Access是辦公軟件系統(tǒng)Office 中的一個(gè)重要組件，它是一個(gè)功能強(qiáng)大且簡單易用的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。
Access 2003的特點(diǎn)
Access 2003除了具備建數(shù)據(jù)庫、管理表、建立表間關(guān)系等一般關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)所共有的功能之外，還擁有很多適合現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理任務(wù)的獨(dú)特功能。易于管理的文件型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 使用Access創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是封裝在一個(gè)單獨(dú)的文件中的，即一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的各種成分（包括數(shù)據(jù)表、查詢、窗體、報(bào)表、宏和模塊）都存儲(chǔ)在一個(gè)文件中，這樣有利于整個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的遷移和維護(hù)等工作。
廣泛地支持各種數(shù)據(jù)類型 除了基本數(shù)據(jù)類型外，Access 2003還支持OLE（Object Linking and Embedding）數(shù)據(jù)和XML（Extensible Markup Language）數(shù)據(jù)，從而大大地提高了可管理的數(shù)據(jù)的類型。
方便快捷的圖形化工具和向?qū)?Access 2003采用了與整個(gè)Office 2003統(tǒng)一的用戶界面，并提供了許多圖形化的工具和向?qū)?，從而使用戶不用編寫代碼便可以輕松地創(chuàng)建并管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
提供了大量的內(nèi)置函數(shù)與宏 Access 2003提供了大量的內(nèi)置函數(shù)與宏，從而使數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員、甚至是不懂編程語言的開發(fā)人員都可以快速地以一種無代碼的方式實(shí)現(xiàn)各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)操作與管理任務(wù)。
增強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)功能 Access 2003提供了創(chuàng)建數(shù)據(jù)訪問頁的功能。這是一種可以發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上的Web頁面，用戶通過數(shù)據(jù)訪問頁可以直接查詢和處理數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。
Access 2003的操作環(huán)境
啟動(dòng)Access 2003
◇【開始】/【所有程序】/【Microsoft Office】/【Microsoft Office Access 2003】命令。
◇雙擊桌面上的快捷方式圖標(biāo) 。
◇ 通過【我的電腦】或【資源管理器】窗口找到Access 2003應(yīng)用程序后，雙擊應(yīng)用程序的圖標(biāo)。
Access 2003的界面
啟動(dòng)Access 2003以后可以看到如圖所示的用戶界面。
◇標(biāo)題欄。Access 2003主窗口的最上面是標(biāo)題欄，顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的名稱。
◇菜單欄。菜單欄包括了該軟件的絕大部分命令。菜單欄右邊有一個(gè)文本框，在其中鍵入需要尋求幫助的問題，然后按Enter鍵，便可以獲取相關(guān)的幫助信息。
◇工具欄。工具欄以圖標(biāo)的形式提供了執(zhí)行Access 2003中常用命令的快捷操作方式。 ◇任務(wù)窗格。任務(wù)窗格提供了Access 2003的常用任務(wù)，以方便用戶的操作。Access2003啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)顯示【開始工作】任務(wù)窗格，根據(jù)當(dāng)前執(zhí)行任務(wù)的不同，任務(wù)窗格會(huì)自動(dòng)隨之變化。
