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Word 實用技巧2
★WORD字體隨身攜帶
在日常辦公中，常常要在另一臺電腦上打印本機Word文檔，如果采用的是Windows系統(tǒng)默認的字體，在另一臺電腦上打印當然不會有什么問題，可是如果本機采用的是另外安裝的字體，而另一臺電腦上又未安裝該字體，那么打印時就會變成宋體了。要想即不在另一臺電腦上安裝該字體，又要正確打印出該文檔，我們可以這樣做：執(zhí)行 “工具→選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“保存”標簽，選中“嵌入TrueType字體”，這樣就可以把創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，當在另一臺電腦上打開此文檔時，仍可用這些字體來查看和打印文檔。
注意：①如果想實現(xiàn)此目的，必須對該文檔使用一種新的樣式；②你想嵌入的字體只能是True Type字體；③這樣的文檔容量比較大，為了減小文檔的體積，可同時選中“只嵌入所用字符”選項；④在另一臺電腦上打開該文檔時，不能對嵌入的字體文本進行修改，否則會使嵌入的字體丟失。
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★為WORD文本加注解
如果你想為WORD的某個文本（如一個新名詞、一個英文縮寫等）加以注釋，而又不想讓注釋出現(xiàn)的文檔中，下面三種方法中的任意一種可以幫你實現(xiàn)：
?、傧冗x中需要注釋的文本，用“插入→批注”命令，打開“批注”窗口，在其中輸入注釋文字后關閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋（不會打印出來），當鼠標移至該文本時，注釋文字則顯示在該文本的上方；
?、趯⒐鈽艘浦列枰幼⑨尩奈谋竞竺妫谩安迦搿_注或尾注”命令，打開“腳注或尾注”對話框，適當設置后確定，則光標移至該頁文本的左下方，輸入注釋文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個數(shù)字序號，光標移至該序號處，注釋文本即顯示出來（不過該注釋文本會顯示在文檔下方，并能打印出來）；
?、廴绻⑨屛谋颈容^長，我們可以先將注釋文本（圖片也可以）存放在一個獨立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一個鏈接：選中要加注釋的文本，用“插入→超級鏈接”命令，打開“插入超級鏈接”對話框，在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在“請鍵入文件名稱或Web頁名稱”下面的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細路徑及名稱（也可以用“瀏覽”按鈕查找到），按“確定”按鈕，則需要加注釋的文本變成藍色帶下畫線形式（并不影響文檔的打?。?，點擊該文本（在WORD XP中需要按住Ctrl鍵），則可直接打開注釋文本所在的文件。
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★快速輸入特定的短語
我們在用WORD2000/XP進行文檔編輯時，像專業(yè)術語、單位名稱等這些特定的短語，在一篇文章中可能要反復輸入，如果每次都是一個字（詞）一個字（詞）地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯，同時也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪貼板”功能，實現(xiàn)了特定短語的一次性輸入，達到快速、準確、一致之目的。
?、賳覹ORD2000，打開“剪貼板”工具欄。
?、谶x將特定的短語（如“《中華人民共和國建筑法》”、“《建設工程質量管理條例》”、“建設工程質量監(jiān)督工作”等）輸入到文檔中，然后一個一個的選中，用“復制”命令將他們逐條加到“剪貼板”中。
?、墼谛枰骋欢陶Z的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應短語的圖標就可以一次性輸入該短語。
④如果短語太多，記不清某條短語在“剪貼板”上的具體位置也沒關系，當你將鼠標指向某條短語時，在左下方即可顯示出該短語，點擊你需要的短語即可（在WORD XP中，“剪貼板”上直接會顯示出短語的內容）。
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★特殊符號的輸入
在WORD2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號，我們以“※”為例，看看如何輸入特殊符號：
?、佘涙I盤法。右擊中文輸入法的“軟鍵盤”（一般輸入法均帶有“軟鍵盤”），選“特殊符號”選項，直接點擊符號“※”所在的字母鍵即可；
?、谧詣痈?。用“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，在“替換”框中輸入“mh”，在“替換為”框中輸入“※”，先后按“添加”和“確定”按鈕。以后你在文檔中輸入“mh”及后面的文字時，系統(tǒng)會自動將其更正為“※”，如果你確實需要輸入字母“mh”（不會這么巧吧?。?，你可以先輸入“mha”及后面的文字，再將“a”刪除即可；
?、圩栽煸~法。右擊中文輸入法（以“五筆字型”為例）狀態(tài)條，選“手工造詞”選項，打開“手工造詞”對話框，在“詞語”框中輸入“※”，在“外碼”框中輸入“mh”，先后按“添加”和“關閉”按鈕，以可你在該輸入法中輸入“mh”時即可輸入“※”；
?、苡谩安迦搿枴泵?，打開“符號”對話框，在“廣義標點”子集中會找到“※”，雙擊它即可輸入。
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★使用通配符進行模糊替換
如果想把整篇文檔中引號（“”）內的文本全部設置成黑體，可以采用通配符替換的方法實現(xiàn)：
?、儆谩熬庉嫛鎿Q”命令，打開“查找與替換”對話框，并點擊下面的“高級”按鈕，再選中“使用通配符”選項；
?、谠凇安檎覂热荨笨蛑刑钊耄骸?”后（*號代表任意字符，？號代表1個字符），點擊“替換為”框，再按下端的“格式”按鈕，并選“字體”選項，在彈出的“查找字體”對話框將字體設置為黑體后確定；
?、郯础叭刻鎿Q”按鈕，即可將全文引號內的文本一次性設置為黑體了。
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★Word文檔與RTF文檔的互換問題
