辦文是機關(guān)工作的一項重要內(nèi)容。
辦文的水平高不高，除了公文本身的質(zhì)量以外，還有一個重要但容易被忽視的方面，就是辦文過程中的呈批用語用得規(guī)不規(guī)范、精不清準(zhǔn)。
實際上，根據(jù)表達意思、使用場合、使用主體和公文性質(zhì)等的不同，呈批用語有“閱示”“閱改”“閱知”“閱研”“閱處”“批示”“批辦”“審示”“審核”“審閱”“審發(fā)”“審議”“審處”“研提”“研辦”“研復(fù)”“核(轉(zhuǎn))報”“核示”“核批”等諸多表述。
這些用語在外行看起來，好像都差不多，但在真正的機關(guān)人員眼里，是存在著差別的，必須根據(jù)是收文還是發(fā)文，是閱知性公文還是批辦性公文，來文單位與本單位的關(guān)系等不同情況，選擇合適的用語，精準(zhǔn)對應(yīng)使用。
主要應(yīng)把握以下4個方面。
一、區(qū)分使用主體
公文辦理中的身份角色不同級，職責(zé)不同，對擬批語的使用不同。如果用得不當(dāng)，就會鬧笑話。
如果使用主體是下級，對上級領(lǐng)導(dǎo)呈文的話，主要用呈XXX“審X”、“X示”等用語，如審示、審批、審發(fā)、審定；閱示、批示、指示、核示等。意思是請領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)、決策、指示。
如果使用主體是上級，對下屬批文的話，則主
要用請XXX“閱X”、“X辦”等用語，如閱辦、閱處、閱研，核辦、擬辦、研辦等。意思是指示要求該事項由XXX部門或人員進行辦理、處理。
如果批辦的對象是同級部門的話，一般則用請審核、審閱、復(fù)核、核批、核示、閱改等用語。比如，這里面的“核批”，表達的意思就是請對方對辦文的部門所擬的意見進行核實、復(fù)核，兩個部門共同進行審批，共同對此意見負責(zé)。
二、區(qū)分是閱知性公文還是批辦性公文
如果公文只需要閱讀、了解、掌握，而不用具體辦理事項，比如上級發(fā)的情況通報、政策性文件、法規(guī)，下級的情況報告、工作備案等，一般用閱、閱知、閱示、閱酌。
如果公文需要拿出意見，進行具體事項處理、辦理的，對下屬一般用閱處、閱辦、研辦等用語；對領(lǐng)導(dǎo)一般用審示、閱示、審處、批示等用語。
三、區(qū)分是收到的公文還是擬發(fā)送的或辦理的公文
收文和發(fā)文，類型不同，在擬批語使用上各有側(cè)重。
如果是收文也就是外部來的公文，一般擬出辦理意見后，用“閱X”等詞，如閱示、閱辦、閱處、閱研、研辦、研提等。意思是閱讀文件后，根據(jù)文件內(nèi)容進行相應(yīng)的處理或辦理。這里一般不用“審”字，因為外面來的文件不存在進行審核、審查的問題。
如果是本單位、本部門起草的公文或發(fā)起或提出的事項，一般對上用“審X”等詞，如審示、審發(fā)、審定、審批等，意思是請領(lǐng)導(dǎo)對公文內(nèi)容或事情的處理意見進行審查把關(guān)，簽署意見；對下一般用“X辦”，如擬辦、承辦、研辦、辦理等詞，意思是領(lǐng)導(dǎo)指示下屬某個部門或人員就交待的某項事情或某個文件進行具體辦理；對平級一般用“審核”、“復(fù)核”、“閱改”等。
四、區(qū)分公文所涉及事項的復(fù)雜程度
如果公文所涉及的是比較具體或單一的事情，可以用“核辦”、“閱辦”、“閱處”、“審處”等用語。
如果公文所涉及的是比較復(fù)雜、重大或比較宏觀的事項，需要多部門會同研究辦理的，可以用“研辦”，“閱研“，“研提”，“研復(fù)”等用語。作為承辦部門，也可以只擬“呈XXX領(lǐng)導(dǎo)審示”，至于應(yīng)該由哪些部門來辦理，應(yīng)該呈送哪些領(lǐng)導(dǎo)，事情應(yīng)該如何辦理，可以由領(lǐng)導(dǎo)來進行決策。
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