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第四章

財  務  部

目錄：

第一節(jié)  財務部概述及編制結構圖…………………………

第二節(jié)  財務部崗位職責與素質要求………………………

第三節(jié)  財務部工作程序及標準……………………………

第四節(jié)  財務部管理制度……………………………………

第一節(jié)  財務部概述及編制結構圖

一、部門概述：

財務部由查核部、會計部、成本控制部和采購部組成，是飯店的核算和監(jiān)督機構，負責日常收支管理和成本控制工作。根據《會計法》的規(guī)定，結合飯店的實際情況，設置會計科目和會計報表，組織會計核算，包括資產核算、負債核算、所有者權益核算、營業(yè)收入核算、成本核算、費用和稅金核算、營業(yè)收入以及利潤和利潤分配核算。

查核部通過設在前廳和餐飲部門的各個收銀點收集并統(tǒng)計每天的營業(yè)收入。為了確保營業(yè)收入的準確性，查核部設有專人進行日常審核。

會計部根據審計所提供的收入日報作為核算收入的依據，編制飯店月度、季度、年度財務報表，正確、及時地核算和監(jiān)管飯店的財務狀況、經濟活動和經營成果，為管理當局提供準確可靠的會計信息。為了加強計劃管理，會計部尚須編制財務預算，做好控制工作，節(jié)約費用，降低成本，多創(chuàng)利潤。通過對飯店應付賬款的控制，合理分配、運用資金，爭取較大的經濟效益。會計部人員應堅持會計監(jiān)督，貫徹財經制度，維護財經紀律，保護飯店的財產和利益。為了盡快收回相關單位在飯店消費后未能及時支付的欠款，會計部還設立有應收信貸部，定期對欠款單位進行信譽審查并催收欠款，對那些長期欠款的單位要向營銷部提出停止信貸掛賬權利的建議。因為飯店依靠收回所有營業(yè)收入用以支付日常的開支和員工的工資以及償還銀行的貸款和業(yè)主的利潤分配。

成本控制部門負責對日常飯店申購用品價格的審核，倉庫存貨領用的控制，尤其是餐飲部門食品酒水的控制，盡量避免造成浪費和流失。

采購部是負責飯店采購工作的職能部門。采購部在飯店財務部統(tǒng)一管理下，根據實際工作要求，適時、適量、適價、經濟合理地采購各部門所需要的物品，確保飯店經營活動的正常進行。采購部的采購工作，必須嚴格執(zhí)行飯店的采購制度，嚴格按照采購程序辦理，確保所采購物品的數量、質量、價格和交貨起符合要求，并嚴格控制采購成本。

二、財務部的基本任務

財務部的基本任務是遵循國家的方針政策和財經制度，依據飯店的經營運籌規(guī)律，合理組織各項財務活動，正確處理財務關系，加強資金計劃管理和經濟核算，促進規(guī)范服務質量，降低成本，改善經營管理，提高經濟效益，加強財務監(jiān)督，保護飯店財產，維護財經紀律，具體有以下內容：

1、正確、及時、完整地核算反映飯店經濟活動和經營成果，為管理人員提供準確可靠的財務會計信息資料。

2、加強資金計劃管理，認真編制年度財務計劃，做好財務預算與各項經濟指標的分解，

3、加強成本費用的核算，做好各項指標控制工作，降低成本和費用，多創(chuàng)收，多創(chuàng)匯。

4、加強財務分析，考核各項經營指標的內外情況，反映經營管理現狀，通過深入實際的調查研究，總結經驗教訓，揭露矛盾，促進飯店改善經營管理。

5、籌集和管理分配、運用資金、積累資金、監(jiān)督資金的運用情況，加速資金周轉、以盡量少的資金占用，取得較大的經濟效益。

6、堅持會計監(jiān)督，維護財會紀律。

7、協(xié)助指導各部門做好節(jié)支開源工作，加強成本核算。

8、確保各部門的經營活動正常開展，做好服務工作。

三、財務部編制結構圖（附）

第二節(jié)  財務部崗位職責及素質要求

財務辦公室

總經理助理

上級：總經理

下級：會計主管（總賬會計）

崗位職責

1、在總經理領導下，認真貫徹執(zhí)行《會計法》和有關的法律、法規(guī)、制度。監(jiān)督考核飯店有關部門的財務收支、資金使用和財產管理等計劃的執(zhí)行情況及其效果，保護飯店財產，維護財經紀律，對本飯店的財務狀況負責。

2、領導財務部的全體人員認真落實崗位責任制，健全和嚴格實施經濟責任制，建立良好的財務工作秩序，并對其工作負責。

3、有權向下級下達工作和生產任務，向他們發(fā)指示和進行工作策劃。根據本部的實際情況和工作需要，有權增減員工和調動他們的工作。

4、負責財務部的全面工作。加強財務部隊伍的建設，制定各級人員培訓計劃，提高財務部全體員工的業(yè)務素質，擬定財務部各部門機構設置和人員配備方案，并實施各級人員的任免和獎懲方案。

5、控制預算案，指導制訂飯店經營政策。

6、管理現金流量、貨款及貨幣兌換。

7、貫徹總經理下達的各項工作任務，處理所管部門的日常業(yè)務。

8、審查和批示各部門的營業(yè)報表和工作報告。

9．協(xié)調與飯店各部門的關系，并負責與財政、銀行、稅務、外匯和保險機構聯(lián)系。

10、組織各部門編制財務收支、成本費用等計劃和預算，審查核定計劃外重大收支項目，并負責各項經營計劃的協(xié)調平衡，落實完成計劃的措施，對執(zhí)行中存在的重要問題提出改進意見。

11、參加總經理召開的部門經理例會、業(yè)務協(xié)調會議，建立良好的工作關系。定期向總經理如實反映飯店經濟活動和財務收支情況，正確及時地提供管理信息，作為改善飯店經營管理決策的依據。

12、對部屬的工作進行策劃與督導，培養(yǎng)他們不斷提高管理水平和業(yè)務能力。

素質要求

1、總經理助理屬飯店高層管理人員，要求對飯店業(yè)務特別是財會、采購、倉庫管理方面的業(yè)務非常熟悉。

2、熟悉和掌握會計的基本理論及實際工作方面的知識，包括掌握會計的基本原理、常規(guī)、標準、原則及限制等基本會計知識。

3、 熟悉經濟法、飯店法及本地的法律及法規(guī)。

4、了解和掌握飯店經濟活動的情況。

財務部

會計主管

上級：總經理助理

下級：庫管、收銀

1、全面負責飯店的會計核算工作，正確計算飯店各經營部門的經營成果，為總經理、總經理助理的經營決策提供準確財務資料。

2、妥善保管會計檔案，保證會計資料完整，查找方便。

3、積極參加培訓，遵守飯店規(guī)章制度，完成上級分配的其它工作。

素質要求

1、熟練掌握飯店會計的基本理論及實際工作方面的知識，包括熟悉會計的基本原理、常規(guī)、假定、標準、原則及限制等方面的基礎知識。

2、熟悉經濟法、飯店法及本地的法律、法規(guī)。

3、熟悉本地區(qū)的社會環(huán)境，與銀行、稅務保持良好的關系，為飯店經營創(chuàng)造較好的環(huán)境。

4、了解會計理論及實際工作的發(fā)展動向，不斷的提高自身素質。

5、忠誠飯店事業(yè)，維護飯店利益。

6、負責飯店所有固定資產的管理，每月正確計提折舊。

7、妥善保管固定資產的檔案，保證資料的完整，及時記錄固定資產的變動情況。

8、每年對固定資產最少進行一次盤點，以保證飯店財產的完整與安全。

9、積極參加培訓，遵守飯店規(guī)章制度，完成上級分配的其它工作。

工作內容

1、編制收入、支出、費用等的記賬憑證并登賬。

2、每月將飯店發(fā)后的公共費用進行分配（如：水電費、柴油消耗、市政排污費、廣告宣傳費等），并編制轉賬憑證。

3、根據記賬憑證將有關業(yè)務輸入電腦，做到正確無誤。

4、督促有關人員將所有入賬憑證在結賬前及時完成，不得影響結賬工作。

5、月末按時編制財務報表并做到賬表相符，發(fā)現問題及時調整。調整賬項要依據真實資料，并附有說明，經總經理助理批準方可調整。

6、按規(guī)定打印報表，按順序裝訂成冊，按要求發(fā)放。

7、積累總結各項指標完成情況的資料，隨時回答上級提出的問題，按時完成領導交辦的工作。

8、負責保管一切會計檔案，裝訂成冊，登記管理，未經上級批準，不得外借，并做好經濟資料的保密工作。

9、正確劃分固定資產與低值易耗品的界限，編制固定資產目錄，對固定資產進行分類編號，加強管理。

10、會同有關部門根據本部門經營狀況，認真核定固定資產需用量，并隨著經營情況的變化進行調整。

11、了解分析固定資產的使用和完好狀況，為編制固定資產更新和維修計劃提供資料。

12、對購置、調入、內部轉移、租用、封存、調出、報廢的固定資產，要督促有關部門或人員辦理相關手續(xù)。并根據固定資產登記卡，定期核對，編制增減情況表，做到賬、卡、物相符。

13、按月正確計提固定資產折舊。

14、會同有關部門定期做好固定資產的盤點工作，發(fā)現問題查明原因，分清責任，提出改進意見，并按規(guī)定辦理相應手續(xù)。

查核部

查核員（日審和夜審）

  上級：財務主管 

下級：    無         

1、在財務部主管的領導下，負責飯店收銀結算查核工作。

2、遵守有關財務規(guī)定和結算核查程序，保證飯店的資金安全。

4、積極參加培訓，遵守飯店規(guī)章制度，完成上級分配的其它工作。

素質要求

1、熟練掌握飯店會計的基本理論及實際工作方面的知識。

2、熟悉飯店的收銀管理的電腦系統(tǒng)，并能熟練操作。

3、熟悉經濟法、飯店法及本地的法律、法規(guī)。

4、忠誠飯店事業(yè)，維護飯店利益。

工作內容

1、每天按各班次收銀員送審的賬單、原始單，核查數據是否準確，并核對該班次營業(yè)報表。

2、核查各班組送審的轉賬單據所列單位有無串戶，是否按有關規(guī)定或協(xié)議執(zhí)行。

3、審核前廳輸入電腦房價是否正確，并做出記錄。

4、查核各餐廳收銀班組輸入賬單與客房所輸入電腦的掛賬數據是否相符，房號有否錯誤，以縮短客人結賬時間。

5、審核每天轉賬結算單據，數據是否正確，各種單據是否齊全無誤。

6、根據各部門、班組已審核的營業(yè)日報進行綜合匯總，做出當天全飯店營業(yè)日報表，并于次日八時前送呈執(zhí)行總經理、總經理和董事長。

7、保管各班組的營業(yè)日報和附件單據。

收銀員

收銀領班 上級：會計主管

         下級：           

1、在會計主管的領導下，負責客人在飯店消費的結算工作。

2、遵守有關財務規(guī)定和結算程序，保證飯店的資金安全。

3、積極參加培訓，遵守飯店規(guī)章制度，完成上級分配的其它工作。

素質要求

1、熟練掌握飯店會計的基本理論及收銀結算程序。

2、熟悉飯店的收銀管理的電腦系統(tǒng)，并能熟練操作。

3、忠誠飯店事業(yè)，維護飯店利益。

工作內容

1、工作前檢查收銀設備，保證其工作正常。

2、準確打印各項收費賬單、發(fā)票。及時、快捷收妥客人應付費用。在收款中做到快、準，不錯收、漏收。對各種幣必須認真驗明真?zhèn)?。對簽單結賬的客人，必須要對照預留的簽名模式。

3、對每日收入的現金，執(zhí)行“長繳短補”的規(guī)定，發(fā)現長款或短款，如實向領導匯報。

4、前廳收銀還須按規(guī)定做好客用保險箱服務工作，按規(guī)定做好外幣兌換服務，管好備用金。

5、客人付信用卡時，按銀行規(guī)定程序執(zhí)行，確保無差錯。

6、負責打印有關報表，整理營業(yè)單據，移交查核員審核。將當天所收現金投放在飯店指定的保險箱后方可下班。

倉管

上級：會計主管

下級：無

1、在會計主管的領導下，負責飯店物質驗收、發(fā)放、倉存工作

2、認真執(zhí)行飯店各項制度、操作程序和要求，以保證飯店財產安全。

3、協(xié)助會計部經理的工作，嚴格把好收貨、保管關，將損耗降至最低限度及月底盤點工作。

4、積級參加培訓，遵守飯店規(guī)章制度，完成上級分配的其它工作。

素質要求

1、了解飯店會計的基本理論及實際工作方面的知識。

2、基本了解飯店所需各種物質的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途和產地。

3、熟悉飯店物質管理的方法，了解本飯店物資消耗的基本情況。

4、忠誠飯店事業(yè)，維護飯店利益。

工作內容

·物品庫

1、嚴格遵守飯店各項規(guī)章制度，特別物品庫工作程序和物品庫安全消防管理要求。

2、確保所負責的庫房干凈、整齊，每天都要檢查水、電、氣是否有跑漏現象，處理不了的馬上向上級反映，一定要把事故消滅在萌芽狀態(tài)中。

3、對庫房物品的使用要做到心中有數，量少的要及時補充，對不用的物品（長期積壓的）及時提出處理意見，供上級考慮。對于質量次價格高的物品或與訂貨不符的物品要拒絕入庫。

