如何創(chuàng)建科學(xué)有效的項(xiàng)目WBS成為項(xiàng)目管理人員最為關(guān)鍵的工作之一。按什么原則分、分多少、分多細(xì)？這些不弄清楚，項(xiàng)目WBS將無法有效創(chuàng)建。
1.WBS創(chuàng)建定義
WBS創(chuàng)建，是一種在項(xiàng)目全范圍內(nèi)分解和定義各層次工作包的方法，是對項(xiàng)目工作由粗到細(xì)的分解過程：按照項(xiàng)目發(fā)展的規(guī)律，依據(jù)一定的原則和規(guī)定，進(jìn)行系統(tǒng)化的、相互關(guān)聯(lián)和協(xié)調(diào)的層次分解，結(jié)構(gòu)層次越往下層，項(xiàng)目組成部分的定義越詳細(xì)，最后構(gòu)成層次清晰的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。
2.WBS創(chuàng)建思路
WBS創(chuàng)建一般包括兩種方法，一種是利用相似項(xiàng)目已有的WBS模板進(jìn)行修改和調(diào)整，形成新的項(xiàng)目WBS，一種是采用“從上到下”的分解技術(shù)進(jìn)行全新的創(chuàng)建。一般WBS的創(chuàng)建包括三種創(chuàng)建思路：
3.WBS創(chuàng)建原則
①100%原則：下層級所有的WBS項(xiàng)之和必須完整的涵蓋上層級WBS項(xiàng)，即不能遺漏，也不能多余。
②同層級同思路：同一WBS項(xiàng)下的分解應(yīng)該是一個思路，如基于交付物、基于流程、基于專業(yè)。只要沒有遵循此原則，必然導(dǎo)致重復(fù)項(xiàng)的產(chǎn)生。
③唯一“母子”關(guān)系：一個WBS項(xiàng)只能從屬于某一個上層WBS項(xiàng)，不能同時交叉屬于兩個上層單元。
④WBS項(xiàng)之間應(yīng)能區(qū)分不同的責(zé)任者和不同工作內(nèi)容：各項(xiàng)應(yīng)有較高的整體性和獨(dú)立性，各項(xiàng)之間的工作責(zé)任、界面應(yīng)盡可能小且明確。
⑤合理的粗細(xì)程度：最底層WBS項(xiàng)應(yīng)該便于資源和費(fèi)用的加載，且具有可比性、可管理、可定量檢查。需要合理的粗細(xì)程度既避免太粗造成“黑箱子”眾多，項(xiàng)目控制乏力；也避免太細(xì)造成管理成本太高。
⑥WBS在項(xiàng)目過程中可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整：WBS是可以調(diào)整的，甚至有些時候必須調(diào)整。工作內(nèi)容的增加減少、工藝工法的更改等都必須調(diào)整WBS。有些項(xiàng)目計劃工程師如果不了解這點(diǎn)就只能拿著計劃愁容滿面，不知道如何檢查，如何更新調(diào)整計劃。
4.WBS創(chuàng)建過程
①按照項(xiàng)目的實(shí)施順序確定項(xiàng)目生命期的各個階段，或者按照交付產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的組成部分，或者按照項(xiàng)目工作的性質(zhì)確定項(xiàng)目的主要交付成果，包括項(xiàng)目管理。由此形成工作分解結(jié)構(gòu)的第一個層次。注意，從這一層就要開始檢查不要漏掉了某些重要工作。
②確定完成項(xiàng)目生命期各個階段的主要工作的具體任務(wù)，或者實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品各結(jié)構(gòu)、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目交付結(jié)果的主要工作的具體任務(wù)，由此形成工作分解結(jié)構(gòu)的第二個層次。
③確定完成每項(xiàng)具體任務(wù)的子任務(wù)，形成工作分解結(jié)構(gòu)的第三個層次。
④確定完成每項(xiàng)子任務(wù)需要進(jìn)行的具體活動，活動應(yīng)當(dāng)用動詞來描述，每項(xiàng)活動完成后應(yīng)當(dāng)可以輸出可驗(yàn)證的結(jié)果，以便于進(jìn)行績效測量。由此形成工作分解結(jié)構(gòu)的第四個層次。
