作者介紹：楚天舒，省直機(jī)關(guān)公務(wù)員。體制內(nèi)中年，布衣書生，茍全性命于盛世，不求聞達(dá)于鄉(xiāng)鄰。人生三大愛好，買書，讀書，藏書。辦公室作為一個機(jī)關(guān)單位的中樞，承擔(dān)著承上啟下，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的重要職能。記得當(dāng)年剛當(dāng)辦公室主任的時候，一把手就語重心長的說，辦公室主任崗位非常重要，直接貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，理論上講，除了領(lǐng)導(dǎo)班子以外你最重要。當(dāng)年筆者非常年輕，和其他單位一眼看起來就無比成熟穩(wěn)重的辦公室主任比起來，完全就是一個誠惶誠恐、如履薄冰的小白。
這些年，隨著八項規(guī)定、從嚴(yán)治黨以及干部隊伍年輕化的不斷深入，一撥撥年輕人不斷走向了更高層級的崗位，辦公室主任這個本來需要豐富人生閱歷和實踐經(jīng)歷的工作崗位，也出現(xiàn)了越來越多的年輕面孔，不禁讓我產(chǎn)生長江后浪推前浪的感慨。離開辦公室戰(zhàn)線多年，現(xiàn)總結(jié)一點思想感悟，也算對過往經(jīng)歷有一個系統(tǒng)性回顧，與各位一同分享。
一、年輕人當(dāng)辦公室主任的優(yōu)劣勢
劣勢：辦公室主任直接服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，工作多、雜、細(xì)。作為沒有太多工作經(jīng)驗和生活閱歷的年輕人，在溝通協(xié)調(diào)、機(jī)關(guān)服務(wù)、以及具體辦事上往往會出現(xiàn)明顯短板。畢竟經(jīng)歷和閱歷不可能一蹴而就，一下子要當(dāng)單位管家和領(lǐng)導(dǎo)助理，角色轉(zhuǎn)變不過來也是情理之中。
優(yōu)勢：雖說當(dāng)辦公室主任需要八面玲瓏、長袖善舞，不過拜十八大之后全面從嚴(yán)治黨、風(fēng)清氣正所賜，這些年來，各種迎來送往、觥籌交錯要少了太多，取而代之的是各種會務(wù)、事務(wù)和文字工作明顯增加。而這些恰恰又是學(xué)歷高、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的年輕人的優(yōu)勢，這也是年輕人能在辦公室戰(zhàn)線冒尖的一個重要歷史背景。更何況作為年輕人，一方面自身可塑性強(qiáng)，另一方面單位領(lǐng)導(dǎo)的寬容度往往也相對較高。所以也不要有太多顧慮，只要是為了工作，盡管放手去干，相信大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都會理解成長的代價。
二、辦公室主任工作兩原則
一是事無巨細(xì)，抓大查小。辦公室工作事無巨細(xì)，免不了要吃苦耐勞，加班加點。這是沒辦法的事，不犧牲也得犧牲，不奉獻(xiàn)也得奉獻(xiàn)，這是崗位性質(zhì)決定的。千萬別想著搞定大方向，其他的手下人干就行了。?抓大放小是領(lǐng)導(dǎo)班子層面的事，純決策層面的事。領(lǐng)導(dǎo)提拔你不是要你指點江山、揮斥方遒的。你作為年輕人自己不帶頭多干事，怎么能服眾？
對于中層干部，尤其是辦公室主任，只能說干大查小。大的重點工作方面，領(lǐng)導(dǎo)特別重視的方面，別人搞不定的方面，這些大事你來干。日常工作的小事分好工讓辦公室其他人干。但是同事干完了以后，再小的細(xì)節(jié)你都要檢查把關(guān)，不然出了問題還是你的事情。也就是說，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)安排工作，你負(fù)責(zé)匯報溝通工作，具體落實落細(xì)工作，以及督促檢查工作。
二是用好老人，培養(yǎng)新人。絕大多數(shù)機(jī)關(guān)都有一些老同志，別看好像現(xiàn)在確實不怎么干活，但是他們在機(jī)關(guān)時間長、閱歷豐富、思考問題縝密，該經(jīng)歷的都經(jīng)歷過了。很多一般性工作確實不可能安排在他們頭上，但是對于一些需要一定社會經(jīng)驗、管理經(jīng)驗的任務(wù)，正好需要這類人的支持幫助，以此彌補(bǔ)自己作為愣頭青的不足。個人體會，一定要以誠待人，互相尊重。理解這類老同志的內(nèi)心想法和需求，盡可能調(diào)動他們的積極性，在一些大的事務(wù)方面發(fā)揮他們傳幫帶作用，往往能實現(xiàn)四兩撥千斤的效果。
