《公文寫作與處理》對于大多數(shù)沒有機關(guān)工作經(jīng)驗的自考朋友們而言，無論是掌握其基本知識，還是參加技能實訓(xùn)，都有一定的難度。隨著新公文處理法規(guī)和國家行政機關(guān)公文格式標準發(fā)布實施，2005年使用了新版《公文寫作與處理》教材。自考朋友們想盡快掌握課程并考出好成績，就要正確認識本課程的特點，掌握教學(xué)所要求的基本技能，明確學(xué)習(xí)方法，善于從他人的經(jīng)驗教訓(xùn)中汲取營養(yǎng)。解決好這些問題，學(xué)習(xí)可獲事半功倍之成效。
正確認識課程的特點
《公文寫作與處理》是高教自考秘書專業(yè)的主干專業(yè)課程之一，屬于秘書專業(yè)考生應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和掌握本專業(yè)核心知識與技能的重要組成部分。它的突出特點包括實踐性和規(guī)范性兩個方面。
與許多理論性較強的學(xué)科、課程相比，《公文寫作與處理》的理論色彩比較淡薄。它以豐富多彩的機關(guān)工作為實踐基礎(chǔ)，緊密結(jié)合文秘工作實際，研究各級各類社會組織在公文擬寫、辦理和管理方面的基本規(guī)律、實踐經(jīng)驗、操作規(guī)范和具體方法，其初衷是提高社會組織辦文工作的質(zhì)量與效率，終極目標是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供直接的輔助服務(wù)和優(yōu)質(zhì)高效的信息支持。因此，學(xué)習(xí)和研究《公文寫作與處理》必須充分考慮其實踐性（即應(yīng)用性）的特點，教與學(xué)雙方都要緊密聯(lián)系辦文工作的實際，既要從應(yīng)用的目的出發(fā)，又要將學(xué)習(xí)到的知識和操作要領(lǐng)應(yīng)用到辦文工作的實踐中去，決不能“死”學(xué)。
《公文寫作與處理》的規(guī)范性，表現(xiàn)在黨和國家建立并實行了一系列公文寫作與處理方面的法律規(guī)章或技術(shù)標準。例如，行文時如何選用文種、發(fā)文與收文的辦理程序、對外行文的基本規(guī)則等，在黨政機關(guān)的公文處理法規(guī)中都有統(tǒng)一和明確的規(guī)定，任何社會組織、社會組織的領(lǐng)導(dǎo)者和國家公務(wù)人員在公文寫作與處理過程中都不得超越法律法規(guī)和國家標準而另搞一套。
本教材第二版的修訂工作，正是在新的公文處理法規(guī)和國家行政機關(guān)公文格式標準發(fā)布實施這個背景下啟動并完成的。此外，在貫徹實施公文寫作與處理的法律法規(guī)過程中，許多社會組織結(jié)合工作實際，制定了一系列切合工作需要、行之有效的規(guī)章制度以及大量約定俗成的操作要領(lǐng)。無論是法律意義上的規(guī)范，還是在實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)總結(jié)提煉的操作要領(lǐng)，都為文秘人員提高公文寫作與處理的質(zhì)量和效率，提供了有力的保障。 從學(xué)習(xí)的角度來看，規(guī)范性強的特點要求教與學(xué)雙方都要認真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會有關(guān)規(guī)范，并在公文寫作與處理工作中嚴格遵守這些規(guī)范。
掌握教學(xué)所要求的基本技能
掌握公文寫作與處理的基本技能，是本課程考核內(nèi)容的重要組成部分。根據(jù)課程特點，考生應(yīng)當(dāng)掌握的基本技能大致有以下幾個方面。
一、根據(jù)給定素材，規(guī)范地擬寫公文標題
這是文稿起草的起點，可以單獨出題考核。答好這類題目的關(guān)鍵是要準確理解素材，確定公文主題（事由），恰當(dāng)?shù)剡x用文種。在文字表達方面要準確、簡明，在標題結(jié)構(gòu)方面要符合“發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種”的規(guī)范要求。
二、根據(jù)給定素材或條件，起草公文
這種題目具有很強的綜合考查功能，可以考核考生閱讀理解、分析判斷、解決實際問題的能力和文字表達能力。答好這類題目，首先，要搞清所寫文種在寫作格式方面的要求，準確書寫公文格式的各要素；其次，要把握好正文結(jié)構(gòu)，多數(shù)文種要安排導(dǎo)語、主體、結(jié)尾三個部分。導(dǎo)語部分主要說明行文目的和行文根據(jù)，簡明扼要地表達出主旨；主體部分通常表達干什么、為什么干、怎樣干等內(nèi)容；結(jié)尾部分要恰當(dāng)?shù)剡\用公文術(shù)語，準確表達行文要求。
