擬辦是一項輔助決策活動，是辦文人員發(fā)揮參謀助手作用的重要途徑，它要求辦文人員對文件進(jìn)行閱讀分析，提出處理意見和建議，提供可供選擇的方案，供領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確、全面、高效作出批示。公文擬辦意見的嚴(yán)肅性和它對領(lǐng)導(dǎo)層決策的影響力都是不言而喻的。就團(tuán)省委機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的實際情況看，公文擬辦是公文處理工作的樞紐；就為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的角度看，公文擬辦又是辦文人員工作實現(xiàn)由被動服務(wù)到力爭向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變的一個手段。擬辦意見的好壞對促進(jìn)機(jī)關(guān)工作效率的提高有著重要的作用，機(jī)關(guān)工作人員須著力提高擬辦意見的質(zhì)量。
一、明確擬辦范圍
機(jī)關(guān)的收文收電很多，如果不注重質(zhì)量，不分青紅皂白，不論輕重緩急，一味機(jī)械地送領(lǐng)導(dǎo)處理，就會不負(fù)責(zé)任地給領(lǐng)導(dǎo)造成“文山”的困擾，牽扯領(lǐng)導(dǎo)的主要精力。團(tuán)省委根據(jù)工作實際，對公文實行“一個口子進(jìn)出”，并根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容將來文分為辦件、閱件、傳件，按所涉及業(yè)務(wù)直接送有關(guān)部門簽收辦理或閱存，需要擬辦的文件主要是：上級機(jī)關(guān)主送我委并需貫徹落實的文件；下級機(jī)關(guān)主送我委需要回復(fù)或直屬單位的請示和要求批轉(zhuǎn)的文件；平級和不相隸屬機(jī)關(guān)主送我委并需答復(fù)的商洽性文件等。文件一律要經(jīng)擬辦這一環(huán)節(jié)來嚴(yán)格篩選、過濾、把關(guān)，這樣一方面提高了辦文的質(zhì)量和效率，減輕領(lǐng)導(dǎo)不必要的“文山”負(fù)擔(dān);另一方面降低了辦文不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娘L(fēng)險，有利于擬辦意見質(zhì)量的提高。
二、把握擬辦原則
針對不同種類和內(nèi)容的公文，提出擬辦意見時要對癥下藥，具體問題具體分析，但不論是何種情況，擬辦都應(yīng)注意把握好以下幾個原則：
第一、把握文件要求。擬辦人必須認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對文件的性質(zhì)、內(nèi)容、辦理要求等一一了解清楚。比如關(guān)于要求委領(lǐng)導(dǎo)出席活動的請示件，對活動名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員等問題，都要準(zhǔn)確掌握。這是提出擬辦意見的前提。
第二、熟知職能分工。團(tuán)省委機(jī)關(guān)有10個部（室），10個直屬單位，擬辦人員要對各部（室）的職責(zé)和領(lǐng)導(dǎo)人的分工范圍等情況自覺熟悉，要做到了如指掌，這是一項重要基礎(chǔ)工作。只有熟知職能與分工，才能使文件的精神和辦理得到承辦部門的理解和支持，減少“梗阻”發(fā)生，提高公文效率。同時，要尊重部門意見，周密協(xié)調(diào)，充分協(xié)商，加強(qiáng)溝通，注意傾聽和采納各部門的意見。這是提好擬辦意見的重要保證。
第三、對照先例比較。對有關(guān)干部任免、召開會議、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員等問題的通知，一般情況下可以從前案中找到類似的有可比性的參考資料。這些資料中所記載的辦理程序、辦理依據(jù)和辦理結(jié)果，很值得借鑒參考。把這些資料復(fù)印或摘錄下來作為擬辦意見的附件，提供給領(lǐng)導(dǎo)決策時參考、對豐富領(lǐng)導(dǎo)的決策信息、拓寬領(lǐng)導(dǎo)的決策視野是非常有益的。
