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物業(yè)組織架構(gòu)及人員配置方案
第一節(jié) 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置
為有效實(shí)施本項(xiàng)目物業(yè)服務(wù),我公司在管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)置上,采取圍繞“ XX項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心”而運(yùn)作的模式,采用公司中央控制、高效支持的管理方式,從人力資源及行政管理中心、品質(zhì)中心、財(cái)務(wù)管理中心、技術(shù)支持中心等各方面為其提供有效的支持與管理,服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)形象并重,全方位投入到物業(yè)服務(wù)工作之中,確保物業(yè)服務(wù)品質(zhì)。
除公司總部進(jìn)行有效的支援外,項(xiàng)目所屬的區(qū)域公司也設(shè)有各獨(dú)立的職能管理部門,在人員、技術(shù)上予以強(qiáng)力支持,形成了總部與分公司辦公室有機(jī)結(jié)合的現(xiàn)代物業(yè)管理綜合模式。
第二節(jié) 人員配置
結(jié)合本項(xiàng)目服務(wù)內(nèi)容廣泛、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求較高、全天候24小時(shí)服務(wù)的特點(diǎn),我公司擬采取統(tǒng)籌、集中式管理,各部門運(yùn)營的方式,物業(yè)服務(wù)中心采取公司領(lǐng)導(dǎo)下的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制,各項(xiàng)工作任務(wù)由經(jīng)理統(tǒng)籌安排,各部門主管監(jiān)督落實(shí),相關(guān)部門分工協(xié)作相結(jié)合的管理方式。
1、組織架構(gòu)及人員配置(根據(jù)具體情況編寫)
2、各崗位主要工作職責(zé)
序號 | 崗位名稱 | 崗位職責(zé) |
1 | 項(xiàng)目經(jīng)理 | 1.落實(shí)公司各項(xiàng)規(guī)章制度,確保本項(xiàng)目服務(wù)質(zhì)量; 2.負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目各板塊的有效監(jiān)控和管理; 3.與外部(政府、地產(chǎn)、業(yè)主委員會等)建立良好的工作關(guān)系; 4.負(fù)責(zé)每半年召開業(yè)主懇談會,與業(yè)主保持良好的關(guān)系,提升客戶滿意度; 5.負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目經(jīng)營管理服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評估,落實(shí)經(jīng)營管理目標(biāo); 6.負(fù)責(zé)項(xiàng)目突發(fā)事件的及時(shí)處理及匯報(bào); 7.負(fù)責(zé)與政府部門、顧客建立良好關(guān)系; 8.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目與地產(chǎn)有關(guān)工作的協(xié)調(diào)、配合和處理。 |
2 | 環(huán)境主管 | 1.每天負(fù)責(zé)客戶反映的各項(xiàng)意見的跟進(jìn)、整改與回復(fù); 2.負(fù)責(zé)就有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行溝通、協(xié)商,及時(shí)處理工作中的各種問題; 3.負(fù)責(zé)落實(shí)執(zhí)行情況,并定期評估其質(zhì)量。 |
