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西門子股份公司是全球領(lǐng)先的技術(shù)型企業(yè)，專注于電氣化、自動(dòng)化和數(shù)字化領(lǐng)域。1872 年，西門子進(jìn)入中國(guó)。目前，西門子在華員工超過(guò)32000 名，設(shè)立了20 個(gè)研發(fā)中心、77 家運(yùn)營(yíng)企業(yè)。由于人員規(guī)模龐大且人員分散，西門子（中國(guó)）有限公司通過(guò)人力資源信息系統(tǒng)進(jìn)行人力資源管理，實(shí)現(xiàn)人力資源自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、透明化管理。

人力資源信息化建設(shè)的歷程

西門子全球總部在人力資源部門和IT 部門都專設(shè)崗位，由HRIT 和ITHR 合作開發(fā)、維護(hù)人力資源信息系統(tǒng)，為企業(yè)員工和業(yè)務(wù)經(jīng)理搭建人力資源一站式服務(wù)平臺(tái)，幫助HR 提高工作效率，并通過(guò)數(shù)據(jù)讀取分析，助力公司高層管理者做決策。

? 信息系統(tǒng)架構(gòu)

西門子搭建人力資源信息系統(tǒng)主要根據(jù)特定時(shí)期的戰(zhàn)略需求。目前，系統(tǒng)的功能已十分全面。SAP 作為核心數(shù)據(jù)庫(kù)，與本地的其他系統(tǒng)對(duì)接，進(jìn)行數(shù)據(jù)往來(lái)，也是中國(guó)的員工數(shù)據(jù)和總部的員工數(shù)據(jù)對(duì)接的唯一的電子平臺(tái)渠道。西門子（中國(guó)）主要使用SAP 中人員基礎(chǔ)信息管理和薪資管理兩大模塊。在SAP 系統(tǒng)外圍，西門子（中國(guó)）定制了多個(gè)職能系統(tǒng)，MIS 系統(tǒng)（人員派遣流程管理）、Kronos 的考勤系統(tǒng)、GID（作為識(shí)別編碼，生成員工編號(hào)）、HRDW（績(jī)效計(jì)劃）、NEXUS （在線工資單、休假和加班的審批流程）、SCD（全球通訊錄功能）以及功能強(qiáng)大的DOE 系統(tǒng)。中國(guó)地區(qū)，多數(shù)人力資源線上流程都通過(guò)DOE 實(shí)現(xiàn)，每天在本地DOE 系統(tǒng)流程中生成的數(shù)據(jù)會(huì)被傳到西門子（中國(guó)）的SAP 系統(tǒng)中，SAP 中的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)（全球統(tǒng)一要求統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)， 如姓名、崗位職級(jí)、崗位名稱）會(huì)在每個(gè)工作日傳到總部SAP 系統(tǒng)中的員工數(shù)據(jù)模塊和組織架構(gòu)模塊中。

? DOE 系統(tǒng)具體應(yīng)用

目前西門子在華所有合資公司、全資公司都應(yīng)用DOE 系統(tǒng)的各模塊進(jìn)行日常人力資源管理。2010 年，DOE 系統(tǒng)正式上線后，系統(tǒng)管理團(tuán)隊(duì)根據(jù)業(yè)務(wù)需求在功能上不斷進(jìn)行完善，目前已有60-70 個(gè)功能模塊。除了入、離、調(diào)、轉(zhuǎn)流程外，還有晉升管理模塊、Visa 申請(qǐng)模塊、員工檔案管理模塊、自助服務(wù)模塊、在線報(bào)告功能等。

◆ 新員工入職流程： 

員工通過(guò)面試后，會(huì)收到系統(tǒng)生成的錄用通知郵件，郵件中有一個(gè)鏈接，員工點(diǎn)擊鏈接，通過(guò)輸入身份證號(hào)和系統(tǒng)發(fā)送的密碼口令， 就能登錄DOE 系統(tǒng)的信息平臺(tái)上。由于對(duì)系統(tǒng)流程進(jìn)行了劃分授權(quán)， 并設(shè)計(jì)了各流程的邏輯關(guān)系確保流程進(jìn)行或者回退的邏輯合理，保證新員工進(jìn)入平臺(tái)后，只能打開與個(gè)人相關(guān)的流程平臺(tái)進(jìn)行操作。員工入職流程包括在線填寫“員工入職信息表”、提交“入職信息材料”、完成“體檢”等。如果沒有完成前面的步驟，便無(wú)法進(jìn)行后續(xù)操作。而針對(duì)入職體檢，新員工在體檢前，能夠在平臺(tái)上查看體檢流程介紹。為了提高員工體驗(yàn)，西門子制作了不同城市的入職體檢指南，員工通過(guò)掃描平臺(tái)中的二維碼，還能在手機(jī)端查看體檢流程介紹及進(jìn)行預(yù)約。

