第七章 原始憑證
1．原始憑證怎樣分類？
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得的，用以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的最初書面證明文件，是會(huì)計(jì)核算的原始資料，編制記賬憑證的依據(jù)。根據(jù)不同的管理目的，可對(duì)原始憑證進(jìn)行如下分類：
（l）按取得來(lái)源分類。原始憑證按取得的來(lái)源可分為自制原始憑證和外來(lái)原始憑證。自制原始憑證是本單位內(nèi)部發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的單位或個(gè)人填制的憑證。例如：倉(cāng)庫(kù)保管人員填制的人庫(kù)單、領(lǐng)料部門填制的領(lǐng)料單、出差人員填制的差旅費(fèi)報(bào)銷單等等。外來(lái)原始憑證是與外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，從外單位取得的憑證。例如：購(gòu)貨時(shí)取得的發(fā)票，出差人員報(bào)銷的車票、飛機(jī)票、住宿費(fèi)收據(jù)等等。
?。?）按填制手續(xù)分類。原始憑證按填制手續(xù)可分為一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。一次憑證是指填制手續(xù)一次完成，一次記錄一項(xiàng)或若干項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證，已填列的憑證不能重復(fù)使用。外來(lái)的原始憑證都是一次憑證，自制原始憑證中的收料單、發(fā)貨票、銀行結(jié)算憑證等等都是一次憑證。累計(jì)憑證是在一定時(shí)期內(nèi)，在一張憑證上，連續(xù)多次記錄不斷重復(fù)發(fā)生的同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，隨時(shí)計(jì)算累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，以便按計(jì)劃或限額進(jìn)行控制。制造業(yè)的限額領(lǐng)料單是典型的累計(jì)憑證。匯總憑證是將一定時(shí)期內(nèi)記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干張?jiān)紤{證匯總起來(lái)編制的原始憑證。例如：工資結(jié)算匯總表、收貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等等。
?。?）按所起作用分類。原始憑證按所起作用可分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計(jì)算憑證。通知憑證是對(duì)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起通知或指示作用的憑證，對(duì)這類憑證的管理，不能完全等同于其他原始憑證，因?yàn)槠洳荒茏C明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：物資訂貨單、扣款通知等等。執(zhí)行憑證是對(duì)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：入庫(kù)單、出庫(kù)單、各種收據(jù)等等。計(jì)算憑證也是某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。但是，該憑證上的數(shù)字是按照一定的方法計(jì)算后形成的。例如：工資結(jié)算匯總表、輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配表、制造費(fèi)用分配表等等。
2．外來(lái)原始憑證必須具備哪些內(nèi)容？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定，外來(lái)原始憑證必須具備如下內(nèi)容：
?。╨）憑證的名稱：外來(lái)原始憑證必須有明確的名稱，以便于憑證的管理和業(yè)務(wù)處理。
?。?）填制憑證的日期：憑證填制的日期就是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，便于對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審查。
?。?）填制憑證單位名稱或者填制人姓名：填制憑證的單位或個(gè)人是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的證明人，有利于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。
?。?）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章：憑證上的簽名、蓋章人，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的直接經(jīng)辦人，簽名、蓋章可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
?。?）接受憑證單位名稱：證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否確實(shí)是本單位發(fā)生的，以便于記賬和查賬。值得注意的是，單位的名稱必須是全稱，不得省略。例如，“北京市XX五金商貿(mào)有限公司”，不得寫為“五商公司”。
（6）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容：完整的填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，便于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況，檢查其真實(shí)性、合理性和合法性。
?。?）數(shù)量、單價(jià)和金額：這是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的量化證明，是保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)性的基礎(chǔ)。特別是大、小寫金額必須按規(guī)定完整填寫，防止出現(xiàn)舞弊行為。
3．受理外來(lái)原始憑證時(shí)應(yīng)審核哪些方面？
外來(lái)原始憑證種類繁多，格式各異，但在審核時(shí)都要重點(diǎn)注意以下幾個(gè)方面：
?。╨）憑證真實(shí)性的審核。憑證是否真實(shí)，例如，是否為稅務(wù)局的統(tǒng)一發(fā)票，防止虛假發(fā)票；憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生；開出發(fā)票的單位是否存在等等。
?。?）憑證完整性的審核。即審核外來(lái)原始憑證所應(yīng)填寫的內(nèi)容是否全部具備，不得有遺漏。
?。?）憑證合規(guī)性的審核。憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定；是否符合開支標(biāo)準(zhǔn)；憑證所填寫的文字和金額是否字跡清楚、規(guī)范，使用的筆和顏色是否符合要求等等。
4．什么樣的外來(lái)原始憑證不能接受？
失真、違規(guī)或不完整的外來(lái)原始憑證均不能接受，具體如下：
?。?）應(yīng)蓋有稅務(wù)局發(fā)票監(jiān)制章、填制憑證單位公章的，而未加蓋。
?。?）未填寫填制憑證單位名稱或者填制人姓名，沒(méi)有經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。
?。?）填制單位的名稱與所蓋的公章不符。
?。?）未填寫接受憑證單位名稱或者填寫的名稱與本單位不符。
?。?）憑證的聯(lián)次不符。
（6）憑證有涂改。