第四、建議準(zhǔn)確簡明。擬辦意見的思路要清晰，提出擬辦意見的關(guān)鍵是要根據(jù)來文的具體內(nèi)容確定具體的辦理思路和方法，這樣才能保證辦文工作科學(xué)有序進(jìn)行。擬辦意見畢竟只是一個參謀性建議，是辦文的參考性意見，領(lǐng)導(dǎo)同志最終的批示意見才是處理事情的依據(jù)。遇上不確定因素較多，情況不太明朗時，可提出幾種方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇，作為參謀人員，應(yīng)盡量讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題而不是是非題。因此，擬辦意見一定要簡潔精練，不宜拖沓冗長。
第五、語氣運(yùn)用恰當(dāng)。擬辦意見是辦文人員參與政事的重要途徑，文件運(yùn)作中涉及到上下左右各方面的領(lǐng)導(dǎo)和部門，要充分考慮各方面的感受。因此，擬辦意見一定要客觀公正，不能帶有個人主觀意志和感情色彩，態(tài)度要不偏不倚、不卑不亢。特別是對需要批轉(zhuǎn)部門辦理的更應(yīng)注意把握好語氣，既不能像請示也不能像指示，更不能用命令的口氣。擬辦意見應(yīng)用規(guī)范的公務(wù)語言表述，多用“請”字開頭，是“閱示”、“閱處”還是“閱知”等一定要細(xì)分清楚。
三、熟悉擬辦方法
公文擬辦一般是把文件要求與本單位職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)分工范圍等有機(jī)結(jié)合，同時因事綜合考慮辦理的過程。就團(tuán)省委機(jī)關(guān)而言，不同的文件，有不同的擬辦意見，要分門別類，區(qū)別對待。一是對只需閱知的文件，只需提出傳閱或傳達(dá)范圍、傳達(dá)的時間、方法等；二是對需要貫徹執(zhí)行的文件，要提出貫徹的意見和具體措施；三是對需要辦理和答復(fù)的文件，要提出承辦部（室）或人員及承辦時限，必要時要提出處理文件的原則、方法、要求等；四是對緊急、重要或重大問題的文件，應(yīng)對辦理的原則、方法等方面認(rèn)真提出更佳建議，同時應(yīng)把有關(guān)問題涉及的背景材料盡量找全，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考；五是對已與有關(guān)單位進(jìn)行過聯(lián)系洽商的文件，已經(jīng)提出了初步意見的，也須一并注明。
四、提高人員素質(zhì)
人是擬辦意見提出的第一要素。擬辦意見往往只寥寥數(shù)語,卻能夠充分體現(xiàn)辦文人員的政治理論水平、綜合分析能力、文字表達(dá)能力等，擬辦意見質(zhì)量高低是辦文人員公文處理、邏輯思維和分析問題能力的綜合體現(xiàn)。因此，辦文人員應(yīng)自覺加強(qiáng)自身素質(zhì)。
首先，要具備較高的政治素質(zhì)。辦文人員政治上要敏銳，方向明則思路明，盡管辦文人員不是領(lǐng)導(dǎo)者，但處于領(lǐng)導(dǎo)身邊的中心樞紐位置，有些文件的處理上往往事關(guān)整體、事關(guān)大局，辦文人員要堅持把自己的工作放到大局中去考慮，站在全局、大局的角度來看問題，對待工作既要大氣如虹，能從宏觀上考慮，提出問題，又能心細(xì)如絲，微觀上操作好、處理好。
其次，要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文字表達(dá)最基本的要求是準(zhǔn)確、簡捷、明了。同時，在辦文實踐中要加強(qiáng)提高綜合協(xié)調(diào)能力的學(xué)習(xí)鍛煉、培養(yǎng)、把握全局、統(tǒng)籌各方的視野和本領(lǐng)，增強(qiáng)把堅定的原則性和高度的靈活性結(jié)合起來協(xié)調(diào)關(guān)系、解決問題的能力，練就服務(wù)決策的本領(lǐng)，學(xué)會換位思考，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀全局，當(dāng)高參，真正使自己的工作與領(lǐng)導(dǎo)決策需求合起拍來，形成上下同心合力推動工作的一體化格局。（摘自團(tuán)省委網(wǎng)站）
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