考試時適合起草的文種主要有請示、批復(fù)、通知、通報、公函等。起草公文要注意內(nèi)容符合事理，切合素材要求，表達準確、簡練，符合格式規(guī)范。如果時間允許，應(yīng)當(dāng)打草稿或列出提綱后再寫。因為，卷面整潔與否實際上影響到閱卷老師給這道題目打多少分。
三、按照公文寫作要求，指出文稿中的錯情并予以修改
這種題目同樣具有多層面的考核功能?；卮疬@種題目，要依據(jù)文稿的主題內(nèi)容、語言表達、格式要領(lǐng)等各方面的規(guī)范，準確找出文稿各部分埋伏的“釘子”，指出錯情并予以修改。有時，還要求考生將全文改寫一遍，要按照公文起草的要求完成。
四、按照辦文程序要求，結(jié)合機關(guān)工作實際，分析說明辦文過程中正確或錯誤的做法
這是對考生辦文知識與能力的綜合考查?；卮疬@類題目的前提條件是，考生要全面了解公文在機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的整體過程，熟練掌握辦文規(guī)范以及一些細節(jié)要求。為此，應(yīng)當(dāng)下功夫?qū)⒐霓k理程序示意圖“復(fù)制”到大腦中，再將每一個環(huán)節(jié)都干些什么以及該怎樣干，熟悉得如數(shù)家珍一般。有了上述知識的儲備，圍繞公文處理的基本技能的題目，基本可以迎刃而解。
由于大多數(shù)考生對起草和處理公文缺乏感性知識，因此掌握辦文的基本技能不太容易，然而這一關(guān)非過不可。建議朋友們認真閱讀并力求吃透教材，在此基礎(chǔ)上，還要積極創(chuàng)造條件，多參加技能實訓(xùn)。
明確相應(yīng)的學(xué)習(xí)方法
談到自考的學(xué)習(xí)方法，一些考生認為：除了背題背書還是背題背書，似乎除死記硬背之外沒有什么方法可言。其實，學(xué)習(xí)任何一門學(xué)問都要講究學(xué)習(xí)方法。方法得當(dāng)，事半功倍；方法不當(dāng)，事倍功半。當(dāng)然，學(xué)習(xí)方法要因人和因課程而異，不能實行“一刀切”。這里提出一些具有共性的問題供大家借鑒。
首先，要有考試大綱意識。教材后面的《公文寫作與處理自學(xué)考試大綱》，是考生自學(xué)和國家考試命題的依據(jù)，教學(xué)要圍繞大綱進行，尤其是考生對此更要給予足夠的重視。有的考生一門心思只顧背書，對大綱的要求視而不見；有的考生甚至根本不知道書后還有考試大綱。這種狀態(tài)實在令人擔(dān)憂。提綱挈領(lǐng)和綱舉目張的道理不可不知，考生一定要按照考試大綱安排學(xué)習(xí)內(nèi)容。
其次，要明確考核要求?？荚嚧缶V列明了各章考核知識點與考核要求，是知識體系和考試要求的簡要說明。各章內(nèi)容分別按照“識記”、“領(lǐng)會”、“應(yīng)用”三個能力層次予以分解，這等于確定了考核范圍以及對考生能力的要求。根據(jù)過去考生答卷情況，大多數(shù)考生在回答“識記”能力層次的題目時失誤不多，而回答“應(yīng)用”能力層次的題目時失誤率較高。這不僅是因為應(yīng)用能力層次要求最高，綜合性最強，難度最大，更與許多考生一味地死記硬背，忽略應(yīng)用能力的訓(xùn)練，特別是在分析和解決問題的能力方面存在較大差距有直接關(guān)系。因此，考生一定要在提高應(yīng)用能力方面狠下功夫！
最后，要抓住幾條線索?？v觀教材，可以大致理出以下幾條學(xué)習(xí)線索。一是圍繞寫作對象構(gòu)成的知識線索：包括公文的特點與作用，公文的種類、用途與稿本，公文的格式特征、構(gòu)成要素等；二是圍繞寫作行為構(gòu)成的知識線索：包括公文寫作的特點與要求，公文寫作的步驟與方法，行文規(guī)則等；三是圍繞各種公文的寫作方法與技能構(gòu)成的技能線索：這是本課程的鮮明特征，包括各種法定公文、常用文書的寫作要領(lǐng)；四是圍繞公文辦理過程構(gòu)成的知識、技能線索：包括公文處理工作的任務(wù)與組織、原則與要求，發(fā)文與收文的辦理程序、要求以及公文的整理、歸檔等。把握這樣幾條線索，等于對教材內(nèi)容進行了梳理、分類、歸納和概括，有助于考生發(fā)現(xiàn)學(xué)習(xí)差距，有針對性地改進薄弱環(huán)節(jié)。
對考生朋友的幾點建議
