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本期導讀：

一份好用的清單，可以顯著提高我們的工作效率和時間管理能力，讓我們和拖延癥、慢性壓力說“再見”，進而成為高效能人士。為了創(chuàng)建有效清單，我們需規(guī)避7大誤區(qū)：

誤解待辦事項清單的目的
忽略設定截止日期
清單太長
給自己留了太多選擇
沒有為任務添加場景
任務被定義得過于寬泛
任務不符合特定目標

本文是2019年12月推送的第21篇干貨，計3424字，閱讀時間7分鐘。

文 | 達蒙·扎哈里亞德斯

來源 | 管理的常識（ID：Guanlidechangshi）

眾所周知，一份高效的待辦事項清單，可以幫我們掌控工作進程，確保我們在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務，避免浪費寶貴的時間去處理“看上去的危機”，進而成為高效能人士。

然而現(xiàn)實工作中，我們做的許多待辦事項清單并沒有對工作效率產(chǎn)生實質(zhì)性的提高，最后還是會有將近一半的任務都被無限期推遲或完全丟棄。

如何避免這一情況發(fā)生？首先，你要糾正以下7大常見誤區(qū)。

誤解待辦事項清單的目的

讓我們來思考這個問題：為什么要創(chuàng)建待辦事項清單？或者說，你希望用它們完成什么？

大多數(shù)人都誤解了清單的功能。他們認為清單就是幫助他們列出每項任務的一種工具。其實不然。

一份可靠的清單會將你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你轉(zhuǎn)向那些不太重要的項目。

待辦事項清單不應該成為確保你完成所有工作（尤其是那些瑣碎不重要的事）的工具，它需要做的是確保你完成那些真正要做的事情。

如果你誤解了它，那么你將無效而且過度地創(chuàng)建和使用它們，最終，清單也會阻礙你的效率提升。

忽略設定截止日期

沒有截止日期的待辦事項清單只能被稱為愿望清單。沒有最后期限，我們就會無所作為。

截止日期不只是強加緊迫感，它能幫助我們根據(jù)完成任務和項目所需的時間來確定任務和項目的優(yōu)先級。另外，它也會刺激我們?nèi)バ袆?，?zhàn)勝拖延。

面對沒有最后期限的任何規(guī)劃時，我們的動力很小。沒有動力，我們便什么都做不到。隨著時間的推移，未完成的任務越來越多，清單將變得無法掌控。

另外很重要的一點是，截止日期還有助于我們決定在何時花費有限的時間和精力。我們總會在不同的任務中選擇，無論手里的任務是什么，總是會有比完成它們所需時間更多的任務在排隊。

截止日期有助于我們?nèi)ニ伎己鸵?guī)劃，根據(jù)需要完成的目標，在任務之間進行選擇。

清單太長

太長的清單，是指那些似乎永遠不會結束的日常任務清單。它們一直在繼續(xù)，包含許多日常的事務。這些清單在許多方面都適得其反：

1. 它們分散注意力

因為它們給出了太多選擇，而每個選項都會把你的注意力從最重要的工作上移開。最后，很可能會干脆不采取行動而陷入“癱瘓”狀態(tài)，或者被迫做一些低性價比的活動，例如刷手機、聊微信。

2. 它們是不現(xiàn)實的

太長的清單最終會達到無法管理的程度。你無法做完所有瑣碎的事情，因為它們實在是太多了。

3. 它們令人沮喪

如果你列出的清單幾乎等于一份“今日無法完成的任務清單”，那么一次又一次這樣的經(jīng)歷，可能會破壞你的動力，使你更難有精力去做那些真正值得驕傲的高質(zhì)量工作，并且更難以按時完成這類高消耗的工作。

4. 它們變相地鼓勵你拖延

由于未能日復一日地完成待辦事項，隨著時間推移，你將失去驅(qū)動力或推動力，慢慢忘掉及時完成任務才是最根本的目的。

一天中，你能用來處理所列工作的時間是有限的。如果你只有4個小時，那么請確保清單中的項目可以在4小時內(nèi)完成。否則，列出太長的清單讓自己品嘗失敗的滋味，這并不能產(chǎn)生什么價值。

給自己留了太多選擇

每天早上醒來時，和我們一起蘇醒的還有一定量的認知資源。在我們做決定時，這些認知資源就會被快速地消耗掉。

例如，你應該在早餐時吃華夫餅、雞蛋還是麥片？在這個決定中，你通?？梢噪S意使用完整的認知資源。

然而，在一天結束時，即使是最簡單的選擇也似乎變得很難。你可能很累，大腦的任務處理器燒得冒煙了，對應的認知資源也很少。因此，你做出理性決策的能力就會被削弱，變得不那么專注，也不太能控制自己的沖動。

