【批】主要用于上級機關(guān)對下級來文所表達的文字意見。
【批示】對下級報送的“報告”、“計劃”等非請求性文件所作的文字批注。例：你局關(guān)于加強稅收工作的情況報告，專署領(lǐng)導(dǎo)閱后已作了正式批示。又例：中共上海市委《關(guān)于上海交通大學(xué)管理改革的情況報告的批示》。
【批轉(zhuǎn)】對下級報送的“請示”、“報告”等文件，認為具有普遍參考或指導(dǎo)意義，從而加注文字批注后轉(zhuǎn)發(fā)給所屬下級單位。例：《國務(wù)院批轉(zhuǎn)商業(yè)部關(guān)于解決當(dāng)前茶葉購銷問題的請示的通知》。
【批駁】不同意下級的意見。主要表現(xiàn)為明文批注不同意。例：關(guān)于新建“渤海大廈”一事，業(yè)經(jīng)市政府批駁，原計劃應(yīng)予撤銷。
【批語】批示文件的話。
【批閱】對下級報送的文件進行閱看、審批。
【呈】恭敬地送上。
【謹呈】鄭重、恭敬地送上。
【呈報】向上級呈送報告、總結(jié)之類的文件。例：茲呈報我局《二○○四年工作總結(jié)》一式三份，請查收。
【呈請】向上級呈送請求批準性的文件及事宜。例：此題事關(guān)重大，將我們的意見呈請上級批準后再作答復(fù)。
【呈遞】鄭重、恭敬地送上。
【否】“否定”、“不同意”等含義。是上行文結(jié)尾的常用語，與“可”“能”“是”等結(jié)合，以表示“可不可以”“能不能辦”“行或不行”等意思。
【妥否】是否妥當(dāng)，正確與否。多與“請批示”連接在一起，組成“妥否，請批示”，作為請示的慣用結(jié)尾用語。
【可否】是否可以，與“妥否”用法相同。
【能否】是否可能。例：你縣支援我市郊區(qū)的稻種，能否在4月10日前送到，望告。
【時】時間、時候、季節(jié)、當(dāng)前、現(xiàn)在、時機等。
【時機】有利的時間條件。如“把握時機”“創(chuàng)造有利的時機”“爭取時機”“機不可失，時不再來”等。
【時效】法律性文件的生效時間及公文起現(xiàn)行效用的時間。例：本條例自公布之日起生效。
【時期】一段時間。例：近一個時期來，我市一些機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)同志，以“學(xué)習(xí)考察”為名，違反國家財經(jīng)制度，揮霍公款出境出國旅游觀光，在群眾中造成極壞影響。
【報】陳述、告訴的意思。
【報請】向上級行文請求解決、答復(fù)、批準某一問題。例：對此間發(fā)生重大問題的處置，事先一律報請市委審定，不得自作主張、擅自處理。
【報經(jīng)】“向上級的報告已經(jīng)由”的意思。例：我市《關(guān)于教育體制的改革方案》，已報經(jīng)省政府核準。
【報送】向上級呈報。例：現(xiàn)將我局《二○○五年工作計劃》報送省廳，請予審示。
【報批】呈報上級機關(guān)批準。例：關(guān)于黨委班子的人選，將另行報批。
【嚴】“嚴格”“嚴密”“加倍”的意思。
【嚴防】嚴密防備、嚴格防止。例：切實加強保密工作，嚴防失、泄密事件發(fā)生。
【嚴禁】嚴格禁止。例：嚴禁鋪張浪費或動用公款向上級領(lǐng)導(dǎo)人請客送禮。
【嚴謹】嚴密謹慎。例：對重大問題的處理，一定要嚴謹、慎重，不可草率行事。
【嚴重】程度深、影響大、情勢危急。例：所有這些腐敗現(xiàn)象，都是同社會主義精神文明背道而馳的，雖然發(fā)生在少數(shù)機關(guān)和少數(shù)工作人員身上，但它嚴重地損害了黨和政府在群眾中的威望。
【嚴守】①嚴格地遵守。對象多指紀律、制度、法規(guī)等。例：每一個財經(jīng)干部都應(yīng)當(dāng)嚴守財經(jīng)紀律。②嚴密地保守。對象多指機密。例：秘書一定要嚴守黨和國家的機密。
【嚴峻】嚴厲、嚴肅。例：能否正確對待這件大事，對于“我們各級黨委和每個共產(chǎn)黨員，都是一次嚴峻的黨性考驗。
【嚴厲】嚴肅而厲害。例：要嚴厲打擊破壞農(nóng)田水利設(shè)施的犯罪活動，堅決防止水質(zhì)污染，以保證農(nóng)田水利設(shè)施和水資源效益的充分發(fā)揮。
【嚴格】在遵守制度或掌握標(biāo)準時認真不放松。例：要嚴格執(zhí)行國家統(tǒng)一規(guī)定。