?。?）憑證所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符合開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)。
?。?）憑證所列的金額、數(shù)量計(jì)算不正確。
5．有問(wèn)題的外來(lái)原始憑證怎樣處理？
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十四條的規(guī)定精神，有問(wèn)題的外來(lái)原始憑證應(yīng)作如下處理：
?。╨）不真實(shí)、不合法的，會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
?。?）記載不準(zhǔn)確、不完整的，會(huì)計(jì)人員有權(quán)予以退回，要求其按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，進(jìn)行更正、補(bǔ)充。
6．外來(lái)原始憑證的差錯(cuò)誰(shuí)來(lái)修改？
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十四條的規(guī)定精神，外來(lái)原始憑證如果出現(xiàn)差錯(cuò)應(yīng)做如下處理：
?。╨）有錯(cuò)誤的，退回出具單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。
?。?）金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
7．外來(lái)的原始憑證遺失怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，外來(lái)的原始憑證遺失，應(yīng)當(dāng)由原開出單位出具證明，證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、原始憑證的號(hào)碼、金額，證明必須加蓋原開出憑證單位的公章。然后由接受憑證單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
有些外來(lái)原始憑證遺失無(wú)法取得證明的，例如，飛機(jī)票、火車票等可以由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況說(shuō)明，然后由接受憑證單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
8．發(fā)生銷貨退回時(shí)，憑證怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，發(fā)生銷貨退回時(shí)，首先要取得退貨驗(yàn)收證明，然后填制退貨發(fā)票；退款時(shí)，首先要取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，然后才能填制退款憑證。特別要注意的是，不能以退貨發(fā)票代替收據(jù)開具退款憑證。
9．上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，怎樣確認(rèn)原始憑證？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證的附件，證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或者完成，據(jù)此填制原始憑證。如果該批準(zhǔn)文件必須單獨(dú)歸檔，不能作為附件，應(yīng)當(dāng)在原始憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的名稱、批準(zhǔn)日期和文件的字號(hào)，以備查找。
10．自制原始憑證必須具備哪些內(nèi)容？
自制原始憑證是為了適應(yīng)會(huì)計(jì)主體內(nèi)部發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的需要而填制的，種類、格式比較繁多，其必須具備的內(nèi)容可概括如下：
?。?）憑證的名稱。
（2）填制憑證的日期。
?。?）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。
（4）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。
（5）數(shù)量、單價(jià)和金額。
11．受理自制原始憑證時(shí)應(yīng)審核哪些方面？
自制原始憑證絕大部分涉及的是物資出入庫(kù)、費(fèi)用分配和結(jié)轉(zhuǎn)等轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，為此，應(yīng)審核憑證所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否存在如下情況：
?。?）未按國(guó)家規(guī)定和有關(guān)計(jì)劃使用資金。
?。?）多計(jì)或少計(jì)了成本費(fèi)用，形成了虛假利潤(rùn)。
?。?）未按規(guī)定的渠道、標(biāo)準(zhǔn)、比例提取費(fèi)用或攤銷費(fèi)用。
（4）物資核算不實(shí)，虛報(bào)冒領(lǐng)。
?。?）費(fèi)用的發(fā)生不合理。
12．什么樣的自制原始憑證不能接受？
不符合要求的自制原始憑證均不能接受，具體如下：
?。╨）沒(méi)有經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。
（2）憑證摘要填寫不清楚。
（3）憑證的聯(lián)次不符。
（4）憑證有涂改。
（5）憑證所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符合開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)。
?。?）憑證所列的金額、數(shù)量計(jì)算不正確。
13．有問(wèn)題的自制原始憑證怎樣處理？
?。╨）不真實(shí)、不合法、不合理的，會(huì)計(jì)人員有權(quán)拒絕接受，不辦理會(huì)計(jì)核算手續(xù)；問(wèn)題嚴(yán)重的，應(yīng)及時(shí)向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
?。?）屬于填寫不符合要求的，如手續(xù)不完整、項(xiàng)目有遺漏、數(shù)字計(jì)算不準(zhǔn)確、文字說(shuō)明不完整的，應(yīng)當(dāng)退回，要求其按照規(guī)定進(jìn)行更正、補(bǔ)充。
14．自制原始憑證的差錯(cuò)誰(shuí)來(lái)修改？
自制原始憑證如果出現(xiàn)差錯(cuò)也要退回出具部門或經(jīng)手人，重開或者更正，如果是更正，要在更正處加蓋更正者的印章，以明確責(zé)任；金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具或者經(jīng)手人重開，不得在原始憑證上更正。
15．職工報(bào)銷憑證的簽字有什么要求？
?。?）按規(guī)定應(yīng)該簽字的人員必須全部簽字，簽字必須簽全稱，不得只簽姓。
?。?）簽字人簽署姓名后，還應(yīng)當(dāng)簽署簽字的日期。
（3）領(lǐng)導(dǎo)簽字應(yīng)當(dāng)明確表明是否同意報(bào)銷。
?。?）為便于原始憑證的裝訂，簽字是簽在憑證的正面，應(yīng)簽在右上方。簽字如果是簽在憑證的反面，應(yīng)簽在左上方。
?。?）有多張憑證都需要簽字時(shí)，要一張一張分別的簽，不能用復(fù)寫紙同時(shí)簽。
16．職工公出借款的憑證怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，職工公出借款的憑證，必須附在記賬憑證之后。借款收回時(shí)，不得退回原借款收據(jù)，應(yīng)當(dāng)另行開出借款收回的收據(jù)或者退回原借據(jù)的副本給借款人。
第八章 記賬憑證
1．記帳憑證怎樣分類？