◇工作區(qū)。工作區(qū)是Access 2003用來打開和編輯數(shù)據(jù)庫文件的區(qū)域。Access 2003一次只能在工作區(qū)中打開一個(gè)數(shù)據(jù)文件，工作區(qū)中打開的數(shù)據(jù)庫文件的窗口叫做數(shù)據(jù)庫窗口。數(shù)據(jù)庫窗口是Access的命令中心，在這里可以創(chuàng)建和使用Access數(shù)據(jù)庫或Access項(xiàng)目中的任何對(duì)象。
◇狀態(tài)欄。主窗口的最下啊是狀態(tài)欄，它顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的工作狀態(tài)等信息。
打開Access數(shù)據(jù)庫
在Access 2003中，可以通過【文件】/【打開】命令打開一個(gè)已有的Access數(shù)據(jù)庫文件。數(shù)據(jù)庫文件被打開后，Access 2003的【工作區(qū)】中會(huì)出現(xiàn)一個(gè)【數(shù)據(jù)庫窗口】，用于顯示打開的數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。
退出Access 2003
◇單擊【文件】/【退出】命令。
◇單擊Access窗口右上角的關(guān)閉按鈕。
◇雙擊Access窗口左上角的系統(tǒng)控制按鈕。
◇按ALT+F4組合鍵。
Access數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)
◇一個(gè)完整的Access數(shù)據(jù)庫是由7種數(shù)據(jù)庫對(duì)象組成的，分別是“表” “查詢” “窗體” “報(bào)表” “頁” “宏”和“模塊”。
◇這些數(shù)據(jù)庫對(duì)象可以在【數(shù)據(jù)庫窗口】中查看和編輯。
◇最簡單的Access數(shù)據(jù)庫可以只包含“表”這一種數(shù)據(jù)庫對(duì)象。
下面分別介紹這些數(shù)據(jù)庫對(duì)象的功能。
表 一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫中可以存儲(chǔ)多張表，表之間還可以建立關(guān)系，以便把不同表中的數(shù)據(jù)聯(lián)系起來。
查詢 查詢是Access數(shù)據(jù)庫中的一種重要的對(duì)象，它是一種虛擬表，即不會(huì)用來存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，而是按照一定的條件或準(zhǔn)則從一個(gè)或從個(gè)數(shù)據(jù)表中映射出的虛擬視圖。查詢對(duì)象為用戶更方便地查看、分析和更改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)提供了一種直觀的視圖。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【查詢】按鈕，便可以看到這個(gè)數(shù)據(jù)庫中所包含的查詢。
窗體 窗體為用戶查看和編輯數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)提供了一種友好的交互式界面。在Access 2003中，用戶可以使用各種圖形化的工具和向?qū)Э焖俚刂谱鞒鲇脕盹@示和操作數(shù)據(jù)的窗體。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】中的【窗體】按鈕，可以查看這個(gè)數(shù)據(jù)庫中包含的窗體。雙擊某個(gè)窗體的名稱。
報(bào)表 報(bào)表為打印輸出數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)的處理結(jié)果提供了一種便捷的方式。用戶可以將一個(gè)或多個(gè)表和查詢中的數(shù)據(jù)以一定的格式制作成報(bào)表，還可以將數(shù)據(jù)處理的結(jié)果或各種圖表插入到報(bào)表中。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【報(bào)表】按鈕，可以查看到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的報(bào)表。
數(shù)據(jù)訪問頁 數(shù)據(jù)訪問頁是Access 2003中唯一一個(gè)獨(dú)立于Access數(shù)據(jù)庫文件之外的對(duì)象。用戶可以直接打開數(shù)據(jù)訪問頁，并通過它對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種操作。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【頁】按鈕，可以查看該數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)訪問頁。
