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聽到公式及函數(shù)，或許會讓許多人卻步，但這也是Excel可以簡化運算及數(shù)據(jù)分析的重要功能，且公式及函數(shù)的運用方式，其實已經(jīng)十分簡化，只要觀念對了，并確實了解公式及函數(shù)的意義，自然就可以化繁為簡，輕松制作Excel報表。更復雜的計算及數(shù)據(jù)分析，就可以利用函數(shù)來處理，Excel默認了300個以上的函數(shù)，不過一般需求使用，只要學會幾個常用的函數(shù)就很實用。

以下精選12個必學的公式/函數(shù)與觀念，可從目錄快速到達想找的答案。

• 1、SUM加總函數(shù)，不連續(xù)的加總也能省時又零失誤

• 2、SUMIF函數(shù)：符合條件的數(shù)字才加總

• 3、AVERAGE函數(shù)計算平均值

• 4、計算「平均值」用功能鍵快速操作

• 5、ROUND函數(shù)：將數(shù)字四舍五入至指定位數(shù)

• 6、ROUNDUP函數(shù)：數(shù)值無條件進位

• 7、CONUT函數(shù)：計算單元格為有效數(shù)值的數(shù)量

• 8、CONUTIF函數(shù)：計算符合條件的數(shù)據(jù)數(shù)量

• 9、IF函數(shù)：讓符合條件的計算產(chǎn)生A結(jié)果，否則產(chǎn)生B結(jié)果

• 10、EDATE函數(shù)：自動計算年與月的到期日

• 11、什么是「相對位置」與「絕對位置」

• 12、常用函數(shù)用首字搜尋，計算范圍讓鼠標快選

1、SUM加總函數(shù)，不連續(xù)的加總也能省時又零失誤

除了使用「Σ」的功能鍵及自定義公式進行加總外，Excel提供的函數(shù)里，SUM的功能就是加總，對于加總的范圍較大，又分散在不同區(qū)塊時，利用SUM函數(shù)進行加總，能夠省時又減少失誤，因為只要跟著窗口的指引，一步步用鼠標點選，就可以精準的選定加總范圍，且少了自行輸入單元格會失誤的風險，正確率也較高。此范例為計算12個月中，雙數(shù)月所花費的金額，因此必須分別加總6個月的各項花費。

步驟1.點選儲存計算結(jié)果的單元格后，在工作表上方，找到代表函數(shù)的「?x」鍵，于出現(xiàn)的窗口選擇「SUM」。

步驟2.在「函數(shù)自變量」的窗口里，按下「Number1」后方的紅色箭頭，窗口就會縮小，回到工作表。

步驟3.在工作表中，利用鼠標選擇要加總的單元格，在按下回到「函數(shù)自變量」窗口的按鍵。

步驟4.如果要加總計算的范圍很分散，就分別在「Number2」、「Number3」?等，繼續(xù)以步驟2~3的方式選取。

步驟5.上步驟都選取完成后，按下「確定」，就會產(chǎn)生加總的結(jié)果。

步驟6.在步驟1按下的「?x」鍵后方，會有函數(shù)內(nèi)容，利用鼠標點選一下，則會以不同顏色顯示加總位置，以利于除錯比對。

2、SUMIF函數(shù)：符合條件的數(shù)字才加總

除了SUM函數(shù)用于加總外，SUMIF也是用于加總的函數(shù)，不過是在指定的范圍內(nèi)，有條件的加總單元格的數(shù)值，舉例來說，公司平時都有記錄各部門的暫付款支出，但是采用流水賬的方式記錄，若想要查詢在特定期間，每個部門的支出金額，就可以使用SUMIF函數(shù)計算。而SUMIF函數(shù)代表的公式為：SUMIF(數(shù)據(jù)范圍,你的條件,要加總的字段)。

