“文檔1”的空白文檔，即可由此而開始文檔內(nèi)容的輸入和編排工作。如果用戶在編輯文檔的過程中還需創(chuàng)建一個新的空白文檔，只需單擊工具欄上的【新建空白文檔】按鈕即可，或按快捷鍵Ctrl+N。再有一種方式就是，從菜單欄選擇【文件】|【新建】選項，會在Word窗口右側(cè)出現(xiàn)【新建文檔】任務窗格，如圖4.3所示，單擊【空白文檔】可實現(xiàn)新文檔的創(chuàng)建。
4.3.2 輸入文檔內(nèi)容
在新建空白文檔的編輯區(qū)內(nèi)輸入《求職信》文字內(nèi)容，如圖4.6所示。
圖4.6 初始案例文檔
在Word文檔中輸入文本時，可以使用Windows系統(tǒng)提供的英文和各種中文輸入法來輸入文字和標點符號，還可以根據(jù)需要通過Word菜單【插入】|【符號】或【特殊符號】選項來選擇輸入一些其他符號或特殊符號。
在輸入文本時一般應注意：標題（如果有的話）和自然段都從文檔編輯區(qū)左側(cè)頂格輸入，不使用空格留空；在一個自然段的末尾按回車鍵分段，其他位置不使用回車鍵。這樣做的目的是對于文檔的一些格式化操作留在有關設置環(huán)節(jié)進行，便于風格統(tǒng)一。
4.3.3 保存文檔
前面已在新建的空白文檔中輸入了《求職信》的文本內(nèi)容，為了保護這既有的勞動成果，應及時將當前只是存在于內(nèi)存中的文檔保存為磁盤文件。這可選擇菜單【文件】|【保存】選項或按相應的快捷鍵Ctrl+S，亦或單擊【常用】工具欄上的【保存】按鈕來進行。對于新建文檔的保存，Word將彈出【另存為】對話框，如圖4.7所示。
在【保存位置】框中選擇保存文檔的驅(qū)動器和文件夾；在【文件名】框中輸入要保存文檔的文件名或直接采用系統(tǒng)為你自動提供的名稱，這里輸入“求職信”（不必輸入擴展名）；在【保存類型】框中使用默認的“Word文檔”；單擊【保存】按鈕，Word即為你實現(xiàn)該文檔到命名硬盤文件的具體保存。
對于已命名保存了的文檔，若當前又進行了一些文本輸入等操作，執(zhí)行【保存】命令，將直接保存到相應文件。如果既想保存改變后的文檔，又不希望覆蓋之前的內(nèi)容，這時可選擇菜單【文件】|【另存為】選項打開【另存為】對話框，在其中輸入新的文件名并選擇保存位置后單擊【保存】按鈕，從而實現(xiàn)將當前文檔以一個新的文件副本保存起來。
圖4.7 【另存為】對話框
關于文檔保存，有一點需要強調(diào)，就是在處理文檔的過程中，要特別注意及時保存文檔并養(yǎng)成一種習慣，避免因各種可能的系統(tǒng)故障導致階段性操作成果的丟失。另外還有一種保障，Word 2003專門提供了文檔的自動保存功能，每隔固定時間自動將文檔內(nèi)容保存為一個臨時文件，這樣可保證即使在沒有主動及時保存對文檔的更改時，使可能碰到的斷電、死機等意外事故造成的損失降到最低。具體設置可通過菜單欄選擇【工具】|【選項】選項打開【選項】對話框并切換到【保存】選項卡，選中【自動保存時間間隔】復選框，并根據(jù)需要調(diào)整自動保存時間間隔，單擊【確定】按鈕完成設置。在導致Word 2003被迫強行關閉甚至Windows死機的意外發(fā)生時，Word 2003每隔固定時間自動保存的臨時文檔將不會丟失。再次開啟Word 2003時，窗口左邊會自動出現(xiàn)一個【文檔恢復】窗格，其中顯示了意外發(fā)生前暫時保存的文檔及保存時間，單擊想要恢復的文檔即可將其臨時文檔恢復到當前正在編輯的文檔中。用于恢復的臨時文件在磁盤上的保存位置可通過【選項】對話框中的【文件位置】選項卡中“自動恢復”文件選項來查看。
4.3.4 基本編輯操作
作為Windows應用軟件，Word 2003提供的一些基本編輯操作，如選定、移動、刪除、復制、剪切、粘貼等，以及操作的撤消與恢復功能等，與Windows系統(tǒng)中的資源管理器等其中的編輯操作類似，只不過這里的操作對象為文檔中的文本等內(nèi)容，工作空間為文檔編輯區(qū)，所以在這里不再贅述。
對于本案例中輸入的一段不長的文字，錯別字或語句不通順等不足也在所難免，需要用戶結(jié)合自己的思路組合應用上述編輯操作撰寫出自己的《求職信》。在修改不足時有一細節(jié)，就是要注意當前編輯器是處于插入狀態(tài)還是改寫狀態(tài)（按鍵盤上的Insert鍵和雙擊狀態(tài)欄中相應位置，可在兩狀態(tài)間發(fā)生切換），系統(tǒng)默認為插入狀態(tài)，若不注意已處于改寫狀態(tài)，可能會導致已有內(nèi)容被覆蓋。
另外，Word還為用戶提供了【查找和替換】功能，可以給我們在快速定位編輯位置和批量修改部分字句方面帶來很大方便。例如，在本案例文檔中想找到所有“公司”文字并都修改為“單位”，快捷方法為：按快捷鍵Ctrl+F或Ctrl+H，系統(tǒng)彈出【查找和替換】對話框；選擇【替換】選項卡，在【查找內(nèi)容】框中輸入要查找的字符串“公司”，在【替換為】框中輸入擬替換的新字符串“單位”，如圖4.8所示；單擊【查找下一處】按鈕，開始查找；單擊【替換】按鈕，將找到的字符串替換為新字符串；重復上一步，繼續(xù)查找和替換。若不想逐個查找替換，確定進行所有替換，則單擊【全部替換】按鈕，Word自動將找到的全部符合要求的字符串替換為新字符串。
圖4.8 【查找和替換】對話框
4.3.5 格式化設置文檔
對文檔進行格式化設置是為了使文檔給人一種結(jié)構(gòu)清晰、賞心悅目的感覺。在本案例中，該項工作主要包括文字格式化和段落格式化。具體設置可以通過執(zhí)行菜單中的相關命令進行操作；也可以直接用【格式】工具欄中的相關工具按鈕進行操作。
（1）文字格式化
在Word 2003中文版中，一般輸入的文字在默認情況下為正文文字、宋體、五號，但是用戶可以根據(jù)自己的需要隨意改變字符的效果，即修改文字字體、大小和文字顏色等基本屬性。本案例中所作的設置比較簡單，多數(shù)屬性采用了默認值，只是改變了字號。具體操作為：用鼠標拖動選定所有文本，在菜單欄中選擇【格式】|【字體】選項，彈出【字體】對話框，如圖4.9所示，其有預覽區(qū)域，能直觀地看到以可選值設置的效果，從而了解關于字體的許多屬性；這里，我們在字號區(qū)域選擇“四號”，其他屬性均不作改變。
在【格式】工具欄中還提供了【字符邊框】、【字符底紋】命令按鈕，可以根據(jù)需要為選定的文本設置邊框和底紋，以增加文檔內(nèi)容的視覺效果。本案例的文檔可不用此功能。
（2）段落格式化
段落是構(gòu)成整篇文檔的骨架，一個段落中可以包括文字、圖形及公式等文檔對象，它介于兩個回車符之間。對段落進行格式化操作，包括段落對齊、段落縮進、行間距的調(diào)整、應用制表位等。合理恰當?shù)馗袷交温涫鞘刮臋n錯落有致、可讀性強的關鍵。
鑒于本案例文檔為信函類型，基于常識，在已輸入的內(nèi)容中除了第一行和最后一行，其他各段落可統(tǒng)一設置如圖4.10所示。這里的方法是：選定全部文本，在菜單欄中選擇【格式】|【段落】選項，彈出【段落】對話框，它同樣有預覽區(qū)域，可直觀地對于不同屬性以可選值嘗試不同的設置，從其效果變化來了解不同屬性設置的功用。在系統(tǒng)默認屬性值的基礎上，在【縮進和間距】選項卡的【縮進】屬性方面，找到【特殊格式】項目，從其下拉列表中選擇“首行縮進”，在其后的【度量值】框中輸入首行縮進量為2個字符；在【間距】屬性區(qū)域，設置【段后】屬性值為“0.5行”，【行距】為“固定值”且大小設置值為“22磅”；再單獨選定第一行，將其縮進特殊格式改為“無”；而對于最后一行，則將其首行縮進值調(diào)整為14個字符。從而完成本文檔的段落格式化設置。
圖4.10 【段落】對話框
關于段落縮進，Word 2003中有左縮進、右縮進這兩種設置文本與頁邊距之間距離的基本縮進格式和在前兩者基礎上進行首行縮進、懸掛縮進的又兩種特殊格式縮進。通過案例的操作過程我們可以看出，這些縮進可以使文檔中的某一段相對其他段落偏移—定的距離，突出顯示該段落，從而增加了文檔的層次感。
相關縮進的設置或調(diào)整還有一個便捷的方法就是使用【水平標尺】。其操作如下：
1）首行（/懸掛）縮進：選定文本，向右拖動標尺上的【首行（/懸掛）縮進】標記。
2）左縮進：選定文本，向右拖動【左縮進】標記。
3）右縮進：選定文本，向左拖動【右縮進】標記。
（3）格式刷的應用
在上述求職信的最后，還應有落款和日期，可繼續(xù)輸入相關內(nèi)容。而且對于日期，還可通過在文檔中使用菜單【插入】|【日期和時間】選項，在彈出的對話框中選擇某一日期格式，單擊【確定】按鈕，將按指定格式將當前的日期插入文檔中，還可以選擇設置【自動更新】功能（實現(xiàn)在下次打開該文檔時將顯示屆時的日期）。
新輸入的這些內(nèi)容，也要對其進行格式設置。Word為我們提供了【格式刷】工具，從而方便復用已有的格式化設置。其使用方法如下：
1）選定已經(jīng)格式化的文本；
2）單擊【格式】工具欄中的【格式刷】按鈕；
3）把帶格式刷的鼠標指針拖過需要復制格式化信息的文本。
4）如果在步驟2）中雙擊【格式刷】工具按鈕，則可把格式化信息復制到多個對象上，此后再次單擊該按鈕，可結(jié)束格式刷操作。