宏 宏是一種為實(shí)現(xiàn)較復(fù)雜的功能而建立的可定制的對(duì)象，它實(shí)際上是一些列操作的集合，其中每個(gè)操作都能實(shí)現(xiàn)特定的功能。例如，打開窗體、生成報(bào)表、保存修改等。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【宏】按鈕，可以看到這個(gè)數(shù)據(jù)中所包含的宏，每一個(gè)宏都是一項(xiàng)功能，雙擊即可執(zhí)行。一般情況下，由窗體對(duì)象為宏提供輸入和輸出界面。
模塊 模塊是Access數(shù)據(jù)庫中最復(fù)雜也是功能最強(qiáng)大的一種對(duì)象。在Access 2003中，使用其內(nèi)置的Visual Basic for Application來建立和編輯模塊對(duì)象，一個(gè)模塊對(duì)象一般是一組相關(guān)功能的集合。單擊【數(shù)據(jù)庫窗口】左邊的【模塊】按鈕，可以查看到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫所包含的模塊。和宏類似，模塊也是一種在后臺(tái)執(zhí)行的功能，沒有界面。雙擊其中的某個(gè)模塊，可以打開VBA集成開發(fā)環(huán)境對(duì)其進(jìn)行編輯。
簡言之，“表”用來存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；“查詢”用來查找數(shù)據(jù)；用戶通過“窗體”、“報(bào)表”、“頁面”獲取數(shù)據(jù)；“宏”和“模塊”則用來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)操作。
窗口左側(cè)包含兩個(gè)方面的內(nèi)容，上面是[對(duì)象]，下面是[組]。[對(duì)象]下分類列出了Access數(shù)據(jù)庫中的所有對(duì)象，比如說用鼠標(biāo)點(diǎn)一下[表]，窗口右邊就會(huì)列出本數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)創(chuàng)建的所有表。而[組]則提供了另一種管理對(duì)象的方法：我們可以把那些關(guān)系比較緊密的對(duì)象分為同一組，不同類別的對(duì)象也可以歸到同一組中。比如說我們通訊簿數(shù)據(jù)庫，其中的通訊簿表和通訊簿窗體就可以歸為一組。在數(shù)據(jù)庫中的對(duì)象很多的時(shí)候，用分組的方法可以更方便地管理各種對(duì)象。
那具體怎樣管理對(duì)象呢？ 比如說我們想建立一個(gè)新的表，就需要將鼠標(biāo)移動(dòng)到[對(duì)象]下面的[表]這個(gè)選項(xiàng)上，單擊左鍵，[表]這個(gè)選項(xiàng)就會(huì)凹下去，這時(shí)再將鼠標(biāo)移動(dòng)到[新建]按鈕上，單擊鼠標(biāo)左鍵就可以新建一個(gè)表了。
創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫
在Access 2003中，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫就像創(chuàng)建Word文檔一樣簡單，因?yàn)樗峁┝送耆珗D形化的用戶界面和豐富的向?qū)А?div style="height:15px;">
使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫“數(shù)據(jù)庫向?qū)А本褪茿ccess為了方便的建立數(shù)據(jù)庫而設(shè)計(jì)的向?qū)ь愋偷某绦?，它可以大大提高工作效率。通過這個(gè)向?qū)В覀冎灰卮饚讉€(gè)問題就可以輕松的獲得一個(gè)數(shù)據(jù)庫。
在使用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы?shù)據(jù)庫之前，必須選擇需要建立的數(shù)據(jù)庫類型。因?yàn)椴煌愋偷臄?shù)據(jù)庫有不同的數(shù)據(jù)庫向?qū)?，要是選錯(cuò)了向?qū)?，那我們的工作可就白費(fèi)了。
[常用]工具欄/[新建]按鈕/[新建文件]窗格/[模板]類/[本機(jī)上的模板]。
自建數(shù)據(jù)庫：例如，我們使用Access 2003創(chuàng)建一個(gè)名為“學(xué)生信息管理系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)庫。
① 啟動(dòng)Access 2003。
② 單擊【文件】/【新建】命令。【任務(wù)窗格】會(huì)切換到【新建文件】任務(wù)狀態(tài)。
③ 【新建文件】任務(wù)窗格中單擊【空數(shù)據(jù)庫】命令，打開【文件新建數(shù)據(jù)庫】對(duì)話框。
