工作分析表的構成
一張完整的工作分析會設計到以下四項內容：
1) 任職資格(誰來干)
2) 工作內容(干什么)
3) 工作內容的標準
4) 工作內容的重要性和占用時間
工作分析表在形式上包含兩個重要部分構成：
解決誰來干的?參照表一：任職資格；
解決干什么的?參看表二：崗位職責(以人力資源經理為例說明)。
1參照表一：任職資格
從事崗位名稱
有無兼職
上級崗位名稱
所屬部門名稱
下級崗位名稱
崗位任職資格要求
u 年齡：
u 性別：
u 籍貫：
u 婚姻狀況：
u 學歷：
u 經驗要求：
u 知識要求：
u 能力要求：
u 其他要求：
2參看表二：崗位職責
重要性
工作內容
占用時間%
工作分析表如何填寫
工作分析表是通過開展工作分析，對企業(yè)內各崗位的崗位名稱、崗位任職資格、工作性質、上下級崗位、具體工作內容、所有工作重要性排序及所占工作時間比例等內容進行文字描述，從而形成規(guī)范化的標準文檔。
企業(yè)進行工作分析的總流程：
【疑難解答】
是否公司全員都要填寫《工作分析表》?
一般每個崗位選擇1-2名有代表性的人員進行填寫即可，比如：某企業(yè)有400名員工，但崗位只有50個，則至少填寫50份《工作分析表》即可，不需要400名員工都填寫。
1、編制《工作分析表》的步驟：
第一步：填寫崗位基本信息
將本崗位名稱、上下級、兼職情況等基本信息，按標準進行填寫。
第二步：制訂任職資格
針對本崗位任職資格要求的指標進行細化，尤其是經驗要求、知識要求、能力要求等崗位要求的關鍵指標。
第三步：羅列工作內容
基于目前在本崗位從事的所有工作內容，進行詳細羅列，并結合現實工作內容與要求，量化出各個工作內容的完成標準，包括具體的工作內容、完成時間、完成程度等。
第四步：重要性排序
依據各項工作在整體崗位中的重要程度，由主到次依次排列。
第五步：填寫時間占比
依據每項工作占當月所有工作時間的比重，填寫時間占比;
第六步：修訂與調整
本崗位人員填寫完畢后，由直屬上級對其工作分析表進行進一步修訂與調整，形成可執(zhí)行的完整工作分析表。
2、《工作分析表》中“表一”部分的填寫
1)從事崗位名稱：
即目前所從事的崗位名稱。 如張三從事行政工作，此項應填寫“行政專員”，而非“張三”。要注意填寫崗位名稱的規(guī)范性。
2)上級崗位名稱：
即本崗位的直接上級崗位名稱。如張三的直接上級為陳經理(行政經理)，則應填寫“行政經理”而非“陳經理”。上級崗位名稱的填寫也應注意其規(guī)范性。
3)下級崗位名稱：
即本崗位的直接下級崗位名稱，工作指導關系不作為下級崗位。若本崗位為一線員工，無下級，此項則填“無”。
如質量管理經理下屬有質量管理專員，同時對生產部三個車間負有質量監(jiān)督功能，則其下級為“質量管理專員”，生產部的三個車間主任非其下級。
4)崗位任職資格要求：
崗位任職資格包括：①年齡;②性別;③籍貫;④婚姻狀況;⑤學歷;⑥經驗要求;⑦知識要求;⑧能力要求;⑨其他要求
“經驗要求”包括：
行業(yè)經驗與崗位經驗。如某培訓行業(yè)的會計崗位，在經驗要求中可表述為：
“行業(yè)經驗”——在培訓行業(yè)工作1年以上
“崗位經驗”——從事會計工作2年以上
“知識要求”包括：
① 專業(yè)知識要求(需要了解哪些方面的專業(yè)知識)
② 電腦操作要求(需要應用哪些軟件，熟練程度要求)
③ 語言要求(是否懂外語，達到的等級，閱讀寫作還是口語)
“能力要求”包括：
溝通能力、組織能力、應變能力、創(chuàng)新能力、學習能力等。
“任職資格要求”的填寫，主要是從本崗位現有人員中選擇工作較為優(yōu)秀的員工，將他們入職時的條件特征進行歸類，尋找其共性并加以說明，作為本崗位的任職資格要求，若本崗位沒有可參照的優(yōu)秀人員，可以從行業(yè)內相同崗位優(yōu)秀人員中去選擇。
3、《工作分析表》中“表二”部分的填寫
1)“工作內容”：
填寫者將自己目前所從事崗位的所有工作內容羅列出來，以月度為單位一一列舉，即使是一個月只做一兩次的事情亦將其列出。
在填寫工作內容時要特別注意，將每項工作內容進行細化分解，能量化的標準一定要進行量化處理。
2)“重要性”：
“重要性”是指該項工作內容對于崗位工作業(yè)績目標達成的影響程度。根據已填寫的工作內容，將每項工作的重要性依次排序，用數字的形式標明，以便明確崗位眾多工作內容中的主次關系。
3)“占用時間%”：
“占用時間%”是指從事該項工作的時間占工作總額時間的百分比，工作總額時間一般以月度為單位。季度或年度才進行一次的工作可分攤到月度，計算其占用時間百分比。
