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匯報材料，一般是單位或個人向上級領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)關(guān)所做的書面陳述材料，是當(dāng)前辦公室文秘工作常用的材料之一。匯報材料的種類很多，按性質(zhì)可以分為綜合性匯報、專題性匯報等。其基本格式：標(biāo)題（匯報單位、時間、文種）——稱呼（開場白）——正文（基本情況、經(jīng)驗做法、成效，困難和問題，下步工作）——結(jié)尾（結(jié)束語）。筆者結(jié)合多年的工作實踐，就如何撰寫匯報材料談幾點體會，與同仁們共同交流學(xué)習(xí)。

一、匯報材料的特點

匯報材料的基本特點是實事求是，簡潔明了。那么，在寫作角度的確立和質(zhì)量的追求上，還需要把握以下三個特點：

（一）匯報基調(diào)，保持下對上。如，鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校向鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府，縣教育局向縣委、縣政府匯報等，準(zhǔn)確把握這一表述角度和基調(diào)非常重要。因為，這不僅僅是尊重上級，更重要的是端正工作態(tài)度。作為下級就應(yīng)該保持這種基調(diào)，如實、全面提供情況。同時，切記不能把匯報材料寫成工作總結(jié)或者寫成工作布置，否則基調(diào)就變了。

（二）匯報內(nèi)容，力求有價值。在通常情況下，上級領(lǐng)導(dǎo)聽取匯報的目的，是為了準(zhǔn)確掌握下情，指導(dǎo)工作，增強(qiáng)決策的科學(xué)性。上級領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)關(guān)的工作思路，往往是遵循這樣一條軌跡：了解情況——決策部署——檢查落實，再進(jìn)入下一個循環(huán)過程。作為下級來說，在落實上級指示和任務(wù)時，所遵循的軌跡是：聽取部署——抓好落實——及時匯報——深入落實。上級領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)與下級的這種互動，就是上下級之間“了解情況與決策”、“落實并匯報反映情況”的信息互動。這種信息互動對于上級機(jī)關(guān)來說，需要下級機(jī)關(guān)提供的信息具有重要的價值。因為，從落實中反饋出的高質(zhì)量的信息，更有利于上級機(jī)關(guān)的決策部署。因此，在準(zhǔn)備匯報材料時，必須提高匯報材料中信息的價值。

（三）表現(xiàn)形式，重在展現(xiàn)亮點。在準(zhǔn)備匯報材料時，撰寫者最需要關(guān)心的問題，就是如何讓工作匯報得到上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的肯定和認(rèn)可。其實，一個單位的工作匯報，是其工作成績的真實反映，上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)對匯報材料的滿意，從本質(zhì)上說，是對單位所做工作的認(rèn)可。撰寫者要按照匯報材料的重心構(gòu)思提綱、提煉素材、廣泛聽取意見、反復(fù)錘煉內(nèi)容，才能寫出既被上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)認(rèn)可，又讓本單位領(lǐng)導(dǎo)滿意的匯報材料。因此，寫匯報材料，應(yīng)該盡量突出重點，展現(xiàn)亮點。

二、匯報材料的寫作要領(lǐng)

要寫好匯報材料，關(guān)鍵是要對匯報材料重要功能和作用進(jìn)行領(lǐng)會，準(zhǔn)確把握寫作要領(lǐng)。匯報材料的功能和作用主要體現(xiàn)在：匯報材料真實反映下級單位的困難和問題，使上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)正確評價所做的工作，或者在項目、資金等方面給予支持和幫助，有效解決實際問題。但是，在匯報材料寫作中，由于寫作經(jīng)驗不足、責(zé)任心不強(qiáng)等各方面的原因，導(dǎo)致存在一些突出的問題：一是跑題。沒有弄清上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)調(diào)研或檢查工作的主題，匯報抓不住重點，對那些與主題關(guān)系不大的情況談得過多過細(xì)。二是散亂。面面俱到，主題不集中，事例堆積，沒有內(nèi)在邏輯性。三是空泛。沒有提煉概括，不能抓住特色組織材料，缺少理性思考，就事論事，不用事實、數(shù)據(jù)、典型說話，大話、空話、套話連篇。鑒于這些問題，寫匯報材料時，我們要把握如下四個要領(lǐng)：

