1.2 編輯排版技巧(1)
1.2.1 頁(yè)面設(shè)置快速進(jìn)行調(diào)整
要對(duì)Word進(jìn)行頁(yè)面調(diào)整，通常大家采用的方法是選擇“文件→頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)的方法進(jìn)行，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更快速方便的方法呢？
答：有，如果要進(jìn)行“頁(yè)面設(shè)置”，只需用鼠標(biāo)左鍵雙擊標(biāo)尺上沒(méi)有刻度的部分就可以打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置窗口。
1.2.2 Word中巧選文本內(nèi)容
在Word文件中進(jìn)行編輯操作時(shí)，經(jīng)常需選定部分文件內(nèi)容或全部?jī)?nèi)容進(jìn)行處理，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法進(jìn)行選定？
答：在Word 中要選中文件內(nèi)容時(shí)，有一些快捷的操作方法，掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面為大家介紹這幾種用得較多的方法：
（1）字或詞的選取：
將指針移到要選的字或詞后，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定。
（2）任意連續(xù)的文字選?。?/font>
將指針移到要選取的文字首或末，再按住鼠標(biāo)左鍵不放往后或往前拖動(dòng)，直至選中全部要選擇的文字后松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵即可。如果采用鍵盤上“Shift”鍵配合鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行選擇，可這樣進(jìn)行：將光標(biāo)移到要選取的文字首（或末），再按住“Shift”鍵不放，然后將鼠標(biāo)指針移到要選取的文字末（或首）并單擊，此時(shí)也可快速選中這段連續(xù)的文字。
（3）一行文字的選?。?/font>
將指針移到該行的行首，在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵即可；
（4）一段文字的選?。?/font>
將指針移到該段第一行的行首，同樣在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。
（5）整個(gè)文件內(nèi)容的選?。?/font>
把指針移到該文件中任一行首（在指針變成向右的箭頭時(shí)），快速單擊鼠標(biāo)左鍵三次便可選中整個(gè)文件內(nèi)容（也可利用組合鍵“Ctrl+A”快速選定）。
另外在平時(shí)使用中，還有幾個(gè)特別的快捷鍵可以加快選?。?/font>
Shift+Home：使光標(biāo)處選至該行開(kāi)頭處。
Shift+End：從光標(biāo)處選至該行結(jié)尾處。
Ctrl+Shift+Home：從光標(biāo)處選至文件開(kāi)頭處。
Ctrl+Shift+End：從光標(biāo)處選至文件結(jié)尾處。
Shift+移動(dòng)光標(biāo)：逐字逐行地選中文本（用于一邊看一邊選取文本）。
Shift+Alt+鼠標(biāo)左鍵單擊：可選中原光標(biāo)所在位置至后鼠標(biāo)左鍵單擊光標(biāo)位置的矩形區(qū)域。
小提示：在選取時(shí)還可利用“F8”鍵來(lái)進(jìn)行快速選取。具體操作方法是：先按“F8”鍵激活系統(tǒng)內(nèi)置的“擴(kuò)展選取”模式（窗體狀態(tài)欄的“擴(kuò)展”會(huì)由灰變成黑色），然后按“F8”鍵便可選擇光標(biāo)位置后的一個(gè)字符，若再按一次“F8”鍵則可選擇光標(biāo)所在位置的整行字符，再按一次便可選擇光標(biāo)所在的整段字符，再按一次選擇整篇文章。如果結(jié)合其他鍵還可實(shí)現(xiàn)更多功能，如，與方向鍵配合使用可靈活選擇文本內(nèi)容；而與編輯鍵（光標(biāo)鍵上面的那些鍵）配合使用，則可更方便地進(jìn)行選取，如按下“Home”鍵或“End”鍵，則能選擇當(dāng)前光標(biāo)所在行以光標(biāo)為界的前半行或后半行。如果按住“Ctrl”鍵再按下這兩個(gè)鍵，則選擇以當(dāng)前光標(biāo)所作位置為分界點(diǎn)的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“PageUp”鍵或“PageDown”鍵，則是按上、下頁(yè)選擇文本。在使用完并要取消擴(kuò)展模式時(shí)，只需按一下“Esc”鍵即可。
1.2.3 Word中合并文件
在編輯文件時(shí)，若要將另一篇文件內(nèi)容全部合并到該新文件中，除了采用打開(kāi)原文件對(duì)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，然后再轉(zhuǎn)入新文件進(jìn)行粘貼外還有沒(méi)有其他更好的方法呢？
答：如果要合并另一個(gè)文件，有一個(gè)更好的方法進(jìn)行。
（1）打開(kāi)要合并的一篇文件，然后在菜單欄選擇“工具→比較并合并文件”選項(xiàng)。
（2）選擇需要合并的另一篇文件，并在窗口右邊的“合并”中選擇“合并到該文件”項(xiàng)即可。通過(guò)這兩步操作后，這兩篇文件就會(huì)合并在一起，同時(shí)若要合并多個(gè)文件，則可按此方法依次進(jìn)行。
1.2.4 快速定位光標(biāo)
在文件編輯中，經(jīng)常需要把光標(biāo)移到某個(gè)位置，如果能夠快速進(jìn)行移動(dòng)，那肯定會(huì)節(jié)省很多時(shí)間，提高工作效率，請(qǐng)問(wèn)怎樣進(jìn)行快速定位呢？
答：對(duì)于一些特殊的位置，可以利用快捷鍵進(jìn)行快速定位。用得較多的幾個(gè)快捷方式如下：
Home：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行首。
End：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行尾。
Ctrl+Home：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件的行首。
Ctrl+End：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件結(jié)尾處。
1.2.5 字號(hào)快速調(diào)整
在Word中編輯文字時(shí)，有時(shí)只需將字號(hào)縮小或放大一磅，而若再利用鼠標(biāo)去選取字號(hào)將影響工作效率，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有方法快速完成字號(hào)調(diào)整？
答：可以，利用鍵盤選擇好需調(diào)整的文字后，再在鍵盤上直接利用“Ctrl+[”組合鍵縮小字號(hào)，每按一次將使字號(hào)縮小一磅；而利用“Ctrl+]”組合鍵可擴(kuò)大字號(hào)，同樣每按一次所選文字將擴(kuò)大一磅。另外也可在選中需調(diào)整字體大小的文字后，利用組合鍵“Ctrl+Shift+>”來(lái)快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+<”快速縮小文字。
1.2.6 快速對(duì)齊段落
在Word中要設(shè)置段落對(duì)齊，通常大家是利用格式工具欄中的對(duì)齊方式進(jìn)行，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更方便快速的方法呢？
答：有，可以利用組合鍵來(lái)快速完成，常用的設(shè)置方式組合鍵如下：
Ctrl+E：段落居中。
Ctrl+L：左對(duì)齊。
Ctrl+R：右對(duì)齊。
Ctrl+J：兩端對(duì)齊。
Ctrl+M：左側(cè)段落縮進(jìn)。
Ctrl+Shift+M：取消左側(cè)段落縮進(jìn)。
Ctrl+T：創(chuàng)建懸掛縮進(jìn)效果。
Ctrl+Shift+T：減小懸掛縮進(jìn)量。
Ctrl+Q：刪除段落格式。
Ctrl+Shift+D：分散對(duì)齊。
1.2.7 移動(dòng)光標(biāo)快速定位
在Word中編輯文件時(shí)，經(jīng)常需把光標(biāo)快速移到前次編輯的位置，而若采用拖動(dòng)滾動(dòng)條的方式非常不便，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法呢？
答：有，可以利用一種組合鍵進(jìn)行快速定位。在需要返回到前次編輯位置時(shí)，可直接在鍵盤上按組合鍵“Shift+F5”。同時(shí)使用該組合鍵還可使光標(biāo)在最后編輯過(guò)的三個(gè)位置間循環(huán)轉(zhuǎn)換。
1.2.8 快速調(diào)整Word行間距
在編輯調(diào)整Word文件行距時(shí)，常見(jiàn)一些“高手”不用調(diào)出格式來(lái)進(jìn)行設(shè)置，請(qǐng)問(wèn)他們是如何完成調(diào)整的呢？
答：其實(shí)方法非常簡(jiǎn)單，在需要調(diào)整Word文件中行間距時(shí)，只需先選擇需要更改行間距的文字，再同時(shí)按下“Ctrl+1”組合鍵便可將行間距設(shè)置為單倍行距，而按下“Ctrl+2”組合鍵則將行間距設(shè)置為雙倍行距，按下“Ctrl+5”組合鍵可將行間距設(shè)置為1.5倍行距。
1.2.9 輕松統(tǒng)計(jì)Word文件中字?jǐn)?shù)
Word中有一個(gè)非常實(shí)用字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)功能，如要統(tǒng)計(jì)一個(gè)文件中字?jǐn)?shù)，可直接在菜單欄中單擊“工具→字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令，便可得到一個(gè)詳細(xì)的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)表，而且還可在文件中選中一部分內(nèi)容進(jìn)行該部分字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，但若要把該文件字?jǐn)?shù)插入到文件中，這樣得到結(jié)果后還需進(jìn)行輸入，操作起來(lái)繁瑣，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更方便快速的方法呢？
答：可以直接把統(tǒng)計(jì)字?jǐn)?shù)插入到文件中，具體方法是：
（1）在菜單欄單擊“插入→域”命令，在對(duì)話框“類別”下拉列表中選擇“文件信息”選項(xiàng)。
（2）再在“類別”下拉列表中選擇“NumWords”選項(xiàng)，并在右側(cè)相應(yīng)欄設(shè)好置域?qū)傩愿袷郊坝驍?shù)字格式，如圖1-11所示，最后單擊“確定”按鈕即可。
圖1-11 統(tǒng)計(jì)文件字?jǐn)?shù)
小提示：以后在文字有變動(dòng)時(shí)，只需在菜單欄單擊“工具→選項(xiàng)”命令，然后在打開(kāi)的窗口中選擇“打印”選項(xiàng)卡，并選擇“更新域”復(fù)選框，這樣打印時(shí)，便會(huì)自動(dòng)更新該域，得到新的統(tǒng)計(jì)數(shù)目。
1.2.10 輕松選取文件列
在Word文件中要選擇行的方法很多，操作起來(lái)也很方便，而如果要對(duì)列進(jìn)行操作，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有方便的方法進(jìn)行選取呢？
答：在Word文件中，行的操作非常多，而列的操作相對(duì)來(lái)說(shuō)要少很多，其實(shí)要選擇列有種好方法輕松完成。首先把指針移到要選取的列首或列尾，然后按住鍵盤上“Alt”鍵，配合鼠標(biāo)或鍵盤進(jìn)行選取即可，如圖1-12所示。
圖1-12 列的選取
1.2.11 巧去網(wǎng)址超鏈接線
當(dāng)我們?cè)赪ord文件中輸入網(wǎng)址或粘貼帶有網(wǎng)址的內(nèi)容時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生鏈接下劃線，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法去除呢？
答：這其實(shí)是Word自動(dòng)修改功能引起的麻煩，在想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可將下劃線取消。
另外也可關(guān)閉其相應(yīng)的自動(dòng)功能：選擇“工具”菜單欄中的“自動(dòng)更正”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，然后取消選擇“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕完成關(guān)閉。
1.2.12 英文單詞換行排
在輸入英文或較長(zhǎng)網(wǎng)址時(shí)（特別是中英文混排時(shí)），大家可能常遇到上行字距明顯拉寬，而英文單詞或網(wǎng)址跑到下行的情況，這樣影響了文件的美觀，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法讓英文單詞截?cái)鄵Q行排呢？
答：可以，只需對(duì)單詞或網(wǎng)址加入一個(gè)不間斷空格，具體操作方法是先選擇詞組中每個(gè)單詞（除最后一個(gè)單詞）后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”組合鍵即可。
1.2.13 不同頁(yè)面的設(shè)置
在一些特殊的Word版式設(shè)置時(shí)，需要將一個(gè)文件中的頁(yè)面設(shè)置成不同的方式，請(qǐng)問(wèn)此時(shí)除了把不同頁(yè)面做成另一個(gè)文件進(jìn)行設(shè)置外，還有沒(méi)有其他方法輕松完成設(shè)置？