記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行歸類，編制會(huì)計(jì)分錄的憑證，是登記賬簿的依據(jù)。記賬憑證可進(jìn)行如下分類：
?。?）按所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容分類。記賬憑證按所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。收款憑證是記錄貨幣資金收入業(yè)務(wù)的憑證，一般按現(xiàn)金和銀行存款分別編制，例如：現(xiàn)金收款憑證、銀行存款收款憑證；付款憑證是記錄貨幣資金支出業(yè)務(wù)的憑證，一般也要按現(xiàn)金和銀行存款分別編制，例如：現(xiàn)金付款憑證、銀行存款付款憑證；轉(zhuǎn)賬憑證是記錄與貨幣資金收付無(wú)關(guān)的業(yè)務(wù)的憑證，例如：分配工資費(fèi)用、計(jì)提固定資產(chǎn)折舊、產(chǎn)成品完工入庫(kù)等業(yè)務(wù)編制的記賬憑證。
（2）按填制的方式分類。記賬憑證按所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容可分為單式記賬憑證和復(fù)式記賬憑證。單式記賬憑證是將一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的每個(gè)會(huì)計(jì)科目分別單獨(dú)填制的記賬憑證，每張記賬憑證只登記一個(gè)會(huì)計(jì)科目，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及幾個(gè)會(huì)計(jì)科目就要填制幾張記賬憑證。其中，填列借方科目的稱為借項(xiàng)憑證，填列貸方科目的稱為貸項(xiàng)憑證。單式記賬憑證便于分工記賬，但是不能反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌和所涉及的會(huì)計(jì)科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。復(fù)式記賬憑證是將一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的全部會(huì)計(jì)科目都填制在一張記賬憑證上，收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證都是復(fù)式記賬憑證。復(fù)式記賬憑證能全面反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌和所涉及的會(huì)計(jì)科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于檢查會(huì)計(jì)分錄的正確性，但是不便于分工記賬。工作中應(yīng)用最廣泛的是復(fù)式記賬憑證。
2．記賬憑證必須具備哪些內(nèi)容？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條的規(guī)定精神，記賬憑證必須具備如下內(nèi)容：
?。╨）填制憑證的日期：收款憑證和付款憑證的填制日期要按貨幣資金的實(shí)際收入日期、實(shí)際付出日期填寫；轉(zhuǎn)賬憑證的填制日期可以按收到原始憑證的日期填寫，也可以按編制記賬憑證的日期填寫。
?。?）憑證編號(hào)：記賬憑證必須編號(hào)，有利于查找。
（3）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要：摘要是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)要說(shuō)明。
?。?）會(huì)計(jì)科目：會(huì)計(jì)科目是賬戶的名稱，正確使用會(huì)計(jì)科目是進(jìn)行賬務(wù)處理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
（5）金額：記賬憑證所列金額是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，關(guān)系到會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的正確與否。為此，計(jì)算必須準(zhǔn)確，書寫清楚、符合要求。
（6）所附原始憑證的張數(shù)：原始憑證是編制記賬憑證的依據(jù)，必須在記賬憑證上填寫所附原始憑證的張數(shù)，兩者必須相符。
（7）填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章：以便于明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
3．以自制原始憑證代替記賬憑證的，怎樣處理？
以自制原始憑證代替記賬憑證的，自制原始憑證也必須具備記賬憑證所應(yīng)具備的各個(gè)項(xiàng)目。即填制憑證的日期、憑證編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、有關(guān)人員簽名或蓋章。
4．記賬憑證的填制有哪些要求？
填制記賬憑證是會(huì)計(jì)核算的重要環(huán)節(jié)，填制正確與否，關(guān)系到記賬的真實(shí)性。填制時(shí)，必須滿足下列要求：
?。?）必須以審核無(wú)誤的原始憑證為依據(jù)。
?。?）摘要的填寫簡(jiǎn)明扼要，既能概括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的要點(diǎn)，又便于登記賬簿和賬證核對(duì)。
?。?）準(zhǔn)確地使用會(huì)計(jì)科目，不得簡(jiǎn)化或用代號(hào)。
?。?）記賬憑證中要求填寫的內(nèi)容必須填寫齊全，不得簡(jiǎn)化。
?。?）按規(guī)定對(duì)憑證編號(hào)，附件完整。
5．記賬憑證的摘要欄怎樣填寫？
摘要是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)要說(shuō)明。不論是手工填制憑證還是計(jì)算機(jī)填制憑證，都要在記賬憑證上填寫摘要。摘要要符合兩個(gè)要求：一是能準(zhǔn)確地表述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容；二是簡(jiǎn)明扼要，容易理解。為此，要清楚表述如下內(nèi)容：
（1）發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的單位或個(gè)人。例如，編制購(gòu)入物資的記賬憑證，應(yīng)在摘要中寫出從“XXX公司”購(gòu)入；編制材料費(fèi)用分配的記賬憑證，應(yīng)在摘要中寫出“生產(chǎn)車間”、“廠部”……領(lǐng)用；編制費(fèi)用報(bào)銷記賬憑證時(shí)，應(yīng)在摘要中寫出“xxX”報(bào)銷。
?。?）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容。例如，“計(jì)提8月份固定資產(chǎn)折舊”、“XXX報(bào)銷出差天津差旅費(fèi)”。
?。?）其他關(guān)鍵內(nèi)容。例如，重要收據(jù)的號(hào)碼等。
總之，通過(guò)摘要能夠清楚地了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。
6．記賬憑證中的會(huì)計(jì)科目怎樣書寫？
記賬憑證的基本功能是根據(jù)借貸記賬法的記賬規(guī)則，編制會(huì)計(jì)分錄。編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)，必須填寫會(huì)計(jì)科目。要符合如下要求：
?。?）必須使用統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目，不得自創(chuàng)，以保證核算口徑一致，便于前后期的比較；也便于進(jìn)行逐級(jí)匯總，為宏觀經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)。
