單據(jù)管理制度
一、單據(jù)范圍
本制度包括:出示單據(jù)、外來單據(jù)、內(nèi)部結(jié)算單據(jù)。
1、出示單據(jù):發(fā)票、收銀單。
2、外來單據(jù):發(fā)票、收據(jù)、送貨單、部分白條(鮮活食品)。
3、內(nèi)部結(jié)算單據(jù):申購單、收據(jù)入庫單、領(lǐng)料單、配送單、收銀底帶、貨物短缺(溢余)單、報(bào)損單、日報(bào)表、月報(bào)表、盤點(diǎn)表、盤點(diǎn)差異表等內(nèi)部結(jié)算單據(jù)，所有同部結(jié)算單能使用電腦單據(jù)的盡量使用電腦單據(jù)。
二、單據(jù)管理原則
1、消號單據(jù)管理制度:涉及到對外的出示單據(jù)和結(jié)算單據(jù)一律實(shí)行消號制度。主要包括以下內(nèi)容:發(fā)票、收據(jù)、(包括:手寫單據(jù)和打印的都必須在財(cái)務(wù)報(bào)備，由財(cái)務(wù)發(fā)出，蓋章，無財(cái)務(wù)蓋章的單據(jù)視為無效單據(jù))繳款單、酒水單、入庫單，建立領(lǐng)用消號制度，落實(shí)專人管理。
2、限額領(lǐng)用制度:定額發(fā)票，實(shí)行限額領(lǐng)用。
3、其他單據(jù)實(shí)行普通單據(jù)管理
三、單據(jù)合法原則
1、收據(jù)應(yīng)由交款人、收款人簽字方為有效。
2、入庫單應(yīng)由采購、庫管、入庫部門領(lǐng)導(dǎo)簽字方為有效。直接在使用部門入庫的使用部門主管必須簽字方為有效。
領(lǐng)料單應(yīng)由領(lǐng)料部門經(jīng)理、庫管、領(lǐng)料人簽字。
報(bào)賬發(fā)票、收據(jù)、白條:外來單據(jù)應(yīng)據(jù)備以下內(nèi)容:對方單位印章、收款人簽字、日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容或摘要、金額;購銷發(fā)票還應(yīng)有:商品名稱、規(guī)格、型號、單位、單價(jià)、金額。所有的外來單據(jù)金額欄必須有大小寫兩種格式(同出示單據(jù))。外來單據(jù)應(yīng)辦理入庫手續(xù)或驗(yàn)收手續(xù)的必須以入庫單或驗(yàn)收單據(jù)做為外來單據(jù)的附件。沒有入庫單的需經(jīng)手人、部門經(jīng)理簽字方為有效;發(fā)票、收據(jù)、白條等外來單據(jù)不單獨(dú)報(bào)銷，必須附在費(fèi)用報(bào)銷單后才能報(bào)銷。
5、費(fèi)用報(bào)銷單:外來單據(jù)報(bào)銷類:將外來單據(jù)作為報(bào)銷單的附件，費(fèi)用報(bào)銷單填寫以下內(nèi)容:外來單據(jù)內(nèi)容，會計(jì)科目，附件張數(shù)，日期，金額等內(nèi)容。沒有外來單據(jù)的報(bào)銷單必須填寫具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，所有的報(bào)銷單必須經(jīng)報(bào)銷人、會計(jì)、公司負(fù)責(zé)人、簽字為有效。
7、收銀底帶應(yīng)由收銀、出納簽字。
8、貨物短缺(溢余)應(yīng)由庫管、門店經(jīng)理、采購簽字。
9、報(bào)損單:作品、原材料在付報(bào)損應(yīng)由庫管、部門主管、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理簽字，方為有效。 10、收銀、柜臺的收入日報(bào)和月報(bào):由收銀員，收銀稽核、和部門店經(jīng)理簽字。 11、盤點(diǎn)表由實(shí)物負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理、盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人簽字。
12、盤點(diǎn)差異表應(yīng)由庫管、會計(jì)、部門經(jīng)理、總經(jīng)理簽字。