【嚴加】嚴格加以。例：對某些不易劃清界限或暫時不能定論的內(nèi)容或活動，應(yīng)嚴加控制。
【嚴肅】（作風(fēng)、態(tài)度等）認真。例：凡是違反政策規(guī)定的，要嚴肅處理并追究領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任。
【啟】打開、開始等意思。
【啟用】開始使用。例：從即日起啟用新的印章。
【啟示】啟發(fā)指示，使人有所領(lǐng)悟。啟示不是文種，不能把“啟事”說成“啟示”。啟事是一個文種，是為了公開聲明某事而登在報上或張貼在墻壁上的書面材料。
【應(yīng)】“應(yīng)該”的意思。
【應(yīng)即】應(yīng)當(dāng)立即。例：如有不符合技術(shù)要求的，應(yīng)即返工。
【應(yīng)予】應(yīng)該給予。例：因賭博輸贏形成的債務(wù)，經(jīng)公安機關(guān)核實認定后，一律廢除。賭博所贏的財物應(yīng)予交出。
【應(yīng)邀】接受邀請。例：我們應(yīng)邀參加了全國第九屆公文學(xué)術(shù)研討會。
【應(yīng)以】應(yīng)當(dāng)以。例：要努力改變林區(qū)燒木材的習(xí)慣，大力節(jié)約木材，應(yīng)以會同有關(guān)部門進行試點，總結(jié)經(jīng)驗，制定方案，逐步實行。
【隸】附屬。
【隸屬】附屬、歸屬，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。多用于解釋公文的行文關(guān)系。例：同級機關(guān)或者不相隸屬的機關(guān)之間來往文件為平行文。
【擬】①起草。對象多指公文文稿。例：關(guān)于注冊安全工程師第二輪培訓(xùn)的請示，他們正在擬稿。②打算、想要。這是領(lǐng)導(dǎo)之間對主要領(lǐng)導(dǎo)、下級對上級領(lǐng)導(dǎo)表示敬重、尊重常用的敬辭。下級可以表示意見而無決定權(quán)時，可用這個詞。例：擬同意，請廳長審閱。
【擬于】打算在。例：擬于明年2月召開一次常務(wù)理事擴大會。
【擬定】①起草制定，跟“擬訂”不同，“擬訂”指正在起草、擬議的過程中，用于進行體；“擬定”指“擬訂”的過程已經(jīng)結(jié)束，用于完成體。例：擬定了一個學(xué)習(xí)計劃草案。②打算、想要。例：擬定15日出發(fā)赴河南登封市公安局參觀學(xué)習(xí)。
【擬請】打算請，邀請。例：此事市委專門研究時，擬請有關(guān)專家列席參加。
【擬經(jīng)】打算經(jīng)過、準備經(jīng)過。例：這個文件，事關(guān)大局，擬經(jīng)黨委批準并予以批示后組成專門寫作班子進行起草。
【擬訂】起草；初步設(shè)計。例：組織考察組，擬訂考察方案。
【草擬】起草、初步擬寫、擬出草稿。通常，公文多經(jīng)過草擬后修改定稿。例：擴建方案正在草擬，請大家多提建議。又例：今年的工作總結(jié)已草擬成稿，即日將提交董事會審定。
【定】“必定”“決定”“確定”的意思。
【定案】在公文中多指對案件、方案所作的決定。例：“南水北調(diào)”工程的實施方案已經(jīng)定案，不久即可正式出臺。
【定奪】在公文中多用于決策事項是否可行的決定。例：關(guān)于興建渤海水上世界樂園及修復(fù)大沽口炮臺一事，請市政府盡早予以定奪。
【定局】對事情已作出最后決定，或說明事態(tài)已確定不移。例：“西電東輸”一事已成定局，望認真加以貫徹執(zhí)行。又例：今年漁業(yè)生產(chǎn)豐收已成定局。
【定期】有一定的時限。例：要定期召開職工代表大會，以充分行使職工的民主權(quán)力。
【定向】有確定的方向。例：公文的主送機關(guān)是定向的。
【定性】對某一件事、某一問題的性質(zhì)作出確定性的分析。例：對四號鍋爐爆炸事故，要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，盡快作出定性處理。
【奠定】確立；建立。例：從總體上看，我國已初步具備了支撐經(jīng)濟和社會發(fā)展、參與國際經(jīng)濟競爭的科技實力，為加速全社會科技進步奠定了堅實的基礎(chǔ)。