?。?）一級(jí)科目、二級(jí)科目或明細(xì)科目填寫齊全，對(duì)應(yīng)關(guān)系清楚，金額正確無(wú)誤。
?。?）在書寫時(shí)，文字不要占滿格，一般應(yīng)占格距高度的1/2，上面留有一定的空格，便于更正差錯(cuò)。
（4）字跡必須清晰、工整。
12．轉(zhuǎn)賬憑證怎樣填制？
轉(zhuǎn)賬憑證是根據(jù)與現(xiàn)金、銀行存款無(wú)關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制的。填制轉(zhuǎn)賬憑證的要求是：
?。?）由會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證填制。
?。?）填寫日期（一般情況下按收到原始憑證的日期填寫；如果某類原始憑證有幾份，涉及到不同日期，可以按填制轉(zhuǎn)賬憑證的日期填寫）和憑證編號(hào)。
?。?）在憑證內(nèi)填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要。
（4）在憑證內(nèi)填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的全部會(huì)計(jì)科目，順序是先借后貸。
（5）在“金額”欄填寫金額。
（6）在憑證的右側(cè)填寫所附原始憑證的張數(shù)。
?。?）在憑證的下方由相關(guān)責(zé)任人簽字、蓋章。
13．匯總收款憑證怎樣填制？
匯總收款憑證分別按“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目的借方設(shè)置。根據(jù)匯總期內(nèi)現(xiàn)金、銀行存款的收款憑證，分別按與設(shè)置科目相對(duì)應(yīng)的貸方科目歸類匯總。定期（一般為五天或十天）填制一次，每月填制一張。月終，將匯總收款憑證的合計(jì)數(shù)計(jì)算出來(lái)，分別記入現(xiàn)金、銀行存款總賬的借方及各對(duì)應(yīng)賬戶的貸方。
14．匯總付款憑證怎樣填制？
匯總付款憑證分別按“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目的貸方設(shè)置。根據(jù)匯總期內(nèi)現(xiàn)金、銀行存款的付款憑證，分別按與設(shè)置科目相對(duì)應(yīng)的借方科目歸類匯總。定期（一般為五天或十天）填制一次，每月填制一張。月終，將匯總付款憑證的合計(jì)數(shù)計(jì)算出來(lái)，分別記入現(xiàn)金、銀行存款總賬的貸方及各對(duì)應(yīng)賬戶的借方。
15．匯總轉(zhuǎn)賬憑證怎樣填制？
匯總轉(zhuǎn)賬憑證按每個(gè)科目的貸方分別設(shè)置。根據(jù)匯總期內(nèi)的全部轉(zhuǎn)賬憑證，按與設(shè)置科目相對(duì)應(yīng)的借方科目歸類匯總。定期（一般為五天或十天）填制一次，每月填制一張。月終，將匯總轉(zhuǎn)賬憑證的合計(jì)數(shù)計(jì)算出來(lái)，分別記入總賬中有關(guān)賬戶的借方和設(shè)置賬戶的貸方。為了避免匯總時(shí)出現(xiàn)重匯和漏匯，平時(shí)填制轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)，只能按一個(gè)貸方科目與一個(gè)或幾個(gè)借方科目相對(duì)應(yīng)來(lái)填制，而不能以幾個(gè)貸方科目同一個(gè)借方科目相對(duì)應(yīng)來(lái)填制。如果匯總期內(nèi)某一貸方科目的轉(zhuǎn)賬憑證較少，可以不編制匯總轉(zhuǎn)賬憑證，直接根據(jù)轉(zhuǎn)賬憑證登記總賬。
16．記賬憑證填寫后的空行怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條規(guī)定的精神，記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，如果有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷。
17．記賬憑證數(shù)字的書寫有哪些要求？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條規(guī)定的精神，填制記賬憑證時(shí)，數(shù)字的書寫必須符合下列要求：
?。?）阿拉伯?dāng)?shù)字在書寫時(shí)，不得連筆寫，必須一個(gè)一個(gè)地寫。阿拉伯?dāng)?shù)字金額前必須書寫貨幣幣種符號(hào)或者貨幣名稱的簡(jiǎn)寫和幣種符號(hào)（例如，￥、￡、＄）。幣種符號(hào)與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白（例如，人民幣18890元，應(yīng)寫為：￥18890，不得寫為￥18890）。如果在金額數(shù)字前書寫了幣種符號(hào)，數(shù)字后面不再寫貨幣單位。
?。?）所有以元為單位的阿拉伯?dāng)?shù)字，除表示單價(jià)等情況外，一律填寫到角分；無(wú)角分的，角位和分位可以填寫“00”，或者填寫符號(hào)“－”；有角無(wú)分的，分位應(yīng)當(dāng)填寫“0”，不得用符號(hào)“－”代替。
（3）漢字大寫的金額，一律用正楷或者行書體書寫，寫為“零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億”，不得寫為“0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”。大寫金額數(shù)字到元為止的（或者到角為止的），在“元”或者“角”字之后填寫“整”字或者“正”字（例如，10879.5元，寫為：壹萬(wàn)零捌佰柒拾玖元伍角整）；如果有分的，“分”字后面不寫“整”字或者“正”字（例如，10879.52元，寫為：壹萬(wàn)零捌佰柒拾玖元伍角貳分）。
?。?）大寫金額的數(shù)字前未印有貨幣名稱的，要加填貨幣名稱，幣種名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。
?。?）阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的金額，中間只有一個(gè)“0”的（例如，10879元），用漢字大寫時(shí)，只寫一個(gè)“零”字（寫為：壹萬(wàn)零捌佰柒拾玖元）；如果阿拉伯?dāng)?shù)字金額中間連續(xù)有幾個(gè)“0’的（例如，l0078元），用漢字大寫時(shí)，也可以只寫一個(gè)“零”字（寫為：壹萬(wàn)零柒拾玖元）；如果阿拉伯?dāng)?shù)字金額元位是“0”的（例如，18870元），用漢字大寫時(shí)，可以不寫“零”字（寫為：壹萬(wàn)捌仟捌佰柒拾元）；如果阿拉伯?dāng)?shù)字中間連續(xù)有幾個(gè)“0”，元位也是“0’’，但角位不是“0”的，（例如，l0070.5元），用漢字大寫時(shí)，可以只寫一個(gè)“零”字（寫為：壹萬(wàn)零柒拾元零伍角），也可以不寫“零”字（寫為：壹萬(wàn)零柒拾元伍角）。
18．記賬憑證的差錯(cuò)怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條規(guī)定的精神，記賬憑證發(fā)生差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)按如下要求處理：
（1）填制時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤的：應(yīng)當(dāng)重新填制。
?。?）已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，科目使用錯(cuò)誤，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)：用紅字填寫一張與原來(lái)內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷X月X日X號(hào)憑證”；同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，在摘要欄注明“訂正X月X日X號(hào)憑證”。
