信息技術(shù)培訓(xùn)講稿

——電子表格軟件Excel

培訓(xùn)時(shí)間：2016年4月1日

培訓(xùn)地點(diǎn)：四樓

參加人員：全體教師

培訓(xùn)內(nèi)容：電子表格軟件Excel的掌握基本操作、使用等

Excel2007強(qiáng)大的功能區(qū)

在Office Excel 2007中，功能區(qū)是菜單和工具欄的主要替代控件。為了便于瀏覽，功能區(qū)包含多個(gè)圍繞特定方案或?qū)ο筮M(jìn)行組織的選項(xiàng)卡。每個(gè)選項(xiàng)卡上的控件進(jìn)一步組織成多個(gè)組。功能區(qū)可比菜單和工具欄承載更加豐富的內(nèi)容，包括按鈕、圖片庫(kù)和對(duì)話(huà)框內(nèi)容。

　　功能區(qū)能幫助用戶(hù)快速找到完成某一任務(wù)所需的命令。命令被組織在邏輯組中，邏輯組集中在選項(xiàng)卡下。每個(gè)選項(xiàng)卡都與一種類(lèi)型的活動(dòng)（例如為頁(yè)面編寫(xiě)內(nèi)容或設(shè)計(jì)布局）相關(guān)。為了減少混亂，某些選項(xiàng)卡只在需要時(shí)才顯示。例如，當(dāng)選擇圖片后，才顯示“圖片工具”選項(xiàng)卡。

　　Excel 2007包括了“開(kāi)始”、“插入”、“頁(yè)面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“加載項(xiàng)”八個(gè)基本功能選項(xiàng)。

仔細(xì)觀察選項(xiàng)卡上的內(nèi)容之后會(huì)發(fā)現(xiàn)，許多命令按功能排列形成各個(gè)命令集。這些命令集稱(chēng)為組，用戶(hù)可以將它們比作過(guò)去的工具欄。但它們的優(yōu)勢(shì)在于將完成某類(lèi)型任務(wù)可能需要的全部命令集中在一起，從而使用戶(hù)更容易看到它們。

　　其實(shí)，更多命令僅在需要時(shí)才顯示。對(duì)于那些不在選項(xiàng)卡上主要組中的命令又是怎樣處理的呢？現(xiàn)在，某些命令僅在用戶(hù)執(zhí)行相應(yīng)操作時(shí)才會(huì)出現(xiàn)，而不是始終顯示每個(gè)命令。

Excel2007的三個(gè)新功能

1、快速訪問(wèn)工具欄

　　Office并沒(méi)有舍棄所有工具欄。為了支持用戶(hù)最常執(zhí)行的操作（如保存和撤銷(xiāo)），它提供了“快速訪問(wèn)工具欄”（QAT）。它的默認(rèn)版本只包含兒個(gè)命令，但用戶(hù)可以輕松地它自定義，使其包含任何命令。只需右鍵單擊要添加的命令并選擇“添加到快速訪問(wèn)工具欄”即可。在第一個(gè)選項(xiàng)卡的左側(cè)將顯示該命令的圖標(biāo)。

2、方便的視圖切換

　　經(jīng)驗(yàn)豐富的Office用戶(hù)，會(huì)習(xí)慣在程序窗口中更改視圖。在Excel的“普通”視圖和“頁(yè)面”視圖之間切換時(shí)，不需要再單擊“視圖”菜單，每個(gè)Office程序窗口的右下角都有一個(gè)視圖選擇器。它附帶有“視圖”菜單，其中包括用于在程序窗口內(nèi)排列各個(gè)窗口的命令。

3、新的文件格式

　　在Office 2007發(fā)布版中，無(wú)論是word、Excel，還是PowerPoint都支持打開(kāi)XML，這意味著它們的默認(rèn)文件格式現(xiàn)在都基于可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言（XML）。這一改變的優(yōu)勢(shì)在于：提高了文件的安全性；降低了文件損壞的幾率：減小了文件大?。嚎煽缍鄠€(gè)存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)。用戶(hù)可以選擇以較舊的格式保存自己的文件，當(dāng)然，這樣將無(wú)法獲得數(shù)據(jù)共享功能。

