因此，建議用人單位在制定規(guī)章制度時，可以由某個部門起草，但對外發(fā)布時，不要以某個部門的名義，而要以公司的名義對外發(fā)布。
(2)制定程序合法?！罢x不僅應得到實現(xiàn)，而且要以人們看得見的方式加以實現(xiàn)”，而程序正義則被視為“看得見的正義”，因此程序比實體顯得還重要，規(guī)章制度必須要經(jīng)過民主程序制定。
《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。關于什么是民主程序，法律并沒有作明確的規(guī)定，既可以理解為經(jīng)過全體職工或者職工代表大會審議通過，也可以理解為征求全體職工或者職工代表大會的意見，因此，對用人單位制定規(guī)章制度的程序的規(guī)定彈性很大。
《勞動合同法》第4條規(guī)定，用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。
因此，根據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定，用人單位制定規(guī)章制度和重大事項時，應該經(jīng)過以下幾個程序。
①先民主程序。用人單位制定規(guī)章制度時，應當將規(guī)章制度草案交由職工代表大會或者全體職工討論。如果用人單位有職工代表大會的，可以交職工代表大會討論，沒有職工代表大會的，交全體職工討論，職工代表或者職工可以提出意見和建議。這個過程，我們可以稱之為民主程序。
②后集中程序?？隙〞岢霾簧僖庖姾徒ㄗh，企業(yè)在聽經(jīng)過職工代表大會或者職工的意見和建議后，應與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。這個過程稱之為“集中程序”。需要強調(diào)的是。過去在大多數(shù)企業(yè)的觀念中，規(guī)章制度屬于用人單位單方面的權力，企業(yè)可以隨意意地制定規(guī)章制度，勞動者只有遵守的義務，沒有參與的權利。而《勞動合同法)關于規(guī)章制度制定的程序卻確定為“與工會或者職工代表平等協(xié)商確定”這就意味著企業(yè)規(guī)章制度制定權由企業(yè)單方面行使變成了企業(yè)與員工共同協(xié)商確定。
③規(guī)章制度和重大事項決定的異議程序。用人單位制定的規(guī)章制度，既要符合法律、法規(guī)的規(guī)定，也要符合社會道德。實踐中有些企業(yè)制定的規(guī)章制度非常不合理，比如限制員工一天只能 上幾次廁所，每次上廁所的時間不能超過多少分鐘，每頓飯必須在幾分鐘之內(nèi)吃完等。這些雖然沒有違反法律法規(guī)的規(guī)定，但由于制定得不合理，在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當?shù)?，有權向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。
因此建議企業(yè)在制定規(guī)章制度時，應該召開職工代表大會或者全體職工大會，與職工代表大會或者全體職工進行討論、協(xié)商，企業(yè)應該保存好開會記錄，將開會的決議結(jié)果由參加會議的代表簽字確認。
(3)規(guī)章制度中的內(nèi)容合法、合理，不得違反國家法律法規(guī)的規(guī)定。
①不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定國家法律是指由國家最高權力機構，在我國是全國人民代表大會和全國人民代表大會常務委員會制定、頒布的規(guī)范性文件的總稱，如《勞動法》《勞動合同法》等。
行政法規(guī)是指國家最高行政機關，即國務院依據(jù)憲法和法律制定的規(guī)范性文件的總稱，如《職工帶薪年休假條例》。
政策規(guī)定既指國務院部門]制定的一些政策性規(guī)定 ，也包括地方性法規(guī)，還包括地方政府制定的一些政策。
企業(yè)規(guī)章制度的內(nèi)容不能與國家法律、行政法規(guī)和政策規(guī)定相沖突，如果相沖突的，沖突部分無效。
例如，《就業(yè)促進法》中規(guī)定，用人單位招用人員，除國家規(guī)定的不適合婦女的工種或者崗位外，不得以性別為由拒絕錄用婦女或者提高對婦女的錄用標準。用人單位錄用女職工，不得在勞動合同中規(guī)定限制女職工結(jié)婚、生育的內(nèi)容。用人單位招用人員，不得歧視殘疾人。用人單位招用人員，不得以是傳染病病原攜帶者為由拒絕錄用。但是，經(jīng)醫(yī)學鑒定傳染病病原攜帶者在治愈前或者排除傳染嫌疑前，不得從事法律、行政法規(guī)和國務院衛(wèi)生行政部門規(guī)定禁止從事的易使傳染病擴散的工作。農(nóng)村勞動者進城就業(yè)享有與城鎮(zhèn)勞動者平等的勞動權利，不得對農(nóng)村勞動者進城就業(yè)設置歧視性限制。如果用人單位違反規(guī)定，在規(guī)章制度中實行歧視，那么該規(guī)定就是無效的。同樣，用人單位制定的規(guī)章制度中違反其他法律法規(guī)的強制性規(guī)定，其規(guī)章制度也是無效的。
典型案例:規(guī)章制度的內(nèi)容不得違反法律規(guī)定
