團隊協(xié)作做好三件事

    大家也許在小時候就聽過三個和尚的故事：當(dāng)廟里有一個和尚時，他一切自己做主，做得很自在；當(dāng)廟里有兩個和尚時，他們通過協(xié)商可以自覺地進行分工合作，同樣做的不錯；可當(dāng)廟里來了第三個和尚時，問題就出現(xiàn)了，誰也不服誰，誰也不愿意干，其結(jié)果就是大家都沒水喝。

    當(dāng)初讀到這篇古老的寓言的時候，我們知道了團結(jié)的重要性。其實，這個寓言也可以看成是一個項目管理的案例。它所反映的問題就是：同樣完成一個項目，缺乏團隊協(xié)作的結(jié)果還不如個人獨立工作或者作為合作雙方訂立契約。因為一個團隊內(nèi)部是不可能以契約形式作為彼此合作的前提。而現(xiàn)實的問題是，由于個人的能力有限，因而在實施一個項目時，必須建立一個由多人組成的項目組。這個項目組是否能夠和諧地進行團隊協(xié)作，將決定了這個項目能否成功。

    這個寓言最有意思的地方在于：同樣都是需要溝通與協(xié)調(diào)，為什么在兩個人的時候能夠達成一致，反而在三個人或者以上的時候就亂套了呢？難道僅僅是因為人數(shù)的增加導(dǎo)致意見不一致嗎？應(yīng)該說，這個牽涉到團隊協(xié)作中三個基本的因素：分工、合作以及監(jiān)督。一個人和兩個人的時候，這三個因素都可以比較容易滿足條件，因此不容易發(fā)現(xiàn)問題。而一旦超過3個人，這些因素就馬上會將矛盾凸現(xiàn)出來。而為了解決這些矛盾，只有追根溯源將三要素理清。下面我們進行逐個的分析問題所在。

    分工：

    如果是一項單人就可以勝任的工作，項目經(jīng)理一般會指派給專人負(fù)責(zé)。個人獨立工作并無分工的問題。而在同伴（兩人）協(xié)作中，彼此則可以通過平等的協(xié)商和溝通從而對工作量和工作內(nèi)容進行有效的分配。而一個大的項目組，由于其成員人數(shù)較多，因此在工作量與工作內(nèi)容的分配問題上，顯然難以通過彼此的平等協(xié)商和溝通而得出一個有效并令眾人都滿意的方案。即使項目經(jīng)理可以進行安排與協(xié)調(diào)，但這本身就需要項目經(jīng)理懂得怎樣進行團隊協(xié)作。

    合作：

    有分工，就需要合作，即彼此相互配合。在同伴協(xié)作中，由于人員構(gòu)成簡單，在彼此合作、協(xié)調(diào)、溝通的難度上遠遠低于團隊協(xié)作。而在一個大的項目組中，由于其成員身份背景的差異，彼此間的人際關(guān)系的復(fù)雜以及對彼此工作的不熟悉等原因，因此造成了在彼此相互合作上存在相當(dāng)大的難度。

    監(jiān)督：

    監(jiān)督作為一種協(xié)作手段，其存在的主要原因是由于成本和收益的關(guān)系存在。用西方經(jīng)濟學(xué)的概念來解釋：即任何理性的人，都希望以最小的成本來達到最大的收益。反映在一個大的項目組中，即項目組中的任何成員都想花費自己最少的精力來完成既定的任務(wù)，而他們節(jié)約自己工作成本的方式，就是讓其他組員承擔(dān)原本須由自己完成的工作。因此，如果缺乏有效的監(jiān)督，就會導(dǎo)致所有項目組成員都偷工減料，從而使該項目徹底失敗。這在三個和尚的案例中體現(xiàn)地尤為明顯。

    而在個人獨立工作時，一切工作成本都須由自己負(fù)擔(dān)，因而沒有讓其他人分擔(dān)的可能。在同伴協(xié)作中，彼此可以進行簡單有效的互相監(jiān)督，因而也這方面存在問題的可能性也較小。

    由此可知，在一個大的項目組中，建立起良好的團隊協(xié)作至關(guān)重要。因而在對一個項目的管理過程中，團隊協(xié)作顯然是不可忽略的重要環(huán)節(jié)。而在處理團隊協(xié)作問題時，建立起合理完善的團隊機制就是首先解決的問題了。