完成體檢后，新員工能夠在線查看體檢結(jié)果。當(dāng)員工試用期結(jié)束時(shí)， 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給相應(yīng)的經(jīng)理發(fā)郵件，提醒經(jīng)理進(jìn)行在線評(píng)估。如果評(píng)估結(jié)果為通過(guò)，整個(gè)入職流程便結(jié)束了。如果員工沒有通過(guò)試用期，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一條HR 待處理的任務(wù)記錄，提醒HR 后續(xù)跟進(jìn)。  

◆ 員工自助服務(wù)模塊：  

西門子信息安全管控機(jī)制十分嚴(yán)格，員工需要插入員工卡、再通過(guò)驗(yàn)證碼進(jìn)行身份驗(yàn)證后才能登錄入人力資源信息平臺(tái)。除了查詢個(gè)人信息和提交日常申請(qǐng)外，員工還能在平臺(tái)上查閱年度報(bào)稅的流程、年度體檢流程等。

年度報(bào)稅：國(guó)家要求年收入超過(guò)12 萬(wàn)的個(gè)人，自行申報(bào)個(gè)人所得稅。西門子為了幫助員工順利完成報(bào)稅工作，在前端匯總呈現(xiàn)了員工前一年的總收入和交稅情況，員工能夠在每年三月份期間，進(jìn)入平臺(tái)查看。另外，通過(guò)在線平臺(tái)設(shè)有報(bào)稅流程說(shuō)明，指引員工將數(shù)據(jù)填寫在稅務(wù)網(wǎng)站中相應(yīng)的位置。

年度體檢：西門子在全國(guó)多個(gè)地區(qū)設(shè)有全資公司和合資公司，每個(gè)地區(qū)，都有合作的體檢機(jī)構(gòu)。為了給員工提供更好的人力資源服務(wù)體驗(yàn)，西門子通過(guò)在線平臺(tái)，呈現(xiàn)體檢機(jī)構(gòu)照片、聯(lián)系方式、開放時(shí)間等。員工體檢完后，能夠在線評(píng)價(jià)體檢機(jī)構(gòu)的服務(wù)，這些評(píng)價(jià)為西門子尋找后續(xù)合作的體檢機(jī)構(gòu)提供參考。 

人力資源信息化建設(shè)的一大目的是提高人力資源從業(yè)者的工作效率，西門子（中國(guó)）在信息化前，員工的檔案以紙質(zhì)文檔形式存檔， 由于人員規(guī)模大，查找員工歷史檔案是件費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的事，這是人力資源管理上的痛點(diǎn)。

? 員工檔案電子化管理：西門子開展了一個(gè)項(xiàng)目，實(shí)行了電子檔案管理機(jī)制，將原先所有線下的員工檔案掃描，定義好文件名稱后，存入DOE 系統(tǒng)。當(dāng)擁有查詢權(quán)限的HR 或者管理人員需要查看員工檔案時(shí)，只需在平臺(tái)上輸入員工的姓名或者工號(hào)，就能讀取檔案信息。當(dāng)需要提取原件時(shí)，也可以在線上提交申請(qǐng)，審核通過(guò)后，可以借閱相關(guān)資料，借閱信息和歸還信息都會(huì)在系統(tǒng)中留下記錄。雖然實(shí)行檔案電子化管理是一個(gè)大項(xiàng)目，但為后續(xù)人力資源管理工作提供了便利， 同時(shí)也避免了檔案丟失、損壞的情況。

人力資源信息化建設(shè)的另一大目的是為組織決策提供支持。通過(guò)數(shù)據(jù)信息助力決策，提高企業(yè)管理水平。而達(dá)成這一目標(biāo)的前提是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。如果人力資源信息數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，后續(xù)進(jìn)行薪資計(jì)算、社保繳納時(shí)都容易有風(fēng)險(xiǎn)，因此西門子對(duì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢查十分嚴(yán)格， 將數(shù)據(jù)分為“標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)”和“非標(biāo)數(shù)據(jù)”。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)指全球統(tǒng)一檢查的字段，非標(biāo)數(shù)據(jù)是指除全球管控的字段之外，西門子（中國(guó)）需要維護(hù)的字段。