（一）把握主題，明確聽取匯報的對象。上級領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)關(guān)到下面了解情況、聽取匯報，事先有關(guān)部門都會發(fā)一個通知或者電話。即使是很突然的工作檢查，也會在到達(dá)之前先打招呼。因此，我們在準(zhǔn)備匯報材料之前，首先要弄清聽匯報的主要領(lǐng)導(dǎo)或檢查組來自哪個單位、部門，來的目的和任務(wù)是什么，是檢查工作、評估驗收，還是調(diào)研？是了解全面工作還是某一項專題工作？也就是說，撰寫者要明確上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的意圖，為什么要聽取這方面的匯報。寫匯報材料不僅僅是個文字表達(dá)的問題，我們必須要有對上級領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)關(guān)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，不斷深化對上級通知的理解，才能真正把握主題，明確對象。

（二）抓住重點，做到點面結(jié)合。上級領(lǐng)導(dǎo)深入本單位檢查指導(dǎo)工作機(jī)會很難得，檢查指導(dǎo)的重點一定要弄清楚。一般是聽取下級對正在制定或執(zhí)行的某些重大決策的建議，了解基層單位對一些重大決策、重點項目、重要工作事項采取的具體解決辦法和經(jīng)驗。因此，我們撰寫匯報材料要緊緊圍繞上級給出的提綱或者要求，抓住匯報的重點內(nèi)容，既要注意反映工作的整體情況，突出工作重點，又要注意處理好點與面、重點與一般的關(guān)系，切忌事無巨細(xì)，面面俱到，主次不分。如，調(diào)研匯報材料，重點講這項工作在實施過程中的困難和問題，講克服這些困難、問題的對策和建議，為上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供參考依據(jù)；評估驗收匯報，重點是講指標(biāo)完成情況，經(jīng)驗做法和成效等。

（三）突出特色，挖掘材料的深度。匯報材料的特色和深度，是打動上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵要素。所謂特色，就是對本單位最具特點的做法和經(jīng)驗的挖掘，是對上級指示精神的全面貫徹和創(chuàng)新落實；所謂深度，是上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)關(guān)心的重點，既包括對上級精神和部署任務(wù)深刻的理解和認(rèn)識，又包括對本單位工作深層次的總結(jié)和反思，還包括對下一步發(fā)展的預(yù)測和可能出現(xiàn)問題的看法及建議。而匯報材料的特色和深度，依賴于單位工作的特色和優(yōu)良效果，主要來自撰寫者對本單位工作經(jīng)驗的提煉，以及對工作開展的深入思考。也就是說，匯報材料不應(yīng)只是平鋪直敘地敘述過程，而應(yīng)將平時的工作概括出明確的觀點，提煉出具有鮮明特色的經(jīng)驗來。匯報材料要做到這一點，就必須首先熟知本單位的情況，了解未來工作發(fā)展的基本趨勢。

（四）理清思路，注重語言的錘煉。匯報材料是反饋式材料，是上下級面對面或間接互動時使用的文本。因此，我們要重視語言錘煉，使匯報材料讓上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)聽起來自然、合理。我們撰寫時要思路清晰，層次分明，言簡意賅，切忌拖泥帶水，廢話連篇。同時，匯報材料既不像演講稿那樣正規(guī)，也不像會議講話稿那樣需要很多的論述，在語言表達(dá)上還要樸實、通俗易懂；尤其是觀點的表述，要簡潔明了，便于記憶，盡量不用華麗的詞匯，更不能講過頭話、絕對話。此外，對于本單位的一些帶有個性色彩的經(jīng)驗和做法的闡述，一般要有相應(yīng)的文字解釋，讓聽者明白。

　　(作者單位：云南省廣南縣教育局)

（來源：應(yīng)用寫作雜志）

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