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文稿自動(dòng)簽名五法
辛辛苦苦寫好文稿，別忘了簽上自己的大名、地址、郵編、聯(lián)系電話、電子信箱……為了偷懶和不忘記簽名，我想了幾個(gè)辦法，簽名非?？旖?，今天教給大家，以后可不要忘記簽名了。
一、自動(dòng)圖文集法
先在Word中輸入自己的“姓名、地址、郵編、聯(lián)系電話、電子信箱……”，再將這段文字選定，然后點(diǎn)擊“工具”菜單下的“自動(dòng)更正”項(xiàng)，在彈出的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中選擇“自動(dòng)圖文集”選項(xiàng)卡，在“請(qǐng)?jiān)诖随I入自動(dòng)圖文集詞條(U)：”下面的文本框里輸入該自動(dòng)圖文集的名字，如你自己的姓名(圖1)。下面的“預(yù)覽”框里有你所選定的簽名內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“添加”按鈕再點(diǎn)“確定”退出。以后當(dāng)你寫完稿要簽名時(shí)，只要在簽名處輸入剛才設(shè)定的自動(dòng)圖文集名，然后按下F3鍵即可出現(xiàn)你的姓名、地址、郵編、聯(lián)系電話、電子信箱……等全部你設(shè)定的信息，方便吧！
二、文檔碎片法
先在Word里制作好自己的簽名內(nèi)容(姓名、地址、郵編、聯(lián)系電話、電子信箱……)。然后讓W(xué)ord以還原的方式顯示，最后用鼠標(biāo)選定簽名內(nèi)容，將它拖到桌面或某個(gè)文件夾下。放開鼠標(biāo)后，桌面上或某文件夾內(nèi)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“Document碎片……”的圖標(biāo)(圖2)。下次寫完稿后，把該圖標(biāo)直接拖入文檔簽名處即可。
三、手工造詞法
手工造詞這個(gè)功能相信大多用戶都用到過。以王碼五筆4.5為例，先用鼠標(biāo)右擊輸入法狀態(tài)欄中間部分，在彈出的菜單中選擇“手工造詞”項(xiàng)，彈出“手工造詞”對(duì)話框，在這個(gè)框里輸入你的“簽名”，然后在“外碼”中為“簽名”定義一個(gè)好記且方便輸入的外碼，當(dāng)你寫完稿時(shí)只要在五筆輸入狀態(tài)下輸入剛才“簽名”的外碼即可。(注：這個(gè)方法只能定義一個(gè)20字的詞語)
四、錄制“宏”法
運(yùn)行Word后執(zhí)行“工具/宏/錄制新宏”命令，會(huì)彈出“錄制宏”對(duì)話框，在“宏名”框里輸入“宏”名字，如自己的名字或簽名等(圖3)，再點(diǎn)擊“鍵盤”按鈕，彈出“自定義鍵盤”對(duì)話框，在“請(qǐng)按新快捷鍵”框內(nèi)定義此宏的快捷鍵，如“Alt+1”，按下該快捷鍵，即可執(zhí)行宏命令，然后單擊“指定”按鈕。接著在文檔中輸入自己的簽名內(nèi)容，完成后按下“工具/宏/停止錄制”命令或點(diǎn)擊“宏”工具欄里的“停止錄制”按鈕，大功告成！當(dāng)你寫完稿后，按下剛才的快捷鍵“Alt+1”即可出現(xiàn)你的“簽名”了。（注：定義“宏”的快捷鍵時(shí)不要與Windows和Word中已有的快捷鍵相同，否則將不起作用。）
五、保存模板法
先運(yùn)行Word，輸入你的“簽名”后點(diǎn)擊“文件/保存”，彈出保存對(duì)話框，在“保存類型”下拉選框里選擇“文檔模板”(圖4)，然后為模板文檔起一個(gè)名，保存到某文件夾下。當(dāng)你下次寫稿時(shí)只要雙擊這個(gè)模板寫稿即可，不需要再錄入簽名了。
此五法中，數(shù)第一法與第四法較為方便。若簽名內(nèi)容較少則第二法為好；若你經(jīng)常忘記簽名則建議使用第五法，一打開就已經(jīng)輸好了，不用你再手工輸入。大家可以根據(jù)自己的喜好進(jìn)行選擇。
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文稿校對(duì)輕輕松松
作為文字工作者，遇到最頭痛的工作之一莫過于校稿。筆者這里為大家介紹一款用電腦幫助文稿校對(duì)的工具──即時(shí)語音提示&校對(duì)軟件。
一、軟件的下載和安裝
該軟件可以從”，確定后打開對(duì)應(yīng)的文件夾，發(fā)現(xiàn)除了剛才這個(gè)htm文件外，還有一個(gè)名為“巧用Word修改圖片.files”的文件夾，打開這個(gè)文件夾你會(huì)看到還有兩個(gè)圖片文件image001和image002(如果你只插入一張圖片)，當(dāng)你插入的文件是bmp文件時(shí)，會(huì)生成一個(gè)保持原分辨率和原圖像品質(zhì)的png圖像，不過個(gè)頭卻小多了，像我插入的這個(gè)BMP圖片現(xiàn)在只有區(qū)區(qū)145KB的容量。這還不是最神奇的，它還會(huì)生成一個(gè)image002.jpg文件，其分辨率就是調(diào)整后的分辨率，文件竟只有7.84KB。當(dāng)然由于調(diào)整時(shí)圖片縮放程度不同，大小也有差別，這個(gè)圖片現(xiàn)在的分辨率為544×435，原圖片為1280×1024。另外，如果你執(zhí)行了旋轉(zhuǎn)操作，生成的會(huì)是一個(gè)gif文件。
如果插入的是jpg文件，則會(huì)生成一個(gè)同樣大小的image001.jpg和壓縮后的image002.jp2。另外你所添加的文字、做的修改都在新圖片中實(shí)現(xiàn)了。怎么樣，Word在處理圖片時(shí)的功能是不是也非常強(qiáng)大呢！
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巧用Word文檔打印Excel數(shù)據(jù)
在我們實(shí)際應(yīng)用中，為了方便數(shù)據(jù)的管理(如數(shù)據(jù)查詢、排序、分類、匯總等)，常常將一些數(shù)據(jù)源放在Excel工作表中(圖1)，而有些時(shí)候需要將這些數(shù)據(jù)源逐一用Word文檔(圖2)打印出來以便于實(shí)際工作的需要。下面筆者以實(shí)例來介紹這一問題的解決方案。
1.創(chuàng)建打印文檔
在一張A4紙上創(chuàng)建圖2所示的文檔，必須通過調(diào)整頁邊距等方法將文檔剛好排版成一頁后保存。
2.郵件合并
①點(diǎn)擊“工具”菜單欄→“郵件合并”→在彈出“郵件合并幫助器”對(duì)話框內(nèi)單擊“創(chuàng)建”下拉箭頭，選定“套用信函”，在彈出對(duì)話框內(nèi)單擊“活動(dòng)窗口”。
②單擊“獲取數(shù)據(jù)”下拉箭頭，選定“打開數(shù)據(jù)源”，彈出對(duì)話框，在“查找范圍”下拉框內(nèi)選定Excel數(shù)據(jù)源所在的位置，在“文件類型”下拉框內(nèi)選定“所有文件”。單擊“打開”按鈕，在彈出對(duì)話框中選定“整張電子表格”后確定。此時(shí)窗口內(nèi)多了一個(gè)“郵件合并”工具欄(圖3)。
③ 單擊工具欄上“插入合并域”下拉箭頭，便可出現(xiàn)文檔內(nèi)各項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的域名，然后將這些域名逐一添加到文檔中相應(yīng)的位置上。
④ 單擊工具欄上“ABC”命令按鈕，數(shù)據(jù)源的第一個(gè)記錄所有信息將出現(xiàn)在文檔中相應(yīng)的位置上。單擊 “合并到文檔”命令按鈕，就可以將數(shù)據(jù)源中所有記錄信息合并到新文檔中。瀏覽無誤后可將它一次性打印出來(“郵件合并”工具欄上其他命令按鈕讀者不妨自己試試)。