（3）已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，科目使用沒(méi)有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)：將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字補(bǔ)充登記；調(diào)減金額用紅字沖銷。
?。?）發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤：應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證予以更正。
19．記賬憑證應(yīng)當(dāng)審核什么？
記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，為了保證賬簿登記的正確性，記賬憑證填制完畢必須進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容是：
（1）填制憑證的日期是否正確：收款憑證和付款憑證的填制日期是否是貨幣資金的實(shí)際收入日期、實(shí)際付出日期；轉(zhuǎn)賬憑證的填制日期是否是收到原始憑證的日期或者是編制記賬憑證的日期。
?。?）憑證是否編號(hào)，編號(hào)是否正確。
?。?）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要是否正確地反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容。
?。?）會(huì)計(jì)科目的使用是否正確；總賬科目和明細(xì)科目是否填列齊全。
?。?）記賬憑證所列金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，書寫是否清楚、符合要求。（6）所附原始憑證的張數(shù)與記賬憑證上填寫的所附原始憑證的張數(shù)是否相符。
（7）填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章是否齊全。
20．會(huì)計(jì)電算化記賬憑證的格式有哪些？
根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的不同，單位會(huì)采用不同類型的記賬憑證，但大部分通用財(cái)務(wù)軟件都采用統(tǒng)一的憑證格式——“借貸金額式”記賬憑證格式記賬憑證是財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接處理的對(duì)象，每一張記賬憑證都應(yīng)能夠完整地反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，因此，記賬憑證輸入的主要內(nèi)容通常應(yīng)包括：日期、憑證類別及編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目，以及金額、所附原始憑證張數(shù)等；有關(guān)人員簽字由系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別并做登記。
21．在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，怎樣輸入憑證類型與憑證編號(hào)？
（1）憑證類型。當(dāng)用戶需要使用自定義的憑證類型進(jìn)行記賬憑證的輸入時(shí)，可直接輸入憑證類型代碼，系統(tǒng)自動(dòng)顯示憑證的簡(jiǎn)稱，當(dāng)需要打印記賬憑證時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)轉(zhuǎn)換成憑證的正式名稱。
?。?）憑證編號(hào)。是憑證的惟一標(biāo)識(shí)，即憑證代碼。憑證編號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)分類按月編號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)是為保證編號(hào)的連續(xù)性，同時(shí)也方便用戶使用。對(duì)憑證進(jìn)行查詢、匯總和打印等操作，都是通過(guò)憑證代碼指明具體的憑證或操作范圍。
22．在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，如何進(jìn)行科目代碼及金額的正確性檢驗(yàn)？
會(huì)計(jì)科目和金額是記賬憑證中最重要的內(nèi)容。會(huì)計(jì)軟件是通過(guò)科目代碼輸入會(huì)計(jì)科目的。用戶可根據(jù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，確定所涉及的科目后，輸入該科目的代碼即可。在科目代碼的輸入過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地提供幫助功能。
在剛開始使用財(cái)務(wù)軟件時(shí)難以記住所有的科目代碼，因此系統(tǒng)一般都提供科目代碼輸入過(guò)程中的提示功能，用來(lái)幫助用戶查詢科目代碼。同時(shí)系統(tǒng)對(duì)所輸入的科目代碼自動(dòng)進(jìn)行正確性校驗(yàn)，科目代碼輸入標(biāo)準(zhǔn)，是輸入最低一級(jí)明細(xì)的代碼，并且是科目表中已存在的。在憑證輸入過(guò)程中，系統(tǒng)隨時(shí)檢驗(yàn)科目代碼和金額的正確性。
23．在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，如何設(shè)置常用摘要？
與手工系統(tǒng)相比，計(jì)算機(jī)憑證摘要的內(nèi)容是事先準(zhǔn)備就儲(chǔ)存入系統(tǒng)中的，輸入憑證摘要內(nèi)容時(shí)可直接調(diào)用，這就避免了人工書寫的不確定性和隨意性，從而使摘要內(nèi)容規(guī)范化。摘要內(nèi)容詞組設(shè)置一般都在輸入憑證畫面，進(jìn)行“增加常用的摘要”欄操作。具體使用時(shí)，可通過(guò)摘要代碼輸入，也可用功能鍵調(diào)出提示輸入。摘要代碼（助記符）的設(shè)置見表8－2，財(cái)務(wù)軟件摘要代碼一般為4位．摘要內(nèi)容詞組一般不超過(guò)10個(gè)漢字。
24．在會(huì)計(jì)電器化系統(tǒng)中，憑證輸入時(shí)需要注意哪些問(wèn)題？
?。╨）通用賬務(wù)處理系統(tǒng)一般允許輸入一借一貸、一借多貸。一貸多借，甚至多借多貸的記賬憑證，對(duì)一張憑證中的筆數(shù)沒(méi)有限制。但用戶在使用時(shí)仍應(yīng)按會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，一張記賬憑證記錄一筆完整的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，不應(yīng)將不同的業(yè)務(wù)記錄在一張憑證上。
?。?）對(duì)于設(shè)有輔助核算的會(huì)計(jì)科目輸入時(shí)，系統(tǒng)將在相應(yīng)位置開設(shè)窗口，提示輸入相應(yīng)內(nèi)容。例如，設(shè)有數(shù)量核算的，系統(tǒng)將要求輸入數(shù)量和單價(jià)；需要進(jìn)行外幣核算的，將要求輸入對(duì)應(yīng)外幣金額和匯率；設(shè)為銀行類別的，將要求輸入結(jié)算類別和結(jié)算單據(jù)號(hào)。這些內(nèi)容應(yīng)按要求輸入。
（3）憑證輸入完畢，系統(tǒng)自動(dòng)將進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)注冊(cè)的操作人員的姓名填入有關(guān)簽章位置。該項(xiàng)內(nèi)容不需輸入。
