真通電子(東莞)有限公司ERP項(xiàng)目
2002年6月的一天，真通電子（東莞）有限公司的王總經(jīng)理正召集公司各部門主管討論管理信息系統(tǒng)的更新問題。按照公司吳正義董事長的要求，真通電子要在兩個(gè)月內(nèi)完成ERP系統(tǒng)的選型，兩個(gè)月內(nèi)完成系統(tǒng)實(shí)施，以確保2003年10月公司上市前ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行。
真通電子（東莞）有限公司
真通電子（東莞）有限公司（以下簡稱：真通電子）1996年6月由臺灣真通科技股份有限公司投資建立，位于廣東東莞清溪鎮(zhèn)。公司初始投資總額為1.6億新臺幣，現(xiàn)已達(dá)到3億新臺幣。真通電子現(xiàn)有員工1500人，2001年真通電子銷售額為10億新臺幣。真通電子主要生產(chǎn)各種類型的電話機(jī)，現(xiàn)開始涉及數(shù)碼相機(jī)領(lǐng)域并計(jì)劃未來五年轉(zhuǎn)入光電產(chǎn)品。真通電子產(chǎn)品主要銷往美國、歐洲等地。
真通電子信息系統(tǒng)狀況
真通電子以前使用的是一套自己編寫的簡易MRP系統(tǒng)，系統(tǒng)已運(yùn)行了2年多，主要應(yīng)用在采購、生產(chǎn)計(jì)劃和物料管理，但管理不到制造系統(tǒng)。隨著公司規(guī)模和業(yè)務(wù)的擴(kuò)大，MRP系統(tǒng)已不能滿足需要，原MRP系統(tǒng)存在的問題有：
● 料品一物多號情況嚴(yán)重
● 庫存賬實(shí)不符，呆料積壓
● 生產(chǎn)計(jì)劃不準(zhǔn)確計(jì)劃時(shí)時(shí)變更
● 采購部門無法制定準(zhǔn)確及時(shí)的采購計(jì)劃
● 原料跟催無效經(jīng)常造成生產(chǎn)停工待料
● 財(cái)務(wù)部門不能對物流和資金流實(shí)時(shí)監(jiān)控
● 無法及時(shí)準(zhǔn)確獲得產(chǎn)品生產(chǎn)成本
引入ERP系統(tǒng)
王總經(jīng)理指示成本會計(jì)專員許晉嘉先生和文控中心（MIS部門）陶建林課長具體負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的評估和選型工作。
2002年8月，經(jīng)過2個(gè)多月的調(diào)研、比較，由真通電子MIS、財(cái)務(wù)、各車間等部門組成了評估小組，對入選的一共四家ERP廠商做了內(nèi)部投票評分，最后真通電子選擇了神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司的易飛ERP系統(tǒng)。8月12日，真通電子與神州數(shù)碼正式簽約。
8月22日，在ERP項(xiàng)目實(shí)施誓師大會上，真通電子吳正義董事長強(qiáng)調(diào)：ERP系統(tǒng)必須在最短的時(shí)間內(nèi)上線。會上，真通電子明確了上ERP系統(tǒng)的兩大目標(biāo)：一、加強(qiáng)成本控制；二、為2003年的公司上市規(guī)范工廠的基礎(chǔ)管理。會后，真通電子成立了ERP項(xiàng)目推行小組，王總經(jīng)理任項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人，由許晉嘉主持項(xiàng)目推進(jìn)的全面工作并直接向王總經(jīng)理匯報(bào)，各相關(guān)部門的主管兼任項(xiàng)目組組員。
真通電子的易飛ERP模塊包括：基本資料及管理維護(hù)系統(tǒng)、產(chǎn)品工程系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、批次需求計(jì)劃系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、工單委外管理系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付管理系統(tǒng)、總賬管理系統(tǒng)、生產(chǎn)成本系統(tǒng)和自動(dòng)分錄系統(tǒng)，基本覆蓋了真通電子的所有業(yè)務(wù)。（上線以后又增加了出口管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。）
真通電子希望第一期ERP實(shí)施后能達(dá)到：形成一個(gè)集成的、實(shí)時(shí)的公司整體信息平臺，所有業(yè)務(wù)信息經(jīng)逐級授權(quán)后在公司內(nèi)部充分共享，公司員工(包括決策層和執(zhí)行層)在獲得實(shí)時(shí)信息后能從不同角度及時(shí)響應(yīng)。
真通電子ERP系統(tǒng)計(jì)劃實(shí)施周期：2002年8月22日開始實(shí)施輔導(dǎo)，11月1日并行上線，2003年1月1日起完全拋開舊系統(tǒng)正式運(yùn)行。
ERP項(xiàng)目實(shí)施
