第六章 收文處理標準
■ 文件呈閱的方法
一、 注傳法和存注法
◇注傳法，即“注發(fā)”與“傳閱”。此法適宜處理上級來文，上級來文一般固定份數，要固定發(fā)某些單位或個人。這種文件的分發(fā)，除固定的范圍外，要留一份傳閱（傳后存檔），并在該份文件上簽署“注發(fā)意見”。《注發(fā)表》可與《傳閱單》連在一起，即《注發(fā)傳閱單》。注發(fā)人同時簽“傳閱范圍”（單位或個人），一式兩份。此表附在最前面，與文件訂在一起即可。
◇存注法，是把“存檔”和“注發(fā)”。這種方法適宜于處理下級送的情況、資料。下級報來的情況、資料一般不予傳閱，只分發(fā)給有關領導和部門并留一份存檔。然后交辦公室主任注發(fā)，此份自行留存。
二、 閱注法
這是處理下級請示、報告的一種方法。收發(fā)員收文登記后，填寫《閱辦單》，請辦公室主任拿出“擬辦意見”，然后連同《請示（報告）》一起送有關領導批示。
三、 擬辦批示
將請示、報告送領導批示以前，辦公室主任對《請示（報告）》中提出的問題，需要拿出初步意見供領導參考。形成“擬辦意見”。
四、 摘要注辦
所謂“注辦”，就是把文件的“處理結果”在文尾或《公文處理單》上，作簡短的注明。
■ 請辦
一、 批抄
包含“請批”和“抄發(fā)”兩層意見。批抄就是要解決來文請誰批、送誰閱的問題。批抄包含在擬辦中，就是給收文安排一個合理的批閱對象。
二、 加抄
加抄亦稱加發(fā)。指來文經過批抄以后，還要增發(fā)某些單位和個人。
三、 請辦
指經授權的文書工作人員，將需要辦理的文件直接注明送請主管業(yè)務部門經理。請辦是擬辦意見的一種，可在文件左上角注明“請××部門辦”或“請××部門商××部門辦”。并加蓋公文處理章。
三、 請批
請批是文書部門將收文送領導同志批辦。一般要附上“公文處理單”，由領導同志批示具體意見。
請批是擬辦的重要環(huán)節(jié)，也可以看作是擬辦意見的主要內容。
請批一般有三種情形、三種寫法：
1.經過深思熟慮，對上級來文如何貫徹、下級問題如何解決有一個具體的處理意見時，應該用簡單、明確的語言，盡可能將處理方案寫明；如果有兩種以上的處理方案，也可一并提出，同時表明自己的傾向性意見，供領導決策參考。這種情形可以在“公文處理單”上寫上“請××同志批示”，下邊寫上具體方案。
2.提不出具體方案，但可以提出由哪個部門去辦。這種情形可以在“公文處理單”上寫上“請××同志批示，擬請××部門辦理”或者“請××同志批示，擬請××部門主辦，會同××部門處理”。
3.對重大問題不便發(fā)表意見，或者不能確定應該由哪個部門承辦的，則只在公文處理單上注明“請××同志批示”即可。
四、 批辦
需要貫徹落實的文件，通常有兩種批辦方法：一是先批請單位領導人閱示；二是同時批送有關部門提出具體貫徹落實意見。需要辦理和答復的文件，要批明承辦部門、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等。需由兩個以上部門承辦時，要明確指定牽頭的部門，即主辦單位。對緊急重大和有疑難問題的文件，應首先請機關領導人閱示，然后再按領導指示辦理。閱知性文件，批明需閱知的領導同志、部門和范圍即可。
批辦意見沒有固定不變的格式。一般來說，，用“請××辦理”、“請××批示”、“請××申視”等，承辦部門或承辦人必須提出答復意見，不能辦理的，要說明原因。
另有些來文在結尾寫有“如有不妥，請批示”、“不妥之處，請予指示”等，就屬于無問題便無需答復的范圍。批辦這類文件可使用“請××審閱”、“請××閱”、“請××閱酌”、“請××研究”等。這類批辦意見，常用于閱知性工作。
■ 傳閱
一、 傳閱的范圍
1.上級機關的指導性文件或重要會議文件。
2.需要幾位領導共同批辦的文件。包括下級機關的請示，上級機關有關部門專項業(yè)務文件，以及本機關制發(fā)的需要會簽的文件等。