?。?）通用會(huì)計(jì)軟件，除了設(shè)有自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能外，一般還設(shè)有定義憑證格式功能。設(shè)置定義憑證格式功能是為處理那些有規(guī)律性的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)（一般為一個(gè)月），經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)相同只是日期和金額不同的情況。例如，會(huì)計(jì)軟件開發(fā)公司銷售通用會(huì)計(jì)軟件，每套軟件5000元。此類業(yè)務(wù)的收款憑證除日期和所收支票的結(jié)算號(hào)以外，其他憑證要素的基本內(nèi)容相同。
為了減少記賬憑證輸入的工作量，加快憑證輸入的速度，可以事先在這類憑證中設(shè)置摘要和借貸方會(huì)計(jì)科目等會(huì)計(jì)要素，并將其以文件形式保存在系統(tǒng)中。一般稱這種特殊的憑證為自動(dòng)定義格式憑證。當(dāng)需要輸入這類業(yè)務(wù)的記賬憑證時(shí)，可以按系統(tǒng)提示調(diào)出相應(yīng)的格式，輸入該筆業(yè)務(wù)的日期和金額，即可完成一張憑證的錄入工作。自動(dòng)定義格式憑證與自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的功能相似但使用場(chǎng)合不同。
25．實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，記賬憑證錯(cuò)誤是否可以直接修改？
對(duì)未經(jīng)審核的記賬憑證，可由制單人直接進(jìn)行修改。
對(duì)已經(jīng)審核但尚未登記入賬的記賬憑證，必須先由審核人員取消審核，然后由制單人進(jìn)行修改。
對(duì)已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，不能進(jìn)行修改，應(yīng)當(dāng)采用錯(cuò)賬的更正方法。
26．實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，是否還需要手工書寫記賬憑證？
在試運(yùn)行后，不再需要手工編制記賬憑證。制單人員可以根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行。記賬憑證的審核也是由審核人員直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行。
27．在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，怎樣查詢記賬憑證？
在計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，一般都提供查詢記賬憑證的功能。由于在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，記賬憑證的數(shù)量往往非常大，所以系統(tǒng)提供多種查詢方法以滿足用戶的不同查詢要求，用戶只需給出一定的查詢條件，便可以查找出滿足需要的記賬憑證。
28．計(jì)算機(jī)憑證的匯總方法有哪些？
所謂憑證匯總就是將一批連續(xù)編號(hào)的記賬憑證所涉及的總賬科目的借、貸方金額進(jìn)行匯總，計(jì)算出這些總賬科目的借貸方金額合計(jì)數(shù)。
按照現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度規(guī)定，大約每50張記賬憑證應(yīng)裝訂成冊(cè)并附一張記賬憑證匯總表，裝訂成冊(cè)的記賬憑證連同憑證匯總表作為會(huì)計(jì)重要的檔案保存以備審計(jì)和查詢。記賬憑證匯總表是反映某一階段所有記賬憑證所涉及的各科目情況匯總表，通過(guò)憑證匯總表可以查詢到每個(gè)一級(jí)科目在查詢范圍內(nèi)的借、貸方匯總金額、該冊(cè)憑證的起止憑證編號(hào)及該冊(cè)憑證的張數(shù)等。在憑證匯總表中所有賬戶的借方金額合計(jì)數(shù)應(yīng)等于貸方金額合計(jì)數(shù)。
29．計(jì)算機(jī)憑證的審核有哪些要求？
憑證審核是會(huì)計(jì)工作中非常重要的工作環(huán)節(jié)。按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，輸入的憑證必須經(jīng)過(guò)審核并確認(rèn)無(wú)誤簽章后方可在計(jì)算機(jī)中生效，設(shè)置憑證審核功能的目的在于防止憑證輸入人員有意或無(wú)意的錯(cuò)誤，因此，只有認(rèn)真審核憑證，才能保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。
在電算化日常賬務(wù)系統(tǒng)中，編制并輸入記賬憑證幾乎是惟一由人工進(jìn)行的操作，所有賬簿的數(shù)據(jù)都是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)計(jì)算匯總記賬憑證產(chǎn)生的，用戶無(wú)法在記賬過(guò)程中再次確認(rèn)和計(jì)量，所以對(duì)記賬憑證的審核就更加重要了，只有做好記賬憑證的審核工作，才能為以后獲得正確的賬簿數(shù)據(jù)、報(bào)表數(shù)據(jù)打好基礎(chǔ)。根據(jù)會(huì)計(jì)電算化管理制度的規(guī)定，輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)的記賬憑證必須進(jìn)行審核，這是會(huì)計(jì)電算化賬務(wù)系統(tǒng)非常重要的工作環(huán)節(jié)。盡管賬務(wù)處理系統(tǒng)在憑證錄入的過(guò)程中設(shè)計(jì)了大量的正確性檢驗(yàn)功能，但一些人為的錯(cuò)誤，例如，憑證的科目代碼輸入錯(cuò)誤導(dǎo)致會(huì)計(jì)科目發(fā)生錯(cuò)誤；憑證的借貸方金額同時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，且錯(cuò)誤金額相同等。
這些錯(cuò)誤都是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)很難檢測(cè)的。這就要求審核人員檢驗(yàn)原始憑證的內(nèi)容是否與記賬憑證的內(nèi)容完全一致。記賬憑證的審核應(yīng)由審核記賬崗位的操作人員進(jìn)行，任何人員都無(wú)權(quán)審核自己輸入的記賬憑證。
第九章 會(huì)計(jì)憑證的保管
1．會(huì)計(jì)憑證怎樣裝訂?根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條規(guī)定的精神，記賬憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類和編號(hào)順序保管，不得散亂丟失。為此，必須對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，其要求是：
記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序，折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明應(yīng)填列的內(nèi)容，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。
裝訂時(shí)，首先將全部憑證以左上角為準(zhǔn)對(duì)齊，在左上角正面放一塊長(zhǎng)寬各約9公分的正方形牛皮紙，將牛皮紙對(duì)折為四塊，剪掉左上角的那塊，將右下角與憑證的左上角對(duì)齊；其次在憑證封面左上角上鉆兩個(gè)孔，穿入裝訂繩，繞兩圈，在封底打上結(jié)；再其次將牛皮紙右上角和左下角兩小塊反折到憑證封底，粘在打好的結(jié)上，將結(jié)壓在里面（上述裝訂面積一般不超過(guò)3．5公分）；最后由裝訂人蓋上騎縫章，并在脊背上填寫時(shí)間及編號(hào)。