4、出庫時，一律憑領料單，沒有領料單的不予發(fā)貨。

·食品庫

1、食品入庫要嚴格把好質量關。根據批準的采購申請表驗收入庫。

2、認真檢查入庫的食品、飲料的品名、數量、外觀包裝、生產廠家是否符合，杜絕假貨入庫。

3、對入庫的貨物，要堆放整齊安全擺放。

4、出庫要做到先進先出。

5、食品、飲料入庫和出庫都要及時在登記卡上記錄，隨時做賬物相符。

6、每天打印收貨、發(fā)貨匯總表報會計主管。

7、隨時檢查庫房各種物資的品名、數量，如庫房物資存量不夠，要填采購單，寫明庫存量、月用量、申購量，到貨期限，確認無誤后交會計部經理。

8、物品、食品、飲料到貨入庫必須嚴格檢查，要根據申購的數量及規(guī)格，檢查貨物有效期、數量、質量，符合要求方可入庫。

9、物品、食品、飲料到貨入庫后要及時登記，準確無誤。

10、發(fā)貨時要根據規(guī)章制度辦事，領貨手續(xù)不全不發(fā)貨，如有特殊原因需得到有關領導審批后方可辦理。

11、經常與使用部門保持聯(lián)系，如有積壓，要提醒各部門，以防浪費。

12、積極配合成本部門做好每月的盤點工作，做到賬物相符。

13、下班前要對庫房進行安全檢查，切斷電源，鎖好庫房。

采購部

采購部經理、采購員

上級：總經理助理

下級；無

1、根據采購申請單或倉庫補貨單采購各部門所需的物品和食品。

2、力爭使飯店所購的產品價平物美。

3、對不符合要求的產品，負責辦理退貨補貨或調換。

4、與有關供應商保持良好關系。

5、負責到貨運站或火車站裝運進口或外來的來貨。

6、協(xié)助倉庫搞好物品入庫的驗收工作。

7、及時向上司報告有關產品和價格的最新行情。

8、做好每天現金或支票采購的報銷工作和結算工作。

9、積極參加培訓，遵守飯店紀律，保持與飯店有關部門的良好關系，完成上級分配的其它工作任務。

素質要求

1、遵紀守法；有自我約束力， 不以權謀私，不假公濟私，不吃回扣。

2、男，女均可，年齡在25歲以上；品貌端正，身體健康。高中以上學歷。

3、有一定的飯店采購工作經驗，工作認真負責，勇于克服困難。

工作內容

1、協(xié)助倉庫搞好物品入庫的驗收工作。

2、及時向上司報告有關產品和價格的最新行情。

3、做好每天現金或支票采購的報銷工作和結算工作。

4、積極參加培訓，遵守飯店紀律，保持與飯店有關部門的良好關系，完成上級分配的其它工作任務。

第三節(jié) 工作程序及標準

一、查核部

(一)現金裝投放及交接程序

1、每天所有的收銀員及其它負責現金交款的人員應將所收到的現金放入現金袋中。

2、如果備有保險箱，所有的現金袋應投入保險箱中，如果沒有保險箱，現金袋應交給財務部出納。

3、收銀員或交款員應將各自的交款情況記錄在現金袋投放登記報表上，登記報表應包含下列欄目：日期、營業(yè)點、時間、收銀員姓名及簽章、見證人姓名及簽章、收件人姓名及簽章。

4、出納應最好在有其它見證人情況下清點列在現金袋投入登記報表上的現金袋數目。

5、出納應確保實收現金袋數目與列在現金袋投入登記報表上的現金袋總數相吻合。

(二)總臺結賬程序

1、散客結賬：

1）核對賬目及確認

（1）當客人到前臺結賬，確認客人姓名是否正確，并準確稱呼客人的姓名。

（2）收款人員主動收取房間鑰匙，并訊問客人是否在短時間內有其它的消費。

（3）客人結賬的同時，收款員要及時與客房房務中心聯(lián)系，檢查客房內部酒水的使用情況。

（4）清楚打印客人賬單，交由客人檢查核對，經其認可后在賬單上簽字，確認付費方式。

（5）在結電腦賬的同時要清理客人賬袋，將入住登記單及各種單據整理，與賬單一并釘好以備查（注：如客人需要消費明細單可交由客人保存）。

（6）客人要求提前清付賬目，但要晚些離店時，收款員應特別注意客人的消費情況，待客人離店時應再通知客房房務中心。

2）結賬

（1）在客人結賬時要查看電腦中所注明的特殊注意事項。

（2）確認一切手續(xù)，如無特殊情況，應在三分鐘內完成結賬手續(xù)。

（3）有禮貌地為客人迅速準確辦理離店手續(xù)，并表示歡迎客人再次光臨本飯店，祝其旅途愉快。

3）付款方式及方法

（1）現金結算：前臺不直接收取外幣和旅行支票，客人需到銀行兌換處依照當天匯率換取人民幣現鈔，然后再付清自己的賬目。

（2）信用卡結算：應有禮貌地請客人出示信用卡及有關證件。

A：驗卡

a：查看客人的信用卡是否本飯店所接收的種類。

     飯店接收的信用卡及授權限額舉例（元）

信用卡名稱         授權限額（普卡）     授權限額（金卡）

（待定）

注：以上授權限額隨當地、當時的情況酌定。

b：辨別信用卡的真?zhèn)危簷z查信用卡的整體狀況是否完整無缺，有無任何挖補、涂改的痕跡；檢查防偽反光標記的狀況；檢查信用卡號碼是否有改動的痕跡。

C：檢查信用卡的有效日期及適用范圍。

d：檢查信用卡號碼是否在被取消名單之列。

B：收受

a ：檢查持卡人的消費總額是否超過該信用卡的最高限額，如超過規(guī)定限額，應向銀行申請授權。申請授權時向銀行或信用卡公司詳述以下資料：特別單位號碼和編號；持卡人姓名和卡號；信用卡有效期；消費總額；持卡人證件號碼。

b：壓印簽購單：要求將信用卡上全部資料清楚地壓印在每聯(lián)簽購單上。

C：填寫簽購單：按簽購單上的各項要求進行填寫，做到字跡清楚，數字準確。

d： 請客人簽名：將簽購單上的名字與信用卡背面的簽樣進行核對，如不符，可以請客人再簽一次，如還不相符可向銀行查詢。

e ：將持卡人一聯(lián)連同賬單和發(fā)票一起放入信封交給客人。

（3）支票結算：（待定）

（4）電腦入賬：

2、轉賬結算：

客人結賬時，其賬目由其他住店客人或公司代為支付，需經付款人填寫賬目承付單，并請客人在賬單上簽字認可后才能轉入付款人賬上，客人的消費簽單應全部附在賬單后面。

3、團客結賬

1）將結賬團隊的名稱、團號通知客房房務中心，以便檢查客房酒水的使用情況。

2）查看團隊預訂單上的付款方式以及是否有特殊要求，做到公付、自付分開。

3）電腦操作：

（1）使用團隊結賬程序，打印該團隊所有客人賬目。

（2）為有賬目的客人打印賬單、收款。

（3）客房消費的酒水應及時輸入電腦，并打印賬單。

4）結賬過程中，如出現賬目上的爭議，及時請大堂副理協(xié)助解決。

5）重點提示

（1）收銀員應保證在任何情況下，不得將團隊房價泄露給客人，客只要求自付房費，應按當日門市價收取。

（2）團隊延時離店，須大堂副理或營銷部經理批準，否則按當日房價收取。

（3）凡不允許掛賬的旅行社，其團隊費用一律到店時現付。

（4）團隊陪同無權私自將未經旅行社認可的賬目轉由旅行社支付。

(三)保證金的收取和退還程序

繳納保證金是為了保障飯店的權益不受損害而向客人預收的款項。

1、保證金的收?。海ǜ鶕腿私Y賬方式選擇）

1）現金：

計算方式

應收保證金=（房費+雜費）×房間數×天數

2) 支票：

前臺收款處一般不存放空白支票，凡以支票結算，可按上述方法計算應收保證金，填寫支票。

3）信用卡：

客人最終以信用卡結賬，請客人出示信用卡，預先壓印簽購單。若是國內信用卡，請客人在簽購單上簽名并抄下有效證件號碼，凡作為擔保的信用卡簽購單，要登記造冊集中保管。

4）免收保證金：

免收保證金的客人，需經有關人員進行擔保，在入住登記單上簽字。

保證金的結算：結算的原則是“多退少補”，如客人的保證金不足以清償在飯店的消費，應向客人收取補付的部分；如客人的保證金在清償費用后尚有余額，應退給客人。

2、保證金的退出：

1）退款的原則：收現金退現金：收支票退支票，（不到支票起點金額可退現金）。

2）如需退給客人保證金，收款員應填寫退款憑證，注明退款的日期、房號、金額、原因，并請客簽字，同時收回所押保證金收據，按實際消費額開據正式發(fā)票。如遇收據丟失，請客人在退款憑證上注明。

3）退支票應在收入支票五天以后。

4）退款金額的審批權限：

低于500元……大堂副理

低于1000元……營銷部經理

低于2000元……總經理助理/執(zhí)行總經理/總經理

5)電腦入賬

3、預支墊款：只為住店客人提供此項服務，并保證此款項的收回，目的是為了解決客人的臨時性現金應急需要。

1）填寫現金支出憑證，注明付款原因，并請客人簽字。

2）如使用信用卡提現（小額），應額外收取5%的手續(xù)費，作為其它收入，填寫憑證請客人簽字。（此條應在客只急需時使用。）

3）得到相關人員的批準，批準人員與權限參照“擔保金退出”一節(jié)。

4）將現金支付給客人。

注：對于信用卡者，應同時將提現金額和手續(xù)費從其卡中劃出。

(四)客用貴重物品保險箱的使用和管理

1、為客建立保險箱

1）請客人出示房卡或鑰匙牌，證明其為住店客人。只有住店客人方可免費使用貴重物品保險箱。

2）交給客人一份空白保險箱登記卡，請客人在登記卡上逐項填寫，包括房間號碼、印刷體姓名（中文或英文），開箱日期、離店日期、使用人簽字。

3）收款員檢查登記卡，保證無漏填項目后，將鑰匙號碼填寫在登記卡上，同時簽上自己的名字，用保險箱的母鑰匙和客人的子鑰匙一起為客人打開保險箱。向客人講清要保存好子鑰匙，如鑰匙丟失，應付500元民人民幣的賠償費。

4）若兩人或兩人以上共用一個保險箱，需所有使用者預留簽字。

2、存檔：將第一聯(lián)登記卡放入客人賬袋內，第二聯(lián)登記卡按箱號順序存檔。

3、登記：收款員在保險箱登記本上逐項登記日期、箱號、客人姓名、房號開箱日期（時間）并簽字。

4、客人存取物品

1）按照箱號找出登記卡請客人在此卡背面的使用欄中簽字。

2）核對客人的簽字和登記卡上的簽字，二次的筆跡相符方可開箱取物。

3）替客人打開保險箱。

4）收款員在卡上簽字、注明時間、日期。將此卡放回存檔處后退出室外。

5、客人取消保險箱

1）按照箱號找客人的登記卡，請客人在此卡背面“結束使用保險箱”處簽字認可。

2）核對客人前后簽字筆跡相符后方可開箱。

3）客人在保險箱內取完物品后，收款員應再次檢查保險箱，確保客人的物品全部取走，然后鎖上保險箱，將子鑰匙放回存放柜中。

4）收款員在客人取消的登記卡背后右下角簽字，注明日期、時間、并在登記卡中間的空余欄目中劃上“z”，取消其使用空間。

5）在保險箱登記本上注明該箱取消日期、時間、并簽字。

6）將登記卡存檔，至少保管半年。

6、核查鑰匙

每班工作人員在接班時應填寫“客人保險箱日報表”，接班人員應根據此表進行復查找簽字，此表隨每班報告上交。

（五）客人延時離店的處理程序與要求

1、客人的結賬時間是中午13：30點，在下午6：00點之前離店應收取半日房，超過下午6：00離店應收取全日房費。

2、客人事先聲明要延時離店。

收銀員無權批準客人晚離店，應將此事向大堂副理或房務總監(jiān)匯報，若批準由大堂副理以上人員填寫延時離店通知單，標明免費、半費或全費，請客人簽字后，收銀員可免收或半價收取房費。

