論高校檔案館屬性與功能
王 燕
北京建筑工程學院檔案室
摘要：教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》的頒布，對于市屬高校檔案館的建設(shè)起到了一定的推動作用，符合條件的院校開始著手成立檔案館。筆者通過對10所市屬院校進行調(diào)研，對高校檔案館室建制、屬性以及功能定位等問題進行了論述，正確把握檔案館的屬性與功能，有助于增強檔案工作的主動性與科學性，發(fā)揮自身優(yōu)勢，持續(xù)健康發(fā)展。
關(guān)鍵詞：高校檔案館；建設(shè)；目標定位
關(guān)于高校檔案機構(gòu)設(shè)置、以及檔案機構(gòu)的功能定位等問題，一直沒有統(tǒng)一標準，這一點與高校圖書館的設(shè)置與定位大不相同，各高校根據(jù)自身條件的差異對于檔案機構(gòu)的設(shè)置持不同觀點，就此問題，筆者調(diào)研了北京市近10所市屬高校，目前，除北京工業(yè)大學于2005年1月已經(jīng)成立了檔案館外，其他市屬院校檔案機構(gòu)均為檔案室建制，隸屬于學校辦公室。北京工商大學和北京聯(lián)合大學正在籌備申請成立檔案館，建館依據(jù)是教育部于 2008年9月1日正式發(fā)布實施的第27號令《高等學校檔案管理辦法》（簡稱《新辦法》）。
對照1989年10月10日頒布實施的國家教委六號令《普通高等學校檔案管理辦法》（簡稱《舊辦法》），《新辦法》在檔案館的建館條件上有所放寬。《新辦法》中第六條規(guī)定：“具備下列條件之一的高等學校應(yīng)當設(shè)立檔案館：一是建校歷史在五十年以上；二是全日制在校生規(guī)模在一萬人以上；三是已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上。”此辦法一經(jīng)頒布，各符合條件的高校檔案室紛紛醞釀成立檔案館，這一舉措對于提升檔案工作在高等教育工作中的地位，推進高校檔案工作的健康持續(xù)發(fā)展勢必會起到積極作用。
在檔案學理論中，將檔案室定義為“各組織（包括機關(guān)、團體學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機構(gòu)，是整個機關(guān)的組成部分，屬于單位管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)”①。而檔案館則是“黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心”②。檔案室與檔案館之間，看似一字之差，但性質(zhì)卻存在較大差異。筆者認為高校檔案機構(gòu)無論是檔案館還是檔案室，都需要腳踏實地，根據(jù)自身條件，在正確認識高校檔案館室的屬性、功能以及未來檔案館的發(fā)展方向等方面的基礎(chǔ)上對檔案館的發(fā)展進行合理定位，充分發(fā)揮檔案館室在高等教育發(fā)展中的作用。
一、高校檔案機構(gòu)區(qū)別于其他檔案館的屬性
就一般意義上的檔案館而言，社會性、服務(wù)性、文化性、政治性、行政性、知識性、教育性和學術(shù)性是檔案館的基本屬性。通過收集、管理和利用對本地區(qū)或國家具有長期和永久價值的檔案，為當今和未來的社會各項事業(yè)提供服務(wù)，是檔案館的本質(zhì)屬性。研究和正確把握檔案館的本質(zhì)屬性，有助于我們在檔案工作中增強主動性和科學性，抓住主要矛盾，突出特點，發(fā)揮優(yōu)勢，更好地履行職責。
由于檔案館是個復(fù)雜多樣的事物，它也存在屬性上的多重性。多重性體現(xiàn)在：收藏性和利用性統(tǒng)一、行政性和學術(shù)性并重、政治性和文化性共存、開放性和封閉性結(jié)合、現(xiàn)實性和潛在性同在。分析、把握檔案館屬性上的多重性，有利于提高我們辯證、全面地看待檔案館工作。