3.機關領導在文件上有重要批示，需要其他領導同志和部門閱知、閱辦的文件。
4.重要的刊物、資料以及具有供領導參閱價值的材料和信函。
二、 傳閱的要求
應由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。
三、 傳閱的方法
1.分送傳閱法
先送第一應閱人，第一應閱人退回后，再送第二應閱人，依次傳閱。
2.集中傳閱法
利用單位領導集中學習或開會的機會，在會前或會后，將緊急而又簡短的傳閱件集中傳閱。
3.設立閱文室法
大中型機關設有“閱文室”，有關應閱人員應盡量到閱文室閱讀文件。閱文后也應在傳閱單上簽名，便于管理誰看了、誰還沒有看，防止漏閱。
4.橫傳法
即文件從主任部門送出后，第一應閱人閱后傳至第二應閱人，直至由最后一位閱文人將文件退回辦公室。橫傳交接，閱文雙方必須在辦公室“掛號”和“銷號”，讓辦公室及時掌握文件的去向。
5.回傳法
后邊閱批人的批示意見需要向前邊已經作過批示的領導同志通報，這個倒流傳閱的過程稱作回傳。
6.專傳法
由專人將文件送給有關領導同志，坐等領導同志閱完后，馬上送其他領導，直到傳完為止。這種方式只在兩種特殊情況下采用：一是特急件，二是絕密件。
■ 催辦
一、 催辦的具體范圍
1.上級機關主送本機關，并需要具體實施、貫徹執(zhí)行的文件。
2.所屬部門及下級機關主送本機關的請示及其他需要辦理的文件。
3.平行或不相隸屬機關發(fā)來商洽、征詢事務，需辦理或答復的函件。
辦公室催辦工作的重點應放在對內催辦上。對外催辦一般可由機關主管業(yè)務部門負責。
二、 催辦的方法
1.電話催辦
2.發(fā)函催辦
3.登門催辦
4.請承辦部門來人匯報
三、 催辦的具體要求
◇重視催辦工作
◇健全催辦制度
◇催辦文件要有登記——也可以利用“收文登記簿”兼作“催辦登記簿”（在“收文登記簿”上留出一部分帳頁專門登記催辦性文件）。
■ 承辦
一、 承辦工作的要求
◇按照領導批示，及時提出具體處理意見（有前案材料的應將前案材料附在后面），報本部門領導審批后立即處理，并將處理結果及時報告領導。
◇凡領導“批辦意見”中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門就要先準備好處理意見，邀請協辦部門協商會簽，將意見歸納整理，報領導審批。如有分歧，應報送領導裁決，或按照領導意見再次會商。
◇承辦人要將“處理結果”填寫在“文件承辦單上”，或另寫一份材料附在承辦文件上（注明承辦部門和承辦人），然后將承辦文件轉回主管部門擬復。
◇對已經辦理結案的文件，要向交辦機關報送結案報告，并做好注辦工作。
■ 辦復
一、 辦復的含義
辦復是指需要辦理的文件在辦理完畢后，對來文機關所作的答復。它體現了收文處理過程的最終結果。辦復通常由主管部門承擔，但有些承辦文件，承辦部門也可依據領導同志的指示或經主管部門同意后直接辦復。
二、 辦復的形式與做法
1.函復
即用行文的形式答復。一般情況是，由承辦人代擬文稿，然后經部門負責人審查簽署后，連同“交辦文件”及“領導批示”一并退回交辦機關的辦公室審核送領導簽發(fā)。
2.口頭答復
傳達處理意見后都要作記錄。記錄要包括時間、方式、受話人、處理意見四個方面，以備查考。
3.復印領導批示
有些下級來文，領導批示了具體的處理意見，就可以將其直接復印后發(fā)送來文機關。
4.就地處理
有些比較復雜的問題，需要承辦人出面，帶著審定的處理方案前往來文機關，就地研究解決問題。必要時，要形成“會談紀要”，作為結案的依據。如無紀要，也要有“處理記錄”以備查用。
5.統籌安排
在年終或年初經過研究確定方案，一次通知各地。
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