? 標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)由全球總部把控。全球總部會(huì)在每周對(duì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，并提出，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率需低于0.1%。除了數(shù)據(jù)出錯(cuò)外， 數(shù)據(jù)空缺也被報(bào)錯(cuò)，比如一位經(jīng)理離職，部分員工信息中對(duì)應(yīng)的經(jīng)理字段就會(huì)空缺，這時(shí)系統(tǒng)也會(huì)報(bào)錯(cuò)。因此，西門子（中國(guó)）向全球總部傳送數(shù)據(jù)的時(shí)，都以質(zhì)量為前提，前期，會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)?？偛繒?huì)根據(jù)各字段間的邏輯進(jìn)行正確性校驗(yàn)，如果數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，會(huì)對(duì)出錯(cuò)率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后，發(fā)送出錯(cuò)誤報(bào)告，如果出錯(cuò)率高，后續(xù)仍會(huì)進(jìn)行監(jiān)控， 保證數(shù)據(jù)提交者對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

? 非標(biāo)數(shù)據(jù)由各國(guó)總部進(jìn)行把控。除了全球總部有一套數(shù)據(jù)質(zhì)量把控機(jī)制之外，西門子（中國(guó)）在2014 年開展了“數(shù)據(jù)質(zhì)量維護(hù)”項(xiàng)目， 對(duì)本地人力資源管理所需的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)。西門子（中國(guó)）專門成立了項(xiàng)目組，項(xiàng)目組成員把系統(tǒng)中所有維護(hù)的字段提取出來(lái)，重點(diǎn)對(duì)總部沒有進(jìn)行管控的字段定義校驗(yàn)的規(guī)則，進(jìn)行邏輯校驗(yàn)。比如將身份證號(hào)字段和生日字段進(jìn)行相關(guān)校驗(yàn)分析。找出字段校驗(yàn)規(guī)則后， 明確規(guī)則。同時(shí)定義了每個(gè)字段的緊要程度。出錯(cuò)會(huì)給業(yè)務(wù)管理帶來(lái)嚴(yán)重后果的字段定義為高級(jí)別，出錯(cuò)對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展影響不大的字段定義低級(jí)別，高級(jí)別字段的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)定義為Error，低級(jí)別字段的出錯(cuò)定義為Warning。西門子（中國(guó)）對(duì)工廠提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，重點(diǎn)向工廠反饋高級(jí)別字段的出錯(cuò)率，這能讓工廠的HR 更容易接受數(shù)據(jù)檢查結(jié)果并進(jìn)行更改。 

西門子（中國(guó)）在DOE 平臺(tái)上開發(fā)了數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)?zāi)K，每周會(huì)在平臺(tái)中呈現(xiàn)數(shù)據(jù)校驗(yàn)結(jié)果，生成額、Error report 和Warning report，并對(duì)每個(gè)工廠的出錯(cuò)率情況進(jìn)行排名。各工廠的HR 和管理者都能看到排名結(jié)果。通過(guò)這種方式，讓各工廠的HR 積極處理錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，也讓HR 從被動(dòng)處理錯(cuò)誤數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成主動(dòng)地重視數(shù)據(jù)質(zhì)量，形成良性循環(huán)。該項(xiàng)目實(shí)施后，西門子對(duì)每個(gè)季度非標(biāo)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，第一季度錯(cuò)誤率為5%，第二季度為1%，第三季度降為0.1%， 整個(gè)項(xiàng)目的成果顯著。 

當(dāng)新系統(tǒng)上線或?qū)υ认到y(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，初期推廣都會(huì)有較大的阻力，尤其是在工廠推進(jìn)人力資源信息化項(xiàng)目。2015 年，西門子（中國(guó)） 在合資工廠推考勤信息化項(xiàng)目時(shí)，遇到很多問(wèn)題。工廠HR 和業(yè)務(wù)經(jīng)理對(duì)電子化、無(wú)紙化辦公的接受度不一，原先的管理方式已被普遍認(rèn)可，因此，流程改變十分困難。另外，原先合資工廠的考勤相對(duì)靈活， 轉(zhuǎn)變?yōu)槭褂孟到y(tǒng)進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化管理，記錄考勤結(jié)果由系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)告并展示出來(lái)，和原先不合規(guī)的管理會(huì)產(chǎn)生沖突，管理模式的變化讓一些業(yè)務(wù)經(jīng)理和員工產(chǎn)生抵觸情緒。