注意：如果文檔中項(xiàng)目有多個(gè)數(shù)據(jù)(如圖2中有多個(gè)簽單人姓名)，則在數(shù)據(jù)源中，將該項(xiàng)目設(shè)置為相同字段名的多個(gè)字段，因?yàn)橐黄臋n只能打印一個(gè)記錄。
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巧用Word輸入生僻字
大家在使用計(jì)算機(jī)輸入時(shí)，常會(huì)遇到一些生僻字吧。這些字用普通輸入法，常常無法輸入。用造字程序造字，麻煩不說造出來的字也比例失調(diào)。于是，就干脆讓生僻字空著或用一個(gè)類似的字替代，或者打印出來后手寫上去。這樣既影響了美觀而且很不規(guī)范，其實(shí)我們可以用Word來輸入這些生僻字。
因?yàn)樵赪ord“CJK統(tǒng)一漢字”字庫里就有我們需要的生僻字，所以只要找到并插入它們便能輕松解決。如何在浩瀚的漢字庫中，迅速找到需要的字呢？其實(shí)方法很簡單，因?yàn)樽謳熘凶值呐帕?，就是按字典常用的部首檢字法來排列的。例如我們要輸入“翀”字，只要先在Word中輸入與該生僻字偏旁相同、筆畫相近的“翁”字，然后選定“翁”字，再點(diǎn)擊“插入”菜單選“符號(hào)”欄，在跳出的對(duì)話框“字體”選項(xiàng)中選擇“標(biāo)準(zhǔn)字體”，在旁邊的“子集”選項(xiàng)中找到“CJK統(tǒng)一漢字”集，一下子就定位到了“翁”字，再稍加查找就能找到我們需要的生僻字“翀”字，選中插入即可，就這么簡單。也許你會(huì)問，在Word里面可以這樣做，但在另外的一些軟件里面，并沒有“CJK統(tǒng)一漢字”字庫，那該怎么辦呢？方法就是一句話：先在Word中輸入，然后復(fù)制過去就可以了。
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巧調(diào)Word字符間距
1.調(diào)整漢字與英文字母間的距離
Word中漢字與英文字母和數(shù)字之間一般都存在一小段間隔，這個(gè)間隔有一個(gè)空格大小，但我們卻無法刪除掉。例如：我們輸入“中文Word 2000技巧”，在“中文”和“Word”之間以及“2000”與“技巧”之間都有這段間隔。如果我們不需要這段間隔，可按如下方法消除：按“Ctrl+A”選定全部文檔，選擇“格式→段落→其他”，在“其他”選項(xiàng)卡中取消“字符間距”設(shè)置框下面的“中、英文間自動(dòng)調(diào)整間距”和“中文、數(shù)字間自動(dòng)調(diào)整間距”選項(xiàng)。
2.任意修改字間距
在Word中修改字間距很不直觀，有的用戶甚至不知道該如何設(shè)置字間距，而不得不使用系統(tǒng)默認(rèn)值。Word的字距有“標(biāo)準(zhǔn)”、“加寬”、“緊縮”等三種，其中“標(biāo)準(zhǔn)”字距即默認(rèn)字間距，它的實(shí)際距離不是一成不變的，而是與文檔中字號(hào)的大小有一定的關(guān)系。“加寬”間距是在“標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上再增加一個(gè)用戶指定的數(shù)值，“緊縮”則是在“標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上減去一個(gè)用戶指定的數(shù)值。由于“加寬”和“緊縮”都是在“標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整，字號(hào)變化時(shí)，間距也會(huì)自動(dòng)調(diào)整，不至于出現(xiàn)字號(hào)與字間距不匹配的情況。
調(diào)整字間距的方法如下：選定文本，點(diǎn)擊“格式→字體”，選擇“字符間距”選項(xiàng)卡，在間距下拉列表中選擇適當(dāng)?shù)念愋秃驮鎏砘驕p小的間距數(shù)值，最后點(diǎn)擊確定即可。
3.任意修改行距
Word中提供了多種標(biāo)準(zhǔn)的行距供選擇，在“格式→段落”的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)頁中，“行距”框里提供了行距的選擇列表，包括“單倍行距”、“最小行距”等?？墒菢?biāo)準(zhǔn)行距并不一定符合我們的需要。例如，當(dāng)我們希望行距盡可能小時(shí)用“最小行距”就滿足不了要求。如果我們想要任意設(shè)置行距的大小，可以將行距設(shè)置為“固定值”，然后在右邊的“設(shè)置值”對(duì)話框里任意輸入行距的磅數(shù)即可做出相應(yīng)的調(diào)整。
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奇妙的自動(dòng)圖文集
我們使用Word編輯文檔時(shí)，常常要在文檔中多次輸入同樣的一些內(nèi)容，例如工作單位、聯(lián)系地址等，十分繁瑣。插入域、錄制宏、制作自動(dòng)圖文集就可以使錄入更方便。這三種方法各有特點(diǎn)，但利用Word提供的自動(dòng)圖文集功能卻是最便捷的方法。
一、制作自動(dòng)圖文集詞條
1.選擇你想制成自動(dòng)圖文集的文字(或圖形)，進(jìn)行必要的格式設(shè)置后，選定以上內(nèi)容。
2.從“插入”菜單中選取“自動(dòng)圖文集”選項(xiàng)，然后從子菜單中選擇“新建”命令。
3.在彈出的“創(chuàng)建自動(dòng)圖文集”對(duì)話框中，接受Word默認(rèn)的名稱或者鍵入自己定義的名稱。
4.單擊“確定”按鈕即完成制作。
二、使用自動(dòng)圖文集
創(chuàng)建了自己的自動(dòng)圖文集詞條之后，在文檔中只須鍵入自動(dòng)圖文集詞條名稱的前幾個(gè)字符，Word將在未輸入完的文字上放置一個(gè)黃色方框，其中顯示了完整的自動(dòng)圖文集詞條，此時(shí)按下Enter鍵或F3鍵即可接受該詞條。當(dāng)然要拒絕該詞條，只需繼續(xù)鍵入。
向文檔中添加自動(dòng)圖文集，也可以使用“插入”菜單中的“自動(dòng)圖文集”命令，但只有上述方法才可充分顯示自動(dòng)圖文集的“自動(dòng)性”，但必須是開啟了“記憶式鍵入提示”功能，其步驟如下：
1.在“工具”菜單中選擇“自動(dòng)更正”命令，隨后彈出“自動(dòng)更正”對(duì)話框。
2.單擊“自動(dòng)圖文集”選項(xiàng)，選中“顯示有關(guān)‘自動(dòng)圖文集’和日期的‘記憶性鍵入’提示”復(fù)選框。
3.單擊“確定”按鈕。
一旦開啟這項(xiàng)功能，同時(shí)也就可以快速插入當(dāng)前日期，只需鍵入當(dāng)前日期的前四個(gè)字符(比如2002)，然后按下回車鍵或F3鍵，即可快速插入當(dāng)前日期了。
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妙用Word的“插入文件”功能
1.合并文檔?？梢詫⑷舾蒞ord文檔、Web頁、Rtf文檔、Word模板或文本文件合并成一個(gè)文件。
打開第一個(gè)要合并的文檔，然后點(diǎn)擊“插入→文件”，選擇要插入的文檔，可以一次選中多個(gè)文檔(注意插入后的順序和選中的順序相反)，單擊“插入”按鈕即可。