3 | 保潔崗 | 1.熟悉樓宇結(jié)構(gòu)、車行道、人行道及公共配套設(shè)施、設(shè)備等的分布情況,以便于順利開展各項(xiàng)工作; 2.熟悉清潔工具的使用和簡單的維修養(yǎng)護(hù); 3.熟悉各種清潔用品的使用方法和注意事項(xiàng); 4.嚴(yán)格按照保潔程序和要求、對責(zé)任區(qū)域內(nèi)的物業(yè)進(jìn)行清掃、清潔,并不斷巡視,保持整潔; 5.維護(hù)責(zé)任區(qū)域衛(wèi)生,有效制止各種違章、違規(guī)現(xiàn)象,勸阻、制止不衛(wèi)生、不文明的行為。 6.發(fā)現(xiàn)火情、可疑人員或可疑情況,及時(shí)與當(dāng)值安全管理員或監(jiān)控中心取得聯(lián)系進(jìn)行處理,并履行相應(yīng)職責(zé)。 |
3 | 安防主管 | 1.負(fù)責(zé)各班組安防服務(wù)工作,及時(shí)了解安防員的思想狀態(tài)及生活動(dòng)態(tài),解決疑難問題,定期向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào); 2.具體組織安防員的在職培訓(xùn)和軍事技能訓(xùn)練,落實(shí)月度培訓(xùn)、軍訓(xùn)計(jì)劃; 3.負(fù)責(zé)新到崗安防員的崗前培訓(xùn)和工作安排,每周定時(shí)召開安全研討會及班長例會,聽取匯報(bào),對安防疑難問題制定對策,對安防員所提建議、意見給予回復(fù); 4.定期檢查各班組崗位工作狀況、質(zhì)量記錄、各項(xiàng)服務(wù)制度、安全防范落實(shí)情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理或向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào); 5.督導(dǎo)轄區(qū)內(nèi)安全、消防設(shè)施設(shè)備的使用情況,定期組織消防知識培訓(xùn),每季度進(jìn)行一次消防實(shí)戰(zhàn)演習(xí),不斷提高防火意識和滅火能力。 |
4 | 形象崗/門崗 | 1.為業(yè)主提供指引服務(wù)。外來車輛指引到指定區(qū)域的公共停車區(qū)停放,避免車主誤入其它車道; 2. 對人員出入、物品出入做好詢問、核實(shí)、登記、放行; 3.業(yè)主反映的問題及其他突發(fā)情況,本崗位處理不了或超出崗位職責(zé)范圍的問題應(yīng)保持沉著冷靜,及時(shí)通知直接上級到場處理。需其他業(yè)務(wù)部門協(xié)助解決的要及時(shí)反饋給相關(guān)人員進(jìn)行處理; 4.檢查崗位物品是否齊全并整理有序; 5.有事項(xiàng)需跟進(jìn)時(shí),向上級報(bào)告,由上級交接給下一班員工負(fù)責(zé)安排跟進(jìn); 6.保持良好的精神狀態(tài),展現(xiàn)威武的軍姿形象; 7.對所有過往車輛用標(biāo)準(zhǔn)的指揮手勢進(jìn)行正確的指引; 8.展示品牌形象,促進(jìn)業(yè)主對公司產(chǎn)品的好感與認(rèn)同。 |
5 | 巡邏崗 | 1.熟悉轄區(qū)環(huán)境,協(xié)助訪客登記崗、門崗處理疑難問題; 2.根據(jù)工作需要定時(shí)對責(zé)任區(qū)域內(nèi)路面、樓層、敏感部位、關(guān)鍵區(qū)域及其它公共部位設(shè)施設(shè)備完好情況,巡察間隔不超過一小時(shí)。巡邏時(shí)要“多聽、多嗅、多看”以確保完成工作任務(wù),并做好登記、匯報(bào)工作; 3.維護(hù)轄區(qū)內(nèi)的治安秩序; 4.對巡查當(dāng)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理; 5.遇業(yè)主問好“您好”,行走時(shí)靠邊停下讓行,主動(dòng)為業(yè)戶提供提重物、撐傘等服務(wù)。 |