    所謂團隊機制，簡單的說，即是對團隊內(nèi)各成員的分工、合作以及監(jiān)督等職責(zé)的規(guī)定。在具體反映在建立一系列規(guī)章制度的同時，它著重落實到給團隊各成員建立起其在團隊內(nèi)的“身份”。而這種身份事實上即是對其團隊職責(zé)的反映。所以說，一個完善合理的團隊機制，其重點即是對團隊各成員職責(zé)的合理劃分和規(guī)定，即是給團隊內(nèi)各成員都確定一個合理的“團隊身份”。使得無論是項目經(jīng)理還是組員，都可以找到自己在整個項目中的坐標(biāo)。

    那么，在團隊機制已經(jīng)建立的前提下，如何在項目管理過程中建立起良好的團隊協(xié)作關(guān)系呢？

    根據(jù)團隊協(xié)作的三要素，顯然也必須從分工、合作以及監(jiān)督三方面入手。

    如何分工：

    項目經(jīng)理進行分工的原則應(yīng)該是：團隊每個成員的具體工作及相應(yīng)職責(zé)都必須被合理并明確的劃分。

    所謂合理的劃分，即每個團隊內(nèi)成員的能力必須與其從事的具體工作相匹配。從前在美國有一種流行的觀點，即如果你擅長做什么事，那么你就可以管理其他人做同樣的事。這在今天看來，顯然是荒謬的，因為一個人的業(yè)務(wù)能力和其管理能力不存在正比關(guān)系。但是直到今天，在許多項目組這種情況仍然很普遍，即一個項目經(jīng)理通常由一個成功的業(yè)務(wù)員擔(dān)任。雖然他在業(yè)務(wù)上具有出眾的能力，但是一個項目經(jīng)理的職責(zé)顯然更偏重于管理好整個團隊，在項目組中維持良好的團隊協(xié)作。這需要優(yōu)秀的管理才能，顯然，這一情況往往被忽視了。

    而所謂明確的劃分，即是使每個團隊成員的具體工作和職責(zé)都得到的無法模糊的確認(rèn)，使得團隊內(nèi)各成員都必須對其本職工作負(fù)全責(zé)。

    合理的分工使得團隊內(nèi)的各成員得到真正的“物盡其用”，每一個成員都可以在合適的崗位上發(fā)揮其最大的價值。而明確的分工使得團隊內(nèi)各成員擁有明確的責(zé)任意識，他們無法逃避自己所犯的過錯，因此，他們必須做好自己的工作。同時這種在具體工作上的細(xì)致分工也可以有效避免重復(fù)勞動，由于各成員具體工作的明確，也可以大幅提高相互協(xié)調(diào)合作的效率。

    對成員進行分工的工作一般是由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)的，因此，一個合格的項目經(jīng)理至少必須具備準(zhǔn)確考量人才的判斷力。當(dāng)一個項目組成員無法適應(yīng)其工作時，就必須考慮調(diào)動其到合適的位置，如果他無法適應(yīng)所有的工作，則他必須離開這個項目組。

    怎樣合作：

    分工是第一步，緊接著就是項目過程中具體的合作了。而合作的關(guān)鍵在于：對團隊內(nèi)各成員具體負(fù)責(zé)的工作進行有機整合，以實現(xiàn)項目目標(biāo)。

    由于團隊內(nèi)各成員背景、學(xué)識、性格、以及彼此人際關(guān)系與具體工作的差異，如果缺乏一個良好的協(xié)調(diào)機制的話，他們彼此之間是很難自發(fā)完成良好的合作的。

    那么如何解決呢？事實證明：協(xié)調(diào)機制的重點是溝通。在團隊協(xié)作上，溝通主要體現(xiàn)在縱向的上下級及橫向同級成員間的相互交流上。良性的溝通事實上往往建立在項目組內(nèi)部良好融洽的人際關(guān)系上。上下級互相尊重，而同級人員則相互信任，而不是勾心斗角。同時在加強溝通時，要避免溝通過度，即過于頻繁的團隊會議會導(dǎo)致溝通效率的低下以及時間的浪費。