3、客人未事先聲明。

1）客人辦理結賬手續(xù)時，應向客人耐心解釋飯店關于晚離店的規(guī)定。

2）若客人對上述規(guī)定表示異議，收銀員需耐心有禮貌地向其解釋，必要時及時通知當班主管人員或大堂副理協(xié)助解決。

3）電腦操作：加收半日或全日房費應填制雜項調整單，寫明房號，按電腦中的房價計算房費，用費用代碼在該客人賬中加入房費。

（六）交接班程序與要求

1、閱讀記事本

1）每日在交接班時應先閱讀工作記事本，掌握記事本記載的各項事宜。

2）讀后將安排處理有關問題。

2、處理記事本記載的待解決事宜

1）本崗可以解決的問題在盡量短的時間內妥善解決。

2）如需與其它部門聯(lián)系協(xié)同解決，上報財務部負責人，由財務部負責人與該部門協(xié)助解決。

3、記錄處理結果：處理完畢時在記錄本上將處理情況做如實記錄并簽字。

4、記錄班次情況：在記錄本上記錄有待下班次人員解決的問題并簽字。

5、清點備用金及電話磁卡，有問題及時報告。

6、交接保險箱鑰匙并一起復查。

（七）沖減費用的程序

1、如需調整賬目，須填寫雜項調整單，注明原因，請總經理助理以上人員簽字批準，方可調整電腦，入賬時運用費用代碼。

2、當是發(fā)生的費用，如有錯誤只能以相同費用代碼輸入負數來調整，不能使用調整費用代碼，否則影響當日收入。

（八）緊急情況處理程序

1、如遇電腦系統(tǒng)出現故障，應及時改用手工程序，做到心中不亂。

2、利用夜審后的Guest Detail Balance報告，加上當日消費賬單作為依據。

3、事先得到通知需短時停機時，可打印一份In house報告。

4、向客人解釋說明，并對由此給客人帶來的不便向客人道歉。

5、接班時需用手工結賬報告。將當日業(yè)務分類匯總平賬。

（九）應收賬程序

1、每天從電腦中打出兩張報告，一張是City Ledger to Accounts Receable Transfer,另一張是House Folio Transfer Report.

2、將前臺轉來的賬單與以上兩張報告核對，要求賬單與電腦報告的應收款賬號相符；    每天轉來的應收款金額與”D”Card報告核對相符。

3、賬單與訂單核對相符，要求訂單、更改單、傳真Voucher手續(xù)齊全。

4、如果核對有問題的賬單找日審核查，要求當日解決。

5、賬單核對無誤后進行A/R轉賬。

6、轉賬后，打出一份當日掛賬報告，與當日所輸入的賬單核對無誤后存入賬單柜。

7、每日根據外結報告在電腦中逐筆收回。

8、每日根據外結報告之調整報告在電腦中做調整，并匯總制做手工憑證。

9、每日打出一份當日付款報告，與外結報告核對無誤。

10、每日填寫CITS結算單，月底匯總，在次月的5日前將結算單寄出。

11、海外旅行社除有結算要求的一律在審核賬單后的三日內發(fā)出傳真。對日結的海外旅行社每日填寫結算明細表，月底匯總，在次月7日前將結算明細表發(fā)傳真給每個旅行社。

12、對外埠旅行社賬單在審核無誤后的三日內寄出，必要時可以發(fā)傳真。

13、每日登記應收款手工賬及預收定金，要求每日與電腦賬校對無誤，月末與總賬核對無誤。

14、負責給外結人員提供準確無誤的賬單，要求有登記手續(xù)。

15、每月1日打出賬齡報告交總經理助理。

16、負責保管長住戶合同，要合同齊全。

17、根據合同計算長住客房費、押金、要求準確無誤，并負責為前臺提供數據，收取房費，不能按時交納房費的查明原因，逐級報告。

（十）外結程序

1、每月根據應收款賬齡報告，制定收款計劃，經會計主管批準后執(zhí)行。

2、每月應該對離店客人應收賬款，及時催收，控制應收款的當月回收率。

3、每天要與客戶進行聯(lián)系，并要填寫詳細的收款記錄。外出催收回來后，向會計主管匯報催收情況及遇到的問題。

4、外出催收前要將催收客戶的賬單與手工賬、電腦賬逐筆核對，做到所收賬與賬目完全一致。

5、每天將收回的款項填寫《收款記錄表》一式兩份：一份轉應收款組，在電腦中打收回；一份連同所收的支票、現鈔等交出納處。

6、收回款項與賬單不符時，要及時填寫調整加或調整減的報告，并要寫出其書面的說明，經會計主管審核后，方可進行調整。

7、掌握掛賬客戶的協(xié)議、合同等的有關條款，并做好保密工作。外出結賬時必須所收賬單的內容，有問題時要與有關人員進行及時處理解決，避免住店客戶投訴。

8、因外匯匯率變化以及其他情況影響，不能收回欠款的，要及時請示會計主管，經批準后即可收回。

9、對長期催收無效的賬款，要及時寫出書面材料，報告總經理助理，及時做壞賬處理。

不允許出現90天以上的應收款項。

（十一）關于掛賬的控制規(guī)定與程序

規(guī)定：

1、掛賬申請均由總經理、執(zhí)行總經理、總經理助理、房務總監(jiān)、餐飲總監(jiān)、營銷經理和掛賬人員組成的掛賬委員會檢查、評審。

2、銷售合同的簽署必須在確保無任何法律爭議的前提下進行，并由雙方簽署后發(fā)文。

3、客人應收款必須遵守財務規(guī)定。

4、應使外結和掛賬的損失降到最低點，并使銷售獲得更大的利潤。

程序：

1、控制住店客人賬

掛賬組管理人員有責任回顧當日如下報告及整改意見：

1）散客入住名單：

   ·此名單由日審、夜審提供，提示這些客人預先無預定。

   ·掛賬管理人員應證明客人是否使用現金押金或被飯店允許使用的信用卡付款單。如不行，掛賬管理人員應與客人聯(lián)系商討預付部分款項。

2）欠款最高限額報告

當日欠款最高限額報告由夜審提供，由掛賬管理人員檢查，最高限額欠款掛賬的賬戶是指掛賬限額超過5，000元人民幣者。

根據此報告，會計主管對預先未能安排的掛賬應特別注意。為了決定未來是否延期掛賬，客人將被要求面談，并檢查如下數據：

   ·預定的來源

   ·客史

   ·銀行個人存款

   ·護照和其它旅行證件

如客人掛賬款額令人置疑或不滿，會計主管將要求客人立即支付。如客人不能現付其它有效付款憑證、個人旅行證件將被扣押，但執(zhí)行前，應先通告總經理助理。

如客人拒絕，則通過總經理助理，經總經理批準，雙重封存客人房間的客人物品。所有相關部門領導都應被通告此決定，并依此執(zhí)行。

2、控制信用卡客人

1）飯店信用卡（如有申請）

    依據飯店本身的要求，發(fā)放此卡時，應限制申請人數。申請人應履行標準申請表

中一般掛賬條件的規(guī)定，申請人應有當地賬戶地址及相關銀行的鑒定書。

    飯店總經理助理負責起草飯店內部信用卡系統(tǒng)的程序，根據掛賬數額值決定掛賬

限額。因為賬目是后反映的，故超過限額應引起管理層注意。

2）被認可的當地和國際信用卡：

用信用卡支付飯店費用和餐廳賬單，在接受信用卡之前，要檢查和證明表面的情況：

·信用卡是否是通用的。

·此卡的有效期

·此卡是否是有效的。

3、外客賬控制：（職工賬）

1）賬單與所附憑證表明員工付款已適當予以折扣。

2）增強掛賬控制，所有前幾個月的掛賬支付都將從近幾個月的員工工中扣除。飯店職工被授權掛賬的，應先簽署權書，同意從工資中扣除。

4、賬額不足：

如果店內客人賬目余額在欠款報告中超過他的掛賬限額，應通知客人。由大堂副理跟催處理。

 (十二)發(fā)票管理制度與程序

1、每月根據發(fā)票使用量由會計前往稅務局購買。

2、目前所購發(fā)票種類根據本地稅務部門而定。

3、所有發(fā)票由出納按種類（定額發(fā)票按金額）分類登記發(fā)票號碼后蓋“發(fā)票專用章”

4、各營業(yè)點由收銀根據發(fā)票的使用量到出納處簽名領取。每次領取新發(fā)票時需將使用完的發(fā)票存根交回審核。

5、各營業(yè)場所收銀點均配有“發(fā)票已付”印章，在為客人結算后，凡是開出發(fā)票的消費，均在賬單上蓋上“發(fā)票已付”字樣。

6、各餐廳收銀臺每張結算單凡是開出發(fā)票的情況，除了在賬單上蓋“發(fā)票已付”章外，要求服務員在賬單上簽名以證明此發(fā)票同由哪一位服務員領出。

7、每個收銀點每個班次都要填寫發(fā)票使用數量和金額，待收銀到出納處領用新發(fā)票時相核對整個發(fā)票的使用量。

8、所有發(fā)票存根聯(lián)收回后由會計簽收送稅務局注銷。

9、嚴禁收銀員有多開、少開或者開“鴛鴦票”的行為出現。

二、財務會計部

（一）關于零用金的規(guī)定和程序

1、零用金主要用于支付急需的小金額付款。

2、政策規(guī)定：

1）零用金用于支付不超過500元人民處的單筆費用或成本支出。（采購除外）

2）零用金付款應得到飯店總經理助理或指定代理人的同意。

3）超過500元人民幣的支出，一律不允許用零用金支付，而只能通過正常的付款程序用支票支付，并填寫好適當的貸方科目。

4）任何個人不得以個人名義或為個人的利益批準零用金憑證。任何上級領導不得讓其下屬提出零用金憑證。飯店總經理是唯一例外。

程序：

1）由出納保存零用金總額為20，000元，但備用金變動需由飯店總經理助理和總經理商量后確定。

2）零用金的支付應有零用金傳票做依據，并由出納保存零用金傳票。

3）在支付零用金前，應得到前面所述領導的批準。

4）每星期五和月底，出納準備好備用金，規(guī)定用零用金支付的時間一般為：每天下午1：30-3：30。特殊情況，需特批。

5）所有的付款應付有相應的憑證：銷售摘要（除交通）、在外用餐、鐘點工工資。

6）對于交通費，應注明距離和目的地，且應由部門負責人簽字。

7）通?？捎闪阌媒鹬Ц兜捻椖坑校横t(yī)療費、交通、在外用餐、鐘點工工資、餐飲部裝飾項目、取證費、客用品、外方員工房費、廚房用具及其他非正常支付項目，應由總經理助理同意后方可支付。

8）用零用金采購文具由財務總經理助理同意。

9）對于大批采購的項目：如餐飲部裝飾項目、工服、化裝品、客用品、房費和廚房餐具，當數額超過一定限額時，應通過采購部購買。

（二）總賬制作程序

1、月中根據預算等有關資料編制“待攤費用”、“準備金”、“應付費用”等記賬明細表及轉賬憑證，交會計審核無誤后編號，交有關人員登記入賬，并輸入電腦。

2、月末根據收入賬余額計算編制營業(yè)稅、增值稅明細表，交會計審核無誤后編號登記入賬，并輸入電腦。

3、總賬人員根據審核無誤的收、付、轉賬等記賬憑證登記各相關明細賬，同時輸入電腦。

4、隨時檢查核對各明細賬，發(fā)現問題及時調整，隨時催收欠款，并隨時為總經理助理提供所要求的數據。

5、每月二日前結轉上月各明細賬，編制試算平衡表并與各明細賬核對無誤后方可結賬。

6、每月三日將審核無誤的電腦賬過入總賬，并打印報表的草表交總經理助理審核批準。

7、每月四日打印經總經理助理審批后的財務報表并裝訂成冊。每月8日及28日向統(tǒng)計局分別編報飯店經營狀況報表及客房出租狀況報表。

（三）員工薪金發(fā)放工作程序

1、根據人事部轉來的當月員工全勤獎、病事假、扣款表及工資變動表進行登記，并輸入電腦。

2、計算工資，核對輸入是否準確，打印各種工資報表。

3、將工資匯總表交會計主管和總經理助理審查無誤后申請支票，并將應發(fā)工資存入計算機軟盤，按照規(guī)定的時間，將軟盤及支票送交銀行，由銀行輸入員工存款賬戶。