6 | 監(jiān)控中心崗 | 1.及時(shí)上傳監(jiān)控中心在日常工作中無法處理或要求協(xié)助各項(xiàng)事務(wù),下達(dá)公司及管理服務(wù)中心各部門對監(jiān)控中心的要求和指令; 2.對當(dāng)天的安防報(bào)警、消防報(bào)警、突發(fā)事件、異常情況予以報(bào)告、跟進(jìn)、記錄; 3.做好監(jiān)控中心設(shè)備維護(hù)、管理工作; 4.做好考勤及交接班記錄; 5.負(fù)責(zé)監(jiān)控中心的信息管理工作,并及時(shí)上報(bào),并協(xié)助相關(guān)人員處理; 6.負(fù)責(zé)日常維修的工作調(diào)配,業(yè)主事務(wù)及各類突發(fā)事件的處理與協(xié)調(diào)工作; 7.連接人/物/機(jī)房的中心環(huán)節(jié),組織人員對各種突發(fā)事件和異常情況進(jìn)行處理;對各崗位的工作情況進(jìn)行監(jiān)控;在物防、技防出現(xiàn)故障時(shí),協(xié)調(diào)人員進(jìn)行有效的補(bǔ)充。 |
7 | 工程主管 | 1.負(fù)責(zé)技術(shù)人員的理論業(yè)務(wù)考評和考勤; 2.督促各崗位人員檢查情況及質(zhì)量記錄,收集整理設(shè)備技術(shù)資料及維保記錄,做好設(shè)備臺賬; 3.監(jiān)管下屬員工的工作,做好日維修的回訪工作及處理業(yè)戶的投訴; 4.督導(dǎo)下屬執(zhí)行公司相關(guān)的部門制定維保計(jì)劃、制度、操作規(guī)程和要求; 5.負(fù)責(zé)各處重要設(shè)施、設(shè)備的維修養(yǎng)護(hù),大、中修及更新改造; 6.對重要維修保養(yǎng)工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督和考核,并對不合格服務(wù)進(jìn)行糾正、預(yù)防和跟蹤; 7.參加項(xiàng)目管理部及部門的工作例會,監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目工程工作; 8.全權(quán)調(diào)配屬下的技工和設(shè)備,界定各班組的工作范圍和職責(zé); 9.審定班組工作計(jì)劃,檢查計(jì)劃執(zhí)行情況,制定年度計(jì)劃和月度實(shí)施方案; 10.負(fù)責(zé)編寫小區(qū)月維保計(jì)劃并負(fù)責(zé)組織實(shí)施; 11.領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 |
8 | 強(qiáng)/弱電技術(shù)員 | 1.小區(qū)強(qiáng)/弱電工程的維護(hù)維修,做好設(shè)備的日常維護(hù)工作; 2.定期測試監(jiān)控、消控系統(tǒng)的接警狀況,確保配置設(shè)備的正常; 3.認(rèn)真完成業(yè)戶的報(bào)修工作,積極跟進(jìn)業(yè)戶內(nèi)的安防事宜; 4.認(rèn)真貫徹部門下達(dá)的維保計(jì)劃,并組織實(shí)施; 5.做好每天的巡查工作,發(fā)現(xiàn)異?;蚬收蠎?yīng)及時(shí)處理,無法處理的應(yīng)立即上報(bào),并跟蹤報(bào)修工作的具體落實(shí); |
9 | 公共設(shè)施設(shè)備技術(shù)員 | 1.負(fù)責(zé)物業(yè)的所有機(jī)電設(shè)備(包括消防卷閘門、娛樂設(shè)施)水暖、土木等項(xiàng)目,給排水、消防、配電等系統(tǒng) 的操作及設(shè)備(包括水泵、管道、閥門和附屬設(shè)備)的維修、維護(hù)保養(yǎng)和故障檢修; 2.負(fù)責(zé)業(yè)戶內(nèi)的有償維修服務(wù); 3.負(fù)責(zé)巡查二次裝修、空房及定期巡查設(shè)備設(shè)施,保證正常運(yùn)行; 4.對向外委托維保的設(shè)備,負(fù)責(zé)監(jiān)理供方質(zhì)量,設(shè)備出現(xiàn)故障負(fù)責(zé)及時(shí)通知供方進(jìn)行搶修; 5.記錄完整準(zhǔn)確,干凈整潔; 6.做好上級交辦的相關(guān)事宜。 |