而高校檔案館室的性質(zhì)是一個較為復(fù)雜的問題。在《舊辦法》第六條中對高校檔案館的屬性做了如下規(guī)定：“高等學校檔案館屬事業(yè)單位檔案館。它既是學校檔案工作職能部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業(yè)機構(gòu)”。?從這個表述上來說，“高校檔案館實質(zhì)上是機關(guān)檔案室的性質(zhì)”。對其性質(zhì)的認定決定了高校檔案館的功能定位，如果高校檔案館是永久保存和提供利用高校檔案的科學文化事業(yè)機構(gòu)，就必須向全校乃至社會各界開放；如果高校檔案館的性質(zhì)界定為機關(guān)檔案室，那么它們就無需承擔向社會開放檔案的義務(wù)。 從理論上推敲檔案室的地位和作用主要表現(xiàn)在兩方面：一方面，檔案室是單位內(nèi)部具有參謀和咨詢作用的部門，它是單位工作的助手，為領(lǐng)導工作和單位內(nèi)各部門的工作提供參考和依據(jù)的檔案材料，為單位工作和生產(chǎn)活動服務(wù)。所以檔案室工作是單位工作的組成部分。另一方面，單位檔案室是國家全部檔案的不斷補充的源泉，整個國家檔案完整程度和連續(xù)積累首先決定于檔案室，檔案室是先期保管具有長遠價值檔案的過渡性機構(gòu)”。④
高校檔案館作為高校的內(nèi)部機構(gòu)，無論在財務(wù)、人員編制還是其他方面都隸屬于各高校。從這一點上說，高校檔案館無疑具有檔案室的屬性。但《舊辦法》第二十五條規(guī)定：“高校檔案原則上由各校檔案部門永久保管”。這樣一來，高校檔案館不再具有過渡性，與一般意義上的機關(guān)檔案室存在差別。如果說高校檔案館屬于檔案館理由似乎也不夠充分，因為獨立性姑且不論，高校檔案館很難面向社會提供服務(wù)，難以成為真正的科學文化事業(yè)機構(gòu)。因此，高校檔案館與真正意義上的檔案館尚存在一定距離。
高校檔案館既不完全等同于機關(guān)檔案室，又夠不上真正意義上的檔案館。應(yīng)當說高校檔案館的性質(zhì)介于兩者之間。換言之，目前各高校建設(shè)的所謂檔案館實際上是一種具有檔案室屬性的檔案館。它既有保存本單位檔案、為本單位各項工作服務(wù)的職能；也有提供檔案利用、傳承高校檔案歷史文化財富的使命。明確高校檔案館的性質(zhì)是建設(shè)高校檔案館的指導思想之一，只有清晰地界定了高校檔案館的性質(zhì)，才能明確高校檔案館的服務(wù)對象和工作范圍。
筆者認為，應(yīng)當辯證地界定。從現(xiàn)實情況來看，目前適宜把高校檔案館界定為具有檔案館性質(zhì)的檔案室，這意味著立足點放在“檔案室”上，高校檔案館的服務(wù)對象主要是本校師生，尚不必承擔向社會開放檔案、為社會各界提供檔案利用服務(wù)的義務(wù)。目前大多數(shù)高校檔案館被視為學校內(nèi)部的檔案保管部門，強調(diào)為學校工作服務(wù)是其首要任務(wù)。從某種意義上說，這種觀點是比較符合當前現(xiàn)實的，因為普遍而言高校檔案館的規(guī)模不大、工作人員數(shù)量不多、館藏檔案的文化價值和社會影響也參差不齊，因此它們把自己定位在檔案室作為本單位的組成部分是順理成章的。但筆者主張，從更長遠的眼光來看，可以把高校檔案館界定為兼具檔案室性質(zhì)的檔案館，這意味著立足點放在“檔案館”上，高校檔案館的服務(wù)對象可以從本單位向社會擴展，承擔起向社會開放檔案、為社會各界服務(wù)的職責。這種定性的目的在于推動高校檔案館更好地樹立服務(wù)意識，實現(xiàn)其從單純的高校內(nèi)部機構(gòu)向科學文化事業(yè)機構(gòu)的轉(zhuǎn)變，使其與高校的文化屬性更為貼近。⑤
性質(zhì)的界定是高校檔案館功能定位的前提，既然高校檔案館的性質(zhì)可以辯證地看待。那么其功能定位也需要客觀、合理地把握，諸如高校檔案館可以根據(jù)現(xiàn)實條件、學校的規(guī)模和影響、館藏檔案的社會價值、自身管理水平等等來確定檔案館功能的側(cè)重點。也許大多數(shù)高校檔案館只需要偏重于檔案室的定位，完成為本學校服務(wù)的職責即可，將來有了現(xiàn)實需要或條件成熟之時，也可以向檔案館的定位轉(zhuǎn)變。