4.3.6 關閉文檔與重新查看
（1）關閉文檔
文檔編排工作完成后就可以關閉該文檔了。關閉Word 2003文檔的方法是選擇【文件】|【關閉】選項或單擊【常用】工具欄上的【關閉】按鈕，也可直接單擊Word 2003窗口右上角的叉形【關閉】按鈕。
當同時開啟多個Word文檔進行編輯時，關閉其中一個，其余文檔仍駐留在Word 2003中。為了方便用戶，Word 2003提供了同時關閉所有文檔的功能，具體操作方法如下（同時保存多個文檔的情況與此類似）：在按住Shift鍵的同時打開【文件】菜單，此時，【文件】菜單中原來的【關閉】選項將變?yōu)椤救筷P閉】選項，選擇該選項即可關閉所有打開的Word文檔。
在進行關閉Word文檔操作時，針對文檔是否發(fā)生過更改或進行了保存，系統(tǒng)對操作的響應與我們在前面介紹過的退出Word的操作有類似的響應情形，在此不再贅述。只不過，關閉操作不會退出Word程序，而退出操作實際上在執(zhí)行過程中內(nèi)部已包含了關閉所有文檔的執(zhí)行。
（2）重新查看
對于關閉了的案例文檔若想再檢查一下，需要重新打開查看或作必要的修改。打開這種現(xiàn)有Word文檔有多種方法（當然Word還可打開它所支持的其他各種文檔類型，在此不作介紹）：
1）利用【打開】對話框。在啟動了的Word 2003中，單擊【常用】工具欄中的【打開】按鈕（或選擇【文件】|【打開】選項），彈出【打開】對話框，如圖4.11所示；以案例文檔為既定目標來確定“查找范圍”、“文件類型”和“文件名”；單擊【打開】按鈕，打開該文檔。
2）直接雙擊Word文件名稱打開。我們已在關于如何啟動Word 2003的內(nèi)容中介紹了這種方法。
3）如果該文檔屬于最近使用過的文檔，則可在【文件】菜單下方所列的最近使用的一些文檔中找到而選擇打開；也可通過【視圖】菜單啟動【任務窗格】，在其中也顯示了最近使用的文檔；與在Windows系統(tǒng)任務欄中從【開始】菜單出發(fā)，在【文檔】選項中所列一樣，在Word的【打開】對話框中從【我最近的文檔】中也能找到擬打開的文檔。
圖4.11 【打開】對話框
打開查看通過本案例前面操作逐步制作好的《求職信》文檔，如圖4.12所示。
圖4.12 制作的《求職信》文檔
4.4 教學案例2——個人簡歷撰寫
案例綜述
大學生到畢業(yè)階段時將面臨求職應聘，個人求職簡歷可謂是找工作的重要“敲門磚”，一定不能忽視。首先不能因為簡歷的制作不當或者不夠吸引人，而被用人單位忽略。當然撰寫個人簡歷本身的技巧不是本書所涵蓋的內(nèi)容，因為其著重在于內(nèi)容而非外表。但借助Word 2003這樣的字處理軟件的強大功能制作出整體布局合理、個人信息表達充分同時又簡潔明了的簡歷卻又是十分必要的。在本案例中將通過制作一個畢業(yè)生個人求職簡歷來向讀者介紹Word 2003中一些功能的應用，主要涉及表格的繪制及其格式化、插入圖片以及項目符號和編號的使用等內(nèi)容。大學生制作自己的個人簡歷可參考的一種信息框架如圖4.13所示，該圖也反映了本案例文檔將采取的內(nèi)容布局。而實際內(nèi)容可能需要任何一名大學生在平時學業(yè)生涯中注意在各方面豐富自己，最終使個人簡歷的內(nèi)容“簡約而不簡單”，既全面又有分量。
圖4.13 個人簡歷信息框架與布局
4.4.1 初始化頁面
新建一個Word文檔，在其中輸入“個人簡歷”，按快捷鍵Ctrl+S將其保存為“個人簡歷.doc”文件。
選擇菜單欄【文件】|【頁面設置】選項，打開【頁面設置】對話框，該對話框包括【頁邊距】、【紙張】、【版式】和【文檔網(wǎng)格】選項卡。
在【頁邊距】選項卡中通常設置文檔與頁面上、下、左、右邊界之間的距離，在【裝訂線位置】選擇裝訂線是位于頁面的頂端還是頁面的左側(cè)，并設置裝訂線與邊界的距離，在【方向】區(qū)域選擇頁面是“縱向”還是“橫向”布置；在【版式】選項卡中，可在【頁眉和頁腳】的【距邊界】區(qū)域選擇設置頁眉、頁腳與頁面上、下邊界之間的距離，以及【頁面】的【垂直對齊方式】設置等；在【紙張】選項卡中通常設置【紙張大小】，可從相應的下拉列表中選擇紙張型號（如A4紙、16開紙、自定義大小等），如果選擇的是“自定義大小”，則應輸入紙張的寬度值和高度值。各選項卡中都有相應設置的應用范圍選擇。
這里選擇【頁邊距】選項卡，在其上的【頁邊距】選項區(qū)域中將上、下、左、右邊距均設為2.2厘米，頁面方向采用默認的“縱向”，如圖4.14所示；選擇【紙張】選項卡，將紙張大小設為“A4”紙。單擊【確定】按鈕完成頁面設置。
圖4.14 【頁面設置】對話框
4.4.2 插入表格
（1）關于表格
表格的用途很廣，可以用表格制作簡單的圖表，可以在表格中插入圖片，可以對表格內(nèi)的數(shù)字進行排序和計算等，還可以用表格創(chuàng)建引人入勝的頁面版式以及排列文本和圖形，這在Web頁文檔中經(jīng)常用到?？梢奧ord文檔中的表格適用于整理復雜的內(nèi)容，而不僅僅是對表格數(shù)據(jù)進行處理。本案例就是將其用于安排文檔的整體布局，力求使文檔內(nèi)容能夠更加清晰地表達。
要靈活運用表格，要先了解表格的結(jié)構(gòu)。表格是由行和列組成的，構(gòu)成表格的每一個單元稱為單元格。在Word 2003中，用戶不但可以插入一些簡單的、固定格式的表格，還可利用單元格的合并/拆分、繪制斜線表頭等功能，制作出一些復雜的、靈活可變的表格形狀。在單元格中可輸入文字信息和插入圖片信息，并能在表格中對數(shù)據(jù)進行計算和對有關信息進行排序，從而使信息表達直觀、嚴謹且表現(xiàn)力豐富。
（2）插入表格
選擇菜單欄【表格】|【插入】|【表格】選項，打開【插入表格】對話框，在【列數(shù)】和【行數(shù)】文本框中分別輸入4列和24行，如圖4.15所示。單擊【確定】按鈕，此時表格以普通的網(wǎng)格樣式插入到頁面中。
圖4.15 【插入表格】對話框
上述插入簡單表格的方式同樣可從【表格和邊框】工具欄單擊【插入表格】按鈕來執(zhí)行實現(xiàn)。要創(chuàng)建復雜表格，可按如下步驟：
1）選擇菜單欄【視圖】|【工具欄】|【表格和邊框】選項或選擇【表格】|【繪制表格】選項，打開【表格和邊框】工具欄，如圖4.16所示。
2）將插入點定位到要插入表格的位置。
3）單擊【表格和邊框】工具欄中的【繪制表格】按鈕，鼠標指針變?yōu)楣P形。
4）先繪制一個矩形作為表格的邊框，然后在邊框內(nèi)繪制行線、列線或斜線。
5）清除表格線可單擊【表格和邊框】工具欄中的【擦除】按鈕，鼠標指針變?yōu)槟z擦形，然后拖過要清除的表格線。
圖4.16 【表格和邊框】工具欄
上述過程中，因我們要創(chuàng)建的是一比較個性化的簡歷表格，沒有采用表格【自動套用格式】功能（請留意圖4.16中相應按鈕）。所謂表格自動套用格式，就是Word 2003為了方便用戶提供的一些預設好的表格格式，在用戶要創(chuàng)建表格時，可以根據(jù)需要直接套用這些表格，以便快速制作出實用而美觀的格式。所以表格自動套用格式實際上是另一種創(chuàng)建表格的方法，可按如下步驟操作：定位插入點后，選擇菜單欄【表格】|【表格自動套用格式】選擇，也可以在【表格和邊框】工具欄上單擊相應按鈕，彈出【表格自動套用格式】對話框，在【表格樣式】列表框中單擊不同的樣式，再從預覽區(qū)中預覽選定的樣式效果，比如選中“流行型”，如圖4.17所示，然后單擊【應用】按鈕；這時出現(xiàn)【插入表格】對話框，在其中輸入要插入表格的“行數(shù)”和“列數(shù)”后單擊【確定】按鈕；自動套用“流行型”樣式后的一空表格將插入到文檔當前位置，只需在其中添加必要的內(nèi)容即可得到一張不錯的表格。
（3）操作表格
可以根據(jù)需要，對已建立的表格進行調(diào)整操作。為形成本案例在前面展示的表格式樣，將組合應用各種關于表格及其中的行、列和單元格的操作。具體方面及其操作方法步驟介紹如下。
1）選定表格、行、列和單元格。
方法一：用命令菜單選定表格、行、列和單元格。
① 將插入點定位到表格單元格中。
② 選擇【表格】|【選擇】|【表格】選項，選定整個表格。
③ 選擇【表格】|【選擇】|【行】（或【列】、【單元格】）選項，選定插入點所在的一行（或一列、所在單元格）。
方法二：用鼠標選定行、列和單元格。
① 在要選定的行左側(cè)選定欄，鼠標指針變?yōu)橄蛴疑戏降募^，單擊鼠標，可選定一行；上下拖動鼠標，可選定多行。
② 移動鼠標到表格上邊框，鼠標指針變?yōu)樨Q直向下的箭頭，單擊鼠標可選定一列；左右拖動鼠標，可選定多列。
③ 移動鼠標到單元格左邊線，鼠標指針變?yōu)楹谏蛴疑戏降募^，單擊鼠標可選定一個單元格；拖動鼠標可選定多個單元格。
2）在表格中插入行、列和單元格。
① 選定一行，選擇【表格】|【插入】|【行】選項，在選定行的上方（或下方）插入一個空白行。
② 選定一列，選擇【表格】|【插入】|【列】選項，在選定列的左側(cè)（或右側(cè)）插入一個空白列。
③ 將插入點定位到要插入單元格的位置，選擇【表格】|【插入】|【單元格】選項，在【插入單元格】對話框中選擇【左側(cè)單元格右移】或【活動單元格下移】方式，插入單元格。
