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【新提醒】拿什么制作Slides——演示文稿制作軟件及版本漫談
早在20世紀(jì)80年代,當(dāng)PC還未普及時,當(dāng)人們還在用玻璃板和透明膠紙手寫制作幻燈片時,用于制作電子幻燈片的軟件PowerPoint就誕生了。在此后的二三十年間,它和Word、Excel一樣,迅速成為辦公室里不可或缺的電腦軟件。如果直說Slide,你可能還不會想到幻燈片和投影儀,但一說PowerPoint的縮寫PPT,可能馬上就能反應(yīng)過來。在PC已基本普及、互聯(lián)網(wǎng)深層次發(fā)展的今天,我們不妨在繁忙中冷靜下來觀察一下,現(xiàn)在可以拿什么制作Slide?如何參考和選擇不同的軟件和版本?
世界上有多少制作幻燈片的軟件?
世界上制作幻燈片的軟件沒有確數(shù),但是我們可以根據(jù)軟件的設(shè)備使用屬性來分類。
其一是基于個人電腦的辦公軟件。
目前一家獨大的自然是MicrosoftOffice。Microsoft OfficePowerPoint是近二十年來制作幻燈片最廣泛使用的軟件,用這款軟件制作的幻燈片文件均以ppt為文件擴(kuò)展名(2007版以后增加了pptx為默認(rèn))。由于在相當(dāng)一段時間里無可匹敵的市場占有率,微軟辦公軟件及其保存文件的格式一度成為了標(biāo)準(zhǔn),這使得包括蘋果Mac系統(tǒng)上的iWork(包括PageNumberKeynote等組件,Keynote為幻燈片制作軟件)在內(nèi)的其他許多辦公軟件在提供自己的文件格式的同時也兼容ppt的文件格式(事實上,MS Office以外的辦公軟件的自有文件格式在其他軟件上往往是不能兼容的)。

圖:Microsoft Office PowerPoint 2013的操作界面
然而,Microsoft Office的高昂價格令普通的PC擁有者望而卻步,這讓許多人轉(zhuǎn)向使用盜版軟件的同時也給各種免費辦公軟件擠出了市場。許多辦公軟件對個人用戶實行免費,對企業(yè)及政教用戶提供付費的專業(yè)版或按要求訂制服務(wù)。除了我們熟知的MS Office以外,適用于個人電腦上的辦公軟件還有Mac系統(tǒng)上的Keynote、國產(chǎn)的WPS和免費的LibreOffice等。此處還有一些非ppt文件格式的幻燈片制作軟件,在使用上類似于視頻制作軟件,這里就不詳細(xì)介紹了。
其二是基于網(wǎng)絡(luò)的在線幻燈片制作軟件。
使用這種工具的前提是能連接上互聯(lián)網(wǎng)。在線制作平臺有Prezi、iPresst等等,是將應(yīng)用加載于網(wǎng)頁上,使用戶可以在瀏覽器上直接制作、儲存、瀏覽、下載幻燈片的工具。只要網(wǎng)絡(luò)通暢,我們即使不在電腦上安裝辦公軟件也能制作幻燈片。與傳統(tǒng)的PC辦公軟件相比,除了不需要占據(jù)龐大的硬盤空間以安裝軟件外,在設(shè)計風(fēng)格上在線制作軟件更強調(diào)簡約和流暢。網(wǎng)上制作軟件可加載的工具相對有限,因此可以將圖形元素的繁復(fù)設(shè)計轉(zhuǎn)變?yōu)轫撁嬲w切換的豐富風(fēng)格。這在一些環(huán)境下更貼合演講內(nèi)容的內(nèi)在邏輯。
以往在個人電腦上才能安裝的辦公軟件,近年也逐步走向網(wǎng)絡(luò)與個人電腦的一體化。Ms Office和蘋果的iWork都已經(jīng)開發(fā)出在線版。Ms Office由最初的網(wǎng)上儲存及協(xié)作邁進(jìn)到了在線制作的時代,為用戶提供了更大的便利。我們只要擁有賬戶,就能直接登陸網(wǎng)站處理自己的辦公文件了。

