文/陽光時(shí)代（北京）律師事務(wù)所 行軍安
把民事訴訟業(yè)務(wù)當(dāng)成項(xiàng)目進(jìn)行管理
在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目的概念簡單說是“為創(chuàng)造產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作”。民事訴訟是律師運(yùn)用其經(jīng)驗(yàn)與智慧服務(wù)于當(dāng)事人的一項(xiàng)臨時(shí)性工作，符合項(xiàng)目管理對項(xiàng)目的定義。民事訴訟中有當(dāng)事人、法官、律師（代理人）三種主要角色。律師處理民事訴訟主要有訴訟前與訴訟中兩個(gè)重要階段。律師與當(dāng)事人以及法官的關(guān)系受委托代理合同以及相關(guān)法律規(guī)定所約束，在兩個(gè)階段與三種角色中相對來說處于被動(dòng)。律師如果在處理訴訟業(yè)務(wù)過程中，將民事訴訟業(yè)務(wù)當(dāng)做項(xiàng)目進(jìn)行管理，會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)施項(xiàng)目管理下的民事訴訟業(yè)務(wù)別有洞天。
如何將民事訴訟當(dāng)成項(xiàng)目進(jìn)行管理
一般情況下，項(xiàng)目都有其生命周期。典型的項(xiàng)目生命周期分為計(jì)劃階段、組織階段、實(shí)施階段、完成階段四個(gè)階段。每一階段都有自身的工作目標(biāo)、相關(guān)活動(dòng)、關(guān)鍵技能和為完成工作目標(biāo)所選用的工具。我們可以將民事訴訟訴前與訴中的相關(guān)工作逐一分解到上述四個(gè)階段中，每一階段都分別有本階段的工作目標(biāo)、相關(guān)活動(dòng)、需要的關(guān)鍵技能和為完成目標(biāo)所選用的工具。
以下筆者以前面提到的案例為主，介紹如何將民事訴訟工作分解到項(xiàng)目管理的四個(gè)階段，如何制定每個(gè)階段的工作目標(biāo)，提煉本階段的主要工作和相關(guān)活動(dòng)、本階段需要律師具備的關(guān)鍵技能有哪些？為完成本階段工作目標(biāo)可能需要選用的工具是什么？
下面先簡單介紹一下案件的基本情況。
這是一個(gè)典型的“三長兩短”二審案。糾紛期間長、證據(jù)時(shí)間長、案卷材料長，此為“三長”；距離開庭時(shí)間短、熟悉案情時(shí)間短，所謂“兩短”。苦于留給律師的時(shí)間太短，案情十分復(fù)雜，一招一式按照普通民事訴訟辦案流程走下來的結(jié)果有兩種：一種是端出一碗夾生飯，另外一種是將庭審開成一鍋粥。但是，項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)讓我們在處理這起特殊的民事訴訟過程中應(yīng)付裕如，取得良好效果。
制定計(jì)劃、組織、實(shí)施、完成四個(gè)階段工作目標(biāo)
1、計(jì)劃階段工作目標(biāo)
本階段工作目標(biāo)主要有兩項(xiàng)：（1）訴訟雙方爭議焦點(diǎn)問題整理。（2）除爭議雙方外，確定有沒有其他利益相關(guān)者、確定客戶的訴訟中目的（例如：哪些費(fèi)用可以支付，但要求扣除相應(yīng)期間；哪部分費(fèi)用不予認(rèn)可等）。
2、組織階段工作目標(biāo)
本階段工作目標(biāo)主要有兩項(xiàng)：（1）組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（出庭人員：一名律師（項(xiàng)目主管）、一名客戶工作人員；輔助人員：一名律師助理、一名客戶工作人員）。（2）根據(jù)訴訟情況制定全局性工作計(jì)劃。
3、實(shí)施階段工作目標(biāo)
本階段工作目標(biāo)主要有兩項(xiàng)：（1）項(xiàng)目主管對項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督和控制。（2）及時(shí)向客戶報(bào)告案件進(jìn)展情況。
4、完成階段工作目標(biāo)