2.打開有問題的文檔。有時(shí)在Word中打開某一個(gè)文檔后，Word停止響應(yīng)，點(diǎn)擊菜單、按鈕或按快捷鍵都沒有反應(yīng)，而Windows系統(tǒng)卻無異常，此時(shí)按下“Ctrl+Alt+Del”后，可以結(jié)束Word任務(wù)，如果再打開其他Word文檔卻沒有這種情況發(fā)生。重啟計(jì)算機(jī)后問題依舊。這時(shí)可以新建一個(gè)Word文件，然后插入有問題的文檔，會(huì)發(fā)現(xiàn)該文檔中的內(nèi)容并沒有損壞丟失，再修改、保存即可。
3.插入Excel電子表格工作簿、工作表。點(diǎn)擊“插入→文件”，選擇要插入的Excel文件，單擊“插入”按鈕，Word會(huì)彈出“Open WorkSheet”對(duì)話框，從中可以選擇是插入整個(gè)工作簿還是插入某張工作表或該工作表中的某些單元格，輸入的選擇單元格的格式與Excel中的一致，如“A1:D9”，再單擊“OK”即可。
也可以一次選中多個(gè)Excel文件，單擊“插入”按鈕后，在彈出的“Open WorkSheet“對(duì)話框中，會(huì)按照與選中Excel文件相反的順序，要求你確定要插入的范圍。插入后的表格可按Word表格的格式進(jìn)行編輯，原Excel中所設(shè)置的公式或其他功能會(huì)丟失。
4.打開設(shè)有密碼的文檔。如果忘記了某Word文檔已設(shè)置的修改權(quán)限密碼，則可以通過“新建文件→插入文件”，選擇該Word文檔，插入時(shí)，Word并不要求輸入修改權(quán)限密碼，然后進(jìn)行編輯修改，保存時(shí)覆蓋原文檔即可。但是如果忘記了打開權(quán)限密碼，那么插入時(shí)，Word會(huì)要求輸入打開權(quán)限密碼，否則不能插入，因此千萬不要忘記打開權(quán)限密碼。
注：以上功能在Word 2000/XP中均能實(shí)現(xiàn)。
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冷僻字輸入不用愁
大家在進(jìn)行文字輸入的時(shí)候可能會(huì)碰到一些冷僻字，不過不用擔(dān)心，以下方法可以助你渡過難關(guān)。
一、更換輸入法
由于某些輸入法支持的字庫不全，所以當(dāng)大家用一種輸入法找不到某些冷僻字時(shí)，可以換用其他輸入法來試試(推薦使用微軟的全拼輸入法)。
要輸入某個(gè)字時(shí)忘記了讀音，而你也不會(huì)五筆，此時(shí)可以將輸入法切換至智能輸入法，將屬性設(shè)成筆形輸入，按照智能幫助文件中提供的筆形代碼表輸入。
點(diǎn)評(píng)：操作最簡單，全拼的字庫很全，智能的筆形輸入不需讀音。但缺點(diǎn)顯見，全拼輸入法需知讀音，智能的筆形輸入不需拼音但稍嫌繁瑣。
二、借用Word插入符號(hào)
Windows自帶全拼字庫盡管很全，但仍有不少漢字無法輸入，譬如“﨧”就找不著。這個(gè)字的輸入可以借助Word完成。打開Word（以Word2000為例，下同），點(diǎn)擊“插入→符號(hào)”，字體選擇“（標(biāo)準(zhǔn)字體）”，子集選擇“CJK統(tǒng)一漢字/兼容漢字”，其中偏旁的排列順序以及同一偏旁漢字的排列順序是按照筆畫數(shù)進(jìn)行的。大概在兼容漢字的倒數(shù)第二行可以找到“﨧”。
點(diǎn)評(píng)：方法簡單，最大的優(yōu)點(diǎn)是不知讀音也能輸入，而且字庫較全，但尋找費(fèi)時(shí)。
三、自造漢字
DIY自己的漢字，要用到Windows自帶的造字程序，關(guān)于這方面的內(nèi)容，《電腦報(bào)》2001年4月16日第15期《使用Windows 98 的造字程序》一文已經(jīng)詳細(xì)介紹過，此處不再贅述。
點(diǎn)評(píng)：方法復(fù)雜，難度最高，但不需知道讀音， 而且所有冷僻字一網(wǎng)打盡。
四、Word中的字符縮放或合并
“字符縮放”適用于左右結(jié)構(gòu)的冷僻字。如“炟” (音dá)，可由“火”+“旦”組成，但簡單的輸入這兩個(gè)字符當(dāng)然不行，最好能夠?qū)蓚€(gè)字符變成一個(gè)方塊字，Word中的縮放字符正好排上用場，只改變字符的寬度，不改變字符的高度。再調(diào)整一下大小、字體即可。
對(duì)于上下結(jié)構(gòu)的冷僻字，“字符縮放”顯然無效，可用“合并字符”來解決。如“盝”(音lù)，先輸入“錄皿”，選中，打開Word，輸入“錄皿”，選中“格式→中文版式→雙行合一”，再調(diào)整字符間距及字體大小，使其他相鄰的文字匹配。結(jié)構(gòu)稍復(fù)雜一點(diǎn)的冷僻字，有時(shí)也可通過類似的辦法輸入，如“燚”，先輸入“火火火火”，選中“格式→中文版式→合并字符”即可。
點(diǎn)評(píng)：不需知道讀音，但方法稍復(fù)雜，功能有限，只能輸入數(shù)量有限的冷僻字。
五、手寫輸入
微軟拼音輸入法3.0附帶的手寫輸入功能十分強(qiáng)大，既可手寫識(shí)別，又可將鼠標(biāo)所寫的字以原形插入。如果碰到冷僻字，首先可以利用手寫查找；如果沒有，就選擇原形輸入，插入一個(gè)手寫體。
點(diǎn)評(píng)：方法最簡單，也不需要知道讀音，尤其是手寫識(shí)別功能，可以輸入上文提到的不知讀音但字庫中存在的漢字。缺點(diǎn)就是原形插入時(shí)總覺得不太好看，不過要是你的美術(shù)功底和耐心足夠，這的確是一個(gè)最簡單、最有效的方法。
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快速返回上一個(gè)編輯位置
用Word編輯文檔時(shí)，需要不時(shí)地轉(zhuǎn)換到文檔的其他位置，你可能會(huì)為此浪費(fèi)很多的時(shí)間，下面介紹的方法可以大大提高你的工作效率。
1.如果只是查看文檔的其他位置，也就是說，插入點(diǎn)仍然處于原來的位置。那么當(dāng)查看結(jié)束后，按任意箭頭鍵便可返回原來的編輯位置。
2.如果在查看的同時(shí)又進(jìn)行了新的編輯，若想再返回上一個(gè)編輯位置，可以利用組合鍵“Shift+F5”，依次返回最近四次編輯文檔的編輯位置。
3.如果我們同時(shí)打開了多個(gè)文檔，無論上一次的編輯位置是在哪一個(gè)文檔中，按下組合鍵“Shift+F5”，都會(huì)返回該位置。
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解決Word文檔顯示混亂三部曲
如果在你打開一個(gè)Word文檔后，內(nèi)容顯示混亂，而且其中包含一些亂碼，那么原因是該文檔可能已損壞。此時(shí)，你可以試試以下的三種方法，或許可以幫助你從Word文檔中恢復(fù)文本。
一、文檔格式法
所謂“文檔格式法”就是你可以將Word文檔轉(zhuǎn)換為另一種格式，然后再將它轉(zhuǎn)換回Word文檔格式。這是最簡單和最徹底的文檔恢復(fù)方法，請(qǐng)務(wù)必先嘗試這種方法，操作步驟如下：
1.在Word中打開損壞的文檔。
2.在“文件”菜單中，單擊“另存為”命令。
3.在“保存類型”列表中，單擊“RTF 格式 (*.rtf)”，然后單擊“保存”按鈕。
4.關(guān)閉文檔，然后重新打開RTF格式文件。
5.在“文件”菜單中，單擊“另存為”命令。
6.在“保存類型”中，單擊“Word 文檔 (*.doc)”，然后單擊“保存”按鈕。
7.關(guān)閉文檔，然后重新打開剛創(chuàng)建的Word格式文件。