Word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件，只需選擇“另存為”命令，在“保存類型”中選擇“RTF格式”即可。
RTF是Rich Text Format的縮寫，并將它作為該格式文件的擴展名。RTF文件格式是由Microsoft創(chuàng)建的。它是為在不同程序間傳遞數(shù)據(jù)而設計的。其優(yōu)點之一就是文件的格式信息不會丟失或破壞。例如，用戶可以利用RTF格式將文檔在Word與老版本的Word、PageMa
ker以及其它幾種流行的軟件（包括Word for the Mac）之間傳送。
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★如何將Word文檔轉換成為幻燈片
我們經(jīng)常需要制作內容相同的Word文檔和PowerPoint文檔，同時又不想重新進行輸入和制作，這個時候就需要用到Word的文檔轉換功能。
其實，Office本身就提供了一種十分方便的各種環(huán)境間文檔轉換的方法。方法就是直接把另外一個編輯環(huán)境里面的文檔打開。例如需要將Word文檔轉換成PowerPoint文檔時，啟動PowerPoint，單擊“文件”菜單欄，選擇“打開”命令，在打開文件的對話框中把文件類型設置為“所有文件”，然后選擇已經(jīng)編輯好的Word文檔，單擊“確定”即可實現(xiàn)不同文檔格式的自動轉換。
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★使用Word字體隱藏功能制作模板
在Word的使用中，有時候我們需要制作打印用的專用模板，比如在下面的表格中我們可以看到粗體的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已經(jīng)為它們準備好的“聯(lián)系表”空白樣表內，因為這些黑色文字是要經(jīng)常變化的，所以不能把它們都作為模板內容，只能空下來不填，但是每次輸入要打印內容的時候，會因為不知道哪個空白單元格，應該填寫哪個相應內容，這樣我們會覺得無所侍從，經(jīng)常要拿來樣稿再一個一個的按照要求填寫十分麻煩，如何使這些文字只顯示，而不讓它們打印出來呢？為了制作這個模板我們可以使用隱藏文字的方法：
水木清華
隱藏文字的方法：選中要隱藏的文字，如“高級管理人員聯(lián)絡表”，然后，單擊“格式→字體→效果”，將隱藏”復選框打上鉤，然后單擊“確定”按鈕。其它的粗體文字只要選中后按照上述方法執(zhí)行即可，或者使用格式刷來刷一下就可以了！
隱藏文字后，怎樣設置能看得見它們呢？方法如下：單擊“工具→選項→視圖→非打印字符”，選中“隱藏文字”復選框，這樣我們就可以看到哪些被隱藏的字符了！
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★在沒有安裝Word的計算機上查看文檔
有時用戶需要將制作的文檔拿到其它沒有安裝Word的計算機上使用，如果時間來不及的話，可以不安裝Office，采用以下方法。
在完成文檔編輯后執(zhí)行“文件”菜單下的“另存為Web頁”命令，輸出的網(wǎng)頁文件自然可以拿到其它計算機上演示了，而且對作品的效果影響不大，只是一些版式變化。另外，也可以用寫字板來打開Word文件。
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★換頁時不再頻繁敲回車鍵
在編輯文檔時，經(jīng)常會遇到換頁的情況，大多數(shù)的用戶都會敲很多次回車鍵以生成新的頁面，這實際上是一個非常不好的習慣，因為當用戶對前面的內容再作修改時，會直接影響到版面，所以用戶應當使用下面的方法：
當編輯到需要換頁的位置時，按住“Ctrl”鍵后再按下回車鍵，插入一個分頁符，這樣就完成了換頁的工作。
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★Word“分節(jié)”的妙用
在Word中，“節(jié)”是文檔的一部分，可以在其中單獨設置某些頁面格式設置選項。如果需要修改屬性，例如行編號、列數(shù)、頁眉和頁腳時，可創(chuàng)建一個新的節(jié)，并對這個新的節(jié)應用新的頁面設置選項。除非插入分節(jié)符，否則Microsoft Word會將整個文檔視為一個節(jié)。分節(jié)符是為表示節(jié)結束而插入的標記。分節(jié)符中保存有節(jié)的格式設置元素，如頁邊距、頁的方向、頁眉和頁腳以及頁碼的順序。分節(jié)符在文檔中顯示為包含有“分節(jié)符”字樣的雙虛線。
插入分節(jié)符的方法如下：
1.單擊文檔中需要插入分節(jié)符的位置，單擊“插入”菜單欄中的“分隔符”命令，出現(xiàn)一個名為“分隔符”的對話框。
2.在“分節(jié)符類型”下，單擊描述了所需新分節(jié)符開始位置的選項。分節(jié)符類型共有4種：“下一頁”、“連續(xù)”、“奇數(shù)頁”和“偶數(shù)頁”。 下面的示例顯示了可插入的分節(jié)符類型。
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★為部分文檔創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳
創(chuàng)建頁眉或頁腳時，Word自動在整篇文檔中使用同樣的頁眉或頁腳。要為部分文檔創(chuàng)建不同于其他部分的頁眉或頁腳，需要對文檔進行分節(jié)，然后斷開當前節(jié)和前一節(jié)中頁眉或頁腳間的連接。
?、?如果尚未對文檔進行分節(jié)，需要在要使用不同的頁眉或頁腳的新節(jié)起始處插入一個分節(jié)符；
?、?單擊要為其創(chuàng)建不同頁眉或頁腳的節(jié)；
?、?單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令。出現(xiàn)“頁眉和頁腳”工具窗口；
?、?單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“同前”按鈕；
?、?修改已有的頁眉或頁腳，或為該節(jié)創(chuàng)建新的頁眉或頁腳。Word會自動對后續(xù)各節(jié)中的頁眉或頁腳進行同樣的修改。
?、?要為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳，重復步驟1到步驟5。
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