有效發(fā)送信息的技巧
在溝通過程中，首先，看一看信息的發(fā)送。請注意，這里指的信息，包括信息、思想和情感。在溝通中，發(fā)送的不僅僅是信息，還有思想和情感。在發(fā)送信息的時候，需要注意以下幾個問題：
問題1 選擇有效的信息發(fā)送方式（How）
當(dāng)你在工作中要發(fā)送一個信息，首先要考慮到用什么方法去發(fā)送，而這些發(fā)送方法是我們在工作中經(jīng)常用到的方法。
想一想，你在工作中，經(jīng)常通過哪些方法與別人溝通？有電話、E-mail、傳真、也有面對面的會議溝通等方式。
◇發(fā)送信息首先要考慮選擇正確的方法
在我們溝通的過程中，我們?yōu)榱送瓿梢粋€良好的溝通效果，首先要選擇正確的方法，因為不同方法之間的差距是非常大的。在任何一次溝通的過程中，我們都會發(fā)送信息、思想和情感。
◇發(fā)送方式要根據(jù)溝通內(nèi)容偏重度來選擇
例如：你的一份報告?zhèn)鹘o你的同事或交給你的上級，更多的是一種信息的溝通；我們在和客戶一起溝通的過程中，更重要的是為了增加你和客戶之間的感情和信任，這個時候，信息是次要的，情感是主要的。所以說，在我們選擇方法的過程中，首先要考慮到我們的內(nèi)容本身是以信息為主還是以思想和情感為主，根據(jù)這兩個不同內(nèi)容來選擇合適的方法。
【自檢】
在日常工作中，你常用哪些方法傳遞信息？
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請考慮，如果改用其他的方式是否會帶來好的效果？
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發(fā)送信息
采用方式
改用其他方式
比較優(yōu)缺點
舉例:開會
電話
親自通知
電話：快捷，方便；信息量小，傳遞信息不準確；
通知：耽誤時間，不太方便，不一定找到本人，但信息傳達準確，信息量大，可以做會前簡單溝通，便于開會時大家更好溝通、理解、發(fā)揮，使對方感到被尊重，受到關(guān)心。
介紹幾種常用的信息發(fā)送方式：
(1)電子郵件
現(xiàn)在越來越普及的一種方法就是E-mail（電子郵件）。電子郵件日益得到了最廣泛的應(yīng)用，已經(jīng)成為一種非常流行并且常用的溝通方式?，F(xiàn)在許多員工上班的第一件事就是打開電腦，看一看自己的電子郵件。那么電子郵件是屬于語言溝通還是肢體語言溝通呢？回答是電子郵件是一種典型的書面語言溝通。
◇電子郵件的優(yōu)勢?？梢詡鬟f大量的、準確的信息，甚至很多動畫片都可以通過電子郵件來傳遞。在溝通大量信息的時候，用電子郵件是非常好的一種方法。
◇電子郵件的不足之處。一個非常重要的不足之處是：不可能很好的傳遞你的思想和情感。當(dāng)你和對方要交流的是情感的時候，電子郵件這種方式就不利于去溝通情感。以前很多人同朋友溝通時都使用電話，而現(xiàn)在用電子郵件溝通的時間多了，朋友逐步變成了陌生的人。如果你和你的親人長期不見面，采用電子郵件來溝通，時間長了，你的感情也會慢慢地淡化?，F(xiàn)在流行一句話：你在網(wǎng)上聊天時，你不知道對方是人還是鬼。
(2)電話
電話是我們傳統(tǒng)而常見的一種溝通方式。我們知道電話的溝通也是語言溝通的一種，但是電話的語言溝通里不僅僅包含你說的內(nèi)容，也包含了一些你說話的抑揚頓挫的語氣，這也是一種肢體語言的表現(xiàn)，這種肢體語言能夠傳遞給對方一定的情感和思想。所以說電話包含一定的信息，也包含一定的思想和情感，對信息和思想、情感兩者之間都有所包含。
◇電話與電子郵件的比較。電話包含的信息量和E-mail的信息量，當(dāng)然電話的信息量會更少一些，有時候可能會更不準確一些，因為口頭語言不如書面語言準確。由于在電話溝通中，對方不可能一下子記住太多的信息，他會遺忘，所以說電話是一種對一些短小的信息、簡單思想情感傳遞的有效方式。如：“你是否能夠開會”、“明天你是否來辦公室”等，工作中在確認某件事情的時候，用電話是非常好的。同時，我們還注意到電話有一個特別好的優(yōu)勢，就是它的速度快，能夠及時地做出某一個決定。當(dāng)我們當(dāng)發(fā)生緊急情況，首先會想到是撥打110、119電話而不是發(fā)E-mail。
(3)開會或者面對面談話
上面兩種方式，你認為哪種方式是最好的溝通方式呢？回答是面對面的方式是最好的溝通方式。當(dāng)有可能選擇的時候首先選擇面對面談話。但是，現(xiàn)在的通訊設(shè)備發(fā)展迅速，很多員工在溝通的過程中，由于習(xí)慣，他首先會選擇電話或者選擇E-mail，而忘了最好的方式是面對面談話。
【事例研究】