【議定】討論決定。例：會議紀要用于記載會議主要精神和議定事項。
【條】“分條項目”的意思。
【條款】分條列款。法規(guī)性文件分條列款的項目，如第一條第二款。
【條文】法規(guī)性文件分條所作的說明文字。
【條目】法規(guī)性文件的項目，一般劃分為章、條、款、項。
【制】制作。
【制定】制作，定出。公文中習(xí)慣用于較大場合，如制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等。例：黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面建設(shè)小康社會的奮斗目標(biāo)。
【制訂】制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。例：最近一個時期，我們單位相繼制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。
【例】“照成規(guī)進行”等意思。
【例行】按照慣例履行辦理。如：“例行公事”、“例行報告”。
【例會】定期舉行的會議。
【例外】在一般規(guī)定之外。例：關(guān)于整頓清理無證開采小煤礦的決定，適用于全市各個地區(qū)、單位，無一例外地都要認真貫徹執(zhí)行。
【審】審查。
【審訂】審閱訂正。例：請辦公室對此文稿做進一步審訂。
【審定】審查決定。例，同意財務(wù)科的工作計劃，請李廠長審定。
【審核】審閱核定。例：對安全辦公室的經(jīng)費預(yù)算，請財務(wù)處審核后拿出初步意見，一并提交廠長辦公會議審定。
【審批】審查批示。例：現(xiàn)將我處《二○○五年工作計劃》送上，請審批。
【審議】審閱討論。
【審查】檢查是否正確，有無問題。
【明】“明白”、“公開”等意思。
【明文】明確的文字。例：嚴禁揮霍公款到處旅游，這在中央的文件中已有明文規(guī)定。
【明令取締】公開發(fā)布了取消或禁止的命令或要求。例：對黃色書刊，政府早已明令取締。
【明察暗訪】明著看，暗里詢問了解。
【承】客套話。“承蒙”、“承擔(dān)”和“繼續(xù)”等意思。
【承蒙】得到的意思。多用于便函的結(jié)尾用語。例：承蒙貴校大力協(xié)助，特表謝意。
【承辦】接受辦理。“承辦”是公文處理中的一個重要環(huán)節(jié)，它既含辦文，又含辦事。
【承上啟下】繼續(xù)著上面并連接起下面。例：辦公室在單位里接起承上啟下、聯(lián)系左右的樞紐作用。
【承轉(zhuǎn)】將上級或下級發(fā)來的公文轉(zhuǎn)發(fā)給下級或上級。
【事】“事情”“事故”“從事”等含義。
【事半功倍】投入的勞動較少，而收效卻比較大。例：自從建立崗位責(zé)任制以來，由于崗位明、責(zé)任清，不僅有效地克服了人浮于事的現(xiàn)象，而且收到了事半功倍的效果。
【事倍功半】投入的勞動量多，而收效卻比較低。例：“人多瞎搗亂，雞多不下蛋”，人浮于事，事倍功半。
【事必躬親】不管什么事都親自去做。
【事項】事情的項目。例：撰寫文件要力求事項具體、明確。
【事例】具有代表性的，可以作為例子的，具有參考價值的事情。例：毛澤東《矛盾論》：“《水滸傳》上有很多唯物辯證法的事例，這個三打祝家莊，算是最好的一個。”
【事端】事故、糾紛。例：挑起事端。
【事件】歷史上或社會上發(fā)生的不平常的事情。例：對此次發(fā)生的煤氣管道爆炸事件，要組織人員查清原因，接受教訓(xùn)，研究提出安全措施。
【事態(tài)】局勢；情況（多指壞的）。例：最近兩地發(fā)生水利糾紛，將要引起群眾毆斗事件，現(xiàn)工作組已經(jīng)趕到，事態(tài)有所緩和。
【事故】意外發(fā)生的災(zāi)害或帶來損失性的事情。
【事宜】關(guān)于事務(wù)的辦理。例：有關(guān)黨代會第六屆四次會議的籌備事宜，已經(jīng)著手進行。
【奉】“接受”等意思。例：奉縣政府通知，馬路兩旁不得亂潑亂倒。
【奉命】按照上級的命令。例：奉命發(fā)布公告如下……
【奉告】敬辭，告知的意思。例：“無可奉告”，多用于外交辭令。
【經(jīng)】經(jīng)過。例：凡是經(jīng)市政府常務(wù)會議討論決定的事情，各有關(guān)部門必須認真貫徹執(zhí)行。
