一、目的
為規(guī)范本酒樓宴會(huì)預(yù)訂業(yè)務(wù)，特制定本規(guī)范。
二、適用范圍
適用于本酒樓預(yù)訂業(yè)務(wù)的開展。
三、工作程序
（一）接受預(yù)訂
接受客人的電話預(yù)訂、面談?lì)A(yù)訂時(shí)均要做好詳細(xì)的筆錄，問清以下情況：
1.宴會(huì)的日期、時(shí)間與性質(zhì)。
2.宴請的對(duì)象與人數(shù)。
3.每席的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、菜式及主打菜肴。
4.預(yù)訂人的姓名、單位、聯(lián)系電話和傳真號(hào)碼。
5.餐廳、舞臺(tái)裝飾及其他特殊的要求。
（二）向客人介紹酒樓
在接受預(yù)訂時(shí)，還要向顧客介紹酒樓的宴會(huì)設(shè)施、產(chǎn)品、服務(wù)及有關(guān)優(yōu)惠政策。
1.宴會(huì)廳或多功能廳的名稱、面積、設(shè)備配置狀況及接待能力(同時(shí)可容納多少人、多少桌)；對(duì)來店預(yù)訂的客人，宴會(huì)部業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)帶他去宴會(huì)廳或多功能廳實(shí)地考察一下，以便能更多地了解客人詳細(xì)的要求。
2.可提供的菜式、產(chǎn)品(菜單)、招牌菜及其價(jià)格(提供多個(gè)方案詳細(xì)的清單，并可依客人意見和建議進(jìn)行菜單的柔性設(shè)計(jì))。
3.可提供的酒水、點(diǎn)心、娛樂康樂產(chǎn)品及其價(jià)格(提供多個(gè)方案的詳細(xì)清單，并可依客人意見和建議進(jìn)行菜單的柔性設(shè)計(jì))。
4.視交易情況可提供的請柬、彩車、司儀、蜜月套房(贈(zèng)送鮮花、果籃)及拍照用蛋糕。
5.視交易情況可提供的免費(fèi)泊車、接送客人等其他增值服務(wù)。
6.經(jīng)辦人的姓名、電話號(hào)碼，單位的傳真號(hào)碼及接受繳納定金的銀行開戶賬號(hào)。
（三）簽訂宴會(huì)合同
1.雙方協(xié)商宴會(huì)合同細(xì)節(jié)，應(yīng)共同敲定以下事項(xiàng)：
（1）具體的菜單、客人所需要的酒水、點(diǎn)心及其他需另外收費(fèi)的相關(guān)產(chǎn)品與服務(wù)。
（2）餐廳、酒店視交易情況可提供的各種優(yōu)惠措施及無償贈(zèng)送的產(chǎn)品與服務(wù)。
（3）定金、付款方式及下一步的聯(lián)絡(luò)方式。
（4）其他重要的細(xì)節(jié)。
2.制作詳細(xì)的宴會(huì)預(yù)訂合同書。
宴會(huì)預(yù)訂合同書是一種特殊的經(jīng)濟(jì)合同文書，其內(nèi)容應(yīng)包括客人預(yù)訂的具體細(xì)節(jié)、經(jīng)雙方共同協(xié)商確定的有關(guān)條款及違約所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與賠償金額。宴會(huì)合同書首先由酒樓宴會(huì)部銷售人員擬訂出初稿，后交由客戶審核、確認(rèn)；如有必要再作進(jìn)一步的磋商和修訂，直至雙方達(dá)成共識(shí)、共同簽字認(rèn)定為止。
（四）制定宴會(huì)接待計(jì)劃
宴會(huì)部主管業(yè)務(wù)員在客戶繳納了定金之后應(yīng)立即著手制定宴會(huì)接待計(jì)劃(項(xiàng)目訂單)。宴會(huì)接待計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1.項(xiàng)目名稱，如“羅楊聯(lián)婚”、“彭府彌月”、“謝師宴”、“某某公司周年慶典”等。
2.預(yù)訂者的姓名、地址、所在公司名稱、電話、傳真號(hào)碼。
3.宴會(huì)日期、時(shí)間、地點(diǎn)。
4.菜式、席數(shù)。
5.定金數(shù)額、付款方式、酒樓宴會(huì)銷售代表。
6.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。
7.宴會(huì)餐桌擺設(shè)及宴會(huì)廳內(nèi)部裝飾。
8.廚房應(yīng)準(zhǔn)備的菜肴、點(diǎn)心(蛋糕)等物品。
9.工程部應(yīng)承擔(dān)的任務(wù)(如檢查燈泡，負(fù)責(zé)安裝舞臺(tái)燈光、音響等設(shè)備)。
10.車隊(duì)?wèi)?yīng)承擔(dān)的任務(wù)，如婚禮轎車(連帶裝飾)、接送客人的免費(fèi)穿梭巴士(時(shí)間、地點(diǎn))的具體安排。
11.宴會(huì)部應(yīng)承擔(dān)的任務(wù)，提供司儀及其他宴會(huì)所需的物品等。
12.公關(guān)部應(yīng)承擔(dān)的任務(wù)，如宴會(huì)廳會(huì)場匾幅、入口及前廳告示牌的制作。
13.酒吧應(yīng)承擔(dān)的任務(wù)，如準(zhǔn)備宴會(huì)所需要的各種酒水、果盤。
14.花店應(yīng)承擔(dān)的任務(wù)，如準(zhǔn)備宴會(huì)所需要的鮮花、插花擺設(shè)。
15.酒樓擬提供的其他特殊的優(yōu)惠。
16.本項(xiàng)目的最終審批人(通常為餐飲部總監(jiān))。
17.文件報(bào)送、抄送的部門及有關(guān)負(fù)責(zé)人清單。
四、預(yù)訂的注意事項(xiàng)
1.宴會(huì)接待計(jì)劃在提交餐飲部總監(jiān)審批之后，應(yīng)分別將有關(guān)文件及其副本分發(fā)(或以電子郵件的形式發(fā)送)到各有關(guān)部門，提請他們提前做好準(zhǔn)備。
2.提前一周再次向客戶進(jìn)行預(yù)訂確認(rèn)，提醒他若取消預(yù)訂，酒樓將不退還其預(yù)付的定金。
3.將顧客預(yù)訂確認(rèn)的有關(guān)信息及時(shí)反饋給酒樓、餐廳有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，以便他們能及時(shí)采取一些有關(guān)的對(duì)策與措施。
聯(lián)系客服