三個模式的填寫順序：
先填寫“工作內容”——〉再填寫“重要性”——〉最后填寫“占用時間%”。
如何描述各崗位工作內容：
填寫崗位工作內容的方法有以下幾種：
1) 工作記錄法提取工作內容
將每天的工作事項進行記錄，月度進行匯總，去除重復性的工作內容，再考慮年度還需要做的工作，進行統(tǒng)一量化與細化;
2) 按崗位工作流程提取工作內容
【示例】：如銷售人員的工作流程為搜集資料——〉與客戶建立聯系——〉制訂銷售方案——〉簽訂銷售合同——〉收款——〉執(zhí)行合同——〉后期客戶維護——〉重復消費或轉介紹，根據該流程，并結合對其量化要求，可以制訂出相應的工作內容：
每月進行市場調研，搜集意向客戶數不少于5家;
與意向客戶建立聯系，每月客戶備案數不少于3家;
根據意向客戶需求，制訂銷售方案，要求內容精準無誤;
銷售合同的談判與簽訂，每月合同數不少于2份;
按合同要求在規(guī)定時間內回收貨款，完成客戶對賬工作;
履行合同內容，及時處理突發(fā)事件，確保無糾紛;
每月回訪客戶數不少于5家，并有完好的回訪記錄;
月重復消費額在5萬以上，轉介紹客戶數1名以上。
3) 按工作結果倒推工作內容
此方法最適合于以結果為導向的崗位，根據本崗位所要呈現的結果，推演出支撐結果實現所應進行的工作內容，分出階段性工作，并進行量化與細化，得出工作內容。
【示例】：如銷售員，對其重要的一項工作要求是月銷售額不低于5萬，針對此目標，我們可以推演出支撐此目標完成應進行的工作如下：
新開發(fā)客戶家數至少2家、每家消費額不少于2萬、老客戶重復消費不低于1萬，由此又能推算出每月意向客戶搜集家數要求、老客戶服務家數要求等。
【案例說明】：
某企業(yè)人力資源部經理的工作內容經過調查分析，得出其主要工作內容體現為：
重要性
工作內容
占用時間%
1
負責根據公司發(fā)展規(guī)劃制定公司人力資源規(guī)劃。（每年12月20日前提交下一年度人力資源規(guī)劃）
10%
2
負責起草及修改薪酬與績效考核文件并上交總經理簽字執(zhí)行（按制度考核，每月一次）
20%
3
負責人才招聘斟選工作（人才達成率90%以上）
15%
4
負責開展新員工培訓及公司培訓計劃安排（培訓計劃完成率90%以上，新員工培訓不低于40小時/月）
20%
5
負責勞動爭議糾紛解決（爭議解決率100%）
10%
6
負責審核工資、匯總績效考核表（每月5號前提交，準確率100%）
5%
7
負責審核社會保險（準確率100%）
5%
8
協(xié)助總經理進行組織再造
5%
9
負責工作分析表及職位說明書的編制工作（完成率100%）
10%
4、制定《工作分析表》的注意事項
(1) 制定《工作分析表》時，針對的對象是誰?
《工作分析表》的制定是針對崗位并非針對所有在職人員，填寫各項工作內容時，要注意根據企業(yè)規(guī)劃對本崗位的要求來填寫，并非按照現有崗位人員條件及工作內容填寫。
(2) 每個季度出現一次的工作如何在《工作分析表》中體現?
每個季度只做一次的工作視其重要性而決定是否需要反映在《工作分析表》里，若重要，則必須體現。
【比如】：企業(yè)所得稅清算需每季度結算一次，則可將該項工作所需時間分攤到每月，體現在《工作分析表》里。
(3) 是否所有的工作內容均需在《工作分析表》中體現?
原則上，員工應將自己的所有工作內容均列舉出來，按照不同的占用時間比例體現在《工作分析表》中，但階段性的、不再重復的工作可不體現。
【比如】：辦理企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，公司一旦注冊完成此項工作內容即不再重復，則應體現的工作內容為“對公司證照進行年檢、變更”，而非“辦理公司證照”。
(4) 重要性和占用時間是否必須對應?
“重要性”與“占用時間”之間無必然對應關系。事實上往往占用時間最多的是日常性的事務工作。
【比如】：財務經理“進行財務分析”可能只占其工作時間5%，但對其工作的重要性卻非常重要，其重要順序為1。
(5) 工作內容的量化要求
工作分析表讓崗位員工明確了本職工作內容，清晰知道哪些是該做的，哪些是不該做的。但具體的工作標準、時間節(jié)點、完成質量的優(yōu)劣等，就要在崗位工作職責的量化要求上進行體現了。
工作分析表又是企業(yè)績效考核指標提取的重要來源，只有可量化的工作內容方具備可考核性，才能為績效考核提供有效依據。
疑難解答：
在進行工作內容量化時，應從哪些方面進行考慮?