Word文檔與RTF的互相轉(zhuǎn)化將保留其格式，如果這種轉(zhuǎn)換沒有糾正文件損壞，則可以嘗試與其他字處理格式的互相轉(zhuǎn)換，這將不同程度地保留Word文檔的格式。如果使用這些格式均無法解決本問題，可將文檔轉(zhuǎn)換為純文本格式，再轉(zhuǎn)換回Word格式。由于純文本格式的簡單性，這種方法有可能更正損壞處，但是Word文檔的所有格式設(shè)置都將丟失。
二、重設(shè)格式法
Word用文檔中的最后一個(gè)段落標(biāo)記關(guān)聯(lián)各種格式設(shè)置信息，特別是節(jié)與樣式的格式設(shè)置?；诖耍绻覀儗⒆詈笠粋€(gè)段落標(biāo)記之外的所有內(nèi)容復(fù)制到新文檔，就有可能將損壞的內(nèi)容留在原始文檔中，操作方法如下：
1.在Word中打開損壞的文檔。
2.在菜單中單擊“工具→選項(xiàng)”，然后點(diǎn)“編輯”選項(xiàng)卡，清除“使用智能段落選擇范圍”復(fù)選框。清除該復(fù)選框，選定整個(gè)段落時(shí)，Word將不會(huì)自動(dòng)選定段落標(biāo)記。單擊“確定”按鈕。
3.選定最后一個(gè)段落標(biāo)記之外的所有內(nèi)容，方法是：按“Ctrl+End”組合鍵，然后按“Ctrl+Shift+Home”組合鍵。
4.在常用工具欄中，依次單擊“復(fù)制”、“新建”和“粘貼”按鈕。
三、重建模板法
Word在Normal.dot模板文件中存儲(chǔ)默認(rèn)信息，如果該文件被損壞，Word文檔中也許會(huì)出現(xiàn)奇怪的內(nèi)容。創(chuàng)建新的Normal模板的方法如下：
1.關(guān)閉Word。
2.依次單擊“開始”、“搜索”，然后單擊“所有文件和文件夾”。
3.在“全部或部分文件名”框中，鍵入“normal.dot”。
4.在“在這里尋找”列表中，單擊安裝Word的硬盤，然后單擊“搜索”按鈕。
5.右鍵單擊結(jié)果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后單擊“重命名”。
6.為該文件鍵入新的名稱，例如“Normal.old”，然后按Enter鍵。
7.啟動(dòng)Word。
由于Word無法識(shí)別重命名后的Normal.dot文件，Word將創(chuàng)建一個(gè)新的Normal模板。創(chuàng)建新的Normal模板后，請(qǐng)嘗試打開你的文檔，或許就不會(huì)再有亂碼出現(xiàn)了。如果是這樣，那就表明舊的Normal模板確實(shí)已損壞。此外，如果你的文檔還用到了Normal.dot之外的其他模板，為解決問題，也請(qǐng)嘗試重新創(chuàng)建模板或使用它的較早版本。如果你無法恢復(fù)損壞文檔的內(nèi)容，那么可能需要你重新創(chuàng)建部分或整個(gè)文檔了。最后需要說明的是，筆者用的是WinXP和WordXP，如果你用其他版本的Windows或Word，則具體操作可能會(huì)略有不同。
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給Word也建個(gè)收藏夾
經(jīng)常上網(wǎng)沖浪的朋友一定不會(huì)對(duì)IE瀏覽器的收藏夾感到陌生吧？它為網(wǎng)蟲管理Web站點(diǎn)提供了方便。倘若你是一個(gè)辦公室的工作人員，是否也需要Word有這樣一個(gè)類似的收藏菜單呢？雖然“文件”菜單下也提供了一個(gè)最近打開Word文檔的列表，但當(dāng)文檔打開過多時(shí)，會(huì)把以前打開的文檔從列表中清除。如果能為Word創(chuàng)建一個(gè)文檔收藏菜單，把經(jīng)常需要的文檔添加到這個(gè)收藏夾內(nèi)，那將為快速打開這些文檔提高效率。
一、給Word添加“工作”菜單
將“工作”菜單添加到菜單欄的具體方法為：選擇“工具→自定義”命令，彈出“自定義”設(shè)置窗口，在“命令”選項(xiàng)卡的“類別”列表框中選擇“內(nèi)置菜單”選項(xiàng)，然后在右側(cè)的列表框中用鼠標(biāo)將“工作”選項(xiàng)拖放到菜單欄的“窗口”與“幫助”菜單項(xiàng)之間釋放鼠標(biāo)左鍵。
二、編輯“工作”菜單
1.用鼠標(biāo)右鍵單擊菜單欄上新添加的“工作”菜單項(xiàng)，然后在右鍵菜單的“命名”文本框內(nèi)將“工作”改為“收藏”圖1。編輯完畢后，單擊快捷菜單以外的任何區(qū)域，關(guān)閉該快捷菜單。
2.用鼠標(biāo)單擊“收藏”菜單項(xiàng)，打開該菜單，然后按照類似的方法再將另外一項(xiàng)改名為“添加到收藏夾”，最后單擊“關(guān)閉”按鈕即可。至此，為Word添加“收藏”菜單的工作已經(jīng)完成。
倘若你要將當(dāng)前的文檔添加到“收藏”菜單中，只要選擇“收藏”→“添加到收藏夾”菜單命令即可圖2；如果要打開“收藏”菜單中的某個(gè)文檔，只要在“收藏”菜單中單擊你希望打開的文檔就行了；至于在“收藏”菜單中刪除一個(gè)文檔，只要按下“Ctrl+Alt+-”組合鍵，待鼠標(biāo)指針變成一個(gè)大的粗體下劃線時(shí)，然后單擊“收藏”菜單下想要?jiǎng)h除的文檔即可。
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給Word加上兩把“鎖”
我們經(jīng)常用給Word文檔設(shè)置打開權(quán)限或修改權(quán)限密碼的方法，來保護(hù)重要的文檔，筆者在此提供另外兩種特殊的加密方法，以確保文檔更加安全。
一、“窗體”保護(hù)
使用窗體保護(hù)后，其他用戶雖然可以打開文檔進(jìn)行瀏覽，卻無法進(jìn)行修改、復(fù)制、轉(zhuǎn)貼等操作。
點(diǎn)擊“工具→保護(hù)文檔”，在彈出的“保護(hù)文檔”窗口中選中“窗體”選項(xiàng)(圖1)。這時(shí)如果直接選擇“確定”，那么其他用戶只要選擇“工具→解除文檔保護(hù)”菜單，便可以解除這種保護(hù)。因此，為了更加有效地保護(hù)你的文檔，可同時(shí)在圖1中的“密碼”輸入欄中輸入密碼(該密碼只是在需要解除文檔保護(hù)時(shí)使用)，確認(rèn)后保存該文檔即可。
如果同時(shí)對(duì)文檔加入“打開權(quán)限密碼”保護(hù)，則該文檔將更加安全。即使使用對(duì)Word文檔解密的工具軟件對(duì)該文檔解密成功，也只能是對(duì)文檔進(jìn)行瀏覽，不可復(fù)制粘貼。因?yàn)槟壳暗腤ord解密工具只能解密“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”的密碼，而對(duì)“窗體”的保護(hù)密碼，該類型的工具是無能為力的，它自認(rèn)為該文檔沒有加密碼，而不進(jìn)行解密處理。
二、給Word加上啟動(dòng)密碼
利用Visual basic創(chuàng)建一個(gè)“宏”，在其中設(shè)置密碼，這樣，每次啟動(dòng)Word或者雙擊你的文檔，如果沒有密碼別人就無法運(yùn)行你的Word。
進(jìn)入Word編輯窗口，選擇“工具→宏”菜單命令，彈出“宏”對(duì)話窗口，我們?cè)?#8220;宏名稱”輸入欄輸入“autoexec”(不包含引號(hào))，再單擊“創(chuàng)建”，打開“Microsoft Visual basic”編輯窗口。在窗口光標(biāo)的定位處輸入下面的宏代碼(假設(shè)密碼為123456)：
Dim user
user = InputBox（"請(qǐng)輸入密碼"）
'啟動(dòng)要求輸入密碼
If user = "123456" Then
Else
MsgBox （"密碼錯(cuò)誤，退出"）