4、整理工資條，按序歸檔并及時清點未發(fā)出的工資，辦理有關退款手序。

5、根據人事部轉來的工資變動表，補發(fā)其注明人員的工資。

6、將打印的兩份工資表及補發(fā)工資人員名單送交人事部一份，自留一份。

7、計算個人所得稅（含獎金、加班費），輸入電腦，打印報表，填寫稅票，并在每月7日前到稅務局申報納稅。

8、做出工資及個人所得稅的轉賬憑證，交會計主管審查。

9、做好各種工資檔案的保管及保密工作。

（四）員工獎金、加班費發(fā)放工作程序

1、根據人事部轉發(fā)的《加班工資發(fā)放審批表》抽查員工出勤卡，以此核對《加班工資發(fā)放審批表》的記錄是否正確。

2、根據各部門依據財務提供的經濟指標完成情況計算出的獎金數額，核對《獎金發(fā)放表》的數額是否正確

3、根據審核后的《加班工資發(fā)放審批表》、《獎金發(fā)放表》的數額輸入電腦。

4、待輸入電腦數額與兩表匯總金額核對無誤后，打印報表。

5、申請支票，將應發(fā)加班費及獎金存入計算機軟盤，按照規(guī)定的時間將軟盤及支票送交銀行，由銀行輸入員工獎金、加班費存款賬戶。

6、將獎金、加班費數額一并記入工資里，計算超過納稅限額員工應納的個人所得稅。

7、打印兩份報表，一份自留，一份報人事部。

8、將獎金、加班費分部門做出轉賬憑證。

9、做好獎金、加班費的保密工作。

（五）應付賬程序

1、應付賬人員將已經有關人員審批后的PR、PO單及支票申領單交會計核對審批，如有確切支付金額，還需填制付款記賬憑證。

2、會計將應付賬人員轉來的付款憑證認真檢查無誤后，轉交會計主管審批，然后交總經理助理批準。

3、應付賬人員根據手續(xù)完備的支票申領單填寫轉賬或現金支票，并填寫“成批支票簽章明細表”，以便有關人員核對，并交會計主管在支票上加蓋“財務支票專用章”，后交總經理助理在支票上加蓋總經理助理人名章及總經理人名章，待預留印鑒蓋齊后即可交應付賬人員發(fā)放。

4、應付賬人員通知有關人員領取支票時需在“支票領用登記本”上注明日期、支付內容、支票號、領取人親筆簽字、取票日期等，該登記本由應付賬人員妥善保管。

5、應付賬人員根據已經支付的付款原始憑證編制付款記賬憑證，并檢查實際支付金額與發(fā)票金額是否相符，并按日期順序編號交有關人員登記入賬及輸入電腦。

6、應付賬人員隨時核對替換無發(fā)票收貨記錄。月末將當月未付款項編制轉賬憑證，掛入應付結算款賬并輸入電腦。

7、應付賬人員每月編制應付賬賬齡報表及現金流量表、資金預測表。

8、應付賬人員根據收付款憑證登記銀行日記賬。每月20日前核對調整各賬戶上月的發(fā)生額及編制調節(jié)表。

三、成本控制

（一）收貨部工作程序

1、驗貨前，首先檢驗食品飲料申購單：單子是否有經理簽字，經手簽字是否齊全，同時憑符合簽字手續(xù)的市場單、申購單驗收貨物。

2、報價單要有采購員、會計主管、餐飲部主廚簽字。同時蔬菜、水果每星期必須報價一次，嚴格控制成本。若價格過高，超過采購員訂的價格，或與報價不符，應堅決拒收。

3、驗貨前首先查驗供貨單位有無三證（經營執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、個人證明），驗收進口食品時，必須要有中文標志和衛(wèi)生檢疫標志。驗收肉類須要審查是否有衛(wèi)生檢疫證明，同時，還要有當天市場肉類復檢單。

4、驗收水產、肉類、蔬菜類時，要保證新鮮、干凈、無腐爛、變質，無過成份和其它雜物。特別是魚類，活、鮮、凈。蝦肉雞翅、雞胸、大蝦、蝦仔、肉類須先解凍，用水沖掉多余的冰，然后稱其凈物，每一箱都要過稱。

5、驗收干貨、罐頭時，必須要審核貨物的生產日期、保質期、廠家、商標、外觀包裝等，符合要求方能收貨。

6、驗收物品時應嚴格按照PO單規(guī)定，審核貨物的品種、數量、規(guī)格、價格是否相符，同時與飯店要求相符合。

7、凡符合收貨要求的要認真保證無差錯。填寫收貨單一三聯(lián)，分別由供應商、財務（收貨）、領貨部門保存，各方簽字蓋章方可生效。

8、驗收員每日認真合計無發(fā)票收貨記錄單，填寫日報表，要做到貨物、數量、金額無誤，每月底要合訂日報表、PO單封存?zhèn)洳椤?/span>

（二）物品入庫工作程序

1、入庫：倉管員接到到貨通知后，到現場與驗收員一起驗貨。

1）清點數量。

2）檢查貨物是否與飯店所訂貨物相符。

3）貴重物品要一一清點。

4）金額數量大的按比例抽查，待檢查全部合格后方可入庫。

2、出庫：凡是飯店領用物品部門，必須填寫“飯店物品申領單”一式三份，使用部門填寫好申領單后送本部門經理簽字，再送會計主管簽字，待手續(xù)齊全后，方可領貨，倉管員要嚴格按照出庫單進行發(fā)貨，雙方清點無誤后領貨人、發(fā)貨人簽字，出庫單一式三份，一份送交財務部，一份領用部門存留，另一份庫房保留。

3、訂貨：倉管員在每天發(fā)放的基礎上，清點數量，發(fā)現有該補充的物品馬上寫PR單（訂貨單），在PR單上要寫清楚訂貨的品名、庫存數量、月用量、電購量、到貨日期，確認無誤后交會計主管簽字后，經審查后交采購部。

4、物品入庫后，要分類碼放整齊，保證庫存物品完好無損，物品入庫后憑入庫單及時入賬登記。

5、發(fā)貨時，倉管員按制度辦事，做到先進先出，手續(xù)不齊全不發(fā)放，如有特殊情況，需會計主管批準后方可辦理。

6、凡是辦公用品一律星期二8：30-17：00發(fā)放，其它物品星期一至星期日8：00-17：00發(fā)放。

7、積極配合成本部門做好每月盤點工作，做到賬物相符，賬卡相符。

8、下班之前，倉管員要認真檢查庫房是否存在不安全因素，特別是水、電是否有跑漏的現象，電源插頭是否拔掉，待一切檢查合格后將門鎖好，鑰匙封存交前臺收銀保存。

（三）食品庫工作程序

1、凡需在庫房領用食品，必須填寫食品領料單，并分別由總廚或部門負責，待領貨人和發(fā)貨人簽字后，方能領取食品。倉管員發(fā)貨時要認真審核食品單，符合填寫規(guī)定后，嚴格按規(guī)定填寫的品名、數量發(fā)放貨物。

2、食品領料單一式三份，一聯(lián)由大廚保存，一聯(lián)交財務部，一聯(lián)由倉管員減賬后每月底封存?zhèn)洳椋吭碌滓J真盤點，核對賬務并認真如實填報庫存盤點表和長時間（一月以上）未發(fā)的食品積壓登記表。

3、倉管員每日認真填寫冷庫、鮮貨每日市場單。對于貨食品每周填寫一次干貨食品目錄表，及時反映庫房存貨情況，做出進貨計劃，使食品不斷檔。同時要防止食品積壓。經常檢查庫存食品是否有變質、過期的情況。

4、要經常保證食品庫的清潔衛(wèi)生和安全。

（四）酒水庫工作程序

1、庫房所有存放飲品都需分別建賬、建卡，做到食品入庫和出庫要及進入賬減賬，使其賬物相符合，每月底要認真盤點，如實填報庫存表及長時間不用飲品積壓表。

2、凡需在庫房領用飲品必須填寫飲品領料單并且分別由總廚、部門負責人、領貨人和發(fā)貨人簽字后，方能領取飲品。

3、飲品領料單一式四份，兩份交給財務部，一份交給領貨部門；另一份由倉管員減賬后，每月底封存?zhèn)洳椤?/span>

4、庫存飲品要保證一定庫存量，及時做出計劃，同時向餐飲部及時預報數量，使其做到心中有數，及時和采購部門取得聯(lián)系，確保庫房飲品的供應。

5、收貨入庫時要嚴格檢驗，把好質量關，根據收貨單認真檢查飲品、品名、外觀、包裝、廠家、商標、出廠日期和保質期，凡不符合要求的，嚴禁飲品收入庫。

6、要經常保持庫房及飲品的衛(wèi)生。

7、“洋酒”中文標識清楚，廠家明確，生產日期、防偽標志必須具備收貨。

（五）成本核算程序

1、每日將收貨部填寫的收貨日報審核后，根據每日收貨單所記載的情況，直接記入各廚房的成本中，作為庫房入庫。

2、每日根據庫房的領料單，將各廚房領料記入各廚房的成本中（按加權平均單價計算）

3、每日根據廚房、餐廳的直接收貨單、出庫單、各廚房之間的轉撥單計算、打印餐廳每日成本報告，送總廚。如成本過高，應及時通知餐飲總監(jiān)、行政總廚，并商量對策，對成本進行控制。

4、每月底到廚房、酒吧進行盤點，如實反映期末在產，保證成本的準確性。

5、匯總高級員工用餐單和接待單，將各部門所花費用作轉賬憑證記入各部門的費用中。

6、月底將各餐廳領料單金額和明細賬進行核對，無誤后作轉賬憑證送會計組，每月直接入廚房的明細和入庫金額與應收款核對。

7、餐廳從食品庫領用的咖啡、茶葉月底轉入飲品成本，再將飲品領用的早餐自助餐飲料在月底轉入食品成本。

8、每月根據直接采購的領料，從庫房所領的食品材料的所記金額去折扣、減去高級員工用餐和高級員工接待用餐的成本、各廚房的期末在產，加上飲品轉入食品后用料，加上廚房領用酒金額再減去食品轉入飲品的用料，便得到各餐廳的成本，每月出成本報告。

9、飯店每半年進行一次低值易耗品的盤點，將餐廳的餐具、瓷器、玻璃器皿、銀器、棉織品徹底盤點。根據期末金額倒擠低值易耗品的消耗成本。

四、采購部

（一）采購工作基本程序

1、所有的采購任務都由采購部完成。

2、所有采購的物品（包括服務合同）要由3個競價中選出，如果沒有3個競價，采購部必需說明原因。

3、采購部要對所購物品的質量及價格負責，并保證物品按采購申請單上供貨。

4、如果提交采購申請單或訂貨單后，價格上漲，采購部要查看其他供貨價格并報知上級，最后由總經理助理和總經理決定、批準。

程序：

項目            授權申請人                     單據/文件

食品          總廚/食品庫保管理員          市場單/食品和飲品申請表

供貨          總廚/食品庫保管員            食品單

食品             酒水保管員                飲品單

食品             物品庫保管員              采購申請單

工程備件         工程部                    采購申請單

固定資產         申請部門                  采購申請單

維修等服務項目   申請部門                  備忘錄及有關所需服務的說明

直接采購         申請部門                  采購申請單

除工程、固定資產和維修等服務項目以外，所有部門申請購買的食品或物品都必須得到大廚或庫房保管員的審批和確認，大廚和庫房保管員要保存各部門申購物品的有關單據，如果庫存不足或缺貨，只有大廚和庫房保管員可以直接向采購部提交采購申請單，并在單上注明目前庫存量和平均消費量。

不同物品采購程序如下

a）食品的采購、市場單

    日需食品的采購，由食品庫保管員或廚房安排的人員提單（市場單），一式三聯(lián)