步驟1.先在空白的地方建立想要統(tǒng)計的部門，此例為編輯部、企畫部、廣告部，并先將鼠標點向編輯部要顯示的單元格。

步驟2.找到代表函數(shù)的「? x 」鍵， 并于出現(xiàn)的窗口選擇「SUMIF」。

步驟3.出現(xiàn)的窗口中，Range要選擇數(shù)據(jù)范圍，Criteria選擇條件，Sum_range則是加總的字段。

步驟4.因此Range選A1:A10的數(shù)據(jù)范圍；Criteria選E2，是步驟1建立的部門；Sum_range為C1:C10，為加總的字段。

步驟5.上步驟都選定完成后，按下確定就會回到工作表，在步驟1新增的單元格，已經(jīng)出現(xiàn)結(jié)果。

步驟6.同樣以按下鼠標左鍵下拉的填滿方式，其他部門的金額也會立即計算出來。

3、AVERAGE函數(shù)計算平均值

在常用的函數(shù)中，AVERAGE是用來計算平均值，與用來加總的SUM函數(shù)一樣，當具有大量數(shù)據(jù)需要快速求得計算結(jié)果，甚至是不連續(xù)數(shù)據(jù)的計算時，使用AVERAGE函數(shù)，跟著指示操作就能輕松計算出平均值，此范例就以計算6科考試成績的平均分數(shù)。

步驟1.點選要顯示計算結(jié)果的單元格，找到代表函數(shù)的「?x」鍵，并于出現(xiàn)的窗口選擇「AVERAGE」。

步驟2.在出現(xiàn)的「函數(shù)自變量」窗口中，「Number1」利用鼠標選擇B2:H2，或手動輸入都可以。

步驟3.回到工作表畫面時，平均值就已經(jīng)計算出來了。

步驟4.同樣以按下鼠標左鍵下拉的填滿方式，后面的平均分數(shù)也會自動算出。

4、計算「平均值」用功能鍵快速操作

由于加總及平均值的計算，應該算是最常會在工作表中運用到的計算方式，因此除了在「常用」索引卷標的「編輯」項目里，能看到「Σ」的功能鍵外，展開「Σ」的選單，還會看到「平均值」，也就是說，如果是數(shù)據(jù)連續(xù)的簡單計算，只要按下「平均值」功能鍵，也可以計算出平均值，而不用使用函數(shù)，當然，如果要計算的數(shù)據(jù)位置太過分散，就還是得采用函數(shù)處理。

步驟1.先選擇要儲存結(jié)果的位置，再展開「Σ」的選單，按下「平均值」。

步驟2.接著就會自動判斷要計算平均值的數(shù)據(jù)，確認無誤即可以按下Enter鍵，完成平均值的計算。

5、ROUND函數(shù)：將數(shù)字四舍五入至指定位數(shù)

與數(shù)學相關(guān)的函數(shù)中，ROUND也是經(jīng)常會使用到的函數(shù)，主要是將數(shù)字四舍五入至指定位數(shù)，例如，若單元格A1顯示的數(shù)值為35.7825，若想要將該數(shù)值四舍五入至小數(shù)點后兩位，就可使用函數(shù)ROUND(A1, 2)進行。而ROUND函數(shù)代表的公式為ROUND(number, num_digits)，中文解釋則是ROUND (要執(zhí)行四舍五入計算的數(shù)字,執(zhí)行四舍五入計算時的位數(shù))。

步驟1.點選要顯示計算結(jié)果的單元格， 找到代表函數(shù)的「?x」鍵， 并于出現(xiàn)的窗口選擇「ROUND」。

步驟2.于「函數(shù)自變量」窗口里的「Number」選擇要執(zhí)行四舍五入計算的數(shù)字， 此例為H2。

步驟3.緊接著就在「Num_digits」后方輸入「2」，代表該數(shù)值四舍五入至小數(shù)點后兩位， 再按下確定。

步驟4.回到工作表中，利用按鼠標左鍵下拉的填滿方式，就會看到所有數(shù)值都提供至小數(shù)點后兩位的結(jié)果。

6、ROUNDUP函數(shù)：數(shù)值無條件進位

學了ROUND函數(shù)，就可順便再記一個ROUNDUP，顧名思義是由ROUND延伸出來，用意是將數(shù)值無條件進位，例如A1的單元格數(shù)據(jù)為72.3，利用ROUNDUP函數(shù)計算后，就會變成73。而ROUNDUP函數(shù)代表的公式為ROUNDUP(number,num_digits)，文字解釋則是ROUNDUP (要執(zhí)行無條件進位的數(shù)字,數(shù)字進位的位數(shù))。

