【推薦語】
我特別琢磨過一個詞，叫“忙亂”。很多時候“忙”，是因為“亂”，或者“忙”了以后，特別容易“亂”。如果讓事情有序，把時間定投在“最大價值”的事情上面，人生是否會更美好，事業(yè)更有成就呢？很多企業(yè)的管理人員總感覺時間不夠用，對于采購管理人員來說，他們一天忙到晚，接很多個電話，見很多人，談很多事情，最后可能一件事情都沒有完成。
因為他們工作中經(jīng)常會被一個電話、一個人突然的到訪打斷，這些人很可能是來自于供應(yīng)商、財務(wù)、質(zhì)量、倉庫、生產(chǎn)等部門，也可能來自于老板。
往往這個時候，一個意料之外的事情就需要馬上去協(xié)調(diào)、一個更緊急的事情需要馬上去確認(rèn)、或者一個更重要的任務(wù)需要馬上去行動，那么手頭上的事情需要放下來。
這樣的事情每一天都在發(fā)生。
采購在工作中經(jīng)常會遇到這樣的事情，而且不斷的循環(huán)，導(dǎo)致一天忙下來，感覺自己做了很多事，又感覺什么事也沒做。效率其實很難提升。
美國威廉.安肯三世著的《別讓猴子跳回背上》是一本非常有效的幫你改善時間管理的書。
他在書中描述到，作為一個管理者，你的時間基本上分為以下四個部分。
老板占用的時間，排在第一位，顯然這是最重要的。
老板的時間很寶貴，一般不會占用很長時間，但老板安排的事情，你需要花一些時間去準(zhǔn)備和處理，如收集數(shù)據(jù)，做PPT、匯報工作等。
不過在這一點，不同性質(zhì)的公司差異很大：
在民營企業(yè)，老板可能隨時找你，那么你就要隨著做好被召喚的準(zhǔn)備。
在外資公司，老板一般會提前約定好匯報的時間，或者有固定的時間安排。
組織占用的時間就是企業(yè)內(nèi)部平級的溝通，你需要尋求其他部門的支援，其他部門也會尋求你們的支援，還有各個部門之間需要互相協(xié)同，比如很多公司每周都會開一次產(chǎn)供銷協(xié)同會議，來確認(rèn)物料的到貨情況和未來的交期問題。其他部門每天會輸入很多問題，而且需要你盡快輸出和反饋。采購與計劃、采購與財務(wù)、采購與質(zhì)量、采購與倉庫，采購與生產(chǎn)，避免不了有些事情需要溝通，而且總有些扯來扯去的事情。組織占用的時間，企業(yè)與企業(yè)之間差別也非常大。有的公司權(quán)力和分工明確，責(zé)任清晰，執(zhí)行起來就非常迅速。而有的公司，由于公司制度不完善、或者各部門負(fù)責(zé)人性格不相投，或者有著不同的工作經(jīng)歷和背景，他們的觀念有一定的差異，就會發(fā)生互相推諉，扯起來沒完，于是大量時間花在內(nèi)耗上。他們會各自考慮各自的問題，互相之間甚至是對立的。這時候就需要更高級別的公司領(lǐng)導(dǎo)出面來協(xié)調(diào)。這個時間是管理者處理自己本來要做的事情，非常關(guān)鍵，因為它決定了你能否很好的帶領(lǐng)你的團隊完成工作。
但是，這個時間大部分會被下屬占用。
當(dāng)然，這個跟你團隊的大小、公司的規(guī)模、以及產(chǎn)品的復(fù)雜程度都有關(guān)系。因為你需要不斷了解團隊的各項任務(wù)的完成情況，要求下屬定期向你匯報，并且分配新的任務(wù)給他們。
如果你的下屬們在工作上遇到難以解決的問題，他們也需要尋求到你的支持和協(xié)調(diào)。此外，還要應(yīng)對一些突發(fā)的情況，接到各種各樣的電話。
所以，你需要把工作分配好給你的下屬，然后你要盡量避免外界的干擾，各項工作才能有序地按照自己事先安排好的進行。
不過，這部分的時間與你的團隊成員，也就是你的下屬給不給力有很大關(guān)系。
威廉.安肯三世把下屬也分為五種：
（5）獨立行動，例行性報告（最高層級）；
（4）行動，但需立即請示（報告頻率超過例行程度）；
（3）提出建議，按照裁斷的結(jié)果行動；
（2）請示要做什么；
（1）等待指示（最低層級）。
從這個分級，可以看出，如果你的下屬處于最低兩個層級，作為管理者，你是很累的，因為你一直要安排他們做什么，你不安排的他們就不做。
所以，你要么選擇得力的下屬，要么把下屬培養(yǎng)成更高的層級，至少是要達(dá)到第四個層級，他們需要具備主動安排自己工作的能力，并及時請示和匯報。
對于采購工作者們來說，外界占用的時間，很多都是花在供應(yīng)商上的時間，可能還有一些是因為公司經(jīng)營上與外界有往來，需要你們工作上配合所付出的時間。供應(yīng)商的來訪，外出拜訪供應(yīng)商，這些時間占了你多少？采購免不了要邀請供應(yīng)商或者接待供應(yīng)商的拜訪，商談業(yè)務(wù)上的事情，也需要到供應(yīng)商處去拜訪或者審核。來建立并維持良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。如果供應(yīng)商來訪，占了你的不少時間，你就要考慮了，這些拜訪是否真的有必要。有的供應(yīng)商來訪，并沒有什么特別的事情需要商談，只是禮節(jié)性的拜訪，那么你就要跟供應(yīng)商說清楚，千萬別礙于面子。因為供應(yīng)商來了，如果你不接待，顯得不太禮貌；但如果沒有特別需要見面溝通的事情，盡量別來，自己要把時間花在處理一些別的事情上。另外，如果你或者你的下屬因為要到處拜訪供應(yīng)商，花了很多時間在路上，時間的投入和產(chǎn)出不成比例，這也是一種浪費。值得注意的是，如果企業(yè)跟供應(yīng)商產(chǎn)生一些糾紛，比如，質(zhì)量缺陷或者交付延誤產(chǎn)生的索賠問題，付款條件有關(guān)的問題（比如雙方約好的付款條件，一方反悔又要重新談），也是非常耗費時間的。雙方如果都能很好的履行合同，本身就節(jié)約了時間。所以，看一個人、一個團隊的效率高不高，并不是看他忙還是不忙。有的人看起來忙里忙外，但是沒解決什么實際問題，效率并不高；而有的人看起來好像沒什么事，但很多事情都安排的緊然有序，一切都了如指掌，這就是高手。我們每個人，都可以捋一捋，在這四個部分花費的時間各占多少百分比，自己就能判斷自己的工作是否高效。雖然并沒有一個絕對的最佳比例，但你自己應(yīng)該能判斷出來，哪些時間是有價值的，而哪些時間并不創(chuàng)造價值。
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