在接待活動(dòng)中，接待人員對(duì)接待對(duì)象所使用的稱呼，往往備受對(duì)方重視。因?yàn)檫x擇一種稱呼，不僅反映著自身的教養(yǎng)和對(duì)對(duì)方尊重的程度，而且還體現(xiàn)著雙方關(guān)系發(fā)展到了何種程度。
在稱呼接待對(duì)象時(shí)，接待人員應(yīng)該注意稱呼正規(guī)、區(qū)分對(duì)象、有主有次、防止犯忌等4個(gè)具體事項(xiàng)。
稱呼正規(guī)
在工作崗位上,人們所使用的稱呼自有其特殊性。下述5種正規(guī)的稱呼方式，是可以廣泛采用的:
1.稱呼行政職務(wù)。在正式場(chǎng)合中,尤其是在具體工作之中，以交往對(duì)象的職務(wù)，如行政職務(wù)相稱,以示敬意有加、身份有別，這是接待活動(dòng)中最常見、最正規(guī)的一種稱呼方式。
2.稱呼技術(shù)職稱。目前的社會(huì),正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代,有文化、有知識(shí)、有技術(shù)的人士受到普遍的尊敬。在接待活動(dòng)中,對(duì)對(duì)方人員中具有技術(shù)職稱者,特別是具有高級(jí)、中級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱者,在工作中可直稱其技術(shù)職稱,以示對(duì)其敬意有加。
3.稱呼學(xué)術(shù)學(xué)位。與前一種情形相類似,在交往中,特別是在實(shí)際工作中或?qū)W術(shù)活動(dòng)中,以交往對(duì)象的學(xué)術(shù)學(xué)位相稱，既可增強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)的學(xué)術(shù)氣氛,又可增加被稱呼者的權(quán)威。
4.稱呼職業(yè)名稱。在接待活動(dòng)中,當(dāng)接待人員僅僅了解接待對(duì)象所從事的具體行業(yè),而不清楚對(duì)方的行政職務(wù)、技術(shù)職稱或者學(xué)術(shù)學(xué)位時(shí),直接稱呼被稱呼者的職業(yè)名稱,往往也是可行的,是另一種不失禮的方式。比如,可以統(tǒng)稱教員為“老師”,稱醫(yī)生為“大夫”,稱警察為“警官”等等。
5.稱呼通行尊稱。通行尊稱,也稱為“泛尊稱”,它通常適用于各類被稱呼者。諸如“同志”“小姐”等等,都屬于通行尊稱。不過,其具體適用對(duì)象同樣小有差別。
區(qū)分對(duì)象
當(dāng)面對(duì)不同行業(yè)、不同職務(wù)、不同身份乃至不同性別的接待對(duì)象時(shí),接待人員還須根據(jù)交往對(duì)象的不同,而在稱呼上有所區(qū)別。一般說來,對(duì)于成年人,可以將男士稱為“先生”,將婦女稱為“小姐”“夫人”或“女士”。這是目前通行的“泛尊稱”。在稱呼婦女時(shí)要注意,對(duì)已婚者應(yīng)稱“夫人”,對(duì)未婚者或不了解其婚否者可稱“小姐”,對(duì)于不了解其婚否者亦可稱之為“女士”。此外,在不同的場(chǎng)合還有不同的講究,具體而言,主要有下列幾點(diǎn)需要特別重視:
1. 在政務(wù)活動(dòng)中，除了可以使用“泛尊稱”外，還可以稱呼對(duì)方的行政職務(wù)。
2. 在軍事交往中，對(duì)于軍界人士，最佳的稱呼是稱其軍銜。對(duì)于其行政職務(wù)，一般不必稱呼。
3. 在宗教活動(dòng)中，對(duì)于神職人員，一般均應(yīng)以其神職相稱。有兩點(diǎn)要特別加以注意：第一，切勿在稱其神職時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)；第二，越是正式的場(chǎng)合，越應(yīng)當(dāng)在稱其神職時(shí)采用全稱。