答：要在Word中同一文件中設(shè)置不同頁(yè)面，可以采用下面這種方法進(jìn)行：首先在菜單欄單擊“文件→頁(yè)面設(shè)置”命令，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中將文件前一種頁(yè)面版式設(shè)置好后，再將光標(biāo)移至需更換版式的頁(yè)面，再次打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，并按需要對(duì)頁(yè)面進(jìn)行調(diào)整后，在“應(yīng)用于”下拉菜單中選擇“插入點(diǎn)之后”項(xiàng)，如圖1-13所示，此時(shí)便可在同一個(gè)文件中得到不同的頁(yè)面設(shè)置。
圖1-13 不同頁(yè)面設(shè)置
1.2.14 修改自動(dòng)加標(biāo)注
在完成某個(gè)文件后再交給其他人審閱或修改，當(dāng)然希望能一眼就看出修改了哪些地方，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法做到這呢？
答：可以，只需利用Word的追蹤修訂功能，在把文件交給其他人修改之前進(jìn)行一些設(shè)置即可。打開(kāi)要使用追蹤修訂功能的文件，再在菜單欄單擊“工具→修訂”命令打開(kāi)修訂功能，這樣便會(huì)在進(jìn)行文件閱讀修改時(shí)，Word將自動(dòng)地給修訂者做修改標(biāo)注，而且對(duì)于不同修訂者的修改會(huì)自動(dòng)采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分。
1.2.15 字體設(shè)置快速做
在Word中對(duì)文字進(jìn)行編輯時(shí)，經(jīng)常需對(duì)文字進(jìn)行一些修飾，象文字的加粗、傾斜、下劃線等，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法來(lái)完成設(shè)置呢？
答：可以完全利用鍵盤來(lái)完成設(shè)置。下面對(duì)常用的幾種方法分別介紹如下：
l 文字加粗
首先選中要加粗的文字，直接按組合鍵“Ctrl+B”便可快速完成；而若要對(duì)接下來(lái)將輸入的文字加粗，則可利用命令格式“*加粗文字*”（雙引號(hào)不用輸入，下同）來(lái)完成，即先輸入一個(gè)“*”號(hào)，然后再輸入文字內(nèi)容，需加粗的文字輸入完后，再輸入一個(gè)“*”號(hào)即可自動(dòng)讓兩個(gè)“*”號(hào)之間的文字加粗。
l 斜體文字
要把文字設(shè)置為斜體同樣可采用兩種方法，對(duì)于已輸入的內(nèi)容則可先選中它們，再利用組合鍵“Ctrl+I”快速完成斜體設(shè)置；而未輸入的文字，則可利用命令格式“_斜體文字_”來(lái)完成。
l 下劃線文字
要設(shè)置文字下劃線，則可先選定要添加下劃線的文字，再同時(shí)按“Ctrl+U”組合鍵即可實(shí)現(xiàn)。
1.2.16 怎樣調(diào)出多重剪貼板
在Word 97后的版本中就提供了多重剪貼板功能，請(qǐng)問(wèn)若在關(guān)閉它后又怎樣去打開(kāi)多重剪貼板進(jìn)行選擇粘貼呢？
答：Word 2000將剪貼板中所容納數(shù)據(jù)的數(shù)目由原來(lái)的1個(gè)調(diào)至12個(gè)，而Word XP更增加至24個(gè)。多重剪貼板可以大大方便我們的編輯處理，而若關(guān)閉了多重剪貼板后，則不能再進(jìn)行選擇粘貼，此時(shí)若要再使多重剪貼板出現(xiàn)，則可在菜單欄單擊“編輯→Office剪貼板”命令即可要開(kāi)剪貼板。
1.2.17 如何調(diào)整下劃線和文字的距離
在編輯Word時(shí)給文字添加下劃線后，有時(shí)覺(jué)得下劃線與文字的底邊之間距離不合適，請(qǐng)問(wèn)能不能對(duì)這個(gè)距離進(jìn)行調(diào)整？
答：可以調(diào)整文字與下劃線之間的間距。在選擇好要添加下劃線的文字后，再在菜單欄單擊“格式→字體”命令，然后在打開(kāi)的字體對(duì)話框中選擇“字符間距”選項(xiàng)卡，再在“位置”下拉列表框中根據(jù)需要選擇“提升”或“降低”項(xiàng)，如圖1-14所示，并在“磅值”框中調(diào)整好需要的距離數(shù)值要提升的幅度。可以改變其中的值，從最下面的自動(dòng)演示框中可以看到設(shè)置效果。設(shè)置好后，單擊“確定”按鈕關(guān)閉“字體”對(duì)話框。回到編輯窗口后，再選擇剛才設(shè)置字符間距的文字內(nèi)容，然后用組合鍵“Ctrl＋U”設(shè)置下劃線。這樣，下劃線和文字底邊就沒(méi)有緊靠在一起了。
圖1-14 調(diào)整文字和下劃線間距
1.2.18 快速去除回車、分頁(yè)等特殊設(shè)置
有些朋友可能深有體會(huì)，當(dāng)從網(wǎng)上復(fù)制文章并想粘貼到Word文件中時(shí)，常會(huì)出現(xiàn)格式混亂的情況，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法快速去除這些不想有的格式設(shè)置？
答：在對(duì)網(wǎng)頁(yè)上的文章進(jìn)行復(fù)制時(shí)，它的格式也被復(fù)制，因而在進(jìn)行粘貼時(shí)便會(huì)發(fā)生很多麻煩，如要去除其中的其他非文字符號(hào)、軟回車、制表符等，我們只要對(duì)這些特殊符號(hào)刪除掉，或者替換掉就可以了?？梢允褂?#8220;編輯”菜單欄中的“替換”命令來(lái)比較輕松的完成。另外還可利用Word提供的“選擇性粘貼”進(jìn)行：在進(jìn)行了復(fù)制操作后，再轉(zhuǎn)入Word，在其菜單欄上單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，如圖1-15所示，另外也可采用先把內(nèi)容復(fù)制到記事本中再?gòu)挠浭卤具M(jìn)行復(fù)制，然后轉(zhuǎn)入到Word文件中進(jìn)行粘貼的間接方法完成。
小提示：對(duì)于一些特殊符號(hào)則需要知道它的輸入表示法。如：“^l”表示軟回車，“^p”表示硬回車，“^t”表示制表符，“^m”表示手動(dòng)分頁(yè)符，“^+”表示長(zhǎng)劃線（—），“^=”表示短劃線（–），“^l”表示人工換行符，^n表示分欄符。
一、運(yùn)用“＾c”
在Word中，如果我們要把a(bǔ)內(nèi)容替換為b內(nèi)容，可以先把要替換成的b內(nèi)容（包括字符、圖片）復(fù)制到剪貼板中，點(diǎn)擊“替換”，在“查找內(nèi)容”框中輸入要查內(nèi)容，在“替換為”框中輸入“^c(c一定小寫)”；也可以點(diǎn)擊“替換”標(biāo)簽下的“高級(jí)→特殊字符→剪貼板內(nèi)容”，“^c”被自動(dòng)填入“替換為”框中。之后，單擊“全部替換”，則所有的a內(nèi)容全部被復(fù)制到剪貼板中的b內(nèi)容所替換。
二、運(yùn)用“”
要將全文雙引號(hào)內(nèi)的內(nèi)容都設(shè)為仿宋、綠色，只能使用通配符“*”，因?yàn)殡p引號(hào)內(nèi)的內(nèi)容肯定不同。啟動(dòng)“替換”功能，在“查找內(nèi)容”中填入“*”（含雙引號(hào)），在“替換為”中點(diǎn)擊鼠標(biāo)，再應(yīng)用“高級(jí)”選項(xiàng)，將字體設(shè)為仿宋、綠色，并在“使用通配符”前打勾，之后單擊“全部替換”按鈕即可。
三、運(yùn)用“＾p”
對(duì)于文章中的空行，手工刪除是一件很麻煩的事情，其實(shí)空行的實(shí)質(zhì)也就是多個(gè)“段落標(biāo)記”連在一起，因此我們用Word的替換功能就可刪除文章中的空行。在“替換”對(duì)話框中，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框中，按下“高級(jí)”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會(huì)顯示為“^p^p”，在“替換為”框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標(biāo)記”，即“^p”，然后按下“全部替換”按鈕，即可刪除單行的空行。對(duì)于多行空行，可進(jìn)行重復(fù)替換，直到刪除全部的空行為止。
有的網(wǎng)上文章粘貼進(jìn)Word 空文檔后，每行都有硬回車，且都參差不齊。如何刪除硬回車呢？
首先在每段段尾加上文章中沒(méi)有的標(biāo)記如“&&&&”，然后打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，把光標(biāo)插入“查找內(nèi)容”框，逐一點(diǎn)擊“高級(jí)→特殊字符→段落標(biāo)記”，再把光標(biāo)插入“替換為”框中，依次點(diǎn)擊“特殊字符→不間斷空格”，“^s”出現(xiàn)在“替換為”框中，接著按“全部替換”，所有硬回車都沒(méi)有了。隨后，再打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”框鍵入“&&&&”，再把光標(biāo)插入“替換為”框，點(diǎn)擊“特殊字符→段落標(biāo)記”，最后按“全部替換”，至此文章就整理完畢了。
圖1-15 “選擇性粘貼”對(duì)話框
1.2.19 輕松調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)文件中數(shù)據(jù)
在使用Word進(jìn)行編輯時(shí)，如要調(diào)用Access、Excel等其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，除了最常用的復(fù)制、粘貼的方法外，請(qǐng)問(wèn)還有沒(méi)有其他更好的方法？
答：常規(guī)的復(fù)制和粘貼操作調(diào)用其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)后，會(huì)帶來(lái)一些麻煩，如數(shù)據(jù)的修改更新、編輯處理等。而若利用“插入數(shù)據(jù)庫(kù)”方法完成調(diào)用，則可大大方便以后的操作處理。其具體方法是：先通過(guò)選擇“視圖→工具欄→數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)，使數(shù)據(jù)庫(kù)工具出現(xiàn)在Word界面上，然后將光標(biāo)移至需調(diào)用數(shù)據(jù)的位置，再單擊數(shù)據(jù)庫(kù)工具面板上的“插入數(shù)據(jù)庫(kù)”按鈕，在新打開(kāi)的“數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，如圖1-16所示。在選擇好要調(diào)用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件后再單擊“確定”按鈕返回“數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框，此時(shí)“設(shè)置查詢選項(xiàng)”將起作用。在此要對(duì)調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行設(shè)置篩選等，可以根據(jù)自己的需要，設(shè)置所選數(shù)據(jù)的條件、按何種方式排序等參數(shù)。另外還可在“排序記錄”中對(duì)引入的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，在“選擇域”中對(duì)引入數(shù)據(jù)的字段進(jìn)行篩選等。當(dāng)所有的篩選條件均設(shè)置好以后，就可以插入數(shù)據(jù)了。
圖1-16 “數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框
小提示：當(dāng)插入的數(shù)據(jù)發(fā)生改動(dòng)時(shí)，可以利用源數(shù)據(jù)庫(kù)文件改變進(jìn)行自動(dòng)更新，則可單擊“工具欄”中的“更新域”命令來(lái)快速進(jìn)行更新。
1.2.20 精確進(jìn)行文本移動(dòng)
在對(duì)Word文件進(jìn)行編輯時(shí)，常需對(duì)某行或某段文字位置進(jìn)行調(diào)整，通常采用鼠標(biāo)拖曳的方式進(jìn)行移動(dòng)，但在長(zhǎng)文件中進(jìn)行操作時(shí)比較麻煩，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更好的方法精確移動(dòng)？
答：可以利用“F2”鍵來(lái)進(jìn)行精確移動(dòng)，其具體操作方法是這樣的：先選中要精確移動(dòng)的文本內(nèi)容，再在鍵盤上按“F2”鍵，此時(shí)屏幕左下角狀態(tài)欄中會(huì)顯示“移至何處？”的提示。接下來(lái)只需把光標(biāo)移至目的地，按回車鍵便可精確完成移動(dòng)。
1.2.21 相同格式段落快速選定
在Word中，若要對(duì)某些段落進(jìn)行相同格式設(shè)置或修改，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法快速完成選定呢？
答：可以，可先選中其中任意一個(gè)段落，然后單擊“格式→顯示格式”命令，在彈出的任務(wù)窗口中單擊“所選文字”區(qū)域示例文字框右邊的下拉按鈕，選中“選擇所有格式類似的文本”即可實(shí)現(xiàn)全部選定。
1.2.22 編號(hào)自動(dòng)生成
在Word中進(jìn)行編輯時(shí)，有時(shí)需要文件自動(dòng)產(chǎn)生一些編號(hào)，這樣便于在修改時(shí)自動(dòng)進(jìn)行變化，請(qǐng)問(wèn)這個(gè)自動(dòng)編號(hào)怎樣生成呢？
答：如果要輸入一系列編號(hào)，則可利用Word的虛擬表格功能來(lái)讓系統(tǒng)自動(dòng)輸入編號(hào)。方法如下：假設(shè)要輸入一個(gè)1～300的一個(gè)編號(hào)。首先在Word中單擊工具欄中的“表格和邊框”工具按鈕，然后在文件中畫一個(gè)表格，并把該表格設(shè)置為列數(shù)為1，行數(shù)為300。然后選中制作的表格，選擇“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇“編號(hào)”選項(xiàng)卡，再在下面的格式中選擇一種自己中意的編號(hào)形式，這樣電腦就會(huì)自動(dòng)生成這種編號(hào)。然后再次選中該表格，選擇“編輯”欄下的“剪切”項(xiàng)，然后在選擇“編輯”菜單欄中“選擇性粘貼”選項(xiàng)，在彈出對(duì)話框中選擇“無(wú)文本格式”，最后單擊“確定”按鈕完成。此時(shí)在文件中就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)1～300的編號(hào)，而沒(méi)有了表格。只要在各個(gè)編號(hào)中輸入內(nèi)容即可。