圖:國內(nèi)的在線幻燈片制作平臺iPresst的操作界面


圖:在線演示文稿制作軟件Prezi的操作界面

圖:iCloud上在線版Keynote的操作界面

圖:微軟Skydrive和Microsoft PowerPoint 2013在線版的操作界面

圖:Windows 8上的應(yīng)用軟件Presentation Next的操作界面

圖:Windows 8上應(yīng)用軟件Slideidea的操作界面









其三是移動設(shè)備上使用的辦公應(yīng)用。
平板電腦和智能手機(jī)使我們的工作不再局限于辦公室和家居?,F(xiàn)在不論使用Android系統(tǒng)還是ios系統(tǒng),只要有平板電腦和智能手機(jī)在手,便能處理辦公文件。移動設(shè)備對網(wǎng)絡(luò)的依賴更強,因此移動設(shè)備上的辦公應(yīng)用也更緊密地關(guān)聯(lián)著網(wǎng)絡(luò)和客戶端。幻燈片制作工具更多地以應(yīng)用的形式出現(xiàn),占據(jù)存儲空間較小,功能相對專一而簡單。一些辦公軟件(如MS OfficeWPS)既有網(wǎng)頁版,也有移動版。我們打開平板電腦,可以在線制作PPT,也可以在已安裝的應(yīng)用上制作PPT。我們往往是在iPad上編輯完文件后,保存在iPad上的同時也上傳一份到iCloud上。
在移動設(shè)備上制作PPT是不能使用鼠標(biāo)的,因此圖形編輯的精準(zhǔn)度以及軟件的功能種類都會遠(yuǎn)遜于個人電腦上的辦公軟件。像MS PowerPoint 2010上的那些炫麗而整齊的形狀及頁面效果,顯然是在平板電腦上比較難達(dá)到的。在此趨勢下,不論在什么設(shè)備上制作的幻燈片,在設(shè)計風(fēng)格上都逐漸追求扁平化。
選擇哪款幻燈片制作工具更合適?
從我們制作幻燈片的心得以及長期考察的經(jīng)驗看來,選擇幻燈片制作軟件,一要考慮兼容性,二要根據(jù)自己的設(shè)備出發(fā)。
兼容性是每一個使用電腦工作的人都應(yīng)優(yōu)先考慮的。我們很可能會在許多不同地方使用自己的辦公文檔和幻燈片,而目前通行無阻的辦公文件格式是doc、pptxls。幸好目前絕大多數(shù)辦公軟件都對微軟的這幾種文件格式予以高度的兼容,讓我們免卻許多兼容性方面的煩惱。對那些不能很好兼容微軟辦公文件格式的非主流辦公軟件,哪怕是免費的,哪怕制作出來的幻燈片效果很炫很酷,我們也還是避而遠(yuǎn)之吧!
在兼容性問題基本解決之后,我們就得根據(jù)自己的設(shè)備來選擇辦公軟件了。大多數(shù)電腦是使用windows系統(tǒng)的, MSPowerPoint自然會是制作幻燈片的首選。許多電腦在安裝系統(tǒng)時就自帶了MS PowerPoint,這對制作幻燈片及處理其他辦公文件是相當(dāng)便利的。目前網(wǎng)上和實體市場上的各種PPT資源,包括模板、圖片、動畫效果、聲音、教程等,也多是為MS PowerPoint服務(wù)的。而在蘋果電腦上,為適應(yīng)Mac系統(tǒng)的配置,使用蘋果公司出品的iWork也是理所當(dāng)然的。如果是對iWork的操作不習(xí)慣,也可以另外安裝Microsoft Office for Mac。對于平板電腦和智能手機(jī)等移動設(shè)備,除卻一些辦公應(yīng)用外,使用目前在移動領(lǐng)域普適性較高的國產(chǎn)WPS辦公軟件也是不錯的選擇。
使用哪個版本的Microsoft PowerPoint更好?
20世紀(jì)90年代至今,作為MS Office組件之一的PowerPoint已出品約10個版本。選擇哪個版本的PowerPoint(實際上也就是選擇哪個版本的Office)不時還困擾著一些用戶。我們不妨一探究竟,看看是否有必要因為花了錢買正版而將那個10多年前的Office 2003一直用下去。
不同的Office版本是對應(yīng)不同的windows系統(tǒng)的。
我們穿越到上世紀(jì)90年代中期。1996年,微軟出品了Microsoft Office1997,可以在Windows 95和后來的Windows 98上使用。Office 1997 已經(jīng)是相當(dāng)成熟的辦公軟件了。到了1999年,Office 2000面世,成為與Windows 2000相對應(yīng)的辦公組件。Office19972000XP時代就已逐漸走到尾聲,其中Office 20002009年被結(jié)束了支持。至2001年,Office XP伴隨Windows XP出現(xiàn),但很快即被Office 2003取代,且在2011年被結(jié)束支持。2003年,Office 2003面世,它在其后一直到現(xiàn)在的十多年里,和Windows XP一道持久地占據(jù)著大部分個人電腦,它從軟件界面到內(nèi)置組件功能,無一不與Windows XP配合得天衣無縫。2006年,微軟發(fā)布了Office 2007,組件更豐富之余在演示文稿的制作上也有了跨越式的進(jìn)步,但它和飽受詬病的Windows Vista系統(tǒng)一樣,僅僅是過渡性的,并沒有被廣泛使用。2009年,微軟發(fā)布了Windows 7Office 2010,在其后幾年時間里,這兩者的市場占有率逐步擴(kuò)大,不少人是直接跳過Office 2007去使用Office 2010的。至2012年,微軟發(fā)布了Windows 8Office 2013,兩者在界面的設(shè)計上都趨于扁平化,且兩者都同時覆蓋個人電腦和移動設(shè)備。Office 2013要求在Windows 7以上版本的微軟系統(tǒng)中方能安裝。
因此,如果你的電腦還在使用XP系統(tǒng),那最好還是使用Office 20032007。如果使用的是Windows 7系統(tǒng),則不妨使用Office20102013了。