因此，HRIT 的人員在推行項(xiàng)目時(shí)，會(huì)先和工廠的高層、人事經(jīng)理進(jìn)行溝通，尋求他們對(duì)于變革的理解。當(dāng)獲得管理層的支持后，項(xiàng)目推行就會(huì)相對(duì)容易。另外，也會(huì)向HR 介紹系統(tǒng)上線為管理工作帶來(lái)的便利，從而獲得用戶的認(rèn)可。

? 推廣標(biāo)準(zhǔn)化解決方案

目前，西門子已向三家合資工廠推廣考勤系統(tǒng)，后續(xù)將在其他工廠推廣標(biāo)準(zhǔn)化的解決方案，爭(zhēng)取在未來(lái)幾年，能夠在所有的中國(guó)的西門子工廠實(shí)現(xiàn)考勤標(biāo)準(zhǔn)化管理。

? 建立員工自助服務(wù)的門戶網(wǎng)站

目前西門子為員工提供的自助服務(wù)穿插在各個(gè)流程中，雖然都由DOE 系統(tǒng)支持，但在用戶端，各項(xiàng)自助功能頁(yè)面風(fēng)格不一，較為分散，用戶體驗(yàn)不理想。因此，未來(lái)會(huì)將所有流程中的自助服務(wù)集成在一起，統(tǒng)一風(fēng)格，形成門戶網(wǎng)站。另外，在員工的門戶網(wǎng)站中集成人力資源相關(guān)的信息，針對(duì)業(yè)務(wù)問(wèn)題建立知識(shí)庫(kù)。員工登陸門戶網(wǎng)站后， 能夠查詢與人力資源相關(guān)的文檔和常見問(wèn)題的解答。比如員工提出社保相關(guān)的問(wèn)題，由于后臺(tái)上集成了各個(gè)地區(qū)社保的政策、工資項(xiàng)的說(shuō)明，提出問(wèn)題后，員工能馬上搜索到相關(guān)信息。未來(lái)還將通過(guò)在平臺(tái)中建員工提問(wèn)的接口，讓員工在這個(gè)門戶上提交的問(wèn)題，生成數(shù)據(jù)記錄，HR 在后臺(tái)收到記錄，就能實(shí)時(shí)處理員工每天提交的問(wèn)題。 

? 重視企業(yè)的人力資源信息化建設(shè)

規(guī)模較大的企業(yè)已經(jīng)越來(lái)越重視人力資源信息化建設(shè)，通過(guò)信息系統(tǒng)提高人力資源管理水平，使管理科學(xué)化、規(guī)范化、智能化。發(fā)展中的企業(yè)，也應(yīng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，重視人力資源信息化建設(shè)。

? 明確業(yè)務(wù)需求

企業(yè)在進(jìn)行人力資源信息化建設(shè)時(shí)，需要明確人力資源管控體系， 并結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃，明確需求。以需求為原始出發(fā)點(diǎn)，搭建系統(tǒng)架構(gòu)，同時(shí)要有前瞻性，不應(yīng)只著眼于當(dāng)下，還要結(jié)合考慮未來(lái)3-5 年的人員規(guī)模和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，判斷系統(tǒng)靈活性、拓展性方面的需求，設(shè)計(jì)出滿足未來(lái)需求的功能框架。在實(shí)現(xiàn)方式的選擇上，要明確人力資源信息系統(tǒng)在企業(yè)的定位，如果企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的核心是對(duì)“人”的管理，并且個(gè)性化的需求很高，定制化的系統(tǒng)會(huì)更適合；如果以產(chǎn)品和供應(yīng)鏈管理為核心的企業(yè)，可以考慮購(gòu)買企業(yè)管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的人力資源模塊。

? 文檔化管理

企業(yè)對(duì)人力資源信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)時(shí)，建議將每個(gè)步驟以文檔的形式記錄下來(lái)。討論需求后，將需求內(nèi)容文檔化；服務(wù)供應(yīng)商提出解決方案后，將解決方案文檔化；進(jìn)行開發(fā)與測(cè)試時(shí)，將過(guò)程和測(cè)試結(jié)果文檔化。這些文檔將會(huì)是未來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化的保障，也是企業(yè)明確信息化發(fā)展方向的方法。