3）刪除表格、行、列和單元格。
① 選定要刪除的表格，選擇【表格】|【刪除】|【表格】選項，刪除選定的表格。
② 選定要刪除的行（或列），選擇【表格】|【刪除】|【行】（或【列】）選項，刪除選定的行（或列）。
③ 選定要刪除的單元格，選擇【表格】|【刪除】|【單元格】選項，在【刪除單元格】對話框中選擇【右側(cè)單元格左移】或【下方單元格上移】方式，刪除單元格。
4）調(diào)整行高和列寬。
方法一：用命令菜單調(diào)整行高和列寬。
① 選定要調(diào)整行高或列寬的單元格。
② 選擇【表格】|【表格屬性】選項，打開【表格屬性】對話框。
③ 在【行】選項卡中指定單元格高度，在【列】選項卡中指定單元格寬度。
④ 單擊【確定】按鈕。
方法二：用鼠標調(diào)整行高和列寬。
① 將鼠標指針移到相鄰兩行（或兩列）的分界線上，鼠標指針變?yōu)殡p箭頭。
② 上下（或左右）拖動分界線，調(diào)整行高（或列寬）。
5）合并和拆分單元格。
① 選定要合并的幾個單元格，選擇【表格】|【合并單元格】選項，幾個單元格合并為一個單元格。
② 選定要拆分的一個或幾個單元格，選擇【表格】|【拆分單元格】選項，打開【拆分單元格】對話框，設置要拆分的行數(shù)和列數(shù)，單擊【確定】按鈕。
雖然可以任意拖動表格以調(diào)整表格的行高和列寬，但是Word 2003還提供了一些自動調(diào)整表格的功能，使表格的行高或列寬能夠自動適應在單元格中文本的高度或長度。這樣在表格中就不會出現(xiàn)因為某行中的內(nèi)容太多而不能完全顯示，而另一行內(nèi)容過少而出現(xiàn)太多空白的現(xiàn)象；自動調(diào)整列寬則使表格顯得更為緊湊。具體操作為：通過選擇【表格】|【自動調(diào)整】|【平均分布各行（各列）】選項使所選定的行等高或列等寬，增加表格的美觀度；通過選擇【表格】|【自動調(diào)整】|【根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格】選項可使表格各列適應其中的最長文本而自動調(diào)整列寬，不至于出現(xiàn)太多空白；若在【自動調(diào)整】子菜單下選擇【根據(jù)窗口調(diào)整表格】選項，整個表格就會自動縮放成文檔寬度；若在【自動調(diào)整】子菜單下選擇【固定列寬】選項，整個表格的各列將保持現(xiàn)有的寬度不變，除非用戶拖動以改變表格寬度，此時，如果再在其中某個單元格中輸入內(nèi)容，當超過現(xiàn)有單元格的列寬時，該單元格中的內(nèi)容會自動換行，同時行高也將發(fā)生變化。
4.4.3 案例文檔內(nèi)容的輸入和格式化
1．關于圖形
在Word文檔中，可以使用兩種類型的圖形來增強文檔的效果：一種是使用Microsoft Word的【繪圖】工具繪制的圖形對象；另一種是導入由其他文件創(chuàng)建的圖片。
圖形對象包括自選圖形、直線、箭頭、圖形創(chuàng)建框、文本框、藝術(shù)字等圖形對象。這些圖形對象是Word文檔不可缺少的部分。使用【繪圖】工具欄的顏色、圖案、邊框、線型和其他效果可以更改或增強這些效果，從而符合自己想要的效果。另外，用戶可以通過工具欄選項刪除或添加各種圖形或自定義各種圖形。
在Word文檔中，圖片的來源包括Word系統(tǒng)提供的剪貼畫和用戶保存在各種存儲器上已有的圖片以及從Internet上下載的圖片。系統(tǒng)提供的剪貼畫都存放在“剪輯庫”中，剪輯庫是Word文檔中自帶的大量實用而精美圖片的圖片庫，不僅包含了大量的圖片和照片，也包含有聲音和影片剪輯。用戶可以將其他來源的剪貼畫往“剪輯庫”中添加，支持的類型有cgm、wmf、cdr、eps、drw、wpg等圖像文件。
通過【圖片】工具欄中的工具按鈕和【繪圖】工具欄中的部分工具按鈕，可以更改和增加圖片。在某些情況下，必須取消圖片的組合并將其轉(zhuǎn)換為圖形對象后才能使用【繪圖】工具欄中的工具。
上面是關于圖形的概覽知識，對于本案例的“個人簡歷”文檔，實際中需要插入個人照片，而作為示例，在制作過程中插入一張“人物”剪貼畫替代。而對于繪圖等操作，將結(jié)合在下一個案例文檔中做出介紹。
2．應用項目符號和編號
如圖4.18所示，在編輯文檔時，使用項目符號和編號列表來組織內(nèi)容，可以使相關內(nèi)容醒目并且有序，從而使文檔具有層次分明和結(jié)構(gòu)清晰的特點。
3．在表格中輸入內(nèi)容并進行相應的格式化的一般步驟
（1）表格中內(nèi)容的輸入
1）用鼠標單擊單元格或用光標移動鍵移動插入點，選擇要輸入內(nèi)容的單元格。
2）在單元格中可以輸入、編輯文本、圖形或其他對象。
3）在單元格中插入外部圖片的方法是：將插入點定位到要插入圖片的位置；選擇【插入】|【圖片】|【來自文件】選項，打開【插入圖片】對話框，如圖4.19所示。在該對話框中選擇要插入的圖片類型，并選擇圖片所在的驅(qū)動器、文件夾和文件名；單擊【插入】按鈕，實現(xiàn)操作目標。這里要注意圖片的插入方式，如圖4.19所示，【插入】按鈕的右側(cè)附有一下拉菜單按鈕，從中可選擇按【插入】、【鏈接文件】或【插入和鏈接】方式實現(xiàn)圖片的插入，這主要是為了適應是否嵌入式插入及圖片同步更新的不同需要。
圖4.18 【項目符號和編號】對話框
圖4.19 【插入圖片】對話框
4）在案例文檔中插入剪貼畫：將插入點定位到要插入剪貼畫的位置，選擇【插入】|【圖片】|【剪貼畫】選項，Word將在窗口右側(cè)打開【剪貼畫】任務窗格；在【搜索文字】框中，輸入描述所編輯圖片的單詞或短語（也可輸入已知剪輯的完整或部分文件名），這里輸入“人物”；單擊【搜索】按鈕，搜索后的結(jié)果顯示在下方的結(jié)果區(qū)域，找到想插入的剪輯，如圖4.20所示。單擊該顯示即可將它插入到文檔中。
（2）圖片編輯與格式設置
對于插入到Word文檔中的圖片，用戶可以根據(jù)自己的需要對其進行適當編輯，以達到更加美觀的效果。單擊鼠標選定圖片，Word自動彈出或通過鼠標右鍵、菜單途徑打開【圖片】工具欄（見圖4.21），該工具欄提供了一些基本的圖片編輯和格式設置命令，包括圖片的大小、背景顏色、外框線條形式、文字環(huán)繞形式及亮度和對比度等。當然也可選擇【格式】|【圖片】選項，打開【設置圖片格式】對話框，如圖4.22所示。在【顏色與線條】選項卡中設置圖片填充和邊框線條的顏色等；在【大小】選項卡中設置圖片的尺寸；在【版式】選項卡中設置圖片的環(huán)繞方式、水平對齊方式；在【圖片】選項卡中設置圖片的裁剪尺寸，顏色、亮度、對比度的比例。
圖4.21 【圖片】工具欄
圖4.22 【設置圖片格式】對話框
（3）表格中文本的格式化
1）選定要格式化的表格、行、列或單元格。
2）用【格式】命令菜單或【格式】工具欄對選定對象中的文本進行格式化（字體、字號、字形、顏色、效果、字距、縮放、行距、對齊方式、縮進等）。
3）默認情況下，表格單元格中的文字是橫排的，有時為了某種特殊的要求，希望將表格單元格中的文本更改為縱向排列，同時還需改變文字的方向。這時可先定位于某單元格，然后選擇【格式】|【文字方向】選項，彈出如圖4.23所示的對話框，可根據(jù)需要進行選擇設置。
（4）設置文本在單元格中的對齊方式
1）打開【表格和邊框】工具欄。
2）選定要設置對齊方式的表格、行、列或單元格。
3）在【表格和邊框】工具欄的“對齊方式”下拉列表中選擇需要的對齊方式（如靠上兩端對齊、中部居中、靠下右對齊等）。
圖4.23 單元格中的文字方向設置
（5）設置表格標題
本案例中的標題獨立于表格外，可按一般的文本進行格式設置。當然也可將其置于表格的首行中，按如下方法設置。如果將表格前端的一行或若干行設定為標題，即表頭時，其通常方法如下：
1）選定作為表格標題的首行或包含首行的數(shù)行。
2）選擇【表格】|【標題行重復】選項，將選定的行作為標題，當表格跨越多頁時，標題行在后續(xù)頁中重復出現(xiàn)。
這項功能在所制作的表格中的記錄較多、無法在一頁中顯示全部時，為了提高表格的可讀性，在每一頁的頂部增加標題表頭是很好的方法。
（6）添加邊框和底紋
1）選擇【視圖】|【工具欄】|【表格和邊框】選項，打開【表格和邊框】工具欄。
2）選定要添加邊框和底紋的表格、行、列或單元格。
3）在【表格和邊框】工具欄的“線型”和“粗細”下拉列表中選擇線型和粗細，然后在“外側(cè)框線”下拉列表中選擇框線類型。
4）在【表格和邊框】工具欄的“底紋顏色”下拉列表中選擇底紋顏色。
（7）添加項目符號
1）選定要添加項目符號的文本。
2）單擊【格式】工具欄中的【項目符號】按鈕即可。Word 2003提供了多種項目符號樣式可供選擇，如圖4.18所示。
3）為使文檔內(nèi)容具有錯落的結(jié)構(gòu)，可以對設置了項目符號的文本進行選定，單擊【格式】工具欄中的【增加縮進量】或【減少縮進量】按鈕，或者按Tab鍵或Shift+Tab鍵，即可實現(xiàn)項目符號層次的降低與提高，對于不同層次的項目符號采用不同的項目符號式樣，則會有更好的視覺效果。
4.4.4 案例文檔表格有無邊框?qū)Ρ?