'如果輸入的密碼不是123456，則顯示密碼錯(cuò)誤
Application.Quit
'退出word
End If
輸入完畢后，先關(guān)閉“Microsoft Visual basic”編輯窗口，再退出Word。
當(dāng)我們?cè)僦匦聠?dòng)Word或雙擊Word文檔時(shí)便會(huì)彈出輸入密碼提示窗口(圖2)，只有輸入正確的密碼后方可進(jìn)入Word編輯窗口或打開Word文檔，否則將退出。你可根據(jù)實(shí)際情況確定密碼，同時(shí)為更安全，可隔一段時(shí)間修改一下密碼。
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單文檔和多文檔界面的自由切換
使用Word時(shí)，如果打開的文檔很多，就會(huì)使任務(wù)欄上顯得很“擁擠”，影響其他程序的切換。在Word XP中，你可以通過“工具→選項(xiàng)→視圖”中的“任務(wù)欄中的窗口”選項(xiàng)，自由切換單文檔和多文檔界面。而對(duì)于Word 2000，我們則可以借助一個(gè)小工具來實(shí)現(xiàn)。
這個(gè)小工具的下載地址是http://forumsb.csi.com/scripts/flisapi.dll/WD2K-MDI.ZIP?ViewFile&SRV=MSOfficeForum&FID=3675&FVF=1/.ZIP，下載回來的文件只有22KB。
用WinZip打開下載回來的文件，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)Word模板文件。我們要做的就是將此文件解壓縮到Word 2000的啟動(dòng)文件夾中。
在Word 2000中執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”，在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中切換到“文件位置”頁面，選中“啟動(dòng)”項(xiàng)目，單擊“更改”按鈕，在隨后的“更改位置”對(duì)話框中將啟動(dòng)文件夾的路徑復(fù)制下來?；氐絎inZip中，單擊工具欄上的“解壓縮”按鈕，將剛才復(fù)制的目錄直接粘貼到解壓縮目錄輸入欄中，最后執(zhí)行“解壓縮”命令。
現(xiàn)在啟動(dòng)Word 2000，在主菜單“窗口”下，你會(huì)發(fā)現(xiàn)多了一項(xiàng)“Hide Windows in Taskbar”。當(dāng)你打開多個(gè)文檔時(shí)，執(zhí)行“Hide Windows in Taskbar”命令，Windows任務(wù)欄就只剩下一個(gè)Word窗口，同時(shí)該項(xiàng)命令也變?yōu)?#8220;Show Windows in Taskbar”，再一次執(zhí)行時(shí)又變回多文檔界面。
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Word中巧輸符號(hào)三例
1.巧妙輸入特殊符號(hào)
一般情況下，在Word中需要輸入某個(gè)符號(hào)時(shí)，大多數(shù)人的習(xí)慣是利用“插入/符號(hào)”對(duì)話框進(jìn)行。但如果文檔中需要插入的符號(hào)有很多個(gè)時(shí)，就很麻煩，這里介紹兩種簡易的方法。
(1)利用快捷鍵
①找到所需要插入的特殊符號(hào)(圖1)，如“°”。
②點(diǎn)擊“快捷鍵”按鈕，進(jìn)入圖2所示對(duì)話框，將光標(biāo)移到“請(qǐng)按新快捷鍵”框中，按下你需要的任意快捷鍵如“F11”，再點(diǎn)擊“指定”按鈕即可將剛才定義的快捷鍵添加到左邊的“當(dāng)前快捷鍵”框中。
③當(dāng)我們需要插入“°”時(shí)，只要按下F11鍵，不過還要按下回車鍵；如果你以后不再需要此快捷鍵的話，可以在“當(dāng)前快捷鍵”框中選定它，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可將它刪除。
(2)利用“自動(dòng)更正”快速替換
如果文檔中有多個(gè)字符多次出現(xiàn)，我們可以利用“自動(dòng)更正”功能提高工作效率。方法很簡單，仍舊在圖1中點(diǎn)擊“自動(dòng)更正”按鈕進(jìn)入圖3所示窗口，在“替換”框內(nèi)鍵入特定的字符(數(shù)字或中文均可)，點(diǎn)擊下面的“替換”按鈕即可生效；另一種方法是在“工具/自動(dòng)更正”中進(jìn)行，當(dāng)然你還可以設(shè)定某些特殊的自動(dòng)更正內(nèi)容，如設(shè)置“wzj”為“王志軍”，由于設(shè)置步驟相同，這里就不多說了。
2.利用快捷鍵快速輸入國際字符
由于工作需要輸入國際字符時(shí)，同樣可以利用快捷鍵，具體方法見下表：(圖)
3.快速輸入歐元和其他貨幣符號(hào)
最新版本的Word XP對(duì)歐元和其他貨幣符號(hào)提供了完全支持，我們可以在“符號(hào)”對(duì)話框中直接插入歐元和其他貨幣符號(hào)，但要注意在“來自”框中，一定要選擇“Unicode(十六進(jìn)制)”，因?yàn)槿绻?#8220;來自”框中選擇的不是Unicode，則可使用的字符集將是很有限的。同時(shí)還要在“子集”框中，選擇“歐洲貨幣”，如圖4所示，這樣很快就可以找到所需要的貨幣符號(hào)了。
如果你覺得麻煩，也可以先鍵入“20ac”，然后同時(shí)按下“Alt+X”，Word就會(huì)自動(dòng)以正確的字體顯示歐元符號(hào)；還可以按下“Alt+0128(數(shù)字鍵盤)”顯示歐元符號(hào)，但不同的鍵盤布局的鍵盤快捷方式也不同，具體情況請(qǐng)參照幫助文件。
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Word中的“簡單”加密方法
我們?cè)谑褂肳ord處理文檔時(shí)，有些文檔的內(nèi)容可能不想讓別人知道，設(shè)置“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”可以加密文檔，但還有更簡單的方法。利用Word自身的一些功能來保護(hù)文檔安全，有時(shí)候可以起到意想不到的作用。
1.自選圖形掩蓋法
這種方法比較適合于一些小的文本。先在Word插入一個(gè)文本框，在里面輸入一小段文本，然后用鼠標(biāo)右擊該文本框，選擇“設(shè)置文本框格式”，然后選擇“版式”選項(xiàng)卡，單擊“高級(jí)”按鈕，彈出高級(jí)版式選項(xiàng)卡，將左下角的“對(duì)象隨文字移動(dòng)”設(shè)置為不選中狀態(tài)，使文本框不隨文字的移動(dòng)而移動(dòng)，以免別人在按幾個(gè)回車鍵后就“漏餡”；接著再選擇“繪圖工具欄→矩形”工具，在文本框的上方繪制出一個(gè)矩形，將文本框掩蓋住，然后跟文本框的設(shè)置一樣，也使它不隨文字移動(dòng)而移動(dòng)。
在選定“矩形”后，點(diǎn)擊“繪圖工具欄”里的“繪圖→疊放次序→置于頂層”，使“矩形”位于“文本框”之上，以保證能夠蓋住文本框，再點(diǎn)擊“繪圖工具欄”里的“線條顏色”下拉按鈕，選擇“無線條色”項(xiàng)，使矩形看起來像不存在一樣。再選定矩形和文本框兩個(gè)對(duì)象，點(diǎn)擊“繪圖→疊放次序→襯于文字下方”。經(jīng)過上述操作之后這個(gè)文本就像不存在一樣。
2.改變字體“亂碼”法
