一旦轉(zhuǎn)換視角，從「讓聽者以最快速度、最友好的方式聽懂復(fù)雜信息」這個(gè)角度出發(fā)去重新思考 “溝通”，你就會(huì)獲得一個(gè)徹底全新的項(xiàng)目管理視角……
這正是《豐田一頁紙極簡思考法》所帶來的深刻啟發(fā)。
作者淺田卓在豐田工作多年，從“一頁紙”中汲取了深厚的智慧——一頁紙所創(chuàng)造的信息管理方法，不僅僅簡單的應(yīng)用于職場溝通：比如會(huì)議記錄、出差報(bào)告、項(xiàng)目整理中，你同樣可以把它用來做生活規(guī)劃、進(jìn)行新聞?wù)恚谌魏斡斜匾M(jìn)行信息傳達(dá)和溝通的場景中，你都可以用這種方法實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。
簡單來說，一頁紙的精髓就是將你所要表達(dá)的信息，以重要事項(xiàng)不超過3項(xiàng)的描述進(jìn)行展開。但，無論你想說的話有多么長篇大論以及你想要表達(dá)的欲望有多么強(qiáng)烈，無論在日常的會(huì)議、面對面等等場景，你會(huì)一來二去用多少語言和段落去形容描述，一頁紙都逼迫你去做信息的篩選、精簡、判斷和雕琢，以達(dá)到最重要的信息被呈現(xiàn)出來，并足以讓閱讀一頁紙的目標(biāo)對象，能夠清晰了解信息背景，并采取精準(zhǔn)行動(dòng)。
因此，一頁紙的核心三要素就包含：
1. 信息溝通的對象
2. 信息溝通的目的
3. Action First 行動(dòng)優(yōu)先
事實(shí)上，一旦用這三個(gè)維度去定義「高效溝通」，我認(rèn)為，我們會(huì)獲得全新的“溝通感受”。強(qiáng)調(diào)這三個(gè)維度，有利于我們始終把「溝通到底是為了什么」，真正的記在心上。
充分重視溝通對象，會(huì)讓我們了解，不同的人對信息關(guān)注的重點(diǎn)和傾聽的需求是完全不同的；因?yàn)閷ο蟛煌覀兿胍獪贤▽?shí)現(xiàn)的目的也就相應(yīng)不同——因?yàn)?，你需要對方不僅僅是「聽聽而已」，而要他采取行動(dòng)：
比如，整理出一個(gè)業(yè)務(wù)改進(jìn)的方向，并找到短期改進(jìn)的方法手段； 比如，讓你的同伴加入一個(gè)創(chuàng)新性項(xiàng)目的頭腦風(fēng)暴中，產(chǎn)出新的靈感，增加可選項(xiàng)；或者，在一個(gè)棘手問題中，從幾個(gè)封閉性的選項(xiàng)中，權(quán)衡利弊，做出決策。
當(dāng)我們忽略溝通對象以及忘記溝通對象的直接+ 潛在需求時(shí)，信息的呈現(xiàn)邏輯、呈現(xiàn)形式、溝通的姿態(tài)，也就發(fā)生了微妙的變化。這左右了溝通的效率，也決定了溝通的情緒。
淺田卓把一頁紙思維的整理過程劃分為兩個(gè)階段：
1. 整理信息
2. 整理思考
延伸的，如果需要開會(huì)討論或展示：還需要傳達(dá)
一頁紙思維由兩個(gè)非常核心的工具構(gòu)成：Excel1+ Logic3。他們代表了一個(gè)事無巨細(xì)的吐槽清單，和一個(gè)被最大極簡化表達(dá)的結(jié)構(gòu)化圖示。
現(xiàn)在，你需要一些基礎(chǔ)的材料，來啟動(dòng)信息整理：
1. 一支三色筆
2. 一頁白紙
現(xiàn)在，假設(shè)你要梳理減少加班問題的解決方案，弄出一個(gè)清單，你可以嘗試用以下步驟整理——
Execel1：
1. 用綠色畫框線
2. 藍(lán)色寫出8個(gè)關(guān)鍵詞
3. 紅色標(biāo)注每項(xiàng)下面的重要三件事，并進(jìn)行優(yōu)先級排序
為減少加班問題所做的Excel1
我個(gè)人認(rèn)為， 沒必要一定遵從淺田卓喜歡“綠色邊框”的審美，總體上，你要用顏色來進(jìn)行信息和圖示的維度劃分——顏色在某種程度上，劃定了信息的邊界，幫助你在視覺上形成焦點(diǎn)和優(yōu)先級。