④ 在【文件新建數(shù)據(jù)庫】對(duì)話框中，指定數(shù)據(jù)庫文件的存儲(chǔ)位置，并在文件名文本框中輸入數(shù)據(jù)庫文件的文件名“學(xué)生信息管理系統(tǒng)”，然后單擊【創(chuàng)建】按鈕。這樣，Access 2003便在指定的位置創(chuàng)建了一個(gè)名為“學(xué)生信息管理系統(tǒng)”的空數(shù)據(jù)庫文件。
⑤ 數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建成功之后，Access 2003會(huì)自動(dòng)打開這一數(shù)據(jù)庫的【數(shù)據(jù)庫】窗口，接下來便可以使用這個(gè)【數(shù)據(jù)庫】窗口向該數(shù)據(jù)庫中添加表、查詢、窗體、報(bào)表等數(shù)據(jù)庫對(duì)象。
表的創(chuàng)建與使用
◇Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，表是用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫的對(duì)象，它是建立整個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)。
◇一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以包含多張表，每一張表都存儲(chǔ)一組相對(duì)獨(dú)立而完整的信息。
◇表之間可以建立關(guān)系，以便于構(gòu)造出一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的整體架構(gòu)。
“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，二是這些數(shù)據(jù)在表中都有很規(guī)則的行列位置。Access中的“表”和平常見的很多紙上的表格很像。
表的結(jié)構(gòu)
Access中的表是一種標(biāo)準(zhǔn)的二維表，即由行和列組成。
◇在Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的表中，行被稱為“記錄”，列被稱為“字段”。
◇每條記錄都描述一個(gè)獨(dú)立而完整的信息，記錄與記錄間是并列的關(guān)系，沒有先后次序。
◇字段用來描述記錄的屬性，字段與字段之間也是并列的關(guān)系。
◇可以唯一標(biāo)識(shí)一條記錄的字段或字段的組合可以被指定為“主鍵”。
◇在Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，首先要建立表結(jié)構(gòu)，然后再向建好結(jié)構(gòu)的表中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。
◇所謂建立表結(jié)構(gòu)，就是要確定這個(gè)表要存儲(chǔ)哪種信息，然后根據(jù)要存儲(chǔ)的信息的屬性設(shè)計(jì)表中要包含的字段。
◇對(duì)于字段的設(shè)計(jì)，包括定義一個(gè)唯一的字段名、指定字段的數(shù)據(jù)類型以及設(shè)計(jì)字段的屬性。字段的數(shù)據(jù)類型用于進(jìn)一步的限制。
◇建立好的表，其結(jié)構(gòu)是確定的，可以以記錄的形式向其中添加數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)類型
數(shù)據(jù)類型
用法
說明
大小
文本
記錄一些描述的屬性
姓名、地址、計(jì)量單位以及電話號(hào)碼等無需參與運(yùn)算的數(shù)據(jù)
最多255字節(jié)
備注
長的文字描述
最多65535個(gè)字節(jié)
數(shù)字
數(shù)值數(shù)據(jù)
分為字節(jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型、同步復(fù)制ID和小數(shù)幾種
日期/時(shí)間
日期與時(shí)間值
8個(gè)字節(jié)
貨幣
貨幣數(shù)據(jù)，使用4位精確的小數(shù)位存儲(chǔ)
8個(gè)字節(jié)
自動(dòng)編號(hào)
向表中添加一條新記錄時(shí)，這種數(shù)據(jù)類型會(huì)自動(dòng)為每條記錄存儲(chǔ)一個(gè)唯一的編號(hào)，并且字段值不能更改。
可以產(chǎn)生三種編號(hào)：順序號(hào)、隨機(jī)號(hào)和同步復(fù)制ID。自動(dòng)編號(hào)字段往往設(shè)置為主鍵
4個(gè)字節(jié)（同步復(fù)制ID為16個(gè)字節(jié)）
是/否
適宜記錄只具有是或否邏輯值的資料
文件是否有效、項(xiàng)目是否完成等
1位
OLE對(duì)象
