對于GTD管理系統(tǒng)所要求的每周回顧，我們經(jīng)常推遲完成它的原因之一，就是因?yàn)橐ǖ臅r間太長。我做過的很多次回顧都會花2-3個小時，而且若在回顧之中受到打擾，所用時間甚至更長。當(dāng)一件事要花如此長時間，而且有其他要忙的項(xiàng)目時，難怪許多人會漏掉這個關(guān)鍵步驟。
我在此想說的是，完成每周回顧其實(shí)不必花那么長時間。
我最近發(fā)布了一篇文章，談到堅(jiān)持每周回顧是GTD管理系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)個人目標(biāo)的關(guān)鍵。話雖如此，若你是位繁忙人士，能在一小時，甚至30分鐘內(nèi)做完這個關(guān)鍵步驟，對你將至關(guān)重要。
它完全能做到。下面就是具體做法：
1. 每天處理個人收件箱，并回顧下步行動列表。請努力在當(dāng)天結(jié)束時讓收件箱里的事物縮減為零 — 你不必完成其中所有事情，但應(yīng)當(dāng)清理每件物品，將它們?nèi)舆M(jìn)垃圾，進(jìn)行委派，做好歸檔，或記錄到待做事項(xiàng)列表（請參看《永久清理干凈辦公桌》）。你還應(yīng)當(dāng)每天至少回顧一遍下步行動列表，劃掉已完成事項(xiàng)，加入新事項(xiàng)，刪除沒必要去做的事項(xiàng)。如果有可能，請把它變成每日習(xí)慣。若你忽視了這一步，請別停止行動 — 漏做此事只會讓回顧時間更長一點(diǎn)，但你仍可在一小時內(nèi)完成每周回顧。
2. 在進(jìn)行每周回顧前（無論是當(dāng)天早上，還是之前一天），請確保你的收件箱已經(jīng)清空。若未能在一周內(nèi)每天讓它保持清空，請至少在回顧之前做完此事。這會幫你在實(shí)際回顧時節(jié)省大量時間。順便說一下，你也需要清空電郵收件箱。（請參看《電郵禪境：清空你的收件箱》）。
3.如果沒做此事，請先清理干凈辦公桌。一個干凈整潔的工作空間，對最小化分心干擾非常重要。
4.關(guān)閉所有分心設(shè)備，告訴大家你在一小時內(nèi)不想被打擾。請關(guān)閉電子郵箱（電郵收件箱應(yīng)當(dāng)已被清空），博客閱讀器，各種游戲界面，以及任何對完成回顧毫無必要的事情。
5. 準(zhǔn)備好檢查表。我會為每周回顧打印出一堆檢查表 — 包括回顧的所有步驟，以及用來清空腦中事項(xiàng)的檢查表。
6. 請專注于回顧工作，堅(jiān)持完成此事。你需要進(jìn)入那種專注狀態(tài)。我在寫作一篇文章時，有很多次都是直接機(jī)械完成。假如博客閱讀器顯示有200多篇文章，我很多次時都是在20分鐘內(nèi)，將它們機(jī)械瀏覽完畢。請?jiān)诨仡櫣ぷ魃弦策@樣做。直接機(jī)械完成。別讓自己受到分心干擾。直接完成它！
7. 當(dāng)你做完此事，請好好獎賞自己。啊。也許除了可愛伴侶才能為你做的那些事之外，沒有其他事情能與完成回顧所帶來的滿足感相比。
Leo Babauta（里奧·巴伯塔）
2007.02.20
www.stevepavlinachina.com
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