綜合上面關于表格本身的編輯操作，以及進行數(shù)據(jù)的輸入和格式化設置后，可以得到類似于如圖4.24所示的“個人簡歷”效果。
雖然我們采用表格制作了該案例文檔，但實際上作為求職簡歷，密密匝匝的表格線使簡歷看起來比較呆板。我們可以嘗試去掉表格線即“邊框”，其效果如圖4.25所示。讀者可以比較一下兩者的閱讀感覺，應該能體會到后者要簡潔得多。
圖4.24 有邊框個人簡歷效果 圖4.25 無邊框個人簡歷效果
經(jīng)過以上各步驟所做出的多種編排操作后，還是應像在案例1中所強調(diào)的那樣，都應及時地作階段性保存。
4.4.5 了解表格的排序和計算功能
在本案例中對表格在Word文檔中的應用作了充分的展示。表格還有一基本功能，就是能對其中的內(nèi)容作排序和簡單數(shù)據(jù)計算。
（1）表格中內(nèi)容的排序
表4.2 表格內(nèi)容排序樣表
姓名 年齡 課程1成績 課程2成績 課程3成績
李四 18 85 87 93
王五 20 91 66 79
章三 19 82 75 95
如表4.2所示，對于其中的內(nèi)容，可以將列或表格中的文本、數(shù)字或數(shù)據(jù)按升序（A ~Z、0~9，或最早到最晚的日期）進行排序，也可以按降序（上述相反的規(guī)律）進行排序。
當用戶在表格中對文本進行排序時，可以選擇對表格中單獨的列或整個表格進行排序。用戶也可在單獨的表格列中用多于一個的單詞或域進行排序。例如，如果一列同時包含名字和姓氏，可以姓氏或名字進行排序。
對內(nèi)容進行排序的方法是：選定要排序的列或表格，選擇菜單欄【表格】|【排序】選項，彈出【排序】對話框，如圖4.26所示，選擇所需的排序選項，從而實現(xiàn)相關排序。
（2）表格數(shù)據(jù)計算
在Word 2003中，表格中的單元格都有唯一的引用參數(shù)與之對應。表格中的行用阿拉伯數(shù)字表示，第l行為1，第2行為2，依此類推；表格中的列用英文字母表示，第1列為a，第2列為b，依此類推。這樣，每個單元格就可以用阿拉伯數(shù)字和英文字母聯(lián)合起來表示了，如圖4.27所示。
圖4.26 【排序】對話框 圖4.27 單元格及其引用參數(shù)對照示意圖
對于Word，普通表格中的數(shù)值能運用幾種比較簡單的公式進行計算，具體方法如下：
1）將光標定位于要放置計算結(jié)果的單元格。
2）選擇【表格】|【公式】選項，彈出【公式】對話框，如圖4.28所示。
3）在【粘貼函數(shù)】下拉列表中選擇合適的函數(shù)，在【公式】框中輸入單元格引用，在【數(shù)字格式】下拉列表框中選擇合適的計算結(jié)果格式。
4）單擊【確定】按鈕即可。
在輸入單元格引用時，如果引用若干個單元格，則單元格間用逗號分隔，如SUM（a2，a3）；如果引用某個區(qū)域，則在選定區(qū)域的首尾單元格間用分號分隔，如AVERAGE（a1：b3）。
如果需要執(zhí)行復雜計算，則可通過插入Excel電子表格對象來實現(xiàn)。
4.5 教學案例3—— 畢業(yè)論文編輯
案例綜述
畢業(yè)論文的撰寫與編輯可能是大學生在校期間，在導師的指導和校閱下要完成的最長的一篇文檔工作了。正由于其往往是幾十頁的長篇幅，它的編排不同于一般文檔的處理。采用傳統(tǒng)的方法處理長文檔，在編輯和排版過程中會有很多不便，甚至帶來混亂，極大影響文檔格式的一致性和編排效率。同時，論文中包含的內(nèi)容表現(xiàn)形式豐富，除文字外還通常有框圖、圖片、表格、數(shù)學公式等。論文最后需要裝幀，因此需要按書籍樣式考慮整體效果，既要有摘要、目錄，同時在正文格式一致性排版的基礎上還要考慮封面及頁眉、頁腳設計，以及保證整篇文檔便于正確打印和裝訂成冊。因此，對于諸如畢業(yè)論文、書籍教材和企業(yè)辦公環(huán)境常見的企劃方案、業(yè)務報告等一類長文檔，要求有好的編排策略，才能高效地制作出具有專業(yè)水準的格式統(tǒng)一、條理清晰、易于閱讀的好作品。長文檔的編輯主要涉及樣式、綱目、引用、分頁分節(jié)、頁眉和頁腳等。
4.5.1 文檔初始化
新建一文檔，首先按照前面案例介紹過的方法進行頁面設置，并將各頁邊距設置為上、下、右邊距各2.5厘米，左邊距3厘米，并將其命名為“我的畢業(yè)論文.doc”保存下來。
4.5.2 應用樣式
（1）關于樣式
在Word 2003中，樣式是字體、字號和縮進等格式設置特性的組合，并能將這一組合作為集合加以命名和存儲。樣式所針對的對象包括標題、正文、標號、圖片、表格等，應用樣式時，將同時應用該樣式中所有的格式設置。
Word 2003提供了4種不同類型的樣式：
1）字符樣式影響段落內(nèi)選定文字的外觀，如文字的字體、字號、加粗及傾斜格式。
2）段落樣式控制段落外觀的所有方面，如文本對齊、縮進、制表位、行間距和段間距等。
3）表格樣式可為表格的邊距、陰影、對齊方式和字體提供一致的外觀。
4）列表樣式可為列表應用相似的對齊方式、編號或項目符號字符以及字體。
Word 2003中提供了許多內(nèi)置的標準樣式，供用戶編輯使用?！闱闆r下，在新建一個空白文檔時，就會包含如下常用的樣式。
1）文檔標題：包括標題級別，以及文字的字形、字號、顏色等。
2）文檔目錄：包括目錄級別，以及文字的字形、字號、顏色等。
3）文檔正文：包括文檔正文文字的字形、字號、顏色等，以及段落的對齊方式。
4）頁眉和頁腳：決定文檔是否使用頁眉、頁腳，以及如何設置頁眉、頁腳。
Word 2003不但提供了許多內(nèi)建樣式，還能自動保存用戶自定義的樣式。其操作方法為：選擇【工具】|【選項】選項，彈出【選項】對話框，切換到【編輯】選項卡，選中【保持格式跟蹤】復選框即可。這樣，自定義的樣式就能和內(nèi)建樣式一樣被重復應用了。
學會使用樣式，對于用戶提高制作Word文檔的效率會很有幫助，樣式能讓我們更為方便地對文檔進行快速格式化。
（2）樣式在案例文檔中的使用
在文檔簡單初始化，接下來的工作并不是急于輸入文本等文檔內(nèi)容，對于畢業(yè)論文之類長文檔的編排，先指定文字的樣式將是一種好的方式。設置樣式其實不難，在前面的兩個案例中將各種設置好的格式起一個名字，也可以變成樣式。通常情況下，我們只需使用Word提供的預設樣式就可以了，在預設的樣式不能滿足要求的情況時，可根據(jù)需要在其基礎上略加修改。
從菜單欄選擇【格式】|【樣式和格式】選項，在右側(cè)的任務窗格中即可設置或應用格式和樣式，如圖4.29所示。要注意任務窗格底端的【顯示】中的內(nèi)容，在圖4.29中，【顯示】為“有效格式”，則其中的內(nèi)容既有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標題1”為樣式；如果對已被設置為“標題1”的文本再進行“居中”，則其格式化設置就是樣式和格式的混合格式。如果在如圖4.29所示的【顯示】下拉列表中選擇“有效樣式”，這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式。
“正文”樣式是Word文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎上經(jīng)過格式改變而設置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。
“標題1”~“標題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1～9。這樣，就能夠通過級別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。如圖4.29所示的樣式列表中，只顯示了“標題1”~“標題3”的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖4.29所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標題4”～“標題9”樣式。
通常在畢業(yè)論文中可能用到的樣式情況如下：
1）對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標題，采用“標題1”樣式，章節(jié)中的小標題，按層次分別采用“標題2”~“標題4”樣式。
2）文章中的論述文字，采用“正文首行縮進2”樣式。
3）文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標題”樣式。
做好上述樣式應用規(guī)劃，接下來可以輸入文字了。
4.5.3 應用格式化的多級編號標題
（1）關于標題的格式化和多級標題編號
標題是整個文檔的骨架。結(jié)構(gòu)清晰、層次分明的標題能讓讀者在閱讀文檔特別是長文檔時一目了然。標題也是由字符組成，標題的字體、字形、字號、顏色、邊框、底紋等基本的屬性的調(diào)控與前述普通文本類似，本案例不再贅述。利用標題樣式格式化標題，一方面是為了突出與正文的區(qū)別，更主要的是為了使Word能夠區(qū)分文檔中的正文和標題，并自動識別不同級別的標題。利用標題樣式定義各級標題的好處主要有：
1）Word能根據(jù)各級標題總結(jié)出文檔結(jié)構(gòu)圖，用戶利用文檔結(jié)構(gòu)圖即可瀏覽整個綱目結(jié)構(gòu)并快速跳轉(zhuǎn)到對應章節(jié)。
2）能在大綱視圖下有選擇地瀏覽文檔梗概，調(diào)整結(jié)構(gòu)。
3）Word能根據(jù)各級標題自動生成文檔目錄。
長文檔中各級標題的編號最好是能自動編排及自動更新，而不要使用手工編制，否則在修改文檔綱目結(jié)構(gòu)后容易帶來弊端。Word中的【項目符號和編號】|【多級符號】功能（見圖4.30）可為標題的自動編號帶來方便：如果使用Word 內(nèi)置標題樣式設置文檔中標題的格式，就能用所選含有“標題”字樣的編號格式對標題進行自動編號；如果已經(jīng)為標題創(chuàng)建了自定義的樣式，則可以通過將每個標題鏈接到一個編號格式，為標題添加編號。
（2）使用樣式格式化多級編號標題及段落
多級項目符號為標題等列表或其他文檔內(nèi)容設置層次結(jié)構(gòu)，可通過更改標題列表中項目編號的級別來形成需要的多級層次形式，其具體操作如下。
1）選定要添加多級項目符號的標題。
2）選擇【格式】|【項目符號和編號】選項，將彈出【項目符號和編號】對話框，切換到【多級符號】選項卡，選擇合適的多級項目符號樣式。
3）將光標定位于列表中除了第一個編號以外的其他編號。
4）單擊【格式】工具欄中的【增加縮進量】或【減少縮進量】按鈕，或者按Tab鍵或Shift+Tab鍵，即可實現(xiàn)項目編號級別的降低與提高。
輸入論文第一章的大標題，注意保持光標的位置在當前標題所在的段落中。從菜單欄選擇【格式】|【樣式和格式】選項，在任務窗格中單擊【標題1】樣式，即可快速設置好此標題的格式。同樣地，繼續(xù)一邊輸入文字，一邊設置該部分文字所用的樣式。注意，此時在【樣式和格式】任務窗格下面的【顯示】下拉列表中是選擇“所有樣式”狀態(tài)，這是為了給文字和段落設置“正文首行縮進2”和“注釋標題”樣式。當所需樣式都被選擇過一次之后，可調(diào)整為顯示“有效樣式”，這樣就不會顯示那些用不到的樣式了。
圖4.30 多級符號
論文的部分內(nèi)容輸入和排版之后的效果如圖4.31所示。為了方便對照，圖中右側(cè)列出了對應文章段落所用的樣式。
文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預設的樣式后，格式可能不完全符合實際需要。例如，“標題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點的字號，并居中對齊。這時可以修改樣式：將鼠標指針移動到任務窗格中的“標題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，選擇【修改】選項，彈出【修改樣式】對話框，如圖4.32所示。選中【自動更新】復選框，單擊【確定】按鈕完成設置。這樣，當應用了“標題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時，就會自動更改“標題1”樣式的格式。
選中采用了“標題1”樣式的某段文字，例如“第一章 技術(shù)背景”，然后利用【格式】工具欄設置字號和居中對齊。注意，文章中所有采用“標題1”樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。
圖4.31 階段性樣式應用效果示意 圖4.32 【修改樣式】對話框
4.5.4 在論文中繪制圖形及其格式設置基本操作
圖4.33 【繪圖】工具欄
（1）繪制圖形
選擇菜單【視圖】|【工具欄】|【繪圖】選項，打開【繪圖】工具欄（見圖4.33）。
在【繪圖】工具欄中選擇繪圖工具，根據(jù)需要繪制圖形。
用直線、箭頭、矩形、橢圓工具可繪制相應的圖形，其中在繪制的矩形和橢圓圖形中還可添加文字。
按住Shift鍵，然后用矩形工具可繪制正方形，用橢圓工具可繪制圓。
用自選圖形菜單（線條、基本形狀、箭頭總匯、流程圖、星與旗幟、標注）可繪制大量常用的圖形。
（2）移動、復制、刪除圖形
移動圖形的步驟如下：
1）選定要移動的圖形。
2）單擊【常用】工具欄中的【剪切】工具按鈕。
3）將插入點定位到圖形的目標位置。
4）單擊【常用】工具欄中的【粘貼】工具按鈕。
復制圖形的步驟如下：
1）選定要復制的圖形。
2）單擊【常用】工具欄中的【復制】工具按鈕。
3）將插入點定位到圖形的目標位置。
4）單擊【常用】工具欄中的【粘貼】工具按鈕。
刪除圖形的步驟如下：
1）選定要刪除的圖形。
2）按Delete鍵，完成刪除。
（3）圖形的組合與取消組合
1）選定需要組合成一個圖形的多個圖形，選擇繪圖工具欄中的【繪圖】|【組合】選項，多個圖形即組合為一個圖形。
2）選定已組合的一個圖形，選擇繪圖工具欄中的【繪圖】|【取消組合】選項，已組合的一個圖形又分解為多個圖形。
（4）設置自繪圖形格式
將鼠標指針移到圖形上，當指針變?yōu)樗南蚣^狀時單擊鼠標，選定圖形。按住Shift鍵并單擊鼠標可選定多個圖形。
執(zhí)行【格式】|【自選圖形】命令，打開【設置自選圖形格式】對話框。
（5）設置圖形格式
1）在【顏色和線條】選項卡中設置圖形的填充顏色、線條顏色、線型、虛實、粗細和箭頭形狀。
2）在【大小】選項卡中設置圖形的尺寸和旋轉(zhuǎn)角度。
3）在【版式】選項卡中設置圖形的環(huán)繞方式、水平對齊方式。
（6）設置圖形陰影和三維效果
1）選定圖形，單擊【繪圖】工具欄中的【陰影】工具按鈕，選擇需要的陰影樣式。
2）選定圖形，單擊【繪圖】工具欄中的【三維效果】工具按鈕，選擇需要的三維效果樣式。
4.5.5 圖文混排
（1）數(shù)學公式的輸入
文檔中的字符一般是通過鍵盤輸入的，但鍵盤上表示的字符畢竟有限，最重要的是數(shù)學公式或邏輯表達式中的許多如微積分、矩陣或根號等符號無法通過鍵盤輸入。因此，Word為用戶提供了一個公式編輯器，以插入對象的方式呈現(xiàn)操作界面進而實現(xiàn)公式的輸入。
編輯公式對象必須打開公式編輯器才能編輯。插入公式對象的操作方法如下：光標定位到想插入公式對象的位置；然后選擇菜單欄的【插入】|【對象】選項，出現(xiàn)【對象】對話框后，選擇【新建】選項卡，從【對象類型】列表中選擇“Microsoft 公式3.0”，再單擊【確定】按鈕，將顯示【公式】工具欄（見圖4.34）以及輸入公式的編輯區(qū)，而且Word的菜單欄自動調(diào)整呈現(xiàn)出適應公式編輯的一系列菜單命令。一些在鍵盤上找不到的符號可以從該編輯器的【公式】工具欄中挑選，并在公式編輯區(qū)域中輸入變量和數(shù)字以建立公式，同時通過菜單欄上的【格式】、【樣式】或【尺寸】等菜單下的選項可對所編輯的公式進行相應設置以和文檔其他內(nèi)容的風格相匹配。完成公式編輯后，單擊文檔的其他區(qū)域，將退出公式編輯狀態(tài)，若再想作些調(diào)整，雙擊該公式將再次進入公式編輯狀態(tài)。
圖4.34 【公式】工具欄
（2）應用文本框
Word的文本框功能，為文字編排和處理提供了更加靈活的方法。文本框是一個可移動、可調(diào)大小的圖形對象，可在其中放置需要的文本內(nèi)容。用文本框能將文字段落與圖形組織在一起，增加文檔的效果。文本框里面的內(nèi)容可以設置成與外部文本風格一樣，也可單獨進行格式化編輯，而與整個文檔無關。因此，文本框的功能很強，它可以幫助用戶完成許多特殊的版面格式化效果。在【繪圖】工具欄中，【橢圓】工具按鈕右邊的兩個按鈕分別是【橫排文本框】按鈕和【豎排文本框】按鈕，用以創(chuàng)建文本框。
這里簡單介紹文本框的一個應用，就是在自繪圖形中用文本框為其增加文字說明：
1）單擊【繪圖】工具欄上的【文本框】按鈕，這時鼠標光標變?yōu)槭中巍?
