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談公文附件的規(guī)范化處理

在日常公文寫作中,如何處理公文附件是文秘人員經(jīng)常遇到的難題。筆者在教學(xué)工作中發(fā)現(xiàn),相關(guān)文獻(xiàn)對附件和附件說明所在位置、標(biāo)注格式以及附件所帶附件如何處置,要么語焉不詳,要么大而統(tǒng)之。孰是孰非,莫衷一是,給工作實踐
帶來諸多困惑。
  一、公文附件本身所處的正確位置
  《國家行政機關(guān)公文格式》(下簡稱為《格式》) 指出:“公文如有附件,在正文下空1 行左空2 字用3 號仿宋體字標(biāo)識‘附件’,后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如‘附件:1.×××××’);附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識‘附件’,有序號時標(biāo)識序號;附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)?!?br>  《格式》對附件的表述實際上暗含兩層意思:一個是附件說明,一個是附件本身。前一段話實際上是講公文有附件時在正文下所標(biāo)注的附件說明的標(biāo)注要求,總體來說還比較明確;后一段話主要講附件本身的標(biāo)注問題,這又細(xì)分為兩種情況,一種是附件本身與公文主件一起裝訂的情況,一種是附件本身與公文主件不能一起裝訂的情況。對后一種情況而言,附件實際上就是一份獨立的文書, 《格式》對其標(biāo)注方法的規(guī)定是明確的。關(guān)鍵是第一種情況, 《格式》要求“與公文正文一起裝訂”,而“公文正文”一詞容易引起歧義。因為根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(下簡稱為《辦法》) 及《格式》的相關(guān)規(guī)定,公文的“正文”是公文“主體”的一個組成項目,如果理解為“附件說明”放在“公文正文”之后是妥當(dāng)?shù)?,但如果把附件本身放在公文正文之后顯然不好操作。
  正因為概念表述的模糊,在實踐中,附件本身與主件一起裝訂時,附件本身所在的位置通常有兩種情況:一是附件本身附在公文的版記之后;二是附件本身附在公文生效標(biāo)識印章之后(有附注時在附注之后),且從下一頁頂行標(biāo)識。
  對這兩種位置的設(shè)定,不少著作要么照抄《格式》中的原文,要么見仁見智,自由發(fā)揮:有的認(rèn)為二者皆可,有的認(rèn)為只能取第二種。因此,有必要查根問據(jù),統(tǒng)一規(guī)范?!掇k法》第十條規(guī)定:“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?!?《格式》也規(guī)定,從公文正文中抽出的附件應(yīng)該“放在公文生效標(biāo)識印章之后”。從表述的邏輯順序上講,可以毫無疑義地判定,附件本身必然放在公文的主體之后,即“附注”之后,至于是否另轉(zhuǎn)下頁開始標(biāo)識,不少人也很模糊,如果細(xì)讀《格式》關(guān)于“附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識‘附件’”的規(guī)定,這個問題就清楚了,理應(yīng)轉(zhuǎn)下頁標(biāo)識,而不是緊隨附注之后。
  《公務(wù)員考試公文寫作答疑》一書提出:“新《辦法》十條規(guī)定中,把‘附件’一詞置于‘附注’之后、‘主題詞’之前,這種排列本身就告訴我們一個應(yīng)當(dāng)注意的問題,即公文的附件一般應(yīng)與公文的主體一起裝訂,公文的版記要置于附件之后,以保證公文正文與附件的完整一體性,不少機關(guān)或單位把公文的版記即文尾置于公文正件之后、附件之前,形成主、附兩分離的做法,是不正確的?!惫P者認(rèn)為這種說法應(yīng)該具有權(quán)威性,是符合實際情況的。
  那么,為何長期以來會出現(xiàn)附件本身標(biāo)注位置的混亂情形呢?筆者認(rèn)為原因有二:一是《辦法》和《格式》中的相關(guān)表述不太到位,比如《辦法》對“附件說明”和“附件”是分開解釋的,而《格式》則將二者合在一起統(tǒng)放在“公文正文”之后表述,這就容易引起歧義,所以應(yīng)將“附件說明”和“附件”分開表述;二是不少文秘工作者認(rèn)為,如果將附件本身附在公文主體之后,有時可能某一頁當(dāng)中,正文只有一兩行,加上“附件說明”和生效標(biāo)識、簽發(fā)日期、附注等公文主體要素,下面留白太多,于是便自作主張將公文的版記部分提前標(biāo)注。
  二、附件及附件說明的規(guī)范化標(biāo)注
  附件的位置確定之后,附件本身如何標(biāo)注,因為缺少明確規(guī)定,實踐中往往各行其是?!陡袷健冯m要求“在附件的左上角第1 行頂格標(biāo)識‘附件’,有序號時標(biāo)識序號”,但這種規(guī)定過于原則。標(biāo)注時存在兩個需要規(guī)范的問題:一是選擇“‘附件’+冒號+附件名稱”模式,還是“‘附件’+冒號”為一行,“附件名稱”換行居中的模式;二是“附件”2 字和附件名稱的字號、字體問題《格式》均未作出明確規(guī)定。
  筆者認(rèn)為,既然附件作為公文主體的一個組成部分,它的標(biāo)注就應(yīng)該遵循《格式》的有關(guān)規(guī)定:一是字體、字號應(yīng)該遵循“正文用3 號仿宋字”的規(guī)定,與“附件說明”的標(biāo)識字體、字號相同,而不應(yīng)再橫生枝節(jié),至于像有些教科書上講“附件”2 字用黑體字的說法,缺少權(quán)威支撐;二是附件標(biāo)注應(yīng)采用“附件+冒號+附件名稱”的
格式,以與“附件說明”的標(biāo)注格式相同,而不是其他。
  此外,當(dāng)附件名稱較長需要回行時,應(yīng)該參照“抄送機關(guān)”的標(biāo)識方法,回行時與冒號后內(nèi)容對齊,這一點《格式》未加說明。同樣,附件說明的標(biāo)注也應(yīng)該參照“抄送機關(guān)”的標(biāo)識辦法執(zhí)行。
  三、附件的附件處理方法
  在實踐工作中,不少公文附件的正文也有附件,這個“附件”應(yīng)附于何處、如何標(biāo)注,令不少文秘工作者困惑不已。筆者接觸到的處理方法主要有:一是參照公文主件與附件的位置關(guān)系及標(biāo)識方法安排。二是簡而化之,在附件的正文中用括號標(biāo)注“附件略”等。從公文的完整性上來講,第二種方法是不符合要求的。而第一種方法帶來的結(jié)果是:公文主件的附件如只有一件,那么此附件標(biāo)注為“附件”,而如果附件本身所帶的附件為兩件,那么按此辦法必然標(biāo)注為“附件1”、“附件2”,這樣在同一份文件當(dāng)中,就出現(xiàn)了“附件”、“附件1”、“附件2”,這樣的標(biāo)注既不規(guī)范也容易讓人摸不著頭腦,搞不清到底誰是誰的附件。試看一例:


