小歐說(shuō)
常有人抱怨，工作太忙，沒(méi)有時(shí)間休息。無(wú)論是在工作還是生活中，我們都在極力追尋提高效率的方法。你是否渴望過(guò)這樣一種狀態(tài)：自己雖然整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕松自如地控制和處理一切。這里，可以很負(fù)責(zé)任地告訴你：這是有可能實(shí)現(xiàn)的。
讓我們從時(shí)間管理開(kāi)始。其實(shí)需要我們管理的并不是時(shí)間，時(shí)間管理的本質(zhì)，是管理我們的心智和行動(dòng)。我們將事情分配到合適的時(shí)間段中，在有限的精力中完成它們，得到更多的產(chǎn)出就是時(shí)間管理。時(shí)間管理的目的就是決定什么事該做，什么事不該做。
今天，小歐將為你推薦Getting Things Done（GTD），刷新你對(duì)時(shí)間管理的認(rèn)知。GTD幫助你更好地跟蹤和管理你的思緒、需要做的和想做的事，使你能在合適的情境中靜下心，集中精神完成最重要的任務(wù)。它能真正幫助你消除來(lái)自工作和個(gè)人生活的壓力和焦慮，從而在自身存在的每一刻都致力于最想追求的目標(biāo)。
回想你上一次感覺(jué)自己工作高效時(shí)的情形。你全身心投入到工作中去，時(shí)間的概念似乎消失了，一晃就到了用餐時(shí)間，而且你還明顯感受到工作取得了進(jìn)展。
如果你的回答是不能，那么你就需要好好地看一看這篇文章。
你必須用你的智慧
去清空你的大腦
如果你希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面幾點(diǎn)：
1
如果這件事總占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會(huì)受阻。任何一件你認(rèn)為還沒(méi)有完成的事情，都必須被置于一個(gè)客觀、可靠的體系中，或者是我稱(chēng)為“文件夾”的工具之中——必須經(jīng)?；卦L并予以清理。
2
在明白你的工作到底是什么之后，你還必須做出判斷：需要采取什么行動(dòng)來(lái)推動(dòng)工作進(jìn)程。
3
一旦決定了需要采取的行動(dòng)方案，你必須在某一個(gè)你會(huì)經(jīng)常查閱的系統(tǒng)中保存好與這些行動(dòng)相關(guān)的提示信息。
為什么有些事情
總是縈繞在你的心頭
在通常情況下，你對(duì)一些事情總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈兊臓顩r能有所改善，另外：
你還沒(méi)有明確地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么。
你還沒(méi)有確定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么。
你還沒(méi)有把關(guān)于預(yù)期結(jié)果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴(lài)的系統(tǒng)中去。
這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有問(wèn)題，做出一切必要的決定，并把預(yù)期結(jié)果保存到那個(gè)系統(tǒng)中去，你的大腦才會(huì)放松下來(lái)。
別讓生活成為你的攔路虎
明確GTD 的核心部分，即橫向管理工作流程的 5 個(gè)步驟：
1
收集引起我們注意的事物和信息；
2
理清每個(gè)項(xiàng)目的意義和相關(guān)措施；
3
組織整理結(jié)果，提出選項(xiàng)；
4
進(jìn)行思考回顧；
5
選擇行動(dòng)。
這些階段共同構(gòu)成了我們生活中的橫向管理系統(tǒng)，而且我們還可以隨時(shí)向其中添加常要考慮的新事項(xiàng)。
舉個(gè)例子，如果你打算為朋友做頓飯，但到家時(shí)發(fā)現(xiàn)廚房一團(tuán)糟，你會(huì)怎樣處理？