⑤核實(shí)分解是否徹底、完整和正確。有沒有遺漏的活動？每項(xiàng)活動的定義是否清晰、完整？下層的活動對分解項(xiàng)的完成來說是否必要和充分？每項(xiàng)任務(wù)是否可以很容易地分配責(zé)任和角色并落實(shí)到相應(yīng)的部門、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或個人？每項(xiàng)活動需要的資源是否很容易確定？每項(xiàng)任務(wù)的工期或成本是否很容易估計？每項(xiàng)任務(wù)完成的衡量標(biāo)準(zhǔn)是否十分清楚？如果答案是否定的，就需要進(jìn)一步地修改、添加、刪除或重新定義，直到上述答案完
5.WBS編碼
工作分解結(jié)構(gòu)中的每項(xiàng)WBS元素都要編上號碼，用來唯一確定項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的每一個WBS元素，這些號碼的全體叫做編碼系統(tǒng)。
編碼系統(tǒng)同項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)本身一樣重要，項(xiàng)目各WBS元素的查找、變更、費(fèi)用計算、時間安排、資源安排、質(zhì)量要求等各個方面都要參照這個編碼系統(tǒng)。編碼一般由高層向底層用多位碼編排，要求每項(xiàng)工作有唯一的編碼：
6.WBS詞典
WBS字典是用來定義和描述每一個WBS元素中將要執(zhí)行的工作的文檔。它提供的信息不必很長，但應(yīng)該充分地描述所做的工作。項(xiàng)目WBS詞典內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于：編碼、名稱、工作包描述（內(nèi)容）、級別、層次、輸入條件、任務(wù)內(nèi)容、任務(wù)所需條件、交付物、交付物完成標(biāo)準(zhǔn)、后續(xù)工作、其他屬性等，具體內(nèi)容更具項(xiàng)目管理需求進(jìn)行設(shè)計。
7.WBS創(chuàng)建注意事項(xiàng)
l完整但是不唯一：完整，指的是WBS是一個規(guī)劃好的圈子，圈內(nèi)工作對項(xiàng)目目標(biāo)的支持充分且必要。也就是說，最終形成的WBS中的工作必須“不多不少，剛剛好”，既不能缺項(xiàng)，也不能出現(xiàn)對實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)無用的工作，做到“要完成項(xiàng)目目標(biāo)必須要做這些工作，而且所有工作都做完才可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)”。不唯一，指的是在保證工作完整的前提下，進(jìn)行分解的方法、分解出的結(jié)果以及表現(xiàn)形式不是唯一的。
l不完全對稱：WBS中的支路沒有必要全都分解到同一層次，即不必把結(jié)構(gòu)強(qiáng)制做成對稱的。在任意支路，當(dāng)達(dá)到一個層次時，可以做出所要求準(zhǔn)確性的估算，就可以停止了。
l項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制：項(xiàng)目WBS是組織項(xiàng)目實(shí)施的工作依據(jù)，是開展一切項(xiàng)目管理工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)?？紤]到項(xiàng)目WBS如此重要的功能，項(xiàng)目工作分解必須由項(xiàng)目經(jīng)理來負(fù)責(zé)，不能假他人之手。
l項(xiàng)目管理不可少：在進(jìn)行項(xiàng)目工作分解時，很多人經(jīng)常忽略項(xiàng)目管理這項(xiàng)工作，這是一個很嚴(yán)重的錯誤。請讀者切記，項(xiàng)目管理是項(xiàng)目中神圣不可分割的一部分。進(jìn)行項(xiàng)目工作分解時，我們通常將項(xiàng)目管理工作置于WBS第一層的最右邊，是否將其進(jìn)一步細(xì)化要視管理需要而定，一般情況下項(xiàng)目經(jīng)理還是應(yīng)對其進(jìn)行細(xì)化分解。
l不是越細(xì)越好：WBS最多使用20個層次，多于20層是過度的。對于一些較小的項(xiàng)目4－6層一般就足夠了。
隨后筆者將發(fā)布WBS的使用篇和管理篇，敬請大家關(guān)注。
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