真通電子ERP項(xiàng)目的實(shí)施嚴(yán)格按照神州數(shù)碼易飛ERP的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施方法進(jìn)行，即：
客戶狀況了解
工作進(jìn)度及內(nèi)容協(xié)調(diào)
模塊培訓(xùn)
基本資料搜集整理
程序設(shè)計(jì)培訓(xùn)
企業(yè)業(yè)務(wù)流程制定
上線前系統(tǒng)修改調(diào)整
硬件布線工程跟蹤
軟硬件安裝測試
系統(tǒng)操作培訓(xùn)
基本資料建立
上機(jī)模擬測試
余額資料整理與輸入
各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料開始上線運(yùn)行
上線后各系統(tǒng)修改與調(diào)整
真通電子ERP項(xiàng)目的實(shí)施特點(diǎn)有：
1、重新確定全部料號編碼和BOM架構(gòu)
真通電子以前的MRP系統(tǒng)編碼擴(kuò)展性不強(qiáng)，且缺乏一致性，有很多一物多號的情況，其編碼原則是將料件的技術(shù)參數(shù)和屬性全部納入。一些電子元器件如電阻、電容的特性屬性編入料號后，常常是同一零件不知是否已有編碼，順序打亂后，就容易形成一物多號。特別是將廠商代碼這樣的變動(dòng)屬性也納入了編碼中，很容易造成同種物料有多個(gè)編碼，結(jié)果是庫存數(shù)量不準(zhǔn)，極易產(chǎn)生呆滯料。
在ERP系統(tǒng)中，編碼方案采用標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算機(jī)編碼原則，按品號做大分類、中分類、小分類再加流水碼，物料的技術(shù)參數(shù)和屬性資料寫入品名規(guī)格字段（ERP產(chǎn)生的所有報(bào)表和憑證都會顯示品名規(guī)格）。在統(tǒng)一規(guī)范物料的品名和規(guī)格描述的前提下，如果錄入相同的品名規(guī)格，系統(tǒng)會提出警告或使資料不能保存，有效避免了一物多號。
項(xiàng)目小組花了大量時(shí)間在討論料號編碼和BOM架構(gòu)上，重新設(shè)定了真通電子全部零配件的編碼，共確定了100多個(gè)BOM、3000多種物料編碼。在一個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目小組完成了從舊編碼到ERP系統(tǒng)新編碼的轉(zhuǎn)換，并編寫了新舊編碼對照表。
2、特殊流程反復(fù)討論確定
在真通電子，當(dāng)電話機(jī)出現(xiàn)不良品退貨時(shí)，需將電話機(jī)分步拆解并檢測出有問題的元器件，但又很難分清是元器件本身不良還是加工組裝的問題，因此真通電子與相關(guān)供貨商達(dá)成協(xié)議：所有因返修而需采購的電子元器件，采購價(jià)格以原價(jià)格的一定折扣比例結(jié)算。另外，退貨返修時(shí)，解BOM不能靠標(biāo)準(zhǔn)BOM表，還須輔以人工作業(yè)。
返修單流程：返修單需求/業(yè)務(wù)開立返修訂單→業(yè)務(wù)出具返修通知單給生管→生管領(lǐng)出成品進(jìn)行拆機(jī)檢測→生管開出返修工單→以返修工單為計(jì)劃來源執(zhí)行采購計(jì)劃→物控維護(hù)采購計(jì)劃并發(fā)放采購單→生管按返修工單領(lǐng)料生產(chǎn)→返修完工品檢后入庫→業(yè)務(wù)核對原返修訂單出貨。
針對真通電子的這一實(shí)際情況，神州數(shù)碼顧問對返修流程、供應(yīng)商料件價(jià)格等做了特殊設(shè)定，使系統(tǒng)支持同一材料同一供應(yīng)商有不同的價(jià)格，確定的其它典型流程還有訂單系統(tǒng)流程、定期盤點(diǎn)作業(yè)流程等。
3、成本會計(jì)
按照王總經(jīng)理的要求，成本核算須落實(shí)到每一種產(chǎn)品上，包括在制品。
許晉嘉說：
“強(qiáng)化成本會計(jì)是真通電子引入ERP系統(tǒng)的一大目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)成本、批次訂單成本、半成品成本、產(chǎn)成品成本、外包生產(chǎn)成本均要分別核算。”
神州數(shù)碼實(shí)施顧問許林說：
“為此，我們強(qiáng)調(diào)了這樣幾個(gè)環(huán)節(jié)：采購負(fù)責(zé)對應(yīng)料號的價(jià)格準(zhǔn)確無誤；倉庫嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)料、退料制度；車間用料必須以每一張制令單為準(zhǔn)，從材料成本和標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)兩方面管控產(chǎn)品成本，訂單傭金核算也不再以客戶為對象，而是以產(chǎn)品為基準(zhǔn)。”
4、客戶化修改
真通電子的個(gè)性化程序修改很少，少量的更改如計(jì)劃批號跟蹤。