　　對(duì)于電子表格文檔，默認(rèn)文件格式的文件擴(kuò)展名末尾有一個(gè)“X”，該符號(hào)表示XML。

　　如果用戶(hù)將文件另存為模板，也會(huì)出現(xiàn)這種情況：原有的模板擴(kuò)展名的末尾將帶有一個(gè)“X”。例如，在Excel中為xlsx。如果用戶(hù)的文件包含代碼或宏，則必須使用啟用宏的新文件格式保存該義件。

　　對(duì)于Excel 2007新增功能就簡(jiǎn)單介紹到這里。當(dāng)然，其新增功能還有很多，在接下來(lái)的學(xué)習(xí)中，用戶(hù)可以慢慢熟悉和掌握。

啟動(dòng)Excel 2007的基本方法

啟動(dòng)Excel2007軟件是使用Excel 2007軟件的前提。因此，對(duì)于任何一位用戶(hù)來(lái)說(shuō)，都必須首先要掌握啟動(dòng)Excel 2007的方法。

　　一般情況下，啟動(dòng)Excel 2007的基本方法有以下三種。

　　1、通過(guò)開(kāi)始菜單打開(kāi)

　　啟動(dòng)Excel 2007與啟動(dòng)其他Office辦公軟件的方法相同，都可通過(guò)單擊“開(kāi)始”菜單中的“程序”命令來(lái)打開(kāi)。

　　單擊“開(kāi)始”菜單，選擇“所有程序-Microsoft Office”命令，單擊“Microsoft Office Excel 2007”命令即可打開(kāi)。

2、通過(guò)桌面的快捷方式打開(kāi)

　　通過(guò)雙擊桌面上的Excel 2007快捷方式圖標(biāo)，即可快速啟動(dòng)。這是一種最方便的方法。但使用這種方式來(lái)啟動(dòng)Excel 2007的前提是桌面上有一個(gè)已創(chuàng)建好的Excel 2007快捷方式圖標(biāo)。

一般情況下，在計(jì)算機(jī)中安裝Microsoft Office 2007軟件后，桌面上會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)Excel 2007的快捷方式圖標(biāo)。若桌面上無(wú)Excel 2007的快捷方式圖標(biāo)，用戶(hù)也可以自行創(chuàng)建。具體方法如下。

　　步驟1 依次單擊“開(kāi)始一所有程序-Microsoft Office”命令，然后指向“Microsoft Office Excel 2007”命令單擊右鍵。

　　步驟2 在彈出的快捷菜單中，選擇“發(fā)送到”命令，然后單擊子菜單中的“桌面快捷方式”命令即可。

3、通過(guò)已有的工作簿文件打開(kāi)Excel

　　利用已有的工作簿文件來(lái)啟動(dòng)Excel 2007，即在Windows的“資源管理器”或者“我的電腦”窗口中找到一個(gè)工作簿文件，然后雙擊該文件即可啟動(dòng)Excel 2007。在啟動(dòng)Excel 2007的同時(shí)，被雙擊的工作簿文件也將同時(shí)打開(kāi)。

　　若要打開(kāi)最近使用過(guò)的工作簿，則可以通過(guò)“文檔”文件夾來(lái)打開(kāi)，操作方法如下。

單擊“開(kāi)始”菜單，選擇“我最近的文檔”命令，然后單擊Excel文檔（如教學(xué)實(shí)例）即可打開(kāi)Excel 2007程序。

Excel2007整個(gè)的工作界面

啟動(dòng)Microsoft Excel2007后，將顯示Microsoft Excel2007整個(gè)的工作界面，包括標(biāo)題欄、菜單欄、功能區(qū)、滾動(dòng)條、工作區(qū)、數(shù)據(jù)編輯區(qū)、狀態(tài)欄等。

1、Office按鈕：該按鈕相似于以前版本中的“文件”菜單。單擊此按鈕彈出一個(gè)下拉菜單，在菜單中集合了常用的文件管理操作命令，如新建、打開(kāi)、保存、另存為、打印_、準(zhǔn)備、發(fā)送、關(guān)閉等命令。

　　2、快速訪問(wèn)工具欄：該工具主要方便用戶(hù)常用操作，在默認(rèn)情況下，該工具欄只集合了“保存、撤銷(xiāo)、恢復(fù)”三個(gè)常用操作命令。用戶(hù)可單擊右邊的按鈕進(jìn)行添加，也可將功能區(qū)的相關(guān)按鈕添加到快速訪問(wèn)工具欄中。