理解“決策疲勞”很重要，因為它決定了我們在不同任務之間分配時間的能力。

認知資源耗盡的時候，我們會更傾向于選擇能夠提供即時滿足的活動，而不是那些對我們來說更有價值的活動。我們更有可能選擇看電視，而不是選擇健身房；我們更有可能拿起一袋薯片，而不是自己烹飪。

存在太多選項的清單會加劇這種情況。它們迫使你做出關于需要處理哪些任務的非必要決定，每個決定都會侵蝕你的認知資源，并增加你的決策疲勞，導致了一種被稱為“決策逃避”的困境。

陷入“決策逃避”的結果可想而知：你的工作效率將直線下降，待辦事項（包括那些重要事項）也未能完成。

沒有為任務添加場景

大多數(shù)清單最大的劣勢之一就是缺乏任務的背景。

任務被寫下來，但是關于完成它所需的時間、優(yōu)先級以及它在完成某件事的過程中所起的作用，你未做任何標示。

沒有這樣的背景信息，你自然很難知道哪些任務需要立即關注。事實上，你都沒法根據(jù)自己的實際情況判斷能否完成特定任務。舉個例子：

假設你的清單包含“給我的會計師打電”這項任務，而它并沒有提供相關的優(yōu)先級信息，那么你是要今天打電話給會計師，還是等到下周？

同樣，它也沒有提供關于電話可能持續(xù)多長時間的信息。那么，你是要幾分鐘的時間，還是要聊上一個小時？

另外，你是要詢問會計師有關資產(chǎn)注銷的潛在問題，還是想探討建立“殼公司”的利弊？

在不知道其細節(jié)的情況下，我們難以決定是否處理待辦事項。

創(chuàng)建缺乏場景的任務清單，你的清單會變成對未解決和未完成事件的持續(xù)記錄，而不是對你需要完成的事件的記錄。

任務被定義得過于寬泛

之所以出現(xiàn)被寬泛定義的任務，問題在于它們的范圍太大了。因為缺乏明確的起點和終點，所以我們根本沒有辦法衡量任務做得究竟成不成功。

每個寬泛意義的待辦事項實際上是一個由眾多任務組成的完整項目。例如：

一位打算寫一本新小說的作者，如果將待辦事項列為“開始寫小說”就太模糊了。因為開始寫小說涉及的任務太多而并未詳細說明。相比起來，“編寫第1章初稿”這個任務會更有效。

一位希望改善部門工作流程的公司經(jīng)理，將待辦事項描述為“提高部門生產(chǎn)效率”就是模棱兩可的。而“安排與團隊負責人會面，討論新的工作流程計劃”會更有效，因為它提出了單一的目標，而且執(zhí)行者也很容易知道何時達到這個目標。

這些例子的關鍵點就在于，過于寬泛地定義任務，很不利于任務完成。如果你在完成待辦事項時遇到問題，請檢查它們是否可以被分解為較小的任務。

任務不符合特定目標

我們設定目標是為了促使自己采取行動。當我們能夠預測完成特定任務的積極結果時，我們不太傾向于拖延。

可問題在于，很多人在創(chuàng)建清單時都忘記了這個原則。他們寫下每一項想到的任務，但未能將這些任務與具體目標聯(lián)系起來。因此，他們最終花費大量時間來處理長遠來看對他們來說不重要的待辦事項。舉個例子：

假設你在明天的清單中寫出維護微博并“寫一篇新博文”，這是你認為需要做的任務。但你知道需要做的具體原因以及你在針對性地發(fā)布什么內(nèi)容嗎？

也許你希望新帖子能夠在微博上曝光，吸引大量流量涌入你的微博；也許你想讓自己的微博顯示在熱搜上；也許你希望文章能夠吸引業(yè)內(nèi)有影響力人士的關注。

這些可以促成你與他人建立有價值的聯(lián)系，激勵你做得更好。

關鍵是，你必須知道每個項目需要完成的原因，并將特定目標附加到清單的每項任務上。忽略了這一步，你就不會有動力去完成這個項目。

小結

在展示如何創(chuàng)建有效的清單之前，我們有必要先評估目前清單的有效性。對此，你要思考以下幾個問題：

你是否了解待辦事項清單在任務管理方法中的主要用途？
你是否為每個待辦事項設定了截止日期（某個具體日期，而不是“月末”）？
你是否將待辦事項清單中的項目數(shù)限制為7～10個？
你的待辦事項清單是否限定了那些要耗費精力進行選擇的任務范圍？
你是否給出每個待辦事項的具體情況，來判斷它是高價值還是低價值，以及相關時間規(guī)劃？
你是否具體地定義任務而非寬泛地描述，以便快速確定何時能完成它？
你是否將每項任務與特定目標相關聯(lián)？

如果這7個問題都考慮到了，你將知道如何創(chuàng)建可以幫助自己完成重要工作的任務清單。

?關于作者：達蒙·扎哈里亞德斯，效率和時間管理專家，著有《高效清單工作法》《治療拖延癥》《30天高效率計劃》等一系列幫助讀者提高效率的書。

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