大家都知道，Win98中有幾種字體是一些特殊的圖形，如webdings、Wingdings等，所以我們?cè)谟糜⑽膶懽鲿r(shí)，可以將文字設(shè)置為以上的字體，這樣別人看到這個(gè)文檔后，還以為你的文檔內(nèi)容是亂碼呢，但是這種辦法只對(duì)一些菜鳥起作用。
3.改變文字顏色法
在Windows的默認(rèn)情況下，Word文檔的背景為白色。因此，可以把一段文字的字體顏色設(shè)定為與背景色相同的白色。你可以將文字選定，點(diǎn)擊“格式→字體”，彈出“字體”對(duì)話框，在“字體顏色”下拉框里選擇“白色”，再點(diǎn)擊左下角的“默認(rèn)”后，按“確定”退出。現(xiàn)在你來試著輸入一些文字，是不是看不見了？別人打開文檔時(shí)，眼前一片空白，有誰會(huì)想到要改變字體顏色呢？
4.設(shè)置文本框“隱身”法
單擊“繪圖工具欄”里的“文本框”按鈕，然后用鼠標(biāo)在窗口中拖出一個(gè)任意大小的文本框。將文字輸入或粘貼到文本框中，如果你的文字多于文本框可顯示的數(shù)量，文本就不能被完全顯示，但是這些文字并沒有消失，你只要將文本框拖得大一點(diǎn)，那些文字就“露”出來了。利用文本框的這個(gè)特性我們就又找到了一個(gè)好方法。
用鼠標(biāo)拖曳文本框邊框，使文本框變小，直至全部文字都藏起來，然后右擊文本框，在彈出的菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”，彈出“設(shè)置文本框格式”對(duì)話框，選取“顏色和線條”選項(xiàng)卡，并把填充顏色和線條顏色設(shè)置為無色，這樣連文本框本身都看不見了，更不用說里面的文字了。
當(dāng)然你也可以將這些方法結(jié)合起來使用，讓文檔更加安全。
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Word排序的規(guī)矩
一、中文排序
筆者隨手拷貝了一段十二行愛情詩，用它作為例子。首先將它“全選”，然后單擊“表格”菜單的“排序”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中完成如下設(shè)置：
1.在“排序依據(jù)”下拉列表中選擇“段落數(shù)”，在“類型”下拉列表中選擇“筆畫”。
2.根據(jù)你自己的需要選擇“遞增”還是“遞減”，同時(shí)根據(jù)文字的實(shí)際情況在“列表”中選擇“有標(biāo)題行”或“無標(biāo)題行”。在這里，我們選擇“遞增”和“無標(biāo)題行”。
3.注意對(duì)話框右下角的“選項(xiàng)”按鈕，單擊它。在“排序語言”下拉列表中選中“中文(中國)”。不同地區(qū)的文字Word給我們提供的選項(xiàng)也都不同。然后，在“分隔符”區(qū)域中選擇“制表符”，如果你在排序時(shí)想要區(qū)分其他符號(hào)，也可自定義“其他”。在這里，我們先按默認(rèn)項(xiàng)操作。
4.兩次“確定”后回到正文頁面，咦？怎么全亂套了，Word對(duì)你選定的文本來了個(gè)“乾坤大挪移”。不過，它是按筆畫由少到多排序的結(jié)果，空行則排在最前頭。
二、英文排序
先拷貝一段英語文本。與先前的純文字段落不同的是，這次在英語字段中間夾雜有以數(shù)字“1”、“2”打頭的段落，Word將如何排序呢？
1.“全選”文本，單擊“表格”菜單的“排序”項(xiàng)，這次我們首先單擊“排序文本”對(duì)話框中的“選項(xiàng)”按鈕。
2.根據(jù)需要，我們?cè)?#8220;排序語言”下拉列表中選擇“英語(英國)”，同時(shí)因?yàn)槭怯⒄Z字符，所以還要將“排序選項(xiàng)”中的“區(qū)分大小寫”選中(圖1)。
3.“確定”后回到“排序文本”對(duì)話框，這時(shí)我們發(fā)現(xiàn)在“類型”的下拉列表中提供的選項(xiàng)已明顯與“中文(中國)”時(shí)不同，在這里，我們選擇“文字”。
再次“確定”后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)所選文本的變化了。很顯然，在Word的默認(rèn)排序列表中“數(shù)字”永遠(yuǎn)是比“文字”要靠前，同時(shí)，當(dāng)遇到了首字母相同的單詞時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)進(jìn)行第二字母的比較(見圖1中下劃線所示)。
三、字符排序
新建一表格，在表格的第一、二、三列中分別輸入混亂排列的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字符號(hào)和日期符號(hào)。Word又將如何排序呢？
1.用鼠標(biāo)同時(shí)選中表格中的一、二、三列的字符區(qū)。
2.單擊“表格”菜單的“排序”命令，打開“排序文字”的對(duì)話框。
3.如(圖2)所示，在彈出對(duì)話框的設(shè)置“排序依據(jù)”為“列1”、“類型”為“數(shù)字”；“然后依據(jù)”為“列2”、“類型”為“數(shù)字”；“然后依據(jù)”為“列3”、“類型”為“日期”，單擊“確定”。
此時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)，Word不但完全正確地排列了字符的順序，而且?guī)缀跏窃谕粫r(shí)間同時(shí)排列了類型不同的多種符號(hào)。由此也為我們進(jìn)行字符混排提供了次序依據(jù)。
四、字母、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)混合排序
目前計(jì)算機(jī)大部分都使用的是ASCII碼，將字符與內(nèi)部數(shù)碼進(jìn)行映射。而在Word中不但可以實(shí)現(xiàn)對(duì)ASCII的排序，而且還能對(duì)Unicode(大字節(jié)字符集)中的所有符號(hào)進(jìn)行排序。
1.排列字母：在ASCII碼中大小寫是嚴(yán)格區(qū)分的，所以很多字處理軟件都是將小寫字母開頭的單詞排在大寫字母開頭的單詞之前，而這在編輯詞典類書籍時(shí)就很不方便。Word則能忽略字母的大小寫，將大寫和小寫字母放到一起排列。
2.排列數(shù)字：排列單個(gè)數(shù)字與排序數(shù)目有很大的不同。在ASCII碼中，數(shù)字是按1、2、3……的順序進(jìn)行排列的，因而大多數(shù)字處理程序只能按照首個(gè)數(shù)字進(jìn)行排序，如“100、31、803……”。但Word則不同，它是按照數(shù)字的實(shí)際大小進(jìn)行排列，如“31、100、802……”。同時(shí)Word還可識(shí)別多種日期類型，因此可將多種日期類型放在一起排列。
3.排列標(biāo)點(diǎn)：在ASCII碼中不是所有的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都排在數(shù)字之前，如“{”和“}”就排在字母之后。而Word則是先排以標(biāo)點(diǎn)開始的字段，再排列以數(shù)字開頭的字段，最后再排列以字母開始的字段。
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Word加智能五筆巧識(shí)繁體字
如果你遇到不認(rèn)識(shí)的繁體字，該怎么辦呢？筆者經(jīng)過實(shí)踐和摸索，終于找到一簡單可行的方法，愿與大家一起分享。