首先要確認(rèn)擺放不到位的所有東西（收集）；決定保留什么，扔掉什么（理清）；把東西歸位——放回冰箱、扔進(jìn)垃圾桶，或放進(jìn)水池（整理）；然后核對(duì)你的食譜，以及已有的食材和廚具（回顧），然后把黃油放進(jìn)鍋里融化，開(kāi)始做飯（行動(dòng)）。
許多人無(wú)法把工作安排得井井有條，主要原因是他們?cè)噲D一口氣完成這5個(gè)階段的工作。當(dāng)他們坐下來(lái)開(kāi)列工作清單時(shí)，大多數(shù)人試圖按照重要性和緊急程度來(lái)羅列“最重要的事情”，但他們卻沒(méi)有擬定任何具體的行動(dòng)方案。如果你因?yàn)槟承┦虑椋ū热绾献骰锇榈纳眨┠壳啊安⒎悄敲粗匾保鴷簳r(shí)將它擱置在一旁不做任何考慮，那么這件事就成了一個(gè)懸而未決的問(wèn)題。而它也將時(shí)刻消磨你的精力，阻礙你集中精力思考那些真正重要的事情。
1
收集：收集一切
引起我們注意力的事情；
百分之百地捕獲一切“未盡事宜”，將它們置于一個(gè)大腦之外的、客觀的體系——“工作籃”中，這個(gè)客觀的體系可以是實(shí)實(shí)在在的工作籃，也可以是筆記本、記事簿，也可以是電子產(chǎn)品或者計(jì)算機(jī)、PDA 都可以。當(dāng)我們進(jìn)行收集的時(shí)候，必須遵循三個(gè)原則：
每一個(gè)懸而未決的事情都必須存儲(chǔ)于我們的收集系統(tǒng)之中，而不是在我們的大腦里；
我們應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可；
我們必須定期地清空這些收集系統(tǒng)。
另外，應(yīng)該注意的是，這些所謂的“未盡事宜”，是不論大小、不論重要程度的，只要是存在于我們大腦中的，就應(yīng)該將它清理出來(lái)，放入到收集系統(tǒng)之中，而這些收集系統(tǒng)最好是能夠隨身攜帶的，這樣我們就可以隨時(shí)拿出來(lái)進(jìn)行回顧、清理或加工處理工作。
2
理清：加工處理后，
確定它們的實(shí)質(zhì)以及解決方法
當(dāng)我們從工作籃中取出一份材料的時(shí)候， 首先應(yīng)該問(wèn)問(wèn)自己：這到底是一件什么事情？然后再參照如下圖所示的 GTD 加工處理工作流程圖來(lái)進(jìn)行加工處理（粗邊框部分）。
當(dāng)我們弄明白了這件事情的實(shí)質(zhì)之后，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，這件事現(xiàn)在是否需要采取行動(dòng)？答案無(wú)非是兩種：是和不是。
如果答案是否定的，就會(huì)有三種可能：
是一些無(wú)用的垃圾，直接丟到垃圾箱。
目前沒(méi)有必要采取行動(dòng)，但是日后可能會(huì)需要處理。
具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能派上用場(chǎng)。
當(dāng)某件事情需要采取行動(dòng)的時(shí)候，我們必須做出兩個(gè)方面的決定：
我們已經(jīng)承諾完成哪些工作？需要達(dá)到什么樣的程度？也就是說(shuō)，我們必須明確這項(xiàng)工作必須達(dá)到的目的和將要取得的成果。
下一步需要采取的行動(dòng)是什么？“下一步行動(dòng)”是指那些必須付諸實(shí)施的具體活動(dòng)，它們推動(dòng)著形勢(shì)朝著既定目標(biāo)前行。
這些都是需要我們實(shí)施的真實(shí)而具體的行動(dòng)，這些行動(dòng)的提示信息將對(duì)個(gè)人管理系統(tǒng)是否有效起到?jīng)Q定性作用。
3
組織：組織整理得出結(jié)論；
組織整理就是指事情所處的位置與其意義相匹配。對(duì)于那些無(wú)須采取行動(dòng)的事務(wù)，可以將它們丟入垃圾桶、保存為等待分析的資料或歸檔為參考資料。如果無(wú)須針對(duì)某事項(xiàng)采取行動(dòng)，你可以把它當(dāng)成垃圾丟掉，也可以“存入備忘錄”以備日后再次評(píng)估，還可以歸檔保存起來(lái)以備隨時(shí)查閱。對(duì)于那些可以付諸行動(dòng)的事務(wù)，你則需要：一個(gè)項(xiàng)目清單、一個(gè)保存項(xiàng)目規(guī)劃和資料的存儲(chǔ)系統(tǒng)、一個(gè)日程表、一個(gè)下一步行動(dòng)清單以及一個(gè)等待清單。
GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)(context)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做哪些工作。
4
回顧：把它們列為
我們行動(dòng)的選擇方案；
你需要每隔一段時(shí)間，全面回顧自己的總體生活和工作情況。并對(duì)擬采取的具體行動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)檢查。對(duì)于大多數(shù)人而言，工作流程管理方法的神奇之處恰恰就是在不斷對(duì)過(guò)去進(jìn)行回顧的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的。也就是說(shuō)，你至少需要每周瀏覽一次那些未完善的工作和懸而未決的問(wèn)題，這非常重要。
每周回顧應(yīng)該完成以下任務(wù)
收集和加工處理所有的“材料”。
回顧整個(gè)系統(tǒng)。
更新各類(lèi)清單。
做到徹底、清楚、實(shí)時(shí)和完整。
大多數(shù)人在年假開(kāi)始前的一個(gè)星期里，總是感覺(jué)事事遂心，但這并不是因?yàn)樗麄円ザ燃佟Ｄ阍谶h(yuǎn)游出行之前的一周里會(huì)做些什么呢？你會(huì)徹底清理一切瑣碎事務(wù)，能了結(jié)的就了結(jié)，并且會(huì)重新協(xié)調(diào)部署各種安排。只有這么做，你才能在休閑時(shí)心無(wú)旁騖，才能輕松地在海灘、高爾夫球場(chǎng)或者山坡上放松身心。建議你每周做一次這樣的清理工作，而不是每年一次，以便將這種“活在當(dāng)下”的狀態(tài)帶入你的日常生活中。
5
執(zhí)行。
選擇行動(dòng)方案的三個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)：
確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的“四標(biāo)準(zhǔn)法”
情境：大多數(shù)事情的處理需要一個(gè)明確的地點(diǎn)，如辦公室；或者某些輔助的工具，如電腦，而這正是限制我們行動(dòng)選擇的首要因素。
有多少時(shí)間：處理這件事情所需要的時(shí)間是否足夠。
多少精力：你有多少精力呢？某些事情需要你頭腦清醒、思路清晰、富于創(chuàng)造力，而另一些則要求你具備充沛的體力。
重要性：當(dāng)你考慮了情境、時(shí)間、精力這三個(gè)條件后，你需要判斷哪個(gè)行動(dòng)選項(xiàng)會(huì)給你最高的回報(bào)了。
確認(rèn)每日工作的“三分類(lèi)法”
當(dāng)你著手處理事務(wù)，也就是人們?cè)谝话闱闆r下提到的“工作”時(shí)，你可能是在從事以下3種不同類(lèi)型的活動(dòng)：
執(zhí)行事先安排好的工作。
處理突發(fā)事件。
安排自己的工作。
一旦你完成了對(duì)工作的安排，你也就完成了行動(dòng)清單的更新。有了這些行動(dòng)清單，再根據(jù)情境、時(shí)間、精力進(jìn)行篩選，你就能得出需要著手處理的具體任務(wù)了。
顯而易見(jiàn)，如果你希望對(duì)工作的實(shí)質(zhì)以及落實(shí)的時(shí)機(jī)做出準(zhǔn)確的判斷和決策，那么你就必須考慮大量因素。從傳統(tǒng)意義上講，“確定事務(wù)重要性的先后順序”主要聚焦于你的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和價(jià)值取向上。當(dāng)具有潛在意義的一切東西被收集、清理、組織和回顧，我們才有可能真正展示自己更成熟、更優(yōu)雅、更聰明的一面。
END
本文整編自《搞定1：無(wú)壓工作的藝術(shù)》，作者戴維·艾倫。
編輯 | 褚嘉霓
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