1.2.23 如何自動(dòng)生成目錄
在利用Word編寫一些書本時(shí)，常希望能自動(dòng)生成目錄，請(qǐng)問(wèn)該如何進(jìn)行設(shè)置才能快速生成？
答：首先在格式工具欄上單擊“格式窗格”按鈕（或直接在格式選擇欄中直接選擇“其他”）打開(kāi)“樣式和格式”設(shè)置欄，再在其中要設(shè)置的格式名稱上單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“修改”選項(xiàng)，按提示對(duì)字體、段落等設(shè)置好后，再在Word菜單欄單擊“視圖→工具欄→大綱”命令打開(kāi)大綱，并在“大綱級(jí)別”中設(shè)置好該格式的級(jí)別，然后再對(duì)文件中各段落進(jìn)行格式選擇，設(shè)置完成后再把光標(biāo)移到需放置目錄的位置，再在Word菜單欄單擊“插入→引用→索引和目錄”命令打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，在該對(duì)話框選擇“目錄”選項(xiàng)卡，然后根據(jù)自己的需要設(shè)置好“顯示級(jí)別”，如圖1-17所示，完成后單擊“確定”按鈕便可快速得到自己想要的目錄。
圖1-17 “索引和目錄”對(duì)話框
1.2.24 輕松去掉頁(yè)眉的橫線
有很多朋友在利用Word插入頁(yè)眉后，都發(fā)現(xiàn)頁(yè)眉信息下總會(huì)有一條橫線，影響整個(gè)文件的美觀，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法把這條橫線去掉？
答：方法當(dāng)然有，最簡(jiǎn)單的方法就是在頁(yè)眉區(qū)域雙擊鼠標(biāo)左鍵激活頁(yè)眉，然后單擊“格式→邊框和底紋”命令，在彈出的對(duì)話框中把邊框設(shè)置為“無(wú)”，并在“應(yīng)用于”下更改為“段落”，再單擊“確定”按鈕即可發(fā)現(xiàn)該橫線已被去除。
1.2.25 快速設(shè)置段落縮進(jìn)
在對(duì)段落進(jìn)行編輯時(shí)，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法對(duì)段落縮進(jìn)進(jìn)行快速設(shè)置呢？
答：有，將插入點(diǎn)定位在需進(jìn)行設(shè)置的段落上，重復(fù)按“Ctrl+M”組合鍵可增加該段落的“左側(cè)段落縮進(jìn)”；反之，按“Ctrl+Shift+M”組合鍵即可減少。同樣，按“Ctrl+T”組合鍵可增加該段落的“懸掛縮進(jìn)”，按“Ctrl+Shift+T”組合鍵可減少該段落的“懸掛縮進(jìn)”。
1.2.26 快速設(shè)置左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)
在對(duì)文件進(jìn)行編輯時(shí)，除了用標(biāo)尺或菜單進(jìn)行左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)操作外，還有沒(méi)有其他方法進(jìn)行快速設(shè)置？
答：可以使用“Tab”鍵和“BackSpace”鍵設(shè)置左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)。
1.2.27 快速?gòu)?fù)制Word字體、段落格式
在Word中如果要對(duì)文件的一個(gè)大段落進(jìn)行格式操作，除了可以使用“格式刷”來(lái)復(fù)制文字、段落格式以外，還有沒(méi)有其他的方法呢？
答：還可利用組合鍵來(lái)快速完成。具體方法是：首先把插入點(diǎn)移到段首，按“Ctrl+shift+↓”組合鍵選中整個(gè)段落，然后按“Ctrl+Shift+C”組合鍵復(fù)制字體、段落格式；接下來(lái)把插入點(diǎn)移到目標(biāo)段落，按下“Ctrl+Shift+V”組合鍵粘貼該格式。值得注意的是，如果首先只是把插入點(diǎn)移到源格式段落中而不進(jìn)行選定操作，那么復(fù)制和粘貼的就只有段落格式，而不包括相關(guān)字體格式。
1.2.28 精確對(duì)齊輕松做
在Word文件中進(jìn)行編輯時(shí)，有時(shí)出現(xiàn)某行總不能與其他行整齊對(duì)齊的情況，此時(shí)在標(biāo)尺上進(jìn)行拖動(dòng)或按空格鍵總達(dá)不到要求，請(qǐng)問(wèn)此時(shí)有沒(méi)有辦法對(duì)該行進(jìn)行精確對(duì)齊？
答：當(dāng)出現(xiàn)這種情況時(shí)，可以利用標(biāo)尺上拖動(dòng)首先縮進(jìn)的方式進(jìn)行，但和一般拖動(dòng)不同的地方是在進(jìn)行精確對(duì)齊拖動(dòng)時(shí)按“Alt”鍵不松開(kāi)，此時(shí)便可隨心所欲地在標(biāo)尺上對(duì)該段落首行縮進(jìn)進(jìn)行調(diào)整。另外對(duì)于一些特殊的情況，如制作試卷時(shí)的選擇題答案對(duì)齊，則可利用Word的表格與文本轉(zhuǎn)換功能輕松實(shí)現(xiàn)。具體方法是：對(duì)于需精確按列對(duì)齊的選項(xiàng)，我們可以按照它的行列數(shù)繪制一個(gè)相關(guān)表格，利用表格列寬可以自動(dòng)調(diào)整的功能進(jìn)行對(duì)齊設(shè)置，然后再把表格轉(zhuǎn)換成文本就可避開(kāi)從鍵盤輸入的煩瑣，簡(jiǎn)單地輸入了。現(xiàn)在以英語(yǔ)試卷中輸入一個(gè)有5道選擇題的完形填空答題選項(xiàng)為例來(lái)了解一下它的操作過(guò)程：
（1）繪制一5行5列的表格（確定列數(shù)的時(shí)候，要注意把題號(hào)算進(jìn)去）。
（2）在表格的第1行第1列輸入題號(hào)“1”，后四列依次輸入答案編號(hào)“A、B、C、D”和相對(duì)應(yīng)的答案選項(xiàng)。
（3）依次在各行的第1列輸入相應(yīng)題號(hào)，后四列依次輸入答案編號(hào)“A、B、C、D”和相對(duì)應(yīng)的答案選項(xiàng)（答案編號(hào)可以使用“復(fù)制→粘貼單元格”命令進(jìn)行快速輸入）。
（4）由于第1列顯示的是編號(hào)，通常列寬較窄，可以單獨(dú)調(diào)節(jié)。再選中其余四列，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“平均分布各列”選項(xiàng)。
（5）選中整個(gè)表格，單擊“表格→轉(zhuǎn)換→表格轉(zhuǎn)換成文本”命令，再單擊“確定”按鈕即完成了答案選項(xiàng)的輸入。
1.2.29 讓鼠標(biāo)助你快速?gòu)?fù)制
在Word中要對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制時(shí)，一般大家都采用先選擇這些內(nèi)容，然后利用鼠標(biāo)在工具欄單擊“復(fù)制”、“粘貼”按鈕完成，或者直接在鍵盤上利用組合鍵“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成，請(qǐng)問(wèn)還有沒(méi)有更快捷的方法呢？
答：有，利用鼠標(biāo)常用的有三種方法可快速完成復(fù)制。
第一種方法是，在選中要復(fù)制的內(nèi)容后，再按住“Ctrl”鍵不松開(kāi)，并把鼠標(biāo)指針移到該選擇區(qū)上按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)即可。
第二種方法是，可通過(guò)鼠標(biāo)右鍵打開(kāi)的菜單來(lái)快速完成，具體方法是：在選中要復(fù)制的內(nèi)容后，把指針移到選擇區(qū)上并單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的菜單中選擇“復(fù)制”選項(xiàng)，然后再將光標(biāo)移到要粘貼的位置并單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”選項(xiàng)即可完成。
第三種方法首先同樣選定需復(fù)制的文字，然后按住鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)該文字塊至目標(biāo)位置，松開(kāi)鼠標(biāo)右鍵即完成復(fù)制操作。
1.2.30 一次完成中英文兩類字體設(shè)置
在Word中，如果要對(duì)一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文稿進(jìn)行字體格式設(shè)置，有什么好的辦法可以同時(shí)實(shí)現(xiàn)嗎？
答：可以，首先選中要設(shè)置字體的所有文本，把鼠標(biāo)移到該文本上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“字體”選項(xiàng)打開(kāi)“字體格式”對(duì)話框。在對(duì)話框中分別對(duì)中、英文字體進(jìn)行格式設(shè)置，最后單擊“確定”按鈕便可完成兩類字體的設(shè)置。
1.2.31 讓標(biāo)題不再排在頁(yè)末
在Word中進(jìn)行編輯排版時(shí)，有時(shí)出現(xiàn)某些標(biāo)題正好排在頁(yè)末的情況，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法避開(kāi)這種情況？
答：標(biāo)題出現(xiàn)在頁(yè)末確實(shí)非常不美觀，其實(shí)只需在排版時(shí)稍加設(shè)置便可避開(kāi)這種情況。具體方法是：把插入點(diǎn)移到標(biāo)題所在段落，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“段落”選項(xiàng)，并在隨之出現(xiàn)的對(duì)話框中的選擇“換行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡選擇在“與下段同頁(yè)”復(fù)選框，如圖1-18所示，最后單擊“確定”按鈕即可。
小提示：如果選中“孤行控制”復(fù)選框，系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)向下頁(yè)移一行文字來(lái)避免一頁(yè)底部出現(xiàn)某段的第一行文字或是某頁(yè)頂部出現(xiàn)某段的最后一行文字。
圖1-18 避開(kāi)標(biāo)題出現(xiàn)在頁(yè)末
1.2.32 在文件中簽名方法技巧
在Word文件中可以添加包含個(gè)人信息的簽名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以實(shí)現(xiàn)呢？
答：在個(gè)人文件中加入個(gè)人信息不但可以很好區(qū)別文件編輯者，而且還很具個(gè)性化。而要實(shí)現(xiàn)它并不難，可利用下面幾種方法實(shí)現(xiàn)。
1．利用Word的宏命令
操作步驟如下：
（1）在“工具”菜單上，選擇“宏”子菜單的“錄制新宏”選項(xiàng)。
（2）在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，比如“個(gè)人簽名”。并在“將宏保存在”列表框中，單擊將保存宏的模板或文件。然后單擊“確定”按鈕開(kāi)始錄制宏。
（3）將要輸入的個(gè)人信息錄制好。然后再單擊“工具”菜單的“宏”命令，選擇“停止錄制”選項(xiàng)。
以后要輸入這些信息的時(shí)候，我們可以執(zhí)行如下操作來(lái)運(yùn)行“宏”，在“工具”菜單上單擊“宏”命令，然后再選擇下一級(jí)子菜單“宏……”選項(xiàng)，選擇開(kāi)始建立好的“宏”的名字，單擊“運(yùn)行”按鈕，這樣個(gè)人信息就出現(xiàn)了。
2．利用域操作
操作步驟如下：
（1）在“工具”菜單上單擊“選項(xiàng)”命令，然后再單擊“用戶信息”選項(xiàng)卡。
（2）在“通訊地址”文本框中輸入個(gè)人信息。
（3）在“插入”菜單上，單擊“域”命令。
（4）在“類別”列表框中，選擇“用戶信息”項(xiàng)，在“域名”中選擇“UserAddress”或者“通訊地址”，單擊“確定”按鈕，個(gè)人信息就自動(dòng)填寫好了。
3．利用自動(dòng)更正實(shí)現(xiàn)
操作步驟如下：
（1）在“工具”菜單上，選擇“自動(dòng)更正”選項(xiàng)。
（2）在“替換”文本框中，輸入一個(gè)不經(jīng)常使用的符號(hào)（這主要是為了防止替換了正常使用的文字或符號(hào)），如“?”。然后在“替換為”文本框中，輸入個(gè)人信息，最后單擊“添加”按鈕完成。
這樣設(shè)置好以后，下次只要輸入“?”，就會(huì)出現(xiàn)個(gè)人信息了。不過(guò)利用這種方法不能分行，最后我們還需要手動(dòng)調(diào)整一些。
4．利用自動(dòng)圖文集來(lái)實(shí)現(xiàn)
操作步驟如下：
（1）首先選擇要保存為自動(dòng)圖文集詞條的個(gè)人信息。
（2）在“插入”菜單上，單擊“自動(dòng)圖文集”命令，再選擇“新建”選項(xiàng)。
（3）輸入要新建圖文集的名稱，如“個(gè)人信息”。這樣個(gè)人信息就錄制好了。
當(dāng)以后要輸入個(gè)人信息時(shí)，只需要在“插入”菜單上，單擊“自動(dòng)圖文集”命令，再選擇“正文”項(xiàng)，最后單擊“個(gè)人信息”即可。其實(shí)，不僅可以利用這些方法輸入個(gè)人信息，如果其他內(nèi)容經(jīng)常要重復(fù)輸入的話，我們也可以利用這些方法。
1.2.33 快速添加聯(lián)合文件頭
有時(shí)需對(duì)Word文件添加聯(lián)合文件頭，由于它有特殊格式要求，制作起來(lái)很麻煩。請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有又快又好的方法來(lái)完成這一任務(wù)呢？
答：可以，具體方法如下：
（1）根據(jù)聯(lián)合文件頭的文字行數(shù)和式樣插入行列數(shù)合適的表格。
（2）按文件頭樣式把相應(yīng)需顯示大字體的單元格合并。