×××教育局

關(guān)于印發(fā)《×××市師范生考核方案》的通知

各縣(市、區(qū)) 教育局:

  現(xiàn)將《×××市師范生考核方案》印發(fā)給你們,請結(jié)合各地區(qū)實際情況,貫徹執(zhí)行。

  附件: 《×××市師范生考核方案》

二○○八年二月八日    

附件:×××市師范生考核方案
  ×××××××××× (《方案》正文)
  附件1: 《×××市師范生入職考核細(xì)則》
  附件2:《×××市師范生入職考核人員安排表》
附件1:××市師范生入職考核細(xì)則
  ×××××××××× (《細(xì)則》正文)
附件2:×××市師范生入職考核人員安排表
  ×××××××××× (《安排表》正文)


  這樣標(biāo)識給人的感覺很混亂,不夠明晰。那么如何處理這個問題呢?筆者認(rèn)為可以通過兩個途徑來解決:一是效仿國務(wù)院辦公廳所發(fā)公文實例,從附件的使用范圍來完善?!陡袷健窏l文釋義規(guī)定:附件所附內(nèi)容主要包括一些圖表、名單和規(guī)定等。因此可以這樣理解:一般來說圖表和名單本身不帶附件,那么有可能附件本身帶有附件的只有“規(guī)定性公文”,而“規(guī)定性公文”通常都是以轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報送等名義發(fā)布的,此時公文的主件僅僅是個包裝或外殼而已,公文的實體是這些“規(guī)定性公文”。試看下例:

國務(wù)院辦公廳

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)人力資源社會保障部財政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法的通知

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府,國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu):

  人力資源社會保障部、財政部《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》已經(jīng)國務(wù)院同意,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請結(jié)合實際,認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二○○九年十二月二十八日    

  《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》才是此篇公文的主體和實質(zhì),通知僅起到轉(zhuǎn)發(fā)附件的作用。這個觀點是站得住腳的。如果這樣,附件的附件的標(biāo)注問題就迎刃而解了。文書工作中約定俗成的做法是:凡是正文中已經(jīng)提及附件名稱的,正文之后就不再加注“附件說明”,以使整個公文更為簡潔。國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳所發(fā)公文均這樣做,是有事實依據(jù)的。因此,對于日常公文寫作過程中出現(xiàn)的附件的附件的標(biāo)注完全可以按此辦法來解決。諸如第一例就可以標(biāo)注為:

×××教育局

關(guān)于印發(fā)《×××市師范生考核方案》的通知

各縣(市、區(qū)) 教育局:

  現(xiàn)將《×××市師范生考核方案》印發(fā)給你們,請結(jié)合各地區(qū)實際情況,貫徹執(zhí)行。

  ××市師范生考核方案

二○○八年二月八日    

×××市師范生考核方案

  ×××××××××× (《方案》正文)

  附件1:《×××市師范生入職考核細(xì)則》

  附件2:《×××市師范生入職考核人員安排表》

 

附件1:

×××市師范生入職考核細(xì)則

  ×××××××××× (《細(xì)則》正文)

附件2:

×××市師范生入職考核人員安排表

  ×××××××××× (《安排表》正文)

  這樣就可有效避免兩重附件標(biāo)識不準(zhǔn)和關(guān)系混亂的問題,使公文主體與附件以及附件的附件之間的關(guān)系更為明晰。
  筆者認(rèn)為,還可以根據(jù)附件的附件的重要性分別行文。比如上例中的《××市師范生考核方案》與《×××市師范生入職考核細(xì)則》,實則是兩件十分重要的事務(wù)文書,×××教育局作為主管單位,完全可以以兩個通知的形式分別行文,如果硬性采取這種層層嵌套的方式,不僅不規(guī)范,也必然自縛手腳。
  總之,附件的位置、標(biāo)注以及特殊情況的處理除了需要文秘工作者不斷總結(jié)完善并大力踐行之外,還期待國家權(quán)威部門作出規(guī)范性解釋或法律化修訂,這樣更有利于公文寫作的健康發(fā)展。

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