1.運(yùn)行Word(以Word XP中的操作為例)，切換輸入法至“智能陳橋輸入平臺(tái)”(智能五筆輸入法可在http://wb.126.com下載)，按Ctrl鍵切換至五筆輸入法狀態(tài)。
2.用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊輸入條，在彈出的菜單中選擇“參數(shù)設(shè)置”，選擇“主參數(shù)設(shè)置”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中將“許可全部重碼詞”項(xiàng)選中。
3.再次用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊輸入條，選擇“參數(shù)設(shè)置”，選擇“漢字輸出設(shè)置”，將對(duì)話框中“小寫編碼輸出全部GBK漢字”以及“輸出繁體漢字”同時(shí)選中，按“確定”后退出設(shè)置。
4.以輸入一個(gè)“幾”字為例，按拆分字根方法輸入“幾”字的五筆編碼XXDT(用小寫字母輸入，下同)。選中“幾”字，點(diǎn)擊Word狀態(tài)欄中的“工具→語言→中文簡繁轉(zhuǎn)換”，在彈出的對(duì)話框中選擇“繁體中文轉(zhuǎn)換為簡體中文”，“確定”后即可看到“幾”字瞬間變成“幾”字了！
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Word打印不求人
一、常規(guī)打印
1.安裝打印機(jī)：一般情況下在電腦組裝之時(shí)，打印機(jī)已經(jīng)安裝好了。如果沒有安裝，可以中途添加：依次打開“我的電腦→打印機(jī)”，按“添加打印機(jī)”圖標(biāo)，在“添加打印機(jī)向?qū)?#8221;的引導(dǎo)下，將打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序安裝好。同時(shí)將打印機(jī)與電腦連接好，裝上打印紙，打印測(cè)試頁正常即完成安裝。
2.打印前的準(zhǔn)備：在文檔編輯、排版好的前提下，打開打印機(jī)電源開關(guān)，裝上打印紙，就可以開始打印。
3.打?。簡?dòng)Word XP，打開需要打印的文檔。如果要將整篇文檔全部打印出來，可以直接按工具欄上的打印按鈕就可以了；如果只想打印文檔中的某幾頁，應(yīng)該執(zhí)行“文件→打印”命令(或直接按“Ctrl+P”組合鍵)，打開“打印”對(duì)話框，作適當(dāng)設(shè)置后，按“確定”按鈕開始打印。
友情提醒：如果一臺(tái)電腦安裝了多臺(tái)打印機(jī)，要打印文檔時(shí)，應(yīng)該執(zhí)行“文件→打印”命令，確認(rèn)打印機(jī)選擇正確后，才按“確定”按鈕，而不要直接按工具欄上的打印按鈕，以免出錯(cuò)。
二、特殊打印
1.打印指定頁面：如果我們有時(shí)只需要打印某篇文檔中的某幾頁(例如，只打印修改過的頁面)，我們可以通過下述兩種方法實(shí)現(xiàn)：①如果一次只打印一頁，先將光標(biāo)定位在該頁，然后執(zhí)行“文件→打印”命令，在“打印”對(duì)話框中，選中“頁面范圍”下的“當(dāng)前頁”選項(xiàng)，按“確定”按鈕即可；②如果一次要打印多頁連續(xù)(或不連續(xù))的頁面，打開“打印”對(duì)話框，選中“頁面范圍”下的“頁碼范圍”選項(xiàng)，并在其后面輸入需要打印的頁碼(不同的頁碼之間用英文狀態(tài)下的逗號(hào)隔開)，然后按“確定”按鈕就行了。
2.打印部分文本：如果我們只需要打印文檔中部分文本，我們可以先選定需要打印的文本，然后打開“打印”對(duì)話框，選中“頁面范圍”下的“所選內(nèi)容”選項(xiàng)，再按“確定”按鈕。
3.多版面打印：有時(shí)我們只想看看排版的樣式，而不需要看清文本內(nèi)容，我們可以將多頁文本打印在一張紙上：打開“打印”對(duì)話框，按“縮放”下面“每頁的版數(shù)”后面的下拉按鈕，選定一個(gè)合適的版數(shù)(最多一張紙可以打印16頁)后，按“確定”按鈕。
4.雙面打?。捍蜷_“打印”對(duì)話框，按下端“打印”選項(xiàng)后面的下拉按鈕，選定“奇數(shù)頁”選項(xiàng)，點(diǎn)“確定”打??；然后將打印了奇數(shù)頁的紙張翻過來裝入打印機(jī)(注意：順序不能搞錯(cuò))，再選定“偶數(shù)頁”選項(xiàng)后，點(diǎn)“確定”打印。
5.只打印文本：一個(gè)圖文混排的文檔，如果我們只需要校對(duì)其文本內(nèi)容，我們完全可以不打印其中的圖片，而只將其文本打印出來。執(zhí)行“文件→打印”命令，按對(duì)話框下端“選項(xiàng)”按鈕，在隨后彈出的對(duì)話框中，將“打印文檔的附加信息”下面的“圖形對(duì)象”選項(xiàng)前面的“∨”號(hào)去掉即可。
三、異機(jī)打印
1.在無Word XP的電腦上打印Word文檔：A電腦上無打印機(jī)(或打印機(jī)壞了)，但安裝了Word XP，電腦 B上有打印機(jī)(打印機(jī) B)，但沒有安裝Word XP?，F(xiàn)要將電腦 A中一份Word XP文檔(文檔 C)在電腦 B中打印出來，可以這樣來實(shí)現(xiàn)：先在電腦 A中安裝打印機(jī) B的驅(qū)運(yùn)程序(這一點(diǎn)非常重要)，再打開文檔 C，用“文件→打印”命令打開“打印”對(duì)話框，將打印機(jī)設(shè)置成“打印機(jī) B”，再選中“打印到文件”選項(xiàng)，按“確定”按鈕，再接下來彈出的對(duì)話框中輸入一個(gè)文件名(A.prn)后，再按“確定”按鈕。然后將上述文件(A.prn)拷貝到到電腦 B的某個(gè)文件夾中，在DOS狀態(tài)下，在該文件夾下執(zhí)行“copy a.prn lpt1”命令，即可按原排版的格式將Word文檔 C打印出來。
2.Word字體隨身攜帶：在日常辦公中，常常要在另一臺(tái)電腦上打印本機(jī)Word文檔，如果采用的是Windows系統(tǒng)默認(rèn)的字體，在另一臺(tái)電腦上打印當(dāng)然不會(huì)有什么問題，可是如果本機(jī)采用的是另外安裝的字體，而另一臺(tái)電腦上又未安裝該字體，那么打印時(shí)就會(huì)變成宋體了。要想既不在另一臺(tái)電腦上安裝該字體，又要正確打印出該文檔，我們可以這樣做：執(zhí)行 “工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，選中“嵌入TrueType字體”，這樣就可以把創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，當(dāng)在另一臺(tái)電腦上打開此文檔時(shí)，仍可用這些字體來查看和打印該文檔。
友情提醒：①如果想實(shí)現(xiàn)此目的，必須對(duì)該文檔建立一種新的樣式，再應(yīng)用于該文檔中；②嵌入的字體只能是True Type字體；③這樣的文檔容量比較大，為了減小文檔的體積，可同時(shí)選中“只嵌入所用字符”選項(xiàng)；④在另一臺(tái)電腦上打開該文檔時(shí)，不能對(duì)嵌入的字體文本進(jìn)行修改，否則會(huì)使嵌入的字體丟失。
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Word表格操作小技巧
1.快速選定整個(gè)表格
①按住Alt鍵并雙擊所選表格。
②先將光標(biāo)移入表格，按“Alt+5”即可(數(shù)字鍵盤上的“5”，并且NumLock已關(guān)閉)。
2.拆分表格
