【子亦觀點(diǎn)】：事情太多難以理清是很多人都遇到的問(wèn)題，協(xié)調(diào)不好就會(huì)出現(xiàn)混亂的狀態(tài)和低效的結(jié)果，更甚者會(huì)因此產(chǎn)生焦慮情緒。所以必須掌握科學(xué)合理的管理方法，并有效運(yùn)用到工作和生活中，減輕壓力和負(fù)擔(dān)。
1.總是被突發(fā)事件打斷
當(dāng)你坐到電腦前準(zhǔn)備回復(fù)郵件，卻接到朋友打來(lái)借錢(qián)電話；
當(dāng)你參加工作會(huì)議等待發(fā)言時(shí)，卻收到客戶(hù)的投訴信息；
當(dāng)你準(zhǔn)備下班回家時(shí)，卻被同事邀請(qǐng)晚上喝酒；
當(dāng)你周末打算出游時(shí)，卻接到領(lǐng)導(dǎo)要數(shù)據(jù)報(bào)表的電話。
我們總是在一邊處理事務(wù)，一邊受到新事務(wù)干擾，突發(fā)事件成影響效率的主要因素。
2.沒(méi)有合理的事務(wù)安排
把孩子送到學(xué)校，才想起昨晚的手工作業(yè)沒(méi)有帶；
老板找你要數(shù)據(jù)時(shí)，才想起有個(gè)報(bào)表沒(méi)有做；
著急忙慌把工作總結(jié)寫(xiě)完，才發(fā)現(xiàn)老板下個(gè)月才要；
收到銀行還款逾期通知，才想起上個(gè)月賬單忘記處理。
面對(duì)紛雜的工作和生活事務(wù)，沒(méi)有合理的安排協(xié)調(diào)，全部擰巴在一起變得一團(tuán)糟。
1.對(duì)個(gè)人生活和精神狀態(tài)造成影響。
工作的時(shí)候被生活的事務(wù)打擾，休息的時(shí)候又被工作事務(wù)影響，工作和生活彼此交叉，忙的不可開(kāi)交，卻還是看不到全部完成的希望。
長(zhǎng)久處在這種混亂的狀態(tài)，人的精神和情緒都會(huì)受到影響。常見(jiàn)的問(wèn)題就是狀態(tài)低迷，感覺(jué)做任何事情都提不起興趣，對(duì)事物的態(tài)度比較消極。嚴(yán)重的會(huì)產(chǎn)生焦慮情緒，開(kāi)始抱怨各種不公平，失去進(jìn)取心。
2.工作質(zhì)量和效率無(wú)法保證。
很多工作是需要持續(xù)專(zhuān)注才能做出高質(zhì)量的結(jié)果，但受困于其他瑣事，總是斷斷續(xù)續(xù)的來(lái)做，會(huì)丟失工作的靈感。半小時(shí)可以搞定的事情，硬是拖拉一上午，而且進(jìn)度和結(jié)果還都不理想。
質(zhì)量和效率的低下還會(huì)造成更多的事務(wù)出現(xiàn)，反過(guò)來(lái)影響原來(lái)的工作，形成一個(gè)不良循環(huán)。俗話說(shuō)返工不計(jì)工，就是這個(gè)道理。
1.提高專(zhuān)注力，一次一事，避免不合理的多任務(wù)處理
每件事情都有它的邏輯和目標(biāo)， 即使是事務(wù)性的內(nèi)容，也有很多細(xì)節(jié)需要去把握。
同時(shí)處理多件工作的人，一定是有很強(qiáng)大的歸納總結(jié)和疏理能力，否則很容易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。
對(duì)于沒(méi)有掌握多任務(wù)處理方法的人來(lái)說(shuō)，一次一事是保證工作質(zhì)量的最好方式，也是最容易執(zhí)行的改善方式。
2.應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，學(xué)會(huì)“兩分鐘原則”
突發(fā)事件的處理更多體現(xiàn)在它的重要性判斷上，當(dāng)你在處理任務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)比他更重要的事情，是應(yīng)當(dāng)打斷現(xiàn)有任務(wù)還是繼續(xù)現(xiàn)有任務(wù)？這是很多人受困擾的關(guān)鍵。
兩分鐘原則提供給你一個(gè)參考的處理方式：
兩分鐘內(nèi)能完成的立即執(zhí)行。
預(yù)計(jì)超過(guò)兩分鐘，可以考慮委托他人去做。
預(yù)計(jì)超過(guò)兩分鐘，也沒(méi)有可委托人選，放到下一步行動(dòng)計(jì)劃中。
3.兩個(gè)提高效率的方法
3-1.四象限法
史蒂芬柯維提出了四象限法則，用重要和急迫兩個(gè)緯度，將事情分為四個(gè)象限，并對(duì)應(yīng)去安排行動(dòng)。
第一象限：緊急而重要的事情。這類(lèi)事情無(wú)法回避，更不能拖延，必須優(yōu)先解決。
第二象限：不緊急但重要的事情。這類(lèi)事情在時(shí)間上相對(duì)較充足，可以安排合理計(jì)劃去做。
第三象限：緊急但不重要的事情。這類(lèi)事情往往看上去很急，但是它卻會(huì)浪費(fèi)很多精力做低效內(nèi)容。
第四象限：不緊急也不重要的事情。這類(lèi)事情盡量少做，比如玩游戲、逛街等。
四象限法最主要是可以通過(guò)分析找到工作的重點(diǎn)，以便給它們做合理的行動(dòng)排序。這是既簡(jiǎn)單又實(shí)用的有個(gè)好方法。
3-2.GTD時(shí)間管理法
它是戴維·艾倫提出的相對(duì)更復(fù)雜的一個(gè)系統(tǒng)管理辦法，核心原則是要清空大腦，把事務(wù)記錄下來(lái)并整理成行動(dòng)清單，然后按照行動(dòng)清單心無(wú)旁騖地聚焦每一項(xiàng)任務(wù)，提升工作和生活的效率。
它是通過(guò)五個(gè)步驟來(lái)完成的：
收集資料：它要求把事務(wù)從大腦中趕出去，放到“外腦”系統(tǒng)中。
理清并清空：采用“一次一事”原則，集中精力處理最關(guān)鍵的事務(wù)。
組織并建立清單：建立項(xiàng)目清單來(lái)提醒自己，不遺漏任何信息。
回顧：讓系統(tǒng)保持實(shí)時(shí)更新，與當(dāng)前狀態(tài)保持同步。
執(zhí)行：在正確的目標(biāo)下，選擇適合的行動(dòng)。
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