必須填寫庫存量和所需訂購數量，然后交大廚，由大廚檢查訂購數量，必要時做刪減

或增補，采購部門根據此單尋找最合理的價格并填在市場單上，市場單一聯(lián)送到收貨

部以確認所購食品，當收到所購食品后，收貨員將票和市場單一起送到財務部。

b）干貨采購、食品單

        干貨的采購（食品單）和食品采購程序一樣，每周采購一次，食品單一份由食品

    庫保存，其他兩份分別送到采購組和收貨部。

c）飲品的采購、飲品單

    飲品單由酒水庫保管員填寫目前庫存量和需要訂購的數量，然后將此單送到會計

主管處審查，由餐飲部總監(jiān)批準，一份由酒水庫保管員保存，另外一份送到采購部下

訂單，酒水庫保管應根據庫存量和營業(yè)消費情況，每周有計劃地進行一次大采購。

 d）物品采購、采購申請單

        為了統(tǒng)一管理和發(fā)放，除庫里沒有的東西以外，各種物品的采購都過物品庫。當

庫存量低于正常標準時，物品庫保管員要填寫物品采購申請單，并由經理簽字，如果

是廚房用品，訂購數量需大廚審定，采購部根據其的數量、質量、價格、發(fā)貨期等因

素，推薦合適的供貨商，填好的表格送總監(jiān)和總經理處認可批準，根據批準后的申請

單，采購部填寫采購單，訂購碼順序發(fā)放，并記錄備案：

    定購單批準了的申請單上注明所購零配件，電線和燈泡等需訂購物品品名采購部

要提供3個不同供貨商的報價，并填寫在申請單上，其中一個價格來自代理商，另外

兩個來自經銷商，然后送到總經理處批準。

    申請單批準后，采購部要填寫定購單，并與申請單一起送到總經理助理和總經理

處報批。

f）固定資產的采購

    所有固定資產項目的申購表先由部門領導審批簽字然后送到財務部檢查，申請部

門必須寫出購置理由，申購表由總經理助理審定后送到總經理處審批，如果某些項目

金額超過2，000元，還要送董事會審批。

g）服務合同

    服務項目（修理和維修），先由工程部寫出報告（備忘錄），在報告中應寫明服務

的性質，原因以及服務的規(guī)格，申請服務的備忘錄送到采購部以獲取3個不同的報價，

并填寫在備忘錄上，然后再送到總經理處報批，批準后，采購要填寫采購單，和申請

備忘錄一起送到財務部和總經理處最后審批。

h）直接采購物品，采購申請單

    直接采購的物品是庫存沒有的東西，這樣采購的物品直接送到申請部門，申請直

接采購，部門領導要從庫房保管員那里取采購申請表并填寫原因，所需數量及其他細

節(jié)，此表送采購部，采購部要提供3個不同供貨商的價格，填寫好的表格再送到總經

理處審查批準，接到批準的申請表后，采購的采購單，和批準了的申請表一起送到總

經理助理和總經理處最后審批。

采購單（PR單）流程圖

（二）飯店物品采購程序

1、飯店物品多屬于低值易耗品。例如清潔劑、洗滌用品、印刷品、棉制品、服務品、服務用品、瓷器和玻璃器等。這些均由財務部的庫房出據采購單，采購員根據PR單報出三家供應商的價格，再選出質量上乘和價格合理的一家。交總經理助理和總經理簽字后做PO單。PO單上的簽字程序與PO單相同。

2、PO單在總結理簽字后，方可訂貨。

3、申領部門購雜品時，不足500元可用現金支付。

4、需外出購物時，填寫派車單。

5、如某些項目單價金額超過2000元，采購單需送交財務部門批準。

6、所購商品在驗貨時發(fā)現問題應及時與供應商聯(lián)系，辦理換退手續(xù)。

（三）工程物品采購程序

1、工程物品采購包括低值易耗品和固定資產。低值易耗品包括機器的零配件、油漆、燈管、磚瓦灰沙石、五金電料配件、水暖器材、制冷配件、各專業(yè)工具、工程機械和廚房機械配件等。

2、采購員在接到PR單后，尋找三家報價。PR單和RO單程序相同。

3、工程物品購回后交工程指定人員收貨并簽字。

4、所購物品單價金額超過2000元，要申報財務部門批準。

（四）食品采購程序

1、采購員根據食品庫提供的市場單由行政總廚簽字后，將價格填在市場單上，然后訂貨。到貨期限為3天。

2、采購員根據酒水庫提供的飲料單由會計主管和餐飲總監(jiān)簽字，價格填在飲品單上，飲品3天內到貨。

3、采購員根據廚房提供的食品目錄表由行政總廚簽字，采購員填報價并在第二天到貨。

4、所有食品報價提前一星期由采購部、行政總廚和會計主管簽字。

5、蔬菜、水果、鮮肉類、鮮禽類每周報價一次。

6、中、西餐調料、水產、凍肉類、凍禽類、酒類、飲料每月報價一次。

7、根據飯店臨時出現的特殊情況，急活急辦。

8、所訂貨物如有問題，及時辦理換、退手續(xù)。

9、進口洋酒類、煙類必須從國家指定的煙酒公司購入。

第四節(jié)  財務管理制度

    本制度之制訂，是為使飯店各部門以及全體員工在經營活動和行政業(yè)務工作中有

所遵循，使飯店的各項工作和經營活動均能沿著法制和各項制度開展。

一、財務計劃管理規(guī)定

1、飯店財務計劃確定，須結合董事長、總經理對酒店經營活動的安排，區(qū)域內客源、貨源、內外價格等市場變化情況，以及報告期內計劃執(zhí)行情況，預計完成計劃情況，作出詳細分析和充分估計來審定。

2、依據董事長、總經理審定的計劃，按各業(yè)務部門的不同經營范圍，計劃期的諸多因素和歷史資料，參考年初自編計劃，分攤各部計劃指標，下達給各業(yè)務部門。計劃一經確定下達，一般上不予變動，確因特殊原因，亦須在半年后調整。

3、財務計劃分為年度、季度計劃

編報時間為：

年度計劃：財務部于每年十二月下旬，各業(yè)務部門為每年十一月下旬。

季度計劃：財務部于季末最后一月下旬，各業(yè)務部門為后一月中旬。

    各業(yè)務部門還應根據上報飯店審查批復后的季度計劃指標，結合本部門的具體情

況，按月分解季度任務指標作為本部門季內各月指標檢查尺度，飯店對各業(yè)務部門的

計劃檢查按季進行，全年清算。

4、使飯店的經營管理和收支標準符合董事長、總經理的要求，做到增收節(jié)支，強調按計劃辦事，確定財務計劃應包括以下內容：

1）財務部應編制：流動資金計劃、營業(yè)計劃、費用計劃和利潤計劃、償還債務計劃及利潤分配計劃、基建計劃。

2）各部門應編制：

（1）營銷部：客源計劃、廣告費用計劃、促銷計劃。

（2）房務部：備品使用計劃（含耗用品）、費用計劃、設備維修更新及購置計劃、

布草、備品耗用計劃、用品使用計劃、費用計劃、花瓶、盆栽及用品、用具購置計劃、清潔機具保養(yǎng)及更新計劃、營業(yè)計劃、利潤計劃。

（3）餐飲部：營業(yè)計劃、利潤計劃、費用計劃、食品原材料及商品采購計劃、設備維修更新及購置計劃。

（4）工程部：飯店設備維修及材料計劃、費用計劃、燃料進貨、耗用計劃（含液化氣）、水電耗用計劃。

（5）后勤部門的綜合辦、保安部、財務部要編報費用開支計劃。

各部需將編報的計劃，送財務部匯總。

二、會計核算管理規(guī)定 

為加強本單位的會計核算，根據會計法和企業(yè)會計準則，特制定如下具體核算辦法： 

1、飯店會計核算必須符合會計法和會計準則制度的要求。 

2、飯店會計年度為公歷年1月1日起12月31日至。 

3、飯店會計核算以人民幣為記賬本位幣。 憑證、賬簿、報表，均用中文書寫。

4、飯店會計核算以實際發(fā)生的經濟業(yè)務為依據，如實反映財務狀況和經營成果。 

5、飯店會計核算以權責發(fā)生制為基礎。 采用借貸記賬法記賬，并統(tǒng)一使用電腦記賬。

6、資產的核算 

1）飯店的資產是公司擁有或者控制的能以貨幣計量的經濟資源。 包括： 現金、銀行存款、應收及預付款項、存貨（材料、低值易耗品、包裝物、庫存商品等）、固定資產、無形資產、遞延資產。 

2）現金及各種存款按照實際收入和支出數記賬。 

3）應收及預付款項按實際發(fā)生額記賬，并按客戶設置明細賬，不提壞賬準備金，壞賬損失直接計入當期損益。待攤費用（購進的低值易耗品分攤、大型維修費等）按受益期分攤。 

4）存貨按取得時的實際成本核算，發(fā)出時按先進先出法確定實際發(fā)出成本。 

5）公司固定資產是使用年限在一年以上，單位價值在2000元以上，在使用過程中保持原來物質形態(tài)的資產，包括房屋及建筑物、機器設備、運輸設備、辦公設備等，公司固定資產折舊方法采用年限平均折舊法。 

6）公司無形資產指土地使用權，在使用期限內攤銷。 

7、負債的核算— 飯店的負債是指公司所承擔的能以貨幣計量，需以資產或勞務償還的債務。 包括： 銀行借款、應付及預收款項、應交稅金、應付工資、預提費用、其他負債。 

1）銀行借款按實際借入數記賬，并按銀行幣種設備明細賬。 

2）應付及預收款項按實際發(fā)生數入賬，并按客戶設備明細賬。 

3）應交稅金按稅種設置明細科目。 

4）預提費用包括電話費、工程維修基金、水電、燃料等。 

5）應付工資是核算職工工資的計提、分配、發(fā)放。 

8、所有者權益的核算— 飯店所有者權益是飯店投資人對企業(yè)凈資產的所有權。包括實收資本、資本公積、未分配利潤等。 

9、損益的核算公司損益核算包括收入、費用、利潤的核算。 

1）飯店的收入是指飯店在銷售產品或提供勞務等經營業(yè)務中實現的營業(yè)收入，包括營業(yè)收入和其他業(yè)務收入。 

2）飯店的費用是飯店在生產經營過程中發(fā)生的各項耗費。 包括計入生產的經營成本的直接材料、各項間接費用。 包括飯店行政管理部門為組織和管理生產經營活動而發(fā)生的管理費用和財務費用，直接計入當期損益。營業(yè)費用、管理費用、財務費用是按各費用項目發(fā)生的內容按飯店董事會指導的會計科目進行明細分類核算。 

3）利潤是飯店在一定期間的經營成果，包括、營業(yè)利潤、投資凈收益和營業(yè)外收支凈額。  營業(yè)利潤為營業(yè)毛利潤加上其他業(yè)務收支凈額減去管理費用、財務費用后的余額。 利潤總額為營業(yè)利潤加上投資收益、營業(yè)外收入減營業(yè)外支出減不分配的費用后的余額。 利潤凈額為利潤總額減去所得稅后的余額。 

10、成本的核算 

1）成本是飯店的直接成本。包括直接材料、輔助材料等成本項目。 

2）成本的核算按經營項目的分類核算。 直接材料按發(fā)出先進先出法計價，計入不同項目成本。 折舊按固定資產部門分配。物料消耗按領用部門進行分配。  

11、會計報表 

1）會計報表是反映公司財務狀況和經營成果的書面文件。 包括： 資產負債表、損益表、現金流量表、附表及會計報表附注和財務情況說明書。 

2）會計報表是登記完整、核對無誤的賬簿記錄和其他資料編制的，做到數字真實、計算準確、內容完整、報送及時。

12、會計資料保管規(guī)定 

1）會計憑證保管期限為15年，飯店內部管的單據保管期限為2年。

2）保管期滿需銷毀時，須開列清單，報酒店總經理批準后方可銷銷毀。

13、附則 

1）飯店會計制度隨國家會計法規(guī)制度修改和飯店實際情況需要進行修改。 

2）飯店會計制度自核算之日起施行。 

三、資金管理規(guī)定

1、流動資金管理規(guī)定

1）管理原則：流動資金既要保證需要又要節(jié)約使用，在保證按批準計劃供應營業(yè)活動正常需要的前提下，以較少的占用資金，取得較大的經濟效果。因此，要求各業(yè)務部門在編制資金計劃時，嚴格控制庫存商品，物料原材料的占用資金不得超過比例規(guī)定，即營業(yè)總額與同期庫存的比例按2比1的規(guī)定。超儲物資、商品，須報總經理特別批準。

2）使用的基本要求：加速資金周轉、擴大經營、減少資金占用。對商品資金的占用，應本著勤儉節(jié)約的精神，盡量壓縮。要抓緊委托銀行收款結算工作，加快應收款的回收，減少流動資金的占用。

2、固定資金管理規(guī)定

1）固定資金的占用直接影響飯店資金的運轉，必須嚴格掌控固定資產的購置。

2）各部門須充分利用已置備的固定資產，為飯店創(chuàng)造最大的經濟效益。

3、貨幣資金管理規(guī)定

1）現金管理規(guī)定

根據飯店業(yè)務范圍和經營活動的特點，庫存現按一定的額度留取，超過限額部分，當天存入銀行，除規(guī)定范圍和特殊情況下支出外，不得在業(yè)務收到的現金中直接坐支。各業(yè)務部門的庫存現金限額，由業(yè)務部門提出意見，報財務部復核批準。

（1）現金支出范圍

·發(fā)放員工工資、補貼、福利補助、支付出差人員必須攜帶的差旅費用暫借款。

·向不能轉賬的單位購買物品和向農貿市場購買酒店必須鮮活商品或支付零星勞務報酬。

·轉賬金額起點以下（100元人民幣）的零星支出。

（2）現金收付的手續(xù)和規(guī)定

·在收付現金時必須認真、詳細審核現金收付憑證是否符合規(guī)定手續(xù)，必須審核開支是否符合制度規(guī)定，領導是否已批準開支，憑證是否有主管人員審核，是否已由經辦人和證明人簽字，是否有齊全、合法的原始憑證。