在一般場(chǎng)合中，對(duì)于教授、研究員、工程師、律師、法官、醫(yī)生、博士等職稱、職務(wù)或?qū)W位擁有者，均可直接以之相稱，對(duì)方人士會(huì)感覺十分“順耳”。
有主有次
在實(shí)際工作中，接待人員往往需要在同一時(shí)間之內(nèi)對(duì)多名接待對(duì)象同時(shí)加以稱呼。在這種情況下，既要注意在稱呼對(duì)方時(shí)面面俱到，又要注意在稱呼對(duì)方時(shí)有主有次。所謂有主有次，通常指的是在需要同時(shí)稱呼多名接待對(duì)象時(shí)，一定要首先分清主次，然后再由主到次，依次而行。在實(shí)際操作中，其標(biāo)準(zhǔn)做法有下列4種：
1. 由尊而“卑”。它的具體含義是，稱呼多名人士時(shí)，應(yīng)當(dāng)自其地位較高者開始。自高而低，按順序進(jìn)行。
2. 由疏而親。它的具體含義是，若被稱呼的多名人士與自己存在親疏之別，為避嫌疑，一般應(yīng)當(dāng)首先稱呼其中與自己關(guān)系生疏者，然后再稱呼其中與自己關(guān)系親近者。
3. 由近而遠(yuǎn)。有時(shí)不便細(xì)分多名被稱呼者的“尊卑”、親疏，那么則不妨以對(duì)方距離自己的遠(yuǎn)近來進(jìn)行，即先稱呼距離自己最近者，然后依次稱呼距離自己較遠(yuǎn)者。
4. 統(tǒng)一稱呼。在一些特殊情況下，對(duì)多名稱呼者不必一一稱呼，或者不便一一稱呼時(shí)，則可采用統(tǒng)一稱呼對(duì)方的方式作為變通。例如，以“諸位”“大家”“各位來賓”“女士們、先生們”等方式直接稱呼對(duì)方。
防止禁忌
在接待活動(dòng)中，千萬注意不要因?yàn)榉Q呼而冒犯對(duì)方的禁忌。一般而言，以下錯(cuò)誤稱呼，都是接待人員平日不宜采用的：
1. 錯(cuò)誤的稱呼。在稱呼接待對(duì)象時(shí)，千萬不能有任何形式的差錯(cuò)。因?yàn)椴徽撌呛畏N差錯(cuò)，顯然都是十分失禮的。
2. 庸俗的稱呼。某些市井流行的稱呼，因其庸俗低級(jí)，格調(diào)不高，在接待活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)絕對(duì)禁止使用。接待人員在正式場(chǎng)合采用低級(jí)庸俗的稱呼，是既失禮又失自己身份的。
3. 綽號(hào)性稱呼。在接待活動(dòng)中，對(duì)關(guān)系一般者，切勿擅自稱對(duì)方的綽號(hào)，也不應(yīng)以道聽途說而來的綽號(hào)去稱呼對(duì)方。接待人員一定要記住，在任何情況下，當(dāng)面以綽號(hào)稱呼他人，都是不尊重對(duì)方的表現(xiàn)。
4. 地域性稱呼。有些稱呼，諸如“愛人”“對(duì)象”“師傅”等，具有很強(qiáng)的地域性特征。一旦對(duì)其不分對(duì)象地濫用，往往難免出錯(cuò)。
5. 簡(jiǎn)化性稱呼。在正式場(chǎng)合，有不少稱呼不宜隨意簡(jiǎn)化。例如，把“張局長(zhǎng)”“王處長(zhǎng)”稱為“張局”“王處”，就顯得既不正規(guī)，又不禮貌。
6. 無稱呼。在需要稱呼接待對(duì)象時(shí)，一定要有適當(dāng)?shù)姆Q呼。若是根本不用任何稱呼，或者代之以“喂”“嘿”“下一個(gè)”“那邊的”以及具體代碼，都是極不禮貌的。
7. 距離不當(dāng)?shù)姆Q呼。在接待活動(dòng)中，若是與僅有一面之緣者稱兄道弟，或者稱其為“同學(xué)”“戰(zhàn)友”“老板”等，都是與對(duì)方距離不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)，接待人員應(yīng)當(dāng)避免使用此種稱呼。
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