2）在畫布上已有圖形中需要添加說明文字的某處附近，拖動鼠標到適當大小，松開鼠標左鍵，即可在畫布上繪制出一矩形文本框。
3）在文本框內(nèi)輸入說明文字。
4）選定此文本框單擊右鍵，在快捷菜單中選擇【設置文本框格式】選項，在打開的【設置文本框格式】對話框中單擊【顏色與線條】選項卡，將線條的顏色設置為“無線條顏色”，即取消文本框邊框的顏色。
5）拖動其邊框，調(diào)整文本框到合適的大小，按住Ctrl鍵，同時按方向鍵來微調(diào)文本框的位置，這時若它有部分被原有圖形遮蓋或反之，可在選中文本框的同時單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【疊放次序】選項，在下一級菜單中選擇【置于頂層】或其他選項，以調(diào)整為使兩者均正?？梢?。
6）用同樣的方法為原有圖形的其他部分添加說明文字。
7）為了保證添加說明后圖形的完整性，最好把現(xiàn)在的圖形組合成一個整體，可先選定當前畫布中的所有圖形對象，然后單擊右鍵，在快捷菜單中選擇【組合】|【組合】選項來實現(xiàn)，如果以后要修改或調(diào)整該圖形，必要時須先取消組合。
（3）封面論文標題使用藝術(shù)字
“藝術(shù)字”是具有特殊效果的文字，如陰影、斜體、旋轉(zhuǎn)和拉伸等。它實際上也是一種圖形對象，不能將其視為普通文本。因此，用戶可以像改變圖形對象一樣，來改變一個藝術(shù)字對象，從而給文檔增強視覺效果。
“藝術(shù)字”功能在一些有活潑生動性、視覺突出性要求的文檔中應用較多，如簡報、廣告宣傳冊等。為了說明其功用，在本案例中，介紹如何在封面論文標題中使用藝術(shù)字。具體操作如下：
1）單擊【繪圖】工具欄中的【插入藝術(shù)字】按鈕，打開【藝術(shù)字庫】對話框，選擇第2行第3列的藝術(shù)字樣式，如圖4.35所示。單擊【確定】按鈕，彈出【編輯“藝術(shù)字”文字】對話框。
2）在【編輯“藝術(shù)字”文字】對話框中輸入標題文字，還可以設置字體、字號、字形等。這里輸入標題文字“個性化電子商務網(wǎng)站規(guī)劃與設計”，字體為華文新魏、36號、加粗，單擊【確定】按鈕完成設置，即在文檔封面頁中插入如圖4.36所示的藝術(shù)字標題。
3）選中藝術(shù)字，會出現(xiàn)如圖4.37所示的【藝術(shù)字】浮動工具欄，通過該工具欄可以重新編輯藝術(shù)字，修改藝術(shù)字的樣式、格式（大小、顏色）、形狀、對齊方式等。這里設置標題居中對齊。
圖4.35 【藝術(shù)字庫】對話框
圖4.36 案例文檔封面藝術(shù)字標題
圖4.37 【藝術(shù)字】工具欄
（4）以圖表展示數(shù)據(jù)
圖表用以直觀地展示數(shù)據(jù)，使用戶方便地分析數(shù)據(jù)的概況、差異和預測趨勢。例如，用戶不必分析工作表中的多個數(shù)據(jù)列就可以直接看到各個季度銷售額的升降，或直觀地對實際銷售額與銷售計劃進行比較。
在Word 2003文檔中應用圖表，一般有兩種方法：直接插入圖表和根據(jù)表格創(chuàng)建圖表。
1）直接插入圖表。
① 選擇菜單【插入】|【對象】選項，在打開的【對象】對話框中單擊【新建】選項卡。
② 在【對象類型】列表框中選擇【Microsoft Graph圖表】，然后單擊【確定】按鈕。Graph 在一個名為數(shù)據(jù)表的表格中顯示一個圖表和與其相關的示例數(shù)據(jù)。
③ 為替換示例數(shù)據(jù)，單擊數(shù)據(jù)表上的單元格，然后鍵入新的文字或數(shù)字。如果需要，可從文本文件、Excel工作表導入數(shù)據(jù)或從其他程序中復制數(shù)據(jù)。如果關閉了數(shù)據(jù)表，可以雙擊圖表，然后選擇【視圖】|【數(shù)據(jù)工作表】選項將其重新打開。
④ 單擊 Word文檔，返回Word，實現(xiàn)圖表的插入。
2）用Word 表格創(chuàng)建圖表。
① 在 Word 中創(chuàng)建表格，將數(shù)據(jù)的文本標識置于首行和最左邊的一列，將數(shù)字置于其他單元格中。
② 單擊表格，通過菜單【表格】|【選擇】|【表格】選項選定該表。
③ 選擇菜單欄【插入】|【對象】選項，在打開的【對象】對話框中，單擊【新建】選項卡，從【對象類型】列表框中找到并雙擊【Microsoft Graph圖表】。
④ Word顯示圖表以及前面步驟創(chuàng)建的表格中的信息。與圖表相關的數(shù)據(jù)位于名為數(shù)據(jù)表的表格中?？梢酝ㄟ^在數(shù)據(jù)表上單擊單元格和修改數(shù)據(jù)項在圖表中編輯數(shù)據(jù)。
⑤ 單擊Word文檔返回Word，實現(xiàn)根據(jù)表格創(chuàng)建圖表。
雙擊建立的圖表將再次進入圖表編輯狀態(tài)。處于圖表編輯狀態(tài)時，Word的操作界面自動調(diào)整為適應圖表編輯的操作環(huán)境，菜單欄和工具欄都作了相應的變化。
圖4.38是一個圖表示例，在實際應用時，用戶要按如上所述步驟來根據(jù)自己的數(shù)據(jù)內(nèi)容修改數(shù)據(jù)表。圖表處于編輯狀態(tài)時，選擇菜單【圖表】|【圖表選項】選項，彈出【圖表選項】對話框（見圖4.39），可在各選項卡中對圖表有關元素進行設置，如在【圖表標題】框中輸入定義的標題，單擊【確定】按鈕，圖表中就增加了一個標題。通過【格式】菜單或右鍵快捷菜單下的選項，可以設置圖表有關元素的格式。如果不喜歡當前這種式樣的圖表，還可以給這個圖表換一種形式：通過菜單【圖表】|【圖表類型】選項，打開【圖表類型】對話框，可從中選擇合適的圖表類型（見圖4.40）。
圖4.38 圖表示例 圖4.39 【圖表選項】對話框
圖4.40 【圖表類型】對話框
組成圖表的有關元素集中說明如下。
1）圖表區(qū)：包含整個圖表的區(qū)域。
2）繪圖區(qū)：在二維圖表中，以坐標軸為界并包含全部數(shù)據(jù)系列的區(qū)域；在三維圖表中，以坐標軸為界并包含數(shù)據(jù)系列、分類名稱、刻度線和坐標軸標題的區(qū)域。
3）背景墻和基底：包圍在許多三維圖表周圍的區(qū)域，用于顯示圖表的維度和邊界。繪圖區(qū)中有兩個背景墻和一個基底。
4）數(shù)據(jù)系列：在圖表中繪制的相關數(shù)據(jù)點，這些數(shù)據(jù)源自數(shù)據(jù)表的行或列。圖表中的每個數(shù)據(jù)系列具有唯一的顏色或圖案，并且在圖表的圖例中表示?？梢栽趫D表中繪制一個或多個數(shù)據(jù)系列。對于餅圖則只有一個數(shù)據(jù)系列。
5）分類軸和數(shù)值軸：圖表中水平或垂直參考線。在二維圖表中，數(shù)據(jù)分類一般沿X軸繪制，稱X軸為分類X軸；而數(shù)值一般沿Y軸顯示，稱Y軸為數(shù)值Y軸。
6）數(shù)據(jù)軸主要網(wǎng)格線：在繪圖區(qū)中作為背景的水平參考線，使數(shù)據(jù)的差異更加直觀。網(wǎng)格線是刻度的延伸，并分割繪圖區(qū)。主要網(wǎng)格線標出了軸上的主要間距。用戶還可以添加標出主要網(wǎng)格線之間的次要網(wǎng)格線。
7）圖例：圖例是在繪圖區(qū)旁的方框，用于標識圖表中的數(shù)據(jù)系列或分類指定的圖案或顏色。
8）數(shù)據(jù)表：顯示在屏幕上用以記錄圖表中數(shù)據(jù)的表格。
4.5.6 從文檔結(jié)構(gòu)圖到文檔大綱
（1）關于文檔大綱
對于長文檔的編輯，創(chuàng)建文檔大綱可以幫助用戶層次化相關主題和清晰地計劃文檔內(nèi)容。在Word 2003中，利用“大綱視圖”模式可以提綱挈領的寫出結(jié)構(gòu)清晰的文檔，也可以快捷而又有條理地組織文檔的內(nèi)容。
文檔編輯在采用樣式之后，經(jīng)格式化的相關標題對應不同的標題樣式級別。文檔的“大綱視圖”模式就是一種用縮進文檔標題的形式代表它們在文檔結(jié)構(gòu)中樣式級別的顯示方式。在大綱視圖中，用戶可以折疊大綱文檔而僅顯示所需的標題或正文，這樣就能在大綱視圖中方便地進行整個文檔內(nèi)容層次結(jié)構(gòu)的查看和定位，還可通過拖動標題移動、復制和重新組織文本等。因此，大綱視圖適合綱目的編輯和文檔結(jié)構(gòu)的整體調(diào)整。
要使用大綱視圖組織文檔，首先需做的事是要為文檔中的段落指定相應的標題樣式級別，即對文檔設置分層結(jié)構(gòu)。如果沒有為文檔指定標題樣式，則Word 2003自動將文章的大標題設為“標題1”樣式，其他的全部設定為“正文文本”樣式。用戶可以用內(nèi)置的標題樣式為自己的文檔中各標題設置相應的級別樣式形成層次，也可以通過對各段落指定所屬大綱級別來為文檔引入層次結(jié)構(gòu)。
（2）查看和修改畢業(yè)論文的層次結(jié)構(gòu)
畢業(yè)論文比較長，定位會比較麻煩。采用樣式之后，由于“標題1”～“標題9”樣式具有級別，就能方便地進行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。從菜單欄選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】選項，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖4.41所示。在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置；再次選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】選項，即可關閉文檔結(jié)構(gòu)圖。
如果論文中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當區(qū)域移動距離較遠時，同樣不容易找到位置。 從菜單欄選擇【視圖】|【大綱】命令或直接按窗口左下角的【大綱視圖】按鈕，進入大綱視圖。文檔上端會顯示【大綱】工具欄，如圖4.42所示。在【大綱】工具欄中選擇【顯示級別】下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標題，如圖4.43所示。
如果要將“客戶端技術(shù)”部分的內(nèi)容移動到“服務器端技術(shù)”之后，可將鼠標指針移動到“客戶端技術(shù)”前的十字標記處，按住鼠標拖動內(nèi)容至“服務器端技術(shù)”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標題移動了位置，也會將其中的文字內(nèi)容一起移動。
圖4.41 案例文檔結(jié)構(gòu)圖 圖4.42 【大綱】工具欄
