首先我要說的是，我并不排斥或否定紙質(zhì)筆記或紙質(zhì)資料的整理，有時(shí)候紙質(zhì)工作依然有其必要性，也有其優(yōu)勢(shì)，所以我在電腦玩物一樣寫過很多跟紙筆工作技術(shù)有關(guān)的文章。但同一時(shí)間，我也喜歡把很多工作流程無紙化，而在將紙質(zhì)資料做電子整理的過程中，帶來了一些獨(dú)特的便利。今天這篇文章，就來分享一些我實(shí)際在工作、生活中「常常使用」的電子整理紙質(zhì)資料的經(jīng)驗(yàn)與方法，分享它們可以帶來哪些整理效率的提升。現(xiàn)在有太多工具可以將紙質(zhì)資料電子化了，專業(yè)的可以有一臺(tái)掃描機(jī)，這樣就算要「自炊（將紙質(zhì)書籍裁切并電子化）」也可以做到很棒的效果。不過我這邊分享的是「簡單」就能有很大效果的做法，這時(shí)候利用手機(jī)上的 app ，也能輕松將很多紙張資料，拍照轉(zhuǎn)存成電子資料，我常用的有 Google 翻譯、OneNote、Evernote。需要抓出紙張上的文字時(shí)，我就利用 Google 翻譯或 OneNote 來拍照并掃描辨識(shí)。如果只是單純要儲(chǔ)存紙張資料，那我就利用 Evernote 拍照儲(chǔ)存。而這些電子方法可以提升紙質(zhì)資料的哪些整理效率呢？1. 讓紙質(zhì)資料可以被無數(shù)次利用與修改我喜歡把所有拿到的單據(jù)、傳單、說明文件等等，都拍照轉(zhuǎn)成電子筆記資料。而這可以帶來一個(gè)好處，就是我可以利用「電子筆記」的方式在這些紙張照片上做注解、畫重點(diǎn)，并且能夠「無限次數(shù)的修改」。因?yàn)殡娮拥男薷?，就是簡單的?fù)制、粘貼、剪切、刪除而已，次數(shù)無限，并且不會(huì)傷害到紙張（照片）本身，不會(huì)留下涂改的痕跡，讓這張電子化的紙質(zhì)照片能夠「無限次數(shù)地被使用」。例如我常用的 Evernote 中，就內(nèi)置了「注解照片」的功能，利用這個(gè)功能就可以在紙張照片上無數(shù)次的修改筆記，讓紙張可以被無數(shù)次利用。我喜歡把一份厚厚的紙質(zhì)資料，可能是說明書、可能是一本學(xué)習(xí)的書、可能是一張車票，利用拍照轉(zhuǎn)成電子照片資料的方法，重新整理成適合我自己需要的使用方式，而且這些使用方式是在原本的紙質(zhì)資料型態(tài)很難做到的。例如我會(huì)把一張已經(jīng)買好，接下來要去看的表演票券，拍照成電子筆記，并且加上［提醒自己記得去看］的時(shí)間提醒。這時(shí)候，我同時(shí)需要紙質(zhì)票券，也需要電子整理方式，因?yàn)樗?strong>讓紙質(zhì)資料可以有更多整理變化。當(dāng)我收納紙質(zhì)資料到某個(gè)地方后，我會(huì)把這些紙質(zhì)資料再拍一次照，存入電子筆記，并且在電子筆記里注記「我把這些紙質(zhì)資料收納到哪里」。這樣一來，紙質(zhì)電子雙整理方式并存，而電子整理方式幫我更好地記住收納的地點(diǎn)，以免我忘記。更進(jìn)一步的，用電子方式去整理紙質(zhì)資料，可以讓我更自由更有彈性地整理。例如一本紙質(zhì)書，他的章節(jié)編排印刷已經(jīng)被裝訂在一起，是固定不動(dòng)的，但是當(dāng)我要整理成自己的需要時(shí)，我會(huì)有我自己的編排想法。