一家著名的公司為了增進員工之間的相互信任和情感交流，規(guī)定在公司內(nèi)部200米之內(nèi)不允許用電話進行溝通，只允許面對面的溝通，結(jié)果產(chǎn)生了非常好的效果，公司所有員工之間的感情非常融洽。同時，我們也看到，很多的IT公司和一些網(wǎng)站公司，它有非常好的溝通渠道：E-mail、電話、英特網(wǎng)，但忽略了最好的溝通方式：面談。致使在電子化溝通方式日益普及的今天，人和人之間的了解、信任和感情已非常非常的淡化了。所以，不論作為一個溝通者或者作為一個管理者，你一定不要忘記使用面談這種方式進行溝通。
【忠告】
最好的溝通方式是面對面的溝通。
問題2 何時發(fā)送信息（When）
要選擇合適的時間。
【自檢】
設(shè)想你與別人溝通時，如果沒有注重時間的選擇（包括：時間長短），會產(chǎn)生哪些不好的后果？
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【忠告】
選擇恰當(dāng)?shù)臏贤〞r間，應(yīng)充分考慮對方的情緒。
問題3 確定信息內(nèi)容（What）
發(fā)送傳遞信息內(nèi)容的兩種方式：一種是語言，另一種就是肢體語言。在同別人溝通的時候，你說什么話是很重要的，但只有加入相應(yīng)的肢體語言，你所要傳遞的信息內(nèi)容才會更加確切。只注重語言卻不注重肢體語言，溝通效果會非常不好的。就像我們每一個人每天都會聽到很多的口號，如：歡迎光臨。是否讓你感覺到真正的歡迎光臨呢？很少感覺到。我們接受到的僅僅是“歡迎光臨”這四個字帶給我們的信息，卻沒有通過她喊這句話時肢體語言傳遞給我們顧客的情感。所以說，在選擇具體內(nèi)容的時候，我們一定要確定要說哪些話，用什么樣的語氣、什么樣的動作去說，這些在溝通中非常重要。
【自檢】
傳遞信息時，有效利用語言和肢體語言兩種方式來明確信息的內(nèi)容：
確定信息內(nèi)容
是√ 否×
肢體語言
①主管呼叫時，是否立刻有精神地回應(yīng)？
②是否攜帶筆記用具及備忘錄至主管處？
③是否詳細的記錄下主管的命令內(nèi)容？
④是否耐心的聽主管把話講完？
語言
⑤不清楚的地方是否向主管說明？
⑥是否就自己的能力、完成期限、命令的難易度檢討自己執(zhí)行的可能性？
問題4 誰該接受信息（Who）
我們在發(fā)送信息的時候還需要考慮以下問題：
◇誰是你的信息接受對象？
◇先獲得接受者的注意
◇接受者的觀念
◇接受者的需要
◇接受者的情緒
問題5 何處發(fā)送信息（Where）
發(fā)送信息時，還需要考慮在什么樣的環(huán)境和場合下發(fā)送給對方。
【自檢】
你認為什么場合下發(fā)送信息的效果會好一些呢？
場合
效果
現(xiàn)在對場地的選擇已經(jīng)越來越引起人們的注重。在實踐中很多管理者已經(jīng)越來越認識到：環(huán)境對溝通效果的影響非常大。但在我們工作中，特別是上下級之間的溝通，通常是在上級主管的辦公室中進行，在這樣的環(huán)境下進行溝通達不到好的效果。
【事例研究】
一家網(wǎng)站公司由于受全球經(jīng)濟危機的影響，公司經(jīng)營受到嚴重打擊，最后公司決定裁員。第一次裁員，地點選在公司的會議室，通知全部被裁人員到會議室開會，在會議上宣布被裁員，并且每一個人立即要拿走自己的東西離開辦公室，公司所有被裁員工都感到非常沮喪，甚至包括很多留下的人也感到沮喪不已，極大地影響了公司的士氣。第二次裁員的時候，公司接受上次的教訓(xùn)，不是把大家叫到會議室里，而是選擇了另外一種方式：單獨約見被裁人員到星巴克咖啡廳。在這樣的環(huán)境里說出公司的決策：由于公司的原因致使他暫時失去了這份工作，請他諒解，并給他一個月的時間尋找下一份工作。這次裁員的效果和上一次相比有天壤之別，基本上所有的員工得知這個消息后，都會欣然地去接受，并且表示，如果公司需要他的時候隨時可以通知，他會毫不猶豫地再回到公司。那么，這樣一種方式無論是給被裁者還是仍然留在公司的員工，他們得到的不僅僅是裁員這個信息，而是感受到公司對每一位員工的情誼。兩次裁員，由于選擇了不同環(huán)境，所得到的效果是截然不同的。
【自檢】
發(fā)送信息時需要注意哪幾個問題？
需要注意的問題
要點
具體內(nèi)容確認
問題1 How?決定信息發(fā)送的方法
電話
面談
會議
信函
備忘錄
問題2 When?何時發(fā)送信息
時間是否恰當(dāng)
情緒是否穩(wěn)定
問題3 What?確定信息內(nèi)容
簡潔
強調(diào)重點
熟悉的語言
問題4 Who?誰該接受信息
誰是你的信息接受對象
先獲得接受者的注意
接受者的觀念
接受者的需要
問題5 Where?何處發(fā)送信息
地點是否合適
環(huán)境是否不被干擾