圖4.43 文檔只顯示從級別1到級別3的標題
在當前大綱視圖下單擊【頁面視圖】按鈕，文檔返回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)。
4.5.7 應用分節(jié)符對論文的不同部分分節(jié)
（1）關于分隔符
Word 2003提供的分隔符有分頁符、分節(jié)符、換行符和分欄符，如圖4.44所示。分頁符用于頁面的分隔；分節(jié)符用于章節(jié)的分隔；換行符用于段落中行的分隔；分欄符則用于分欄排版。
分頁符用以表示上一頁結(jié)束以及下一頁開始的位置。分頁符分為軟分頁符和硬分頁符。軟分頁符是當文檔內(nèi)容填滿一頁時，Word自動分頁功能插入的分頁符；硬分頁符是在指定位置處強制分頁而手動插入的分頁符。在普通視圖中，自動分頁符顯示為一條虛線，而硬分頁符則顯示為標有“分頁符”的虛線。
在Word 2003中，最常見的換行方式就是按Enter鍵，此時光標將轉(zhuǎn)入下一行，并開始一個新的段落。若不希望開始新段落，而只是換行，我們可以使用插入換行符的方式。
在編排文檔時，常常要對一篇文檔中的不同章節(jié)應用不同的頁面格式。對此，在Word 2003中我們可以使用“分節(jié)符”。分節(jié)符是為了表示節(jié)結(jié)束而插入的標記，在文檔中顯示為包含“分節(jié)符”字樣的雙虛線。這時，可以在不同的節(jié)里設置不同的格式，相應的分節(jié)符保存了該節(jié)的頁面格式設置信息。頁面格式設置包括頁邊距、紙張大小或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號、腳注和尾注等。如果刪除了某個分節(jié)符，其前面對應部分的文字將全部移到后面的節(jié)中，并且采用后者的格式設置。
手動插入分隔符的方法是，將光標定位于待插入位置，選擇【插入】|【分隔符】選項，彈出【分隔符】對話框，如圖4.44所示，選擇要插入的分隔符類型后，單擊【確定】按鈕退出該對話框。其中，對于分節(jié)符又有以下4種類型分別實現(xiàn)不同的功能。
1）下一頁：新的一節(jié)從下一頁開始。
2）連續(xù)：新的一節(jié)從下一行開始。
3）偶數(shù)頁：新的一節(jié)從偶數(shù)頁開始，若分節(jié)符在偶數(shù)頁上，則下一個奇數(shù)頁將是空頁。
4）奇數(shù)頁：新的一節(jié)從奇數(shù)頁開始，若分節(jié)符在奇數(shù)頁上，則下一個偶數(shù)頁將是空頁。
（2）對論文的不同部分分節(jié)
論文的不同部分通常要另起一頁開始，正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對不同的節(jié)進行設置。
定位到第二章的標題文字前，從菜單欄選擇【插入】|【分隔符】選項，顯示【分隔符】對話框。選擇【分節(jié)符】類型中的【下一頁】單選按鈕，并單擊【確定】按鈕，就會在當前光標位置插入一個不可見的分節(jié)符，這個分節(jié)符不僅將光標位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會使該節(jié)從新的一頁開始，實現(xiàn)既分節(jié)又分頁的功能。用同樣的方法對論文的其他部分進行分節(jié)。
對于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們設在不同的節(jié)。前面的關于“封面論文標題使用藝術(shù)字”的步驟中已在文檔的最前面輸入了論文的總標題，在其之后輸入“目錄”字樣，然后分別在“目錄”文字前和“第一章 技術(shù)背景”前插入分節(jié)符。
如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認情況下在文檔中不顯示。在【常用】工具欄中單擊【顯示/隱藏編輯標記】按鈕，即可查看隱藏的編輯標記。將光標定位到段落標記和分節(jié)符之間，按Delete鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。
4.5.8 分欄排版
在畢業(yè)論文的編排中，有時為便于緊湊、直觀地實現(xiàn)圖文混排，需要在某些頁面應用“分欄”功能。
通過菜單【格式】|【分欄】選項，可根據(jù)需要對文檔內(nèi)容進行分欄，如圖4.45所示。在分欄操作過程中，靈活運用分節(jié)符和分欄符及注意分欄操作的應用范圍等相關設置，可作類似于許多科技期刊中的乃至新聞稿樣式的頁面排版。版面被分成多欄，分別布置文字、圖表等內(nèi)容，使得版面更具多樣性和可讀性。
分欄符在其中的作用類似于分頁符使得另起一頁開始布置文檔內(nèi)容，即插入分欄符使當前欄中插入點后的內(nèi)容將另起一欄布置。
4.5.9 應用頁眉和頁腳
（1）關于頁眉與頁腳
頁眉與頁腳通常用于顯示文檔的附加信息，如頁碼、日期、作者名稱、單位名稱、徽標及章節(jié)名稱等。其中，頁眉被打印在頁面的頂部，而頁腳被打印在頁面的底部。
頁眉與頁腳屬于版式的范疇，文檔的每個節(jié)可以單獨設計頁眉與頁腳。要制作頁眉與頁腳先要切換到頁面視圖方式。只有頁面視圖方式和打印預覽方式才能看到頁眉與頁腳的效果。
選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】選項，此時Word將自動把正文變灰，表示當前不能編輯正文。與此同時，Word將彈出【頁眉和頁腳】工具欄。用戶可以在頁眉與頁腳內(nèi)隨意編輯文字、表格和圖片，編輯方法和編輯正文文檔類似。改變當前編輯的對象為頁眉或頁腳，可以在頁眉或頁腳內(nèi)單擊左鍵實現(xiàn)，也可以用上下光標鍵或【頁眉和頁腳】工具欄中的【在頁眉和頁腳間切換】按鈕來實現(xiàn)切換。
頁眉與頁腳的設定常與自動圖文集結(jié)合使用。漂亮的頁眉或頁腳的編輯需要充分使用其工具欄來實現(xiàn)。
（2）為不同的節(jié)添加不同的頁眉
利用“頁眉和頁腳”功能可以為論文添加頁眉。通常論文的封面和目錄不需要添加頁眉，只是在正文開始時才需要添加頁眉，因為前面已經(jīng)對論文進行分節(jié)，所以很容易實現(xiàn)這個功能。
設置頁眉和頁腳時，最好從文檔最前面開始，這樣不容易混亂。按Ctrl+Home鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】選項，進入【頁眉和頁腳】編輯狀態(tài)，如圖4.46所示。
圖4.46 頁眉編輯狀態(tài)
注意，在頁眉的左上角顯示有“頁眉 – 第1節(jié) –”的提示文字，表明當前是對第1節(jié)設置頁眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設置頁眉，因此可在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【顯示下一項】按鈕，跳到第2節(jié)；第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊【顯示下一項】按鈕；在第3節(jié)，注意頁眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣，如果現(xiàn)在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設置。
在【頁眉和頁腳】工具欄中有一個【鏈接到前一個】按鈕，默認情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消【鏈接到前一個】設置，這時頁眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。此時再在頁眉中輸入文字，例如可用論文大標題“個性化電子商務網(wǎng)站的規(guī)劃與設計”作為頁眉。后面的其他節(jié)不需再設置頁眉，因為后面節(jié)的頁眉默認為【鏈接到前一個】，即與第3節(jié)相同。
在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【關閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。用打印預覽可以查看各頁頁眉的設置情況，其中封面頁和目錄頁沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。
（3）在指定位置添加頁碼
對于畢業(yè)論文，通常情況下封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的內(nèi)容開始添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號。這同樣要得益于分節(jié)的設置。
按Ctrl+Home鍵快速定位到文檔開始處，從菜單欄中選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】選項，進入【頁眉和頁腳】編輯狀態(tài)。
在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【在頁眉和頁腳間切換】按鈕，顯示頁腳區(qū)域，如圖4.47所示。
圖4.47 頁腳編輯狀態(tài)
用與添加頁眉完全類似的方式，跳到第3節(jié)，取消【鏈接到前一個】設置，使當前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現(xiàn)在當前節(jié)及其后的其他節(jié)中。
從菜單選擇【插入】|【頁碼】選項，顯示【頁碼】對話框，如圖4.48所示。在【對齊方式】下拉列表中選擇“居中”，單擊【格式】按鈕，顯示【頁碼格式】對話框，如圖4.49所示。默認情況下，【頁碼編排】設置為【續(xù)前節(jié)】，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。如果采用此設置，則會自動計算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。因此，需要在【頁碼編排】中設置【起始頁碼】為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁碼無關了。
圖4.48 【頁碼】對話框 圖4.49 【頁碼格式】對話框
第3節(jié)之后的其他節(jié)無需再設置頁碼，因為頁腳的默認設置為【鏈接到前一個】，而且頁碼格式默認設置均為【續(xù)前節(jié)】，將會自動為每一節(jié)編排頁碼。