　　3、標(biāo)題欄：顯示窗口名稱(chēng)和當(dāng)前正在編輯的文檔名稱(chēng)。拖動(dòng)標(biāo)題欄可以改變窗口的位置，雙擊它則可最人化或還原窗口。

　　4、窗口控制按鈕：可對(duì)Excel2007程序窗口進(jìn)行相應(yīng)的狀態(tài)控制，如最小化、最大化、還原及關(guān)閉操作。

　　5、功能菜單選項(xiàng)卡：默認(rèn)狀態(tài)下，Excel2007只顯示出“開(kāi)始”、“插入”、“頁(yè)面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“加載項(xiàng)”八個(gè)基本功能選項(xiàng)菜單。用戶(hù)在某種操作狀態(tài)下，其他功能菜單選項(xiàng)會(huì)顯示出來(lái)。

　　6、功能區(qū)：功能區(qū)能讓用戶(hù)快速找到完成某一任務(wù)所需的命令。命令被組織在邏輯組中，邏輯組集中在選項(xiàng)卡下。用戶(hù)選擇不同的功能菜單，則會(huì)在“功能區(qū)”顯示出具體的按鈕和命令。

　　7、名稱(chēng)框：用于顯示選擇單元格的名稱(chēng)。當(dāng)用戶(hù)選擇某一個(gè)單元格后，即可在名稱(chēng)框顯示出該單元格的列標(biāo)和行號(hào)。

　　8、編輯欄：用于顯示當(dāng)前活動(dòng)單元格中的內(nèi)容或正在編輯單元格中的內(nèi)容。

　　9、行列標(biāo)號(hào)：一組代表行或列的數(shù)字編號(hào)或字母。行標(biāo)號(hào)的范圍為1——65536，列標(biāo)號(hào)的范圍為A——IV。單擊行號(hào)或列號(hào)可以選擇整行或整列。

　　10、文檔編輯區(qū)：窗口中最大的一塊區(qū)域，主要用于編輯或顯示工作表內(nèi)容的區(qū)域。

　　11、工作表標(biāo)簽：用于顯示工作表的名稱(chēng)。工作表可以添加、刪除，并且，此名稱(chēng)還可以重命名。單擊工作表標(biāo)簽將激活相應(yīng)的工作表。當(dāng)工作簿中含有較多的工作表時(shí)，單擊標(biāo)簽左側(cè)的滾動(dòng)按鈕進(jìn)行選擇。

　　12、滾動(dòng)條：滾動(dòng)條包括垂直滾動(dòng)條和水平滾動(dòng)條兩種。當(dāng)內(nèi)容太多而窗口無(wú)法全部顯示時(shí)，可拖動(dòng)滾動(dòng)條或單擊箭頭按鈕來(lái)顯示窗口中的內(nèi)容。

　　13、狀態(tài)欄：顯示操作過(guò)程中的狀態(tài)信息。

14、窗口視圖控制區(qū)：主要用于在不同編輯視圖之間的切換，通過(guò)該區(qū)可對(duì)文檔編輯區(qū)內(nèi)容的顯示比例進(jìn)行調(diào)整。

退出Excel 2007程序窗口

在我們不使用Excel 2007程序時(shí)，就應(yīng)該將其關(guān)閉。退出Excel 2007程序窗口，通常有以下兩種。

　　1、主菜單退出Excel窗口

　　步驟1 用戶(hù)可單擊Excel2007窗口界面中的“Office按鈕”，在彈出的菜單中單擊“退出Excel”按鈕即可。操作如圖1所示。

圖1

　　步驟2 如果沒(méi)有對(duì)打開(kāi)的Excel程序或文檔做任何編輯或修改，那么單擊“關(guān)閉”按鈕后，將直接退出Excel程序及關(guān)閉文檔：如果對(duì)打開(kāi)的Excel文檔進(jìn)行過(guò)編輯或修改，那么單擊“關(guān)閉”按鈕后，將會(huì)彈出詢(xún)問(wèn)是否保存更改的對(duì)話(huà)框。如圖2所示。用戶(hù)可選擇“是”，保存文檔后冉關(guān)閉程序，也可選擇“否”，不保存文檔直接關(guān)閉程序。