·所收付的現金，必須認真清點，還要確立復核制度，以防差錯。一線營業(yè)人員及收銀員在面對顧客收付現金時，還唱收唱付。

·嚴禁在營業(yè)期間在柜臺上點收現金，收銀員交接班或送繳出納的現金，必須在柜臺內點數，以防意外發(fā)生。

·在收付現金后，必須在發(fā)票、收款付款單據或原始憑證上加蓋有日期的“現金收訖”或“現金付訖”字樣的戳記。出納人員還必須及時根據記賬憑證，在電腦記載現金日賬。

·出納人員必須每天核對現金數額，檢查庫存現金情況，保證現金的賬存與實際庫存數相符，嚴禁以白條抵庫，嚴禁挪用庫存現金，發(fā)現庫存現金的長余和短缺，應及時作記錄，并應查明原因，向領導匯報，按飯店規(guī)定的審權限核批處理。

·各收銀點找零的業(yè)務周轉金一般不超過150元人民幣。除每月盤查一次，還應不定期抽查。

3）委托銀行收款的規(guī)定

·對外地區(qū)發(fā)生的業(yè)務往來的應收款項，應在發(fā)生的次日，即應委托銀行辦理收款結算，并應加強檢查委托收款情況，凡發(fā)現委托收款項超過15天未收到，財務部應及時通知業(yè)務部門與往來單位聯(lián)系催收。

·市內往來單位的應收款項，應及時聯(lián)系催收。若用支票結算，在收到支票當天，最遲不得超過第二天，把支票送交銀行結算，以加速資金回籠。

4）銀行存款的規(guī)定

·送交銀行的款項，應填寫“銀行現金繳款書”連同現金或結算憑證、轉賬票據等送存銀行。并將“銀行現金繳款書”或“銀行進賬單”據以填制記賬憑證入賬。

·以銀行提取款項或轉出款項時，應開出銀行支票或其它結算憑證，并及時將支票存根、結算憑證付款聯(lián)，填制記賬憑證并據以出賬。

·飯店在銀行開立的存款賬戶，不準外單位或個人借用來進行結算。

·出納人員不得發(fā)出空白支票。

·出納人員應每月底與銀行核對存款余額。在收到銀行對賬單后，應逐筆核對借貸發(fā)生額和余額。發(fā)現記賬錯誤，要立即更正。屬銀行的差錯，要及時通知銀行更正。發(fā)現有未達賬款，可采用“余額查找法”進行查對，并編制“銀行存款余額調整表”來確定收付的未過賬，對核實的未達賬款，要加強管理，經常檢查，如發(fā)現有賬款未清，應認真查明原因及時處理。

四、固定資產管理規(guī)定

1、管理的規(guī)定

·飯店全部固定資產，包括主樓、飯店外圍建筑、機械設備、汽車的管理和計提折舊等，由財務部負責，實物管理則按哪個部門使用，就由哪個部門管理的原則進行分工。房屋、音響設備、油庫以及各種管道、空調、電器系統(tǒng)、機械設備由工程部管理。屬各部使用的列入固定資產范圍的各項設備撥歸各部掌握使用的，均由各部門負責管理。根據分工，各部門同時應建立固定資產登記冊，記錄固定資產名稱、規(guī)格、數量、單價、總值金額、購建時間、使用年限、產地及放置地段。

·各部根據飯店規(guī)定，編制本部門使用的固定資產的修理計劃，由工程部審查修理項目后，會同財務部審查修理費用加具意見，報總經理審批。修理計劃按年、季編報，經批準后，由各部按期執(zhí)行。

·各部門應指定專人負責固定資產的管理工作。固定資產每年年終必須進行盤點一次，做到賬實相符，核算資料正確。對固定資產遺失部分，要查明原因，明確職責，作出適當處理。

2、固定資產計算價值的規(guī)定

·房屋：基建一切費用、地價、設計費均應計算為各項固定資產的價值。

·機械設備：設備購進的原值、運雜費、關稅、安裝費、均計算為各該項固定資產的價值。

·汽車及運輸工具：購進的原值、運雜費、關稅、牌照費、隨車購進的一套備料、車用工具均計算為各該車的價值。

·其它固定資產：購進的原值、運雜費、稅項、均為該項財產的價值。

3、固定資產折舊規(guī)定

·飯店的房屋折舊年限為50年，汽車折舊年限為10年（約20萬公里），裝修折舊年限為5年，機械設備、電話系統(tǒng)、空調系統(tǒng)、音響設備折舊年限為6年，電腦系統(tǒng)和其它固定資產折舊年限為5年。

·折舊計算方法，根據固定資產的類別和折舊期限，按綜合折舊按月計提折舊。飯店固定資產分類及折舊

年限規(guī)定：

五、家具用具（低值易耗品）的管理

1、劃分家具用具（低值易耗品）的界限

使用年限在一年以內，購進單位價值在2000元以下且不符合固定資產標準的設備、工具、用具、家具、物品等均為家具用具（低值易耗品）。

2、購進、攤銷規(guī)定

·家具用具的購進，要按年分季編報計劃，由各使用部門根據營業(yè)所需或辦公需用，編報計劃，報財務部審查并提出意見報總經理審批。

·家具用具的購進成本，包括購進價格和所支付的運雜費。飯店購進的家具用具，采用五五攤銷辦法，作出賬務處理。在“管理費用——低值易耗品”或“營業(yè)費用——低值易耗品”科目入賬。

3、修理、報廢規(guī)定

·家具用具必須列表登記，領用部門或個人應負保管責任，同時必須做好日常修理工作，以延長使用期限。修理低值易耗品所用的開支，以“管理費用——修理費”或“營業(yè)費用——修理費”列支。

·家具用具在使用一定時期后，因磨損而失去使用價值時，經批準可報廢。若采用五五攤銷辦法處理家具用具的購入，報廢時仍需作會計處理。報廢的家具用具出售時，其出售殘值作“營業(yè)外收入”科目處理。

4、其它規(guī)定

·家具用具發(fā)生丟失、毀損，應由當事人或部門寫明原因，向部門經理報告，金額在100元以上的，要轉報財務部審查并呈總經理審批。不屬人力不可抗拒的丟失、毀損，由當事人負責賠償或部分賠償。賠償價值作“營業(yè)外收入”科目處理。

5、購置、領用及報廢、殘、損審批權限

·家具用具的購置由飯店統(tǒng)一管理。各部門申購家具用具，必須編報計劃，提出申請理由和用途，報財務部審查，呈總經理審批。

·家具用具領用，按照購置審批權限范圍審批領用，一切領用，均必須填報領用單，倉庫銷賬。領用部門領用后自設登記簿進行登記，并指定負責人負責保管。每季與財務人員一起盤點一次。

·家具用具殘損、報廢的審批。凡出現殘損并失去使用價值的，都需填寫報損單說明原因，屬人為殘損，按情節(jié)由部門經理決定當事人賠償部分，報財務部審查，呈總經理審批。

六、 物料、包裝、用品的管理

1、物料、包裝、用品應以“勤進少儲”為原則，防止積壓和浪費，對于物料、包裝、用品的購進、領用和處理，要嚴格按照計劃和審批手續(xù)辦理。

2、如購進物料、包裝、用品后，立即全部交付使用部門領用，應填制直撥物品驗收單連同發(fā)票辦理報賬手續(xù)。并即時作“營業(yè)成本”或“費用”項目處理。

3、原材料物料品種繁多，為掌握其變化情況及倉存數量，成本控制部必須設立“原材料物料明細分類賬”，倉庫設立“貨物登記卡”，按品名、數量、金額進行明細分類核算。

4、倉庫不僅要控制庫存量，而且要保證經營需要。庫存量控制在月銷售額的一半為宜，物料備品庫存量不得超過三個月的用量。

七、財務收支管理制度

1、財務收支范圍

1）飯店一切營業(yè)活動的收支款項，均屬財務收支范圍。

2）財務收支實行預算控制，財務收支預算是飯店預算的重要組成部分。各部門按照《預算管理制度》規(guī)定編制部門收支預算，由財務部綜合平衡，并按規(guī)定程序上報審批后，下達給各部門控制、實施和考核。財務部對收支預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和控制。

3）飯店的財務收支均須通過財務部審核后辦理。

4）總經理助理主管財務收支的審核工作并監(jiān)督付款審批權限的執(zhí)行。

5）涉及需報經飯店審批的重大經濟合同、經濟協(xié)議等，在飯店內部需經總經理助理會簽，總經理批準后，財務部給予安排預算。

2、財務收入實行集中管理

1）飯店的營業(yè)收入、銷售收入、業(yè)務收入、各項服務收入、物資調撥 收入、場地出租收入、廢舊物資出售收入、包裝物出售收入、固定資產變價出售收入等所有收入，均須通過財務部辦理，各部門不得擅自收取和私設"小金庫"。

2）財務部是飯店價格體系的執(zhí)行部門， 未經報總經理室批準各部門不得擅自變更銷售和收費價格。⑶ 飯店各項收入，未經財務部同意不得私自賒欠、掛賬。

3）飯店的所有發(fā)票、賬單和收款收據的印刷、購買，發(fā)放使用和核銷 由財務部專人統(tǒng)一辦理，其他部門不得購買、印刷。

3、財務支出的集中管理

1）飯店的財務預算由財務部監(jiān)督實施。

2）一切對外的財務支出均通過財務部審核后辦理。

3）預算外支出.超過預算的支出及超過開支標準的支出，須由有關部門報總經理助理審核，總經理批準后辦理。

 4、財務支出的歸口管理

1）工資及各項福利開支由人事部歸口管理已經確定。

（1）發(fā)放標準的員工工資和各種津貼，財務部憑人事部經理、執(zhí)行總經理與總經理簽批的工資標準和考勤記錄單審核后付款。

（2）加班工資須嚴格控制，除節(jié)假日加班外，經批準的加班，實行調休、輪休制，不發(fā)加班工資。

（3）各種臨時性獎金，津貼，須由人事部報財務部、總經理批準后，財務部監(jiān)督付款。

（4）臨時工雇傭須嚴格控制，應按飯店臨時工管理規(guī)定執(zhí)行，人事部應根據飯店的實際需要編制年度臨時工工資預算，根據批準的工資預算進行控制，財務部憑人事部經理簽批的臨時工工資發(fā)放單審核后付款。

2）固定資產由工程部歸口管理，按照“固定資產管理制度”的規(guī)定執(zhí)行。

3）食品原材料、物料用品由采購部歸口管理，所有采購、驗收、付款手續(xù)及工作程序須嚴格按照“存貨/采購管理制度”執(zhí)行， 財務部定期檢查存貨周轉情況、采購質量和采購成本。

4）商品的采購，由采購部歸口管理，所有采購、驗收、付款手續(xù)及工作程序須嚴格按照“商品采購、庫存管理制度”執(zhí)行，財務部定期檢查商品庫存的周轉情況。

5）差旅費

    出差費報銷申請、標準和報銷手續(xù)，按照飯店“差旅費開支標準和報銷手續(xù)”執(zhí)

 行。

6）交際應酬/住房減免：

           飯店工作人員因公招待來賓在餐廳就餐，由招待人填制“款待申請單”，按飯   

      店有關手續(xù)辦。有關人員需要享受減免房時，申請人應填列“房費減免單”，由部門

      經理審核簽字，按飯店住房減免權限獲得批準后，交財務部前臺收銀員。

7）修理費

（1）飯店的設備、器具、家俱，一般修理由工程部歸口管理，需維修的由申請部門填寫“維修通知單”后送交工程部，修理完畢后由工程部在維修單上填寫修理費用，每月28日會集送交財務部，財務部將維修費用轉入各營業(yè)部門列支。

（2）需送外單位維修的，憑發(fā)票和合同報銷，發(fā)票須經工程部經辦人，工程部經理簽名及使用部門認可，由財務部審核后，總經理批準報銷。

8）能源費

（1）飯店的水、電、燃料等能源費，由工程部歸口管理，財務部憑執(zhí)行總經理審批的發(fā)票，審核后總經理批準付款。

（2）每30日工程部應將當月能源消耗統(tǒng)計表送財務部。由財務部計算各部門實際消耗的能源費，據以考核各部門的能耗指標。

9）廣告費

           飯店廣告費的支出，由公關部制定年度廣告費開支預算，廣告費報銷憑發(fā)票，

       由經手人、部門經理和總經理助理簽字，總經理批準付款。

10）培訓費

飯店教育培訓費的支出，由人事部制定年度教育培訓費開支預算。所有教育、培訓費用的報銷，經人事部經理簽字、執(zhí)行總經理審核后，總經理批準付款。

11）印刷費

        需送外印刷的物品，一律交采購部辦理。 所有申請、采購、驗收、保管、發(fā)放，視同采購管理。

12）書報費

（1）工具書、資料等定購，須經部門經理同意。各部門購入后，應到人事部登記。購買發(fā)票須有經辦人、部門經理簽字，超過100元的應由總經理批準，財務部予以報銷。