在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【關閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態(tài)。同樣可用打印預覽功能查看各頁頁腳的設置情況。
4.5.10 插入引用（腳注和尾注，題注，交叉引用及目錄）
（1）腳注和尾注
腳注和尾注一般用于為文檔中的文本提供注釋及相關參考資料的出處。在論文文檔 中，可以根據(jù)需要應用腳注對文檔內(nèi)容進行注釋說明，而用尾注說明引用的文獻。通常腳注位于每一頁的底端，而尾注位于整篇文檔的結(jié)尾處。
腳注或尾注由兩個互相鏈接的部分組成：注釋引用標記和與其對應的注釋文本。在頁面視圖下插入腳注或尾注的具體操作如下：將光標定位于需要插入腳注或尾注注釋引用標記的地方；選擇【插入】|【引用】|【腳注和尾注】選項，彈出【腳注和尾注】對話框，如圖4.50所示，在其中進行相應的選擇設置（包括位置、格式、應用范圍等）；單擊【插入】按鈕確定操作后，即可在注釋中輸入文本了。注釋文本長度不限，并可按需設置格式。
Word會自動為腳注和尾注編號，而無論是整篇文檔使用單一的編號格式，還是在文檔的每節(jié)使用不同的編號格式，在文檔中插入第一個腳注和尾注后，隨后的腳注和尾注會按正確的格式自動編號。
插入的腳注和尾注會隨同文檔中的內(nèi)容一起打印輸出。在屏幕上查看文檔時，只需將鼠標指針停留在文檔中的注釋引用標記上便可以查看注釋。注釋文本會出現(xiàn)在標記上方。用戶還可以選擇【視圖】|【腳注】選項查看注釋。
（2）題注
畢業(yè)論文等一類長文檔中經(jīng)常會出現(xiàn)許多表格、圖表或公式等，Word 2003為此提供了題注功能。題注是可以添加到這些項目上的編號標簽。添加題注可以使各項目對象有序編號，并便于交叉引用。
用戶為文檔中已有的表格、圖表或公式或其他項目插入題注的具體操作方法是：選定要插入題注的項目；選擇【插入】|【引用】|【題注】選項，彈出【題注】對話框，如圖4.51所示。在此對話框中，根據(jù)項目對象選擇相應已有標簽或新建標簽，并可對題注內(nèi)容是否包含標簽文字以及放置位置進行設置，題注中的編號可通過單擊其中的【編號】按鈕，在彈出的對話框中進行設置。
而【題注】對話框中的【自動插入題注】按鈕則提供了為在插入表格、圖表、公式或其他項目時自動添加題注的設置功能。
（3）交叉引用
交叉引用是對文檔中其他位置的內(nèi)容（包括標題、腳注、題注、編號等）的引用，例如，“請參閱圖表1”。創(chuàng)建交叉引用時，交叉引用的項目（例如標題或題注）必須已經(jīng)存在。
圖4.50 【腳注和尾注】對話框 圖4.51 【題注】對話框
具體方法是：在文檔中，鍵入交叉引用開頭的介紹文字。例如，鍵入“有關詳細信息，請參閱文獻”；選擇菜單【插入】|【引用】|【交叉引用】選項，在彈出的【交叉引用】對話框中進行有關選擇設置，如圖4.52所示；單擊【插入】按鈕并確認該操作，交叉引用的項目標記將以“域”的方式插入。
（4）目錄
在我們的日常閱讀中，對于一本書，其目錄是讀者的指南針，利用目錄我們能夠快速在書中找到準備查閱的位置。而對于裝訂成冊的大學畢業(yè)論文，其實它就像是一本書，目錄是其必不可少的。但對于這種長文檔來說，手動編寫目錄是一項繁瑣的工作。好在Word 2003提供了自動編寫目錄的功能，為長文檔的目錄編輯提供了極大的便利。
對長文檔進行自動創(chuàng)建目錄的前提條件是已在其中應用了Word內(nèi)置的標題樣式，當然也可以是應用包含大綱級別或自定義的標題樣式。這樣，Word 2003就能自動識別各級標題，根據(jù)標題的級別和對應的頁碼提取出目錄。
正確采用帶有級別的樣式，例如“標題1”～“標題9”樣式，有助于成功添加目錄。盡管有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級別的樣式是最方便的一種。
現(xiàn)在，將光標定位到需要插入目錄的位置，即前述已進行分節(jié)后的第2節(jié)目錄頁面“目錄”字樣之后；從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】選項，顯示【索引和目錄】對話框，單擊【目錄】選項卡，如圖4.53所示。
圖4.53 【索引和目錄】對話框
在【顯示級別】中，可指定目錄中包含幾個級別，從而決定目錄的細化程度。這些級別來自“標題1”～“標題9”樣式，它們分別對應標題級別1～9。如果要設置更為精美的目錄格式，可在【格式】中選擇其他類型。通常用默認的“來自模板”即可。單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。
目錄和文檔內(nèi)容應始終保持一致，當目錄創(chuàng)建以后，如果又對文檔內(nèi)容進行了修改，使標題或頁碼發(fā)生了改變，這時就必須更新目錄以適應文檔的修改。為此，在Word 2003中，目錄是以“域”的形式插入到文檔中的（會顯示灰色底紋），在需要時可以方便地更新：在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇【更新域】選項，彈出【更新目錄】對話框，如圖4.54所示。如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇【只更新頁碼】單選按鈕；如果有標題內(nèi)容的修改或增減，可選擇【更新整個目錄】單選 按鈕。
4.5.11 對論文進行批注和修訂
指導教師可對學生提交的畢業(yè)論文電子文檔進行聯(lián)機審閱，利用Word 2003提供的“批注和修訂”功能進行點評或提出修改意見，學生再根據(jù)老師的審閱結(jié)果查看“批注和修訂”標記內(nèi)容以進一步修改完善論文。教師的聯(lián)機審閱過程可保留文檔原來的版式，Word在文檔的文本中僅顯示一些標記元素，而其他元素則顯示在頁邊距上的批注框中。
通過【插入】|【批注】功能來進行批注的方法是：選定要設置批注的文本或內(nèi)容，或?qū)⒐鈽硕ㄎ挥谝迦肱⒌奈谋镜暮竺?；選擇菜單【插入】|【批注】選項，Word 2003將自動啟動【審閱】工具欄，同時在選定文本處引出一個紅色批注框排列在右邊的頁邊距上，從而可輸入批注內(nèi)容。插入批注后，當再次將鼠標指向該批注時，會出現(xiàn)一個小標簽，顯示插入此批注的時間、批注者用戶信息等內(nèi)容。
對文檔做出修訂并標記修改細節(jié)的方法是：打開需要修訂的文檔；選擇菜單【工具】|【修訂】選項，啟動修訂功能。此時文檔底部狀態(tài)欄中的“修訂”文字會顯示為黑色，此后對文檔所做的任何修改（包括內(nèi)容的插入和刪除、格式的更改）都將被Word自動記錄。
學生收到教師返回的文檔時，可通過菜單【視圖】|【標記】選項讓文檔顯示各審閱標記內(nèi)容，利用【審閱】工具欄能一目了然地看到所做過的批注與修訂，進而可參考教師的“批注”意見自己做出相應修改。而對教師直接做出的各處“修訂”操作，通過按鼠標右鍵彈出的菜單或【審閱】工具欄中的相應功能項，可選擇接收某處修訂使相應正文得到修改，或拒絕做出的修訂而保留該處原來的內(nèi)容。
4.5.12 為打印論文進行有關設置
（1）預留裝訂線區(qū)域
在論文頁數(shù)較多時，通常采用雙面打印的方式并裝訂成冊，即使這樣可能還會比較厚。為了能夠在裝訂后不會有內(nèi)邊沿文字被遮擋，可以在頁面設置時預留出裝訂線區(qū)域。從菜單中選擇【文件】|【頁面設置】選項，顯示【頁面設置】對話框，選擇【頁邊距】選項卡，如圖4.55所示。
在【頁碼范圍】中，設置【多頁】為【對稱頁邊距】；在【頁邊距】中，設置【裝訂線】為“1.8厘米”，并有預覽效果；在【預覽】中設置【應用于】為“整篇文檔”。
（2）雙面打印設置
論文需要雙面打印時，可以有多種設置和打印方法。這里介紹分別打印奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的方式。先打印所有的奇數(shù)頁，再在所有奇數(shù)頁的背面打印偶數(shù)頁，就能比較快速地完成雙面打印。從菜單選擇【文件】|【打印】選項，顯示【打印】對話框，如圖4.56所示。
圖4.55 預留裝訂空間的頁面設置 圖4.56 【打印】對話框
在【打印】中選擇“奇數(shù)頁”，并單擊【確定】按鈕開始打印。打印完畢，會得到由小到大順序排列的所有奇數(shù)頁。將這些奇數(shù)頁重新放入紙匣，一般應將背面未打印的部分朝向正面。注意，如果開始打印，第1張送入打印機的紙不是第1頁，而是頁碼最大的那一頁。還需要注意紙張方向，不要使背面在打印出來后文字顛倒。此外，打印背面時會從奇數(shù)頁的最后一頁開始逆頁序打印，需要注意Word文檔中最后一頁的頁號。如果最后一頁的頁號為偶數(shù)，直接將所有的奇數(shù)頁放入紙匣；如果最后一頁的頁號為奇數(shù)，應取出已打印好的最后一頁紙，并將余下的奇數(shù)頁放入紙匣，否則將會出現(xiàn)偶數(shù)頁打印錯位。
在【打印】對話框的【打印】中選擇“偶數(shù)頁”，并單擊【選項】按鈕，彈出對話框，如圖4.57所示。
選中【打印選項】中的【逆頁序打印】復選框，將會從最后一頁開始逆序打印。如果紙匣中最上面的紙已打印的頁面是第97頁，則背面將會打印第98頁，并按照96，94，92…的順序打印其他頁，從而實現(xiàn)雙面打印。
分別打印奇數(shù)頁和偶數(shù)頁效率較高，但如果出現(xiàn)卡紙等問題，就需要重新打印出現(xiàn)問題的奇數(shù)頁和偶數(shù)頁。
圖4.57 打印選項對話框
4.5.13 進一步了解“域”的概念
“域”在Word中具有非常重要的作用，如前所述，它貫穿于在Word 2003的許多功能中。主要有：自動編頁碼，題注、腳注、尾注的號碼；按不同格式插入日期和時間；通過鏈接與引用在活動文檔中插入其他文檔的部分或整體，實現(xiàn)無需重新鍵入即可使文字保持最新狀態(tài)；自動創(chuàng)建目錄、關鍵詞索引；在表格中執(zhí)行對區(qū)域數(shù)據(jù)的加、減及其他數(shù)學運算以及創(chuàng)建數(shù)學公式等。
實際上，“域”包括“域代碼”和“域結(jié)果”兩部分。域代碼就是代表域的符號；域結(jié)果就是由域代碼編譯運算后得到的結(jié)果。
域代碼是由域特征字符、域類型、域指令和域開關組成的字符串。其中，域特征字符是指包圍域代碼的大括號“{}”，它并不是從鍵盤上直接輸入的，而是通過按Ctrl+F9鍵插入的這對域特征字符。域類型就是域的名稱，如PAGE域、TIME域等。域指令和域開關是設定域類型如何工作的指令或開關。
在文檔中創(chuàng)建域通常有兩種方法：一種是通過菜單【插入】|【域】選項，在彈出的【域】對話框中選擇目標域類型而執(zhí)行操作，這是創(chuàng)建域最簡捷的方法，可以插入大多數(shù)域類型；另一種是對于熟悉域類型及域代碼的用戶，可以從鍵盤上直接按Ctrl+F9鍵輸入域特征字符和相應字符串而創(chuàng)建需要的“域”。