圖2

　　在圖2所示的對(duì)話(huà)框中，單擊“是”按鈕，則可對(duì)當(dāng)前文檔直接保存或打開(kāi)“另存為”對(duì)話(huà)框進(jìn)行保存；單擊“否”按鈕，表示不對(duì)當(dāng)前文檔進(jìn)行保存，直接退出Excel2007程序；單擊“取消”按鈕，表示返回到Excel2007的編輯界而，不退出程序。

　　2、單擊關(guān)閉按鈕關(guān)閉Excel窗口

用戶(hù)也可直接單擊Excel 2007主界面窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕，快速退出Excel程序窗口。

了解Excel2007的工作簿和工作表

用Excel軟件編輯的文件稱(chēng)為工作簿，一個(gè)工作簿是由多張工作表組成的，一個(gè)工作表中又含有若干個(gè)單元格。在操作Excel 2007之前。需要了解單元格、工作表、工作簿三者之間的關(guān)系。

　　Excel工作簿

　　在Excel中，工作簿是處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件。每個(gè)工作簿可以包含多張工作表，每張工作表可以存儲(chǔ)不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)。因此可在一個(gè)工作簿文件中管理多種類(lèi)型的相關(guān)信息。默認(rèn)情況下啟動(dòng)Excel 2007時(shí)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)包含三個(gè)上作表的工作簿。在工作簿中可進(jìn)行的操作主要有以下兩個(gè)方面。

　　1、利用工作簿底部的四個(gè)標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕?？梢詫?duì)同一個(gè)工作簿中的不同工作表進(jìn)行切換。單擊中間兩個(gè)按鈕每次只能沿指定方向前進(jìn)或后退一個(gè)工作表，而單擊位于左右兩端的兩個(gè)按鈕，則可以直接切換到上作簿的第一個(gè)或最后一個(gè)上作表。

　　2、利用工作簿底部的上作表標(biāo)簽，進(jìn)行工作表之間的切換。單擊控制按鈕右邊的工作表標(biāo)簽，進(jìn)行工作表的選取或切換。例如。單擊sheet 3，則直接從sheet1表切換到sheet3，使sheet3成為當(dāng)前上作表。

　　小提示：默認(rèn)情況下啟動(dòng)Excel 2007時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)包含三個(gè)工作表的工作薄。

　　Excel工作表

　　工作表是組成工作簿的基本單位。工作表本身是由若干行、若干列組成的。工作表是Excel中用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔，也稱(chēng)為電子表格。工作表總是存儲(chǔ)在上作簿中。從外觀上看，工作表是由排列在一起的行和列，即單元格構(gòu)成。列是垂直的，由寧母區(qū)別；行是水平的，由數(shù)寧區(qū)別，在工作表界面上分別移動(dòng)水平滾動(dòng)條和垂直滾動(dòng)條，可以看到行的編號(hào)是由上到下從1到1048576，列標(biāo)從左到右字母編號(hào)從A到XFD。因此，一個(gè)工作表可以達(dá)到1048576行、16384列。

　　每張上作表都有相對(duì)應(yīng)的工作表標(biāo)簽，如“sheetl”、“sheet2”、“sheet3等，數(shù)字依次遞增。如圖1所示。

圖1

　　在顯示的工作表標(biāo)簽中，呈白色亮度顯示的工作表標(biāo)簽，表示是當(dāng)前活動(dòng)工作表，即是當(dāng)前正在操作的工作表。用戶(hù)可單擊工作表的標(biāo)簽，來(lái)切換當(dāng)前活動(dòng)工作表。

圖3

　　用戶(hù)也可按快捷鍵“Alt+F4”快速關(guān)閉Excel程序窗口。

在窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕是用于關(guān)閉Excel程序窗口，而下面的“關(guān)閉”按鈕是用于關(guān)閉Excel文檔窗口。

Excel2007中自動(dòng)保存文檔的設(shè)置

為了讓Excel軟件更好地為用戶(hù)工作，可以對(duì)Excel程序的相關(guān)工作環(huán)境特性進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置，如文檔的默認(rèn)保存位置、自動(dòng)保存工作簿，以及設(shè)置新建工作簿的默認(rèn)工作表張數(shù)等，今天我們就先來(lái)學(xué)習(xí)一下Excel2007中自動(dòng)保存文檔的設(shè)置。