嘗試用Excel1 做了自己的每天工作 To do list , 我的感受是：和以往的清單不同的是，平鋪的文字信息像散養(yǎng)的動(dòng)物被圈回了籠子，這種「各回各家」的感受非常好——因?yàn)椋愕哪X子一下就清凈了。
用Excel1 的強(qiáng)大威力是，當(dāng)你要整理一頁紙還沒有任何思路重點(diǎn)方向時(shí)，通過Excel1 事無巨細(xì)的羅列，你會(huì)慢慢梳理出冰山的全貌。
這正是淺田卓一再強(qiáng)調(diào)的：畫表格、列信息的過程，你的一切行動(dòng)就已經(jīng)在路上了。這種行動(dòng)的實(shí)質(zhì)意義就是——你在整理的不僅僅是信息，你在整理自己的「思考」。
在Excel1的16格、32格內(nèi)，畫上最重要的三角形——那就是從一個(gè)平鋪羅列的信息中，尋找重點(diǎn)和優(yōu)先級的過程。
不分順序、想到哪里寫到哪里，會(huì)讓你在這種自由流暢的羅列過程中感受到輕松無壓。沒有什么比這種信息梳理更讓人愉悅的過程了！
然而，羅列信息、找到重要的事情，并不代表，你給你的聽眾講好了一個(gè)故事。
在我看來，第二個(gè)工具Logic3，就是用來以最簡化的方式講完整故事的利器。
你可以：
1. 用綠色畫框架
2. 寫日期·主題列出和這個(gè)問題相關(guān)的3個(gè)重要問題Q1 -Q2- Q3
3. 填寫1P：用一句話總結(jié)的話：描述這到底是個(gè)啥問題？
4. 綠色標(biāo)注Q1-Q2 - Q3
Excel1+ Logic3工作流程：全部羅列+ 總結(jié)提煉排序
每項(xiàng)羅列問題都按照1-2-3進(jìn)行重要優(yōu)先級排序，整理你的思考
每一個(gè)Q的描述不超過3個(gè)問題，這3個(gè)問題也需要按照重要優(yōu)先級進(jìn)行排序，呈現(xiàn)順暢的邏輯關(guān)系
以上是我最近馬上要落地的一個(gè)創(chuàng)新產(chǎn)品技術(shù)實(shí)施方案梳理的一頁紙。這是一個(gè)行業(yè)中非常創(chuàng)新的產(chǎn)品，需要進(jìn)行技術(shù)開發(fā)。背景是：
1. 溝通對象：我的老板
2. 溝通目的：由于他常年各地出差無法進(jìn)行線下面對面完整時(shí)間溝通，我需要讓他以最短時(shí)間、最敏捷的方式了解這個(gè)無比復(fù)雜項(xiàng)目的來龍去脈
3. 行動(dòng)：做出這個(gè)項(xiàng)目是否按照這樣的方式實(shí)施的決策，能夠接受并敲定目前的開發(fā)預(yù)算報(bào)價(jià)
這個(gè)項(xiàng)目，我已經(jīng)搜集、比對了多個(gè)合作伙伴和供應(yīng)商，理論上講，我應(yīng)該提供多個(gè)合作方的一頁紙，并最終集合成一個(gè)復(fù)合型的一頁紙，給到他完整信息……但因?yàn)楣?yīng)商的能力懸殊較大，我就以其中非常有可能合作的一家作為信息輸出對齊的藍(lán)本，人為簡化了溝通過程和信息量，但并不影響他做決策判斷。
在前期溝通中，我用了大量時(shí)間了解技術(shù)實(shí)施的細(xì)節(jié)——這其中，包含選擇小程序還是H5等不同技術(shù)路徑去實(shí)現(xiàn)的問題；包含區(qū)分哪些是核心功能、哪些是輔助功能，如何區(qū)分一二期開發(fā)的優(yōu)先級和先后順序；預(yù)算報(bào)價(jià)的合理性在哪里；以及，這一個(gè)單點(diǎn)項(xiàng)目，對未來品牌的長期流量池、用戶池會(huì)帶來哪些長線影響……這些，都決定了一頁紙的核心信息究竟應(yīng)該寫什么，以及，管理者最終如何去判斷，下結(jié)論。
Logic3 左上角基本是關(guān)于這個(gè)項(xiàng)目的主題和背景的描述，此前的定位文件已經(jīng)有所梳理，所以，我會(huì)把這部分內(nèi)容直接搬過來；因?yàn)橄Ｍ习迥軌蚩焖僮龀鰶Q策，我在這個(gè)下面做了一些具體描述：那就是，這個(gè)項(xiàng)目成敗、決定它能做成，能做成「大成」的因素，究竟是哪些。