2．會(huì)計(jì)憑證的封面怎樣填寫？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條規(guī)定的精神，會(huì)計(jì)憑證的封面在填寫時(shí)，應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：?jiǎn)挝幻Q、所屬的年度和月份、起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼等。
3．會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，某些霎要的原始憑證可以怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條規(guī)定的精神，會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，對(duì)于那些重要的原始憑證，比如各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件、契約等，為了便于日后查閱，可以不附在記賬憑證之后，另編目錄，單獨(dú)保管，然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)，以便日后核對(duì)。
4．會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，數(shù)量較多的原始憑證可以怎樣處理？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條規(guī)定的精神，會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，對(duì)于那些較多的原始憑證，例如，發(fā)貨票、收貨單、領(lǐng)料單等，也可以不附在記賬憑證之后，單獨(dú)裝訂成冊(cè)，在封面上注明記賬憑證的日期、編號(hào)、種類，然后在記賬憑證上注明“附件另訂”（或“所附原始憑證另訂”）和原始憑證的名稱、編號(hào)。
5．已經(jīng)存檔的會(huì)計(jì)憑證需要調(diào)用肘，應(yīng)辦理什么手續(xù)？
根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條規(guī)定的精神，已經(jīng)存檔的會(huì)計(jì)憑證需要調(diào)用時(shí)，必須經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)印。如果是外單位調(diào)用提供復(fù)印件，提供時(shí)應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿中登記，并由提供人員和接收人員共同簽名或者蓋章。
6．會(huì)計(jì)憑證的保管期限是怎樣規(guī)定的？
根據(jù)1999年1月1日起執(zhí)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定精神，會(huì)計(jì)憑證的保管期限是：
（l）原始憑證：15年。
（2）記賬憑證：15年。
?。?）匯總憑證：15年。
7．什么樣的會(huì)計(jì)憑證可以消毀？
根據(jù)1999年1月1日起執(zhí)面的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定精神，保管期滿的會(huì)計(jì)憑證時(shí)以銷毀。但是，屬于下列情況的，保管期滿也不得銷毀：
（l）尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，保管期滿也不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
?。?）正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)憑證也不得銷毀。
8．會(huì)計(jì)憑證銷毀的，應(yīng)當(dāng)辦理什么手續(xù)？
根據(jù)1999年1月1日起執(zhí)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定精神，按規(guī)定可以銷毀的會(huì)計(jì)憑證，銷毀時(shí)應(yīng)辦理如下手續(xù)：
?。╨）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)，列明所銷毀的會(huì)計(jì)憑的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀的時(shí)間等等。
?。?）由單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見。
?。?）銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)督。
?。?）監(jiān)銷人員在會(huì)計(jì)憑證銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照銷毀清冊(cè)所列的內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)憑證；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
第十章 賬簿格式
1．賬簿按用途怎樣分類？
賬簿按其用途可以分為日記賬、分類賬和備查簿三種。
?。╨）日記賬。日記賬也稱序時(shí)賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記的賬簿。日記賬有兩種形式，一種是把全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照時(shí)間順序記錄在賬簿中，稱為普通日記賬。一種是把性質(zhì)相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分別登記下來(lái)，稱為特種日記賬。例如，為了加強(qiáng)貨幣資金管理，各單位對(duì)現(xiàn)金和銀行存款的收付業(yè)務(wù)，都必須專門設(shè)置現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬進(jìn)行登記。現(xiàn)金和銀行存款日記賬就是特種日記賬。
?。?）分類賬。分類賬是對(duì)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶進(jìn)行分類核算和登記的賬簿，分類賬又分為總分類賬和明細(xì)分類賬。
總分類賬簡(jiǎn)稱總賬，是根據(jù)一級(jí)會(huì)計(jì)科目開設(shè)的賬戶，用以全面地、連續(xù)地記錄和反映全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿?？偡诸愘~可以提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的全面情況，統(tǒng)馭明細(xì)分類賬，為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供主要依據(jù)，所有單位都必須設(shè)置總分類賬。
明細(xì)分類賬簡(jiǎn)稱明細(xì)賬，是根據(jù)總分類科目設(shè)置，按所屬二級(jí)科目或明細(xì)科目開設(shè)賬戶，用以分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供比較詳細(xì)的核算資料的賬簿。明細(xì)分類賬，可以提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的詳細(xì)情況，有利于加強(qiáng)財(cái)產(chǎn)物資的管理，監(jiān)督往來(lái)款項(xiàng)的結(jié)算，也為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供必要的資料。因此，各單位在設(shè)置總分類賬的基礎(chǔ)上，根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際需要，按照一級(jí)科目設(shè)置必要的明細(xì)分類賬。