（3）選中所有的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“表格屬性”命令打開(kāi)相應(yīng)的對(duì)話框，再單擊“單元格”選項(xiàng)卡，單擊“選項(xiàng)”按鈕，在隨之出現(xiàn)的“單元格選項(xiàng)”對(duì)話框中，選擇“適應(yīng)文字”復(fù)選框后單擊“確定”按鈕退出。我們即可以根據(jù)需要調(diào)整聯(lián)合文件頭的各個(gè)部分的字體、字號(hào)、字的顏色及表格的列寬、行高等設(shè)置。
（4）取消表格邊框。例如：假定聯(lián)合文件頭樣式為“××市××單位××文件”，聯(lián)合發(fā)表該文件的單位數(shù)目為4個(gè)，插入的表格應(yīng)該是4行3列。由于“××市”和“××文件”需設(shè)置大字體，故要把第1列和第列單元格合并。其他設(shè)置可以按照上面的方法完成即可。
1.2.34 巧改文本框的形狀
Word用戶都可能發(fā)現(xiàn)，在插入文本框時(shí)，其形狀通常都是矩形，請(qǐng)問(wèn)能不能根據(jù)實(shí)際輸入的需要，對(duì)文本框的形狀進(jìn)行改變呢？
答：可以，首先選中要改變形狀的文本框，然后單擊“繪圖”工具欄上的第一個(gè)“繪圖”按鈕右邊的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“改變自選圖形”選項(xiàng)，選定一種需要設(shè)置的圖形形狀即可，如圖1-19所示。用此法也可改變插入的“自選圖形”的形狀。
圖1-19 選擇“自選圖形”的形狀
1.2.35 頁(yè)碼任意位置插入
在Word中利用“插入→頁(yè)碼”命令可以為各頁(yè)加入頁(yè)碼，但其位置總被固定在幾個(gè)區(qū)域，請(qǐng)問(wèn)能不能突破限制，讓頁(yè)碼的位置隨心所欲地進(jìn)行調(diào)整？
答：可以利用兩種方法實(shí)現(xiàn)，第一種方法是利用Word提供的“文本框”功能實(shí)現(xiàn)。其具體方法是：首先在需要插入頁(yè)碼的區(qū)域插入一個(gè)文本框并調(diào)節(jié)好文本框的大小，然后在文本框內(nèi)輸入相應(yīng)的頁(yè)碼編號(hào)后，用鼠標(biāo)右鍵單擊文本框邊框線，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”選項(xiàng)，把“線條”顏色設(shè)置為“無(wú)”，單擊“確定”按鈕即可取消邊框線。用此方法插入的頁(yè)碼，只要單擊頁(yè)碼，仍可調(diào)出虛線文本框，按住鼠標(biāo)左鍵不放隨意拖動(dòng)文本框，頁(yè)碼位置也可隨之移動(dòng)。
第二種方法是直接利用鼠標(biāo)的拖動(dòng)功能，具體操作方法是：先利用“插入→頁(yè)碼”命令完成頁(yè)碼插入后，再在頁(yè)碼框上雙擊鼠標(biāo)左鍵（此時(shí)便可對(duì)頁(yè)碼進(jìn)行編輯），然后把指針移到頁(yè)碼框上，按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)，如圖1-20所示，便可對(duì)頁(yè)碼的位置進(jìn)行任意調(diào)整。
圖1-20 利用鼠標(biāo)插入頁(yè)碼
1.2.36 如何給文件添加行號(hào)
如果要統(tǒng)計(jì)Word文件中的行數(shù)，除了查看狀態(tài)欄信息外，能不能讓系統(tǒng)自動(dòng)地為每行添加行號(hào)？
答：如果要給Word文件添加行號(hào)，只需在菜單欄單擊“文件→頁(yè)面設(shè)置”命令，然后選擇“版式”選項(xiàng)卡，在“應(yīng)用于”下拉列表中選擇設(shè)置行號(hào)的范圍，再單擊“行號(hào)”按鈕，選擇“添加行號(hào)”復(fù)選框，在“編號(hào)方式”選擇項(xiàng)中可以根據(jù)要求選擇以頁(yè)、節(jié)為單位編號(hào)或是對(duì)整篇文件進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，如果要統(tǒng)計(jì)文件的總行數(shù)，就選擇“連續(xù)編號(hào)”單選按鈕即可，如圖1-21所示。
圖1-21
1.2.37 如何設(shè)置不同的奇/偶頁(yè)頁(yè)眉及頁(yè)腳
在編輯一些多頁(yè)的文件時(shí)，常需插入頁(yè)眉或頁(yè)腳，但在通常情況下其奇偶頁(yè)是相同的，請(qǐng)問(wèn)如果要為奇、偶頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，則應(yīng)該如何進(jìn)行操作？
答：這個(gè)問(wèn)題很多用戶都常遇到，其實(shí)處理起來(lái)并不難。具體操作如下：
（1）單擊“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，在彈出的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框中單擊“頁(yè)面設(shè)置”按鈕。然后選擇“頁(yè)眉和頁(yè)腳”框下的“奇偶頁(yè)不同”和“首頁(yè)不同”復(fù)選框并單擊“確定”按鈕返回“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框。
（2）在文件首頁(yè)頁(yè)邊距區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)“首頁(yè)頁(yè)眉和頁(yè)腳”區(qū)域，若首頁(yè)無(wú)需頁(yè)眉和頁(yè)腳，則在此可不輸入任何內(nèi)容。
（3）單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“顯示下一項(xiàng)”按鈕，則在第2頁(yè)頂部會(huì)顯示“偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”，可以根據(jù)需要在頁(yè)眉區(qū)域輸入相關(guān)內(nèi)容；如果需要設(shè)置頁(yè)腳，可單擊“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕，切換到頁(yè)腳區(qū)域輸入相應(yīng)頁(yè)腳信息。
（4）再次單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕，第3頁(yè)頂部會(huì)顯示“奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”字樣，可以參照步驟3完成奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置。
（5）單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕，即可看見(jiàn)奇/偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置應(yīng)用于整篇文件了。
1.2.38 巧為拼音設(shè)置不同顏色及字體
在Word中對(duì)文件進(jìn)行編輯時(shí)，有些用戶總覺(jué)得遺憾，因?yàn)槲募械钠匆糇煮w及顏色不能按自己的需要進(jìn)行調(diào)整，請(qǐng)問(wèn)究竟有沒(méi)有辦法對(duì)拼音設(shè)置不同的顏色或字體？
答：拼音的設(shè)置不同于文件中文字的設(shè)置，如果直接去嘗試選中拼音，則會(huì)對(duì)拼音下的文字也進(jìn)行選中，因而要解決這個(gè)問(wèn)題，可以進(jìn)行下面的操作：
（1）先用鼠標(biāo)選中已經(jīng)添加了拼音的文字，并在選擇區(qū)上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“切換域代碼”選項(xiàng)，這時(shí)我們發(fā)現(xiàn)拼音和文字已經(jīng)變成了一串奇怪的字符，即拼音、文字的相關(guān)代碼。
（2）要想對(duì)拼音和文字設(shè)置不同的字體及顏色，只需分別選定每一個(gè)字的拼音（也可以是拼音中需要強(qiáng)調(diào)的某個(gè)或某些字符）或漢字代碼進(jìn)行字體或顏色設(shè)置。
（3）設(shè)置完成后，再選中所有的代碼，單擊鼠標(biāo)右鍵，再次選擇“切換域代碼”選項(xiàng)，此時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，拼音和文字已經(jīng)變得五顏六色、多姿多彩了。
1.2.39 取消已插入的頁(yè)碼
當(dāng)在Word文件中想把已插入的頁(yè)碼消除，通常采用把文件內(nèi)容復(fù)制到記事本中，再粘貼到新的文件中進(jìn)行取消，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法完成頁(yè)碼刪除？
答：其實(shí)要取消頁(yè)碼，操作并沒(méi)有上面講的那樣復(fù)雜，可以輕松地完成頁(yè)碼取消。具體操作方法如下：首先在頁(yè)碼編號(hào)上用鼠標(biāo)左鍵雙擊進(jìn)入編輯狀態(tài)，然后選中需取消的頁(yè)碼號(hào)，再按“Delete”鍵即可取消頁(yè)碼。
1.2.40 為分欄創(chuàng)建頁(yè)碼
給每個(gè)頁(yè)面都創(chuàng)建頁(yè)碼非常有用，而在對(duì)每頁(yè)分欄后，頁(yè)碼并不會(huì)對(duì)每欄都加入頁(yè)碼，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法為每欄都創(chuàng)建頁(yè)碼？
答：Word文件分欄后，盡管一頁(yè)有兩欄乃至多欄文字，但程序仍然將文件視為一頁(yè)，使用“插入”菜單中的“頁(yè)碼”命令不能給每欄文字一個(gè)頁(yè)碼。如果需要給兩個(gè)分欄文字的頁(yè)腳（或頁(yè)眉）各插入一個(gè)頁(yè)碼，產(chǎn)生諸如8開(kāi)紙上的兩個(gè)16開(kāi)頁(yè)面的效果。可以按以下方法操作：?jiǎn)螕?#8220;視圖”菜單的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，切換至第一頁(yè)的頁(yè)腳（或頁(yè)眉）。在與左欄對(duì)應(yīng)的合適位置輸入“第{={PAGE}*2-1}頁(yè)”，在與右欄對(duì)應(yīng)的合適位置輸入“第{={PAGE}*2}頁(yè)”。輸入時(shí)先輸“第頁(yè)”，再將光標(biāo)插在兩者中間，連續(xù)按兩下“Ctrl+F9”組合鍵，輸入大括號(hào)“{}”。然后在大括號(hào)“{}”內(nèi)外輸入其他字符，完成后分別選中“{={PAGE}*2-1}”和“{={PAGE}*2}”，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇快捷菜單中的“更新域”選項(xiàng)，即可顯示每頁(yè)左右兩欄的正確頁(yè)碼。
如果文件分為三欄，并要在每欄下顯示頁(yè)碼，可以將“第頁(yè)”之間的域代碼修改為“{={PAGE}}*3-2}”、“{={PAGE}*3-1}”和“{={PAGE}}*3}”。再按上面介紹的方法更新，即可顯示各欄的正確頁(yè)碼，并由此得四分欄乃至更多分欄的域代碼如何設(shè)計(jì)。若要在更新域后修改域代碼，可以將其選中，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“切換域代碼”選項(xiàng)，即可看到完整的域代碼。
1.2.41 為部分文件創(chuàng)建不同頁(yè)眉或頁(yè)腳
在Word中進(jìn)行編輯時(shí)，有時(shí)需要對(duì)同一個(gè)文件中不同部分頁(yè)面創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法解決？
答：可以肯定的是能夠按需進(jìn)行創(chuàng)建。由于一般要?jiǎng)?chuàng)建頁(yè)眉或頁(yè)腳時(shí)，Word自動(dòng)在整篇文件中使用同樣的頁(yè)眉或頁(yè)腳。如果要為部分文件創(chuàng)建不同于其他部分的頁(yè)眉或頁(yè)腳，首先要對(duì)文件進(jìn)行分節(jié)，然后斷開(kāi)當(dāng)前節(jié)和前一節(jié)中頁(yè)眉或頁(yè)腳間的連接。
如果尚未對(duì)文件進(jìn)行分節(jié)，那么應(yīng)該在要使用不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳的新節(jié)起始處插入一個(gè)分節(jié)符，然后單擊要為其創(chuàng)建不同頁(yè)眉或頁(yè)腳的節(jié)，再單擊“視圖”菜單中的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令即可。當(dāng)然如果需要，也可將光標(biāo)移到要修改的頁(yè)眉或頁(yè)腳處。再單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上“同前”選項(xiàng)。修改已有的頁(yè)眉或頁(yè)腳，或?yàn)樵摴?jié)創(chuàng)建新的頁(yè)眉或頁(yè)腳。則Word會(huì)自動(dòng)對(duì)后續(xù)各節(jié)中的頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)行同樣的修改。再為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳時(shí)，則重復(fù)上述步驟即可。
1.2.42 如何去除格式標(biāo)記
有些用戶在使用Word時(shí)總會(huì)在段落開(kāi)始或末尾出來(lái)一些各式各樣的符號(hào)，有時(shí)影響觀看版面效果，請(qǐng)問(wèn)可以去掉嗎？
答：這些符號(hào)叫做“格式標(biāo)記”，它們并不影響打印效果。如果想去掉它們，可以在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”，然后在彈出的對(duì)話框中，選擇“視圖”選項(xiàng)卡，在“顯示”欄下列出許多格式標(biāo)記，可以選擇相應(yīng)的或取消選擇“全部”。
1.3.1 文字巧妙轉(zhuǎn)換成表格
通常大家制作表格時(shí)，都是采用表格和邊框工具來(lái)繪制表格，或者利用“表格→插入→表格”命令來(lái)定制表格，請(qǐng)問(wèn)如已輸入了文字，則有沒(méi)有辦法讓文字快速產(chǎn)生表格呢？