步驟1.點選要顯示計算結(jié)果的單元格，找到代表函數(shù)的「?x」鍵，并于出現(xiàn)的窗口選擇「ROUNDUP」。

步驟2.接著于「Number」選擇單元格位置，此例為H2，在「Num_digits」后方輸入「0」，代表將數(shù)字進位到整數(shù)。

7、CONUT函數(shù)：計算單元格為有效數(shù)值的數(shù)量

在Excel函數(shù)中，統(tǒng)計函數(shù)也是經(jīng)常被使用的類別，當中CONUT函數(shù)可用來統(tǒng)計數(shù)據(jù)數(shù)量，因為當需要統(tǒng)計的資料相當龐大，并分布在多個工作表時，必須先計算有效數(shù)據(jù)的數(shù)量，再進行計劃性的分析，因此透過CONUT函數(shù)就能快速在多個工作表中，計算出有效的數(shù)據(jù)量，也就是有效數(shù)字的單元格數(shù)量。

步驟1.隨意點選空白單元格，找到代表函數(shù)的「?x」鍵，并于出現(xiàn)的窗口選擇「統(tǒng)計」類別下的「COUNT」。

步驟2.于「函數(shù)自變量」窗口里的「Value1」下，分別選擇要計算的工作表內(nèi)容，最后就會得出有效數(shù)據(jù)的數(shù)量。

8、CONUTIF函數(shù)：計算符合條件的數(shù)據(jù)數(shù)量

CONUTIF則是用來統(tǒng)計在指定范圍內(nèi)，有符合條件的資料數(shù)量，通常會應用在龐大工作表中的統(tǒng)計，當想要快速找出符合條件限制的資料量有多少時，就可以利用CONUTIF函數(shù)。例如想要計算全班的段考成績中，不及格的分數(shù)有多少個。而COUNTIF函數(shù)代表的公式為COUNTIF (Range, Criteria)，文字解釋則是COUNTIF (要計算的單元格,條件限制)。

步驟1.隨意點選空白單元格， 接著按下代表函數(shù)的「?x」鍵，并于出現(xiàn)的窗口選擇「統(tǒng)計」類別下的「COUNTIF」。

步驟2.于「函數(shù)自變量」窗口里， 先在「Range」下選擇統(tǒng)計的單元格范圍。

步驟3.緊接著就在「Criteria」后方輸入限制的條件，例如此例要找到小于60的數(shù)量，就手動輸入<60。

步驟4.回到工作表中，在步驟1選定的單元格上，就會標出統(tǒng)計出來的數(shù)量。

9、IF函數(shù)：讓符合條件的計算產(chǎn)生A結(jié)果，否則產(chǎn)生B結(jié)果

在Excel提供的邏輯函數(shù)里，IF函數(shù)算是十分實用的一個。在IF函數(shù)的使用上，是藉由假設是與否的條件，來達到數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，當符合設定條件時，則出現(xiàn)「TRUE」的結(jié)果，不符合條件時，則出現(xiàn)「FALSE」的結(jié)果。而IF函數(shù)代表的公式為IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)，文字解釋則是IF (限制的條件,符合條件傳回的結(jié)果,不符合條件傳回的結(jié)果)。