①把光標(biāo)移至要作為子表的第一行的原表中的位置。
②按組合鍵“Shift+Ctrl+Enter”，可以將原表格分為上下兩個(gè)獨(dú)立的表格。
3.選擇一組單元格(或行、列)
你可以結(jié)合鍵盤和鼠標(biāo)，選取表格中一組連續(xù)的單元格(或行、列)。
①先用鼠標(biāo)選中第一個(gè)單元格；
②按著Shift鍵，在最末一個(gè)單元格處單擊鼠標(biāo)左鍵，即可選中這兩個(gè)單元格之間所有的部分。
4.直觀移動(dòng)表格中的行
①將光標(biāo)移至要移動(dòng)的行中，或用鼠標(biāo)選定要移動(dòng)的數(shù)個(gè)行。
②同時(shí)按組合鍵“Shift+Alt”和“↑”或“↓”，從而移動(dòng)選定行。你可以看到所選行上移或下移。另外在大綱視圖中單擊工具欄中的“上移”、“下移”按鈕也可以達(dá)到同樣的效果。
有意思的是，使用這個(gè)方法甚至可以將行移出表格，從而變成一個(gè)獨(dú)立行。
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Word 2000中繪圖的精確定位
Word 2000本身提供了繪圖工具，功能比較強(qiáng)大，一般可以滿足繪制普通文檔插圖的需要。不過在使用過程中，如進(jìn)行圖形細(xì)小移動(dòng)、對(duì)齊和連接等操作，卻怎么也調(diào)整不好，達(dá)不到要求，這時(shí)該怎么辦呢？
其實(shí)在Word 2000中繪圖是可以進(jìn)行精確定位的，這與繪圖單位有關(guān)。默認(rèn)情況下，圖形的對(duì)齊或移動(dòng)的距離都是以最小單位為基準(zhǔn)。Word 2000默認(rèn)的繪圖單位是水平間距0.86字符和垂直間距0.5行，也就是說，圖形的移動(dòng)距離都是默認(rèn)單位的倍數(shù)，最小移動(dòng)距離也只能是水平方向0.86字符和垂直方向0.5行，采用這個(gè)比較大的單位，顯然給繪圖帶來了不便。要實(shí)現(xiàn)精確繪圖，就要改變繪圖單位。點(diǎn)擊“文件”，選擇“頁面設(shè)置”，點(diǎn)擊“繪圖網(wǎng)格”，在“網(wǎng)格設(shè)置”中重新設(shè)置水平間距為0.01字符和垂直間距為0.01行。設(shè)置好后，用“Ctrl”和四個(gè)方向鍵，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)某個(gè)圖形的細(xì)小移動(dòng)，從而可以精確細(xì)致地繪制出漂亮的圖形。
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Office XP中嵌入工具條的秘密
計(jì)算機(jī)中同時(shí)安裝了Office XP和快譯之類的工具軟件后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)Office各個(gè)組件中的工具條上會(huì)顯示快譯類的嵌入式工具條，這給我們的工作帶來了方便。我們可以通過Office組件的“視圖→工具欄”臨時(shí)去掉這種嵌入式工具條，不過下次啟動(dòng)時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)它還是會(huì)出現(xiàn)。好奇的讀者會(huì)問了，能不能將工具條徹底去掉呢？當(dāng)然可以，讓我們來看看嵌入工具條的秘密吧。
在Office工具欄空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“自定義”，調(diào)出自定義對(duì)話框。單擊打開“命令”標(biāo)簽頁，在“類別”中選擇“工具”。這時(shí)你會(huì)看到在右側(cè)的“命令”列表框中有一個(gè)“COM 加載項(xiàng)”(注：FrontPage當(dāng)中顯示為“加載項(xiàng)”)，將它拖到工具欄上的任意位置，并關(guān)閉“自定義”對(duì)話框。現(xiàn)在單擊工具欄上的“COM 加載項(xiàng)”，會(huì)打開如圖所示的窗口，這就是嵌入工具條的秘密所在！其中“FastAIT 2002 Word Addin”表示《金山快譯》的工具條，“Powerword 2002 Office Addin”則是《金山詞霸》的工具條(筆者的電腦上安裝了《金山快譯》和《金山詞霸》)。如果你還安裝了其他有嵌入功能的軟件，則也可能會(huì)顯示在這里。
找到了嵌入工具條的秘密，現(xiàn)在要徹底去掉嵌入工具條就很簡單了。譬如將第一項(xiàng)前的鉤去掉，這樣下次啟動(dòng)Office時(shí)就不會(huì)再顯示《金山快譯》工具條了。需要說明的是，如果你把“Powerword 2002 Office Addin”前的勾去掉的話，那么《金山詞霸》的工具條并不會(huì)從Office工具欄上消失，不過它已經(jīng)失去了作用，任憑你如何點(diǎn)它，都不會(huì)再啟動(dòng)《金山詞霸》的翻譯功能啦。
編后：現(xiàn)在很多軟件都具有嵌入的功能，打開你的IE看看，也許會(huì)發(fā)現(xiàn)你的IE工具欄上多出了一些原本并不屬于IE的工具按鈕。《電腦報(bào)》上也曾經(jīng)介紹了利用注冊(cè)表和策略管理器在IE工具欄上添加其他工具按鈕的方法，有興趣的朋友可以動(dòng)手試試。
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Word2000中奇數(shù)行單元格合并后再“一分為二”
假如你需制作如(圖2)格式的表格，也許在拆分大單元格時(shí)你會(huì)遇上“麻煩”，如果你用工具上的“拆分單元格”命令隨即你就發(fā)現(xiàn)“此路不通”，如果你用工具欄的“鉛筆”畫你馬上會(huì)發(fā)現(xiàn)中間行自動(dòng)增大。但如果按以下步驟操作便可解決此問題：選定表格→表格→表格屬性→行，在“指定高度”的復(fù)選框上打鉤、在“行高值是”的下拉框內(nèi)選定“固定值”確定后，再用“鉛筆”畫即可解決。
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任務(wù)欄上不見“輸入法指示器”或“輸入法缺省En”
如果你遇到前一個(gè)問題，只需按如下步驟即可調(diào)出：點(diǎn)“開始”選“設(shè)置”，單擊“控制面板”，雙擊“輸入法”，在“啟動(dòng)任務(wù)欄上的指示器”的復(fù)選框上打鉤即可。如果你遇到后一個(gè)問題，就需按如下步驟操作：點(diǎn)“開始→設(shè)置→控制面板→鍵盤→語言→英語”即可。
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Word中圖形框(或文本框)內(nèi)的文本居中難
在Word實(shí)際操作中你可能會(huì)遇到如下情況：圖形框內(nèi)文本離上邊線和左邊線尚有一些空間而文本的下部或右部卻未能完全顯示出來，有時(shí)你費(fèi)盡心機(jī)讓圖形框內(nèi)文本居中卻難盡如人意。其中原由都是“內(nèi)部邊距”惹的禍。為此，我們須雙擊“圖形框”，彈出“設(shè)置圖形格式”對(duì)話框，選定“文本框”選項(xiàng)，根據(jù)情況修改左、右、上、下的數(shù)值即可。另外，表格列寬很小也會(huì)遭遇居中難問題，原因與解決方法與上雷同，只是其邊距須在“表格屬性”的“選項(xiàng)”內(nèi)修改。
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