這個(gè)根本的因子為Logic3奠定了基調(diào)，人在思考混亂的時(shí)候，也可以重新回到左上角，再去回顧：這張表的意義和目的是什么，我看到它，究竟該怎樣做決策。
四個(gè)圈定的象限中，剩下三個(gè)維度，要依賴于你的創(chuàng)造性去發(fā)揮。
淺田卓建議：你可以根據(jù)信息的What- How- Why去填滿不同的象限區(qū)域。
因?yàn)檫@個(gè)項(xiàng)目對我們來說，已經(jīng)不存在為什么要做的說服過程，所以，我將Why這一部分去掉，改造成了我認(rèn)為非常重要的一個(gè)部分，就是「項(xiàng)目的預(yù)算與風(fēng)險(xiǎn)控制」。
我的三大板塊，Q1-Q2-Q3，是來自于自己內(nèi)心的提問模擬：
老板最困惑，最希望通過這個(gè)表格，來了解哪些信息，既能做到充分，同時(shí)還能突出重點(diǎn)，足以幫助他做決策了？我模擬了他的回答。
這也需要回到Excel1的吐槽清單中：老板會(huì)吐槽、無限發(fā)問哪些問題？是否能做到MECE(窮盡)？
因?yàn)槲覍@個(gè)項(xiàng)目足夠熟悉，所以，Excel1 在列出了7-8項(xiàng)之后，我就終止了這個(gè)動(dòng)作，直接進(jìn)入了Logic3 的創(chuàng)作中——
我把What- How- Why 改造成了：
1. 技術(shù)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵路徑是什么？（Why+ What）
2. 具體實(shí)施方案是怎樣的？ （How）
3. 如何把控預(yù)算和風(fēng)險(xiǎn)控制？ （Risk Management）
每個(gè)溝通對象的提問和思維的習(xí)慣是不同的，你對這種吐槽的模擬越準(zhǔn)確，溝通越容易同頻，也更容易快速達(dá)成深度共識(shí)。決策的周期也就會(huì)越短。而所有不能回答的疑問，也就意味著，你的表格存在信息覆蓋不全面、或者表達(dá)不夠準(zhǔn)確的問題。
事實(shí)上，前兩個(gè)本質(zhì)上都是What：某種程度上，技術(shù)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵路徑?jīng)Q定了項(xiàng)目上線后，能否賺錢盈利，能否大范圍獲取用戶，你也可以本質(zhì)上把它理解成是某種程度的Why。
由技術(shù)實(shí)現(xiàn)的路徑，進(jìn)而決定了，你和對方合作的技術(shù)開發(fā)方案，應(yīng)該是怎樣的：這里，包含了你如何區(qū)分這個(gè)項(xiàng)目的不同功能，他們的優(yōu)先級是什么，放在一二期乃至遠(yuǎn)期開發(fā)里。
作為一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，我給到老板的應(yīng)該不是一個(gè)點(diǎn)狀信息，而是一個(gè)項(xiàng)目的全貌——全貌，對于所有管理者都異常重要，尤其對于某些非常具有創(chuàng)新性和挑戰(zhàn)性的高難度項(xiàng)目：最高管理者需要看到障礙因素在哪里，怎么控制它的走向。因此，我認(rèn)為「全貌」務(wù)必要在這個(gè)表格中進(jìn)行呈現(xiàn)，我們需要知道項(xiàng)目最終會(huì)去向哪里，短期會(huì)到達(dá)什么程度。
再繼續(xù)，是一個(gè)營銷人本身應(yīng)該具備的核心素質(zhì)：你需要告訴管理者，它的成本是多少，同時(shí)，作為一個(gè)技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目，我們也需要知道開發(fā)周期和預(yù)算的關(guān)系，以及，還有哪些肉眼不可見的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)該規(guī)避。