1)時間要求
某些定期完成或本身有時間要求限制的工作，可給予其明確的時間要求，即在何種期限前完成。
【示例】：統(tǒng)計人員有一項工作內容為“每天需提交銷售統(tǒng)計報表”，則對此項工作內容的要求可表述為“每天下午17:00前提交當天銷售統(tǒng)計報表”，這就是一個明確的時間要求。
2)數量要求：
某些工作內容必須要達到一定數量要求，此時應給予該項工作內容以明確的數量要求。
【示例】：部門經理有項工作內容為“對本部門人員進行培訓”，則對此項工作內容的要求可表述為“對本部門人員進行培訓，每月培訓課時不少于10課時”，這就是一個明確的數量要求。
3)質量及效率要求：
很多時候，對工作內容的要求不能用時間、數量來表示，而往往對其工作完成質量、完成效率上有要求，這時可以用“***率”、“***度”來進行表示。
【示例】：客服人員有一項工作內容為“解決客戶投訴，保證客戶滿意”，對此項工作內容的要求可表述為“對客戶投訴在一個工作日內做出響應，客戶投訴解決率達到95%以上，客戶滿意度達到90%以上”，這就是一個結合了時間、質量、效率為一體的工作內容要求。
4)無差錯要求：
有些崗位的某些工作內容必須是不能出差錯的，一旦出差錯即面臨嚴重后果，這時往往用差錯率或出錯次數來進行要求。
【示例】：司機有一項工作內容為“按公司下達的《派車單》執(zhí)行出車任務”，則對此項工作內容的要求可表述為“按公司下達的《派車單》執(zhí)行出車任務，安全駕駛，無安全事故，無違章、違紀現象發(fā)生”。
特別提示：
并不是所有工作內容都能用量化或細化的標準去衡量，以下兩種情況下，其工作內容可不列出明確考量標準：
第一：協(xié)助性的工作內容，如協(xié)助***崗位從事**工作
第二：占用時間比為3%以下，且重要性排名偏后的工作內容
(6)注意職級與其工作職責相匹配
在量化工作分析表時，針對主管級、經理級及總監(jiān)級(分公司總經理)崗位，應注意職級的設置與相應的工作職責的匹配：
1)對于主管級別的崗位，要著重體現日常管理工作的職責；
2)對于經理級別的崗位，要著重體現制度建設的職責；
3)對于分子公司(或事業(yè)部)總經理級別的崗位，要著重現文化建設的職責。
通常，企業(yè)管理成熟度越高，其各崗位的工作職責越具體明確，各層級之間的工作界線越清晰。對照上述說明，大家可以思考一下，本企業(yè)各職級的工作職責是否規(guī)范合理，能否與職級對應?存在哪些問題?
5、工作分析表修訂
工作分析填好后，需由本崗位直屬上級進行修改完善，因為初稿的來源是由員工自己完成的，反映的是員工目前的工作狀態(tài)、工作內容，其內容、格式、標準較難達到要求，其填寫內容的完整性與準確性各有不同，作為企業(yè)管理的規(guī)范性文件，則要從企業(yè)需求角度出發(fā)對各崗位的《工作分析表》進行統(tǒng)計分析、修訂，最終形成具有可實施性的規(guī)范性工作分析文檔。
對各崗位《工作分析表》所列工作內容進行分析修訂，其方法如下：
1)剔除非該崗位的工作內容
企業(yè)從不規(guī)范走向規(guī)范的一個標志就是從之前的因人設崗，因人分配事情，變?yōu)橐蚴略O崗，因崗設人，進而分配職責及相應的權限。很多企業(yè)因為歷史原因，往往存在一人兼多崗的現象，其填寫的工作分析表，大多都涵蓋了幾項兼職工作內容，此時應加以區(qū)分，找出不屬于本崗位的工作職責，單獨設立兼職崗位的工作分析表。
2)增加工作分析表中未反映，但屬于該崗位的工作內容
根據本崗位人員填寫內容，查找是否有屬于本崗位的工作而未體現出來，將其量化后加入本崗位工作分析表中，以達到該崗位工作內容的完整性。
3)將單純階段性的工作內容從該崗位中去除
有些工作一旦完成，基本上以后不會再出現。比如“注冊新公司”，這是一項典型的階段性工作內容，只要注冊完成，便不會每年再去注冊。之后的工作只是每年的年審。因此“注冊新公司”不需要在工作分析結果中體現，但“年審”就需要在工作分析結果中體現。
4)將工作內容轉換成書面表述方式
《工作分析表》是由員工自行填寫，表述上可能存在各種風格、各種格式，但做為企業(yè)的規(guī)范文件，應由人力資源部進行歸納整理，必須符合風格統(tǒng)一、語言規(guī)范的正式書面文檔要求。