鏈接或嵌入的對(duì)象
Microsoft Word文檔、圖形、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)
最多可為1G字節(jié)
超鏈接
用作超鏈接地址的文本，超鏈接可由4部分組成，顯示的文本、地址、頁內(nèi)的地址和屏幕提示
網(wǎng)址、郵件地址、說明文件WEB頁位置等
最多2048個(gè)字符
如果把“備注”類型換成“文本”類型，則無法保存下全部的數(shù)據(jù)信息，把“文本”類型的數(shù)據(jù)存放在“備注”類型中，又勢必造成很大的浪費(fèi)。在Access中，不同的數(shù)據(jù)類型分配不同大小的數(shù)據(jù)空間，而每種數(shù)據(jù)類型的大小卻是固定的。
不同類型的數(shù)據(jù)在使用時(shí)有差別，比如兩個(gè)值“1234”和“2345”，在“數(shù)字”類型中是數(shù)字，在“文本”類型中就是文本了。如果將這兩個(gè)值相加求和，那么用數(shù)字類型計(jì)算出來的結(jié)果是“3579”，而用文本類型相加的結(jié)果則是將兩個(gè)數(shù)據(jù)聯(lián)在一起成為“12342345”，可見它們的差別還是很大的。
建立表結(jié)構(gòu)
在Access 2003中有很多種建立表結(jié)構(gòu)的方法，比如使用向?qū)Ы?，或使用設(shè)計(jì)視圖手動(dòng)建立。前者提供了一種快速建立表結(jié)構(gòu)的方法，而后者的可定制性則更強(qiáng)。
① 雙擊【數(shù)據(jù)庫】窗口中的【使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表】圖標(biāo)打開一張新表的設(shè)計(jì)視圖。表的設(shè)計(jì)視圖分為上下兩部分。上半部分用于設(shè)計(jì)表中字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類型和字段的說明。字段的說明是便于數(shù)據(jù)庫管理員了解字段含義的說明性文字，不會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫的建立和運(yùn)行有任何的影響。下半部分用于設(shè)置當(dāng)前字段的屬性。
② 根據(jù)預(yù)先對(duì)表的設(shè)計(jì)，在設(shè)計(jì)視圖的上半部分中填入字段，并分別設(shè)置其數(shù)據(jù)類型。
③ 設(shè)計(jì)好字段的數(shù)據(jù)類型后，還要進(jìn)一步設(shè)置字段的屬性，以便讓表的結(jié)構(gòu)和功能更加的完善。對(duì)字段屬性的設(shè)置可以在設(shè)計(jì)視圖下半部分的【常規(guī)】和【查閱】兩個(gè)選項(xiàng)卡里完成。對(duì)于不同的數(shù)據(jù)類型，擁有不同的屬性設(shè)置，比如對(duì)于文本類型而言，“字段大小”屬性用于設(shè)置文本類型字段可以包含的字符數(shù)，而對(duì)于數(shù)字類型而言，“字段大小”屬性則是用于指定具體的數(shù)字類型是整型還是浮點(diǎn)型。下表對(duì)常用的字段屬性作了簡單的說明。
字段屬性
說明
字段大小
指定文本類型字段能夠存儲(chǔ)的字符數(shù)，或指定數(shù)字類型和自動(dòng)編號(hào)類型的具體數(shù)值類型，如整型或長整型
格式
指定數(shù)據(jù)顯示或打印的格式
小數(shù)位數(shù)
指定數(shù)字類型或貨幣類型最多支持的小數(shù)位數(shù)，只影響顯示的小數(shù)位數(shù)，不影響所保存的小數(shù)位數(shù)
輸入法模式
對(duì)于主要存儲(chǔ)漢字?jǐn)?shù)據(jù)的字段，可將其輸入法模式設(shè)置為“輸入法開啟”，這樣當(dāng)要在該字段中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，輸入法狀態(tài)會(huì)自動(dòng)切換到漢字狀態(tài)
輸入掩碼
指定輸入數(shù)據(jù)時(shí)的格式，以減少差錯(cuò)，可用“輸入掩碼向?qū)А眮砭庉嬢斎胙诖a
標(biāo)題
指定在數(shù)據(jù)表視圖或窗體中顯示該字段時(shí)所用的標(biāo)題，為字段指定標(biāo)題有利于指明字段的含義
默認(rèn)值
指定在添加新記錄時(shí)，如果不輸入任何數(shù)據(jù)，該字段會(huì)被自動(dòng)填充的一個(gè)值
有效性規(guī)則
用于限制輸入數(shù)據(jù)的表達(dá)式，例如“<=100“、“Like？#”等。可用表達(dá)式生成器來創(chuàng)建有效性規(guī)則表達(dá)式
有效性文本
設(shè)置在數(shù)據(jù)不符合有效性規(guī)則時(shí)所顯示的出錯(cuò)提示信息
必填字段