②不得與勞動合同和集體合同相沖突?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋(二))第16條規(guī)定，用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度與集體合同或者勞動合同約定的內(nèi)容不-致，勞動者請求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應予支持。最高人民法院的解釋解決了集體合同、勞動合同與企業(yè)規(guī)章制度法律優(yōu)先權問題。實踐中，企業(yè)總是通過單方面制定規(guī)章制度，單方面變更勞動合同的設定，以增加勞動者的義務。由于勞動合同的效力高于規(guī)章制度，即使規(guī)章制度由職代會通過，如果與勞動合同沖突或者不-致，除非勞動者認可，否則無效。
③不得違反公序良俗。公共秩序和善良風俗是民法的一個基本原則，滲透到了所有法律中。《勞動合同法》也貫穿著“公序良俗”這個基本原則。如果用人單位規(guī)章制度違反公序良俗，職工可向勞動行政部門主張該規(guī)章制度無效。具體要法院根據(jù)實際情況來決定。
典型案例:規(guī)章制度不得違反公序良俗
(4)向勞動者公示或者告知勞動者，這是制定規(guī)章制度中最重要的一步。
《勞動合同法》第4條第4款規(guī)定:“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。
公示原則是現(xiàn)代法律法規(guī)生效的一-個要件，作為企業(yè)的規(guī)章制度更應對其適用的人群公示，未經(jīng)公示的企業(yè)規(guī)章制度，對職工不具有約束力。就像法律的生效樣，不能秘而不宣也不能言出法隨，更不可隨意通知一下讓公眾大概有一個了解，而必須依法定的方法和方式公開。
至于公示或者告知的方式根據(jù)實踐經(jīng)驗，一般可采取如下方法:
①公司網(wǎng)站公布:在公司網(wǎng)站或內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)布進行公示。采取這種方式，一旦發(fā)生糾紛，舉證比較困難，用人單位雖然能夠舉證規(guī)章制度在網(wǎng)站上公布，但很難證明規(guī)章制度是什么時候上傳到網(wǎng)站上去的，而且勞動者一旦否認上過公司網(wǎng)站或者雖然上過公司網(wǎng)站，但沒有看見過規(guī)章制度，用人單位就會非常被動。
②電子郵件通知:向員工發(fā)送電子郵件，通知員工閱讀規(guī)章制度并回復確認。電子類證據(jù)取證非常困難，而且在司法實踐中，電子類證據(jù)能否作為證據(jù)被認定，各個法院的做法也不一致。
③公告欄張貼:在公司內(nèi)部設置的公告欄、白板上張貼供員工閱讀。這種方式，一旦發(fā)生訴訟，用人單位舉證也將非常困難。
④員工手冊發(fā)放:將公司規(guī)章制度編印成冊，每個員工均發(fā)放一本，并且讓員工簽字確認。這是一種比較好的告知的方式。
⑤規(guī)章制度培訓:公司人力資源管理部門組織公司全體員工進行公司規(guī)章制度的培訓，集中學習。
⑥規(guī)章制度考試:公司以規(guī)章制度內(nèi)容作為考試大綱，挑選重要條款設計試題，組織員工進行開卷或閉卷考試，加深員工對公司規(guī)章制度的理解。
⑦規(guī)章制度傳閱:可將規(guī)章制度交由員工傳閱。用人單位單純地將規(guī)章制度交由員工傳閱，可能并不能產(chǎn)生太好的效果，如果用人單位采取規(guī)章制度培訓和考試的方式，不但可以使員工充分地了解本單位的規(guī)章制度，而且可以保存相關記錄，一旦發(fā)生糾紛，員工也無法否認。
⑧作為勞動合同的附件，在勞動者與用人單位簽訂勞動合同時，讓勞動者簽字確認。但用人單位一旦采取這種方式，也會有法律風險，其風險就在于用人單位在修改規(guī)章制度的時候比較麻煩。企業(yè)一旦將規(guī)章制度作為勞動合同的一部分， 規(guī)章制度就失去了獨立的法律效力，企業(yè)修改規(guī)章制度就意味著需要修改勞動合同，而用人單位變更勞動合同應該與勞動者協(xié)商，如果勞動者不同意變更，用人單位必須按照原來的勞動條款履行。如果企業(yè)不將規(guī)章制度作為勞動合同的附件，那么勞動合同和規(guī)章制度各自獨立，勞動合同和規(guī)章制度的修改程序是不一樣的，規(guī)章制度的修改程序和要求要遠遠比勞動合同的修改程序和要求復雜，用人單位只要按照法定程序修改規(guī)章制度，規(guī)章制度就發(fā)生效力。但如果用人單位將規(guī)章制度作為勞動合同的附件，那么用人單位在制定新的規(guī)章制度時，部分勞動者不同意修改，用人單位就只能是同一個單位實行兩種規(guī)章制度，同意的勞動者按照新的規(guī)章制度執(zhí)行，不同意的勞動者按照舊規(guī)章制度執(zhí)行，這樣會給用人單位的管理帶來極大的不便。
規(guī)章制度是否公示對勞動爭議案件的處理影響極大，直接關系到勞動爭議案件的勝敗。根據(jù)實踐經(jīng)驗，從便于用人單位舉證角度出發(fā)，規(guī)章制度的公示需注意以下操作細節(jié):發(fā)放員工手冊必須有員工簽收記錄，規(guī)章制度培訓必須保留培訓人員的簽到記錄，規(guī)章制度考試應當將試卷作為員工檔案資料保存。另外，還可在入職登記表或勞動合同中約定:本人已經(jīng)充分閱讀公司規(guī)章制度，愿意遵照執(zhí)行。推薦用人單位采用讓員工簽字確認的方式，或者用人單位組織員工進行規(guī)章制度培訓及考試的方式。從舉證角度考慮，不推薦網(wǎng)站公布法、電子郵件通知法、公告欄張貼法，因為這三種公示方式都不易于舉證。
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