步驟1.點選要顯示結(jié)果的單元格，按下「?x」鍵，并于出現(xiàn)的窗口選擇「邏輯」，找到「IF」函數(shù)。

步驟2.于「函數(shù)自變量」窗口里，先在「Logical_test」下設定假設的條件，此例為H2<60。

步驟3.接著在「Value_if_true」設定假設條件為「是」時，會出現(xiàn)的結(jié)果，此例為不及格。

步驟4.下一步在「Value_if_false」設定假設條件為「否」時，會出現(xiàn)的結(jié)果，此例為及格。

步驟5.上步驟都確定后，回到工作表上，步驟1選定的單元格上，就會標示出結(jié)果。

步驟6.利用按鼠標左鍵下拉的填滿方式，整個表格也會自動出現(xiàn)IF函數(shù)獲得的結(jié)果。

10、EDATE函數(shù)：自動計算年與月的到期日

在Excel提供的日期及時間函數(shù)里，EDATE函數(shù)是用來計算起始日開始，再經(jīng)過幾個月后，正確的到期日期，計算的過程中會自動跨年及判斷月份的天數(shù)，即使二月有29或28日，也都能夠成功標示。此外，因為EDATE函數(shù)是Excel 2007以后才提供，而單元格中的日期通常會以稱為序列值的連續(xù)數(shù)字來儲存日期，所以當發(fā)現(xiàn)日期出現(xiàn)奇怪的數(shù)字時，只要變更日期格式即可。而EDATE函數(shù)代表的公式為EDATE (Start_date, Months)，文字解釋則是EDATE (開始日期,之前或之后的月份數(shù))。

步驟1.點選要顯示結(jié)果的單元格，按下「?x」鍵，并于出現(xiàn)的窗口選擇「日期及時間」，找到「EDATE」函數(shù)。

步驟2.于「函數(shù)自變量」窗口里，先在「Start_date」下選擇開始的日期，此例選擇B2單元格。

步驟3.下一步在「Months」選擇計算的月份，也可直接選擇工作表上的單元格，再按下確定即可。

步驟4.回到工作表中若發(fā)現(xiàn)計算出的結(jié)果不是日期，于「常用」索引卷標的「數(shù)值」項目，下拉「通用格式」選單。

步驟5.于出現(xiàn)的選單里，選擇想要顯示的格式，此以「簡短日期」為例。

步驟6.再回到工作表就會發(fā)現(xiàn)，已變成日期顯示，且每個月的天數(shù)都會自動計算，之后同樣可利用填滿功能將表格完成。

11、什么是「相對位置」與「絕對位置」

在工作表中進行公式及函數(shù)的計算，必須先了解「相對位置」與「絕對位置」，由于單元格的代號是先出現(xiàn)行再出現(xiàn)列，例如A1就是A行的第1個位置，工作表中進行單元格的填滿時，默認都是相對位置的變化，但有時候在進行計算時，必須要固定行或列的位置，就可以選擇在鎖定的行或列代碼前，加上「$」符號，設定為絕對位置，例如A$1表示1列為絕對位置。

步驟1.當設定兩個單元格相乘時， 若沒有特別指定，行與列預設都是「相對位置」的變化。

步驟2.當指定乘數(shù)的列為絕對位置時，只要在數(shù)字前方加上「$」符號，計算出的答案就已經(jīng)不同。

步驟3.將乘數(shù)與被乘數(shù)的列都設定為絕對位置，也就是數(shù)字前分別加上「$」符號，又獲得不一樣的結(jié)果。

步驟4.再將乘數(shù)與被乘數(shù)的行都設為絕對位置，也就是字母前分別加上「$」符號，又是不一樣的結(jié)果。

12、常用函數(shù)用首字搜尋，計算范圍讓鼠標快選

公式與函數(shù)是Excel里相當重要的計算與分析功能，簡單的計算利用公式就能快速完成，較復雜的分析就可仰賴函數(shù)的運算，而Excel內(nèi)建了11大類別的函數(shù)，包括財務、日期及時間、數(shù)學與三角函數(shù)、統(tǒng)計?等，共超過300個以上的函數(shù)，如果對特定函數(shù)已經(jīng)相當熟悉，其實只要輸入函數(shù)的首字就可快速搜尋，再配合鼠標選取計算范圍，很快就能完成計算與分析。

步驟1.在要顯示結(jié)果的單元格上，先按下「=」，并輸入函數(shù)的第一個字母，就會列出所有函數(shù)，點選后還有功能說明。

步驟2.上步驟選定函數(shù)后，就可以在工作表中，利用鼠標選擇要計算的范圍。