指定該字段是否必須輸入數(shù)據(jù)
允許空字符串
用于文本類型的字段，設(shè)置是否允許輸入空字符，即不輸入任何字符
索引
設(shè)置該字段是否進(jìn)行索引以及索引的方式。索引可加快數(shù)據(jù)的查詢和排序的速度，但也會(huì)使表的更新速度變慢
智能標(biāo)記
設(shè)置顯示智能標(biāo)記
顯示控件
確定字段在窗體中對(duì)應(yīng)的顯示控件
④ 在表的設(shè)計(jì)中，除了定義字段之外，指定主鍵也是很重要的一步。主鍵是用于唯一地標(biāo)識(shí)一條記錄的字段，它可以是一個(gè)字段，也可以是幾個(gè)字段的組合。雖然在Access中，可以創(chuàng)建不包含主鍵的表，但由于設(shè)置了主鍵的表有利于搜索數(shù)據(jù)和建立關(guān)系，所以應(yīng)該盡可能地為每個(gè)表建立一個(gè)合適的主鍵。單擊“編號(hào)”字段左邊的，便會(huì)選中這一字段（如果想選中多個(gè)字段，可以按住Ctrl鍵，再單擊想要選中的字段），然后單擊【編輯】/【 鍵】命令，即可將該字段設(shè)置為主鍵。設(shè)置為主鍵的字段左邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)圖標(biāo)。如果想取消某一字段的主鍵設(shè)置，可以先選中該字段，然后再次單擊【編輯】/【主鍵】命令。
⑤ 設(shè)計(jì)完成一個(gè)表結(jié)構(gòu)以后，應(yīng)該將其保存。單擊【文件】/【保存】命令，在彈出的【另存為】對(duì)話框中輸入表名，然后單擊【確定】按鈕即可。
輸入數(shù)據(jù)
建立了表結(jié)構(gòu)后，便可以向該表中輸入要存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)了。在Access數(shù)據(jù)庫的表中輸入數(shù)據(jù)就像在Excel表中輸入數(shù)據(jù)一樣簡單。事實(shí)上，我們不但可以向已建立好表結(jié)構(gòu)的表中輸入數(shù)據(jù)，還可以通過直接輸入數(shù)據(jù)的方法自動(dòng)創(chuàng)建表。
例如，通過直接輸入數(shù)據(jù)的方法在上例數(shù)據(jù)庫中建立一張“班主任名單”表。
① 雙擊【數(shù)據(jù)庫】窗口中的【通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表】圖標(biāo)打開一張新表的數(shù)據(jù)表圖。
② 數(shù)據(jù)表視圖的使用非常簡單，每一行代表一條記錄，每一列代表一個(gè)字段。只需按照這種格式直接將數(shù)據(jù)輸入到表格中即可。雙擊字段的名稱可以對(duì)其進(jìn)行修改。
③ 單擊【文件】/【保存】命令，產(chǎn)在彈出的【另存為】對(duì)話框輸入表名，然后單擊【確定】按鈕。這時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出對(duì)話框詢問是否自動(dòng)為該表建立主鍵，單擊【是】，表中將自動(dòng)增加一列自動(dòng)編號(hào)數(shù)據(jù)，并指定為主鍵。
記錄的跳轉(zhuǎn)
窗口左下角的幾個(gè)按鈕及其中間的文本框都是用來控制表中當(dāng)前操作的記錄?！?gt;”按鈕表示移動(dòng)到下一條記錄，“<”按鈕表示移動(dòng)到上一條記錄，“>|”按鈕表示跳到最后一條記錄，“|<”按鈕則表示跳到第一條記錄，而“>*”按鈕表示在這個(gè)表中新插入一個(gè)記錄。這樣只要單擊這些按鈕就可以進(jìn)行相應(yīng)的記錄跳轉(zhuǎn)了。單擊按鈕的時(shí)候，在“>”和“<”按鈕之間的文本框中的數(shù)字有變化，它列出了當(dāng)前記錄在表中的行數(shù)，而且框里的數(shù)字還可以直接修改。把鼠標(biāo)移動(dòng)到文本框上，單擊鼠標(biāo)左鍵，就可以用鍵盤上的“Delete”鍵刪去原來的數(shù)字，輸入新的數(shù)字，按“回車鍵”就可以直接跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的記錄上去了。比如輸入“6”并按“回車鍵”，就會(huì)跳轉(zhuǎn)到表中第六行的記錄上。在表中，只能對(duì)當(dāng)前的記錄進(jìn)行刪除、修改等操作。當(dāng)需要對(duì)表中的另一條記錄中的值進(jìn)行編輯的時(shí)候，首先要將當(dāng)前的記錄轉(zhuǎn)換到那條記錄上去。
主鍵