【經(jīng)查】經(jīng)過查核，審查。例：經(jīng)查，馮明昌（注：廣東省佛山市南海區(qū)私營企業(yè)主）與銀行、政府部門個別人員內(nèi)外勾結(jié)，從中國工商銀行等金融機構(gòu)騙取巨額貸款，案發(fā)時尚有余額25億余元未還。
【經(jīng)向】經(jīng)過向。例：經(jīng)向領(lǐng)導(dǎo)請示同意后，方可翻印下發(fā)。
【經(jīng)與】經(jīng)過同（有關(guān)部門聯(lián)系、協(xié)商、研究）。例：經(jīng)與有關(guān)部門商討，現(xiàn)提出如下處理意見。
【現(xiàn)經(jīng)】現(xiàn)在經(jīng)過的意思，可用于上行文、下行文或平行文。例：現(xiàn)經(jīng)審核，事實準確。又例：現(xiàn)經(jīng)查明，林孔興在任華中電業(yè)管理局局長，華中電力集團公司總經(jīng)理期間，涉嫌與其妻王萍共同或單獨受賄，貪污100余萬元。
【審】“審查”、“審閱”等意思。
【審訂】審閱修訂。例：我市城市整體規(guī)劃方案，已初步完成，尚待邀請專家協(xié)助審訂。
【審議】審查討論。對象多指計劃、提案、報告等。例：全國人民代表大會審議批準了 2003年的決算報告和2004年的預(yù)算草案。
【審定】審查決定。對象多指計劃、提案、方案、設(shè)計等。例：工作計劃一經(jīng)審定，必須認真組織實施。
【審批】審查批示、審查批準。例：凡需報請上級機關(guān)審批的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級機關(guān)審批。
【審閱】閱讀審查。對象比較廣泛，可以包括各種文字材料，多用于上級對下級上報的材料。例：這份報告已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱，請打印50份，發(fā)各部門。
【審核】審查核定。發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)……
【徑】直接。
【徑報】直接報送。例：關(guān)于大會發(fā)言材料，請徑報市委辦公室。
【徑送】直接送到。例：請將討論情況徑送大會秘書處情況組。
【徑與】直接同。例：有關(guān)河流污染的防治問題，請徑與環(huán)保局聯(lián)系。
【徑向】直接向。例：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)社會救濟問題的書面材料可徑向縣民政局報送。
【亟】急迫地。
【亟待】急迫地等待。例：社會生活中，腐敗現(xiàn)象有所滋長，社會主義精神文明和民主法制建設(shè)面臨著不少亟待解決的問題。
【亟須】急迫須要。例：違章施工，問題嚴重，亟須立即糾正。
【屆】表示“到”、“次”的意思。
【屆時】到時候。例：茲定于2005年5月4日晚7:30，在我市“五四廣場”舉行“紀念五四燈火晚會”，屆時敬請蒞臨。
【屆此】到這個時候。例：該公司每年屆此便舉辦新產(chǎn)品展銷會。
【屆滿】規(guī)定擔(dān)任職務(wù)的任期已滿。
【采】選取。
【采納】認為合適而接受（意見、建議、要求等）。例：廠長已經(jīng)采納了我們的合理化建議。
【采用】認為合適而加以利用。例：漢語拼音方案歷史發(fā)展的另外一個方面，即采用拉丁字母為漢字注音，已經(jīng)經(jīng)歷了350多年的歷史。
【采取】認為合適而選取使用（方針、措施、態(tài)度、步驟等）。例：應(yīng)當(dāng)采取分析的態(tài)度衡量我們的工作，肯定取得的成績，指出存在的問題。
【責(zé)】表示“責(zé)任”“要求做到”等意思。
【責(zé)成】要求某人或某機關(guān)辦成某事。多用于上級對下級行文。例：房改問題應(yīng)責(zé)成專人負責(zé)，迅速落實各項措施，不能拖拖拉拉，“空打雷、不下雨”。
【責(zé)令】指定某人或某機構(gòu)辦某事，用于上級對下級的行文，帶有一定的強制性。例：對販賣假煙的商版，除沒收其假煙和非法所得，處以罰款外，并責(zé)令停止?fàn)I業(yè),吊銷執(zhí)照。
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