本階段工作目標(biāo)主要有兩項(xiàng)：（1）結(jié)束項(xiàng)目。（2）確定后續(xù)工作或步驟。
四個(gè)階段的工作目標(biāo)
確定計(jì)劃、組織、實(shí)施、完成四個(gè)階段工作內(nèi)容
1、計(jì)劃階段工作內(nèi)容
本階段工作內(nèi)容主要有四項(xiàng)：（1）與客戶協(xié)商確定服務(wù)范圍，并起草簽訂服務(wù)合同。（2）估計(jì)訴訟過程中需要律師所做的努力以及大體時(shí)間安排（例如：申請延期開庭）。（3）估計(jì)所需動(dòng)用的資源（例如：向相關(guān)有經(jīng)驗(yàn)的退休法官進(jìn)行咨詢，準(zhǔn)備模擬法庭）。（4）隨時(shí)準(zhǔn)備調(diào)整代理思路（例如：參與客戶另外一個(gè)類似糾紛的案情討論、仲裁開庭、庭后討論等，根據(jù)仲裁中的問題隨時(shí)調(diào)整代理思路以及對證據(jù)的取舍）。
2、組織階段工作內(nèi)容
本階段工作內(nèi)容主要有七項(xiàng)：（1）制定相關(guān)工作日程表并明確每一項(xiàng)工作的完成時(shí)間、責(zé)任人及配合人，以及所需的相關(guān)資源。（2）多維度全面收集與本案相同、相近的判例。第一個(gè)維度是法院（上下），收集一審法院、二審法院、全國其他省市自治區(qū)中院和高院、最高院的類似判例，并對判決書主要觀點(diǎn)進(jìn)行整理；第二個(gè)的維度是對方當(dāng)事人（前后），收集對方當(dāng)事人發(fā)生過的與本案相類似的判例，整理出對本案有利或不利的信息；第三個(gè)維度是一二審主審法官（左右），收集一二審主審法官判過的的與本案相似的判例，以及一二審法官公開發(fā)表過的相關(guān)文章，整理法官對此類案件的主要觀點(diǎn)。另外還有一二審法官畢業(yè)的學(xué)校及師從，對其導(dǎo)師發(fā)表的文章進(jìn)行分析。（3）制定代理思路，就每一項(xiàng)爭議焦點(diǎn)在代理思路中標(biāo)明我方的觀點(diǎn)和證據(jù)，對方的觀點(diǎn)與證據(jù)，對我方有利的方面，對我方不利的方面以及應(yīng)對方法。（4）起草代理詞（將主要觀點(diǎn)形成目錄附前）、制作庭審過程中需要向合議庭展示的相關(guān)圖表。（5）整理證據(jù)及證據(jù)目錄，按照代理思路的主要觀點(diǎn)對證據(jù)進(jìn)行分組，用彩頁紙間隔區(qū)分每份證據(jù)，用彩筆標(biāo)注出證據(jù)中的關(guān)鍵內(nèi)容。編輯整理按照序號、證據(jù)名稱、證據(jù)主要內(nèi)容、證明對象、所在頁碼為主要內(nèi)容的證據(jù)目錄。（6）確定模擬法庭時(shí)間、模擬法庭合議庭組成人員、模擬法庭評審人員及雙方代理人人選，確定參與庭審的人員范圍。（7）明確利益相關(guān)者對本訴訟的期望值（例如：委托單位的董事長、總經(jīng)理、公司常年法律顧問、公司法務(wù)以及所屬集團(tuán)公司）。
3、實(shí)施階段工作內(nèi)容
本階段工作內(nèi)容主要有五項(xiàng)：（1）通過模擬法庭的形式對正式開庭前的準(zhǔn)備情況進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行修正。（2）庭前證據(jù)交換。（3）正式開庭。突出重點(diǎn)，不糾纏枝節(jié)，對雙方爭議的焦點(diǎn)問題或用文字難以表達(dá)清楚的事項(xiàng)用放大的圖表向法庭展示。（4）開庭后與利益相關(guān)者交流開庭的情況及后續(xù)應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問題。（5）根據(jù)庭審情況以及當(dāng)事人的要求，對代理詞進(jìn)行修訂，整理成完全版與簡潔版（僅寫明主要觀點(diǎn)）兩個(gè)版本代理意見，并將電子版存入U(xiǎn)盤一并寄給法官。
4、完成階段工作內(nèi)容