在數(shù)據(jù)庫中，常常不只是一個(gè)表，這些表之間也不是相互獨(dú)立的。不同的表之間需要建立一種關(guān)系，才能將它們的數(shù)據(jù)相互溝通。而在這個(gè)溝通過程中，就需要表中有一個(gè)字段作為標(biāo)志，不同的記錄對(duì)應(yīng)的字段取值不能相同，也不能是空白的。通過這個(gè)字段中不同的值可以區(qū)別各條記錄。就像我們區(qū)別不同的人，每個(gè)人都有名字，但它卻不能作為主鍵，因?yàn)槿嗣苋菀壮霈F(xiàn)重復(fù)，而身份證號(hào)是每個(gè)人都不同的，所以可以根據(jù)它來區(qū)別不同的人。數(shù)據(jù)庫的表中作為主鍵的字段就要像人的身份證號(hào)一樣，必須是每個(gè)記錄的值都不同，這樣才能根據(jù)主鍵的值來確定不同的記錄。
表中插入、刪除和移動(dòng)字段
如果在創(chuàng)建表的時(shí)候忘記了某項(xiàng)內(nèi)容，現(xiàn)在也可以再把它加進(jìn)去，只要在原來的表中再添加一個(gè)字段就可以了。在已有的表中不僅能添加字段，而且還可以刪除字段。 首先把鼠標(biāo)移動(dòng)到字段的標(biāo)題上，鼠標(biāo)光標(biāo)變成一個(gè)向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中單擊“插入列”命令。這樣就在該字段前面插入了一個(gè)新的字段。新插入的字段名是“字段1”，要改變字段名，可以將鼠標(biāo)移動(dòng)到“字段1”的標(biāo)題處，雙擊鼠標(biāo)左鍵，標(biāo)題就變成可以修改的了
要想刪除表中的某個(gè)字段，可以先將鼠標(biāo)移動(dòng)到這個(gè)字段的標(biāo)題處，這時(shí)鼠標(biāo)變成向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵選中這個(gè)字段，整個(gè)字段都變成黑色并彈出了一個(gè)菜單，單擊菜單上的“刪除列”，這時(shí)屏幕上彈出對(duì)話框，提出是否確定要?jiǎng)h除這個(gè)字段及其中的數(shù)據(jù)。單擊“是”按鈕可以將“字段1”刪除。但在刪除字段時(shí)要注意，在刪除一個(gè)字段的同時(shí)也會(huì)將這個(gè)字段中的數(shù)值全部刪除，所以當(dāng)執(zhí)行這個(gè)操作時(shí)，一定要看清楚，避免由于誤刪把有用的數(shù)據(jù)都丟失了。
如果想在數(shù)據(jù)表中調(diào)整字段的位置，首先將鼠標(biāo)移動(dòng)到該字段的標(biāo)題處，鼠標(biāo)變成向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵選中這個(gè)字段，等它都變成黑色后，按住鼠標(biāo)左鍵，拖到位置，松開左鍵，這個(gè)字段就移動(dòng)了。
記錄的排序與篩選
除了可以在數(shù)據(jù)表現(xiàn)圖中對(duì)記錄進(jìn)行增、刪、改、查之外，還可以對(duì)記錄進(jìn)行排序和篩選。
記錄的排序 Access默認(rèn)是以表中定義的主關(guān)鍵字的值排序顯示記錄的。如果沒有定義主關(guān)鍵字，則按記錄在表中的物理位置顯示記錄。用戶可以在數(shù)據(jù)表視圖中對(duì)記錄進(jìn)行排序以改變記錄的顯示順序。
① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選定用于排序的一個(gè)或連續(xù)多個(gè)字段，然后在【記錄】菜單中選擇【排序】菜單項(xiàng)，再單擊其中的【升序排序】命令或【降序排序】命令。
③ 如果要恢復(fù)原來的顯示順序，可選擇【記錄】/【取消篩選/排序】命令即可。
按選定內(nèi)容篩選記錄
① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選定“性別”字段中的“男”，然后選擇【記錄】/【篩選】/【按選定內(nèi)容篩選】命令。
③ Access將按選定的內(nèi)容“男”進(jìn)行篩選，篩選后表中只顯示出經(jīng)過篩選的“男”學(xué)生的記錄。
內(nèi)容排序篩選
① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選定“性別”字段中的“男”，然后選擇【記錄】/【篩選】/【內(nèi)容排出篩選】命令，篩選后將顯示出性別字段的值不是“男”的全部記錄。
按窗體篩選記錄
① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選擇【記錄】/【篩選】/【按窗體篩選】命令/【按窗體篩選】窗口。
③ 在【按窗體篩選】窗口中對(duì)相應(yīng)的字段設(shè)置條件，例如對(duì)“班級(jí)”字段設(shè)置條件“05防雷2”，并對(duì)“性別”字段設(shè)置條件“男”。
④ 單擊工具欄上的應(yīng)用篩選按鈕，便會(huì)得到篩選的結(jié)果。
記錄的高級(jí)篩選
① 打開數(shù)據(jù)表視圖。
② 選擇【記錄】/【篩選】/【高級(jí)篩選】命令，打開【篩選】窗口。
③ 在【高級(jí)篩選】窗口中可編輯更為復(fù)雜的篩選條件，然后單擊工具欄上的按鈕，即可得到篩選的結(jié)果。