　　為了防止因突然斷電或死機(jī)而造成的文檔數(shù)據(jù)丟失，用戶(hù)可以存Excel 2007中設(shè)置自動(dòng)保存文檔，具體設(shè)置方法如下：

　　步驟1 單擊“Office”按鈕，在顯示的菜單中單擊“Excel選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“Excel選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。

　　步驟2 單擊選擇“保存”選項(xiàng)，單擊“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”復(fù)選框，打上“√”標(biāo)記，然后單擊文本框右側(cè)的微調(diào)按鈕，調(diào)整文本框中的數(shù)字，以設(shè)置自動(dòng)保存工作簿的時(shí)間。

　　步驟3 單擊“確定”按鈕，以關(guān)閉對(duì)話(huà)框，如圖1所示。

圖1

　　經(jīng)過(guò)以上設(shè)置操作后，Excel 2007每間隔1分鐘就會(huì)自動(dòng)保存一次文檔內(nèi)容。這樣就可以盡量減少突然斷電或死機(jī)所帶來(lái)的數(shù)據(jù)信息丟失。 

設(shè)置工作簿默認(rèn)字體

新建一個(gè)工作簿時(shí)，它的默認(rèn)字體通常就是Excel默認(rèn)的正文字體（即宋體），如果由于工作的需要，要長(zhǎng)期使用某種特定的字體作為工作簿的字體，則可以通過(guò)自定義工作簿默認(rèn)字體來(lái)達(dá)到目的。設(shè)置工作簿默認(rèn)字體的操作步驟如下。

　　步驟1 單擊“Office”按鈕，在顯示的菜單中單擊“Excel選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“Excel選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。

　　步驟2 單擊“常用”選項(xiàng)，然后單擊“新建工作簿時(shí)”區(qū)域中的“使用的字體”列表框，在其下拉列表中單擊選擇需要的字體，最后單擊“確定”按鈕，如圖1所示。 

圖1

新建一個(gè)Excel空白工作簿

一般情況下，當(dāng)啟動(dòng)Excel軟件后，就會(huì)默認(rèn)新建一個(gè)Excel空白工作簿，此時(shí)可直接進(jìn)行表格的編輯操作。今天我們來(lái)學(xué)習(xí)下新建Excel空白文檔和根據(jù)Excel模板新建文檔的操作步驟。

    1、新建空白文檔

    當(dāng)建好了一個(gè)工作簿文件后，若需要再新建一個(gè)空白工作簿文件時(shí)，操作步驟如下：

    步驟1　單擊“Office ”按鈕，在顯示的菜單中單擊選擇“新建”命令，打開(kāi)“新建工作簿”對(duì)話(huà)框。

    步驟2　在“模板”區(qū)域中單擊選擇“空白文檔和最近使用的文檔”選項(xiàng)，然后單擊“空工作簿”圖標(biāo)，最后單擊“創(chuàng)建”按鈕，如圖1所示。

圖1

    Excel小技巧：用戶(hù)也可以單擊“快速訪問(wèn)工具欄”中的“新建 ”按鈕或按“Ctrl+N”組合鍵快速新建一個(gè)空白文檔。

    2、根據(jù)模板新建文檔

    Excel 2007中有大量的文檔模板，我們可以根據(jù)模板來(lái)新建文檔，操作步驟如下。

    步驟1 單擊“Office ”按鈕，在顯示的菜單中單擊選擇“新建”命令，打開(kāi)“新建工作簿”對(duì)話(huà)框。

    步驟2 在“模板”區(qū)域中單擊選擇“已安裝的模板”選項(xiàng)，然后在“已安裝的模板”區(qū)域中單擊選擇模板類(lèi)型，最后單擊“創(chuàng)建”按鈕，如圖2和圖3所示。

圖2

    通過(guò)模板新建好的文檔，基本內(nèi)容及格式都基本上編輯好，用戶(hù)只需在相應(yīng)的位置輸入相關(guān)的內(nèi)容即可。這種創(chuàng)建文檔既快捷又實(shí)用。