13、申購單分為兩部門;(1)鮮活食品原材料申購單由餐廳經(jīng)理、行政總廚簽字方為有效(2)原輔材料一次性用品申購單由部門經(jīng)理，行政總廚，庫管簽字方為有效，健身部在物品采購由主管制定采購計(jì)劃、由譚總審批后方為有效。(3)酒水一次性用品申購單由門店負(fù)責(zé)人、庫管簽字方為有效(3)各部門物耗品:掃帚、燈泡、等其他易耗物品(單項(xiàng)金額10元以下總金額在50元以內(nèi) )申購單由各部門負(fù)責(zé)人簽字方為有效。(4)其他小額零星(單項(xiàng)金額10元以下總金額在50元以內(nèi))購置物品申購單由申購部門負(fù)責(zé)人簽字方為有效。(5)其他低耗品，小額財(cái)產(chǎn)(100元以上的)申購單由部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字方為有效(6)500元以上的財(cái)產(chǎn)不需填寫申購單，但由總經(jīng)理同意后才能執(zhí)行(或者簽訂合同由總裁簽字蓋章后按合同有關(guān)條款執(zhí)行)同時(shí)，執(zhí)行過程要隨時(shí)匯報(bào)總裁。付款、報(bào)賬都須經(jīng)過總裁審批后才能執(zhí)行。采購員憑申購單、采購物品;如遇緊急采購的物品， 可事后補(bǔ)辦入庫手續(xù)，需部門 經(jīng)理簽字確認(rèn)。
四、單據(jù)規(guī)范(注意事項(xiàng))
1、收據(jù)應(yīng)在摘要欄填寫收款事由或具體的收款項(xiàng)目，內(nèi)容必須詳盡清楚。金額欄大寫小寫必須一致，金額填寫規(guī)則:金額必須正確及準(zhǔn)確。
領(lǐng)料單、入庫單、貨物短缺(溢余)單應(yīng)填寫物資書面名稱、入庫單位、數(shù)量單位、單價(jià)、金額(大小寫)、等級，有規(guī)格型號，應(yīng)填寫規(guī)格型號，沒有的不填。領(lǐng)料單、入庫單必須按行次填寫，同一張單內(nèi)出現(xiàn)負(fù)數(shù)內(nèi)容時(shí)，也只能按行次填寫，不得隔行填寫。(一般情況下，填寫紅色入庫單或出庫單。)
3、費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)填寫:費(fèi)用項(xiàng)目或事由、費(fèi)用類型、金額(大小寫)。
4、報(bào)損單應(yīng)填寫報(bào)損原因、品名、數(shù)量。
5、盤點(diǎn)表、差異表:品名、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、等級。
6、申購單:申購部門、數(shù)量、質(zhì)量、等級、產(chǎn)地、品名、規(guī)格、型號、期限、原因、日期。 7、所有單據(jù)填寫均應(yīng)字跡清晰，數(shù)字規(guī)范。
8、所有單據(jù)金額填寫規(guī)則:有大寫欄的，大小寫必須一致，無大寫欄的可不填，小寫合計(jì)欄在最高位數(shù)前填寫“,”，有數(shù)量的單據(jù)，數(shù)量，單價(jià)，金額必須相符，單項(xiàng)金額與合計(jì)金額必須相符。金額四舍五入規(guī)則:單項(xiàng)金額必須準(zhǔn)確無誤，不能四舍五入，合計(jì)金額必須四
舍五入，不得有分位數(shù)出現(xiàn)。便于結(jié)算。
五、單據(jù)聯(lián)次及傳遞
1、收據(jù)為三聯(lián):出納存根一聯(lián)、交款人一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)每旬報(bào)賬時(shí)一并傳遞會計(jì)部。 2、入庫單為三聯(lián):庫管一聯(lián)、采購(或供應(yīng)商聯(lián))、財(cái)務(wù)聯(lián)。
原材料入庫單，采購(或供應(yīng)商聯(lián))聯(lián)于填寫時(shí)取得，財(cái)務(wù)聯(lián)必須由保管在填寫次日內(nèi)傳遞財(cái)務(wù)室，最多不超過次日。
其它入庫單，采購聯(lián)于填寫時(shí)取得，財(cái)務(wù)聯(lián)付在購貨發(fā)票收據(jù)后，報(bào)賬時(shí)(報(bào)賬期限為三天以內(nèi))一并傳遞財(cái)務(wù)室。
3、領(lǐng)料單三聯(lián):庫管一聯(lián)、領(lǐng)料部門一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)。
一次性辦公用品(筆、筆芯、紙等)不辦理領(lǐng)料單，但需在庫管辦公用品領(lǐng)用薄上簽字。 其它原材料(包括一次性用具)領(lǐng)料單，財(cái)務(wù)聯(lián)在填寫當(dāng)日由保管傳遞財(cái)務(wù)室。 其它財(cái)產(chǎn)、低值易耗品類領(lǐng)料，財(cái)務(wù)聯(lián)附在發(fā)票后連同入庫單、發(fā)票一并于報(bào)賬時(shí)(報(bào)賬期限為三天以內(nèi))傳遞財(cái)務(wù)
4、收銀底帶、日報(bào)表經(jīng)門店經(jīng)理簽字后，當(dāng)日營業(yè)結(jié)束后或次日營業(yè)前傳遞財(cái)務(wù)(由收納自行取得)，具體傳遞為:收銀員打出日報(bào)或收銀底帶 稽核人員稽核并出具報(bào)告和差異報(bào)表 財(cái)務(wù)室。