二、高校檔案館的功能定位
檔案館的功能分為自然功能和社會功能。收集、管理和提供利用檔案信息資源是檔案館的自然功能。它是由檔案館的基本屬性決定的，并跟隨社會的發(fā)展變化而發(fā)生質(zhì)的變化。正確把握檔案館的自然功能，有助于我們在檔案館工作中堅持有所為，有所不為。
檔案館的社會功能與自然功能是相互連結(jié)、不可分離的。自然功能是社會功能的基礎(chǔ)和前提，社會功能是自然功能的延伸和在一定社會環(huán)境下的外在實現(xiàn)形式。筆者認為現(xiàn)代檔案館的社會功能主要包括：保存人類文化遺產(chǎn)功能、維護歷史真實面貌功能、資治襄政功能、繁榮科研功能、發(fā)展經(jīng)濟功能、推進民主功能、社會教育功能和休閑消遣功能。正確認識檔案館的社會功能，有助于我們科學把握檔案館的性質(zhì)和工作原則，也有助于避免檔案館功能開發(fā)上的單打一，從而完整、全面地發(fā)揮出檔案館的作用。 與之相對應(yīng)，高校檔案館的功能可以概括為四個方面，即收集和保管高等教育史料、組織檔案信息交流與傳遞、儲備和傳輸科學知識、開展社會精神文明教育。
高校檔案是在高校的教學、科研、黨政管理等各項實踐活動中形成的歷史記錄，真實地反映了高校的基本職能和工作狀況，全面記錄了高等教育在不同歷史時期、不同社會背景下的實踐活動，是人們深入了解和認識高等教育歷史的重要渠道。因此，收集和保管高校檔案是實現(xiàn)高校檔案館社會功能的前提和基礎(chǔ)，對于保持社會文化的連續(xù)性和完整性具有重要意義。
社會對檔案信息需求的變化拓展了檔案工作的運作空間，使得高校檔案館不再是一個單純的實體保管機構(gòu)，檔案館通過整理、編目、保管和提供利用等一系列工作內(nèi)容來保證和促進檔案信息的傳遞、交流與共享，因而具有參與檔案信息社會化的信息服務(wù)機構(gòu)的功能。特別是檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的建立更加速了檔案信息的傳遞和交流，為實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享提供了有效保障。
培養(yǎng)人才、科學研究、服務(wù)社會是現(xiàn)代高校的基本職能，高校在教學、科學研究活動中形成的教學檔案、科研檔案為教育教學成果的傳播和實際利用提供原始記錄和參考依據(jù)，高校檔案館因此成為儲備和傳輸科學知識的基地。
高校檔案館的社會教育功能特指高校檔案館以檔案為教材，以借閱、咨詢、陳列展覽、出版公布檔案史料等多種方式、多種手段并舉，以愛國主義、歷史知識教育為主題，面向國民開展精神文明教育，高校檔案館社會教育工作的基本任務(wù)就是利用館藏檔案宣揚文明，引導民眾樹立健康、正確的思想意識。
正確把握高校檔案館室的屬性與功能定位有助于增強服務(wù)意識，提高工作效率。目前，有些院校借成立檔案館的機會，將學校教職工的人事檔案與學生檔案都合并到檔案館，認為這樣做就符合檔案集中統(tǒng)一管理的原則，其實這種看法是片面的，在筆者調(diào)研的10所院校中，多數(shù)院校對此類做法持否定態(tài)度。有些檔案館把人事檔案或?qū)W生檔案合并過來后發(fā)現(xiàn)在管理上存在諸多問題，又將其退會到原檔案所屬部門管理，部分院校還對《新辦法》中涉及到的在高校檔案歸檔范圍中將學生檔案納入歸檔范圍的部分提出了不同看法，他們普遍認為學生檔案流動性大，不宜合并到檔案館保存。因此，筆者認為高校檔案機構(gòu)設(shè)置應(yīng)因地制宜、科學論證，不能只重規(guī)模不重實效地追求大而全，盲目跟風的做法將不利于高校檔案工作健康有序的發(fā)展。
參考文獻：
①②④陳兆祦 和寶榮 王英瑋主編 《檔案管理學基礎(chǔ)》 第二版
中國人民大學出版社2005年 第58、61、58-59、64 頁
《普通高校檔案管理辦法》
⑤黃霄宇趙傳玉《論高校檔案館建設(shè)的指導思想》《檔案與建設(shè)》2006年第1期
