星期三 | 方法論 | 第05篇
上周的濃縮書欄目中和大家分享了《為什么精英都是清單控》一書，挺受小伙伴們歡迎。的確，清單思維和清單工具可以幫助我們更有效地管理目標和提高執(zhí)行力。我自己就從清單思維和實踐中獲益良多，不僅感覺對生活和工作更有掌控，實際上各方面的目標達成率和效率也大大提高。
我自己的清單體系中有十幾個清單，涵蓋了生活工作的方方面面。既然小伙伴們對清單這個話題很感興趣，我就好好整理一下自己的清單系統(tǒng)，找個機會再和小伙伴們分享，這里先做個預(yù)告。
今天我們要談的這個“三分鐘原則“，也和清單有關(guān)，本質(zhì)上是有效使用清單系統(tǒng)的一個前提。讓我們先來看一個案例。
大家可能都知道目標制定的S.M.A.R.T.原則，即一個有效的目標一定要是具體的（Specific），可測量的（Measureable），可實現(xiàn)的（Attainable），有現(xiàn)實意義的（Realistic），以及有明確期限的（Time-based）。
S.M.A.R.T.原則最早是在1981年11月刊的《管理評論》雜志（Management Review）上一篇名為《There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives》的文章中，由三位作者George Doran, Arthur Miller, and James Cunningham提出的。S.M.A.R.T.原則不僅可以應(yīng)用于目標制定，也可以應(yīng)用到大多數(shù)清單系統(tǒng)的制定上。
GE的杰克.韋爾奇十分推崇S.M.A.R.T.原則，二十世紀八十年代將其在GE內(nèi)部大舉推廣實行，要求員工每季度以S.M.A.R.T.原則為自己制定目標清單，并于季度末檢查完成情況。S.M.A.R.T.確實給GE帶來了不少收益，杰克.韋爾奇甚至將GE股價的大幅上升歸功于S.M.A.R.T.在全公司的實施。
但一段時間后，杰克.韋爾奇發(fā)現(xiàn)S.M.A.R.T.的效果開始大不如前，是不是基層的落實不到位？他派出了調(diào)查員與各層級的員工調(diào)研訪談，發(fā)現(xiàn)大家不但認真貫徹了S.M.A.R.T.，而且都非常喜歡這個系統(tǒng)，因為這個系統(tǒng)不僅讓工作更有條理，而且給員工帶來了很大的成就感。
那問題出在哪里？問題就出在“成就感”三個字上！
員工在使用S.M.A.R.T.時過分追求完成率和成就感，結(jié)果將一些容易完成的目標寫入目標清單中，完成之后給自己一個大大的點贊，貌似成功達成了目標，但其實只不過是自欺欺人的假象罷了！
這就是使用清單系統(tǒng)的一個大陷阱：為了追求一張滿是被劃去的已完成任務(wù)的漂亮清單，用一些無關(guān)緊要、簡單容易的項目來濫竽充數(shù)，造成完成了大量任務(wù)的假象。
大學(xué)時我曾經(jīng)也陷入過這樣的陷阱，事無巨細，全部寫在待辦事項清單上，一天下來看到自己完成了十幾二十個任務(wù)，那所謂的“成就感”真是太棒了?？墒亲屑毧纯创k清單上的項目，什么手機充電，買筆記本，倒垃圾等隨手立馬就能完成的事情居然都大搖大擺地躺在清單上。
雖然那時我也有意識到這個問題，但總是“舍不得”讓我的待辦清單變成一個事項寥寥，且每個事項都不是那么容易完成的難啃的硬骨頭。
直到有一天，我在學(xué)校圖書館雜志上看到一篇文章，作者說自己有個習(xí)慣，如果在三分鐘內(nèi)可以完成的突發(fā)事件，就馬上著手完成，一定不拖延，也不會列入自己的待辦事項清單，因為那是“低效且虛榮的”。
低效、虛榮這兩個詞給了我很大觸動，我以為自己在踐行自我管理的好方法，實際上我只不過是為了自己的“虛榮”在做一些低效的活動。
我決定改變，上午看到這篇文章，下午我就決定踐行作者提出的“三分鐘”原則。不到一個星期，我就感受到了“三分鐘”原則給我學(xué)習(xí)和生活帶來的巨大改變：
雖然待辦事項清單上所謂的“成就感”少了，但整個人從大量繁雜的事務(wù)中解放出來，壓力極速下降，學(xué)習(xí)和生活好像一下變得輕松簡單了許多，我只需要集中精力關(guān)注幾件最重要的事情。
以前遇到任何事，無論大小，我的第一反應(yīng)就是寫下來，稍后再安排時間完成。每一個任務(wù)，從記錄到完成，都要經(jīng)歷下面這個流程：
1）記錄下任務(wù)；
2）在一堆任務(wù)中思考衡量這項任務(wù)的重要性和緊迫性；
3）決定何時開始完成任務(wù)；
4）下定決心著手開始做；
5）完成這個任務(wù)。
這一系列五個動作，將原本只需三分鐘完成的事情，擴展到十分鐘甚至更長時間才能完成，更糟糕的是，不斷累積的瑣碎任務(wù)，會分散我們的注意力，造成心理壓力，讓我們感受到：我只想靜靜地看會兒書，怎么還有這么多破事兒要處理！
而使用“三分鐘原則“，遇到任務(wù)首先花10秒鐘判斷一下這個任務(wù)是否可以在三分鐘內(nèi)完成，如果可以，立即跳到上述第5）步，完成這個任務(wù)。然后把這件事徹徹底底拋到腦后，騰空大腦和心靈空間去接受更重要的挑戰(zhàn)。如果判斷三分鐘內(nèi)無法完成，再將其添加到待辦事項清單中。
“三分鐘原則“的好處，不僅是可以提高我們的辦事效率，從點滴開始改善拖延的壞習(xí)慣，更重要的是，這些”做完即棄“的小任務(wù)將我們的大腦和心靈從繁雜的事物中解放出來，讓我們時刻都處于一種清爽的無壓狀態(tài)，可以花更多的精力和時間去思考、完成對我們更加重要的事情。
經(jīng)過一段時間的實踐，我發(fā)現(xiàn)五分鐘是更適合自己的一個節(jié)奏。因為我總是保守地傾向于預(yù)留多一點時間給每一個任務(wù)。有時我判斷這件事需要五分鐘完成，但其實三分鐘不到我就做好了。所以后來我把“三分鐘原則“改為更適合自己的”五分鐘原則“，待辦清單上的事項又少了一些，工作和生活也更加簡單清爽。
小伙伴們也可以根據(jù)自己的實際情況對“三分鐘原則“的具體時長進行調(diào)整，原則上3-5分鐘為宜，時間太短無法有效發(fā)揮此原則的效用，時間太長又容易對正在進行的其它任務(wù)造成中斷影響。
任務(wù)清單不是不經(jīng)篩選的雜物單，事無巨細全部記錄在任務(wù)清單上，雖然會產(chǎn)生更多的“成就感“，但卻會給我們的工作和生活造成額外的壓力，讓我們難以專注于最重要的事情。而”三分鐘原則“，則能幫助我們清除不必要的壓力，騰空大腦和心靈去思考和完成更重要的事情，同時也讓經(jīng)過篩選后的清單系統(tǒng)更加高效實用。
體驗無壓人生，從“三分鐘原則“開始。
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