本著這個(gè)原則，我已經(jīng)在前期溝通中，想象過很多次，我最終呈現(xiàn)出來的Logic3，到底長什么樣。作為一個(gè)非典型意義的產(chǎn)品經(jīng)理，首次操刀一個(gè)如此復(fù)雜、難度都兼具的項(xiàng)目，這張圖，幫助我化解了巨大的規(guī)劃和執(zhí)行壓力。
同時(shí)，我的合作伙伴給了我一個(gè)很好的提示：你應(yīng)該錨定一個(gè)基礎(chǔ)的KPI數(shù)值：比如，你要收入多少，用戶多少，作為早期冷啟動(dòng)的KPI指標(biāo)。把這個(gè)指標(biāo)如果放進(jìn)1P的描述中，也會(huì)讓項(xiàng)目變得更加清晰、目標(biāo)聚焦。我也覺得，這是未來在Logic3迭代的時(shí)候，更多需要關(guān)注的細(xì)節(jié)。
好的一頁紙的確幫助我們節(jié)省了大量溝通的成本——即使條件受限不能做面對面交流，你同樣可以通過一頁紙的幫助做出一些重要決策——這正是它真正指導(dǎo)實(shí)踐并做到「行動(dòng)優(yōu)先」的威力！多數(shù)時(shí)候，它甚至讓我們更加容易深度共識(shí)！
回過頭來看，日本這個(gè)民族，很值得揣摩。從極簡主義和斷舍離的風(fēng)潮，到MUJI為代表的冷淡系品牌風(fēng)格，再看豐田的極簡工作整理，再回歸到日常生活中的女性清新妝容，再到枯山水庭園的極簡造園藝術(shù)，再看山本耀司的黑白灰服裝設(shè)計(jì)，再到安藤忠雄的清水石灰中穿透過的光與影……
在日本這個(gè)民族的生活、技術(shù)與藝術(shù)的世界里，整理和收納無處不在，對簡潔的追求又幾乎是到了極致！
信息整理的過程也正是情緒和思考同步整理的過程……一旦信息被填進(jìn)相應(yīng)的格子，大腦就會(huì)通過這些邊界清晰的線框?qū)ふ谊P(guān)聯(lián)，并通過這種結(jié)構(gòu)化的圖示，摸索出問題的本質(zhì)和答案。以此，你可以重新審視所有你曾經(jīng)發(fā)起的會(huì)議、溝通、交流，那些以卷軸鋪展開的成堆文檔，那些在口頭交流中大段的文字和贅述，是否真正讓閱讀和傾聽的人，瞬間明了？或許，我們過往大量的時(shí)間都浪費(fèi)在了這種看似有效實(shí)則復(fù)雜的溝通中。
一頁紙，幫助我們以最小空間，容納了最大限度的極致思考。再也不能變得更短，再也不能變得更薄，正是人生從此走向有序和豐盛的開始。簡潔，恰恰創(chuàng)造了信息傳遞的鋒利——也讓人們從充滿了「表現(xiàn)欲和表達(dá)欲」的交流，變成了「為對方創(chuàng)造最大傾聽舒適度」的高效溝通！
現(xiàn)在，當(dāng)你用一頁紙整理自己的生活，比如：在你生命中不能失去的那些人；選擇新工作的代價(jià)和成本；一份徘徊猶豫是否將要進(jìn)入或離開的愛情……當(dāng)你把這個(gè)Excel1 無窮盡的問題隨性的寫下去，你也會(huì)從一鍋粥、一團(tuán)麻的混亂信息里，漸漸找到方向，明白心之所屬……這何嘗不是另一種形式的自我對話？
提筆瞬間，思考也就上了路。
語言發(fā)揮的空間有限，長篇累牘往往把我們帶向了習(xí)慣性繁復(fù)里。
但運(yùn)用結(jié)構(gòu)化的、擁有足夠邏輯關(guān)聯(lián)的信息呈現(xiàn)方式，對問題根源的窮追不舍，卻讓我們的世界從此清爽起來！
第六個(gè)人：36氪專欄作者，跨越北上廣深的跨界營銷人，熱愛主持與寫作。公眾號第六個(gè)人（connect_yourself）長期探索營銷規(guī)律與個(gè)人品牌成功之路，分享職業(yè)與成長點(diǎn)滴。
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