5、貨物短缺(溢余)單，附在入庫單后一并于傳遞入庫單時(shí)傳遞財(cái)務(wù)室。 7、報(bào)損單兩聯(lián):財(cái)務(wù)一聯(lián)、報(bào)損一聯(lián)。報(bào)損單由部門連同報(bào)損告一并傳遞保管處，保管處呈總經(jīng)理審批后登記賬務(wù)，然后將一聯(lián)退還報(bào)損部門一聯(lián)傳遞財(cái)務(wù)室，月終應(yīng)將所有報(bào) 損單傳遞財(cái)務(wù)室。
6、盤點(diǎn)表
原材料(鮮活食品)盤點(diǎn)表兩聯(lián)，財(cái)務(wù)室自行盤點(diǎn)，自行取得盤點(diǎn)，完畢后留存一聯(lián)給部門; 庫房原材料盤點(diǎn)表一式兩聯(lián)，保管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，均于盤點(diǎn)完畢后取得; 門店原材料盤點(diǎn)表一式三份，保管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)、門店一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)由保管于盤點(diǎn)完畢后兩日內(nèi)傳遞財(cái)務(wù)室，其余兩聯(lián)于盤點(diǎn)完畢時(shí)取得;
其他盤點(diǎn)表一式三聯(lián)，部門一聯(lián)、庫管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)與盤點(diǎn)完畢后兩日內(nèi)由保管傳遞財(cái)務(wù)室，其余由盤點(diǎn)完畢時(shí)取得。
7、盤點(diǎn)差異表
門店原材料差異表:由財(cái)務(wù)室根據(jù)主管呈報(bào)的差異表于月終時(shí)匯總，一式兩聯(lián)，由總經(jīng)理審批和復(fù)核后由財(cái)務(wù)室留底一聯(lián)，另一聯(lián)由財(cái)務(wù)室傳遞門店經(jīng)理。
基地庫房盤點(diǎn)差異表:一式三聯(lián)，由財(cái)務(wù)室收取盤點(diǎn)表之日起7日內(nèi)出具經(jīng)總經(jīng)理復(fù)核后，分發(fā)部門和總經(jīng)理，財(cái)務(wù)部留底一聯(lián)。
財(cái)產(chǎn)、低值易耗品盤存差異表一式四份，總經(jīng)理一份、財(cái)務(wù)一份、庫管一份、部門一份，差異表由庫管于盤點(diǎn)完畢后10日內(nèi)出具，分別呈部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字后分發(fā)各部門。 10、部門內(nèi)部物資調(diào)撥單:一式四聯(lián)，財(cái)務(wù)、庫管、使用部門各一聯(lián)，由庫管于調(diào)撥之日出具。調(diào)撥雙方簽字后呈執(zhí)總，審核后由保管分發(fā)各部門。
11、申購單:一式兩聯(lián)，申購部門留底一聯(lián)，另一聯(lián)通過不同途徑傳遞財(cái)務(wù)室:(1)申購部門通過各級審批(2)傳遞采購部(或由基地傳遞采購部)，采購實(shí)施采購。采購?fù)戤厒鬟f庫管處(3)庫管入庫同時(shí)審核申購單并辦理相關(guān)手續(xù)(4)由庫管最后直接(或經(jīng)過采購)傳遞財(cái)務(wù)室。
12、所有單據(jù)每一列都應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)傳遞給相關(guān)部門，不能遺漏、錯(cuò)單，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)單，把錯(cuò)單收回，并調(diào)換正確的單據(jù)。
六、單據(jù)保管
1、財(cái)務(wù)部單據(jù)均應(yīng)填制記賬憑證，隨記賬憑證按會計(jì)規(guī)定裝訂成冊。
2、所有電腦單據(jù)，同手工單據(jù)保管。
3、庫管單據(jù)分為:入庫單(應(yīng)付帶申購單)、領(lǐng)料單、配送單、調(diào)撥單分類裝訂成冊，封面記錄、單據(jù)期限、號碼范圍、單據(jù)種類、單據(jù)冊數(shù)、年度總編號等會計(jì)規(guī)定相關(guān)內(nèi)容。 4、門店及基地應(yīng)將各自的配送單、領(lǐng)料單按月裝訂成冊，封面記錄、單據(jù)種類和張數(shù)等。 5、各部門年終時(shí)應(yīng)將所有裝訂成冊的單據(jù)移交財(cái)務(wù)室。
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