計(jì)劃批號跟蹤：真通電子基本上是訂單式生產(chǎn)，生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃以訂單作為批次計(jì)劃來源并產(chǎn)生對應(yīng)的計(jì)劃批號，在實(shí)際采購和生產(chǎn)運(yùn)作中各個(gè)環(huán)節(jié)都希望可以追蹤到該計(jì)劃批號，為此，神州數(shù)碼顧問對相關(guān)程序做了客戶化修改，包括采購部門的采購單、采購進(jìn)貨單、采購?fù)素泦魏蜕a(chǎn)部門的領(lǐng)料單、退料單、生產(chǎn)入庫單等均可顯示計(jì)劃批號，方便了計(jì)劃執(zhí)行部門做計(jì)劃跟蹤。
5、提前上線
10月初，真通電子完成了基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備、作業(yè)流程討論等。應(yīng)總部要求，王總經(jīng)理指示系統(tǒng)要從原計(jì)劃的11月1日并行上線提前至10月10日上線，由于工作量太大，項(xiàng)目組請示增加10天準(zhǔn)備時(shí)間，真通電子最后確定10月21日系統(tǒng)上線。在這期間，真通電子工程部為BOM、基本資料的錄入，庫房為系統(tǒng)導(dǎo)入、庫存余額開賬等連續(xù)加班至凌晨。
2002年10月21日真通電子ERP系統(tǒng)上線試運(yùn)行，11月1日與舊系統(tǒng)并行，12月1日正式廢棄舊系統(tǒng)和手工賬。
6、嚴(yán)格的項(xiàng)目管理制度
整個(gè)ERP實(shí)施過程中，真通電子對項(xiàng)目進(jìn)程一直有嚴(yán)格的控制管理。從系統(tǒng)培訓(xùn)、基本數(shù)據(jù)建立、作業(yè)流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)上機(jī)模擬到期初開賬并行上線，每個(gè)實(shí)施階段都設(shè)定了控制目標(biāo)，隨時(shí)了解實(shí)施狀況并確保項(xiàng)目按預(yù)定進(jìn)度進(jìn)行。
7、ERP系統(tǒng)維護(hù)
許林說：
“真通電子的MIS部門實(shí)力較強(qiáng)，系統(tǒng)憑證、報(bào)表的個(gè)性化設(shè)置等都由MIS陶建林課長組織完成。MIS部門還負(fù)責(zé)真通電子的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境維護(hù)，對ERP系統(tǒng)的后期維護(hù)也做得非常好，如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、郵件服務(wù)器分開設(shè)置，ERP系統(tǒng)與外界斷開，確保了系統(tǒng)安全。真通電子的ERP系統(tǒng)運(yùn)行到現(xiàn)在沒有出現(xiàn)任何大的故障或感染病毒。”
項(xiàng)目成效
● 產(chǎn)品工程管理規(guī)范化
ERP系統(tǒng)建立了科學(xué)、合理、規(guī)范的物料編碼體系，并借助系統(tǒng)的糾錯(cuò)功能，保證了庫存物料一物一號。
● 作業(yè)流程規(guī)范化
通過對業(yè)務(wù)接單、制定計(jì)劃、采購、安排生產(chǎn)和出貨等作業(yè)流程的優(yōu)化和固化，分配給每一個(gè)人工作范圍并細(xì)化權(quán)限設(shè)置，提高了公司的整體運(yùn)作效率。另外，產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更流程更加規(guī)范合理，減少了生產(chǎn)失誤，縮短了訂單交期。
● 信息集成化
系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了物流、資金流和信息流的高度集成，強(qiáng)化了公司內(nèi)部橫向和縱向的信息交流和共享，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的整合。財(cái)務(wù)、采購、銷售，庫存的信息共享，利于部門間的監(jiān)督。
● 決策科學(xué)化
借助ERP系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)匯集和分析功能，管理層從大量的繁雜零碎的單據(jù)、報(bào)表中解放出來了，系統(tǒng)提供的分析匯總報(bào)表以及線上自動(dòng)監(jiān)控功能使主管能準(zhǔn)確及時(shí)掌握整體生產(chǎn)運(yùn)行狀況。
許林說：
“易飛系統(tǒng)基本涵蓋了基礎(chǔ)制造業(yè)的所有業(yè)務(wù)，除了一些憑證單據(jù)的修改，真通電子項(xiàng)目沒有做大的個(gè)性化程序更改，這是系統(tǒng)能在較短周期內(nèi)上線的一個(gè)關(guān)鍵因素。”
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