（2）各部門需訂閱的報刊雜志和客房賓客用報，由辦公室統(tǒng)一辦理訂閱手續(xù)，辦公用報應按照“必須、少量”的原則，從嚴控制。 報銷發(fā)票應由綜合辦公室主任、房務總監(jiān)、財務部負責人簽名，總經理批準付款。

13）員工服裝和勞保用品，由人事部歸口管理。

（1）人事部負責制定員工服裝和勞保用品發(fā)放標準及費用預算，并監(jiān)督標準實施。

（2）財務部按標準、預算、合同審核后，總經理批準付款。

14）辦公費和衛(wèi)生用品費由綜合辦公室歸口管理。辦公用品和衛(wèi)生用品應建立領用標準和領發(fā)制度，由倉庫按標準發(fā)放。

15）伙食費由人事部制定開支標準并報酒店批準之后，納入飯店開支預算。成本控制部應定期向人事部報送報告員工伙食開支情況和實際執(zhí)行標準。

17）保險費支出由財務部歸口管理，納入飯店開支預算。 保險費收據由經辦人、財務部經理簽字后，報總經理批準付款。

18）應交勞動管理等部門的社會勞動保險、養(yǎng)老保險、住房基金等有關支出，由人事部歸口管理，納入飯店開支預算，有關收據由經辦人、人事部經理、總經理助理簽字后，報總經理批準付款。

19）應上交國家的稅費，及有關財務費用，由財務部辦理，報總經理批準。

20）尚未列入上述歸口部門管理的其他臨時費用支出100元以下的，由部門經理簽字后，送財務部審核批準，100元以上報總經理批準付款。

21）涉及到外匯業(yè)務的支出，還應符合國家外匯管理的規(guī)定。

八、費用管理規(guī)定細則

1、辦公費用管理

為加強辦公用品使用的管理，節(jié)約開支、避免浪費，特制定本管理規(guī)定。 

1）辦公用品分類：

（1）常用品：圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。

（2）控制品：名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議紀錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(油)、量具、刀具、軟盤、。

（3）特批品(列入辦公用品費用考核)：印刷品(各類宣傳單、各類表格、文件頭等)，財務賬本、憑證，彩色墨盒及打印紙，U盤、刻錄盤等。

2）辦公用品使用對象：飯店各主管級以上人員、辦公室人員及營業(yè)職能部門員工。

3）申購和采購：辦公用品常用品由倉庫根據消耗情況進行申購備領，控制品和特批品由使用部門(人)提出申購，控制品、特批品經總經理助理批準，；批準后的《申購單》交采購部執(zhí)行購買。未填寫《申購單》及未經領導批準擅自購買的不予報銷。

4）管理和發(fā)放：

（1）辦公用品由倉庫入庫統(tǒng)一保管，各部門參照費用計劃按飯店核定的費用標準向使用人發(fā)放。

（2）采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù)，保管人根據采購價格核定物品單價，填單辦理入庫；并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。直拔入各部門的直接計入各部門費用

（3）各部門應指定專人領取辦公用品。

5）各部門費用核定及有關規(guī)定：

（1）各部門應按飯店核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領用的，應經分管領導同意。

（2）核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由人事部門根據人員變動情況進行調整。

（3）各部門因特殊情況需增加費用的，應以書面形式報批，經分管領導審核后，由總經理特批。

（4）辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結算，截止時間為每月終和年終12月31日。由財務部出具報表，財務部審核。費用超支在下年度的費用計劃中扣除，節(jié)約費用計入下年度使用。

6）其它規(guī)定：

（1）各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。

（2）凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)。

（3）辦公設備的耗材及維修費用。

㈠電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材及維修費用，統(tǒng)一由電腦部根據各部門的使用情況申購，并注明使用部門，按規(guī)定的標準進行分攤；，計入所在部門辦公費用。

㈡耗材包括：打印、復印紙，激光打印機碳粉、硒鼓，針式打印機色帶，噴墨打印機墨盒(水)，復印機碳粉，傳真紙，鼠標，鍵盤等；

㈢辦公設備的報修參照耗材申購程序辦理。

2、辦公電話的使用規(guī)定：

1）凡因工作需要與客戶、供應商聯(lián)系工作，確需使用長話，傳真的，須經綜合辦公室登記方可使用，禁止打私人電話；

2）為方便工作同時又本著節(jié)約開支的原則，因業(yè)務需要使用手機，公司按規(guī)定報銷一定手機話費：

3）特殊原因話費限額不夠者，需到郵局打印話費清單，經有關部門核實后報總經理審批方可報銷。

3、差旅費的管理規(guī)定：（按飯店制定的出差補貼說明辦理）

4、業(yè)務開支費用的管理規(guī)定

各部門確因為業(yè)務、工作需要與外單位聯(lián)絡、應酬、宴請而發(fā)生的業(yè)務費用，原則上應從緊開支、從嚴掌握，并在本飯店內部進行宴請，在宴請時不得消費煙類品。各部門需要業(yè)務開支時，須預先提出申請，填寫“業(yè)務開支申請單”，呈部門經理及總經理審批后方可開支，無特殊原因又未事先申請的，財務部不予以辦理。對于確需在飯店外部宴請的業(yè)務，必須事先填寫“業(yè)務開支申請單”，經總經理助理及總經理審批后方可進行。

5、水電費、柴油費的預提核算

1）水電費用預提制，由工程部月底報財務部各項用量表入能源費用科目，

2）宿舍水電按人事部制定標準扣減個人承擔部份沖減水電費

6、工會經費、職工教育費的提取及開支管理

工會經費每月按職員工資總額的2%計提，職員教育經費按工資總額的1.5%提取，經費開支由人事部及總經理審批，培訓開支范圍如下：

1）實習費用：職員及員工經批準到外地、外單位觀摩、學習所發(fā)生的費用。

2）兼課酬金：聘請兼職教師的酬金。

3）培訓中心購置一般器具、儀器、圖書等所需費用。

4）代培經費：本單位職員派送到外單位代為培訓所需支付的培訓費。

7、費用核算

1）轉賬攤銷費用。各種物料、包裝用品、家具用具折舊均采取定期攤銷轉賬。

2）已付待攤費用。開辦費、大宗包裝物、備品物料、較大宗的進物資所付關稅等費用支出，數額較大的費用在5年內攤銷，其它一般費用2年內攤銷。

8、其它

1）職務及津貼：各管理級人員及有技術職稱的技術人員，經本飯店聘任職稱后，結合本飯店實際情況，由董事會及總經理決定。

2）出勤工資的管理：

·加班工資：各部門職工因工作需要，在完成工作日后仍需繼續(xù)加班工作或在假日堅持工作的，按政府規(guī)定及飯店有關審批程序辦理。

·病事假工資：按飯店《員工守則》辦理

·婚產假、喪假：按飯店《員工守則》辦理

 3）醫(yī)藥費和社會保險金：職工的工資結構中已含醫(yī)藥費和社保費，辦理正式調入檔案關系干部或全民合同工的，醫(yī)藥和社會保險金和社會保險金統(tǒng)一按社會保險局的有關條例辦理。

九、成本管理規(guī)定

1、營業(yè)成本的規(guī)定

·營業(yè)成本包括領用原材料的進價（含損耗）及該項業(yè)務活動所發(fā)生直接費用（購進時的包裝費、運雜費、稅金（進口 稅）?？头吭O備的損耗、客用品的消耗應作為直接成本。

·各經營部門在經營活動中所耗用的水電、冷氣、熱能計入能源費用、員工的工資、福利、部門管理費用（不包括飯店管理部門費用）應作為營業(yè)的間接費用。

2、商品、原材料、物料盤盈及盤虧的管理

·商品、原材料、物料在盤點中發(fā)現的溢損存在自然溢損和人為溢損的因素，分別不同因素，作出處理。

·自然溢損系指商品、原材料、物料購入存?zhèn)}后，在盤點中出現的干耗或吸潮損溢，如食品中的米、面及其制品、干雜貨等，在合理升損率的范圍內，可填制升損報告，經總經理助理批準后，直接沖入“營業(yè)外收入”或“費用”科目處理。超出合理升損率的范圍內，在未查明原因前，掛入“待處理溢余”或“待處理損失”科目。待搞清楚情況后，再沖轉有關科目。

·人為損耗，系制存?zhèn)}商品、原材料、物料等，由于倉管人員保管不善而造成損失，由當事人作出書面報告，經總經理助理批準后處理。當事人應為損耗負一定經濟責任。

3、商品、原材料、物料殘損、霉壞的管理

各項商品、原材料、物料出現殘損、霉壞，需要削價處理或報損、報廢，必須填制“殘損削價處理報告表”或“商品、原材物料霉變報損報告表”嚴格審查原因，經有關領導審批，然后進行處理。

十、利潤管理

    飯店的營業(yè)利潤=營業(yè)收入-稅金-成本-營業(yè)費用-管理費用-財務費用。提高利潤必 

 須從增加營業(yè)收入和降低成本費用入手。為此，飯店各部門須做到：

·經飯店平衡下達各部的營業(yè)任務指標、利潤指標，必須按計劃完成，遇特殊情況影響任務完成時，必須說明原因，取得總經理批準后，才得核減指標。

·經飯店平衡下達的各部費用開支或費用水平，原則上不得突破。各部門應努力擴大營業(yè)收入，加強費用計劃管理，降低成本費用率。

·各部使用的原材物料和出售商品的購進，必須事前做好計劃，確定合理的庫存和購進適銷對路的商品，防止資金積壓。

十一、合同管理

1、管理的規(guī)定

·各部門管理人員要提高對合同重要性的認識，組織下屬學習合同法規(guī)，建立本部門合同管理的規(guī)定。

·財務部為飯店的合同管理機構，與飯店相關的經濟合同都須交一份給財務部管理存檔。

·簽訂經濟合同必須采用書面形式。如：購銷合同、建筑工程合同、加工承攬合同、倉儲保管合同、聯(lián)營、承包、租賃合同、借款合同、財產保險合同、貨物運輸合同，以及電、水供用合同。

·合同草擬原則上由本飯店人員完成，并交法律部門審核，報總經理批準（重要合同需報董事長批準）后，方可簽訂執(zhí)行。

·勞務合同的管理仍由人事部按有關規(guī)定辦理。

·各部門必須加強對合同檔案管理，按文件管理規(guī)定做好合同的分類保管工作，以便對合同進行監(jiān)督，落實合同的履行。

·各部門發(fā)生的合同糾紛，應及時報告總經理，安排與對方協(xié)商、談判，或提起仲裁、訴訟。

2、簽訂合同程序

·飯店各部門必須征得總經理的批準，且合同經辦人必須同時持有〈〈法人授權委托證明書〉〉，方可對外簽訂合同。

·各部門所簽訂經濟合同，須經總經理助理審核、總經理審批后加蓋飯店的合同專用章后方可生效。合同簽訂后，須將合同正本一份交綜合辦保管，并復印一份交財務部存檔，財務部定期將合同簽訂執(zhí)行情況列表上報總經理。

·凡涉及金額巨大或非常重要的合同，必須由飯店法人代表本人簽訂。

十二、商品、原材料采購管理

1、采購計劃的制定及審批程序

·由各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對來年的預測、在每年的十二月中旬前編制采購計劃和預算報財務部審核。

·計劃外采購或臨時增加的項目，也要制定計劃報財務部審核。

·采購計劃一式四份，自存一份，三份交財務部。

·財務部將各部門的采購計劃和報告匯總進行審核。

·財務部根據今年的營業(yè)實績，物資的消耗、損耗率，明年的營業(yè)預測及營業(yè)指標進行采購物資的預算。

·將匯總的采購計劃和預算報告總經理審批。

·經批準的計劃交總經理助理監(jiān)督實施。對計劃未經批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。

·采購審批程序：使用部門（申購部門）根據采購計劃填寫物資申購表，由所在部門負責人簽字報總經理室，經總經理批準后轉采購部，由采購組進行詢價、洽淡，必要時請使用部門或有關專業(yè)人員配合詢價，詢價后的報價或認購意向書送財務部審價，財務部簽字后報總經理批準購買，采購部接單后方可進行采購。

2、物資采購

·采購員根據核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、單位、數量適時進行采購，保證供應。

·大宗用品長期需用的物資，根據核準的計劃可向有關的工廠、公司、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數量、品種、規(guī)格和供貨要求。

·計劃外和臨時少量急需品經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可采購以保證需要。

·飲食部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。

3、物資驗收入庫

·采購員采購的物資，無論是直撥還是入庫的都必須經倉管員驗收。

·倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質、按量、對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后對物資需要直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。