圖:Windows XP系統(tǒng)上的PowerPoint 2003操作界面

圖:Windows 7上PowerPoint 2010的操作界面
20032013是兩個世代的跨越
Microsoft Office PowerPoint2003發(fā)展到2007是一條分水嶺。PowerPoint 2007在功能上相比于2003,極大地豐富了形狀和圖片的美化效果,增加了圖表繪制工具SmartArt和幻燈片母版中的11種版式,提供了一批全新的主題。由此產(chǎn)生的大量矢量化效果需要新的文件格式,這就是為什么07以上版本在保存文件時會默認(rèn)為pptx,且一旦保存為ppt格式則需要檢查兼容性并將帶有陰影、三維、發(fā)光等視覺特效的形狀保存為圖片形式。而需要在PowerPoint 2003中打開pptx文件,則需要安裝兼容包。
那么,如果為了追求更好的形狀美化效果,一定要使用2007以上版本的PowerPoint,我們又該如何選擇呢?
雖然PowerPoint 20032007以上版本可以說是兩個世代的軟件,但從20032013,功能是不斷完善的。20032007的變化不再累述。而從20072010,動畫和切換效果有了新變化,在幻燈片頁面上插入的視頻在播放時不再像07版一樣能在03版中兼容,軟件可以將演示文稿保存成pdf格式,等等。從20102013,除了插入Office應(yīng)用程序等功能的完善外,還在形狀和主題的設(shè)計風(fēng)格上作出了改變——扁平化設(shè)計成了默認(rèn)。在PowerPoint20072013的三個版本中,2010是相對成熟而穩(wěn)定的,對一般用戶而言都較20072013更值得選擇。
我們是否應(yīng)該完全放棄PowerPoint2003呢?不然。PowerPoint 2003依然有使用價值。對于不需要復(fù)雜地制作演示文稿的用戶,PowerPoint 2003還是能滿足日常辦公需要的。當(dāng)然,為了保證能打開pptx文件,還是要安裝一個兼容包(只能打開文件而無法編輯帶有特殊視覺效果的形狀)。使用PowerPoint 2003,同樣能制作出美觀的演示文稿,這需要用戶養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣和美化水平。
如何評價國產(chǎn)的WPS
WPS辦公軟件是目前國內(nèi)市場占有率最高的國產(chǎn)辦公軟件,擁有大量政企用戶和個人用戶,個人版實行免費。目前用戶對它的評價褒貶不一。WPS至今無法做出像MS PowerPoint2007以上版本那樣高度美化的視覺效果,但這也是除蘋果Keynote以外的幾乎所有幻燈片制作軟件也做不到的。而WPS在資源平臺、擴(kuò)展工具、運行速度、在移動設(shè)備上的普適性以及適應(yīng)中國用戶的一系列功能設(shè)置上卻是MS PowerPoint望塵莫及的。因此,如果電腦配置相對較低且對演示文稿制作的客觀要求不高,國產(chǎn)的WPS也是個不錯的選擇。

圖:WPS操作界面及在線模板首頁
結(jié)語
制作Slides是一項既有趣又讓人感到煩悶的工作。如果選擇了合適的制作工具并養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣,必然會讓我們的工作事半功倍。幻燈片不僅僅是PPT
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