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| 一、電算化會計文檔信息特點 在電算化條件下，傳統(tǒng)的會計檔案管理理論和方法已經(jīng)顯現(xiàn)出一定的不適應(yīng)性。為此，我們必須認(rèn)真了解和掌握電算化條件下會計文檔信息及其管理的新特點，及時對會計檔案的管理理論和方法進(jìn)行補(bǔ)充和完善，才能使其發(fā)揮對會計文檔管理實踐的指導(dǎo)作用。那么，電算化會計文檔信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)相比，具有哪些呢? 第一，電算化會計文檔信息系統(tǒng)中會計信息存儲數(shù)字化。 在電算化系統(tǒng)下，會計文檔信息以電磁數(shù)字信號的形式存儲在光磁介質(zhì)中，不能直接識讀，并且很容易被篡改或刪除而不會留下任何痕跡；此外，電磁介質(zhì)易受損，所以會計文檔信息也面臨著丟失或毀壞的威脅。 第二，電算化會計文檔信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。 由于以往手工會計系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度，在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少甚至消失，憑證所起到的較強(qiáng)的控制功能會變得逐漸弱化，其中部分交易幾乎沒有留下什么痕跡。這種問題的存在，無疑給會計信息的有效控制帶來了一定的難度。 第三，電算化會計文檔信息系統(tǒng)的交易授權(quán)及其執(zhí)行與手工會計系統(tǒng)存在差異。 授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)性的內(nèi)部控制。手工會計系統(tǒng)對于二項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每一環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。但在電算化會計文檔信息系統(tǒng)中，控制只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能執(zhí)行輸出操作，從而達(dá)到限制接觸輸出信息的目的；但有關(guān)業(yè)務(wù)人員利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運行特定程序，由此引起失控而造成損失的案件不勝枚舉。如：業(yè)務(wù)人員被客戶收買，非法取得他人口令繞過批準(zhǔn)程序開出銷售提單；非法核銷客戶應(yīng)收款及相關(guān)文檔；竊取公司顧客訂單密碼信息，開出假訂單，騙走公司產(chǎn)品等。 第四，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在會計活動中的進(jìn)一步應(yīng)用，帶來了許多新問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前發(fā)展的方向，電算化會計文檔信息系統(tǒng)也不可避免受到其影響，特別是Internet在財務(wù)軟件中的應(yīng)用，對電算化會計文檔信息系統(tǒng)的影響將會是革命性的。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用有：遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而形成電算化會計文檔信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新問題。 二、會計檔案管理辦法中相關(guān)規(guī)定 第十二條、采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。 具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。 三、會計電算化工作規(guī)范中相關(guān)規(guī)定 七、建立電算化會計檔案管理制度，主要內(nèi)容包括： 1.電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)。 5.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。 （1）紙介質(zhì)會計檔案。包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。 ?。?）電子數(shù)據(jù)會計檔案。包括以計算機(jī)硬盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。 ?。?）計算機(jī)系統(tǒng)檔案。包括計算機(jī)硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。 2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。 3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。 4.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。 四、備份常識 1.定期備份與年度備份相結(jié)合。 在一定的時間間隔內(nèi)如一會計年度，把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成了脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。 對于在會計核算系統(tǒng)中產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)必須定期備份歸檔，以制度的形式規(guī)定下來。以便能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。 2.保存會計核算軟件的全套技術(shù)資料。--開發(fā)軟件 為了便于以后對會計核算軟件的二次開發(fā)和外掛數(shù)據(jù)編程接口，應(yīng)把會計核算軟件的全套技術(shù)資料作為會計檔案保存，包括：核算系統(tǒng)說明書、軟件需求說明書、系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)接口參數(shù)等。這些資料的保存年限應(yīng)以財務(wù)核算系統(tǒng)停止使用為限，且用此會計核算軟件產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)磁性介質(zhì)和光盤介質(zhì)到了保存年限。 3.保存相關(guān)的軟硬件平臺資料。--開發(fā)軟件 還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等； 計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)； 財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型； 財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。 4.還應(yīng)注意電算化會計文檔與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。 因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或產(chǎn)生某些預(yù)料以外的錯誤。因此，電算化會計文檔除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)，二者的一致性是非常必要的。 在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況： ?。?）所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將你所需調(diào)閱的檔案通過會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)恢復(fù)功能進(jìn)行調(diào)閱即可； （2）所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，只有在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)后，才能進(jìn)行調(diào)閱。 我們都聽說過這樣一個故事，說有人問三個砌磚工人：“你們在做什么？”第一個工人說：“我正在砌磚。”第二個工人說：“我正在賺錢。”第三個工人卻說：“我正在建造世界上最富有特色的房子。”故事的結(jié)果就是到了最后，前兩個工人還是普普通通的砌磚工人，而第三個工人卻成了偉大的建筑師。人們通過這個故事，無非是想諷刺前兩種人胸?zé)o大志，所以一事無成。而贊美第三種人有遠(yuǎn)大的理想，所以能夠成就大業(yè)。但我對這個故事卻另有一種看法：這個世界需要好的建筑師，同樣也需要好的砌磚工人。這個世界有偉大的建筑師，同樣也會有偉大的砌磚工人。偉大的工作需要人來做，平凡的工作也同樣需要有人來做。很難想象，如果這個世界上光有建筑師，沒有砌磚工人，那些漂亮的高樓大廈怎么能夠被建造起來呢？ 結(jié)論：建立適合本單位的會計檔案管理制度---有章可循，有法可依。 | |||
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