4、報銷及付款

1）付款：

·采購員采購物資的付款，大宗的要經總經理助理審核確認是否經批準，經確認批準后方可付款。

·付款方式按銀行和飯店財務制度規(guī)定付款。

·支票結賬一般由出納根據采購員提供的準確數字或單據填制支票。若由采購員領空白支票與對方結賬者，金額必須限制在一定的范圍內。 

·要求付現金時，必須經財務部審查批準后方可付款，而且現金還必須在一定的限額內。

2）報銷：

·采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票或連同驗收單，經出納審核是否經批準或在計劃預算內，經核準后方可予報銷。

·采購員若向農民或個體戶買的商品可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明簽名蓋單、有采購員兩人以上的證明及驗收員的驗收證明，經部門經理批準后方可給予報銷。

十三、財務部安全管理規(guī)定

1、認真貫徹執(zhí)行國家財務方面的法規(guī)、制度和有關規(guī)定，結合財務工作進行定期安全檢查，發(fā)現問題和漏洞及時匯報并妥善處理。

2、營業(yè)結賬完畢，財務部及現金收款臺財會人員須將現金支票上交財務專門負責人，鎖入專用保險柜，店內各零散點不得存留現金過夜。

3、出納室為財務部重要部位，除專人在內工作外，其他無關人員不得入內。

4、財務人員去銀行取現金、支票等，未經批準不準在途中辦理與此項工作無關事宜。

5、財務部嚴禁存放私人現金及貴重物品。各種鑰匙印章指定專人保管，不得將鑰匙帶出飯店或隨意放在不安全地地方。

6、各部位營業(yè)收入的外匯，要按財務管理規(guī)定上繳入庫，嚴禁私自套匯、轉讓。

7、出納員保險柜只提供一把鑰匙發(fā)給收款員本人使用。出納查庫時，必須與收款員一起進行。保險柜只許用來存放備用金，不許私自放雜物等與工作無關的物品。保險柜鑰匙不許丟失，備用鑰匙由出納保管，查庫時備用。

8、財務部所屬出納人員不得私配保險柜鑰匙，不得將保險柜密碼外傳，過節(jié)或放假時，要與保安部配合，對保險柜加封。

十四、關于廢品處理的規(guī)定

為了加強飯店對物資的統(tǒng)一管理，維護飯店的利益，現對各部門廢品的處理及報廢物品處理做出如下規(guī)定：

1、飯店所有的報損設備、家具、各種廢品的處理，全部統(tǒng)一由財務部負責。

2、各部門破損的設備、家具等，本著修舊的原則，由各部門統(tǒng)一放在工程部指定的房內，由工程部負責維修。如經過鑒定不能維修的，由財務部統(tǒng)一處理。（有關部門配合）

3、對各種包裝物（易拉罐、紙箱、報紙、畫報）等廢品，各部門選派一名員工專門負責，要處理的廢品必須有部門蓋章的出門證（由財務部統(tǒng)一印制）財務部選派一名員工專門負責處理廢品的工作，并加蓋財務章方可出門，否則，保安部不允許任何物品或廢品出門。

4、處理廢品，財務部和各部選派的員工一起處理，所得款項由總經理室研究決定分配方案。

5、保安部必須嚴格把關，決不允許沒有任何正當手續(xù)的人自行出門處理，任何個人不得私自處理廢品，否則，按違紀處理。

上述由財務部負責統(tǒng)籌、協(xié)商、監(jiān)督執(zhí)行。

十五、收據管理制度

1、收據的領用

1）將每本收據的號碼分別記錄在登記簿上，登記內容包括：收據號碼、購入日、發(fā)放日期、領取人姓名及簽章發(fā)放人、舊收據退回日期。

2）新收據購入后，保管員需將每本收據的號碼一一記錄。

3）只有下列人員才有資格領取收據：出納、前廳收銀員、交款員、商務中心，其它人員一律不允許領取收據。

4）基本領取數是兩本，或根據各自的工作情況增加領取數量。

5）收據保管員在未收回以前發(fā)給相應員工的舊收據時， 不得發(fā)出新收據。

6）相應地，保管員應記錄還回舊收據的日期，并應跟蹤監(jiān)督那些已發(fā)出相當一段時間但仍未退回換新的收據。

2、收據的開出

在開收據時應遵守以下規(guī)則：

1）前廳收銀員只能對仍在前廳客戶分類賬上的賬目收款開出收劇。

2）在辦公時間，已被轉入后臺的賬目收款及其他雜項收款應由出納開出收據。在非辦公時間，前臺收銀可對這類事項開出收據。

3）收款細則應確切陳述在收據上，如果外客賬收款，賬目陳述及相關號碼應同相應的數額寫在一起。

4）如果是預收定金或預收款，出納或前臺收銀員應立即通知所有的相關部門（營銷部、前廳部或宴會部）。

5）收據的附聯(lián)的傳送：第一聯(lián)：財務、第二聯(lián)：客戶、第三聯(lián)：存根。

6）在出納寫好前一天的出納報告后（不遲于下午2點），應將報告和第一聯(lián)收據送交查核部，查核員在對收據的總數及賬目分類檢查，將其送交應收信貸員，應收信貸員記錄并在外客賬附屬機構上打印總數，將收據交給收據管理員存檔并打印在總分類賬上。

7）查核員應對每日使用的收據的號碼進行檢查并核查被取消及未報銷的收據。

十六、倉庫安全管理規(guī)定

1、專人專庫，各倉庫鑰匙專人收存。

2、堅持值班登記制度，嚴格交接班手續(xù)，倉管員公休、倒休、出差時的物資發(fā)放由替班負責；倉管員休假前和上崗后應交接清楚，責任落實。

3、倉庫勤清掃、勤通風、勤整理。物品擺放要符合消防要求，物品保管不霉不爛，無丟失，無損壞。

4、安全消防按崗負責。倉管員必須熟知消防常識及消防器材的放置位置，掌握已配備的消防器材使用方法。

5、對來歷不清、性質不明及私人物品不得入庫存放。

6、易燃易爆、劇毒物品專庫專放，專人保管，嚴格領用手續(xù)。

7、倉庫嚴禁吸煙，不準會客，不準留宿。

8、倉庫不準動用明火，不準使用電熱設備，不準亂拉照明線路。

9、來庫領用物品要在庫外等候，未經允許不得進入倉庫。

10、出現問題要及時與采購部、財務部或保安部聯(lián)系。

十七、倉庫防火安全管理規(guī)定

1、嚴格遵守《倉庫防火安全管理規(guī)則》，庫內嚴禁吸煙，不得動用明火，要保持通道暢通。

2、根據貨物的不同性質分類，分庫存放。易燃易爆物品單獨設庫存放，不得和其他庫房混用。

3、庫內物品碼垛要整齊，不得過高、過寬，物資須距電線、燈泡50厘米以上，燈泡不得超過60瓦。

4、易燃易爆物品庫，應安裝防爆燈，嚴禁庫內亂拉照明線。

5、倉管員應經常檢查燈具和電線，發(fā)現破損、老化要及時請工程部更換。

6、離開庫房時必須進行防火安全檢查，確無問題，切斷電源后鎖好門方能離開。

7、各崗位要熟悉各種消防器材性能、使用方法及器材擺放位置。發(fā)現火警立即撲救，及時報有關領導及保安部，并保護好現場，協(xié)助查清起火原因。

8、愛護消防器材，保持滅火器清潔，禁止隨意挪動、遮擋消防器材。

9、凡違反本規(guī)定者，按飯店消防管理規(guī)章有關規(guī)定進行處

十八、采購部業(yè)務操作管理制度

1、采購申請程序：一般情況下，使用部門確定需要某種物品時，先下申購表交采購部，經采購組詢價并確定核查后交總經理助理批準，再經總經理批準后方可采購。

2、按采購申請表和使用部門的要求多方詢價、選擇、填寫價格、質量及供應商的調查表。

3、向負責人匯報詢價情況，呈報調查表，經審核后，確定最佳期采購方案。

4、按財務部確定的采購方案著手采購、進貨工作；

5、按飯店及本部門制定的工作程序，完成現貨采購和期貨采購的任務。

6、貨物驗收時如果出現問題，應即時查清原因，并向財務部匯報；

7、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理好入庫手續(xù)；

8、將貨物發(fā)票、入庫單、采購申請單或采購合同一并交財務校對審核，并辦理報銷或結算手續(xù)。

十九、商品、原材料采購管理制度

1、商品庫存酒店貨源渠道的特點，以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。原材料存量應以兩月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。

2、計劃采購或特殊、急用物品的采購，各部門知會財務部后報總經理審批同意后，方可采購；

3、凡購進物料、工具、用具、尤其是定制品，采購部門應堅持先取樣品，征得使用部門同意后，方進行采購或定制。

4、各項物品、商品、原材料的采購必須遵守市場管理及外貿管理的規(guī)定。

5、長期定貨和高額的進貨，原則上均應通過簽訂合同的辦法進行，結算方式均通過銀行；

不按上述規(guī)定采購者，財務部以及業(yè)務部門的財會人員，應一律拒絕支付，并上報給總經理。

二十、物資采購管理制度

1、由各部門根據本部門使用各類物資的情況，編制出物資年度用量、月度使用量計劃（一式四份）交倉管部；

2、由倉管根據物資的庫存情況，制定出實際采購的數量的年度計劃和月度計劃（一式四份）交總經理審批，同意后交采購組進行采購。

3、采購組接到總經理審批后，交回一份給使用部門存查，一份交倉管存查，一份交采購員進行采購，一份本部門存查

4、倉管根據物資庫存的最高儲備量和最低儲備量情況，用書面（請購單）及時向采購組提出請購；

5、使用部門根據營業(yè)上的需要，提出購買物品的名稱、規(guī)格、型號、數量，并說明此物品是一次性使用或今后長期使用計劃情況。填寫請購單（一式四聯(lián)）由部門經理簽名認可。

6、當采購組接到總經理審批后，發(fā)回一份使用部門存查，一份交財務倉管部作為貨到后進行驗收依據；

7、倉管負責日常的物資提運和補給工作；

8、辦理有關碼頭的到貨和退貨、托運，需辦理提運和退貨、托運手續(xù)。具體要求：采購部負責將有關的提貨單、發(fā)票或附本，提貨單位地址、電話，一同交倉管簽收辦理提貨或手續(xù)；

9、按倉庫管理細則驗收貨物。驗收情況在一周內報告采購組。

二十一、食品采購管理制度

1、由倉管部根據餐飲部門需要，訂出各類正常庫存貨物的月底使用量，制定出月度采購計劃一式四份，交總經理審批，然后交采購組計劃采購。

2、當采購組接到總經理審批同意的計劃后，一份交倉管，一份交食品采購組，由倉管部根據食品部門的需求情況，定出各類物類的最高庫存量和最低存量；

3、為加強采購工作的計劃性和提高工作效率，各類貨物基本采取定期補給的辦法。

二十二、包裝物品采購管理制度

1、用于盛裝和包捆商品、工具、物料等物品，均作包裝物品管理；

2、包裝用品在購進時，在“包裝物品”科目列支；

3、包裝用品的購時和發(fā)出，必須通過明細賬核算，進出倉的包裝物品必須填制進倉驗收單和出倉領料單。定時實物盤存。領用包裝物品必須有使用部門主管以上簽批，倉庫方可發(fā)放；

4、包裝物的購進和審批規(guī)定：

1）大宗的包裝物品購進，各使用部門必須按年分季做出購進（訂制）計劃，報財務部審查呈總經理審批。采取少量勤進的方法，避免資金和包裝物品的積壓浪費。零星購進由使用部門報財務部審查，呈總經理審批；

2）按董事會和總經理規(guī)定，必須印刷上飯店標志者，均必須由使用部門制出樣版報總經理審批后，并經過審查印刷部門所提供的清樣無誤后，如準復印，否則，財務部拒絕付款。

二十三、能源采購管理制度

1、編制飯店每年需用量、品種、規(guī)格、使用對象的采購計劃均應向有關上級申報和審批，屬于實行計劃供應和市場供應的一級易燃物資；

2、工程部油庫根據多年來各類能源的使用情況，編制出各類能源的年使用量、季使用量、制定出年度使用計劃和季度使用計劃；

3、定出實際采購使用量的年度計劃和月度計劃（一式四份）交總經理審批，同意后交采購部按計劃采購；

4、油庫各油類、氣類的請購按照飯店設備和車輛的油、氣消耗情況以及營業(yè)狀況，定出油庫、氣庫在不同季節(jié)的最低、最高庫存量。及時采購組提出請購，填寫請購單，交財務部呈報總經理審批同意后，交能源采購組辦理；

5、超出年度和季度使用計劃，而需增加能源的請購，需填寫請購單，但必須提前一個月辦理請購單；

6、當采購組接到工程部油庫請購單，應立即進行報價，凈請購單送總經理審批。同意后，將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗收之用，一聯(lián)交能源采購組進行辦理。