本階段工作內(nèi)容主要有五項(xiàng)：（1）對訴訟資料進(jìn)行整理，撰寫項(xiàng)目總結(jié)，詳細(xì)總結(jié)本案的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，對項(xiàng)目進(jìn)行歸檔，形成組織過程資產(chǎn)。（2）和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員一同反思經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（3）接到二審判決后，撰寫對案件判決后情況分析，與利益相關(guān)者回顧訴訟所取得的成果，對案件后續(xù)情況進(jìn)行分析，提示客戶相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)及解決的思路與方法。（4）制定案件跟進(jìn)計(jì)劃，并定期進(jìn)行客戶回訪。（5）對項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)部考核。
四個(gè)階段的工作內(nèi)容
概括計(jì)劃、組織、實(shí)施、完成四個(gè)階段所需的關(guān)鍵技能
1、計(jì)劃階段所需要的關(guān)鍵技能
這一階段所需要的關(guān)鍵技能有三項(xiàng)：（1）對案件進(jìn)行全面把握、分析的能力。（2）對案件的進(jìn)程整體策劃、人員及資源調(diào)配能力。（3）對案件的成本及效益分析的能力。
2、組織階段所需要的關(guān)鍵技能
這一階段所需要的關(guān)鍵技能有五項(xiàng)：（1）根據(jù)案情組建最佳團(tuán)隊(duì)的能力。（2）對案件各個(gè)環(huán)節(jié)工作進(jìn)行細(xì)分并分派給團(tuán)隊(duì)中適合成員的能力。（3）對案件的發(fā)展過程進(jìn)行預(yù)測與分析能力。（4）談判的能力。（5）對內(nèi)部的溝通能力。
3、實(shí)施階段所需要的關(guān)鍵技能
這一階段所需要的關(guān)鍵技能有五項(xiàng)：（1）與法官、當(dāng)事人、對方當(dāng)事人及代理人等溝通能力。（2）解決突發(fā)問題的能力。（3）矛盾管理能力。（4）庭審的駕馭能力。（5）監(jiān)督團(tuán)隊(duì)成員工作的能力。
4、完成階段所需要的關(guān)鍵技能
這一階段所需要的關(guān)鍵技能有四項(xiàng)：（1）二審勝訴（敗訴）后與當(dāng)事人以及其上級集團(tuán)公司相關(guān)人員的溝通能力。（2）對案件敗訴后后續(xù)工作及相關(guān)問題的策劃能力。（3）勝訴后維護(hù)客戶并發(fā)展成常年法律顧問單位的能力。（4）敗訴后客戶不再委托作為代理人的持續(xù)跟進(jìn)能力。
如果團(tuán)隊(duì)成員不具備上述階段所需要的技能，項(xiàng)目主管可以根據(jù)需要隨時(shí)在全所范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)具備上述能力的人員充實(shí)到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中來，或?qū)?xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行培訓(xùn)，或聘請所外專業(yè)人員為項(xiàng)目提供上述技能支持。
四個(gè)階段所需的關(guān)鍵技能
計(jì)劃、組織、實(shí)施、完成四個(gè)階段所選用的工具
1、計(jì)劃階段所選用的工具
該階段所選用的工具一般是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。工作分解結(jié)構(gòu)是一個(gè)用來進(jìn)行評估、分配人員、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況和顯示項(xiàng)目工作范圍的工具。選擇這一工具的深層含義就是將一個(gè)復(fù)雜的任務(wù)分成幾個(gè)相對較小的任務(wù)，然后再把較小的任務(wù)分解成更小的任務(wù)，一直到不能再細(xì)分為止。這樣就可以用最小的單位來定義每個(gè)任務(wù)。便于任務(wù)分解到每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員，方便團(tuán)隊(duì)成員具體操作，也便于劃清責(zé)任。除此以外，如果臨時(shí)調(diào)整團(tuán)隊(duì)成員，新接替的團(tuán)隊(duì)成員也會(huì)很快熟悉自己的工作任務(wù)及范圍。