這時(shí)候，我會(huì)把書籍里重要的那幾頁拍照存入筆記，然后在電子筆記中重新編排我需要的順序，重新加上我需要的內(nèi)容，可以完全自由地重新整理與使用原本已經(jīng)固定的書籍內(nèi)容。3. 讓紙質(zhì)資料與電子資料結(jié)合我們同時(shí)會(huì)有紙質(zhì)資料，也一定會(huì)有電子資料（文書文件、圖片、聲音等等），而且這些資料可能都是同一個(gè)任務(wù)、同一種需求的資料。這時(shí)候，如果也可以把紙質(zhì)資料電子化，那么紙質(zhì)資料就可以跟其他相關(guān)的電子資料整理在一起，把它們放入同一個(gè)電子資料夾，或是插入同一則電子筆記，整合之后，使用起來就更為方便容易。例如我的名片整理方法，就是把我的合作伙伴的名片電子化，這樣就能把客戶資料跟他們的工作資料一起做電子資料整理。很多時(shí)候紙質(zhì)資料需要隨身攜帶、隨時(shí)拿取，可是如果紙質(zhì)資料很多，攜帶起來可能很占用空間，要拿取時(shí)也不一定方便，甚至反覆地拿取有可能讓紙質(zhì)資料很快地磨損。這時(shí)候，或許可以試試看這樣的電子與紙質(zhì)并行的方法：最重要的紙質(zhì)資料，當(dāng)然還是可以攜帶在身上，因?yàn)橐粊矶嘁坏辣ｋU(xiǎn)（以免電子裝置沒電或故障），二來少量的紙質(zhì)資料要取出就方便得多。但是其他瑣碎的紙質(zhì)資料，則可以電子化，用電子裝置來隨身攜帶，當(dāng)資料在電子裝置中，它們不會(huì)多占用實(shí)體空間與重量，可以攜帶所有資料都不怕增加背包負(fù)擔(dān)。而要取用時(shí)，只要搜索就能很快找到。例如我用 Evernote 來整理出國旅行、婚禮計(jì)劃的大量紙質(zhì)資料，正是為了這個(gè)便利性。為什么我說紙質(zhì)資料電子化后更好拿取呢？像是家中會(huì)有很多單據(jù)、說明書、帳單、點(diǎn)菜單、個(gè)人文件等等「偶爾會(huì)使用到」的紙質(zhì)資料。如果用紙質(zhì)收納，就是每一次要使用時(shí)，都要走去收納的地方，把它們翻出來，然后才能使用。但是如果這時(shí)候我不在家里、不在收納的地方時(shí)怎么辦？所以我就把這些紙質(zhì)資料全部電子化，放入電子筆記中，并且加上以后可以快速搜索找到的關(guān)鍵字。
例如「某某某的護(hù)照」、「某家店的點(diǎn)菜單」、「某個(gè)家電的說明書」，以后偶爾要用時(shí)，只要搜索關(guān)鍵字便能找到，而且在電子筆記上就能查看，不用去收納的地方拿取。
這樣的家居收納方法，真的節(jié)省了我自己不少的時(shí)間。最后，在工作流程上我也會(huì)盡可能去減少需要使用到紙質(zhì)的環(huán)節(jié)。例如要傳真一份文件，我可以在自己這邊使用「云端傳真」，這樣我就只要用電子資料傳送，就能傳到對(duì)方的實(shí)體傳真機(jī)。或者當(dāng)對(duì)方傳給我一份電子文件，要我打印出來并在上面簽名然后回頭傳真給他時(shí)，我一定不會(huì)打印出來，而是直接使用電子文件簽名的方式，直接回信給他即可。這樣一來，我這邊就可以減少不少紙質(zhì)資料要輸出輸入的步驟，也節(jié)省工作瑣事的時(shí)間。以上，就是我覺得簡單的電子方法，可以帶來提升的紙質(zhì)資料整理效率。并不是說不需要紙質(zhì)資料，或是不需要紙筆記錄，而是可以跟數(shù)碼方法搭配，就能帶來更大的整理效率。文章授權(quán)轉(zhuǎn)自「電腦玩物」，原文鏈接：http://t.cn/RXPYC2y
