項(xiàng)目經(jīng)理天天救火,忙得腳不著地,焦頭爛額,疲憊不堪;
團(tuán)隊(duì)的工作永遠(yuǎn)達(dá)不到上司的要求,不是挨批就是返工,丟三落四;
如何改變這種狀況?
靠譜三連:凡事有交代,件件有著落,事事有回音。
具體到項(xiàng)目管理上,就是PDCA的管理循環(huán):
PDCA循環(huán)的八個(gè)步驟:
1、分析現(xiàn)狀,找出存在的質(zhì)量問題
2、分析產(chǎn)生質(zhì)量問題的各種原因或影響因素
3、找出影響質(zhì)量的主要因素
4、針對(duì)質(zhì)量問題的只要因素,制定措施,提出行動(dòng)計(jì)劃
5、實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃
6、評(píng)估結(jié)果(分析數(shù)據(jù))
7、標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步分享
8、提出這一循環(huán)尚未解決的問題,把它們轉(zhuǎn)到下一個(gè)PDCA
具體到項(xiàng)目經(jīng)理的日常工作中來說——即【閉環(huán)】思維:
PM是如何在工作中運(yùn)用閉環(huán)思維做項(xiàng)目和管理團(tuán)隊(duì)的呢?我列出了如下四點(diǎn):
1
截止期限內(nèi)有反饋
閉環(huán)思維強(qiáng)調(diào)的是如果別人發(fā)起了一件事,你不管做得如何,都要最后閉環(huán)到這個(gè)發(fā)起者。
舉個(gè)栗子:
領(lǐng)導(dǎo)讓你交給他一份項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告,作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你,需要和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于報(bào)告的提交時(shí)間進(jìn)行溝通,達(dá)成共識(shí)。
這個(gè)報(bào)告你可能需要根據(jù)團(tuán)隊(duì)目前的狀態(tài)、項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目計(jì)劃的參照來寫,然后通過即時(shí)傳輸工具發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)。
這是否就是所謂的閉環(huán)了呢?然而,幾天之后:
領(lǐng)導(dǎo)突然問你:項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告怎么沒來跟我匯報(bào)???
你一臉懵的回答:老大,我早就發(fā)給你了啊。
相信你已經(jīng)意識(shí)到了,給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)報(bào)告并不是目的,告知領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告已發(fā),或者給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報(bào)并征詢領(lǐng)導(dǎo)的其他指示才是重點(diǎn)。
顯然,領(lǐng)導(dǎo)也沒意識(shí)到閉環(huán)的概念,但他心里肯定會(huì)覺得這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理辦事不靠譜,但又沒法批評(píng),畢竟人家把報(bào)告發(fā)給他了;無形中,上下級(jí)的信任值微微下降。
2
勤溝通
按階段反饋
做項(xiàng)目幾年,也合作過不少客戶,其中一個(gè)老客戶的溝通過程令我印象深刻,每次他們公司有新項(xiàng)目要啟動(dòng)時(shí),都會(huì)問我要不要接這個(gè)項(xiàng)目,不管最后兩家公司是否有合作的機(jī)會(huì),他都會(huì)單獨(dú)給我一個(gè)答復(fù),甚至失敗的原因。
在合作的過程中,也會(huì)把項(xiàng)目的前后背景,各色干系人的性格特點(diǎn)告訴我;這位客戶讓我覺得非??孔V貼心,這也是工作中閉環(huán)思維的體現(xiàn)。
我一直以來都遵循的一個(gè)原則:項(xiàng)目里任何會(huì)給干系人帶來影響的改變,第一時(shí)間告知。
很多時(shí)候,不論是領(lǐng)導(dǎo)還是自己的團(tuán)隊(duì),交到手里一個(gè)任務(wù),需要一段時(shí)間之后才能完成,在中間過程,任務(wù)的發(fā)起人可能會(huì)忘記,項(xiàng)目經(jīng)理在這時(shí)候與其說等著發(fā)起人來詢問你,而不如自己主動(dòng)匯報(bào)。
如果發(fā)起人問你,你就被動(dòng)了;要掌握主動(dòng)權(quán),在上級(jí)或者團(tuán)隊(duì)會(huì)留下“積極可靠”的好印象。
說實(shí)話,閉環(huán)思維里重要的不單是責(zé)任二字,更重要的是個(gè)人敏感性和團(tuán)隊(duì)配合。能夠洞察到干系人每個(gè)階段的需求,并在截止期內(nèi)給對(duì)方反饋,這件事才叫閉環(huán)。
3
做事優(yōu)選靠譜的人
有些人很聰明,但缺少大智慧,自視甚高,自己利益大于一切,難以長久共處。相反,選擇靠譜的人,不論是工作還是生活中,真誠,做事清楚明白,不會(huì)出現(xiàn)意外差錯(cuò)。
靠譜的人也會(huì)給予安全感,一個(gè)靠譜的團(tuán)隊(duì)成員,承諾你今天就可以改完這個(gè)需求,他不是在說空話,而是綜合你的指令和自己的能力給出回復(fù)。可能會(huì)存在困難,或者爭執(zhí),甚至失敗,但這種高效的工作狀態(tài),目的明確,是一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立的基礎(chǔ)。
4
項(xiàng)目經(jīng)理靠譜
自然會(huì)有更多人追隨
做項(xiàng)目這些年,體會(huì)很深的一點(diǎn),項(xiàng)目經(jīng)理靠譜,那么他的團(tuán)隊(duì)也不會(huì)差,合作的客戶人品也好,辦事牢靠。
如果你不能識(shí)別干系人是否靠譜,那可能需要多次去了解團(tuán)隊(duì)的方方面面才行。在這個(gè)過程中,你可以篩選掉身邊不靠譜的人,讓團(tuán)隊(duì)的氛圍都是積極主動(dòng)可靠的,大家一起逢山劈路,穿墻過坎,遇河搭橋。
一個(gè)項(xiàng)目的成功交付,只有項(xiàng)目經(jīng)理的智慧與團(tuán)隊(duì)的智慧疊加,才能產(chǎn)生大王帶小王的王炸效果。所以,做個(gè)靠譜的項(xiàng)目經(jīng)理,你的人生會(huì)越走越順。
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