對于新人，年輕人，一定要盡可能把一些具體的事務(wù)性工作，包括具體的辦文辦會工作要求教給他們，讓他們盡快上手，各干一口。這樣你的時間才能夠不被各種日常性工作完全占據(jù)，才有可能真正騰出時間，去想一個辦公室主任該想的事，去做一個辦公室主任該做的事。不然依然只是一個頂著辦公室主任帽子的一般干部。
三、年輕人入主辦公室工作抓住幾個重點
第一，明確分工。這話看起來平平無奇，普通操作。但卻是當(dāng)好部門領(lǐng)導(dǎo)的第一件大事。分工清楚了，工作才能理順，自己做的事情才會心中有數(shù)，給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作才不凌亂。所以這件事不僅是做給部門看，更是做給領(lǐng)導(dǎo)看。大原則是先蕭規(guī)曹隨，別人以前干的好好的就繼續(xù)干。如果部門人員提出困難和問題的，我們再酌情調(diào)整分工。實在人手不夠的，也好了解情況以后申請要人。就算要不到人，領(lǐng)導(dǎo)知道你的實際困難，起碼對你工作的寬容度也要高一些吧。
第二，轉(zhuǎn)變角色。自己作為部門領(lǐng)導(dǎo)了，要盡快轉(zhuǎn)變工作角色。不是說擺著一個“當(dāng)官”的架子，而是說要有一種承擔(dān)責(zé)任的擔(dān)當(dāng)。代表部門溝通協(xié)調(diào)的事，肯定你責(zé)無旁貸。給一把手服務(wù)的，包括一把手的日常行程、講話材料，重大會議。你肯定要貼身跟隨、牽頭安排。你是辦公室主任，那就是“領(lǐng)導(dǎo)的人”，跟緊一把手和分管領(lǐng)導(dǎo)，把握主要矛盾，這倆人服務(wù)好了，你起碼就稱職了一半。
第三，多行方便。辦公室作為全局中樞部門，一定程度上決定了單位資源的分配。在有利工作的前提下，盡可能給各個部門交個朋友，行個方便。比如通知各部門寫總結(jié)交報告的時候，有些其實就需要其他部門一兩個數(shù)據(jù)的，和其他部門領(lǐng)導(dǎo)溝通清楚，行個方便。對于本部門人員同樣如此，在不違反規(guī)定的前提下，在加班換休、差旅外出等方面盡量行方便。畢竟這是手里為數(shù)不多能激勵人的手段了。人心都是肉長的，你給別人方便，別人也會給你方便。
第四，挖掘文秘。一般來說，現(xiàn)在年輕人能當(dāng)上辦公室主任，敲門磚都是寫稿子。寫稿子，尤其寫大稿子，確實是一件很鍛煉人的事，但也是一件非常費時費力的事。要實現(xiàn)從文字大秘到大內(nèi)總管的轉(zhuǎn)變，一定要在大材料工作上及時培養(yǎng)新人，多指導(dǎo)年輕人寫好稿子，盡快讓自己從寫稿到改稿的轉(zhuǎn)變。從先喊新人一起寫，你手把手指導(dǎo)幫助，慢慢過渡到負(fù)責(zé)思路謀劃、檢查把關(guān)、校對修改。
第五，謀劃全局。不謀全局者,不足以謀一域。多少領(lǐng)導(dǎo)干部都是從辦公室主任崗位起來的，這就充分說明辦公室崗位充分需要思考全局，謀劃全局。只有在辦公室主任的崗位上，表現(xiàn)出足夠的大局觀和領(lǐng)導(dǎo)力，才有可能在下一步職業(yè)生涯發(fā)展中占得先機(jī)。所以位置坐穩(wěn)以后，下一步就是要多思考一下單位的大事，從全局層面做點有意義的事情。比如結(jié)合上級領(lǐng)導(dǎo)口號要求，提出一兩個領(lǐng)導(dǎo)喜歡的宏大敘事口號和發(fā)展思路，并且能夠有符合實際的、相應(yīng)配套的具體工作舉措，能夠具體落實落地推動單位有所變化，提升機(jī)關(guān)效能建設(shè)水平和宣傳形象。如果能夠成功，那就說明你有做領(lǐng)導(dǎo)的潛質(zhì)啦。
回想辦公室主任這個崗位，雖然非常辛苦，但卻是很鍛煉人。辦公室主任需要經(jīng)常記錄領(lǐng)導(dǎo)決策過程。由此帶來的掌握信息層次不同，思考問題方式和決策能力不同，這成為拉開人認(rèn)知水平差距的關(guān)鍵。同時服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是后勤管理、調(diào)研出行、會務(wù)接待等等工作，很多能力可以移植到個人生活。再加上這個崗位也確實能接觸不少人、認(rèn)識不少朋友，也確實是一筆財富?？傊?，起碼認(rèn)真過、努力過、付出過，終究功不唐捐。祝福各位年輕的辦公室戰(zhàn)線朋友們都能工作順利、收獲滿滿！
玩兒哥曰：楚兄這篇文章，每句都在點子上，讓我心有戚戚焉。
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