答：有，可以用Word提供的表格與文字之間的相互轉(zhuǎn)換功能完成。具體方法是這樣：
（1）按照自己的計(jì)劃先將表格中的各項(xiàng)內(nèi)容輸入Word文件中，在這需注意的是，一定要利用一種特別的分隔符隔開(kāi)準(zhǔn)備產(chǎn)生表格列線的文字內(nèi)容，該分隔符可以是逗號(hào)、制表符、空格或其他字符。
（2）選中需產(chǎn)生表格的文字內(nèi)容，在菜單欄單擊“表格→轉(zhuǎn)換→文本轉(zhuǎn)換成表格”命令，在彈出的對(duì)話框中的“文字分隔符位置”選項(xiàng)中選逗號(hào)（一定要和輸入表格內(nèi)容時(shí)的分隔符一致），同時(shí)按所要的表格形式對(duì)其他選項(xiàng)做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，如圖1-21所示，單擊“確定”按鈕便可完成該表格。
圖1-21 將文字轉(zhuǎn)換成表格
1.3.2 用“+”、“-”號(hào)巧制表格
表格制作一般的Word用戶都會(huì)，但如果只利用鍵盤上的“+”號(hào)和“-”號(hào)來(lái)快速完成表格制作，可能很多朋友都不會(huì)，它的具體操作方法又是如何進(jìn)行？
答：利用鍵盤上的“+”與“-”號(hào)制作表格，有時(shí)會(huì)給我們帶來(lái)更高的效率。在制作前首先得明白“+”號(hào)表示下面將產(chǎn)生一列線條，而“-”號(hào)起到連線的作用，其具體制作方法是：首先在要插入表格的地方輸入“+”號(hào)，用來(lái)制作表格頂端線條，然后再輸入“-”號(hào)，用來(lái)制作橫線（也可以連續(xù)輸入多個(gè)“-”號(hào)，“-”號(hào)越多表格越寬），接著再輸入一些“+”號(hào)（“+”號(hào)越多，列越多），如圖1-22所示。完成后再按回車鍵，便可馬上得到一個(gè)表格。
小提示：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，則可將光標(biāo)移到表格內(nèi)最后一個(gè)回車符號(hào)前，按“Tab”鍵或回車鍵（Enter），即可在表格后插入行。
圖1-22 用“+”號(hào)制作表格
1.3.3 輕松微調(diào)行列寬度
在Word中制作表格時(shí)，有時(shí)需要對(duì)行列寬度進(jìn)行一些微調(diào)，請(qǐng)問(wèn)除了進(jìn)行表格屬性外，有沒(méi)有其他更方便的方法呢？
答：在進(jìn)行Word表格編輯時(shí)，如果要知道行或列的寬度，只需在按住鼠標(biāo)左鍵調(diào)行的同時(shí)按下右鍵，標(biāo)尺上（調(diào)整行時(shí)會(huì)在垂直標(biāo)尺上顯示，而在調(diào)整列時(shí)會(huì)在水平標(biāo)尺上顯示）就會(huì)顯示出行或列的尺度，如圖1-23所示。
小提示：此時(shí)表格標(biāo)尺的精確度為0.01字符。
圖1-23 顯示行或列的尺度
1.3.4 表格行列寬度調(diào)整技巧
表格在制作完成后常需進(jìn)行一些調(diào)整，而在調(diào)整中有沒(méi)有技巧呢？
答：技巧當(dāng)然有，下面就給大家介紹一下如何對(duì)表格行列寬度進(jìn)行調(diào)整的技巧。
首先選中要調(diào)整的行或列，并在選擇區(qū)域上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“表格屬性”選項(xiàng)，然后再根據(jù)實(shí)際情況選擇“行”或“列”選項(xiàng)卡（若要調(diào)整行高度則選擇“行”選項(xiàng)卡，要調(diào)整列寬度則選擇“列”選項(xiàng)卡），再選擇“指定高度”復(fù)選框，然后在其后輸入具體數(shù)值，完成后單擊“確定”按鈕便可設(shè)置完成。當(dāng)然若不需達(dá)到如此精確度，也可利用鼠標(biāo)拖動(dòng)表格線的方式進(jìn)行調(diào)整，在調(diào)整的過(guò)程中，如不想影響其他列寬度的變化，可在拖動(dòng)時(shí)按住鍵盤上的“Shift”鍵；而若不想影響整個(gè)表格的寬度，可在拖動(dòng)時(shí)按住“Ctrl”鍵。
1.3.5 如何讓文字自動(dòng)適合單元格
當(dāng)在Word表格中輸入文字時(shí)，很多用戶都遇到過(guò)表格單元格被“擠開(kāi)”的現(xiàn)象，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法讓文字能夠根據(jù)單元格的大小而自動(dòng)調(diào)整自身的大小呢？
答：可以，只需進(jìn)行一些小設(shè)置即可做到。具體設(shè)置方法是：
（1）選中要設(shè)置自動(dòng)調(diào)整的單元格。
（2）在Word菜單欄單擊“表格→表格屬性”命令。
（3）再在“表格”選項(xiàng)卡下單擊“選項(xiàng)”按鈕打開(kāi)“表格選項(xiàng)”對(duì)話框，取消選擇“自動(dòng)重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”復(fù)選框。
（4）單擊“確定”按鈕返回“表格屬性”對(duì)話框，然后選擇“單元格”選項(xiàng)卡，再單擊“選項(xiàng)”按鈕，在新打開(kāi)的對(duì)話框中選擇“適應(yīng)文字”復(fù)選框即可。
1.3.6 快速縮放表格
在Word中制作好表格后，若發(fā)現(xiàn)需對(duì)整個(gè)表格進(jìn)行縮放，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法一次對(duì)整個(gè)表格完成縮放？
答：在Word 2000及Word XP中，我們只要將指針停留在表格內(nèi)部任意一處，稍等片刻便可在表格右下角看到一個(gè)尺寸控點(diǎn)（一個(gè)小“口”字形），如圖1-24所示，將鼠標(biāo)指針移至該表格尺寸控點(diǎn)上（此時(shí)指針會(huì)變成二四象限傾斜的雙向箭頭），按下鼠標(biāo)左箭再往需要的方向拖動(dòng)表格，便可實(shí)現(xiàn)表格的整體縮體。
圖1-24 尺寸控點(diǎn)
1.3.7 表格的整體移動(dòng)
上面講到怎樣對(duì)表格進(jìn)行整體縮放，那么如果要對(duì)整個(gè)表格進(jìn)行位置移動(dòng)，請(qǐng)問(wèn)該如何操作呢？
答：同樣在Word 2000及Word XP中也提供了這種功能，在將指針移到表格上任意單元格上，稍等片刻便可在表格最左上端出現(xiàn)一個(gè)移動(dòng)控點(diǎn)（一個(gè)小“田”字形），將鼠標(biāo)移到控點(diǎn)上方（指針變成四個(gè)方向的箭頭形時(shí)），按下鼠標(biāo)左鍵，并移動(dòng)鼠標(biāo)便可將整個(gè)表格隨心所欲地在文件內(nèi)進(jìn)行移動(dòng)。
1.3.8 表格重復(fù)標(biāo)題一次設(shè)定
在制作一些長(zhǎng)于一頁(yè)的表格時(shí)，對(duì)于標(biāo)題很多朋友都采用復(fù)制粘貼的方法加上，那么有其他更好的方法嗎？
答：在Word中要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，其實(shí)相當(dāng)簡(jiǎn)單。首先選中要重復(fù)的表格標(biāo)題，然后單擊“表格→標(biāo)題行重復(fù)”命令，此時(shí)每一頁(yè)表格是不是都有標(biāo)題了？但需要注意的是這個(gè)方法只適用于自動(dòng)分頁(yè)，對(duì)于強(qiáng)行分頁(yè)的情況不適用。
1.3.9 表格、文字排版技巧
在文件中，若要對(duì)已制作好的表格及文字進(jìn)行一些其他排版處理，如“環(huán)繞”，可怎樣去操作？
答：在表格上任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“表格屬性”選項(xiàng)，在“表格”選項(xiàng)卡下，我們便可以選擇需要的排版方式，比如要設(shè)置為“環(huán)繞”，則可在“環(huán)繞”上單擊鼠標(biāo)左鍵選中，另外如果采用手工繪制表格，可在繪制表格之前按“Ctrl”鍵，這樣得到的表格就有文字環(huán)繞效果。
1.3.10 表格中文字排版技巧
在表格中如何對(duì)文字進(jìn)行設(shè)置排版方式，而采用工具欄上的那幾個(gè)功能太差，有沒(méi)有更好的方法進(jìn)行？
答：當(dāng)然有更多更好的排版方式。如果是要對(duì)整個(gè)表格中單元格采用相同排版方式，則可先選中整個(gè)表格（如果只是對(duì)幾個(gè)單元格進(jìn)行設(shè)置，可分別選中這幾個(gè)單元格再設(shè)置），然后在選中區(qū)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“單元格對(duì)齊方式”選項(xiàng)，在其下一級(jí)菜單中所需要的方式上單擊鼠標(biāo)左鍵即可。
1.3.11 巧制斜線表格
我們經(jīng)常需要繪制一些帶有斜線的表格，這在Word中怎樣進(jìn)行繪制呢？
答：把整個(gè)表格繪制好，然后選中需要繪制斜線的單元格，再單擊“表格→繪制斜線表頭”命令，在打開(kāi)的“插入斜線表頭”對(duì)話框中可以選擇不同的表頭樣式，再在預(yù)覽窗右側(cè)相應(yīng)欄中輸入文字，如圖1-25所示，完成后單擊“確定”按鈕即可。同時(shí)采用這種方法制作好的斜線表格，如果我們需要更進(jìn)一步進(jìn)行調(diào)整，則可在該單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“組合→取消組合”選項(xiàng)，然后再對(duì)斜線及該單元格進(jìn)行調(diào)整。
圖1-25 “插入斜線表頭”對(duì)話框
1.3.12 快速拆分表格
對(duì)于已制作好的表格，如果要把它拆分為兩個(gè)表格，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法？
答：有，可以先將光標(biāo)移至即將拆分成第二個(gè)表格的首行上，然后同時(shí)按“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵，便可把光標(biāo)前插入一空行，這樣便將原來(lái)的表格分成了兩個(gè)。
1.3.13 快速合并多行（或多列）線條
對(duì)于Word中的表格，如果要去除一行或一列線條，可以利用橡皮選擇無(wú)邊框線擦除，但如果是要合并連續(xù)的多行或多列，我們有沒(méi)有其他更好的辦法呢？
答：好辦法是有的?？梢韵冗x中要去掉線條的表格線，并在選擇區(qū)其上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“表格屬性”選項(xiàng)，在新打開(kāi)的“表格屬性”對(duì)話框中單擊“表格”選項(xiàng)卡下的“邊框和底紋”按鈕，然后在打開(kāi)的“邊框和底紋”對(duì)話框中“預(yù)覽”旁單擊去除不要的相應(yīng)線條按鈕即可。
1.3.14 快速設(shè)置表格排版方式
在制作完成一個(gè)表格后，它總是以左側(cè)為對(duì)齊點(diǎn)，有沒(méi)有辦法使其居中排版呢？
答：方法當(dāng)然有，并且相當(dāng)簡(jiǎn)單。首先將指針停留在表格上任意的地方，稍等片刻，表格最左上端便會(huì)出現(xiàn)移動(dòng)控點(diǎn)。再單擊該移動(dòng)控點(diǎn)，便可選中整個(gè)表格（當(dāng)然也可利用行或列的選擇方式進(jìn)行選定），然后單擊格式工具欄上的“居中”圖標(biāo)按鈕即可使表格居中排版。
1.3.15 快速變換表格虛實(shí)線條
在制作好表格后，如果需要對(duì)多行或多列的表線虛化（無(wú)邊框），或者是要使虛化的線條實(shí)化，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法呢？
答：有兩種好用的方法實(shí)現(xiàn)：第一種方法是打開(kāi)“表格和邊框”對(duì)話框（直接在常用工具欄上單擊“表格和邊框”圖標(biāo)按鈕即可），再在“線型”中選擇“無(wú)邊框”，如圖1-26所示，然后在需要虛化的線條上再進(jìn)行繪制一遍即可。第二種方法是選中需要虛化的表格線條，然后在其上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“表格屬性”選項(xiàng)，在新打開(kāi)的“表格屬性”對(duì)話框中選擇“表格”選項(xiàng)卡下的“邊框和底紋”按鈕，然后在打開(kāi)的“邊框和底紋”對(duì)話框中“設(shè)置”下選擇“無(wú)”再單擊“確定”按鈕即可。
圖1-26 選擇“無(wú)邊框”
1.3.16 表格內(nèi)數(shù)據(jù)按小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊
單位的財(cái)會(huì)人員常要對(duì)一些表列的數(shù)據(jù)以小數(shù)點(diǎn)進(jìn)行對(duì)齊，請(qǐng)問(wèn)要實(shí)現(xiàn)它該如何操作？
答：可利用Word的制表位功能達(dá)到目的，具體操作步驟為：首先按正常方式在Word表格中輸入有關(guān)數(shù)字，然后以列為單位將需要實(shí)現(xiàn)按小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊的單元格定義為塊；再執(zhí)行“視圖”菜單的“標(biāo)尺”命令，顯示W(wǎng)ord的標(biāo)尺欄（如果用戶的標(biāo)尺欄處于顯示狀態(tài)，則可跳過(guò)此步驟）；然后在該列上端標(biāo)尺欄上用鼠標(biāo)左鍵雙擊，打開(kāi)“制表位”對(duì)話框，在“制表位”對(duì)話框的“對(duì)齊方式”列表框中選擇“小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕后關(guān)閉對(duì)話窗，標(biāo)尺欄上便會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“小數(shù)點(diǎn)制表符”，此時(shí)拖動(dòng)標(biāo)尺欄上的“小數(shù)點(diǎn)制表符”，使小數(shù)點(diǎn)處于表格的適當(dāng)位置，這樣便可使該行數(shù)據(jù)以小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊。