表間關(guān)系
在Access數(shù)據(jù)庫中，創(chuàng)建了各種表之后，還要在各個(gè)表之間建立關(guān)系，然后才可以通過創(chuàng)建查詢、窗體以及報(bào)表來顯示從多個(gè)表中檢索的信息。
關(guān)系的類型 關(guān)系是在兩個(gè)表之間建立的聯(lián)系。關(guān)系有一對(duì)一、一對(duì)多和多對(duì)多3種類型。
一對(duì)一關(guān)系（1:1） 如果對(duì)于實(shí)體集A中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集B中最多有有一個(gè)實(shí)體（也可以沒有）與之聯(lián)系，反之亦然，則稱實(shí)體集A與實(shí)體集B具有一對(duì)一的關(guān)系。例如一個(gè)學(xué)校只有一個(gè)校長，一個(gè)校長只能在一個(gè)學(xué)校任職，則學(xué)校和校長之間具有一對(duì)一關(guān)系。
一對(duì)多關(guān)系（1:n） 如果對(duì)于實(shí)體集A中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集B中有多個(gè)實(shí)體與之聯(lián)系，反之，對(duì)于實(shí)體集B中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集A中有最多有一個(gè)實(shí)體與之聯(lián)系，則稱實(shí)體集A與實(shí)體集B具有一對(duì)多的關(guān)系。例如一個(gè)系部可以聘請(qǐng)若干個(gè)教師，而每個(gè)教師只能受聘于一個(gè)系部，則系部與教師之間具有一對(duì)多關(guān)系。
多對(duì)多關(guān)系（m:n） 如果對(duì)于實(shí)體集A中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集B中有多個(gè)實(shí)體與之聯(lián)系，反之，對(duì)于實(shí)體集B中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集A中也有多個(gè)實(shí)體與之聯(lián)系，則稱實(shí)體集A與實(shí)體集B具有多對(duì)多的關(guān)系。例如一個(gè)學(xué)生可以在同一個(gè)學(xué)期學(xué)習(xí)多門課程，而一門課程同時(shí)可以有多個(gè)學(xué)生學(xué)習(xí)，則學(xué)生與課程之間具有多對(duì)多的關(guān)系。
建立表間關(guān)系
在Access 2003中，可以使用一種圖形化的界面，即【關(guān)系】窗口，來定義和管理表間的關(guān)系。
① 打開數(shù)據(jù)庫，單擊【工具】/【關(guān)系】命令/【關(guān)系】窗口/系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出【顯示表】對(duì)話框/選擇要定義關(guān)系的表。如果沒有出現(xiàn)【顯示表】對(duì)話框，那么可以在【關(guān)系】菜單下單擊【顯示表】命令，即可打開該對(duì)話框。
② 在【顯示表】對(duì)話框的【表】選項(xiàng)卡中，選中所有的表，單擊【添加】按鈕，將表添加到【關(guān)系】窗口，然后單擊【關(guān)閉】按鈕。這時(shí)，【關(guān)系】窗口中會(huì)顯示出這些表的字段。
③ 單擊【關(guān)系】/【編輯關(guān)系】命令，打開【編輯關(guān)系】對(duì)話框/【新建】按鈕/【新建】對(duì)話框。
④ 若要在表間實(shí)施參照完整性，應(yīng)選中【實(shí)施參照完整性】篩選框。再根據(jù)需要選中【級(jí)聯(lián)更新相關(guān)字段】和【級(jí)聯(lián)刪除相關(guān)字段】復(fù)選框。單擊【創(chuàng)建】按鈕，創(chuàng)建關(guān)系。
⑤ 在【關(guān)系】窗口的相關(guān)表的相關(guān)字段間產(chǎn)生一條細(xì)線，稱為關(guān)系線。關(guān)系線兩端有“1”和“1”，表示兩表之間建立了“一對(duì)一”關(guān)系。
⑥ 繼續(xù)使用同樣的方法創(chuàng)建關(guān)系。
⑦ 最后關(guān)閉【關(guān)系】窗口，彈出對(duì)話框詢問是否對(duì)關(guān)系布局的更改進(jìn)行保存，單擊【是】即可。
⑧ 在【關(guān)系】窗口中單擊一條關(guān)系線，然后單擊【關(guān)系】/【編輯關(guān)系】命令，便可以打開【編輯關(guān)系】對(duì)話框?qū)@個(gè)關(guān)系進(jìn)行編輯。如果在單擊一條關(guān)系線后，按下鍵盤上的Delete鍵，便會(huì)刪除這個(gè)關(guān)系。