首先，對于所有學(xué)習(xí)《公文寫作與處理》的考生來說，都要切實地了解公文，不僅從感性方面認識它，更要從理性上理解它，這是考生學(xué)習(xí)本課程的起碼要求。當(dāng)然，在機關(guān)辦公室工作的考生幾乎每天都要與公文打交道，對公文并不陌生。其他考生則可以通過瀏覽報刊、政府網(wǎng)站中發(fā)布的公文、關(guān)注本單位布告欄或宣傳欄中的公文，或閱讀政府公報等一切可能的途徑了解和認識公文。還要知道，公文與公務(wù)活動密不可分，在所有公務(wù)活動中，既要使用公文實現(xiàn)管理職能，同時又在管理活動中產(chǎn)生大量公文。公文是公務(wù)活動的重要憑證，也是公務(wù)管理信息的主要載體。黨政機關(guān)及其他社會組織就像工廠一樣，每天都在“生產(chǎn)”大量用于公務(wù)管理活動的公文，因此說，公文是公務(wù)管理的重要工具。對于自考朋友來說，離開對公文的深刻理解，難以真正學(xué)好和掌握好本課程的知識。
其次，切忌死記硬背。有人說：通過自考的考生都有很強的“背功”。此話有一定道理，但是我們不完全贊成。我們更愿意說，自考成功的朋友，具有過硬的自學(xué)能力，而且“背功”很好。學(xué)好一門功課，離不開識記能力，也的確要花些功夫背些概念，但是一定要在理解所背內(nèi)容的前提下去識記。這是因為感覺到的東西，我們不能深刻理解它，只有理解了的東西，我們才能更加深刻地感覺它。
當(dāng)朋友們需要識記一些概念、原理或答題要點時，不妨先仔細地問問自己：它的內(nèi)涵、外延到底是什么？它在說明什么意思？它與相關(guān)概念、原理或要點有什么聯(lián)系和區(qū)別？弄清了這些問題，在記憶相關(guān)知識點的時候，就會更加深刻和牢固。有的考生走出考場時常說：“平常背得滾瓜爛熟，一考就發(fā)蒙?！庇械倪€說：“花了很多時間背書，到考試時還是答混了?！敝韵铝撕艽蠊Ψ騾s收效不佳，其重要原因就是只運用機械記憶法，而未運用邏輯記憶法，就是在不理解內(nèi)容的前提下死記硬背。
再次，切忌只重視書本知識，忽視能力培養(yǎng)。起草和處理公文的過程，是一項實實在在的公務(wù)活動。做好這項工作，既要憑借相關(guān)知識，又需要綜合能力的支持。從參加自考學(xué)習(xí)的角度來說，要避免只重視書本知識，忽視技能訓(xùn)練和能力培養(yǎng)的做法，要將書本知識的學(xué)習(xí)與實際技能的訓(xùn)練有機結(jié)合起來，尤其要加強技能訓(xùn)練環(huán)節(jié)。這是由本課程的特征決定的?？忌笥岩杂X加強邏輯思維能力、綜合概括能力、閱讀理解能力、語言表達能力以及提出問題、分析問題和解決問題等方面能力的培養(yǎng)，還要圍繞不同文種多寫、多改，加強練習(xí)環(huán)節(jié)，特別是對于輔導(dǎo)老師布置的寫作練習(xí)，要認真對待，按時完成。只有扎扎實實地進行寫作訓(xùn)練，才能駕輕就熟，不斷提升自己的寫作能力。
最后，切忌按照寫作文的方式學(xué)習(xí)寫公文。《公文寫作與處理》不是語文課，也不同于作文課，而是秘書專業(yè)的主干專業(yè)課，它有自身的質(zhì)的規(guī)定性。它所闡述的是公文寫作與處理的基本原則、操作方法及其相關(guān)的規(guī)律性。公文是具有現(xiàn)行效用的用以指導(dǎo)實際工作的書面材料。因此，不能按照寫作文的方式起草公文。有的考生在做文種寫作練習(xí)時，不顧素材要求，不看條件限制，更不考慮實際工作的情況，完全像寫作文那樣，任意想象構(gòu)思，“天馬行空，獨來獨往”，這樣產(chǎn)生的文稿，與機關(guān)工作中實際使用的公文差距很大。從根本上說，起草公文是一種 “受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機關(guān)立言”的行為，屬于“奉命”作文，可謂“文中無我”。一篇公文的整體質(zhì)量，不僅是對起草人文字表達能力的檢驗，更是對他的思想認識水平、政策法制觀念、分析與解決實際問題能力的考查。公文文稿在思想內(nèi)容方面要注重合乎現(xiàn)行法律法規(guī)的規(guī)定，要從機關(guān)工作的實際情況出發(fā)，要真實反映客觀實際，要提出切實可行的對策措施和要求，而這一切的規(guī)范與限制，最終要體現(xiàn)在是否符合領(lǐng)導(dǎo)意圖這個基點之上。
《公文寫作與處理》是一門具有很強應(yīng)用價值的課程，也是文秘專業(yè)學(xué)生錘煉業(yè)務(wù)本領(lǐng)所必須學(xué)好的課程。一個訓(xùn)練有素的成功的秘書人員，首先應(yīng)當(dāng)是一個“筆桿子”。邁入自考大門的朋友們，為了取得學(xué)業(yè)的進步，也為了獲得事業(yè)的成功，努力學(xué)習(xí)吧！