1.3.17 表格跨頁(yè)，表頭自動(dòng)跟隨
在制作表格時(shí)，若表格長(zhǎng)度較長(zhǎng)，跨過(guò)了一頁(yè)時(shí)，表頭每次都是采用復(fù)制的方法在另一頁(yè)上進(jìn)行制作，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更簡(jiǎn)單的方法實(shí)現(xiàn)呢，特別是在有多頁(yè)時(shí)，復(fù)制起來(lái)也很麻煩？
答：對(duì)于這個(gè)問(wèn)題有很多朋友都是采用復(fù)制、粘貼的辦法解決，其實(shí)可以更輕松做到的。首先選中表頭，然后單擊“表格→標(biāo)題行重復(fù)”命令，其后多頁(yè)的表頭便可迅速完成。
1.3.18 在表格中快速進(jìn)行計(jì)算
利用Word制作好一張成績(jī)后，想對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行求和計(jì)算，聽(tīng)他人講可以利用Word自動(dòng)完成，請(qǐng)問(wèn)具體操作方法是怎樣？
答：可以，完成數(shù)據(jù)輸入后，把指針移到準(zhǔn)備輸入公式的單元格，再在菜單上單擊“表格→公式”命令，在“公式”文本框輸入公式，再單擊“確定”按鈕便可得出利用該公式計(jì)算得出的數(shù)據(jù)。同時(shí)在“公式”對(duì)話框中“粘貼函數(shù)”下拉列表下有很多函數(shù)供選用，通過(guò)選擇便可完成很多復(fù)雜的計(jì)算任務(wù)。
小提示：在輸入公式時(shí)，可以采用類似于Excel中的樣式來(lái)引用表格中的數(shù)據(jù)。表格中的列數(shù)可用A、B、C、D……來(lái)表示，行數(shù)則可以用1、2、3、4……來(lái)表示。如“= (A3＋B5)/5”即表示第一列的第3行單元格中的數(shù)據(jù)加上第二列的第5行單元格中的數(shù)據(jù)然后除以5的結(jié)果。另外在表格中進(jìn)行求和計(jì)算時(shí)要注意：如果是對(duì)行（列）求和，插入點(diǎn)需放在此行（列）最右側(cè)（下面）存放計(jì)算結(jié)果的單元格中，才能正確顯示運(yùn)算結(jié)果，否則會(huì)把插入點(diǎn)所在單元格的數(shù)據(jù)覆蓋；而如果求和單元格的上方列和左邊行都有數(shù)據(jù)時(shí)，在進(jìn)行求和計(jì)算時(shí)列求和優(yōu)先權(quán)大于行求和。
1.3.19 表格中的刪除小技巧
在復(fù)制粘貼一張表格后，想對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除，但不刪除表格，有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法？
答：有，首先選中要?jiǎng)h除的單元格中數(shù)據(jù)，再按“Del”鍵，便可把所有數(shù)據(jù)刪除；而若在選中整行或整列、整個(gè)表格時(shí)，按“空格鍵”則可刪除已選中的行、列或整個(gè)表格。
1.3.20 快速刪除表格中指定的行或列
在刪除Word表格中的行或列時(shí)，常采用選中，再在其上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出菜單中選擇“刪除”選項(xiàng)的方法，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更快捷的方法來(lái)刪除指定行或列？
答：有，可以先把指針移到要?jiǎng)h除的指定行或列中任一單元格中，然后按“Alt＋A”組合鍵，接著按“D”鍵，再按“R”鍵，此時(shí)會(huì)刪除光標(biāo)所在的行，而按“Alt＋A”組合鍵，依次按“D”鍵、“C”鍵，則可刪除光標(biāo)所在的列。同時(shí)也可以通過(guò)按住鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)，選定連續(xù)的數(shù)行（或列），運(yùn)用上面的組合鍵，進(jìn)行快速操作。
1.3.21 Word表格自動(dòng)排“序號(hào)”
在Word表格中，經(jīng)常需要填寫一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，如序號(hào)，可不可以讓W(xué)ord自動(dòng)完成呢？
答：可以的。首先在Word表格中選中要填序號(hào)的區(qū)域，再單擊“格式→項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，在打開(kāi)的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框中選擇“編號(hào)”選項(xiàng)卡，根據(jù)需要選擇好編號(hào)形式后，再單擊框下邊的“自定義”按鈕，出現(xiàn)“自定義編號(hào)列表”對(duì)話框，在“編號(hào)格式”文本框中輸入自己想要的格式形式，注意框中數(shù)字“1”不能刪掉，而其后的點(diǎn)“.”或半圓括號(hào)“）”可去掉或變成其他樣式；在“編號(hào)樣式”下拉列表框中選“1，2，3，……”，“起始編號(hào)”數(shù)字框中填上序號(hào)的第一個(gè)數(shù)字，如“1”，同時(shí)還可在“編號(hào)位置”下拉列表選擇對(duì)齊方式，如“左對(duì)齊”、“居中”或“右對(duì)齊”；在“字體”欄可對(duì)文字做修飾工作；完成后單擊“確定”按鈕，Word表格所選擇的行或列中便自動(dòng)填寫好了想要的“序號(hào)”。
1.3.22 一次插入多行或多列
在制作好表格后，突然發(fā)現(xiàn)在表格中還需插入多行或多列，常用的是先選中要插入行或列的下一行或列，再在其上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“插入行”或“插入列”選項(xiàng)來(lái)添加，這樣在要插入多行或多列時(shí)，操作起來(lái)比較麻煩，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更好的方法一次插入呢？
答：有，對(duì)上面運(yùn)用的方法稍加改進(jìn)便可做到。首先在選擇行與列時(shí)，可以選擇多行，即如果要插入三行，則可先一次選中三行，再在選擇區(qū)上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“插入行”選項(xiàng)即可，如圖1-27所示。
圖1-27 選擇“插入行”選項(xiàng)
1.3.23 防止表格跨頁(yè)斷行
在制作表格時(shí)，若長(zhǎng)度跨過(guò)一頁(yè)，有時(shí)便會(huì)出現(xiàn)斷行現(xiàn)象，有什么辦法避免嗎？
答：要防止某行單元格中的文字前后拆分在兩頁(yè)，在表格上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“表格屬性”選項(xiàng)，再在“表格屬性”對(duì)話框中選擇“行”選項(xiàng)卡，取消選擇“允許跨頁(yè)斷行”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕關(guān)閉屬性對(duì)話框即可。
小提示：在Word 97中則選擇“表格”菜單中的“單元格高度和寬度”選項(xiàng)，在出現(xiàn)的對(duì)話框中，打開(kāi)“行”選項(xiàng)卡，取消選擇“允許跨頁(yè)斷行”復(fù)選框，確定后即可防止跨頁(yè)斷行。
1.3.24 表格中數(shù)據(jù)快速排序
在表格中輸入數(shù)據(jù)后，如果要對(duì)它們進(jìn)行排序，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快速的方法進(jìn)行？
答：首先選中要排序的列，再單擊Word菜單欄中的“表格→排序”命令打開(kāi)“排序”對(duì)話框，選擇該列數(shù)據(jù)要按何類型排序，比如學(xué)生成績(jī)當(dāng)然是選擇“數(shù)字”，再在其后設(shè)置排序方式：升序或降序，如圖1-28所示，在Word中我們一次可最多對(duì)三個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序。
圖1-28 表格數(shù)據(jù)排列
1.3.25 巧用表格制作羅列式結(jié)構(gòu)圖
在Word中制作羅列式結(jié)構(gòu)圖時(shí)，總沒(méi)有別人制作的漂亮，如不對(duì)稱、上下間隔不均勻等，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法解決這個(gè)問(wèn)題呢？
答：這是很多朋友常被困擾的“難題”，不過(guò)利用表格便可輕松解決。首先根據(jù)結(jié)構(gòu)圖的行、列及括符數(shù)制作出相應(yīng)行、列數(shù)的表格，然后對(duì)結(jié)構(gòu)圖前一級(jí)文字所處的單元格選擇合并，輸入文字并設(shè)置為垂直居中，再在繪圖工具欄插入相對(duì)應(yīng)的大括符，最后再選中整個(gè)表格，在其上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“表格屬性”選項(xiàng)進(jìn)入，再單擊“表格”選項(xiàng)卡下的“邊框和底紋”按鈕，然后在新窗口設(shè)置欄下選擇“無(wú)”，單擊“確定”按鈕完成。
1.3.26 如何讓表格左右兩邊繞排文字
想在表格左右兩邊繞排文字，請(qǐng)問(wèn)除了用文本框外還有別的方法嗎？
答：如果要在表格右側(cè)（左側(cè)）輸入文字，Word一般會(huì)提示“此操作對(duì)行結(jié)尾無(wú)效”的錯(cuò)誤信息。這時(shí)一般可以用文本框的“繞排”來(lái)實(shí)現(xiàn)。其實(shí)不用文本框也可以實(shí)現(xiàn)。操作如下：先把該表格的最后一列（或第一列）合并成一個(gè)單元格，并且設(shè)置好該單元格只有左邊（或右邊）有邊框，這樣在該單元格輸入的文字就可以繞排在表格的一邊了。
1.3.27 利用表格分欄、豎排文字
當(dāng)在編輯一個(gè)如報(bào)刊那樣的文字排版效果（文字橫、豎錯(cuò)落有致）的文件，可是用文件段落格式來(lái)排版好像效果不是很好，請(qǐng)問(wèn)有什么更好的操作方法嗎？
答：要橫、豎排版文字，我們一般是把文字獨(dú)立設(shè)置成段落格式、橫豎排版，但要實(shí)現(xiàn)報(bào)紙的那種排版效果的確不是很好操作，但我們可以利用表格分欄來(lái)實(shí)現(xiàn)這種靈活多樣的文字排版要求。首先把各欄（塊）內(nèi)容分別放入根據(jù)需要繪制的一個(gè)特大表格單元格中（如和報(bào)紙版面一樣大的表格），然后再合理設(shè)置好各個(gè)欄（塊）內(nèi)的文字排版樣式，最后再設(shè)置好各個(gè)欄的邊框（如無(wú)邊框）等，這樣就能得到如報(bào)紙上的排版效果了。
1.3.28 巧用分隔法讓一欄同存兩表格
在Word中建立表格時(shí)為什么無(wú)法讓兩個(gè)表格在同一欄，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法讓多個(gè)表格存在同一欄中？
答：Word中的表格兩側(cè)是不能插入其他表格的，所以無(wú)法讓兩個(gè)表格處在同一欄上。不過(guò)我們可以把一個(gè)表格“一分為二”來(lái)間接得到雙表格。具體操作如下：先選定表格中間作為“分隔”的某列，然后通過(guò)“邊框和底紋”對(duì)話框中的“預(yù)覽圖”取消所有的橫邊框，就可得到“雙表格”了。
1.3.29 表格文本縮進(jìn)
在Word中編輯文件時(shí)，對(duì)于文本可以實(shí)現(xiàn)縮進(jìn)，而對(duì)于表格中的文本，又該如何快速實(shí)現(xiàn)縮進(jìn)呢？
答：Word表格中的“Tab”鍵有特殊用途，按下“Tab”鍵光標(biāo)會(huì)跳到下一單元格，不能實(shí)現(xiàn)文本的縮進(jìn)。如果想讓表格的文本縮進(jìn)，可以按“Ctrl+Tab”組合鍵，光標(biāo)就會(huì)像普通文本那樣在表格中縮進(jìn)了。
1.3.30 如何實(shí)現(xiàn)表格的垂直分割
使用“表格→拆分表格”命令可以實(shí)現(xiàn)表格的水平分割，有什么方法可以實(shí)現(xiàn)表格的垂直分割嗎？
答：可以稍加設(shè)置便可實(shí)現(xiàn)表格的垂直分割，具體步驟如下：首先選中分割處的那一列，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊該列，在彈出的快捷菜單中選擇“邊框和底紋”選項(xiàng)，然后在彈出的對(duì)話框中單擊“邊框”選項(xiàng)卡，在預(yù)覽區(qū)中取消該列的頂邊框、中邊框和底邊框，最后單擊“確定”按鈕即完成了表格的垂直分割。
1.3.31 巧做設(shè)置，避免表格斷裂
為什么在Word中制作表格，當(dāng)表格出現(xiàn)跨頁(yè)的情況時(shí)常會(huì)發(fā)生斷裂的現(xiàn)象，請(qǐng)問(wèn)如何避免由于頁(yè)面原因致使表格顯示斷裂？
答：只需要單擊“表格→表格屬性”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“行”選項(xiàng)卡，并選擇“允許跨頁(yè)斷行”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可。
1.3.32 巧用表格實(shí)現(xiàn)特殊格式要求
在Word的“文本與表格轉(zhuǎn)換”一欄中，我們?cè)?jīng)談到可以利用表格的部分特殊功能實(shí)現(xiàn)試卷選擇題的對(duì)齊輸入，具體應(yīng)該怎么做呢？
答：由于一般選擇題答案選項(xiàng)都是4個(gè)，我們可以把輸入整個(gè)試卷的選擇題部分看做是在制作一個(gè)4列多行的表格。將題目輸入行利用“合并單元格”命令把它合并，用于輸入題目?jī)?nèi)容。在答案輸入行依次輸入相關(guān)的答案選項(xiàng)。操作完成后，在“邊框和底紋”對(duì)話框中取消表格的邊框就可以了。
1.3.33 快速在鉛筆和擦除工具間轉(zhuǎn)換
在Word中繪制表格，常常要用到鉛筆和擦除工具，單擊工具按鈕轉(zhuǎn)換比較麻煩，有沒(méi)有什么方法可以在它們之間快速轉(zhuǎn)換?