（3）備查簿。備查簿是對(duì)某些在日記賬和分類賬等主要賬簿中未能記錄或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，是一種輔助性的賬簿，它可以為經(jīng)營(yíng)管理者提供必要的參考資料。例如，應(yīng)收票據(jù)備查簿、租入固定資產(chǎn)備查簿等。沒(méi)有固定格式，它與其他賬簿之間不存在依存和勾稽關(guān)系。
2．賬薄按其外表形式怎樣分類？
?。╨）訂本式賬簿。訂本式賬簿簡(jiǎn)稱訂本賬，訂本賬是在啟用前就已經(jīng)按順序編號(hào)并固定裝訂成冊(cè)的賬簿，現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總分類賬一般采用這種形式。其優(yōu)點(diǎn)是可以防止賬頁(yè)散失或抽換賬頁(yè)；其缺點(diǎn)是賬頁(yè)固定后，不能確定各賬戶應(yīng)該預(yù)留多少賬頁(yè)，也不便于會(huì)計(jì)人員分工記賬。
（2）活頁(yè)式賬簿。活頁(yè)式賬簿簡(jiǎn)稱活頁(yè)賬，活頁(yè)賬是在啟用前和使用過(guò)程中把賬頁(yè)置于活頁(yè)賬夾內(nèi)，隨時(shí)可以取放賬頁(yè)的賬簿。適用于一般明細(xì)分類賬，其優(yōu)點(diǎn)是可根據(jù)實(shí)際需要，靈活使用，也便于分工記賬；其缺點(diǎn)是賬頁(yè)容易散失和被抽換。為了克服此缺點(diǎn)，使用活頁(yè)賬時(shí)必須要求按賬頁(yè)順序編號(hào)，期末裝訂成冊(cè)，加編目錄，并由有關(guān)人員蓋章后保存。
?。?）卡片式賬簿?？ㄆ劫~簿簡(jiǎn)稱卡片賬，卡片賬是由許多具有賬頁(yè)格式的硬紙卡片組成，存放在卡片箱中的一種賬簿?？ㄆ~多用于固定資產(chǎn)、存貨等實(shí)物資產(chǎn)的明細(xì)分類核算。其優(yōu)缺點(diǎn)與活頁(yè)賬基本相同，使用卡片賬一般不需要每年更換。
3．現(xiàn)金和銀行存款的核算怎樣選擇賬簿格式？
任何一個(gè)單位，只要有現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)就應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)金核算，建立現(xiàn)金日記賬，應(yīng)做到有錢就有賬，以賬管錢，收付有記錄，清查有手續(xù)，保證現(xiàn)金的完整和合理使用?，F(xiàn)金日記賬要安全，必須選用“訂本式”賬簿，賬頁(yè)的格式一般選用“三欄式”，即借方、貸方、余額，也可根據(jù)業(yè)務(wù)的多少，選擇“多欄式”和“收付分頁(yè)式”日記賬。
只要有貨幣結(jié)算業(yè)務(wù)的單位，都應(yīng)設(shè)置銀行存款日記賬，銀行存款日記賬必須采用“訂本式”賬簿，銀行存款日記賬的賬頁(yè)格式與現(xiàn)金日記賬基本相同，但要增設(shè)“結(jié)算憑證”欄，以便與銀行對(duì)賬。賬簿的格式一般采用“三欄式”，也可分別設(shè)立“多欄式”的銀行存款收入日記賬和銀行存款支出日記賬。
4．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于三欄式明細(xì)賬？
三欄式明細(xì)賬適用于只需進(jìn)行金額明細(xì)核算，而不需要進(jìn)行數(shù)量核算的賬戶。例如，債權(quán)、債務(wù)等結(jié)算賬戶，其他只核算金額的賬戶也可采納。
5．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于數(shù)置差額式明細(xì)賬？
數(shù)量金額式明細(xì)賬在“收入”、“發(fā)出”、“結(jié)存”三大欄內(nèi)分別設(shè)置“數(shù)量”、“單價(jià)”、“金額”三小欄，一般適用于既要進(jìn)行金額核算又要進(jìn)行實(shí)物數(shù)量核算的各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資，例如，原材料、庫(kù)存商品等。
6．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于多欄式明細(xì)賬？
多欄式明細(xì)賬是根據(jù)管理需要，在一張賬頁(yè)內(nèi)不僅按借、貸、余三部分設(shè)立金額欄，還要按明細(xì)科目在借方或貸方設(shè)立許多金額欄，以集中反映有關(guān)明細(xì)項(xiàng)目的核算資料，這種格式的明細(xì)賬適用于“生產(chǎn)成本”、“制造費(fèi)用”、“營(yíng)業(yè)費(fèi)用”、“管理費(fèi)用”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”（分產(chǎn)品的）等賬戶的明細(xì)核算。
7．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于平行式明細(xì)賬？
平行式明細(xì)分類賬也叫橫線登記式明細(xì)賬。平行式明細(xì)分類賬頁(yè)設(shè)“借方”和“貸方”兩欄。平行式明細(xì)賬其特點(diǎn)是將前后密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，于核銷賬時(shí)在同一橫格內(nèi)進(jìn)行登記，以檢查每筆業(yè)務(wù)的完成及變動(dòng)情況，這種格式適用于“物資采購(gòu)”和某些應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)的明細(xì)核算。
8．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可用卡片式賬簿？
卡片賬是以發(fā)散的卡片組成，放在卡片箱中可以隨取隨放的一種賬簿，一般適用于固定資產(chǎn)明細(xì)賬，它一般不需要每年更換。
9．實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)賬簿的打印有哪些要求？
日記賬必須及時(shí)打印；明細(xì)賬和總賬可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁(yè)時(shí)，可以滿頁(yè)后再打印。打印出的賬頁(yè)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，經(jīng)審核無(wú)誤后作為正式賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并由記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。
10．計(jì)算機(jī)賬簿輸出方式有哪些？
計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理的結(jié)果是生成各種賬簿、報(bào)表等。主要包括日記賬、明細(xì)賬、總賬、各種對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)計(jì)報(bào)表等。賬簿的輸出方式，一般有磁盤輸出、屏幕顯示輸出和打印輸出等。磁盤輸出是將賬簿和報(bào)表以標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文件的形式輸出到磁盤，以便保存、傳遞和查詢有關(guān)的信息；屏幕顯示輸出是將用戶需要的信息在屏幕上按用戶要求顯示出來(lái)，用戶利用顯示輸出可以進(jìn)行各種查詢；打印輸出是指將用戶需要的輸出信息按規(guī)定的格式打印出來(lái)。
所有賬簿數(shù)據(jù)的形成均是由系統(tǒng)自動(dòng)將記賬憑證匯總過(guò)賬產(chǎn)生的。用戶對(duì)賬簿的操作主要就是對(duì)各類賬簿的查詢、輸出以獲得有用的會(huì)計(jì)信息。
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