利用Shift+F9組合鍵可在某個域的域結(jié)果和域代碼之間進行切換顯示，而Alt+F9組合鍵則可在文檔中所有的域的域結(jié)果和域代碼之間進行切換顯示。
域的最大特點就是其內(nèi)容不是固定不變的，而是可以更新的。更新單個域的方法是：選定需要更新的域，按F9鍵或在右鍵彈出的快捷菜單中選擇【更新域】選項；更新一篇文檔中所有域的方法是選中整個文檔，然后按F9鍵進行更新。
創(chuàng)建域后，如果不希望域結(jié)果隨著文檔的更新而更新，則應該鎖定域。鎖定域的方法有如下兩種：
1）暫時鎖定域，當需要Word更新域內(nèi)容時，再解除鎖定。鎖定域可暫時阻止對域內(nèi)容的更新，比如文檔中插入一個日期域，可能在一段時間內(nèi)不想更新其內(nèi)容，過了一段時間后又需要將其更新為當前的日期，那么利用鎖定域的方法就比較適合。如果要暫時鎖定域，則選定該域并按Ctrl+F11鍵即可；若要解除域的鎖定，選定該域并按Ctrl+Shift+F11鍵即可。
2）解除域的鏈接，用當前域結(jié)果永久替換域代碼。解除域的鏈接后，域結(jié)果將永久地代替域代碼。方法是：選定需要解除鏈接的域，按Ctrl+Shift+F9鍵。此時，當前的域結(jié)果就會變?yōu)槌Ｒ?guī)文本（即失去域的所有功能），以后再也不能進行更新了。用戶若需更新信息，則必須在文檔中插入同樣的域才能達到目的。
對一般Word用戶來說，域是一個高級的議題。但進一步了解域的概念和熟悉一些域的操作，將有助于用戶加深對域的理解并方便設置域功能，提高工作效率。
討論與提高
如前所述，Word2003 是一款功能非常強大的字處理軟件，是微軟Office 2003套裝軟件重要成員之一。其強大功能不僅表現(xiàn)在便利的文本編輯、周全的版式設計和快捷的操作，還在于能便捷融匯不同類型電子素材，它已突破傳統(tǒng)文字處理軟件的局限，能與其他各Office組件配合默契，從而應用尤為廣泛。然而作為本書中的一章，限于篇幅，本章內(nèi)容不可能涵蓋Word2003所有的知識點和應用技巧，僅能在介紹Word2003一些基本情況、初步認識該軟件的基礎上，通過“求職信撰寫”、“個人簡歷撰寫”和“畢業(yè)論文編輯”這三個案例概要闡明Word2003的一些主要常用功能和應用方法。
對于使用Word2003過程中的有關知識，一般可概括為四個層次：基本知識、基本技能、技能進階和高級應用。建立這樣的知識脈絡有助于讀者循序漸進或有的放矢地學習和提高文檔制作技能。
基本知識包括Word2003的啟動和退出、系統(tǒng)初始默認操作環(huán)境下Word的窗口外觀、文檔的創(chuàng)建與保存等，重點是初步認識窗口各組成部分的功用，難點在于理解Word2003的默認操作環(huán)境。
基本技能包括文本的輸入與編輯；文字格式化如文本的字體、字形、字號、文字顏色及效果等設置；段落格式化如段落的對齊、縮進、段落或行間距設置等；以及進行頁面邊距、方向、紙張大小等頁面設置；采用打印預覽或閱讀版式查看制作效果，編輯直至滿意，進而打印輸出。其中文字與段落格式化是重點，難點是認識頁面設置功能中的一些細節(jié)屬性的應用場合。
技能進階層面，在文檔內(nèi)容方面包括在其中插入圖片、繪制表格或圖形、插入數(shù)據(jù)圖表、藝術(shù)字、公式等；在內(nèi)容層次組織上包括應用多級項目符號和編號、多級編號標題；在編排效率和一致性保障上考慮使用模板、樣式和引用，對于長文檔需要學會利用大綱視圖、文檔結(jié)構(gòu)圖來查看、定位和調(diào)整文檔內(nèi)容；從版面美化角度，需要把握圖文混排、對文檔進行分節(jié)、分欄、添加頁眉和頁腳，以及在分節(jié)情形下考慮版式時的頁面設置等操作技巧。其中復雜表格及圖形的繪制與美化、圖文混排是重點，難點在于理解分節(jié)、樣式和引用的概念和應用相關功能的時機。
Word2003的高級應用議題涉及有：利用主控文檔對超長文檔進行組織和處理，包括“批注和修訂”在內(nèi)的文檔審閱及多人編輯，Word文檔的安全性，“宏”、“域”的應用，Word2003與其他Office組件的協(xié)作，等等。本章僅概要介紹了對“畢業(yè)論文”單個長文檔進行批注和修訂的流程，簡單引入了“域”的概念。
要深入了解和熟練應用Word2003，還需要使用者通過日常更多的實踐來不斷總結(jié)提高、觸類旁通，并善于利用其“聯(lián)機幫助”來學習本章未能涉及或深入介紹的知識和技能。
一、基礎知識（題頭帶*號為多選題）
1．在Word2003文檔中，按（ ）鍵同時拖動鼠標，可縱向選定一個矩形文本區(qū)域。
A．Shift B．Ctrl C．Alt D．Esc
2．保存一個Word文檔時，默認的擴展名是（ ）。
A．.doc B．.xls C．.txt D．.wps
3．Word 2003允許用戶選擇不同的文檔顯示方式，如“普通”、“頁面”、“大綱”、“聯(lián)機版式”等視圖，處理圖形對象應在（ ）視圖中進行。
A．“普通” B．“頁面” C．“大綱” D．“聯(lián)機版式”
4．Word 2003字形、字體、字號的默認設置值是（ ）。
A．常規(guī)型、宋體、4號 B．常規(guī)型、宋體、5號
C．常規(guī)型、宋體、6號 D．常規(guī)型、仿宋體、5號
5．在Word2003中，有關標尺中“左縮進標記”和“懸掛縮進標記”的說法，正確的一項是（ ）。
A.“左縮進標記”對光標所在的段的首行不起作用
B.“懸掛縮進標記”對光標所在的段的首行起作用
C.“左縮進標記”對光標所在的各行起作用
D.“懸掛縮進標記”對光標所在的段中的各行起作用
6．單擊繪圖工具欄的“繪圖”按鈕，出現(xiàn)“繪圖”下拉菜單，在該菜單中選擇（ ）命令，可使圖形置于文字上方或下方。
A.“繪圖”下拉菜單中的“組合”命令
B.“繪圖”下拉菜單中的“疊放次序”命令
C.“繪圖”下拉菜單中的“微移”命令
D.“繪圖”下拉菜單中的“編輯頂點”命令
7．在“格式”菜單下的“分欄”中，下列說法正確的是（ ）。
A. 欄與欄之間可以根據(jù)需要設置分隔線
B. 欄的寬度用戶可以任意定義，但每欄欄寬度必須相等
C. 分欄數(shù)目最多為3欄
D. 只能對整篇文章進行分欄，而不能對文章中的某部分進行分欄
8．在word 2003編輯狀態(tài)下，若光標位于表格外右側(cè)的行尾處，按Enter(回車)鍵，結(jié)果（ ） 。
A. 光標移到下一列 B. 光標移到下一行，表格行數(shù)不變
C. 插入一行，表格行數(shù)改變 D. 在本單元格內(nèi)換行，表格行數(shù)不變
9．有關“樣式”選項，以下說法中正確的是（ ）。
A．“樣式”只適用于文字，不適用于段落 B．“樣式”選項在“工具”菜單中
C．“樣式”選項在“格式”菜單中 D．“樣式”選項只適用于純英文文檔
10．關于Word 2003的模板，下面敘述錯誤的是（ ）。
A．模板的文件類型與普通文檔的文件類型一樣
B．模板是某種文檔格式的樣板
C．模板是指一組已命名的字符和段落格式
D．模板是Word的一項核心技術(shù)
*11．文檔文件與文本文件的主要區(qū)別是（ ）。
A.是否允許插入打印格式控制符 B.是否允許插入排版格式控制符
C.是否允許含有漢字 D.是否具有通用性
E.能否設置不同的字體、字型和字號
*12．“文件”菜單中的“退出”命令是（ ）。
A.關閉Word 2003窗口連同其中的文檔窗口，并退到Windows XP窗口中
B.退出正在執(zhí)行的文檔，但仍在Word 2003窗口中
C.與雙擊窗口最左上角的圖標命令功能相同
D.與單擊窗口最左上角的次下圖標，然后單擊“關閉”命令相同
*13．能調(diào)整頁面大小的命令在什么位置（ ）。
A.“文件”菜單中“頁面設置”命令中的“紙張大小”選項卡
B.“文件”菜單中“頁面設置”命令中的“頁邊距”選項卡
C.標尺
D.“文件”菜單中“頁面設置”命令中的“版面”選項卡
*14．對Word文檔中插入的圖片可進行的操是作（ ）。
A. 移動圖片 B. 改變圖片尺寸
C. 設置圖片為水印效果 D. 設置圖片的環(huán)繞方式
*15．任何時候要得到Word2003的幫助信息，可（ ）。
A.單擊工具欄“幫助”按鈕 B.按【F1】鍵
C.借助菜單“幫助” D.按【F2】鍵
二、實戰(zhàn)訓練
1．綜合運用復雜表格制作、分欄排版等技能，將插入圖片、剪貼畫、藝術(shù)字及繪制簡單圖形與輸入文本并作以格式化等操作相結(jié)合來實現(xiàn)圖文混排，設計制作出一份Word電子簡報?？蛇x擇以宣傳宿舍、班級等校園學習文化生活為內(nèi)容。要求主題鮮明、內(nèi)容健康翔實、突出特點，設計有創(chuàng)意，布局排版美觀。簡報內(nèi)所用到的文字及圖片等素材，可自己創(chuàng)作或從校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)上搜集。文檔篇幅及頁面大小為一頁A3紙，或兩頁A4紙。簡報的版式可參考如圖4.58所示的式樣，但在實際操作中可任意發(fā)揮。
2．按你的興趣就某一主題及相關議題從網(wǎng)上搜索到一些有較長篇幅的文字，匯成一個練習用的“論文”素材，按如下要求，編排“我的練習論文.doc”。
圖4.58 簡報參考式樣
（1）創(chuàng)建或修改如下樣式，并應用于練習文檔中相應地方。
樣式名 格式 備注
論文正文 宋體小四，首行縮進2字符，行間距22磅，無
標題1 黑體四號，行間距22磅，段前段后0行
標題2 黑體小四，左縮進0，段前段后0行，行間距22磅
標題3 黑體小四，左縮進0，段前段后0行，行間距22磅
內(nèi)容提要字樣 字符樣式，黑體五號 應用于提要、關鍵字、文獻、致謝等字樣
內(nèi)容提要正文 字符樣式，宋體五號，行間距22磅，行間距22磅 應用于提要、關鍵字、文獻、致謝等正文
論文題目 黑體小四，居中，單倍行距 應用于頁眉中引用
文獻引用 字符樣式，上標 應用于參考文獻引用序號，如[1]、[2]等
圖 居中，單倍行距 應用于插入文檔中的圖像對象
題注 黑體小四，居中
（2）對文檔應用多級標題符號。
（3）分節(jié)，分為4節(jié)（設為下一頁型）。
（4）設置頁眉和頁腳：第2、3節(jié)偶數(shù)頁頁眉為論文標題（通過插入域/StyleRef/樣式【論文題目】設置）。
（5）插入圖1、圖2及其題注（其中，圖1為圖表，可參照示例輸入數(shù)據(jù)）。
（6）使用大綱視圖，調(diào)整內(nèi)容提要、關鍵字、參考文獻、致謝為1級大綱。
（7）插入目錄。
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