10 | 居家維修技術(shù)員 | 1.負(fù)責(zé)制定維修家政服務(wù)工作計(jì)劃,上報(bào)業(yè)務(wù)塊負(fù)責(zé)人,審批后按工作計(jì)劃執(zhí)行; 2.提供居家服務(wù)必須嚴(yán)格按照居家服務(wù)流程規(guī)定執(zhí)行,遵守居家服務(wù)承諾; 3.提供居家服務(wù),必須明確服務(wù)目標(biāo)及故障原因,確保在能力范圍內(nèi)方可提供; 4.收集顧客意見或建議,及時(shí)向上級匯報(bào); 5.負(fù)責(zé)對維修家政工作質(zhì)量記錄按規(guī)范填寫、整理,并交資料室歸檔; 6.負(fù)責(zé)編寫維修家政的材料申購計(jì)劃,報(bào)直屬上級; 7.做好上級交辦的相關(guān)事宜。 |
11 | 客服主管 | 1.負(fù)責(zé)電話的接聽及轉(zhuǎn)接,并匯總下班后監(jiān)控中心的交接信息; 2.負(fù)責(zé)準(zhǔn)確地記錄每一個(gè)來電、來函、來訪在《客服中心信息記錄表》上,并按照信息種類及時(shí)進(jìn)行分類處理; 3.負(fù)責(zé)公共區(qū)域養(yǎng)護(hù)、報(bào)修信息的匯總,根據(jù)信息填寫《工作通知單》,并通知有關(guān)責(zé)任部門或個(gè)人按照《工作通知單》上進(jìn)行處理或整改,待整改或處理完成后回復(fù)業(yè)主; 4.負(fù)責(zé)內(nèi)部信息的處理; 5.負(fù)責(zé)前臺內(nèi)務(wù)的整理維護(hù),做到整齊干凈; 6.負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心日常收費(fèi)工作,保證各項(xiàng)收費(fèi)的準(zhǔn)確無誤,并負(fù)責(zé)各項(xiàng)物業(yè)費(fèi)的催交,定期統(tǒng)計(jì)和總結(jié)收費(fèi)的情況,及時(shí)知會相關(guān)部門; 7.負(fù)責(zé)物品放行; 8.負(fù)責(zé)前臺投訴處理; 9.辦理臨時(shí)出入證。 |
12 | 客服管家 | 1.負(fù)責(zé)準(zhǔn)備入伙相關(guān)資料、協(xié)助各項(xiàng)工作的籌備及入伙辦理; 2.負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理員進(jìn)行業(yè)戶資料的收集、登記等工作; 3.及時(shí)受理業(yè)戶裝修申請、建立裝修管理檔案,負(fù)責(zé)每日一次檢查裝修現(xiàn)場,并處理違章裝修事務(wù); 4.負(fù)責(zé)所轄區(qū)域的物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的巡查和監(jiān)督,做好每日的巡視檢查; 5.負(fù)責(zé)做好與業(yè)戶溝通工作及事后回訪; 6.負(fù)責(zé)空置房的日常巡視; 7.負(fù)責(zé)抄取水電表讀數(shù),負(fù)責(zé)費(fèi)用收繳通知單的派發(fā)、催收物業(yè)費(fèi)和水電費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用以及為業(yè)主提供限市內(nèi)的費(fèi)用代繳服務(wù); 8.負(fù)責(zé)在指定位置張貼公告(如公告內(nèi)容涉及社區(qū)文化活動(dòng)、需在宣傳欄上張貼的,由客服主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)版面布置),并在張貼期(有效期)過后回收公告;并將公告樣板交客戶服務(wù)中心存檔; 9.負(fù)責(zé)一般投訴、維修服務(wù)、特約服務(wù)和求助服務(wù)的回訪,每月/季末對回訪結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析; 10.負(fù)責(zé)與租戶辦理房屋交驗(yàn)手續(xù)及維修質(zhì)量跟蹤管理并負(fù)責(zé)建立、妥善保存租戶檔案; |
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