答：選中鉛筆工具后，要使用擦除功能，只要按住“Shift”鍵即可。
1.3.34 快速設(shè)置統(tǒng)一圖形格式
如果需要將多個(gè)圖形設(shè)置為同一格式，有何快捷方法？
答：和設(shè)置文本格式一樣，使用“格式刷”。
1.4.1 快速在圖片上插入文字
在Word編輯過(guò)程中，有時(shí)候需要在插入的圖片上加入文字，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法？
答：只需要在要加入文字的圖片上新建一個(gè)文本框，在文本框內(nèi)部輸入要加入的文字，再在“設(shè)置文本框格式”中把線條色設(shè)置為“無(wú)”即可。
1.4.2 巧取Word文件中的圖片
有時(shí)在他人的Word文件中發(fā)現(xiàn)有自己特別喜歡的圖片，并想要把它保存下來(lái)，有沒(méi)有辦法得到該圖片的單獨(dú)文件呢？
答：也許你會(huì)想到復(fù)制后粘貼，但那樣做得到的圖片效果會(huì)比原圖可能要差，其實(shí)可以這樣操作，得到該圖的最佳效果及單獨(dú)文件：首先打開(kāi)那個(gè)Word文件，選擇“文件→另存為”選項(xiàng)后會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，選擇好文件名和路徑后，并從“保存類型”下拉菜單中選擇“Web頁(yè)”方式保存，完成后再去所選擇的保存路徑下看看，此時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)與選擇的文件名相同名稱的文件夾，進(jìn)入該文件夾，此時(shí)所要的圖片已在里面了，但要注意的是每個(gè)圖都有兩個(gè)圖形文件對(duì)應(yīng)，要選擇那個(gè)容量大的圖片文件。
1.4.3 將Word文件轉(zhuǎn)換為圖形文件
有些用戶沒(méi)有安裝Word程序，而需將一個(gè)配有圖片資料的Word文件拿到這類用戶計(jì)算機(jī)上進(jìn)行觀看，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法在Word中快速把Word文件轉(zhuǎn)換為圖形文件？
答：將要轉(zhuǎn)換的Word文件保存并關(guān)閉，然后再新建一個(gè)空白Word文件，在資源管理器中將需轉(zhuǎn)換的Word文件圖標(biāo)拖到該空白Word文件中就可大功告成。
1.4.4 Shift鍵讓繪圖更標(biāo)準(zhǔn)
在Word中繪畫時(shí)，常現(xiàn)現(xiàn)直線不直、圓不圓的情況，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法解決這個(gè)問(wèn)題？
答：在用Word及其他一些Office組件中，有時(shí)會(huì)畫一些直線帶箭頭的直線或者其他一些簡(jiǎn)單的圖形，“Shift”鍵便可起到特殊的作用。如在繪圖工具欄選擇橢圓工具時(shí)要畫一個(gè)圓，而常繪制出不標(biāo)準(zhǔn)的圓，此時(shí)可在繪畫時(shí)按住“Shift”鍵便可畫出標(biāo)準(zhǔn)的圓，同樣在選擇矩形工具時(shí)按住“Shift”鍵便可畫出正方形，選中直線工具時(shí)按住“Shift”鍵便可繪畫筆直的直線（但只能會(huì)繪制出四個(gè)方向的直線）。
1.4.5 文件中圖片為何無(wú)法顯示
在打開(kāi)一些含有圖片的Word文件時(shí)，有時(shí)后會(huì)發(fā)現(xiàn)文中的圖片無(wú)法顯示。在圖片位置被一個(gè)很大的紅色的“×”替代了。請(qǐng)問(wèn)這時(shí)什么原因，同時(shí)可如何解決？
答：出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因是在編輯這些圖片時(shí)，由于不小心將這些圖片的一部分放置或移動(dòng)到了頁(yè)面以外的位置。只要對(duì)這些圖片重新進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，使它們?nèi)课挥陧?yè)面范圍之內(nèi)，那么下次再打開(kāi)時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象了。
1.4.6 在Word中轉(zhuǎn)換圖像格式
有時(shí)在編輯Word文件時(shí)要用到一些圖像，可是有時(shí)圖像太大了，而身邊又恰好沒(méi)有圖像格式轉(zhuǎn)換的工具，請(qǐng)問(wèn)在Word中可以實(shí)現(xiàn)圖像格式轉(zhuǎn)換嗎？
答：轉(zhuǎn)換圖像格式是圖像編輯處理軟件所具有的功能。其實(shí)用Word XP也可以實(shí)現(xiàn)圖像格式的轉(zhuǎn)換。如想把一幅BMP格式的圖像轉(zhuǎn)換成JPG或GIF格式?？梢詧?zhí)行如下操作：首先新建一個(gè)空的Word文件。再執(zhí)行“插入”操作。選擇“圖片→來(lái)自文件”選項(xiàng)，在彈出的文件選擇對(duì)話框中選擇需要轉(zhuǎn)換格式的目標(biāo)圖像文件，然后單擊“插入”按鈕完成。插入指定的圖像后，還可以根據(jù)需要適當(dāng)調(diào)整圖像的大小以及位置，處理好后，選擇菜單欄中的“文件”菜單項(xiàng)的“另存為Web頁(yè)”選項(xiàng)，再輸入文件名和保存路徑，單擊“保存”按鈕后Word文件就轉(zhuǎn)換為Web文件了。這樣系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)原始圖像的顏色多少，將其轉(zhuǎn)換為JPG或GIF格式。
1.4.7 用圖像替換文字
在使用Word時(shí)可以用文本替換功能來(lái)把圖片用文字來(lái)替換，可是在“替換為”文本框中卻無(wú)法輸入圖像。也就是不能用圖片來(lái)替換文字。請(qǐng)問(wèn)有什么辦法解決嗎？
答：在“替換為”本框中我們無(wú)法輸入圖像，不過(guò)可以試試以下方法來(lái)實(shí)現(xiàn)用圖片替換文字：首先通過(guò)圖像編輯軟件（如系統(tǒng)自帶的畫圖、專用軟件Photoshop等）打開(kāi)要替換的圖像，然后在編輯區(qū)中選定該圖像，再單擊編輯界面中的復(fù)制命令（一般都有的）將圖像復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板上，然后在Word中選擇“編輯”菜單中的“查找”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇“替換”選項(xiàng)卡。在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要替換的文字，并在“替換為”文本框中輸入“^c”（其中c字符要小寫），單擊“替換”按鈕后，Word就會(huì)自動(dòng)以粘貼板中的內(nèi)容替換“查找內(nèi)容”文本框中的指定的文字內(nèi)容了，也就實(shí)現(xiàn)了用圖片來(lái)替換文字。
1.4.8 在Word中畫圖
聽(tīng)說(shuō)在Word中也可制作一些簡(jiǎn)單的圖畫，但自己卻不知該如何去做，請(qǐng)問(wèn)能否簡(jiǎn)單介紹一下？
答：在Word中確實(shí)可以對(duì)常見(jiàn)的一些圖形進(jìn)行繪制，具體繪畫方法如下：
（1）繪制一般直線：?jiǎn)螕衾L圖工具欄上的“直線”圖標(biāo)按鈕然后按住“Shift”鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)。
極短直線：?jiǎn)螕?#8220;矩形”圖標(biāo)按鈕再拖出，然后在“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話框中選擇０，“高度”、“寬度”則可以根據(jù)需要的長(zhǎng)度自由設(shè)置。
（2）涂蓋：?jiǎn)螕衾L圖工具欄“文本框”圖標(biāo)按鈕，調(diào)節(jié)文本框至適當(dāng)大小，然后用鼠標(biāo)左鍵雙擊框邊，選擇填充顏色。把“線條顏色”設(shè)置為“白色”，最后用四向箭頭將文本框拖到要被涂蓋處即可。
（3）旋轉(zhuǎn)：選中要旋轉(zhuǎn)對(duì)象，然后在“繪圖”中的“旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)”中選擇“自由旋轉(zhuǎn)”圖標(biāo)按鈕，把鼠標(biāo)移動(dòng)到一個(gè)綠色的小點(diǎn)上，鼠標(biāo)則會(huì)變成一環(huán)型箭頭指針，按住鼠標(biāo)左鍵，再拖動(dòng)鼠標(biāo)使對(duì)象繞其中心旋轉(zhuǎn)即可；若需以15°為角度改變單位旋轉(zhuǎn)，可在牽引同時(shí)按住“Shift”鍵。
（4）標(biāo)注文字輸入：?jiǎn)螕衾L圖工具欄“文本框” 圖標(biāo)按鈕，鍵入文字，用鼠標(biāo)左鍵雙擊框邊，選擇“顏色和線條”選項(xiàng)卡，“填充顏色”選擇“無(wú)填充”色，“線條顏色”選擇“無(wú)線條顏色”，將文本框拖到準(zhǔn)備放置處。
（5）微移：為更輕松地繪出細(xì)節(jié)，或要控制對(duì)象以極微小步距移動(dòng)。操作如下：先按住“Alt”鍵執(zhí)行拖動(dòng)操作，將“水平間距”和“垂直間距”都設(shè)置為最小，即都設(shè)置為0.01字符，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)速度調(diào)小即可。
1.4.9 讓圖形位置隨文字移動(dòng)
有些用戶發(fā)現(xiàn)在Word中插入一些圖形后，可是在排版時(shí)常出現(xiàn)圖片位置發(fā)生錯(cuò)誤的現(xiàn)象，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法解決這個(gè)問(wèn)題？
答：插入Word文件中的圖形會(huì)隨段落移動(dòng)，有時(shí)候我們并不希望這樣。解決這個(gè)問(wèn)題的方法是：選中文件中需要禁止移動(dòng)的圖片，用鼠標(biāo)右鍵單擊它打開(kāi)快捷菜單，選擇其中的“設(shè)置圖片格式”選項(xiàng)。再單擊“版式”選項(xiàng)卡中的“高級(jí)”按鈕，打開(kāi)“高級(jí)版式”對(duì)話框中的“圖片位置”選項(xiàng)卡。取消選擇其中的“對(duì)象隨文字移動(dòng)”和“鎖定標(biāo)記”兩個(gè)復(fù)選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可生效。
1.4.10 快速插入圖片表格
在Excel中制作好表格后，請(qǐng)問(wèn)可以怎樣快速地把它插入到Word中來(lái)使用？
答：Excel表格插入Word的通常做法是將它復(fù)制到剪貼板，然后再粘貼到Word文件。這種做法存在一定的缺陷，例如表格中的數(shù)據(jù)格式受Word的影響會(huì)發(fā)生變化，產(chǎn)生數(shù)據(jù)換行或單元格高度變化等問(wèn)題。如果不再對(duì)表格內(nèi)容進(jìn)行修改，可以將Excel表格用圖片格式插入Word文件，具體方法是：選中Excel工作表中的單元格區(qū)域，按住“Shift”鍵打開(kāi)“編輯”菜單，單擊其中的“復(fù)制圖片”命令，即可按粘貼圖片的方法將它插入Word文件。如果需要在圖形處理等程序中插入圖片形式的Excel表格，或者需要將Excel中的圖表插入Word文件，同樣可以采用上述方法。
1.4.11 如何將文字轉(zhuǎn)化為圖形
有時(shí)候由于某些特殊原因需要將Word文件的全部?jī)?nèi)容或部分文字轉(zhuǎn)化為圖形形式。Word本身有這個(gè)功能嗎？如果有，該怎么做？
答：Word本身有這個(gè)功能。具體操作如下：