在上述案件訴訟過程中，我們正是選用工作分解結(jié)構(gòu)的方法，將工作任務(wù)分解至最小，明確完成時(shí)間分配給團(tuán)隊(duì)成員，保證在十分緊湊的時(shí)間內(nèi)完成了通常情況下不可能完成的工作任務(wù)。
2、組織階段所選用的工具
該階段所選用的工具一般包括關(guān)鍵路徑法、法律關(guān)系圖、大數(shù)據(jù)、樹形圖、甘特圖、數(shù)據(jù)流向圖等。上述工具可根據(jù)訴訟案件的需要進(jìn)行選擇。
關(guān)鍵路徑法是一種網(wǎng)絡(luò)分析技術(shù)，它上連著工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），下連著執(zhí)行進(jìn)度控制與監(jiān)督。關(guān)鍵路徑是項(xiàng)目計(jì)劃中最長的路線，它決定了項(xiàng)目的總實(shí)耗時(shí)間，是時(shí)間管理中很實(shí)用的一種方法。在上述案件代理過程中，因?yàn)闀r(shí)間緊任務(wù)重，為了合理安排利用時(shí)間，我們采用了關(guān)鍵路徑法這一工具，在十分有限的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)了對時(shí)間的有效管理，為案件的代理奠定了良好的基礎(chǔ)。
3、實(shí)施階段所選用的工具
上述案件處理過程中該階段所選用的工具實(shí)際是組織階段所選用的工具的延續(xù)。值得一提的是將大數(shù)據(jù)作為訴訟項(xiàng)目管理的一個(gè)重要工具，在訴訟過程中發(fā)揮了重要作用。我們從上下、前后、左右多維度采集與本案相關(guān)的數(shù)據(jù)。正是通過這種方法收集到了二審主審法官判過的與本案爭議焦點(diǎn)之一的違約金條款相類似的一個(gè)案例，使我們及時(shí)調(diào)整之前確定的抗辯意見及代理思路。另外，也是通過大數(shù)據(jù)的方法收集到對方當(dāng)事人的另外一起與本案相關(guān)的訴訟，據(jù)此，我們申請法院向案件審理法院調(diào)取了相關(guān)材料作為對我們有利的證據(jù)。
4、完成階段所選用的工具
這個(gè)階段要用到項(xiàng)目管理中一個(gè)最重要的工具——組織過程資產(chǎn)。組織過程資產(chǎn)是項(xiàng)目管理的專屬概念，比較拗口。是指項(xiàng)目組織在項(xiàng)目管理過程中指定的各種規(guī)章制度、指導(dǎo)方針、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、操作程序、工作流程、行為準(zhǔn)則和工具方法等。項(xiàng)目組織在項(xiàng)目操作過程中所獲得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，其中既包括已經(jīng)形成文字的檔案，也包括留在團(tuán)隊(duì)成員腦子中沒有形成文字的思想。 項(xiàng)目組織在項(xiàng)目管理過程中形成的所有文檔，包括知識(shí)資料庫、文檔模板、標(biāo)準(zhǔn)化的表格、風(fēng)險(xiǎn)清單等，包括前一個(gè)項(xiàng)目組在以往類似項(xiàng)目操作過程中留下的歷史信息。對項(xiàng)目進(jìn)行全面分析、總結(jié)、討論，并且進(jìn)行完整歸檔，完善上述提到的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、操作程序、工作流程、行為準(zhǔn)則，形成新的組織過程資產(chǎn)，為律師事務(wù)所和律師留下最寶貴的財(cái)富，構(gòu)成律師事務(wù)所的核心競爭力。
四個(gè)階段所選用的工具
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