（1）打開(kāi)需轉(zhuǎn)化為圖形格式的文件，單擊“插入→對(duì)象”命令，在“對(duì)象類型”下拉列表中選擇“Microsoft Word文件”項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。
（2）Word系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)文件，在該文件中輸入需要轉(zhuǎn)換為圖形的文字（可以通過(guò)“復(fù)制→粘貼”操作來(lái)實(shí)現(xiàn)），輸入完畢后，關(guān)閉該文件窗口。
（3）在原文件窗口中單擊“文件→另存為Web頁(yè)”命令，在文件名文本框中輸入該文件的文件名（如：123），單擊“保存”按鈕。
（4）在該文件的保存目錄下找到一個(gè)名為“文件名.files”（如：123.files）的文件夾，在該文件夾下找到一名為123.gif的文件，該文件就是轉(zhuǎn)化后的圖形文件。
1.4.12 快速調(diào)用圖章
利用Word制作好圖章后，請(qǐng)問(wèn)怎么實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單、快捷的調(diào)用呢？
答：可以使用“自動(dòng)圖文集”來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先選定該圖章，按“Alt+F3”組合鍵，在打開(kāi)的“創(chuàng)建自動(dòng)圖文集”對(duì)話框中輸入一個(gè)印章的代用名，單擊“確定”按鈕即設(shè)置完成。以后如果要在適當(dāng)位置加入該印章，只需輸入此代用名，再按回車鍵就可以了。
1.4.13 圖片插入（粘貼）技巧
在Word中插入或粘貼圖片時(shí)還得調(diào)整其方式，請(qǐng)問(wèn)可不可以在插入前就調(diào)整好圖片的插入方式？
答：從Word 2000開(kāi)始，圖片無(wú)須文本框即可直接插入文件。Word XP更可以修改默認(rèn)的圖片插入方式，使其更加符合用戶的需要。具體做法是：?jiǎn)螕?#8220;工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令打開(kāi)對(duì)話框，找到“編輯”選項(xiàng)卡中的“圖片插入/粘貼方式”，單擊下拉按鈕打開(kāi)下拉菜單，就可以選擇其中提供的某種插入或粘貼方式，如圖1-29所示，選擇好后單擊“確定”按鈕便可讓后面插入或粘貼的圖片都按這種格式進(jìn)行了。
圖1-29
1.4.14 快速實(shí)現(xiàn)圖片裁剪
在對(duì)圖文混排的Word文件進(jìn)行排版時(shí)，如果需要對(duì)相關(guān)圖片進(jìn)行裁剪以調(diào)整其大小，有沒(méi)有方法能快速實(shí)現(xiàn)呢？
答：可以通過(guò)“圖片”工具欄上的“裁剪”按鈕來(lái)直接實(shí)現(xiàn)。要想調(diào)出“圖片”工具欄，只需單擊“視圖→工具欄→圖片”命令即可。
1.4.15 快速將圖片恢復(fù)原狀
在Word中對(duì)圖片進(jìn)行了編輯修改后，現(xiàn)要想恢復(fù)圖片原狀，請(qǐng)問(wèn)有什么快速的辦法做到?jīng)]？
答：只需單擊“圖片”工具欄上的最后一個(gè)“重設(shè)圖片”圖標(biāo)按鈕即可。當(dāng)然還可以利用常用工具欄上的撤銷操作來(lái)快速完成恢復(fù)。
1.4.16 如何快速?gòu)?fù)制圖形
用Word繪圖工具進(jìn)行繪圖的時(shí)候，有何方法可以實(shí)現(xiàn)圖片的快速?gòu)?fù)制呢？
答：選中要復(fù)制的圖形，按“Ctrl+D”組合鍵即可。
1.4.17 巧改圖片形狀
在插入圖片后覺(jué)得它們的形狀太單一，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法對(duì)它們的形狀進(jìn)行更改，如改為心形、圓形等？
答：具體操作步驟如下：
（1）利用單擊“視圖→工具欄→繪圖”命令打開(kāi)繪圖工具，選擇合適的自選圖形（如：心形）。
（2）用鼠標(biāo)右鍵單擊該圖形，選擇“設(shè)置自選圖形格式”選項(xiàng)，在隨后彈出的對(duì)話框中單擊“填充顏色”框右邊的下拉按鈕。
（3）選擇“填充效果”選項(xiàng)，在圖片對(duì)話框中單擊“圖片”選項(xiàng)卡下的“選擇圖片”按鈕引入需改變形狀的圖片，再單擊“確定”按鈕即可在Word文件中看到形態(tài)各異的圖片了。
1.4.18 巧繪折線
在Word具體應(yīng)用中，有時(shí)需要在文件中添加折線，該怎么做呢？
答：首先可以利用“自選圖形”中“線條”中“直線”畫出一條直線，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊該直線，在彈出的快捷菜單中選擇“編輯頂點(diǎn)”選項(xiàng)，然后再在直線上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“增加頂點(diǎn)”選項(xiàng)，并在直線上合適位置單擊增加一個(gè)頂點(diǎn)，然后把鼠標(biāo)指針指到該頂點(diǎn)上按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)，即可畫出折線。如果要取消折線頂點(diǎn)的話，可以在按住“Ctrl”鍵不放的同時(shí)單擊該頂點(diǎn)。
1.5.1 快速調(diào)整Word文件工具欄
對(duì)于多人使用的公用計(jì)算機(jī)，很多用戶可能都覺(jué)得煩惱，因?yàn)樽约壕恼{(diào)整的Word工具欄可能常被修改的亂七八糟，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法快速還原到Word原默認(rèn)方式呢？
答：在編輯Word文件時(shí)，通常對(duì)工具欄進(jìn)行修改或編輯。當(dāng)粘貼Word文件到另一臺(tái)電腦時(shí)，發(fā)現(xiàn)工具欄上曾有的設(shè)置（如：“自定義編輯”按扭）不見(jiàn)了，重新設(shè)置是很麻煩的。其實(shí)可以到C:\Windows\ Application Data\Microsoft\Templates\下，將Normal文件復(fù)制后粘貼到另一臺(tái)電腦的相應(yīng)位置(復(fù)蓋原有的Normal文件)，即可解決上速問(wèn)題。同理還可以設(shè)計(jì)許多不同設(shè)置的Normal文件，供Word文件使用。
1.5.2 如何設(shè)置Word默認(rèn)頁(yè)面
有些用戶經(jīng)常需要利用16開(kāi)的頁(yè)面制作文件，但Word默認(rèn)的頁(yè)面為A4，因而經(jīng)常需要進(jìn)行調(diào)整，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法一勞永逸呢？
答：Word XP建立的文件的默認(rèn)頁(yè)面都是A4大小，并且其默認(rèn)生成的文件文件是不自動(dòng)縮進(jìn)的，得使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。但可巧妙利用Word的模板功能讓你一勞永逸。
（1）啟動(dòng)Word，新建一空白Word文件，然后單擊“文件→頁(yè)面設(shè)置”命令調(diào)出頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設(shè)置所需的值。如要設(shè)置為16開(kāi)，則可把寬度設(shè)置為“19.5厘米”，高度設(shè)置為“27厘米”；同時(shí)為了設(shè)置好首先縮進(jìn)格式，可單擊“格式→段落”命令，在段落設(shè)置對(duì)話框中選擇“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，并在“特殊格式”下拉列表框中選擇“首行縮進(jìn)”項(xiàng)，度量值采用其默認(rèn)值“2字符”，即設(shè)置每段自動(dòng)縮進(jìn)兩格。
（2）單擊“文件→保存”命令，選擇保存類型為“文件模板”文件，并把它保存為“Normal.dot”模板文件即可，若提示無(wú)法保存，可另外設(shè)置一個(gè)文件名，如“Elong.dot”。
（3）進(jìn)入“C:\WINDOWS\APPLICATION DATA\ MICROSOFT\TEMPLATES”文件夾，這時(shí)會(huì)看到兩個(gè)模板文件“Normal.dot”和“Elong.dot”，首先把原“Normal.dot”文件更改為其他名稱，如“long.dot”，然后再把“Elong.dot”文件名稱更改為“Normal.dot”；以后在啟動(dòng)Word或新建Word文件時(shí)便會(huì)都采用更改后的模板了。
小提示：Word XP的模板文件夾在不同系統(tǒng)中位置不同，如在Windows 9x/Me下為“C:\windows\application data\ Microsoft \Templates”文件夾下，而在Windows 2000/XP 下為“C:\Documents and settings\用戶名\application Data\microsoft\templates”文件夾下，該文件夾為隱藏文件夾，必須對(duì)文件夾選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，會(huì)看到在此文件夾中有一個(gè)“Normal.dot”文件，此文件就是Word XP的默認(rèn)模板文件。
1.5.3 快速克隆個(gè)性化的Office設(shè)置
精心設(shè)置的Word編輯工具及其他快捷設(shè)置如要轉(zhuǎn)到其他電腦Word中，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法快速進(jìn)行“克隆”？
答：在Office 2002版中，不但允許用戶根據(jù)個(gè)人喜好，對(duì)自己的編輯環(huán)境進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。還可以通過(guò)“用戶設(shè)置保存向?qū)?#8221;來(lái)保存這種設(shè)置和恢復(fù)這種設(shè)置。操作方法如下：?jiǎn)螕粝到y(tǒng)的“開(kāi)始”按鈕，在“程序”欄中找到“Mircosoft Office工具”項(xiàng)，然后單擊“用戶設(shè)置保存向?qū)?#8221;程序。然后在彈出的對(duì)話框中根據(jù)實(shí)際進(jìn)行選擇，如果要保存當(dāng)前設(shè)置應(yīng)選擇第一項(xiàng)，而若要從保存設(shè)置文件中恢復(fù)設(shè)置，則選擇定二項(xiàng)；接下來(lái)根據(jù)提示進(jìn)行操作設(shè)置即可。這樣下次如果要讓其他系統(tǒng)中的Office設(shè)置符合你的習(xí)慣，或者重裝系統(tǒng)后要恢復(fù)先前設(shè)置，就可使用該向?qū)?lái)完成恢復(fù)。
1.5.4 調(diào)整最近使用文件列表數(shù)目
在Word編輯窗口的“文件”菜單欄下，會(huì)自動(dòng)顯示最近編輯過(guò)的文件名字，通過(guò)它可以很方便地打開(kāi)以前編輯過(guò)的文件。但是它最多只能顯示4個(gè)，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法讓它增加一些？
答：在文件列表中顯示最近編輯過(guò)的文件數(shù)目是可以自己設(shè)置的。首先單擊“工具”菜單欄中的“選項(xiàng)”命令。在彈出的對(duì)話框中選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡，在“列出最近使用文件”后面的設(shè)置框中，可以自由調(diào)整希望的文件數(shù)目，如圖1-30所示，不過(guò)最多只能顯示9個(gè)最后使用的文件。
圖1-30 調(diào)整文件數(shù)目
